Matriks RACI: Apakah ia dan contoh dalam penggunaan harian

Matriks RACI adalah kunci kepada pengurusan projek yang lancar, mengubah kekacauan kepada kejelasan dengan menetapkan peranan yang jelas kepada setiap ahli pasukan. Mari kita terokai Matriks RACI secara mendalam dalam artikel di bawah.

Apakah matriks RACI?

Matriks RACI (atau model RACI, carta RACI) adalah Matriks Penugasan Tanggungjawab, alat yang digunakan untuk menjelaskan dan menyampaikan peranan dan tanggungjawab individu yang terlibat dalam projek atau proses. Ia menetapkan empat peranan utama kepada setiap tugas atau hasil:

R – Responsible (Bertanggungjawab): Orang yang melaksanakan kerja.

A – Accountable (Bertanggungjawab sepenuhnya): Orang yang akhirnya bertanggungjawab untuk penyiapan dan hasil tugas.

C – Consulted (Dirujuk): Individu yang inputnya diperlukan sebelum kerja dilakukan.

I – Informed (Dimaklumkan): Individu yang perlu dikemas kini tentang kemajuan atau keputusan.

Walaupun asal usulnya yang tepat tidak terikat kepada satu individu, model RACI muncul pada tahun 1970-an dan 1980-an, berkembang daripada kerangka penugasan tanggungjawab yang lebih luas yang digunakan dalam kejuruteraan sistem dan pengurusan organisasi.

Akar usulnya boleh dikesan kembali kepada Carta Tanggungjawab Linear (LRC) yang dibangunkan oleh Winifred Newman dan lain-lain dalam bidang perundingan pengurusan. LRC direka untuk memetakan tanggungjawab dan hubungan pelaporan dengan jelas, terutamanya dalam organisasi kompleks dengan projek merentas fungsi.

Bandingkan: RACI vs RASCI vs DACI

Terdapat banyak model penugasan tanggungjawab lain yang serupa dengan RACI, seperti RASCI, dan DACI. Walaupun serupa dalam struktur, masing-masing mempunyai tujuan berbeza bergantung pada sama ada kerja anda melibatkan pelaksanaan tugas atau pembuatan keputusan. Berikut adalah perbandingan yang adil.

RACI: Fokus kepada pemilikan tugas

RACI bermaksud Responsible, Accountable, Consulted, dan Informed. Ia memberikan pandangan yang jelas tentang siapa yang melaksanakan tugas, siapa yang meluluskannya, siapa yang memberi input, dan siapa yang dimaklumkan.

Kelebihan:

• Mudah dan senang untuk diaplikasikan merentas pasukan
• Menjelaskan pemilikan dan talian komunikasi
• Sesuai untuk proses berulang atau tugas berstruktur

Kekurangan:

• Tidak mentakrifkan secara eksplisit penyumbang sokongan
• Tidak direka untuk persekitaran yang didorong keputusan (iaitu, tiada "pemilik keputusan" yang jelas)
• Boleh menyebabkan kekeliruan dalam pasukan tangkas di mana peranan berubah dengan kerap

Terbaik untuk:

• Pengurusan tugas operasi
• Proses dan aliran kerja berulang
• Penjajaran pasukan merentas fungsi dalam struktur organisasi yang stabil

RASCI: Menambah kejelasan untuk peranan sokongan

RASCI mengembangkan RACI dengan memperkenalkan Support, peranan bagi mereka yang membantu menjalankan tugas tetapi tidak bertanggungjawab secara langsung.

Kelebihan:

• Mengiktiraf ahli pasukan yang membantu pelaksanaan
• Mengurangkan beban berlebihan pada orang "Responsible" dengan berkongsi beban kerja secara eksplisit
• Meningkatkan kejelasan dalam persekitaran operasi di mana tugas sering dikongsi

Kekurangan:

• Sedikit lebih kompleks daripada RACI untuk diurus
• Seperti RACI, ia tidak mempunyai struktur pembuatan keputusan (tiada "Driver" atau "Approver")
• Boleh mewujudkan pertindihan atau redundansi jika "Support" tidak ditakrifkan dengan jelas

Terbaik untuk:

• Pasukan dengan pelbagai orang melaksanakan tugas yang sama
• Penyampaian perkhidmatan, pembuatan, atau operasi lapangan
• Persekitaran di mana pembahagian buruh adalah penting

DACI: Mengutamakan peranan pembuatan keputusan

DACI bermaksud Driver, Approver, Contributor, dan Informed. Ia dibina khusus untuk persekitaran di mana kebimbangan utama adalah membuat dan mendorong keputusan, bukannya melaksanakan tugas.

• Kelebihan:

• Menjelaskan siapa yang memimpin keputusan dan siapa yang memberi kelulusan akhir
• Meminimumkan kekeliruan dalam keputusan berisiko tinggi atau merentas fungsi
• Ideal untuk pasukan pantas yang memerlukan pembuatan keputusan tangkas

• Kekurangan:

• Tidak direka untuk menguruskan tanggungjawab peringkat tugas
• Tidak mengambil kira sokongan pelaksanaan atau beban kerja yang dikongsi
• Mungkin memperkenalkan geseran dalam organisasi dengan hierarki yang tegar

• Terbaik untuk:

• Pembangunan produk, keutamaan ciri
• Strategi pemasaran dan perancangan kreatif
• Pembuatan keputusan merentas fungsi atau peringkat eksekutif

Manfaat model RACI?

Matriks RACI dianggap sebagai kunci kepada kejayaan projek dengan meningkatkan prestasi kerja, meningkatkan komunikasi pasukan, menjimatkan masa, dan memudahkan delegasi yang lebih baik.

• Meningkatkan prestasi kerja: Dengan memperkemas tanggungjawab, matriks membantu mencapai kecekapan tinggi dan memastikan tiada tugas terlepas pandang.
• Meningkatkan komunikasi pasukan: Ahli pasukan berkomunikasi dengan lebih baik, memupuk ikatan yang lebih kuat dan bekerja bersama ke arah matlamat bersama. Model ini sangat membantu dalam mengelakkan melempar kesalahan di kalangan pihak berkepentingan.
• Menjimatkan masa: Ia mengurangkan keperluan untuk mesyuarat berlebihan yang memberikan sedikit nilai atau manfaat.
• Memudahkan delegasi dan penyeliaan: Organisasi boleh mewakilkan dengan lebih berkesan dan memantau kerja dengan lebih mudah.

Batasan model RACI

---

Walaupun carta RACI mempunyai manfaat yang jelas, ia juga boleh membawa kepada kekeliruan dan kelewatan dalam projek.

• Kekeliruan peranan: Pelbagai peranan (terutamanya dengan terlalu banyak "C" atau "I") boleh membawa kepada pembuatan keputusan yang perlahan. Selain itu, perbezaan antara "Accountable" dan "Responsible" boleh mengelirukan pada mulanya.
• Penyesuaian yang perlahan: Carta boleh menjadi rumit dan cepat lapuk jika butiran projek berubah, menjadikannya sukar untuk mengekalkan kejelasan masa nyata.

Cara mencipta matriks RACI

Untuk mencipta carta RACI untuk projek anda, ikuti empat langkah asas ini:

Langkah 1: Kenal pasti tugas dan aktiviti

Langkah pertama adalah mengenal pasti semua tugas dan aktiviti yang perlu menjadi sebahagian daripada projek. Ini boleh dilakukan dengan menganalisis keperluan dan memecahkan tugas besar kepada subtugas yang lebih kecil. Selain itu, menggunakan pelan projek sedia ada adalah cara yang cekap masa untuk menangkap semua tugas yang diperlukan.

Langkah 2: Tentukan peranan dan peserta

Sebaik sahaja tugas dan aktiviti dikenal pasti, pemimpin projek perlu mentakrifkan peranan dan peserta yang terlibat dalam projek. Ini termasuk pengurus projek, ketua pasukan, ahli pasukan, perunding, atau mana-mana pihak berkepentingan lain yang mungkin mempengaruhi projek.

Langkah 3: Tetapkan peranan kepada tugas

Selepas menentukan tugas dan peranan setiap pihak, langkah seterusnya adalah menetapkan peranan khusus kepada setiap tugas. Sebagai contoh, jika seseorang adalah ketua pasukan, tentukan tugas khusus mana yang akan mereka kendalikan. Langkah ini boleh dijalankan melalui mesyuarat atau perbincangan kumpulan.

Langkah 4: Semak dan sesuaikan

Pada akhir Langkah 3, anda akan mempunyai carta RACI awal. Adalah penting untuk menyemak dan menilai carta secara berkala untuk memastikan konsistensi dan mengelakkan sebarang konflik atau pertindihan. Apabila membuat penyesuaian, pastikan semua ahli dimaklumkan dan memahami sepenuhnya peranan, tanggungjawab, dan tugas yang diberikan mereka.

Muat turun percuma: Templat Excel matriks RACI

3 templat untuk membantu anda mengaplikasikan Matriks RACI dengan cepat dalam organisasi anda.

Templat matriks RACI distrukturkan sebagai jadual dengan komponen utama berikut:

• Lajur tugas/kerja: Lajur ini menyenaraikan semua tugas dan tanggungjawab yang perlu diselesaikan dalam projek.
• Baris pihak berkepentingan: Ini termasuk individu, kumpulan, atau organisasi yang terlibat dalam melaksanakan tugas atau tanggungjawab.
• Penugasan peranan RACI: Peranan ditetapkan sebagai R (Responsible), A (Accountable), C (Consulted), dan I (Informed) untuk setiap tugas dan individu yang berkaitan.

Muat turun pakej di sini.

Contoh matriks RACI

Selepas menetapkan tugas mengikut kemahiran dan kapasiti kerja pihak berkepentingan berdasarkan empat kategori carta RACI, pengurus akan berakhir dengan gambar rajah seperti ini:

Di bawah adalah contoh matriks RACI untuk fungsi perniagaan yang berbeza untuk menggambarkan bagaimana model diaplikasikan dalam konteks.

Carta RACI untuk proses onboarding HR

Penjelasan:

• Pengurus HR adalah Accountable untuk keseluruhan proses.
• Pengurus Pengambilan mendorong penugasan tugas dan susulan.
• IT menyediakan akses, manakala Pekerja Baru adalah Responsible untuk mengisi borang dan menghadiri orientasi.

Carta RACI untuk pengurusan projek pelancaran produk

Penjelasan:

• Pengurus Projek bertanggungjawab untuk penyelarasan.
• Pemasaran memimpin kempen, manakala Pemilik Produk bertanggungjawab untuk pengesahan pengguna akhir.

RACI untuk ujian perisian

Penjelasan:

• Ketua QA memiliki proses ujian.
• Pembangun membetulkan pepijat dan bertanggungjawab untuk kod.
• Pengurus Produk mendorong ujian pengguna dan kelulusan pelepasan.

RACI untuk pengurusan acara

Penjelasan:

• Pengurus Acara bertanggungjawab untuk penyelarasan keseluruhan.
• Pemasaran mendorong promosi.
• Kewangan menguruskan bajet.

Perkara yang perlu dan tidak boleh dilakukan RACI

Matriks RACI: Perkara yang perlu dilakukan

• Tetapkan satu, dan hanya satu "Accountable" untuk setiap tugas: Setiap tugas dalam matriks anda mesti mempunyai seseorang yang ditunjukkan dengan jelas untuk melakukan kerja. Tanpa peranan "Accountable", tugas berisiko diabaikan atau ditangguhkan. Walau bagaimanapun, pelbagai peranan "Accountable" mewujudkan kekeliruan dan memperlahankan pembuatan keputusan.
• R dan A boleh ditetapkan kepada orang yang sama apabila sesuai: Dalam banyak kes, seseorang boleh melaksanakan kerja dan mengambil akauntabiliti untuk hasilnya.
• Pastikan setiap pihak berkepentingan mempunyai peranan dalam setiap tugas, walaupun hanya "Informed": Semak setiap tugas untuk memastikan tiada ahli pasukan yang berkaitan tertinggal. Menetapkan sekurang-kurangnya "Informed" memastikan semua orang kekal selaras tanpa membebankan tanggungjawab secara berlebihan.
• Semak untuk keseimbangan: Setiap ahli pasukan harus mempunyai beban kerja yang boleh diurus. Jika seseorang ditandakan "Responsible" untuk terlalu banyak tugas, ia mungkin menandakan jangkaan yang tidak realistik atau delegasi yang lemah. Agihkan tugas dengan lebih sekata di mana perlu.

Matriks RACI: Perkara yang tidak boleh dilakukan

• Jangan bebankan pihak berkepentingan dengan terlalu banyak "R": Mempunyai satu orang bertanggungjawab untuk banyak tugas yang tidak berkaitan boleh menyebabkan kesesakan dan keletihan. Tugaskan semula tugas atau tukar beberapa peranan "Responsible" kepada "Support" atau "Consulted" jika menggunakan RASCI.
• Jangan isi setiap sel matriks: Tidak perlu untuk setiap orang terlibat dalam setiap tugas. Terlalu banyak peranan mencairkan akauntabiliti. Tanya: Adakah orang ini benar-benar perlu menjadi sebahagian daripada tugas ini?
• Jangan kelirukan peranan, terutamanya antara "Consulted" dan "Informed": Jika seseorang hanya memerlukan kemas kini, tetapkan mereka sebagai "Informed." Jika input mereka menjejaskan hasil tugas, mereka tergolong dalam "Consulted." Salah klasifikasi peranan ini membawa kepada mesyuarat yang tidak perlu dan kelembapan.
• Jangan benarkan lebih daripada satu "Accountable" untuk satu tugas: Tugas hanya boleh mempunyai satu pembuat keputusan akhir. Pelbagai "A" mewujudkan kekaburan tentang siapa yang meluluskan atau mengambil tanggungjawab apabila keadaan menjadi buruk.
• Jangan tetapkan terlalu banyak peranan "Responsible" kepada satu tugas: Apabila baris tugas mempunyai beberapa "R" merentas jabatan atau individu yang berbeza, ia mencadangkan pemilikan yang tidak jelas. Semak sama ada semua pihak benar-benar diperlukan atau jika tanggungjawab bertindih secara tidak perlu.

Pastikan pasukan anda selaras dan fokus

Mengaplikasikan matriks RACI sahaja tidak menjamin kejayaan projek; ia hanya salah satu langkah pertama. Walau bagaimanapun, ia adalah kaedah yang berkuasa untuk memperkasakan pasukan anda dengan menjelaskan bidang fokus dan membolehkan kepimpinan dalam kepakaran mereka. Jangan ragu untuk menggunakan templat model RACI kami dan kongsikannya dengan pasukan anda. Saya harap artikel ini membantu anda kekal di landasan dengan semua hasil anda!