Pakej Kerja: Definisi dan Peranan dalam WBS

Setiap struktur pecahan kerja akhirnya berhenti bercabang. Titik ia berhenti ialah pakej kerja, dan apa yang berlaku di situ menentukan sama ada struktur pecahan kerja (WBS) itu alat kawalan sebenar atau sekadar rajah cantik yang tiada siapa urus berdasarkannya.

Pakej kerja bukan tugasan dalam senarai tugasan. Ia konsep kawalan: peringkat terendah tempat projek menganggar kos, menetapkan satu pemilik, dan mengukur kemajuan berbanding pelan. Jika peringkat itu salah, terlalu besar, terlalu kecil, atau tanpa pemilik, setiap pelan yang dibina di atasnya (jadual, bajet, laporan nilai terperoleh) mewarisi kesilapan itu.

Fakta Utama

• Menurut glosari nilai terperoleh Jabatan Pertahanan Amerika Syarikat sendiri, pakej kerja ialah "titik tempat kerja dirancang, kemajuan diukur, dan nilai terperoleh dikira," manakala akaun kawalan induknya ialah titik kawalan pengurusan sebenar, ditakrifkan sebagai tempat bajet dan kos sebenar dibandingkan dengan nilai terperoleh untuk tujuan pengurusan.
• Pakej kerja Level of Effort, jenis yang tiada output diskret dan boleh diukur, secara amnya tidak patut melebihi 12 bulan, menurut panduan terbitan PMI tentang pakej perancangan.
• Pakej perancangan "mesti ditukar kepada Pakej Kerja sebelum sebarang caj dikenakan untuk usaha itu," menurut panduan PMI yang sama, peraturan yang mengelakkan baris bajet jangka jauh diam-diam menyerap perbelanjaan sebenar sebelum sesiapa merancang kerjanya.
• Peratus siap ialah salah satu kaedah pengukuran kemajuan yang paling meluas digunakan bagi pakej kerja, tetapi panduan rujukan EVM NASA sendiri memerlukannya disokong oleh Data Sandaran Boleh Kuantiti supaya kekal sebagai pengukuran objektif dan bukannya tekaan.
• Panduan struktur pecahan kerja kami sudah menetapkan heuristik saiz yang menjadi asas halaman ini: tiada pakej kerja lebih kecil daripada 8 jam atau lebih besar daripada 80 jam usaha, satu peraturan praktis dan bukan piawaian.

Apakah pakej kerja?

Pakej kerja ialah peringkat terendah struktur pecahan kerja tempat kerja dirancang, dianggar, ditetapkan kepada satu pemilik, dan dijejak sehingga siap. Ia berada di bawah penghantaran atau sub-penghantaran dan mewakili skop yang cukup kecil untuk disiapkan oleh seorang, atau satu pasukan, dengan usaha, output, dan ujian penerimaan yang diketahui.

Definisi itu penting, kerana kebanyakan kekeliruan tentang pakej kerja datang daripada menganggap istilah itu sinonim dengan "seketul kerja" dan bukannya konsep kawalan yang khusus. Pakej kerja tidak ditakrifkan oleh saiz sahaja. Ia ditakrifkan oleh apa yang berlaku pada peringkat itu: kos dianggar di situ, kemajuan diukur di situ, dan senarai aktiviti jadual dibina daripadanya. Glosari nilai terperoleh Jabatan Pertahanan sendiri tepat tentang perkara ini, menerangkan pakej kerja sebagai "pembahagian semula jadi Akaun Kawalan," titik tepat tempat kerja dirancang, kemajuan diukur, dan nilai terperoleh dikira.

Itu juga sebabnya pakej kerja ialah konsep kawalan, bukan item senarai tugasan. Item senarai tugasan wujud supaya seseorang ingat untuk melakukan sesuatu. Pakej kerja wujud supaya projek dapat menjawab tiga soalan pada bila-bila masa: berapa banyak skop ini sudah siap, siapa yang bertanggungjawab ke atasnya, dan berapa kosnya berbanding apa yang sepatutnya. Tiada apa-apa di atas pakej kerja (penghantaran, fasa, projek itu sendiri) menjawab soalan itu secara langsung. Segala-galanya di atasnya menjawabnya dengan menggulung pakej kerja ke atas.

Pakej kerja vs penghantaran vs aktiviti vs tugasan vs pencapaian penting

Inilah kekeliruan yang menyebabkan kebanyakan orang mencari halaman ini sejak awal, dan wajar ditepatkan kerana kelima-lima istilah menjawab soalan yang benar-benar berbeza.

Perkara yang mengelirukan hampir semua orang: pakej kerja bukan sendiri aktiviti jadual. Pakej kerja diuraikan kepada satu atau lebih aktiviti jadual semasa perancangan, sama seperti penghantaran diuraikan kepada pakej kerja semasa pembinaan WBS. "Perolehan dan penghantaran perabot" ialah pakej kerja. "Hantar RFQ kepada tiga vendor" dan "Sahkan tetingkap penghantaran" ialah aktiviti jadual yang membentuknya. Mencampurkan kedua-dua peringkat itulah cara carta Gantt berakhir dengan ratusan butiran baris tanpa gambaran jelas tentang siapa memiliki apa pada peringkat yang benar-benar penting untuk kos dan akauntabiliti.

Akaun kawalan, pakej perancangan, dan pakej kerja: hierarki

Pakej kerja tidak berdiri sendiri. Ia salah satu daripada dua kemungkinan anak akaun kawalan, dan hierarki itulah yang menjadikan perancangan jangka jauh jujur dan bukannya tekaan yang disamarkan sebagai butiran.

Glosari EVM Jabatan Pertahanan mentakrifkan akaun kawalan sebagai titik tempat "bajet (pelan sumber) dan kos sebenar dikumpulkan dan dibandingkan dengan nilai terperoleh untuk tujuan kawalan pengurusan," dan pakej perancangan sebagai kerja masa depan yang "belum boleh dirancang secara terperinci pada peringkat Pakej Kerja atau tugasan." Kertas PMI tentang penggunaan pakej perancangan meletakkan peraturan tentang jurang itu dengan jelas: pakej perancangan "mesti ditukar kepada Pakej Kerja sebelum sebarang caj dikenakan untuk usaha itu." Anda boleh membuat bajet terhadap pemegang tempat. Anda tidak boleh berbelanja terhadapnya.

Inilah mekanisme yang menjadi asas perancangan gelombang bergolek. Kerja jangka dekat diuraikan menjadi pakej kerja sebenar, kerana ia difahami cukup baik untuk dirancang secara terperinci. Kerja jangka jauh kekal sebagai pakej perancangan, bajet dan pencapaian penting, sehingga gelombangnya tiba dan layak mendapat penguraian penuh. Akaun kawalan menyatukan kedua-dua bahagian, memberi penaja satu nombor jujur bagi keseluruhan akaun walaupun separuh daripadanya sengaja kekal kasar.

Entri kamus WBS, medan demi medan

Pakej kerja tanpa entri kamus ialah label tanpa isi di sebaliknya. Panduan struktur pecahan kerja kami sudah menetapkan medan asas: penerangan, pemilik, anggaran usaha, input yang diperlukan, kriteria penghantaran, dan kebergantungan. Entri pakej kerja melangkah lebih jauh, kerana pada peringkat inilah seseorang benar-benar perlu melaksanakan berdasarkan entri itu, bukan sekadar membacanya.

Berikut rupa entri yang diisi untuk contoh penempatan semula pejabat yang digunakan kemudian dalam panduan ini:

Perhatikan betapa banyak entri itu wujud untuk mengelakkan pertikaian yang khusus dan boleh diramal pada kemudian hari. Baris andaian menghentikan pertikaian tentang aksesori. Kriteria penerimaan menghentikan pertikaian tentang apa maksud "dihantar." Kod caj menghentikan pertikaian tentang sama ada kos sebenar pakej ini tergolong di sini atau di tempat lain.

Menentukan saiz pakej kerja: peraturan 8/80 dan seterusnya

Peraturan 8/80, seperti yang dinyatakan oleh panduan struktur pecahan kerja kami, ialah heuristik saiz: tiada pakej kerja yang patut kurang daripada 8 jam atau lebih daripada 80 jam usaha. Mengulangi peringatan yang sudah dibuat panduan itu, kerana ia sentiasa hilang: 8/80 ialah peraturan praktis, bukan piawaian yang dikeluarkan oleh PMI atau mana-mana badan piawaian. Sesetengah organisasi menggunakan 4/40 untuk usaha singkat dan pantas, atau meluaskannya kepada 160 jam bagi program berbilang tahun. Nombornya berubah. Alasan di sebaliknya tidak, dan ia kekal benar tidak kira julat jam mana yang dipilih organisasi.

Pakej yang gagal mana-mana satu daripada empat ujian ini bersaiz salah, tanpa mengira bilangan jamnya. Pakej 40 jam yang dikongsi senyap oleh tiga orang gagal ujian pemilikan walaupun ia berada dalam 8/80. Pakej 6 jam yang tidak boleh dianggar dengan yakin, kerana tiada siapa benar-benar tahu apa yang terlibat, gagal ujian kebolehanggaran tanpa mengira betapa kecilnya ia kelihatan. Gunakan julat jam sebagai penapis awal; gunakan keempat-empat soalan ini sebagai ujian sebenar.

Contoh sebenar: penempatan semula pejabat

Peraturan penentuan saiz yang abstrak lebih bermakna berbanding penguraian sebenar. Berikut penempatan semula pejabat yang diuraikan hingga peringkat pakej kerja, projek sama yang digunakan dalam contoh kamus WBS di atas.

Dua perkara patut diperhatikan. Pertama, setiap angka usaha berada dalam julat yang boleh dipertahankan: tiada satu pun tugasan sepetang, tiada satu pun melebihi dua minggu bekerja. Kedua, setiap kriteria penerimaan ialah sesuatu yang boleh diperiksa pihak ketiga tanpa bertanya pemilik "jadi, sudah siapkah?" Itulah beza antara pakej kerja dan butiran baris yang ditaip kerana WBS memerlukan satu baris lagi.

Apa yang disuap oleh pakej kerja ke hilir

Pakej kerja bukan penghujung rantaian perancangan. Ia input kepada hampir semua yang menyusul selepas definisi skop.

Baris terakhir itu patut ketepatan, kerana ia punca kesilapan yang lazim. Nilai terperoleh dikira pada pakej kerja, menggunakan apa-apa teknik yang ditetapkan kepada pakej itu. Tetapi mengikut takrifan Jabatan Pertahanan sendiri, akaun kawalan, bukan pakej kerja individu, ialah titik kawalan pengurusan sebenar, tempat bajet, kos sebenar, dan nilai terperoleh dibandingkan untuk pelaporan dan membuat keputusan. Satu pakej kerja yang bergelut jarang mencetuskan tindakan dengan sendirinya. Akaun kawalan yang CPI atau SPI terkumpulnya merosot mendapat analisis varians dan pelan tindakan pembetulan. Untuk mekanik perbandingan itu, pengurusan nilai terperoleh menerangkan formulanya.

Kaedah pengukuran kemajuan bagi pakej kerja

Cara peratus siap sesuatu pakej kerja dikira diputuskan sebelum kerja bermula, didokumenkan dalam entri kamus, dan tidak pernah diubah di tengah pakej. Panduan rujukan EVM NASA dan glosari EVM Jabatan Pertahanan kedua-duanya menamakan set teknik teras yang sama.

Peratus siap tanpa data sandaran ialah tempat kebanyakan rekaan pelaporan menyusup masuk, kerana ia kaedah paling mudah dilaporkan secara optimis tanpa sesiapa menyedarinya. 0/100, unit siap, dan pencapaian penting berpemberat yang ditakrifkan dengan baik lebih sukar diputarbelitkan, kerana ia bergantung pada peristiwa yang sama ada berlaku atau tidak. Level of effort ialah pengecualian yang jujur: ia tidak mengukur kemajuan sebenar, ia kemudahan perakaunan untuk kerja yang tidak pernah akan menghasilkan output diskret, dan menurut panduan PMI, paling baik dihadkan kepada tempoh kira-kira setahun atau kurang.

Analogi agile: epic, kisah, dan naluri penentuan saiz

Epic atau kisah pengguna agile bukan pakej kerja. Ia datang daripada tradisi perancangan berbeza, ditentukan saiznya secara berbeza, dan bertanggungjawab kepada pemilik berbeza. Tetapi naluri penentuan saiz di sebalik kedua-duanya sama: uraikan kerja sehingga cukup kecil untuk dianggar dengan jujur, dimiliki dengan jelas, dan disiapkan dalam tetingkap yang boleh diramal.

Organisasi hibrid memetakan satu kepada yang lain sepanjang masa, dan ia kebanyakannya berfungsi, selagi semua bersetuju pihak mana yang membuat keputusan. Akaun kawalan boleh berada di atas sebanyak epic satu keluaran sama seperti ia berada di atas set pakej kerja, dan kriteria penerimaan sesuatu kisah melakukan tugas sama seperti kriteria pakej kerja. Apa yang memecahkan pemetaan itu ialah memaksa story point ke dalam formula nilai terperoleh berasaskan jam. Lihat bagaimana istilah-istilah itu sebenarnya berbeza dalam epic vs ciri vs kisah jika anda kerap menterjemah antara kedua-dua dunia itu.

Kesilapan lazim dalam mentakrifkan pakej kerja

Kebanyakan masalah pakej kerja berpunca daripada set kesilapan kecil yang berulang, mudah ditangkap setelah anda tahu untuk mencarinya.

Kesilapan pertindihan wajar dilihat sekali lagi, kerana ia paling sukar ditangkap melalui pemeriksaan. Dua pakej masing-masing boleh kelihatan munasabah bersendirian dan masih mengira jam yang sama dua kali jika tiada siapa memeriksanya antara satu sama lain. Itulah yang peraturan 100% wujud untuk menangkapnya: jelajahi setiap cabang dan sahkan jumlah anak sama dengan induk, tiada yang hilang dan tiada yang dikira dua kali.

Bacaan berkaitan

• Struktur Pecahan Kerja (WBS)
• Penghantaran Projek
• Perancangan Gelombang Bergolek
• Pengurusan Nilai Terperoleh (EVM)
• Anggaran Kos Projek
• Pernyataan Kerja (SOW)
• Rajah Rangkaian
• Apakah Matriks RACI?

Pakej kerja layak berada dalam WBS kerana melakukan tugas yang tiada apa-apa lain dalam pelan boleh lakukan: memberi seseorang seketul skop yang cukup kecil untuk dimiliki, dianggar dengan jujur, dan disiapkan dalam tetingkap yang boleh diperiksa orang lain. Betulkan ujian saiz, tulis entri kamus dengan kriteria penerimaan sebenar, dan pastikan pakej perancangan jujur tentang apa yang belum diperincikan, dan selebihnya pelan mewarisi sesuatu yang berbaloi dibina dan bukannya tekaan yang memakai pakaian pelan projek.