Matriks RACI: Apa itu dan Contoh Penggunaan Sehari-hari

Matriks RACI adalah kunci untuk manajemen proyek yang mulus, mengubah kekacauan menjadi kejelasan dengan menetapkan peran yang jelas untuk setiap anggota tim. Mari kita jelajahi Matriks RACI secara mendalam dalam artikel di bawah ini.

Apa itu matriks RACI?

Matriks RACI (atau model RACI, bagan RACI) adalah Matriks Penugasan Tanggung Jawab, alat yang digunakan untuk memperjelas dan mengomunikasikan peran dan tanggung jawab individu yang terlibat dalam proyek atau proses. Ini menetapkan empat peran kunci untuk setiap tugas atau deliverable:

R – Responsible: Orang yang melakukan pekerjaan.

A – Accountable: Orang yang pada akhirnya bertanggung jawab untuk penyelesaian dan hasil tugas.

C – Consulted: Individu yang inputnya diperlukan sebelum pekerjaan dilakukan.

I – Informed: Individu yang perlu mendapat informasi terkini tentang kemajuan atau keputusan.

Meskipun asal-usulnya yang tepat tidak terkait dengan individu tunggal, model RACI muncul pada tahun 1970-an dan 1980-an, berkembang dari kerangka kerja penugasan tanggung jawab yang lebih luas yang digunakan dalam rekayasa sistem dan manajemen organisasi.

Akarnya dapat ditelusuri kembali ke Linear Responsibility Chart (LRC) yang dikembangkan oleh Winifred Newman dan lainnya di bidang konsultasi manajemen. LRC dirancang untuk memetakan tanggung jawab dan hubungan pelaporan dengan jelas, terutama dalam organisasi kompleks dengan proyek lintas fungsi.

Bandingkan: RACI vs RASCI vs DACI

Ada banyak model penugasan tanggung jawab lain yang mirip dengan RACI, seperti RASCI, dan DACI. Meskipun mirip dalam struktur, masing-masing melayani tujuan yang berbeda tergantung pada apakah pekerjaan Anda melibatkan eksekusi tugas atau pengambilan keputusan. Berikut adalah perbandingan yang adil.

RACI: Fokus pada kepemilikan tugas

RACI adalah singkatan dari Responsible, Accountable, Consulted, dan Informed. Ini memberikan pandangan yang jelas tentang siapa yang menjalankan tugas, siapa yang menyetujuinya, siapa yang memberikan input, dan siapa yang diinformasikan.

Kelebihan:

• Sederhana dan mudah diterapkan di seluruh tim
• Memperjelas kepemilikan dan jalur komunikasi
• Cocok untuk proses berulang atau tugas terstruktur

Kekurangan:

• Tidak secara eksplisit mendefinisikan kontributor pendukung
• Tidak dirancang untuk lingkungan yang didorong oleh keputusan (yaitu, tidak ada "pemilik keputusan" yang jelas)
• Dapat menciptakan kebingungan dalam tim agile di mana peran sering berubah

Terbaik untuk:

• Manajemen tugas operasional
• Proses dan alur kerja yang berulang
• Penyelarasan tim lintas fungsi dalam struktur organisasi yang stabil

RASCI: Menambahkan kejelasan untuk peran pendukung

RASCI memperluas RACI dengan memperkenalkan Support, peran bagi mereka yang membantu melaksanakan tugas tetapi tidak secara langsung bertanggung jawab.

Kelebihan:

• Mengakui anggota tim yang membantu eksekusi
• Mengurangi kelebihan beban pada orang "Responsible" dengan secara eksplisit membagi beban kerja
• Meningkatkan kejelasan dalam lingkungan operasional di mana tugas sering dibagikan

Kekurangan:

• Sedikit lebih kompleks daripada RACI untuk dikelola
• Seperti RACI, tidak memiliki struktur pengambilan keputusan (tidak ada "Driver" atau "Approver")
• Dapat menciptakan tumpang tindih atau redundansi jika "Support" tidak didefinisikan dengan jelas

Terbaik untuk:

• Tim dengan beberapa orang yang menjalankan tugas yang sama
• Layanan pengiriman, manufaktur, atau operasi lapangan
• Lingkungan di mana pembagian kerja penting

DACI: Memprioritaskan peran pengambilan keputusan

DACI adalah singkatan dari Driver, Approver, Contributor, dan Informed. Ini dirancang khusus untuk lingkungan di mana perhatian utama adalah membuat dan mendorong keputusan, bukan menjalankan tugas.

• Kelebihan:

• Memperjelas siapa yang memimpin keputusan dan siapa yang memberikan persetujuan akhir
• Meminimalkan kebingungan dalam keputusan yang berisiko tinggi atau lintas fungsi
• Ideal untuk tim yang bergerak cepat yang membutuhkan pengambilan keputusan agile

• Kekurangan:

• Tidak dirancang untuk mengelola tanggung jawab tingkat tugas
• Tidak memperhitungkan dukungan eksekusi atau beban kerja yang dibagikan
• Dapat menimbulkan friksi dalam organisasi dengan hierarki yang kaku

• Terbaik untuk:

• Pengembangan produk, prioritas fitur
• Strategi pemasaran dan perencanaan kreatif
• Pengambilan keputusan lintas fungsi atau tingkat eksekutif

Manfaat model RACI?

Matriks RACI dianggap sebagai kunci kesuksesan proyek dengan meningkatkan kinerja kerja, meningkatkan komunikasi tim, menghemat waktu, dan memfasilitasi delegasi yang lebih baik.

• Meningkatkan kinerja kerja: Dengan merampingkan tanggung jawab, matriks membantu mencapai efisiensi tinggi dan memastikan tidak ada tugas yang diabaikan.
• Meningkatkan komunikasi tim: Anggota tim berkomunikasi dengan lebih baik, mendorong ikatan yang lebih kuat dan bekerja sama menuju tujuan bersama. Model ini sangat membantu dalam menghindari lempar tanggung jawab di antara pemangku kepentingan.
• Menghemat waktu: Ini mengurangi kebutuhan akan pertemuan berlebihan yang memberikan sedikit nilai atau manfaat.
• Memfasilitasi delegasi dan pengawasan: Organisasi dapat mendelegasikan lebih efektif dan memantau pekerjaan dengan lebih mudah.

Keterbatasan model RACI

---

Sementara bagan RACI memiliki manfaat yang jelas, mereka juga dapat menyebabkan kebingungan dan keterlambatan dalam proyek.

• Kebingungan peran: Beberapa peran (terutama dengan terlalu banyak "C" atau "I") dapat menyebabkan pengambilan keputusan yang lambat. Selain itu, perbedaan antara "Accountable" dan "Responsible" bisa membingungkan pada awalnya.
• Adaptasi yang lambat: Bagan dapat menjadi rumit dan cepat ketinggalan zaman jika detail proyek berubah, membuat sulit untuk mempertahankan kejelasan real-time.

Cara membuat matriks RACI

Untuk membuat bagan RACI untuk proyek Anda, ikuti empat langkah dasar ini:

Langkah 1: Identifikasi tugas dan aktivitas

Langkah pertama adalah mengidentifikasi semua tugas dan aktivitas yang perlu menjadi bagian dari proyek. Ini dapat dilakukan dengan menganalisis persyaratan dan memecah tugas besar menjadi subtugas yang lebih kecil. Selain itu, menggunakan rencana proyek yang ada adalah cara yang efisien waktu untuk menangkap semua tugas yang diperlukan.

Langkah 2: Definisikan peran dan peserta

Setelah tugas dan aktivitas diidentifikasi, pemimpin proyek perlu mendefinisikan peran dan peserta yang terlibat dalam proyek. Ini termasuk manajer proyek, pemimpin tim, anggota tim, konsultan, atau pemangku kepentingan lain yang mungkin mempengaruhi proyek.

Langkah 3: Tetapkan peran untuk tugas

Setelah menentukan tugas dan peran setiap pihak, langkah selanjutnya adalah menetapkan peran spesifik untuk setiap tugas. Misalnya, jika seseorang adalah pemimpin tim, tentukan tugas spesifik mana yang akan mereka tangani. Langkah ini dapat dilakukan melalui pertemuan atau diskusi kelompok.

Langkah 4: Tinjau dan sesuaikan

Pada akhir Langkah 3, Anda akan memiliki bagan RACI awal. Sangat penting untuk secara teratur meninjau dan menilai bagan untuk memastikan konsistensi dan menghindari konflik atau tumpang tindih. Saat melakukan penyesuaian, pastikan semua anggota diinformasikan dan sepenuhnya memahami peran, tanggung jawab, dan tugas yang ditugaskan mereka.

Unduh gratis: Template Excel matriks RACI

3 template untuk membantu Anda dengan cepat menerapkan Matriks RACI dalam organisasi Anda.

Template matriks RACI terstruktur sebagai tabel dengan komponen kunci berikut:

• Kolom tugas/pekerjaan: Kolom ini mencantumkan semua tugas dan tanggung jawab yang perlu diselesaikan dalam proyek.
• Baris pemangku kepentingan: Ini termasuk individu, kelompok, atau organisasi yang terlibat dalam menjalankan tugas atau tanggung jawab.
• Penugasan peran RACI: Peran ditugaskan sebagai R (Responsible), A (Accountable), C (Consulted), dan I (Informed) untuk setiap tugas dan individu yang sesuai yang terlibat.

Unduh paket di sini.

Contoh matriks RACI

Setelah menetapkan tugas sesuai dengan keterampilan dan kapasitas kerja pemangku kepentingan berdasarkan empat kategori bagan RACI, manajer akan berakhir dengan diagram seperti ini:

Di bawah ini adalah contoh matriks RACI untuk fungsi bisnis yang berbeda untuk mengilustrasikan bagaimana model diterapkan dalam konteks.

Bagan RACI untuk proses onboarding HR

Penjelasan:

• Manajer HR adalah Accountable untuk keseluruhan proses.
• Manajer Perekrutan mendorong penugasan tugas dan tindak lanjut.
• IT menyiapkan akses, sementara Karyawan Baru adalah Responsible untuk mengisi formulir dan menghadiri orientasi.

Bagan RACI untuk manajemen proyek peluncuran produk

Penjelasan:

• Manajer Proyek adalah accountable untuk koordinasi.
• Pemasaran memimpin kampanye, sementara Pemilik Produk adalah accountable untuk validasi pengguna akhir.

RACI untuk pengujian perangkat lunak

Penjelasan:

• Pemimpin QA memiliki proses pengujian.
• Pengembang memperbaiki bug dan accountable untuk kode.
• Manajer Produk mendorong pengujian pengguna dan persetujuan rilis.

RACI untuk manajemen acara

Penjelasan:

• Manajer Acara adalah accountable untuk koordinasi keseluruhan.
• Pemasaran mendorong promosi.
• Keuangan mengelola anggaran.

Hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan RACI

Matriks RACI: Hal yang Boleh Dilakukan

• Tetapkan satu, dan hanya satu "Accountable" untuk setiap tugas: Setiap tugas dalam matriks Anda harus memiliki seseorang yang secara jelas ditunjuk untuk melakukan pekerjaan. Tanpa peran "Accountable", tugas berisiko diabaikan atau tertunda. Namun, beberapa peran "Accountable" menciptakan kebingungan dan memperlambat pengambilan keputusan.
• R dan A dapat ditugaskan kepada orang yang sama bila sesuai: Dalam banyak kasus, seseorang dapat melakukan pekerjaan dan mengambil akuntabilitas untuk hasilnya.
• Pastikan setiap pemangku kepentingan memiliki peran dalam setiap tugas, bahkan jika hanya "Informed": Tinjau setiap tugas untuk memastikan tidak ada anggota tim yang relevan yang tertinggal. Menetapkan setidaknya "Informed" memastikan semua orang tetap selaras tanpa kelebihan tanggung jawab.
• Tinjau untuk keseimbangan: Setiap anggota tim harus memiliki beban kerja yang dapat dikelola. Jika seseorang ditandai "Responsible" untuk terlalu banyak tugas, ini dapat menandakan ekspektasi yang tidak realistis atau delegasi yang buruk. Distribusikan tugas lebih merata bila diperlukan.

Matriks RACI: Hal yang Tidak Boleh Dilakukan

• Jangan membebani pemangku kepentingan dengan terlalu banyak "R": Memiliki satu orang yang bertanggung jawab untuk banyak tugas yang tidak terkait dapat menyebabkan bottleneck dan burnout. Tugaskan ulang tugas atau ubah beberapa peran "Responsible" menjadi "Support" atau "Consulted" jika menggunakan RASCI.
• Jangan isi setiap sel matriks: Tidak perlu setiap orang terlibat dalam setiap tugas. Terlalu banyak peran mencairkan akuntabilitas. Tanyakan: Apakah orang ini benar-benar perlu menjadi bagian dari tugas ini?
• Jangan bingungkan peran, terutama antara "Consulted" dan "Informed": Jika seseorang hanya perlu pembaruan, tugaskan mereka sebagai "Informed." Jika input mereka mempengaruhi hasil tugas, mereka termasuk dalam "Consulted." Salah mengklasifikasikan peran ini mengarah pada pertemuan yang tidak perlu dan perlambatan.
• Jangan izinkan lebih dari satu "Accountable" untuk satu tugas: Tugas hanya dapat memiliki satu pembuat keputusan akhir. Beberapa "A" menciptakan ambiguitas dalam siapa yang menyetujui atau bertanggung jawab ketika hal-hal berjalan salah.
• Jangan tetapkan terlalu banyak peran "Responsible" untuk satu tugas: Ketika baris tugas memiliki beberapa "R" di berbagai departemen atau individu, ini menunjukkan kepemilikan yang tidak jelas. Tinjau apakah semua pihak benar-benar diperlukan atau apakah tanggung jawab tumpang tindih secara tidak perlu.

Jaga tim Anda tetap selaras dan fokus

Menerapkan matriks RACI saja tidak menjamin kesuksesan proyek; ini hanya salah satu langkah pertama. Namun, ini adalah metode yang kuat untuk memberdayakan tim Anda dengan memperjelas area fokus dan memungkinkan kepemimpinan dalam keahlian mereka. Jangan ragu untuk menggunakan template model RACI kami dan bagikan dengan tim Anda. Saya harap artikel ini membantu Anda tetap di jalur dengan semua deliverable Anda!