Perancangan projek dipermudah: 6 langkah untuk menulis pelan projek

Hampir dua pertiga daripada pelan perniagaan gagal semasa fasa pelaksanaan.

Perancangan adalah asas kukuh untuk kejayaan mana-mana projek atau pelan perniagaan.

Bagi pengurus dan pemimpin, mempunyai pelan yang berstruktur dengan baik membolehkan anda kekal terkawal dalam operasi masa depan, meminimumkan kesan perubahan luaran, mencegah pembaziran sumber, dan mewujudkan piawaian yang jelas untuk memantau kemajuan. Bagi pekerja atau ahli pasukan, perancangan adalah alat penting yang membantu menyelaraskan usaha dalam organisasi, mengurangkan pertindihan dan kekeliruan.

Walau bagaimanapun, kebanyakan pelan gagal semasa fasa pelaksanaan disebabkan risiko yang tidak dijangka yang belum dipertimbangkan oleh ramai pengurus projek. Ini benar terutamanya bagi pengurus muda dan kurang berpengalaman yang sering tersandung pada langkah pertama. Jadi, bagaimana anda boleh memastikan bahawa "pelan" anda tidak berakhir sebagai dokumen yang terbuang sahaja?

Mari kita terokai 6 langkah penting untuk mencipta pelan lengkap yang akan meningkatkan keyakinan anda dan membantu anda memimpin pasukan dengan cepat ke arah kejayaan projek!

Apakah pelan projek?

Pelan projek adalah dokumen rasmi yang menggariskan butiran bagaimana projek akan dilaksanakan, dipantau, dan dikawal. Ia berfungsi sebagai peta jalan untuk projek, menyediakan panduan yang jelas tentang objektif, skop, garis masa, sumber, dan proses yang terlibat.

Apakah yang perlu disertakan dalam pelan projek?

Komponen utama pelan projek termasuk:

• Objektif projek: Ini mentakrifkan tujuan projek, menggariskan matlamat dan hasil khusus yang ingin dicapai oleh projek.
• Skop: Skop projek mengenal pasti sempadan projek, menyatakan apa yang akan dan tidak akan disertakan dalam hasil.
• Garis masa: Ini termasuk jadual projek, menggariskan fasa utama, pencapaian penting, dan tarikh akhir untuk menyiapkan tugas. Carta Gantt atau garis masa sering digunakan untuk menggambarkan jadual.
• Sumber: Pecahan sumber yang diperlukan, termasuk ahli pasukan, peralatan, dan bahan. Ia juga menggariskan peranan dan tanggungjawab dalam pasukan.
• Bajet: Pelan projek memperincikan anggaran kos yang berkaitan dengan projek, termasuk buruh, bahan, dan perbelanjaan lain.
• Pelan pengurusan risiko: Bahagian ini mengenal pasti potensi risiko, kesan mereka terhadap projek, dan strategi untuk mengurangkannya.
• Pelan komunikasi: Pelan projek menetapkan bagaimana dan bila maklumat akan dikongsi dengan pihak berkepentingan.
• Pengurusan kualiti: Ini menggariskan bagaimana kualiti hasil projek akan dipastikan, termasuk piawaian, kriteria, dan langkah kawalan kualiti.
• Pengurusan perubahan: Proses untuk bagaimana perubahan terhadap skop, garis masa, atau sumber projek akan dikendalikan, membantu pasukan menyesuaikan diri dengan cabaran yang tidak dijangka.

6 langkah untuk menulis pelan projek

Langkah 1: Kenal pasti keperluan pelanggan dan pihak berkepentingan

Dalam artikel ini, kami fokus kepada dua senario biasa semasa merancang projek.

Senario 1: Membina projek berdasarkan keperluan pelanggan

Dalam kes ini, anda diupah untuk menjalankan projek. Oleh itu, terdapat dua tugas utama yang perlu anda selesaikan pada peringkat ini:

• Kumpulkan keperluan dan jangkaan pelanggan untuk projek.
• Wujudkan garis dasar projek (skop, bajet, garis masa, sumber, jangkaan pelanggan, dan tanggungjawab semua pihak). Ini membantu mencegah isu seperti melempar kesalahan atau mengelak tanggungjawab jika projek mengalami kelewatan atau kegagalan.

Senario 2: Mencipta projek/pelan berdasarkan permintaan pengurusan

Jika anda seorang CEO atau ketua jabatan yang ditugaskan untuk merancang strategi pembangunan produk atau strategi perniagaan bulanan/suku tahunan, anda harus:

• Memahami dengan jelas isu atau permintaan yang dibuat oleh pengurusan.
• Tetapkan poin utama untuk penyiapan projek dengan kerjasama pengurusan: bajet, garis masa, sumber, dan skop projek (ini akan sama dengan Senario 1).

Petua profesional:

Berusaha untuk berkomunikasi lebih dengan pelanggan dan pihak berkepentingan untuk benar-benar memahami keperluan mereka yang lebih mendalam. Ini adalah "kunci emas" untuk membina kepercayaan awal antara kedua-dua pihak dalam projek.

Langkah 2: Menetapkan matlamat untuk pelan

Menetapkan matlamat yang jelas untuk projek adalah langkah penting dalam proses perancangan. Matlamat memberi pelanggan dan pengurusan pandangan yang jelas tentang hasil yang dijangka dan memudahkan penilaian kejayaan projek. Matlamat yang ditakrifkan dengan baik membantu anda dan pihak berkepentingan lain menganggar beban kerja, sumber, masa, dan kos dengan lebih tepat serta menjelaskan tanggungjawab semua orang.

Walau bagaimanapun, menetapkan nombor sasaran khusus untuk matlamat ini tidak selalunya mudah.

Sebenarnya, 70% daripada projek perniagaan gagal mencapai matlamat yang ditetapkan!

Salah satu sebab utama kegagalan ini ialah elemen utama "penetapan matlamat" sering kali tidak realistik. Untuk mengelak daripada jatuh ke dalam perangkap ini, ikut kriteria SMART semasa menetapkan matlamat anda.

Kriteria SMART memastikan bahawa matlamat projek anda praktikal dan boleh dicapai. Ini termasuk:

S - Specific (Khusus)

Matlamat projek anda mesti khusus dan menjawab lima soalan utama ini (5 W):

• Apakah matlamat itu?
• Mengapa perlu mencapai matlamat ini?
• Di manakah projek akan dijalankan?
• Siapa yang akan bertanggungjawab untuk melaksanakannya?
• Bilakah garis masa untuk matlamat ini?

M - Measurable (Boleh diukur)

Matlamat projek mesti boleh diukur, bermakna anda harus dapat menjejak kemajuan, sumber yang digunakan, kos, dan bagaimana tugas akan diselesaikan.

A - Achievable (Boleh dicapai)

Projek mesti boleh dilaksanakan dalam keadaan dunia sebenar. Matlamat yang boleh dicapai menjawab soalan, "Bagaimana kita boleh menjadikan ini berlaku?".

R - Realistic (Realistik)

Matlamat realistik memberikan manfaat nyata untuk pihak berkepentingan. Untuk memastikan ini, matlamat harus menjawab soalan-soalan ini:

• Apakah manfaat yang akan disampaikan oleh projek?
• Adakah ini masa yang tepat untuk ini?
• Adakah manfaat ini selaras dengan keperluan dan usaha projek?
• Siapakah pihak berkepentingan yang sesuai untuk mendapat manfaat daripada projek ini?

T - Time-bound (Terikat masa)

Projek mesti diselesaikan dalam garis masa tertentu. Matlamat terikat masa menjawab:

• Bilakah projek harus diselesaikan?
• Bilakah ia akan bermula?
• Apakah kemajuan yang harus dibuat dalam setiap jangka masa tertentu?

Petua profesional:

Jangan sekali-kali berkata, "Setiap matlamat adalah penting." Sebaliknya, utamakan matlamat berdasarkan keperluan dan kesan mereka terhadap kejayaan projek.

Langkah 3: Tentukan hasil projek untuk setiap fasa

Sebaik sahaja anda menggariskan matlamat keseluruhan, langkah ini melibatkan menganggar beban kerja dan hasil khusus pada setiap pencapaian penting projek. Secara ringkasnya, ia adalah tentang mentakrifkan hasil yang dijangka untuk setiap fasa projek. Ini membantu anda dan pihak berkepentingan lain menjejaki kemajuan dan menjangka potensi risiko sepanjang perjalanan.

Sama ada anda menguruskan kitaran pembangunan perisian, melancarkan kempen pemasaran, atau bekerja pada cara merancang acara, memecahkan projek anda kepada hasil yang jelas memastikan semua orang selaras tentang rupa kejayaan.

Jadi bagaimana anda boleh kekal mengawal hasil setiap fasa?

Tetapkan pencapaian penting atau peringatan utama untuk setiap tarikh akhir projek. Dengan memantau kemajuan secara berkala, anda boleh memastikan tugas diselesaikan tepat pada masanya, yang memupuk kepercayaan dan kepuasan di kalangan semua pihak berkepentingan.

Petua profesional:

Menggunakan perisian untuk menguruskan projek adalah salah satu cara paling berkesan untuk memastikan pasukan anda selaras dan memastikan projek kekal di landasan. Dengan bantuan alat digital, anda boleh memantau kemajuan dalam masa nyata, memusatkan dokumentasi, dan meningkatkan komunikasi.

Rework Projects membenarkan pelbagai jenis paparan dan papan untuk perancangan dan pengurusan projek yang fleksibel

Langkah 4: Wujudkan jadual projek

Berdasarkan hasil daripada Langkah 3, anda kini perlu menentukan urutan tugas yang diperlukan untuk projek. Untuk setiap tugas, takrifkan dengan jelas jangka masa, sumber yang diperlukan, dan orang yang bertanggungjawab untuk menyiapkannya.

Seterusnya, pertimbangkan kebergantungan antara tugas atau tanggungjawab yang diberikan kepada ahli pasukan. Adalah penting untuk mengetahui tugas mana yang perlu diselesaikan sebelum yang lain boleh bermula, supaya sumber dan masa diperuntukkan dengan cekap, mengelakkan kesesakan dan kelewatan.

Pada peringkat ini, menggunakan carta Gantt adalah penting. Carta Gantt membolehkan anda menetapkan tarikh akhir, dari mula hingga tamat, sambil menjejaki siapa yang bertanggungjawab untuk setiap tugas dan beban kerja yang terlibat. Ini memudahkan pemantauan kemajuan, mengawal jadual, dan membuat penyesuaian yang diperlukan untuk mencegah gangguan apabila tugas bertindih.

Projek yang divisualisasikan di Rework.com

Petua profesional:

Sama ada projek anda berjalan lancar sebahagian besarnya bergantung pada langkah ini. Nasihat terbaik adalah berunding dengan ahli pasukan anda. Mereka boleh menawarkan pandangan berharga tentang cara mendekati tugas, jangka masa yang diperlukan, dan siapa yang paling sesuai untuk tanggungjawab khusus. Tambahan pula, dengan mendapatkan komitmen setiap orang terhadap tarikh akhir, anda akan mempunyai asas kukuh untuk berkomunikasi dengan yakin tentang kemajuan projek dengan pihak berkepentingan.

Langkah 5: Kenal pasti risiko dan nilai kesan mereka (Pelan pengurusan risiko)

Tiada projek bebas risiko, dan kami pasti tidak boleh bergantung pada nasib untuk menyelamatkan kami apabila keadaan menjadi buruk!

Apa yang perlu anda lakukan adalah menjangka potensi risiko yang boleh menjejaskan projek atau ahli pasukan anda. Sebagai contoh, jika fasa projek bertepatan dengan tempoh percutian, ia mungkin memberi kesan kepada kemajuan, jadi anda perlu mengambil kira masa penampan tambahan.

Kadangkala, terdapat keadaan yang tidak dijangka yang boleh mengganggu projek dengan serius, seperti ahli pasukan meninggalkan kerja secara tiba-tiba, kerosakan peralatan, atau konflik pasukan.

Pertimbangkan dengan teliti setiap langkah untuk mencegah risiko tertentu daripada berlaku atau untuk meminimumkan kesan negatif mereka terhadap projek anda.

Langkah ini melibatkan penilaian risiko dan membina strategi pengurusan risiko untuk memastikan pelan projek anda mempunyai margin ralat yang paling kecil.

Petua profesional:

Untuk tugas dengan tahap risiko tinggi, adalah bijak untuk mencipta "penampan" dengan memperuntukkan masa tambahan sama ada kepada tugas khusus atau keseluruhan projek. Penampan ini akan memberi anda masa yang cukup untuk menangani isu yang tidak dijangka apabila ia timbul.

Langkah 6: Bentangkan pelan projek kepada pihak berkepentingan

Sekarang semua langkah telah selesai, tiba masanya untuk membentangkan pelan projek anda kepada pihak berkepentingan. Dalam langkah ini, anda perlu menerangkan bagaimana pelaksanaan projek akan memberi kesan kepada jangkaan dan keperluan mereka. Selain itu, anda mesti mencadangkan penyelesaian untuk sebarang konflik yang mungkin. Ingat, pembentangan anda tidak seharusnya sehala, ia mesti menjadi perbincangan.

Anda harus menjelaskan: Siapa yang memerlukan laporan mana, dan berapa kerap? Apakah keputusan dalam pelan atau semasa pelaksanaan projek memerlukan kelulusan, dan siapa yang bertanggungjawab untuk keputusan tersebut?

Ia juga penting untuk membentangkan pelan dengan jelas, disokong oleh data khusus, untuk memastikan pihak berkepentingan memahami sepenuhnya keperluan, hasil yang dijangka, dan tanggungjawab mereka.

Petua profesional:

Jika pelan atau jadual bercanggah dengan jangkaan awal, ini adalah saat untuk menanganinya, memastikan tiada kejutan atau kekecewaan kemudian. Daripada hanya memberitahu pihak berkepentingan bahawa tuntutan mereka tidak realistik, pandu perbincangan dengan bertanya soalan seperti: Apakah jangka masa, bajet, atau sumber yang diperlukan untuk menjadikan matlamat mereka boleh dilaksanakan? Biarkan mereka membuat keputusan tentang pertukaran dan bukannya menjadikannya perdebatan.

Setelah anda menyelesaikan enam langkah ini...

Tahniah, anda secara rasminya telah menyelesaikan fasa perancangan projek anda!

Dengan permulaan yang kukuh ini, kami berharap anda akan menguruskan projek dengan lancar. Walau bagaimanapun, perlu diingat bahawa butiran khusus tentang perancangan projek dan penerangan anda mungkin berbeza bergantung pada kaedah pengurusan projek yang anda pilih. Dalam artikel seterusnya, kami akan membimbing anda tentang amalan terbaik untuk menguruskan projek anda dengan jayanya.