Perancangan projek dipermudah: 6 langkah untuk menulis pelan projek

Hampir dua pertiga daripada pelan perniagaan gagal semasa fasa pelaksanaan.

Perancangan adalah asas yang kukuh untuk kejayaan mana-mana projek atau pelan perniagaan.

Bagi pengurus dan pemimpin, mempunyai pelan yang tersusun rapi membolehkan anda kekal terkawal terhadap operasi masa depan, meminimumkan kesan perubahan luaran, mencegah pembaziran sumber, dan mewujudkan piawaian yang jelas untuk memantau kemajuan. Bagi pekerja atau ahli pasukan, perancangan adalah alat penting yang membantu menyelaraskan usaha dalam organisasi, sekali gus mengurangkan pertindihan dan kekeliruan.

Walau bagaimanapun, kebanyakan pelan gagal semasa fasa pelaksanaan disebabkan risiko tidak dijangka yang masih belum difikirkan oleh ramai pengurus projek. Ini terutamanya berlaku kepada pengurus muda dan kurang berpengalaman yang sering tersasul pada langkah paling awal. Jadi, bagaimana anda boleh memastikan "pelan" anda tidak berakhir sebagai satu lagi dokumen yang terbuang begitu sahaja?

Mari kita terokai 6 langkah penting untuk mencipta pelan lengkap yang akan meningkatkan keyakinan anda dan membantu anda memimpin pasukan ke arah kejayaan projek dengan pantas!

Apakah pelan projek?

Pelan projek ialah dokumen rasmi yang menggariskan butiran tentang bagaimana sesuatu projek akan dilaksanakan, dipantau, dan dikawal. Ia berfungsi sebagai peta jalan untuk projek tersebut, memberikan panduan yang jelas mengenai objektif, skop, garis masa, sumber, dan proses yang terlibat.

Apakah yang perlu disertakan dalam pelan projek?

Komponen utama pelan projek termasuk:

• Objektif projek: Ini mentakrifkan tujuan projek, menggariskan matlamat khusus dan hasil yang ingin dicapai oleh projek.
• Skop: Skop projek mengenal pasti sempadan projek, menyatakan apa yang akan dan tidak akan disertakan dalam hasil kerja.
• Garis masa: Ini termasuk jadual projek, menggariskan fasa utama, pencapaian penting (milestone), dan tarikh akhir untuk menyiapkan tugas. Carta Gantt atau garis masa sering digunakan untuk menggambarkan jadual tersebut.
• Sumber: Pecahan sumber yang diperlukan, termasuk ahli pasukan, peralatan, dan bahan. Ini juga menggariskan peranan dan tanggungjawab dalam pasukan.
• Bajet: Pelan projek memperincikan anggaran kos yang berkaitan dengan projek, termasuk kos buruh, bahan, dan perbelanjaan lain.
• Pelan pengurusan risiko: Bahagian ini mengenal pasti potensi risiko, kesannya terhadap projek, dan strategi untuk menguruskannya.
• Pelan komunikasi: Pelan projek menetapkan bagaimana dan bila maklumat akan dikongsi dengan pihak berkepentingan.
• Pengurusan kualiti: Ini menggariskan bagaimana kualiti hasil projek akan dijamin, termasuk piawaian, kriteria, dan langkah kawalan kualiti.
• Pengurusan perubahan: Proses tentang bagaimana perubahan terhadap skop, garis masa, atau sumber projek akan dikendalikan, yang membantu pasukan menyesuaikan diri dengan cabaran yang tidak dijangka.

6 langkah untuk menulis pelan projek

Langkah 1: Kenal pasti keperluan pelanggan dan pihak berkepentingan

Dalam artikel ini, kita akan fokus kepada dua senario biasa semasa merancang sesuatu projek.

Senario 1: Membina projek berdasarkan keperluan pelanggan

Dalam kes ini, anda diupah untuk menjalankan projek tersebut. Oleh itu, terdapat dua tugas utama yang perlu anda selesaikan pada peringkat ini:

• Kumpulkan keperluan dan jangkaan pelanggan terhadap projek.
• Wujudkan garis dasar projek (skop, bajet, garis masa, sumber, jangkaan pelanggan, dan tanggungjawab semua pihak). Ini membantu mencegah isu seperti saling menuding jari atau mengelak tanggungjawab jika projek mengalami kelewatan atau kegagalan.

Senario 2: Mencipta projek/pelan berdasarkan permintaan pengurusan

Jika anda seorang CEO atau ketua jabatan yang ditugaskan untuk merancang strategi pembangunan produk atau strategi perniagaan bulanan/suku tahunan, anda perlu:

• Memahami dengan jelas isu atau permintaan yang dikemukakan oleh pihak pengurusan.
• Menetapkan perkara utama untuk penyiapan projek bersama-sama pengurusan: bajet, garis masa, sumber, dan skop projek (ini akan hampir serupa dengan Senario 1).

Petua profesional:

Berusahalah untuk berkomunikasi lebih kerap dengan pelanggan dan pihak berkepentingan bagi benar-benar memahami keperluan mereka yang lebih mendalam. Inilah "kunci emas" untuk membina kepercayaan awal antara kedua-dua pihak dalam projek tersebut.

Langkah 2: Menetapkan matlamat untuk pelan

Menetapkan matlamat yang jelas untuk projek adalah langkah penting dalam proses perancangan. Matlamat memberi pelanggan dan pihak pengurusan gambaran jelas tentang hasil yang dijangka serta memudahkan penilaian kejayaan projek. Matlamat yang ditakrifkan dengan baik membantu anda dan pihak berkepentingan lain menganggar beban kerja, sumber, masa, dan kos dengan lebih tepat, sekali gus menjelaskan tanggungjawab setiap orang.

Walau bagaimanapun, menetapkan angka sasaran yang khusus untuk matlamat ini tidak selalunya mudah.

Malah, 70% projek perniagaan gagal mencapai matlamat yang ditetapkan!

Salah satu sebab utama kegagalan ini ialah elemen utama "penetapan matlamat" itu sendiri selalunya tidak realistik. Untuk mengelak daripada terjebak dalam perangkap ini, ikuti kriteria SMART semasa menetapkan matlamat anda.

Kriteria SMART memastikan matlamat projek anda praktikal dan boleh dicapai. Ini termasuk:

S - Specific (Khusus)

Matlamat projek anda mesti khusus dan menjawab lima soalan utama ini (5 W):

• Apakah matlamat itu?
• Mengapa perlu mencapai matlamat ini?
• Di manakah projek akan dijalankan?
• Siapa yang akan bertanggungjawab melaksanakannya?
• Bilakah garis masa untuk matlamat ini?

M - Measurable (Boleh diukur)

Matlamat projek mesti boleh diukur, bermakna anda perlu dapat menjejak kemajuan, sumber yang digunakan, kos, dan bagaimana tugas akan diselesaikan.

A - Achievable (Boleh dicapai)

Projek mesti boleh dilaksanakan dalam keadaan dunia sebenar. Matlamat yang boleh dicapai menjawab soalan, "Bagaimana kita boleh menjadikan ini kenyataan?".

R - Realistic (Realistik)

Matlamat yang realistik memberikan manfaat nyata kepada pihak berkepentingan. Untuk memastikan ini, matlamat perlu menjawab soalan-soalan berikut:

• Apakah manfaat yang akan disampaikan oleh projek ini?
• Adakah ini masa yang tepat untuk melaksanakannya?
• Adakah manfaat ini selaras dengan keperluan dan usaha projek?
• Siapakah pihak berkepentingan yang sesuai untuk mendapat manfaat daripada projek ini?

T - Time-bound (Terikat masa)

Projek mesti diselesaikan dalam garis masa yang khusus. Matlamat yang terikat masa menjawab:

• Bilakah projek perlu diselesaikan?
• Bilakah ia akan bermula?
• Apakah kemajuan yang perlu dicapai dalam setiap jangka masa tertentu?

Petua profesional:

Jangan sekali-kali berkata, "Setiap matlamat itu penting." Sebaliknya, utamakan matlamat berdasarkan tahap kesegeraan dan kesannya terhadap kejayaan projek.

Langkah 3: Tentukan hasil kerja projek bagi setiap fasa

Sebaik sahaja anda menggariskan matlamat keseluruhan, langkah ini melibatkan penganggaran beban kerja dan hasil kerja khusus pada setiap pencapaian penting (milestone) projek. Secara ringkas, ini adalah tentang mentakrifkan hasil yang dijangka bagi setiap fasa projek. Ini membantu anda dan pihak berkepentingan lain menjejaki kemajuan serta menjangka potensi risiko sepanjang perjalanan.

Sama ada anda menguruskan kitaran pembangunan perisian, melancarkan kempen pemasaran, atau bekerja pada cara merancang sesuatu acara, memecahkan projek anda kepada hasil kerja yang jelas memastikan semua orang selaras tentang rupa kejayaan yang dimaksudkan.

Jadi bagaimana anda boleh kekal mengawal hasil kerja setiap fasa?

Tetapkan pencapaian penting atau peringatan bagi setiap tarikh akhir projek. Dengan memantau kemajuan secara berkala, anda dapat memastikan tugas diselesaikan tepat pada masanya, yang seterusnya memupuk kepercayaan dan kepuasan dalam kalangan semua pihak berkepentingan.

Petua profesional:

Menggunakan perisian untuk menguruskan projek adalah antara cara paling berkesan untuk memastikan pasukan anda kekal selaras dan projek terus berada di landasan yang betul. Dengan bantuan alat digital, anda boleh memantau kemajuan secara masa nyata, memusatkan dokumentasi, dan meningkatkan komunikasi.

Rework Projects membolehkan pelbagai jenis paparan dan papan untuk perancangan serta pengurusan projek yang fleksibel

Langkah 4: Wujudkan jadual projek

Berdasarkan hasil kerja daripada Langkah 3, anda kini perlu menentukan urutan tugas yang diperlukan untuk projek tersebut. Bagi setiap tugas, takrifkan dengan jelas jangka masa, sumber yang diperlukan, dan orang yang bertanggungjawab untuk menyiapkannya.

Seterusnya, pertimbangkan kebergantungan antara tugas atau tanggungjawab yang diberikan kepada ahli pasukan. Adalah penting untuk mengetahui tugas mana yang perlu diselesaikan sebelum tugas lain boleh bermula, supaya sumber dan masa dapat diperuntukkan dengan cekap, sekali gus mengelakkan kesesakan dan kelewatan.

Pada peringkat ini, penggunaan carta Gantt adalah penting. Carta Gantt membolehkan anda menetapkan tarikh akhir, dari permulaan hingga penyudah, sambil terus menjejaki siapa yang bertanggungjawab untuk setiap tugas dan beban kerja yang terlibat. Ini memudahkan pemantauan kemajuan, kawalan jadual, dan pembuatan penyesuaian yang diperlukan bagi mencegah gangguan apabila tugas bertindih.

Petua profesional:

Sama ada projek anda berjalan lancar bergantung besar kepada langkah ini. Nasihat terbaik ialah berunding dengan ahli pasukan anda. Mereka boleh menawarkan pandangan berharga tentang cara mendekati sesuatu tugas, jangka masa yang diperlukan, dan siapa yang paling sesuai untuk tanggungjawab khusus. Tambahan pula, dengan mendapatkan komitmen setiap orang terhadap tarikh akhir, anda akan mempunyai asas kukuh untuk berkomunikasi dengan yakin tentang kemajuan projek bersama pihak berkepentingan.

Langkah 5: Kenal pasti risiko dan nilai kesannya (Pelan pengurusan risiko)

Tiada projek yang bebas daripada risiko, dan kita pastinya tidak boleh bergantung pada nasib untuk menyelamatkan keadaan apabila sesuatu berjalan tidak kena!

Apa yang perlu anda lakukan ialah menjangka potensi risiko yang boleh menjejaskan projek atau ahli pasukan anda. Sebagai contoh, jika satu fasa projek bertepatan dengan tempoh cuti, ia mungkin memberi kesan kepada kemajuan, jadi anda perlu mengambil kira masa penampan tambahan.

Kadangkala, terdapat keadaan tidak dijangka yang boleh mengganggu projek dengan serius, seperti ahli pasukan tiba-tiba berhenti, kerosakan peralatan, atau konflik dalam pasukan.

Pertimbangkan dengan teliti setiap langkah untuk mencegah risiko tertentu daripada berlaku atau untuk meminimumkan kesan negatifnya terhadap projek anda.

Langkah ini melibatkan penilaian risiko dan pembinaan strategi pengurusan risiko bagi memastikan pelan projek anda mempunyai margin ralat yang paling kecil.

Petua profesional:

Bagi tugas yang mempunyai tahap risiko tinggi, adalah bijak untuk mencipta "penampan" dengan memperuntukkan masa tambahan sama ada kepada tugas khusus atau keseluruhan projek. Penampan ini akan memberi anda masa yang cukup untuk menangani isu tidak dijangka apabila ia timbul.

Langkah 6: Bentangkan pelan projek kepada pihak berkepentingan

Setelah semua langkah selesai, tiba masanya untuk membentangkan pelan projek anda kepada pihak berkepentingan. Dalam langkah ini, anda perlu menerangkan bagaimana pelaksanaan projek akan memberi kesan kepada jangkaan dan keperluan mereka. Selain itu, anda mesti mencadangkan penyelesaian bagi sebarang potensi konflik. Ingat, pembentangan anda tidak seharusnya sehala, sebaliknya ia mesti menjadi satu perbincangan.

Anda perlu menjelaskan: Siapa yang memerlukan laporan yang mana, dan berapa kerapkah ia diperlukan? Keputusan apa dalam pelan atau semasa pelaksanaan projek yang memerlukan kelulusan, dan siapa yang bertanggungjawab terhadap keputusan tersebut?

Ia juga penting untuk membentangkan pelan dengan jelas, disokong oleh data yang khusus, bagi memastikan pihak berkepentingan benar-benar memahami keperluan, hasil yang dijangka, dan tanggungjawab mereka.

Petua profesional:

Jika pelan atau jadual bercanggah dengan jangkaan awal, inilah saatnya untuk menanganinya, bagi memastikan tiada kejutan atau kekecewaan kemudian hari. Daripada sekadar memberitahu pihak berkepentingan bahawa tuntutan mereka tidak realistik, panduilah perbincangan dengan bertanya soalan seperti: Apakah jangka masa, bajet, atau sumber yang diperlukan untuk menjadikan matlamat mereka boleh dilaksanakan? Biarkan mereka membuat keputusan tentang pertukaran (trade-off), bukan menjadikannya satu perdebatan.

Sebaik sahaja anda selesai melaksanakan enam langkah ini...

Tahniah, anda kini telah rasmi menyelesaikan fasa perancangan projek anda!

Dengan permulaan yang kukuh ini, kami berharap anda akan menguruskan projek dengan lancar. Walau bagaimanapun, perlu diingat bahawa butiran khusus tentang perancangan projek serta penerangannya mungkin berbeza bergantung pada kaedah pengurusan projek yang anda pilih. Dalam artikel seterusnya, kami akan membimbing anda tentang amalan terbaik untuk menguruskan projek anda dengan jayanya.