Apakah Kanban? Panduan untuk mengaplikasikan Kanban dalam menguruskan projek kerja anda

Pengurusan projek dan tugas sering kali menjadi kompleks dan mencabar dalam persekitaran kerja moden. Inilah sebabnya mengapa metodologi pengurusan yang diiktiraf secara global dikaji, dinaik taraf, dan diaplikasikan secara meluas. Di antara ini, Kanban menonjol sebagai kunci yang membantu Toyota menjadi salah satu pengeluar kereta terkemuka di dunia.

Artikel ini akan meneroka prinsip teras Kanban, cara melaksanakannya, dan strategi untuk mengoptimumkan aliran kerja anda menggunakan model Kanban.

Apakah Kanban?

---

Definisi Kanban

Kanban adalah istilah Jepun yang pertama kali digunakan oleh Toyota dalam industri automotif. Dalam bahasa Jepun, "Kanban" berasal dari "kan" (visual) dan "ban" (kad atau papan), yang secara ringkasnya boleh difahami sebagai "papan maklumat."

Model Kanban adalah alat visual untuk menjejaki tugas, membolehkan ahli pasukan projek melihat di mana setiap tugas berada dalam aliran kerja. Cara paling mudah untuk melaksanakan ini adalah menggunakan papan putih dengan nota lekat berwarna untuk menggambarkan dan menguruskan proses kerja.

Sejarah Kanban

Pada akhir 1940-an, Toyota menghadapi krisis akibat persaingan domestik dan antarabangsa yang sengit. Untuk menangani cabaran ini, jurutera Taiichi Ohno mencadangkan kaedah untuk meningkatkan dan mengoptimumkan sistem pengeluaran syarikat. Kaedah ini pada mulanya dipanggil "Just-in-Time" (JIT) dan direka untuk memenuhi garis masa pengeluaran berdasarkan permintaan pelanggan dengan mengenal pasti kekurangan bahan dalam proses.

Pasukan merekodkan maklumat menggunakan kad Kanban berwarna, yang kemudian dipindahkan melalui pelbagai stesen kerja dalam barisan pengeluaran. Sebagai contoh, kad mungkin berfungsi sebagai borang pesanan di satu stesen dan kemudian menjadi label penghantaran di stesen seterusnya.

Semasa melaksanakan sistem ini, Toyota mematuhi beberapa prinsip asas:

• Maklumat sentiasa dihantar dari satu langkah proses ke yang seterusnya.
• Pengeluaran tidak bermula tanpa menerima kad Kanban.
• Setiap bekas dalam barisan pengeluaran mesti mempunyai kad Kanban yang menyatakan butiran produk, lokasi pengeluaran, destinasi, dan kuantiti.
• Bekas mesti mengandungi kuantiti yang ditetapkan dengan tepat—tidak lebih, tidak kurang.
• Produk yang rosak atau item berlebihan tidak dihantar ke peringkat seterusnya.
• Selang antara penghantaran dan bilangan kad Kanban harus diminimumkan.

Hasilnya, kad Kanban membolehkan pasukan mengawal setiap peringkat barisan pengeluaran dengan ketat. Yang penting, semua kad ini bersambung dengan aliran kerja sebelumnya dan membawa maklumat lengkap.

Kemudian, Taiichi Ohno dan Toyota menyedari bahawa prinsip Kanban tidak terhad kepada pembuatan dan boleh diaplikasikan kepada mana-mana proses atau organisasi, yang meletakkan asas untuk kaedah pengurusan Kanban moden.

Sistem Kanban di kilang Toyota

Bagaimana Kanban berfungsi

Dalam aplikasi hari ini, model Kanban berdasarkan beberapa prinsip teras:

• Visualkan aliran kerja: Kanban menggunakan papan, lajur, dan kad Kanban untuk menggambarkan tugas dan aliran kerja. Ingat teks berikut: Setiap kad mewakili tugas yang perlu diselesaikan. Lajur di papan mewakili peringkat berbeza aliran kerja, menunjukkan pelbagai status tugas. Papan Kanban asas biasanya terdiri daripada tiga lajur: "Untuk dilakukan," "Sedang dilakukan," dan "Selesai."
• Hadkan kerja dalam kemajuan (WIP): Kanban menyekat bilangan tugas yang dikerjakan serentak pada satu peringkat. Bilangan tugas yang dikendalikan oleh setiap orang atau jabatan juga harus dihadkan kepada jumlah yang boleh diurus. Ini membantu mencegah beban berlebihan dan menggalakkan individu fokus pada tugas semasa mereka dan bukannya mengendalikan pelbagai kerja serentak.
• Kekalkan aliran kerja yang stabil: Matlamat Kanban adalah untuk mengoptimumkan aliran kerja, memastikan tugas bergerak dengan lancar dari satu peringkat ke yang seterusnya tanpa kelewatan yang tidak perlu. Memindahkan kad Kanban secara berurutan dari satu lajur ke lajur lain membantu mencegah kesesakan.
• Fokus kepada penambahbaikan berterusan: Walaupun proses sudah sangat cekap, masih ada ruang untuk penambahbaikan. Peningkatan kecil yang berterusan boleh membawa kepada keuntungan yang ketara dari masa ke masa. Sebagai contoh, meningkatkan produktiviti sebanyak 1% setiap minggu akan menghasilkan peningkatan 67% sepanjang tahun.
• Tiada kecacatan: Matlamatnya adalah untuk memastikan tiada produk yang rosak atau kesilapan dihantar ke peringkat seterusnya proses.

Konsep utama Kanban

---

Papan Kanban

Papan Kanban adalah representasi visual tugas dalam projek atau aliran kerja. Kad tugas bergerak melalui lajur yang sepadan dengan peringkat berbeza dalam aliran kerja, mewakili kemajuan tugas.

Selain itu, papan Kanban boleh merangkumi maklumat tambahan seperti carta prestasi, keperluan, nota, atau gambar rajah lain untuk membantu menguruskan dan menjejaki kemajuan kerja.

Dengan melihat papan Kanban, ahli pasukan boleh dengan cepat memahami peta jalan ke arah matlamat, kemajuan keseluruhan aliran kerja, dan maklumat penting seperti tugas yang diutamakan, tarikh akhir yang akan datang, dan tugas yang tertunggak.

Lajur Kanban

Lajur Kanban menggambarkan bahagian papan Kanban, dengan setiap bahagian mewakili peringkat atau status berbeza dalam aliran kerja. Kad tugas bergerak melalui lajur ini semasa mereka maju melalui aliran kerja.

Setiap lajur Kanban mengandungi senarai (atau koleksi) kad tugas—biasanya yang berada pada peringkat aliran kerja yang sama. Dalam alat pengurusan projek tradisional, ini dipanggil "senarai tugasan" atau "senarai kerja."

Kad Kanban

Kad tugas Kanban menggambarkan tugas dalam aliran kerja. Setiap kad tugas mewakili tugas khusus, seperti kerja yang perlu diselesaikan atau produk yang perlu dicipta. Dalam alat pengurusan projek tradisional, ini adalah "tugasan" atau "kerja."

Setiap kad Kanban biasanya merangkumi maklumat berikut:

• Tajuk kad: Penerangan ringkas tugas yang perlu diselesaikan.
• Orang yang ditugaskan: Nama orang yang bertanggungjawab untuk tugas.
• Tarikh akhir: Tarikh akhir atau anggaran masa untuk penyiapan tugas.
• Nombor pengenal: Nombor unik yang diberikan kepada setiap kad untuk pengenalan dan penjejakan mudah dalam sistem Kanban.
• Kod warna atau label: Penunjuk yang menunjukkan status tugas atau mengkategorikan kad.
• Penanda keutamaan: Penunjuk untuk mengenal pasti tugas yang perlu diutamakan.

Kad tugas berfungsi sebagai bukti semua aktiviti yang membawa kepada hasil kerja. Oleh itu, apabila perlu untuk mengkaji semula keseluruhan aliran kerja, pasukan pengurusan boleh dengan cepat memeriksa setiap kad tugas untuk mendapat gambaran terperinci dan tepat.

Kelebihan dan Kekurangan Kanban

---

Tiada kaedah yang sempurna, dan Kanban juga mempunyai kekuatan dan kelemahannya yang penting untuk dipertimbangkan.

Manfaat Kanban

• Ketelusan: Kanban memudahkan semua orang melihat semua tugas dan tanggungjawab mereka, membawa ketelusan kepada keseluruhan aliran kerja. Keterlihatan ini membolehkan ahli pasukan menghapuskan tugas yang tidak perlu dan fokus pada yang paling penting.
• Pengurusan kerja yang fleksibel: Kad Kanban baru boleh ditambah dengan mudah sepanjang proses kerja, dan status atau keutamaan mereka boleh disesuaikan. Fleksibiliti ini menjadikan Kanban model responsif, membantu aliran kerja menyesuaikan diri dengan cepat kepada tuntutan yang berubah.
• Peningkatan produktiviti: Kanban menggalakkan orang untuk fokus pada tugas semasa sehingga selesai, mengelakkan multitugasan yang boleh menyekat proses atau menjejaskan kualiti kerja. Prinsip ini membawa kepada pengendalian tugas yang lebih teratur dan cekap, meningkatkan produktiviti dengan ketara.
• Pengenalpastian kesesakan: Apabila bekerja dengan papan Kanban yang dipenuhi dengan kad tugas, ia menjadi mudah untuk mengesan kesesakan: lajur yang terlampau beban, tugas yang terbantut, atau kad yang tidak maju dalam masa yang lama. Ini adalah salah satu kelebihan utama menggunakan pengurusan visual.
• Pelaksanaan mudah: Terima kasih kepada prinsip mudah dan model persediaan yang senang, Kanban boleh digunakan dalam mana-mana pasukan atau organisasi, tanpa mengira industri atau saiz. Ia juga boleh diaplikasikan secara fleksibel kepada proses atau peringkat projek yang berbeza tanpa menyebabkan gangguan yang ketara.

Kelemahan Kanban

Kesukaran dalam menganggar masa: Kanban fokus kepada aliran kerja berterusan tanpa kekangan masa yang ketat. Lajur mewakili peringkat berbeza tetapi tidak memberikan tarikh akhir khusus, menjadikannya mencabar untuk merancang bila tugas akan selesai atau menganggar masa penyiapan.

Kemas kini kerap diperlukan: Kanban memerlukan pengguna untuk mengemaskini status kad tugas secara berkala, kadang-kadang dalam masa nyata. Jika tidak dilakukan, pasukan berisiko bekerja dengan maklumat lapuk, yang menjejaskan tujuan menggambarkan aliran kerja melalui papan dan lajur.

Mencabar pada skala besar: Papan Kanban boleh menjadi sesak dalam aliran kerja dengan terlalu banyak aktiviti yang saling berkaitan memerlukan peralihan yang kerap. Ini boleh menyukarkan pasukan untuk menjejaki dan menguruskan semua aktiviti dengan berkesan.

Kualiti output tidak dijamin: Walaupun Kanban menekankan pelaksanaan tugas, ia mungkin menimbulkan risiko kepada gambaran yang lebih luas—tugas mungkin diselesaikan, tetapi kualiti output keseluruhan atau produk akhir mungkin tidak dipastikan.

Bila menggunakan Kanban?

Kanban paling sesuai untuk projek di mana keutamaan kerap berubah—kadang-kadang setiap hari—terutamanya apabila projek mempunyai ciri-ciri berikut:

• Memberi tumpuan kepada aliran kerja berterusan dan bukannya tarikh akhir khusus yang kritikal.
• Menghadapi tunggakan akibat kerja yang terbantut, di mana proses asas sudah ada, dan operasi yang lebih lancar dan cekap diperlukan.
• Tiada tarikh akhir yang ketat untuk penyiapan.
• Memerlukan untuk menambah, mengeluarkan, atau mengedit maklumat tugas secara fleksibel semasa aliran kerja.
• Memerlukan penambahbaikan berterusan sepanjang proses.
• Pasukan dijangka melaporkan pada bila-bila masa.

Membandingkan Kanban, Scrum, dan Agile

---

Perbezaan teras

Pada terasnya, Agile adalah metodologi—falsafah luas yang berakar pada prinsip pengurusan projek berulang dan bertambah. Agile bertujuan untuk memendekkan kitaran pembangunan produk dan menyampaikan produk kepada pelanggan dengan cepat.

Scrum adalah kerangka pengurusan yang mematuhi metodologi Agile. Ia biasa digunakan dalam projek di mana pengguna tidak mentakrifkan sepenuhnya matlamat akhir. Scrum fokus kepada mengoptimumkan nilai dalam iterasi masa tetap, dikenali sebagai sprint, biasanya berlangsung dari 1 hingga 4 minggu. Kitaran berterusan ini bertujuan untuk meningkatkan produk, teknik, dinamik pasukan, dan persekitaran kerja.

Sebaliknya, Kanban adalah model pengurusan dalam keluarga Agile, menyediakan alat dan proses khusus untuk melaksanakan Agile. Ia mewujudkan banyak prinsip metodologi Agile, termasuk kebolehsuaian kepada perubahan dan penekanan kuat terhadap ketelusan merentas pasukan.

Oleh itu, perbandingan yang tepat di sini adalah antara Kanban dan Scrum untuk menonjolkan perbezaan mereka:

Perlukah anda memilih Kanban atau Scrum?

Bergantung pada skala dan sifat projek anda, anda boleh mengaplikasikan sama ada Kanban atau Scrum. Kedua-dua pendekatan berjanji untuk menjadikan proses pelaksanaan lebih telus, cekap, dan terus bertambah baik.

Sebagai alternatif, anda boleh melaksanakan dan menguruskan projek anda menggunakan model hibrid yang dipengaruhi oleh kedua-dua Kanban dan Scrum—dikenali sebagai Scrumban. Scrumban menggabungkan proses Scrum dan alat visualisasi Kanban. Sebagai contoh, papan Kanban boleh menjadi alat yang sangat baik untuk menjejaki tugas dalam sprint Scrum.

Cara menyediakan papan Kanban

---

Langkah 1: Gariskan aliran kerja anda pada papan Kanban

Mulakan dengan menyediakan sama ada papan putih fizikal atau papan Kanban dalam talian untuk melaksanakan Kanban. Seterusnya, pecahkan aliran kerja anda kepada peringkat khusus, dari permulaan tugas hingga penyiapannya. Lukis lajur pada papan, setiap satu mewakili peringkat dalam aliran kerja.

Langkah 2: Tetapkan had WIP untuk setiap lajur

Untuk Kanban berkesan, adalah penting untuk menetapkan had Kerja Dalam Kemajuan (WIP) untuk setiap lajur Kanban—bilangan maksimum tugas yang dibenarkan dalam lajur itu pada bila-bila masa. Langkah ini adalah penting untuk memastikan aliran kerja yang lancar merentas projek dan mencegah beban kerja berlebihan.

Untuk beban kerja individu, mengehadkan tugas kepada 2-3 pada satu masa juga dinasihatkan. Ini membantu mengekalkan fokus, mengurangkan tekanan daripada multitugasan, dan memastikan kualiti output.

Langkah 3: Cipta kad Kanban

Seterusnya, cipta kad Kanban untuk setiap tugas atau aktiviti dan letakkan mereka dalam lajur yang sesuai pada papan. Setiap kad harus merangkumi butiran penting seperti tajuk, orang yang bertanggungjawab, tarikh akhir, dan sebarang maklumat tambahan yang berkaitan.

Anda boleh menyusun kad dalam setiap lajur berdasarkan keutamaan, dengan tugas paling mendesak di bahagian atas. Ini membolehkan keterlihatan yang jelas terhadap kerja yang sedang berjalan dan membantu mengutamakan tugas dengan berkesan.

Pertimbangkan untuk menggunakan warna berbeza untuk kad bagi menunjukkan pelbagai jenis tugas, tahap keperluan, atau keutamaan (contohnya, merah untuk mendesak, kuning untuk keutamaan sederhana, hijau untuk tugas biasa).

Langkah 4: Mula bekerja

Sebaik sahaja papan Kanban anda disediakan, anda boleh mula bekerja pada tugas di bahagian atas setiap lajur. Selepas menyelesaikan tugas, pindahkan kad ke lajur seterusnya dalam aliran kerja. Mematuhi had WIP adalah penting untuk mengelakkan beban berlebihan dan mengoptimumkan kecekapan.

Tangani sebarang isu atau halangan yang timbul semasa proses dengan segera untuk memastikan aliran kerja kekal selancar mungkin.

Langkah 5: Tingkatkan sistem Kanban

Terus kumpul maklum balas daripada pasukan anda dan pihak berkepentingan (rakan kongsi, pelanggan, kakitangan sokongan) dan gunakan maklumat ini untuk meningkatkan sistem Kanban. Ini termasuk memperhalusi aliran kerja, menyesuaikan struktur papan dan lajur, atau menyusun semula dan melabel kad Kanban.

Secara berkala, anda boleh menyemak dan menilai status kad tugas, seperti berapa banyak yang telah dipindahkan ke lajur akhir, berapa banyak yang tertunggak, dll. Metrik ini boleh membantu menentukan sama ada Kanban telah meningkatkan kecekapan dengan berkesan berbanding sistem sebelumnya.

Kata penutup

Kaedah Kanban dan perisian sokongan telah memudahkan pengurusan tugas dan aliran kerja dengan ketara. Kanban boleh diaplikasikan secara fleksibel dalam pelbagai situasi, sama ada pada masa, lokasi, atau senario yang berbeza, selagi pengguna mempunyai pemikiran sistematik dan memahami prinsipnya.

Bahagian Soalan Lazim