Peruntukan sumber adalah titik di mana pelan projek sama ada bertahan atau runtuh. Anda boleh menulis jadual paling terperinci di dunia, tetapi jika orang yang tepat tidak ditugaskan kepada tugas yang tepat pada masa yang tepat, pelan itu hanyalah rekaan.

Peruntukan Sumber dalam Pengurusan Projek

Apakah Peruntukan Sumber?

Peruntukan sumber ialah proses mengenal pasti, menetapkan, dan menjadualkan sumber yang tersedia, termasuk orang, peralatan, bajet, dan masa, kepada tugas projek tertentu untuk memaksimumkan nilai sambil menghormati kekangan. Ia menjawab tiga persoalan serentak: siapa melakukan kerja ini, apa yang mereka perlukan untuk melakukannya, dan bila ia berlaku.

Fakta Penting

• Laporan Pulse of the Profession PMI mendapati ramalan sumber yang tidak mencukupi antara punca utama kegagalan projek, dengan organisasi membazir purata $97 juta bagi setiap $1 bilion yang dilaburkan akibat prestasi projek yang lemah. (PMI, 2023)
• Tinjauan Wellingtone State of Project Management 2022 mendapati 40% pengurus projek menyebut pengurusan sumber sebagai cabaran terbesar mereka.
• Pekerja berpengetahuan menghabiskan, secara purata, 58% masa harian mereka untuk penyelarasan dan komunikasi berbanding kerja tugas mahir, sebahagian besarnya disebabkan oleh penetapan sumber yang tidak jelas. (IDC, 2022)

"Pelan yang tiada siapa mempunyai kapasiti untuk melaksanakannya hanyalah harapan yang mempunyai tarikh akhir."

Mengapa Peruntukan Sumber Penting

Apabila peruntukan sumber dilakukan dengan buruk, kerosakan itu kelihatan dengan cepat. Tugas bertindih dan ahli pasukan ditarik ke tiga arah. Bajet membengkak kerana kerja yang kurang bersumber mengambil masa lebih lama daripada dianggarkan. Tarikh akhir tergelincir, kepercayaan klien terhakis, dan ahli pasukan mengalami keletihan akibat beban kerja kronik yang berlebihan.

Tetapi kos yang kurang kelihatan ialah kos peluang. Apabila jurutera kanan menghabiskan dua minggu pada kerja yang boleh dikendalikan oleh jurutera junior, itu adalah dua minggu kerja bernilai tinggi yang tidak berlaku. Peruntukan sumber yang baik meletakkan orang yang mahir pada tugas di mana mereka mencipta nilai paling tinggi, bukan sekadar tugas yang tiba di meja mereka terlebih dahulu.

Inilah sebabnya peruntukan sumber bukan langkah persediaan sekali sahaja. Ia adalah disiplin pengurusan aktif yang berjalan dari permulaan projek sehingga penyampaian akhir.

Jenis Sumber untuk Diperuntukkan

Projek bergantung kepada beberapa kategori sumber, dan setiap satu memerlukan kaedah penjejakannya sendiri:

Sumber manusia biasanya paling kompleks untuk diuruskan kerana orang mempunyai kemahiran, had ketersediaan, projek yang bersaing, dan jadual cuti yang tidak dimiliki oleh peralatan dan bajet.

Cara Memperuntukkan Sumber: Langkah demi Langkah

Proses yang boleh diulang mengatasi improvisasi setiap kali. Berikut caranya.

Langkah 1: Tentukan Skop dan Tugas Projek

Mulakan dengan kerja, bukan orang. Gunakan struktur pecahan kerja (WBS) untuk memecahkan projek kepada semua tugas yang perlu berlaku. Jika anda menetapkan sumber sebelum anda mengetahui skop penuh, anda akan terlepas sesuatu dan tergesa-gesa mengisi jurang di pertengahan projek.

Langkah 2: Anggarkan Keperluan Sumber

Bagi setiap tugas, tentukan jenis dan kuantiti sumber yang diperlukan. Tugas audit kandungan mungkin memerlukan seorang penulis selama 20 jam. Migrasi pelayan mungkin memerlukan dua jurutera dan seorang arkitek sistem selama seminggu penuh. Jadilah spesifik. Anggaran yang samar ("beberapa masa pembangun") menyebabkan masalah lebihan peruntukan yang menjejaskan projek kemudian.

Langkah 3: Semak Ketersediaan dan Kapasiti

Sebelum menetapkan sesiapa, sahkan ketersediaan sebenar mereka. Ambil kalendar cuti, semak komitmen pada projek lain, dan ambil kira mesyuarat berulang serta overhed pentadbiran. Orang jarang 100% tersedia, dan melayan mereka seolah-olah mereka begitu adalah cara anda mencipta jadual hantu. Lihat perancangan kapasiti untuk penerangan lebih mendalam tentang langkah ini.

Langkah 4: Tetapkan Sumber kepada Jadual

Petakan setiap tugas kepada sumbernya dan plot penetapan tersebut berbanding carta Gantt atau jadual projek anda. Tugas bergantung-turutan (di mana satu mesti selesai sebelum yang seterusnya boleh bermula) memerlukan perhatian khusus di sini. Gunakan analisis kaedah laluan kritikal (CPM) anda untuk memahami tugas mana yang tiada langsung kelonggaran dan mana yang mempunyai penampan.

Langkah 5: Imbangkan Lebihan Peruntukan

Sebaik penetapan dipetakan, semak lebihan peruntukan: mana-mana titik di mana seseorang dijadualkan untuk lebih jam berbanding yang mereka ada. Jangan biarkan ini begitu sahaja dan berharap pasukan "akan menyelesaikannya sendiri." Gunakan perataan sumber atau pelicinan sumber untuk menyelesaikan konflik. Perataan sumber berbanding pelicinan sumber merangkumi kedua-dua teknik secara terperinci, termasuk bila menggunakan setiap satu.

Langkah 6: Pantau dan Peruntukkan Semula

Projek sebenar menyimpang daripada pelan. Jejaki angka sebenar berbanding peruntukan anda setiap minggu. Apabila sesuatu tugas mengambil masa lebih lama, ahli pasukan mengambil cuti sakit, atau skop berubah, laraskan penetapan secara proaktif. Menunggu sehingga konflik sumber bertukar menjadi krisis tarikh akhir bermakna semua pilihan anda adalah pilihan yang buruk. Bina titik semakan peruntukan semula ke dalam rentak projek biasa anda.

Kaedah Peruntukan Sumber

Projek yang berbeza memerlukan pendekatan yang berbeza untuk menentukan siapa mendapat apa:

Perataan sumber melaraskan jadual projek untuk menghapuskan lebihan peruntukan, walaupun ini bermakna melanjutkan tarikh tamat. Ia pilihan yang tepat apabila had sumber tidak boleh dirunding dan tarikh akhir mempunyai sedikit fleksibiliti.

Pelicinan sumber mengekalkan tarikh akhir projek tetap dan mengagihkan semula kerja dalam float dan slack yang sudah dibina ke dalam jadual. Gunakan ini apabila tarikh akhir tegas tetapi puncak sumber boleh dikurangkan tanpa menolak tarikh tamat.

Peruntukan berpandukan laluan kritikal mengutamakan pemberian sumber kepada tugas pada laluan kritikal terlebih dahulu, kemudian mengisi kerja bukan kritikal dengan kapasiti yang tinggal. Ini melindungi tarikh akhir dengan memastikan urutan berisiko tertinggi tidak pernah kekurangan sumber.

Peruntukan berasaskan keutamaan menggunakan sistem pemarkahan (kesegeraan, nilai perniagaan, keselarasan strategik) untuk mengekod kedudukan tugas dan menetapkan sumber terhad kepada item berkeutamaan tertinggi dahulu. Ini biasa dalam organisasi yang menguruskan pelbagai projek serentak, dan ia berkait rapat dengan proses tadbir urus perancangan projek.

Untuk perbandingan terperinci antara perataan dan pelicinan, lihat perataan sumber berbanding pelicinan sumber.

Cabaran dan Kesilapan Peruntukan Sumber yang Biasa

Lebihan peruntukan tanpa injap keselamatan. Menjadualkan seseorang pada kapasiti 100% tidak meninggalkan ruang untuk mesyuarat, kerja semula, atau halangan tidak dijangka. Sasaran penggunaan yang realistik ialah 70-80% daripada jam yang tersedia, dengan bakinya dilayan sebagai penampan.

Mengabaikan kebergantungan tugas. Menetapkan sumber tanpa memodelkan tugas mana yang bergantung antara satu sama lain membawa kepada situasi di mana ahli pasukan menunggu hasil kerja huluan sementara tingkap peruntukan mereka semakin habis. Petakan kebergantungan sebelum memuktamadkan penetapan.

Tiada penampan luar jangka. Kekangan tiga serangkai skop, masa, dan kos bermakna kejutan dalam satu dimensi memberi kesan riak kepada yang lain. Memperuntukkan tepat sumber yang diperlukan dengan sifar penampan mengandaikan segalanya akan berjalan mengikut pelan. Ia tidak akan.

Perancangan bersekat. Apabila setiap ketua pasukan memperuntukkan orang mereka sendiri secara berasingan tanpa pandangan yang dikongsi mengenai keseluruhan projek, orang yang sama akan ditempah dua kali merentas pasukan. Satu pelan sumber yang tunggal dan kelihatan mencegah ini.

Contoh Peruntukan Sumber

Bayangkan sebuah pasukan produk kecil menjalankan pelancaran ciri tiga minggu. Pasukan itu mempunyai tiga orang: Alex (pembangun utama), Priya (pereka), dan Sam (jurutera QA).

Perhatikan bahawa Alex mempunyai 40 jam pada Minggu 1 dan 40 jam pada Minggu 2, tetapi hanya 20 jam pembetulan pepijat pada Minggu 3. Jurang 20 jam itu adalah penampan yang disengajakan. Jika kerja backend mengambil masa lebih lama pada Minggu 2, Alex boleh menampungnya tanpa menjejaskan tarikh akhir Minggu 3. Kerja reka bentuk Priya diberi keutamaan lebih awal supaya Alex tidak pernah menunggu aset. Kerja QA Sam bermula pada Minggu 2 selepas reka bentuk dan backend cukup jauh untuk diuji. Kebergantungan dibina terus ke dalam jadual, bukan diserahkan kepada nasib.

Amalan Terbaik

Lakukan:

• Peruntukkan sumber selepas skop ditentukan, bukan sebelumnya
• Model ketersediaan sebenar, bukan kapasiti teori
• Kekalkan pelan sumber yang dikongsi dan kelihatan kepada semua pihak berkepentingan
• Bina penampan penggunaan (sasarkan 70-80% ditempah, bukan 100%)
• Semak dan laraskan peruntukan pada titik semakan projek yang tetap
• Utamakan laluan kritikal terlebih dahulu apabila kapasiti ketat

Jangan lakukan:

• Andaikan orang boleh berada pada pelbagai projek pada kapasiti penuh serentak
• Peruntukkan berdasarkan siapa yang tersedia sekarang tanpa menyemak komitmen masa depan
• Layan pelan peruntukan awal sebagai statik sebaik projek bermula
• Bergantung kepada persetujuan lisan tidak formal berbanding penetapan yang didokumenkan

Soalan Lazim

Apakah perbezaan antara peruntukan sumber dan perataan sumber?

Peruntukan sumber ialah proses yang lebih luas untuk menetapkan sumber kepada tugas merentas sesebuah projek. Perataan sumber ialah teknik khusus yang digunakan untuk menyelesaikan lebihan peruntukan dengan melaraskan jadual apabila sumber terlalu tertekan. Anggap peruntukan sebagai pelan dan perataan sebagai salah satu alat yang anda gunakan untuk membaiki pelan itu apabila ia tidak berfungsi.

Apakah lebihan peruntukan sumber?

Lebihan peruntukan berlaku apabila seseorang atau sumber dijadualkan untuk lebih jam dalam tempoh tertentu berbanding yang sebenarnya mereka ada. Contohnya, jika Alex ditugaskan kepada dua tugas selari yang bersama-sama memerlukan 60 jam dalam minggu 40 jam, Alex mengalami lebihan peruntukan sebanyak 20 jam. Perisian pengurusan projek menandakan ini secara automatik, tetapi menyelesaikannya memerlukan pertimbangan manusia mengenai tugas mana untuk ditangguhkan, dikurangkan skopnya, atau diserahkan kepada orang lain.

Alat apakah yang membantu dengan peruntukan sumber?

Kebanyakan platform pengurusan projek menyertakan pandangan peruntukan sumber: helaian sumber Microsoft Project, pandangan beban kerja Asana, modul pengurusan sumber Smartsheet, dan papan perancangan kapasiti Jira semuanya menggambarkan siapa ditugaskan kepada apa dan menandakan lebihan beban. Projek yang lebih ringkas boleh diuruskan dengan hamparan yang dikongsi jika ia sentiasa dikemas kini.

Bagaimana saya memperuntukkan sumber merentas pelbagai projek?

Peruntukan pelbagai projek memerlukan pandangan portfolio, bukan pandangan satu projek. Anda memerlukan kalendar sumber induk yang menunjukkan komitmen setiap individu merentas semua projek aktif, kemudian memperuntukkan kerja projek baharu ke dalam jurang yang ada. Peruntukan berasaskan keutamaan membantu di sini: apabila kapasiti benar-benar ketat, projek berkeutamaan lebih tinggi mendapat sumber itu, dan projek berkeutamaan lebih rendah sama ada melaraskan skop atau melanjutkan garis masanya.

Apakah kadar penggunaan yang tepat untuk ahli pasukan?

Kebanyakan pengamal menyasarkan 70-80% daripada jam yang tersedia sebagai kerja boleh bil atau ditugaskan, meninggalkan 20-30% untuk mesyuarat, latihan, kerja pentadbiran, dan isu tidak dijangka. Kadar penggunaan yang lebih tinggi kelihatan cekap di atas kertas tetapi menghapuskan kelonggaran yang membolehkan pasukan bertindak balas terhadap variasi dunia sebenar tanpa mengalami keletihan.

Peruntukan sumber bukan kerja yang glamor, tetapi ia adalah asas yang menjadi tapak setiap disiplin pengurusan projek yang lain. Betulkan penetapan, lindungi orang anda daripada beban berlebihan, dan pastikan pelan itu kelihatan kepada semua yang memerlukannya. Itulah yang membezakan projek yang berjaya disampaikan daripada projek yang hanya mempunyai dek pembentangan permulaan yang hebat.