Analisis Pihak Berkepentingan: Grid Kuasa-Kepentingan Dijelaskan

Analisis pihak berkepentingan adalah langkah yang paling kerap dilangkau oleh pengurus projek apabila masa terhad. Ia juga langkah yang menjelaskan mengapa projek yang kukuh secara teknikal masih boleh dibatalkan, ditangguhkan, atau diam-diam ditarik dana. Sebelum anda membina pelan, anda perlu tahu siapa yang mempunyai kuasa untuk menghentikannya dan sama ada mereka mahukan itu.

Apakah analisis pihak berkepentingan?

Analisis pihak berkepentingan ialah proses berstruktur untuk mengenal pasti orang dan kumpulan yang mempengaruhi atau dipengaruhi oleh projek anda, kemudian menilai tahap kuasa dan kepentingan mereka supaya anda boleh melibatkan setiap satu dengan cara yang sesuai. Ia bukan latihan sekali sahaja. Ia adalah peta berterusan yang anda kemas kini semasa projek bergerak melalui kitar hayatnya.

Tujuannya bukan untuk menyenangkan semua orang. Ia adalah untuk menggunakan usaha komunikasi dan pembinaan hubungan yang terhad anda di tempat yang benar-benar penting: kepada pihak berkepentingan yang mempunyai kuasa untuk mempercepatkan atau menggagalkan apa yang anda bina.

Fakta Utama

• Projek dengan penglibatan pihak berkepentingan yang berkesan adalah 2.5x lebih berkemungkinan memenuhi matlamat asal dan niat perniagaan mereka (PMI Pulse of the Profession, 2023).
• Penglibatan pihak berkepentingan yang lemah disebut sebagai faktor utama kegagalan projek oleh 37% organisasi yang dikaji dalam laporan global PMI 2024.
• Organisasi yang melabur dalam amalan pengurusan pihak berkepentingan melengkapkan 77% projek mereka tepat pada masa, berbanding 56% bagi mereka yang tidak berbuat demikian (PMI, 2023).

Grid kuasa-kepentingan (matriks Mendelow)

Grid kuasa-kepentingan (juga dipanggil matriks Mendelow, sempena nama Aubrey Mendelow yang memperkenalkannya pada tahun 1991) memetakan pihak berkepentingan pada dua paksi: berapa banyak kuasa yang mereka pegang ke atas hasil projek, dan berapa banyak kepentingan yang mereka miliki terhadap hasil tersebut. Hasilnya adalah grid 2x2 dengan empat kuadran, setiap satu memerlukan strategi penglibatan yang berbeza.

Fikirkan paksi ini dengan cara berikut: kuasa ialah keupayaan untuk mempengaruhi keputusan, mengeluarkan sumber, atau menghalang kemajuan. Kepentingan ialah sejauh mana pihak berkepentingan benar-benar peduli tentang apa yang projek anda lakukan atau hasilkan.

Grid ini berguna kerana ia memaksa penilaian yang konkrit. Anda tidak boleh meletakkan semua orang dalam "Urus dengan Rapi." Apabila anda meletakkan pihak berkepentingan dalam satu kuadran, anda berkomited kepada irama komunikasi dan tahap penglibatan yang khusus. Kejelasan itu menghalang komunikasi berlebihan (membebankan CFO dengan panggilan status mingguan) dan komunikasi yang kurang (mengejutkan VP yang memerluakan kelulusan mereka semasa pelancaran).

Kuadran paling berbahaya

"Pastikan Berpuas Hati" adalah tempat projek mati secara senyap. Pihak berkepentingan kanan dengan kuasa tinggi dan kepentingan rendah kelihatan tidak berbahaya, sehingga projek itu mempengaruhi sesuatu yang mereka peduli. Pengarah keselamatan IT yang tidak dilibatkan lebih awal boleh menghentikan pelancaran perisian seminggu sebelum tarikh pelancaran kerana proses penggunaan tidak disemak bersama mereka. Kepentingan mereka adalah rendah pada mulanya. Ia meningkat pada saat yang paling buruk. Memantau perubahan kepentingan ini adalah sebahagian daripada tujuan semakan analisis pihak berkepentingan yang berkala.

Grid kuasa-kepentingan berbanding model pihak berkepentingan lain

Grid kuasa-kepentingan bukan satu-satunya kerangka pihak berkepentingan. Dua model lain kerap muncul: model kecemerlangan dan matriks RACI.

Matriks RACI menjawab soalan "siapa yang melakukan apa dalam projek ini?" Grid kuasa-kepentingan menjawab "siapa yang perlu saya uruskan dan bagaimana?" Kedua-dua alat ini berguna dan saling melengkapi. Penaja projek mungkin berada dalam kuadran "Urus dengan Rapi" grid pihak berkepentingan anda DAN memegang peranan "Akauntabel" dalam RACI anda. Itu adalah dua perkara yang berbeza. Grid membentuk strategi komunikasi anda. RACI membentuk pemilikan tugas.

Model kecemerlangan menambah dimensi ketiga (kesahihan) yang bernilai apabila berbilang pihak berkepentingan berkuasa tinggi mempunyai kepentingan yang bersaing dan sama-sama sah. Untuk kebanyakan projek di bawah skala perusahaan, grid kuasa-kepentingan adalah mencukupi.

Mengapa analisis pihak berkepentingan penting

Projek tidak gagal semata-mata kerana kod yang buruk atau tarikh akhir yang terlepas. Mereka gagal kerana seseorang yang mempunyai pengaruh sebenar menjadi penghalang, dan tiada siapa yang menjangkakannya. Analisis pihak berkepentingan adalah pengurusan risiko yang diterapkan kepada orang, bukan jadual.

Ia mendedahkan penghalang tersembunyi lebih awal. Sesi pemetaan pihak berkepentingan selama 15 minit semasa permulaan projek sering mendedahkan ketua jabatan, pasukan pematuhan, atau jawatankuasa lembaga yang semua orang tahu wujud tetapi tiada siapa yang terfikir untuk dimasukkan secara formal. Menemui mereka lebih awal jauh lebih murah daripada menangani bantahan dua minggu sebelum pelancaran.

Ia membentuk pelan komunikasi anda. Sebaik sahaja anda tahu di mana setiap pihak berkepentingan berada pada grid, anda boleh membina pelan komunikasi yang mempunyai tujuan sebenar: laporan jawatankuasa pemandu bulanan untuk eksekutif "Pastikan Berpuas Hati," demo mingguan untuk pengguna akhir "Pastikan Dimaklumkan," dan sinkronisasi harian dengan penaja "Urus dengan Rapi" semasa pencapaian penting yang kritikal. Tanpa grid, komunikasi lalai kepada "hantar e-mel kemas kini yang sama kepada semua orang," yang tidak memuaskan sesiapa pun.

Ia melindungi skop projek anda. Perluasan skop sering bermula dengan pihak berkepentingan berkuasa tinggi yang tidak dilibatkan cukup awal dan mengimbangi dengan memasukkan keperluan lewat. Apabila anda telah mengenal pasti pihak berkepentingan itu lebih awal dan membangunkan mereka ke dalam proses anda, anda menangkap keperluan mereka sebelum pelan dikunci, bukan selepasnya.

Ia membina kepercayaan dengan orang yang penting. Penglibatan yang berkala dan disasarkan mewujudkan pihak berkepentingan yang berasa didengar. Mereka lebih berkemungkinan menyokong projek dalam mesyuarat jawatankuasa pemandu, meluluskan permintaan bajet, dan menyerap cabaran yang tidak dapat dielakkan tanpa eskalasi.

Kesilapan biasa

Menganggap analisis sebagai peristiwa sekali sahaja. Pihak berkepentingan berubah. Pengarah yang mempunyai kepentingan rendah pada bulan pertama menjadi sangat terlibat apabila projek mula mempengaruhi aliran kerja pasukan mereka. Jika anda tidak menilai semula grid secara berkala, anda akan terlepas perubahan ini sehingga ia menjadi masalah.

Hanya memberi tumpuan kepada penyokong. Adalah menggoda untuk memfokuskan semua usaha penglibatan kepada orang yang sudah menyukai projek. Tetapi pihak berkepentingan yang boleh merosakkannya adalah mereka yang paling perlu anda fahami. Pihak berkepentingan yang menentang sering mempunyai kebimbangan yang sah. Melibatkan mereka lebih awal mengubah musuh menjadi sekurang-kurangnya pihak yang neutral.

Memetakan pihak berkepentingan berdasarkan jawatan mereka, bukan tingkah laku sebenar mereka. CFO dengan kuasa formal tetapi yang mewakilkan setiap keputusan projek tidak benar-benar berkuasa tinggi dalam praktik. Kuasa sebenar datang dari apa yang orang lakukan, bukan apa yang carta organisasi mereka katakan mereka boleh lakukan.

Mengabaikan pengaruh tidak formal. Grid memetakan kuasa formal, tetapi pengaruh tidak formal adalah nyata. Ketua pasukan lama yang tidak mempunyai jawatan pengurusan boleh membentuk pendapat merentasi seluruh jabatan. Orang-orang ini tidak selalu muncul dalam analisis carta organisasi. Tanya "siapa yang sebenarnya didengar oleh pasukan?" apabila membina senarai anda.

Menyenaraikan pihak berkepentingan tetapi tidak pernah menentukan tindakan penglibatan. Grid yang lengkap dengan 20 nama yang diisih ke dalam empat kuadran hanya separuh daripada kerja. Setiap kuadran memerlukan pelan penglibatan yang konkrit: apa yang anda hantar, seberapa kerap, siapa yang menghantarnya, dan gelung maklum balas apa yang wujud untuk setiap kumpulan.

Menganggap grid itu rahsia. Sesetengah pengurus projek menganggap peta pihak berkepentingan sebagai dokumen politik dalaman. Berkongsi grid (pada tahap tinggi) dengan penaja dan pasukan teras anda menambah baiknya. Orang lain dalam bilik akan mengesan nama yang hilang dan menangkap tahap kuasa yang salah diklasifikasikan.

Cara melakukan analisis pihak berkepentingan

Langkah 1: Kenal pasti pihak berkepentingan anda

Mulakan dengan sesiapa yang mempengaruhi atau dipengaruhi oleh projek. Luaskan jaring pada peringkat ini. Masukkan pasukan dalaman, rakan kongsi luar, pelanggan, pengawal selia, penaja, dan pengguna akhir. Sumber yang baik untuk senarai ini termasuk piagam projek, struktur pecahan kerja, carta organisasi, dan soalan terus kepada penaja anda: "Siapa lagi yang perlu tahu tentang ini? Siapa yang boleh menghalangnya?"

Sasarkan senarai 15 hingga 40 nama untuk projek bersaiz sederhana. Terlalu sedikit dan anda mungkin terlepas seseorang. Terlalu banyak dan senarai itu menjadi bunyi bising bukan isyarat.

Langkah 2: Nilai kuasa dan kepentingan

Untuk setiap pihak berkepentingan, buat dua penilaian: Berapa banyak kuasa yang mereka pegang ke atas projek ini? Dan berapa banyak mereka peduli tentang hasilnya?

Pastikan mudah. Skala tiga mata (Rendah, Sederhana, Tinggi) berfungsi dengan baik. Matlamatnya bukan ketepatan. Ia adalah kedudukan relatif. Adakah orang ini lebih berkuasa daripada orang itu? Adakah pasukan ini lebih peduli tentang hasil berbanding jabatan itu? Anda akan meletakkan mereka pada grid mengikut skor relatif ini.

Berbincang dengan penaja dan pasukan teras anda sebelum memuktamadkan penilaian. Pandangan satu orang tentang tahap kepentingan VP tidak selalunya tepat. Dapatkan pandangan berbilang pihak.

Langkah 3: Petakan pihak berkepentingan pada grid

Letakkan setiap pihak berkepentingan dalam satu daripada empat kuadran berdasarkan skor kuasa dan kepentingan mereka. Jika pihak berkepentingan jatuh di sempadan, pilih kuadran yang mencerminkan risiko yang lebih akibatkan: biasanya lebih baik untuk melibatkan terlalu banyak daripada terlalu sedikit seseorang yang mempunyai pengaruh sebenar.

Dokumentasikan mengapa setiap penempatan dibuat. Apabila grid disemak atau dicabar, anda memerlukan rasional, bukan sekadar titik pada carta.

Langkah 4: Tentukan strategi penglibatan untuk setiap kuadran

Tetapkan pendekatan komunikasi kepada setiap kuadran dan kemudian sesuaikannya untuk pihak berkepentingan berprioriti tinggi secara individu.

Untuk pihak berkepentingan "Urus dengan Rapi": jadualkan sesi satu-satu yang berkala, libatkan mereka dalam keputusan utama, kongsi draf dokumen sebelum ia muktamad, dan cipta laluan yang jelas untuk mereka membangkitkan kebimbangan secara langsung. Untuk pihak berkepentingan "Pastikan Berpuas Hati": hantar ringkasan eksekutif pada pencapaian penting utama, tandakan keputusan yang memerlukan input mereka, dan elakkan membebankan mereka dengan butiran yang tidak mereka minta.

Untuk pihak berkepentingan "Pastikan Dimaklumkan": bina irama kemas kini yang konsisten (surat berita, sesi demo, majlis bergantung pada skala mereka) dan cipta saluran maklum balas supaya mereka boleh mendedahkan isu. Untuk pihak berkepentingan "Pantau": tetapkan pencetus semakan berkala (bulanan atau suku tahunan) untuk menyemak sama ada kepentingan mereka telah berubah.

Hubungkan pelan penglibatan pihak berkepentingan anda dengan piagam projek anda supaya komitmen komunikasi kelihatan dari awal, bukan selepas seseorang mengadu tidak dimaklumkan.

Langkah 5: Pantau dan nilai semula

Peta pihak berkepentingan menjadi lapuk. Bina titik semak ulasan ke dalam setiap fasa projek yang utama: pada penghujung inisiasi, selepas setiap pencapaian penting yang signifikan, dan sebelum sebarang pengumuman atau penggunaan besar. Semasa ulasan, tanya tiga soalan: Adakah kuasa sesiapa berubah? Adakah kepentingan sesiapa beralih? Adakah pihak berkepentingan baharu yang tidak ada dalam senarai semasa permulaan?

Jejaki sebarang perubahan yang signifikan. Pihak berkepentingan yang berpindah dari "Pantau" ke "Urus dengan Rapi" di tengah projek adalah tanda amaran yang perlu didokumenkan. Log mereka dalam log RAID anda sebagai kemas kini risiko atau andaian jika peralihan mereka boleh mempengaruhi jadual atau skop projek.

Contoh analisis pihak berkepentingan

Berikut adalah cara analisis pihak berkepentingan berfungsi untuk pelancaran perisian CRM di seluruh syarikat merentas organisasi jualan dan pemasaran 400 orang.

Konteks projek: Menggantikan CRM lama dengan platform moden. Projek ini menyentuh aliran kerja harian setiap jurujual, memerlukan perubahan infrastruktur IT, melibatkan pembekal pihak ketiga, dan memerlukan kelulusan daripada pasukan eksekutif dan bahagian undang-undang.

Perhatikan baris Pasukan Keselamatan IT. Mereka bermula dengan kepentingan rendah tetapi kuasa tinggi. Itu adalah penempatan "Pastikan Berpuas Hati," tetapi dengan risiko yang ditandai: kepentingan mereka akan meningkat apabila keperluan keselamatan penggunaan disemak. Mengenal pasti itu lebih awal bermakna Pengurus Projek menjadualkan semakan keselamatan pada bulan dua, bukan menemui penghalang semasa pelancaran.

Amalan terbaik

• Namakan setiap pihak berkepentingan sebagai individu, bukan jabatan. "Pemasaran" tidak mempunyai pendapat. Pengarah Pemasaran ada. Nama individu mewujudkan akauntabiliti.
• Semak semula grid pada setiap pintu gerbang fasa. Peta pihak berkepentingan yang dibina pada permulaan dan tidak pernah disentuh lagi adalah keselesaan palsu.
• Dokumentasikan alasan di sebalik setiap penempatan. Apabila pihak berkepentingan mencabar klasifikasi kuadran mereka, anda memerlukan rasional yang jelas, bukan penjelasan defensif.
• Hubungkan peta pihak berkepentingan anda dengan log RAID anda. Pihak berkepentingan yang mungkin beralih dari kepentingan rendah ke tinggi adalah risiko yang patut dilog. Pihak berkepentingan yang sokongannya anda harapkan adalah andaian yang patut disahkan.
• Gunakan grid untuk memprioritaskan, bukan untuk mengecualikan. Pihak berkepentingan "Pantau" masih layak mendapat perhatian berkala. Grid memberitahu anda di mana untuk menghabiskan lebih banyak tenaga, bukan siapa yang perlu diabaikan.
• Kongsi grid dengan penaja projek anda. Mereka mengetahui politik organisasi lebih baik daripada sesiapa pun. Ulasan 20 minit grid bersama penaja anda akan menambah baiknya dengan ketara.
• Selaraskan pernyataan skop projek anda dengan input pihak berkepentingan yang ditangkap semasa analisis. Keperluan yang mengalir daripada pihak berkepentingan "Urus dengan Rapi" harus dibina ke dalam skop sebelum pelan dikunci. Kejutan daripada kuadran ini adalah mahal.
• Perhatikan kuadran "Pastikan Berpuas Hati" dengan paling teliti. Pihak berkepentingan berkuasa tinggi dan berkepentingan rendah adalah jenis kejutan yang paling berbahaya. Ketidakterlibatan mereka adalah normal sehingga tiba-tiba ia bukan lagi normal.

Soalan lazim

Apakah perbezaan antara peta pihak berkepentingan dan analisis pihak berkepentingan?

Peta pihak berkepentingan adalah output visual (grid 2x2 dengan nama yang dipetakan dalam kuadran). Analisis pihak berkepentingan adalah proses penuh: mengenal pasti pihak berkepentingan, menilai kuasa dan kepentingan, memetakan mereka, menentukan strategi penglibatan, dan memantau perubahan. Peta adalah satu artifak yang dihasilkan oleh analisis. Menggunakan kedua-dua istilah secara bergantian adalah perkara biasa, tetapi secara teknikal analisis adalah latihan yang lebih luas.

Berapa banyak pihak berkepentingan yang perlu ada pada grid?

Untuk kebanyakan projek bersaiz sederhana, 15 hingga 40 pihak berkepentingan adalah julat yang munasabah. Kurang daripada 10 dan anda mungkin telah terlepas seseorang. Lebih daripada 60 dan grid menjadi tidak terurus. Program besar mungkin mempunyai berbilang grid: satu untuk program keseluruhan dan satu setiap aliran kerja atau fasa projek.

Bolehkah pihak berkepentingan berada dalam lebih daripada satu kuadran?

Tidak. Setiap pihak berkepentingan mendapat satu penempatan pada sebarang masa. Jika kuasa atau kepentingan mereka berubah, anda mengemas kini kedudukan mereka. Grid adalah gambaran semasa. Mengekalkan satu pihak berkepentingan dalam satu kuadran pada satu masa mencegah kekaburan "baik, mereka agak berada di dua tempat."

Apakah perbezaan antara analisis pihak berkepentingan dan matriks RACI?

Mereka menjawab soalan yang berbeza. Analisis pihak berkepentingan bertanya: siapa semua orang yang terjejas oleh atau mempengaruhi projek ini, dan bagaimana kita harus melibatkan mereka? Matriks RACI bertanya: untuk setiap tugas atau penghantaran khusus, siapa yang bertanggungjawab, akauntabel, dirujuk, dan dimaklumkan? Analisis pihak berkepentingan adalah lebih luas dan lebih strategik. RACI adalah pada peringkat tugas dan operasi. Anda biasanya membina analisis pihak berkepentingan sebelum RACI, kerana mengetahui siapa yang penting membantu anda memutuskan siapa yang termasuk dalam peranan RACI.

Bilakah analisis pihak berkepentingan perlu dimulakan?

Sebelum piagam projek dimuktamadkan, sebaik-baiknya. Peta pihak berkepentingan secara langsung memaklumkan apa yang dimasukkan dalam pelan komunikasi dan struktur tadbir urus piagam. Paling lewat, lengkapkan analisis awal semasa fasa inisiasi projek. Cuba melakukannya selepas perancangan dikunci bermakna anda sudah ketinggalan.

---

Grid kuasa-kepentingan tidak akan memberitahu anda apa yang perlu dibina. Tetapi ia akan memberitahu anda siapa yang akan memutuskan sama ada apa yang anda bina berjaya. Itulah peta yang perlu dibuat sebelum yang lain.

Bacaan berkaitan

• Matriks RACI: Apakah ia dan contoh dalam penggunaan harian
• Piagam Projek: Dokumen yang memulakan setiap projek dengan betul
• Pernyataan Skop Projek
• Log RAID: Jejaki Risiko, Andaian, Isu, dan Kebergantungan
• Kitar Hayat Projek: Fasa, Model, dan Cara Memilih
• Struktur Pecahan Kerja
• Daftar Risiko
• Keutamaan MoSCoW