Arbeitspaket: Definition und Rolle im Projektstrukturplan

Jeder Projektstrukturplan hört irgendwann auf, sich zu verzweigen. Der Punkt, an dem er aufhört, ist das Arbeitspaket, und was dort geschieht, entscheidet darüber, ob der Projektstrukturplan ein echtes Steuerungsinstrument ist oder nur ein hübsches Diagramm, an dem niemand etwas misst.

Ein Arbeitspaket ist keine Aufgabe auf einer To-do-Liste. Es ist ein Steuerungskonzept: die unterste Ebene, auf der ein Projekt Kosten schätzt, einen einzelnen Verantwortlichen zuweist und den Fortschritt am Plan misst. Wird diese Ebene falsch angesetzt, also zu groß, zu klein oder ohne Verantwortlichen, erbt jeder darauf aufbauende Plan den Fehler (der Terminplan, das Budget, der Earned-Value-Bericht).

Key Facts

• Nach dem Earned-Value-Glossar des U.S. Department of Defense ist ein Arbeitspaket „der Punkt, an dem Arbeit geplant, Fortschritt gemessen und Earned Value berechnet wird“, während das übergeordnete Control Account der eigentliche Steuerungspunkt ist, definiert als Ort, an dem Budgets und Istkosten für Managementzwecke mit dem Earned Value verglichen werden.
• Level-of-Effort-Arbeitspakete, also solche ohne eindeutiges, messbares Ergebnis, sollten laut der veröffentlichten PMI-Hinweise zu Planning Packages in der Regel nicht länger als 12 Monate laufen.
• Ein Planning Package „muss in Arbeitspakete umgewandelt werden, bevor für die Arbeit Kosten anfallen“, so dieselben PMI-Hinweise, eine Regel, die verhindert, dass weit in der Zukunft liegende Budgetposten unbemerkt reale Ausgaben aufsaugen, bevor jemand die Arbeit geplant hat.
• Prozent fertig ist eine der am häufigsten genutzten Methoden zur Fortschrittsmessung eines Arbeitspakets, doch der EVM-Referenzleitfaden der NASA verlangt, dass sie durch Quantifiable Backup Data gestützt wird, damit sie eine objektive Messung bleibt und keine Schätzung.
• Unser eigener Leitfaden zum Projektstrukturplan legt bereits die Dimensionierungsheuristik fest, auf der diese Seite aufbaut: kein Arbeitspaket unter 8 Stunden oder über 80 Stunden Aufwand, eine Faustregel und kein Standard.

Was ist ein Arbeitspaket?

Ein Arbeitspaket ist die unterste Ebene eines Projektstrukturplans, auf der Arbeit geplant, geschätzt, einem einzelnen Verantwortlichen zugewiesen und bis zum Abschluss verfolgt wird. Es liegt unter einem Liefergegenstand oder Teil-Liefergegenstand und stellt einen Umfang dar, der klein genug ist, dass eine Person oder ein Team ihn mit bekanntem Aufwand, Ergebnis und Abnahmetest abschließen kann.

Diese Definition ist wichtig, weil die meisten Missverständnisse rund um Arbeitspakete daher kommen, dass man den Begriff als Synonym für „ein Stück Arbeit“ behandelt statt als spezifisches Steuerungskonzept. Ein Arbeitspaket ist nicht allein durch seine Größe definiert. Es ist durch das definiert, was auf dieser Ebene geschieht: Dort werden Kosten geschätzt, dort wird Fortschritt gemessen, und daraus wird eine Liste von Terminplan-Aktivitäten aufgebaut. Das Earned-Value-Glossar des Department of Defense ist hier präzise und beschreibt ein Arbeitspaket als „natürliche Unterteilung von Control Accounts“, genau den Punkt, an dem Arbeit geplant, Fortschritt gemessen und Earned Value berechnet wird.

Deshalb ist ein Arbeitspaket ein Steuerungskonzept und kein To-do-Eintrag. Ein To-do-Eintrag existiert, damit sich jemand erinnert, etwas zu tun. Ein Arbeitspaket existiert, damit ein Projekt jederzeit drei Fragen beantworten kann: Wie viel dieses Umfangs ist erledigt, wer ist dafür verantwortlich, und wie viel hat es im Vergleich zu den geplanten Kosten gekostet? Nichts oberhalb des Arbeitspakets (ein Liefergegenstand, eine Phase, das Projekt selbst) beantwortet diese Fragen direkt. Alles darüber beantwortet sie, indem es Arbeitspakete aufsummiert.

Arbeitspaket vs. Liefergegenstand vs. Aktivität vs. Aufgabe vs. Meilenstein

Diese Verwechslung führt die meisten Menschen überhaupt erst auf diese Seite, und es lohnt sich, hier genau zu sein, weil die fünf Begriffe wirklich unterschiedliche Fragen beantworten.

Die Linie, an der fast jeder stolpert: Ein Arbeitspaket ist selbst keine Terminplan-Aktivität. Ein Arbeitspaket wird in der Planung in eine oder mehrere Terminplan-Aktivitäten zerlegt, genauso wie ein Liefergegenstand beim Aufbau des Projektstrukturplans in Arbeitspakete zerlegt wird. „Möbelbeschaffung und -lieferung“ ist ein Arbeitspaket. „Anfrage an drei Lieferanten senden“ und „Lieferfenster bestätigen“ sind die Terminplan-Aktivitäten, aus denen es besteht. Wer die beiden Ebenen vermischt, bekommt ein Gantt-Diagramm mit Hunderten Zeilen und ohne klares Gefühl dafür, wer auf der Ebene, die für Kosten und Verantwortung wirklich zählt, was besitzt.

Control Account, Planning Package und Arbeitspaket: die Hierarchie

Ein Arbeitspaket steht nicht isoliert. Es ist eines von zwei möglichen Kindern eines Control Accounts, und genau diese Hierarchie macht die Planung für die ferne Zukunft ehrlich, statt sie zu einem als Detail verkleideten Rätselraten zu machen.

Das EVM-Glossar des Department of Defense definiert ein Control Account als den Punkt, an dem „Budgets (Ressourcenpläne) und Istkosten erfasst und für Steuerungszwecke mit dem Earned Value verglichen werden“, und ein Planning Package als künftige Arbeit, die „noch nicht auf Ebene des Arbeitspakets oder der Aufgabe detailliert geplant werden kann“. Ein PMI-Beitrag zur Nutzung von Planning Packages fasst die Regel für diese Lücke schlicht zusammen: Ein Planning Package „muss in Arbeitspakete umgewandelt werden, bevor für die Arbeit Kosten anfallen“. Sie können gegen einen Platzhalter budgetieren. Sie können dagegen nichts ausgeben.

Genau auf diesem Mechanismus beruht die Rolling-Wave-Planung. Arbeit in naher Zukunft wird in echte Arbeitspakete zerlegt, weil sie gut genug verstanden ist, um im Detail geplant zu werden. Arbeit in ferner Zukunft bleibt ein Planning Package, ein Budget und ein Meilenstein, bis ihre Welle kommt und sich eine vollständige Zerlegung verdient. Das Control Account hält beide Teile zusammen und gibt einem Auftraggeber eine ehrliche Zahl für das gesamte Konto, selbst wenn eine Hälfte absichtlich grob bleibt.

Der Lexikoneintrag im WBS, Feld für Feld

Ein Arbeitspaket ohne Lexikoneintrag ist ein Etikett ohne Substanz dahinter. Unser Leitfaden zum Projektstrukturplan legt bereits die Basisfelder fest: Beschreibung, Verantwortlicher, geschätzter Aufwand, erforderliche Eingaben, Liefergegenstandskriterien und Abhängigkeiten. Ein Arbeitspaket-Eintrag geht einen Schritt weiter, denn auf dieser Ebene muss jemand tatsächlich nach dem Eintrag arbeiten, nicht nur ihn lesen.

So sieht ein ausgefüllter Eintrag für das Beispiel Büroumzug aus, das weiter unten in diesem Leitfaden verwendet wird:

Beachten Sie, wie viel des Eintrags dazu dient, einen konkreten, vorhersehbaren Streit später zu verhindern. Die Annahmenzeile verhindert einen Streit über Zubehör. Die Akzeptanzkriterien verhindern einen Streit darüber, was „geliefert“ bedeutet. Der Kostenstellencode verhindert einen Streit darüber, ob die Istkosten dieses Pakets hierher oder anderswohin gehören.

Ein Arbeitspaket dimensionieren: die 8/80-Regel und mehr

Die 8/80-Regel, wie sie unser Leitfaden zum Projektstrukturplan formuliert, ist eine Dimensionierungsheuristik: Kein Arbeitspaket sollte unter 8 Stunden oder über 80 Stunden Aufwand liegen. Ich wiederhole den Vorbehalt, den dieser Leitfaden bereits macht, weil er ständig verloren geht: 8/80 ist eine Faustregel, kein Standard des PMI oder einer anderen Normungsstelle. Manche Organisationen arbeiten bei kurzen, schnellen Vorhaben mit 4/40 oder dehnen bei mehrjährigen Programmen auf 160 Stunden. Die Zahl ändert sich. Die Begründung dahinter nicht, und sie gilt unabhängig davon, welchen Stundenbereich eine Organisation wählt.

Ein Paket, das einen dieser vier Tests nicht besteht, ist falsch dimensioniert, unabhängig von seiner Stundenzahl. Ein 40-Stunden-Paket, das sich drei Personen stillschweigend teilen, besteht den Verantwortungstest nicht, obwohl es innerhalb von 8/80 liegt. Ein 6-Stunden-Paket, das sich nicht mit Zuversicht schätzen lässt, weil noch niemand weiß, was es beinhaltet, besteht den Schätzbarkeitstest nicht, egal wie klein es aussieht. Nutzen Sie den Stundenbereich als ersten Filter und diese vier Fragen als eigentlichen Test.

Ein durchgerechnetes Beispiel: Büroumzug

Abstrakte Dimensionierungsregeln werden an einer echten Zerlegung verständlicher. Hier ein Büroumzug, bis auf die Arbeitspaket-Ebene heruntergebrochen, dasselbe Projekt wie im obigen Beispiel zum WBS-Lexikon.

Zwei Dinge sind bemerkenswert. Erstens liegt jede Aufwandszahl in einem vertretbaren Bereich: keine ist die Aufgabe eines einzelnen Nachmittags, keine läuft über zwei Arbeitswochen hinaus. Zweitens ist jedes Akzeptanzkriterium etwas, das ein Dritter prüfen könnte, ohne den Verantwortlichen zu fragen: „Und, ist es fertig?“ Das ist der Unterschied zwischen einem Arbeitspaket und einer Zeile, die jemand eingetippt hat, weil der Projektstrukturplan noch eine Zeile brauchte.

Was ein Arbeitspaket weiter speist

Ein Arbeitspaket ist nicht das Ende der Planungskette. Es ist die Eingabe für fast alles, was nach der Umfangsdefinition kommt.

Diese letzte Zeile verdient Präzision, weil sie eine häufige Fehlerquelle ist. Earned Value wird am Arbeitspaket berechnet, mit der Technik, die diesem Paket zugewiesen wurde. Aber nach der Definition des DoD selbst ist das Control Account, nicht das einzelne Arbeitspaket, der eigentliche Steuerungspunkt, an dem Budgets, Istkosten und Earned Value für Berichte und Entscheidungen verglichen werden. Ein einzelnes schwächelndes Arbeitspaket löst für sich selten eine Maßnahme aus. Ein Control Account, dessen aggregierter CPI oder SPI abgerutscht ist, bekommt eine Abweichungsanalyse und einen Korrekturmaßnahmenplan. Die Mechanik dieses Vergleichs und die Formeln erklärt Earned Value Management.

Methoden zur Fortschrittsmessung bei einem Arbeitspaket

Wie der Fertigstellungsgrad eines Arbeitspakets berechnet wird, wird vor Arbeitsbeginn entschieden, im Lexikoneintrag dokumentiert und mitten im Paket nie geändert. Der EVM-Referenzleitfaden der NASA und das EVM-Glossar des Department of Defense nennen beide denselben Kern an Techniken.

Prozent fertig ohne Belegdaten ist die Stelle, an der sich die meisten Berichtsfiktionen einschleichen, denn es ist die Methode, die sich am leichtesten optimistisch melden lässt, ohne dass es jemand bemerkt. 0/100, fertige Einheiten und klar definierte gewichtete Meilensteine lassen sich schwerer beschönigen, weil sie an einem Ereignis hängen, das entweder eingetreten ist oder nicht. Level of Effort ist die ehrliche Ausnahme: Es misst keinen echten Fortschritt, sondern ist eine buchhalterische Bequemlichkeit für Arbeit, die nie ein eindeutiges Ergebnis liefern sollte, und laut PMI-Hinweisen wird es am besten auf Zeiträume von etwa einem Jahr oder weniger begrenzt.

Das agile Gegenstück: Epics, Stories und der Dimensionierungsinstinkt

Ein agiles Epic oder eine User Story ist kein Arbeitspaket. Sie stammen aus unterschiedlichen Planungstraditionen, werden unterschiedlich geschätzt und haben unterschiedliche Verantwortliche. Doch der Dimensionierungsinstinkt dahinter ist derselbe: Arbeit so weit herunterbrechen, bis sie klein genug ist, um sie ehrlich zu schätzen, klar zu verantworten und innerhalb eines vorhersehbaren Zeitfensters abzuschließen.

Hybride Organisationen bilden das eine ständig auf das andere ab, und es funktioniert meist, solange sich alle einig sind, welche Seite die Entscheidung trifft. Ein Control Account kann über den Epics eines Releases liegen, genauso wie über einer Reihe von Arbeitspaketen, und die Akzeptanzkriterien einer Story erfüllen dieselbe Aufgabe wie die eines Arbeitspakets. Was die Abbildung zerbricht, ist der Versuch, Story Points in eine stundenbasierte Earned-Value-Formel zu pressen. Wie sich die Begriffe tatsächlich unterscheiden, zeigt Epics vs. Features vs. Stories, wenn Sie regelmäßig zwischen beiden Welten übersetzen.

Häufige Fehler bei der Definition von Arbeitspaketen

Die meisten Probleme mit Arbeitspaketen gehen auf eine kleine, wiederkehrende Menge von Fehlern zurück, die sich leicht erkennen lassen, wenn man weiß, wonach man suchen muss.

Der Überschneidungsfehler verdient einen zweiten Blick, weil er sich durch bloße Sichtprüfung am schwersten finden lässt. Zwei Pakete können für sich genommen jeweils vernünftig aussehen und trotzdem dieselben Stunden doppelt zählen, wenn niemand sie gegeneinander prüft. Genau das soll die 100-Prozent-Regel abfangen: jeden Zweig durchgehen und bestätigen, dass die Summe der Kinder dem Elternelement entspricht, ohne dass etwas fehlt und ohne dass etwas doppelt gezählt wird.

Weiterführende Lektüre

• Projektstrukturplan (WBS)
• Projektergebnisse
• Rolling-Wave-Planung
• Earned Value Management (EVM)
• Projektkostenschätzung
• Statement of Work (SOW)
• Netzplan
• Was ist eine RACI-Matrix?

Ein Arbeitspaket verdient seinen Platz im Projektstrukturplan dadurch, dass es eine Aufgabe erfüllt, die nichts anderes im Plan leisten kann: einer Person ein Stück Umfang zu geben, das klein genug ist, um es zu verantworten, ehrlich zu schätzen und innerhalb eines Zeitfensters abzuschließen, das jemand prüfen kann. Wenn Sie den Dimensionierungstest richtig anwenden, den Lexikoneintrag mit echten Akzeptanzkriterien schreiben und bei Planning Packages ehrlich bleiben, was noch nicht detailliert ist, erbt der Rest des Plans etwas, auf dem sich bauen lässt, statt eine Vermutung im Gewand eines Projektplans.