Membina Peranan Sales Ops di Agensi Pelancongan Bersaiz Sederhana

Enam bulan sebelum Maya mengambil Sales Ops, dia akan memberitahu anda bahawa dia tidak memerlukan Sales Ops. Dia pengasas, dia membina pipeline sendiri, dan dia boleh menarik sebarang angka daripada CRM dalam sepuluh minit. Menjelang agensinya mencapai dua puluh lima ejen, sepuluh minit itu bertukar menjadi separuh hari Jumaat, dan angka-angka itu berhenti bersetuju dengan diri sendiri.

Ini kisah tentang peranan yang akhirnya dilukisnya pada carta organisasi, siapa yang diambilnya untuk mengisinya, dan apa yang berubah dalam sembilan puluh hari selepas itu.

---

Hari Jumaat Matematik Bercanggah

Dia sedang menyesuaikan komisen bagi bulan itu. Dua CRM (yang lama yang belum sepenuhnya dihijrahkan, dan yang baharu), satu hamparan pemenuhan, dan satu lajur dalam sistem kewangan yang diberitahu kepadanya sebagai sumber kebenaran. Ketiga-tiga angka itu keluar dalam beberapa ratus dolar antara satu sama lain, yang kedengaran hampir sehingga tiga ejen sedang menunggu pembayaran dan percanggahan terkecil terbaca seperti tuduhan.

Dia mengekalkan kejujuran buku agensi dengan bekerja sehingga jam 9 malam dan membundarkan ke atas apabila matematik tidak jelas. Hujung minggu itu dia berhenti membuka Excel dan sebaliknya membuka carta organisasinya.

---

Apa Sebenarnya Maksud Sales Ops pada Dua Puluh Lima Ejen

Sales Ops pada skala ini bukan pekerjaan admin Salesforce dan bukan pekerjaan penganalisis data junior. Ia adalah lima perkara yang, sehingga kini, senyap-senyap jatuh kepada Maya dalam serpihan sepanjang setiap minggu:

1. Kebersihan pipeline, memastikan peringkat, pemilik, dan jumlah dalam CRM benar-benar sepadan dengan realiti.
2. Pengiraan komisen, setiap kitaran, tepat pada masanya, dengan matematik yang dipercayai ejen tanpa perlu bertanya dua kali.
3. Ramalan mingguan, satu angka yang boleh dirancang oleh kepimpinan, bukan gerak hati.
4. Dashboard, tiga atau empat metrik yang sebenarnya mengemudi agensi, disegarkan tanpa sesiapa perlu memohon.
5. Geseran jualan-ke-pemenuhan, orang yang perasan apabila urus niaga yang ditutup terperangkap dalam baris gilir dan mencuit bahu yang tepat.

Lima pekerjaan dalam satu kepala. Maya telah melakukan empat daripadanya dengan tidak baik dan yang kelima (nombor lima) langsung tidak.

---

Ambil Pekerja atau Sumber Luar

Dia menghubungi rakan sebaya yang menjalankan agensi tiga puluh ejen dua tahun lebih awal daripadanya. Nasihatnya adalah jenis nasihat yang kedengaran lebih murah untuk diikuti berbanding diabaikan. Jangan sumber luarkan Sales Ops sehingga anda mempunyainya secara dalaman selama setahun. Anda tidak boleh menulis taklimat yang baik untuk perunding separuh masa apabila anda belum tahu bahagian mana pekerjaan itu paling menyakitkan. Anda memerlukan pekerja yang boleh duduk di meja anda selama sembilan puluh hari dan memberitahu anda di mana geseran sebenar itu berada.

Dia hampir menandatangani kontrak separuh masa minggu itu. Dia tidak jadi.

---

Deskripsi Kerja Yang Sebenarnya Ditulisnya

Tiga permintaan, tidak lebih.

Dua tahun lebih pengalaman dalam sales ops atau revops di syarikat bersaiz serupa. Selesa dalam admin CRM dan dalam hamparan, kerana pada peringkat agensi ini anda tidak boleh memilih salah satu sahaja. Dan, baris yang menapis separuh daripada pemohonnya, pernah pada satu ketika memiliki pengiraan komisen dari hujung ke hujung. Pekerjaan ini sebahagian besarnya mengenai ejen mempercayai angka. Isyarat paling jelas yang boleh diberikan calon ialah mereka pernah melakukan kerja di mana wang dipertaruhkan dan matematik perlu tepat.

Dia mengetepikan perkara yang dilihatnya dalam siaran lain: kemahiran SQL, sijil Tableau, ijazah empat tahun. Tiada satu pun daripadanya akan menentukan sama ada hari Jumaat seterusnya berjalan lebih baik daripada yang lepas.

---

Tiga Puluh Hari Pertama: Forensik

Tiga puluh hari pertama pekerja baharu itu adalah forensik. Dari mana sebenarnya datangnya angka komisen? Ejen mana yang mempunyai pipeline yang tidak sepadan dengan apa yang mereka katakan dalam standup? Apa yang telah rosak begitu lama sehingga tiada siapa lagi menandakannya?

Naluri Maya ialah membaiki perkara bersama-sama dengannya. Dia menahan diri. Tujuan bulan pertama adalah untuk orang baharu itu menemui apa yang telah berhenti dilihat Maya, perkara yang anda berhenti perasan apabila anda telah mengelilinginya selama dua tahun. Menjelang penghujung minggu keempat, pekerja baharu itu membawa Maya melalui sebelas perkara konkrit yang mereka temui, enam daripadanya tidak diketahui Maya.

---

Hari Tiga Puluh Satu Hingga Enam Puluh: Bina Semula Gelung Komisen

Perkara terbesar yang didedahkan forensik itu ialah proses komisen telah dibina untuk lima ejen dan ditampal empat kali untuk memuatkan dua puluh lima. Pekerja baharu itu menghabiskan bulan kedua membina semula dari data sumber ke atas. Definisi laporan baharu dalam CRM, satu jadual sumber kebenaran tunggal, draf pembayaran yang boleh disemak oleh kewangan tanpa perlu menerbitkan semula apa-apa, dan laluan pertikaian yang tidak berakhir di peti masuk Maya.

Hari Jumaat bulan itu ditutup, komisen berjalan dalam empat puluh minit. Maya berada dalam panggilan jualan.

---

Hari Enam Puluh Satu Hingga Sembilan Puluh: Memberitahu Maya Perkara Yang Tidak Diketahuinya

Menjelang bulan ketiga, fasa forensik telah berbaloi. Pekerja baharu itu masuk ke perbualan empat mata Selasa Maya dengan tiga pemerhatian yang tidak dilihat Maya.

Dua daripada ejen terbaiknya melakukan sandbagging kerana struktur peringkat menghukum bulan yang boleh diramal. Satu lini produk mempunyai kadar penutupan 38% pada peringkat pertanyaan tetapi hanya 12% pada peringkat cadangan, yang bermakna sesuatu sedang rosak dalam harga, bukan dalam kualiti lead. Dan SLA respons purata agensi telah senyap-senyap merosot daripada dua jam kepada empat setengah jam sepanjang suku tahun sebelumnya, tanpa satu saat kegagalan tunggal untuk menerangkannya.

Yang ketiga membawa kepada panduan tentang penyerahan merentas jabatan. Yang pertama membawa kepada pembinaan semula komisen berperingkat.

---

Bagaimana Anda Tahu Ia Berkesan

Isyaratnya bukan dashboard yang bersih. Ia adalah kehilangan perlahan-lahan persoalan tertentu daripada hari Maya. Ejen berhenti bertanya kepadanya tentang waktu komisen. Ramalan Jumaat difailkan tanpa semakannya. Dua jam muncul semula pada hari Selasa yang dahulu dihabiskan dalam hamparan.

Ujian paling jelas, bagaimanapun, ialah apa yang berlaku apabila dia mengambil cuti seminggu. Sebelum pengambilan pekerja itu, dia kembali kepada tunggakan kerja. Selepas itu, dia kembali kepada memo satu halaman tentang apa yang telah bergerak dan apa yang menunggu keputusannya. Agensi telah berjalan.

---

Bila Pengambilan Sales Ops Kedua Tiba

Kira-kira pada lima puluh ejen. Peranan itu terbahagi mengikut sempadan semula jadi: pengambilan pertama menjadi Ketua Sales Ops yang memiliki analitik, dashboard, dan ramalan mingguan. Pengambilan kedua memiliki gelung sebut harga-ke-tunai dari hujung ke hujung, termasuk komisen dan penyerahan kepada pemenuhan. Kesilapan pada peringkat ini ialah meminta satu orang terus melakukan kedua-duanya, iaitulah bagaimana Maya berakhir dalam hamparan pada hari Jumaat itu pada mulanya.

Jika anda sudah melepasi tiga puluh ejen dan masih tiada sesiapa dalam peranan itu, anda bukan awal. Anda lewat. Kosnya tidak kelihatan seperti sasaran jualan yang terlepas, tetapi ia ada di setiap hari Jumaat yang berjalan lebih lama daripada sepatutnya.

---

Bacaan Lanjut

• Penyerahan Merentas Jabatan: Jualan, Pemenuhan, Perkhidmatan. Apa yang didedahkan pekerja Sales Ops baharu itu dahulu.
• Komisen Berperingkat Yang Mengekalkan Penghasil Terbaik Anda. Perkara seterusnya untuk dibina semula selepas gelung pengiraan itu bersih.
• Mengambil Pengurus vs Menaikkan Pangkat Penghasil Terbaik Anda. Keputusan pengambilan pekerja asas yang lain pada peringkat ini.
• Masa respons lead. Mengapa SLA empat jam senyap-senyap lebih mahal berbanding SLA dua jam.