9000人以上の顧客に当社のソフトウェアを展開し、この「成功」フレームワークを考案しました

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CEOとして、ビジネス効率は常にあなたのリストの上位にあります。スムーズな運営は、より良い利益、より幸せな顧客、そしてよりストレスの少ないチームを意味することを知っています。

それを念頭に置いて、運営を合理化し、生産性を高め、成長を推進することを約束するソフトウェアソリューションは魅力的に聞こえるに違いありません。よく整理されたworkflow、日常的なタスクにかける時間の削減、そして本当に重要なことへのより多くの焦点を想像してください。それはあなたが常に夢見ていることではありませんか？

しかし、ソフトウェアへの投資を検討するたびに、悩ましい恐怖があなたを引き留めます。

ソフトウェアが問題を解決できなかったらどうしますか？

チームがそれに苦労し、代わりにすべての人を遅くしたらどうしますか？

隠れた手数料と追加料金でコストが増え続けたらどうしますか？

...

私たちは最近、同様の話に遭遇しました。私たちのセールス担当者の一人が、小規模だが野心的な会社を経営しているCEOとのミーティングを持ちました。彼女は法律会計ソフトウェアに加入し、それが彼らの働き方を変革すると確信していました。

しかし、6か月後、ソフトウェアはほとんど使用されていませんでした。それは非常に複雑で、会社の誰もそれを適切に操作する方法を知りませんでした。

彼女がどれほど frustrated を感じたかを説明する必要はありません。ゲームチェンジャーであるはずだったものが、そのような失望に変わり、彼女はすべてのテクノロジーの決定に疑問を抱くことになりました。今回、彼女は彼女の言葉を引用すると、再び「お金を燃やす」ことを恐れて、慎重に私たちにアプローチしました。

ソフトウェア購入でお金を無駄にするのをやめる：SPETフォーミュラ

このCEO、そしておそらくあなたも、なぜそんなに躊躇するのかは理解できます。新しいソフトウェアへの投資は難しい決定であり、期待に応えられないという恐怖はあまりにも一般的で100％妥当です。

Zyloによって PRNewswireで公開された調査結果によると、企業は2023年に未使用のSaaSライセンスに平均1800万ドルを無駄にし、購入したものの約半分しか使用していませんでした。

「ソフトウェアの無駄」として知られるこの問題は、デジタル意識が低いため、東南アジアではさらに憂慮すべきものです。

このソフトウェア無駄評価チェックリストを実施することで、あなたもソフトウェアの無駄を経験しているかどうかを確認できます。

お金の損失のリスクを感じたら、それを修正するのに遅すぎることはないかもしれません。この記事では、組織でのソフトウェア実装のためのこの成功フレームワークを探りましょう。そして、理論や複雑なモデルの余地はないことを知っています - これは9000人以上のクライアントとの経験から導き出された実戦でテストされたフォーミュラです。

この免責事項を前もって出さなければなりません：このフォーミュラを手にしても、私たちのソフトウェアが無駄にならないことを100％保証することはできません。理由は簡単です：成功は私たちの試みだけから来るものではありません。これは直感に反するかもしれませんが、特にあなたの日常業務に深く統合される種類のソフトウェアの実装は、結局のところ変更管理の問題であり、技術的な専門知識以上のものを確実に必要とします。

私たちがあなたに紹介したいフレームワークは、略して「SPET」フォーミュラと呼ばれ、4つの要因の相互接続を必要とします：

S - "Scope" ビジネスコンテキストに関連してソフトウェアの目標とユースケースを特定することを含みます。

P - "People" ソフトウェアを効果的に実装し使用するために必要な能力と態度を持つことに焦点を当てます。

E- "Execution" 社内チームとソフトウェアプロバイダーの間の調整を含む、スムーズな展開プロセスを確保します。

T - "Technology" ビジネスニーズに最も合ったソフトウェアを選択することを含みます。

これらのSPE要因は不可欠ですが、しばしば見落とされます。収益性の高いソフトウェア投資のためにそれらを改善する方法は次のとおりです。

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エグゼクティブサマリー：新しいソフトウェアを実装する際にCEOが尋ねるべき主要な質問

Scope：ビジネスコンテキストとソフトウェアの調整

  1. このソフトウェアで達成したい具体的な目標は何ですか？
  2. このソフトウェアから最も恩恵を受けるビジネスプロセスはどれですか？それらのプロセスがどのように進んでいるか知っていますか？
  3. 長期的なビジネス戦略と競争優位性を満たすためにソフトウェアをどのように最適化しますか？

People：適切な能力の構築

  1. チームメンバーはソフトウェアを効果的に操作するために必要な技術スキルを持っていますか？
  2. 主要なstakeholderと中間マネージャーはソフトウェア実装をリードするための装備がありますか？
  3. 変化と継続的な学習を受け入れる文化をどのように育成できますか？

Execution：スムーズな展開の確保

  1. 明確な段階、目的、成果物を持つ堅牢なオンボーディング計画を開発しましたか？
  2. 実装プロセスを合理化するために適用できるプロジェクトマネジメント方法論は何ですか？
  3. ビジネスの immediate のニーズ、能力レベル、リソースの可用性は実装計画と一致していますか？

Technology：適切なソフトウェアの選択

  1. ソフトウェアは私たちの特定のビジネスニーズとプロセスを満たしていますか？
  2. ソフトウェアは変化するビジネス要件に適応するのに十分柔軟ですか？
  3. ソフトウェアベンダーは私の実装プロセスをどのようにサポートしますか？
  4. ソフトウェアの総所有コストを認識していますか？

1. Scope：それはすべて調整についてです

私たちの意見では、これは4つの中で最も重要な要因です。

よく定義されたScopeは、ソフトウェアが単独のツールではなく、ビジネスの重要な部分であり、その競争優位性と効率性の上に構築されることを保証します。

組織がトレンドやベンダーの約束に基づいてソフトウェアを購入するために急いでいるのをよく見かけますが、自分の要件を把握していません。しかし、彼らはしばしばソフトウェアの特定の利益を実現できず、従業員は変更に抵抗する可能性が高くなります。

したがって、**ソフトウェアで何を達成したいかに焦点を当てることが不可欠です。**戦略全体のような大きな取引をする必要はありません。次のようなシンプルなもので始めることができます：「2か月以内に、5つの主要なプロセスをデジタル化し、それらを最適化するのに十分なコンバージョン率データを収集する。」この目標は、後で話す実装のマイルストーンとして使用できます。

次に、ソフトウェアを適用するプロセスを定義します。最初にプロセスを標準化することをお勧めしますが、デジタルシステムに適応しながらプロセスを変更する準備をしてください。

Software-as-a-Service (SaaS)モデルは、これらのシステムが幅広い企業に適合するように設計されており、デフォルトの機能を持っている可能性があるため、現在のプロセスをサポートしない場合があります。確立されたルーチンに合わない新しいツールに適応するのに苦労する従業員を見てきました。これは、ソフトウェアがどれほど有望であっても、frustrationと生産性の低下につながります。そのようなケースを避けるために、プロフェッショナルなソフトウェアベンダーは、概念実証のデモンストレーションを提供し、現在の作業方法に基づいてより良い決定を下すのに役立つ必要な調整を提案すべきです。

また、**市場の変化を反映するためにscopeを定期的に見直し、更新することが重要です。**最初にソフトウェアをうまく実装した顧客が、1年後にアクティブでいられなかったという問題に遭遇しました。プロセスが時間の経過とともに変更されていたにもかかわらず、ソフトウェアのセットアップを見直しまたは更新していなかったことが判明しました。ビジネスニーズが進化するにつれてソフトウェアが関連性を維持するかどうかを評価し、必要に応じて調整を行います。

2. People：適切な能力の構築

SPOTフォーミュラの2番目の要因はPeopleであり、これはチーム内で技術的および行動的能力の適切な組み合わせを持つことを含みます。

技術的能力は、ソフトウェアを操作するために必要なハードスキルと知識です。これらは、デジタルリテラシーのレベルが平均的にそれほど高くない東南アジアでしばしば欠けています。トレーニングプログラムで改善し、詳細なトレーニングセッションのためにソフトウェアベンダーと提携します。テストを実施し、タイムリーなfeedbackを収集して、改善が必要なスキルギャップを特定します。そして、従業員が互いに学び、自分のビジネス内でベストプラクティスを開発できるように、サポートシステムを構築することを忘れないでください。

一方、行動的能力は、ソフトウェア実装の取り組みが戦略的に推進され、よく調整されることを確保するために重要なソフトスキルを含みます。これらの能力は、ソフトウェア展開プロジェクトに直接関与する主要なstakeholder、Pioneering Teamとして知られる人々の間で、少なくとも存在すべきです。

このチームには通常、ソフトウェアソリューションを分析し、実装プロジェクトを管理する責任を持つ中間マネージャーが含まれ、組織の変更をリードするために必要な能力と権限を持っています。

数千のケースを分析した結果、私たちはPioneering Teamの中で最も不可欠な4つの特性を結論付けました：Tech Savviness、Business Acumen、Embracing Change、そしてAction Orientation。

Pioneering Teamの要件を過小評価することがどれほど頻繁にプロジェクトの失敗につながるかを直接見てきました。私たちが協力していた30年の歴史を持つ会社がありました。会長は高い技術的洞察力を持っていて、私たちはソフトウェアのscopeについて合意に達しましたが、Pioneering Teamはソフトウェアの指示を把握するのが遅すぎ、不快に見えました。したがって、私たちのソフトウェアは遅いペースで実装され、最初から設定された期待に応えることができませんでした。

時々、ビジネスはチーム内のスキルギャップを特定して対処できず、ソフトウェア採用のための不十分な準備につながります。適切な人材があれば、新しいソフトウェア投資を無駄な費用ではなく貴重な資産に変えることができます。

3. Execution：プロジェクトマネジメントマインドセットを受け入れる

SPOTフォーミュラの3番目の要因はExecutionです。これには、現在の運営を中断することなく、慎重な計画と調整によってスムーズなソフトウェア実装プロセスを確保することが含まれます。

この時点で、堅牢なオンボーディング計画が不可欠です。計画には、プロジェクトの段階、段階中に完了すべきタスク、関与する人々、およびタイムラインを概説する必要があります。

一般的な段階には、準備、構成、テスト、トレーニング、および展開が含まれます。各段階には明確な目的と成果物があり、最初に設定した戦略に基づいて構築されるべきです。

通常、Reworkチームは、あなたのビジネスコンテキストに最も適した計画を作成するためにあなたと一緒に参加します。

ソフトウェア実装プロセスはプロジェクトマネジメントマインドセットに非常に似ているため、あなたのチームはより良い実行のためにプロジェクトマネジメントの原則を参照できます。

たとえば、運営システムが複雑な場合は、Agile-scrum方法論を検討してください。プロジェクトを小さく管理可能な段階に分割し、定期的なレビューミーティングを開いて進捗を評価し、調整を行います。「早く失敗し、早く学ぶ」原則を受け入れます。プロジェクトが進むにつれて、変更と改善にオープンであってください。このアプローチは、私たちの顧客であるThai Vietjetが、わずか1か月で1000人の従業員に私たちのソフトウェアを展開するのに役立ちました。

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計画を準備する際には、利用可能なリソースでビジネスのimmediateなニーズも考慮すべきです。たとえば、ソフトウェアを展開するのに十分な能力を持つ十分な人的リソースがない場合、タイムラインを延長する必要があるかもしれません。

結論

要約すると、SPETフォーミュラ - Scope、People、Execution、およびTechnologyで構成 - は、成功したソフトウェア実装への包括的なアプローチを提供します。各要因は相互に接続されています：明確なscopeがテクノロジーの選択を導き、熟練した人々がよく実行された運営を処理し、ソフトウェアがビジネスにシームレスに統合されます。

このプロセス全体を通じて、経験豊富なソフトウェアベンダーとの提携が重要です。信頼できるベンダーは、ソフトウェアをあなたのビジネス戦略と調整し、実装計画を提案することから、技術的能力を構築するための有用なトレーニングセッションを提供することまで、継続的なサポートを提供する必要があります。これは一度きりの関係ではありません：彼らは、ソフトウェアが進化するビジネスニーズを満たし続けることを確保すべきです。

このようにして、ソフトウェアは本当にその潜在的な能力を果たすことができ、あなたのビジネスは、それがあなたの運営と成長にもたらす利益を享受することを期待できます。