E-Signature Management: Teknologi Pelaksanaan Kontrak Digital

Saya menyaksikan dua perusahaan menutup penawaran yang sama pada kuartal terakhir. Kontrak sama. Kompleksitas sama. Jadwal yang sangat berbeda.

Perusahaan A (masih menggunakan kertas):

  • Senin: Selesaikan kontrak, cetak, kirim melalui kurir
  • Rabu: Tiba di kantor pelanggan
  • Kamis: Seseorang mengarahkannya ke bagian hukum
  • Senin depan: Hukum menyetujui, mengirim ke CFO
  • Rabu depan: CFO menandatangani, memindai, mengirim kembali melalui email
  • Jumat depan: Perwakilan penjualan menerimanya, mengarahkan untuk penandatanganan balasan
  • Senin depan: Akhirnya dilaksanakan dan disimpan

Total waktu: 11 hari kerja

Perusahaan B (menggunakan e-signature):

  • Senin 10:00: Selesaikan kontrak, kirim melalui DocuSign
  • Senin 14:00: Hukum meninjau dan menyetujui
  • Senin 16:00: CFO menandatangani
  • Senin 16:15: Otomatis mengarahkan untuk penandatanganan balasan
  • Senin 17:00: Sepenuhnya dilaksanakan, otomatis disimpan

Total waktu: 7 jam

Kontrak yang sama. 94% lebih cepat. Itulah yang dilakukan e-signature.

Dengarkan, jika Anda masih mencetak kontrak pada tahun 2026, Anda tidak hanya tidak efisien. Anda secara aktif kehilangan penawaran kepada pesaing yang dapat menutup dalam hitungan jam bukan minggu. E-signature bukan lagi sesuatu yang bagus. Ini adalah persyaratan dasar.

Panduan ini mencakup semua yang Anda butuhkan: memilih platform yang tepat, melaksanakannya tanpa mengganggu proses yang ada, dan benar-benar menggunakannya untuk menutup penawaran lebih cepat. Ini adalah komponen penting dari strategi pelaksanaan kontrak yang lebih luas.

Apakah E-Signature Benar-Benar Sah?

Ya. Dan mereka sudah sah selama 25 tahun.

Setiap kali saya menerapkan e-signature di sebuah perusahaan, seseorang bertanya apakah itu "nyata" atau mengikat secara hukum. Jawaban singkat: tentu saja ya. E-signature memiliki bobot hukum yang sama dengan tanda tangan tulisan tangan di hampir setiap yurisdiksi yang penting.

Amerika Serikat: ESIGN Act dan UETA

ESIGN Act (disahkan pada tahun 2000): Tanda tangan elektronik sama sah dengan tanda tangan tulisan tangan untuk perdagangan domestik dan internasional. Itu saja. Itu adalah hukumnya.

Ada beberapa persyaratan meskipun:

  • Semua pihak perlu menyetujui penggunaan tanda tangan elektronik
  • Anda harus menyimpan catatan yang tepat
  • Tanda tangan harus jelas terkait dengan dokumen
  • Anda perlu dapat mereproduksinya nanti jika diperlukan

UETA (Uniform Electronic Transactions Act): 47 negara bagian telah mengadopsi ini. Pada dasarnya mengatakan hal yang sama pada tingkat negara bagian. Jika Anda berbisnis di AS, Anda terlindungi.

Uni Eropa: Peraturan eIDAS

UE memiliki tiga tingkat e-signature:

  • Sederhana (e-signature standar, seperti DocuSign)
  • Lanjutan (memerlukan verifikasi identitas tertentu)
  • Berkualifikasi (keamanan tertinggi, menggunakan otoritas sertifikat)

Untuk sebagian besar penawaran B2B, e-signature sederhana bekerja dengan baik. Jika Anda melakukan transaksi bernilai tinggi atau berhadapan dengan industri yang diatur, Anda mungkin memerlukan tingkat Lanjutan atau Berkualifikasi.

Berita bagusnya? Sebagian besar platform mendukung kepatuhan eIDAS. Anda hanya perlu mengonfigurasinya dengan benar.

Sisa Dunia

Kanada: PIPEDA mengatakan e-signature baik-baik saja dengan persetujuan Australia: Electronic Transactions Act 1999 (mereka terlindungi) Asia-Pasifik: Sebagian besar ekonomi utama memiliki kerangka kerja Amerika Latin: Adopsi yang berkembang, meskipun persyaratan bervariasi menurut negara

Garis bawah: Kecuali Anda melakukan sesuatu yang benar-benar khusus, e-signature secara hukum sah. Kekhawatiran yang lebih besar seharusnya adalah memilih platform yang memenuhi persyaratan industri atau regional spesifik Anda. Ini sangat penting ketika menavigasi proses peninjauan hukum dengan pelanggan Anda.

Mengapa Anda Harus Peduli dengan E-Signature

Biarkan saya menguraikan apa yang benar-benar terjadi ketika Anda beralih dari kertas ke digital.

Kecepatan: Jam Bukan Minggu

Kontrak kertas membutuhkan 5-15 hari kerja rata-rata. E-signature? 4-24 jam.

Itu adalah pengurangan 80-95%. Bukan perbaikan kecil. Perbaikan yang sangat besar.

Dan itu penting karena:

  • Anda mengakui pendapatan lebih cepat (penting untuk proses quote-to-cash Anda)
  • Pembeli tidak memiliki waktu untuk berubah pikiran selama penundaan
  • Perwakilan Anda menghabiskan waktu menjual bukan mengejar tanda tangan
  • Pelanggan sebenarnya dapat mulai menggunakan apa yang mereka beli

Tidak Ada Lagi Email Status

Anda tahu email-emailnya. "Apakah Anda mendapatkan kontrak?" "Siapa yang memilikinya sekarang?" "Kapan Anda pikir Anda akan menandatangani?"

Hilang. Anda mendapatkan visibilitas waktu nyata persis di mana kontraknya. Platform mengirimkan pengingat otomatis. Anda dapat melihat apakah seseorang telah melihatnya tetapi belum menandatangani.

Tidak ada lagi pencetakan. Tidak ada pemindaian. Tidak ada pengiriman. Tidak ada pengarahan manual. Itu hanya... bekerja.

Jejak Audit Sebenarnya

Setiap platform e-signature melacak segalanya:

  • Kapan dikirim
  • Siapa yang membukanya dan kapan
  • Alamat IP dan perangkat yang digunakan
  • Persis kapan setiap orang menandatangani
  • Rantai kustodi lengkap

Jika Anda pernah diaudit atau berakhir dalam sengketa, Anda memiliki catatan yang tak dapat diubah. Jauh lebih baik daripada jejak kertas.

Tanda Tangan Dari Mana Saja

CFO pelanggan Anda sedang berlibur di Italia? Dia dapat menandatangani dari ponselnya. Kontak pengadaan Anda bekerja dari rumah? Tidak masalah.

Pertemuan fisik tidak diperlukan. Geografi tidak penting. Zona waktu mengganggu tetapi dapat dikelola.

Ini menjadi jelas selama COVID, tetapi masih benar sekarang. Penandatanganan jarak jauh bukan hanya nyaman. Ini penting.

Bagian Uang

Mari kita bicara angka nyata. Katakan Anda menutup 100 kontrak per tahun:

Apa yang Anda bayarkan sekarang:

  • Pengiriman: $30 per kontrak = $3.000
  • Waktu perwakilan (mengejar tanda tangan): ~3 jam × $50/jam = $150 per penawaran = $15.000
  • Waktu admin: ~1 jam × $30/jam = $30 per penawaran = $3.000
  • Kertas, pencetakan, penyimpanan: ~$100 total

Total: $21.100 per tahun

Platform e-signature: $2.000-5.000 per tahun

Anda hemat: $16.000-19.000 (ROI 320-950%)

Dan itu bahkan sebelum Anda menghitung penawaran yang tidak Anda kehilangan karena proses Anda lebih cepat dari pesaing Anda.

Memilih Platform E-Signature

Ada empat platform yang penting. Saya telah menggunakan semuanya. Berikut apa yang perlu Anda ketahui.

DocuSign

Siapa mereka: Yang besar. Saham pasar 85% di perusahaan.

Apa yang mereka bagus dalam:

  • Mereka memiliki setiap fitur yang Anda perlukan (dan beberapa yang tidak Anda perlukan)
  • 450+ integrasi dengan pada dasarnya semuanya
  • Keamanan dan kepatuhan terbaik (jika Anda diatur, Anda akan berakhir di sini)
  • Bekerja di 188 negara
  • Otomasi alur kerja lanjutan yang benar-benar bekerja

Siapa yang harus membelinya:

  • Perusahaan perusahaan dengan alur kerja yang kompleks
  • Industri yang diatur (kesehatan, keuangan, pemerintah)
  • Perusahaan yang memerlukan banyak integrasi
  • Operasi global

Biaya apa: $25-65+ per pengguna/bulan

Kejujuran: Mahal, tetapi Anda mendapatkan apa yang Anda bayarkan. Jika Anda adalah perusahaan besar, Anda akan berakhir di sini pula.

Adobe Sign

Siapa mereka: Nomor dua yang solid. Bagian dari ekosistem Adobe.

Apa yang mereka bagus dalam:

  • Terintegrasi sempurna dengan produk Adobe (jelas)
  • Diotorisasi FedRAMP (kontraktor pemerintah membutuhkan ini)
  • Alat persiapan dokumen yang sangat bagus
  • API yang benar-benar bagus jika Anda membangun hal-hal khusus
  • Keamanan dan kepatuhan yang baik

Siapa yang harus membelinya:

  • Anda sudah menggunakan produk Adobe
  • Kontraktor pemerintah
  • Anda memerlukan pengeditan dokumen yang berat
  • Anda menginginkan alur kerja khusus

Biaya apa: $19-49+ per pengguna/bulan

Kejujuran: Jika Anda sudah dalam ekosistem Adobe, ini adalah pilihan yang jelas. Jika tidak, mungkin tidak.

PandaDoc

Siapa mereka: Berfokus pada penjualan. Melakukan proposal, kutipan, DAN kontrak.

Apa yang mereka bagus dalam:

  • Platform all-in-one (proposal melalui tanda tangan)
  • Integrasi CRM yang hebat (Salesforce, HubSpot, Pipedrive)
  • CPQ built in (mendukung alur kerja pembuatan kutipan)
  • Analitik penjualan yang benar-benar berguna
  • Manajemen template yang tidak buruk

Siapa yang harus membelinya:

  • Tim penjualan B2B
  • Anda menginginkan satu alat untuk proposal DAN kontrak
  • Perusahaan menengah (50-500 orang)
  • Penyediaan penjualan adalah prioritas

Biaya apa: $19-59 per pengguna/bulan

Kejujuran: Jika tim penjualan Anda membutuhkan lebih dari sekadar e-signature, ini layak dilihat. Jangan membelinya hanya untuk tanda tangan meskipun.

HelloSign (sekarang Dropbox Sign)

Siapa mereka: Platform sederhana dan ramah pengembang.

Apa yang mereka bagus dalam:

  • Super mudah digunakan
  • API yang hebat dan dokumentasi pengembang
  • Penandatanganan tertanam (jika Anda menginginkannya di aplikasi Anda)
  • Integrasi Dropbox
  • Opsi termurah yang tidak buruk

Siapa yang harus membelinya:

  • Perusahaan teknologi membangun alur kerja khusus
  • Anda menginginkan kesederhanaan dan kemudahan
  • Anda memiliki pengembang yang dapat menangani integrasi
  • Bisnis yang lebih kecil memperhatikan biaya

Biaya apa: $15-40 per pengguna/bulan

Kejujuran: Jika Anda tidak memerlukan semua fitur canggih, ini mungkin cukup. Bagus untuk tim yang lebih kecil.

Cara Benar-Benar Memilih Satu

Mulai dengan integrasi: Apa yang benar-benar perlu Anda sambungkan? CRM? CPQ? CLM? Penyimpanan dokumen? Buat daftar. Kemudian periksa platform mana yang memiliki integrasi tersebut.

Periksa kepatuhan: Apakah Anda berada dalam industri yang diatur? Kesehatan memerlukan HIPAA. Keuangan memerlukan SOC 2. Pemerintah memerlukan FedRAMP. Jangan lewati ini.

Cocokkan kompleksitas alur kerja:

  • Penandatanganan satu-ke-satu sederhana? Platform apa pun bekerja.
  • Multi-pihak dengan perutean? Anda akan memerlukan DocuSign atau Adobe.
  • Bidang bersyarat dan rantai persetujuan? Pasti DocuSign.

Lakukan matematika: Hitung volume transaksi bulanan Anda. Hitung pengguna yang memerlukan lisensi. Kemudian benar-benar hitung biaya tahunan. Beberapa platform mengenakan biaya per amplop, yang lain per pengguna.

Uji pengalaman: Daftar untuk uji coba. Kirim kontrak uji kepada diri sendiri di ponsel. Buat rekan kerja Anda yang paling tidak paham teknologi mencobanya. Jika mereka tidak dapat memikirkannya, pelanggan Anda juga tidak akan.

Cara Benar-Benar Menerapkan Ini

Anda telah memilih platform. Sekarang Anda perlu meluncurkannya tanpa mengganggu segalanya. Berikut caranya.

Minggu 1-2: Cari Tahu Apa yang Anda Butuhkan

Pertama, petakan proses Anda saat ini. Bukan apa yang Anda inginkan. Apa itu sebenarnya.

  • Bagaimana kontrak bergerak melalui organisasi Anda sekarang?
  • Di mana hal-hal terjebak?
  • Sistem apa yang perlu saling terbicara?
  • Siapa yang memerlukan akses?

Tuliskan. Kemudian lakukan demo vendor dengan kontrak nyata Anda, bukan data demo mereka. Kirimkan kontrak nyata melalui platform. Uji integrasi yang benar-benar Anda butuhkan.

Buat scorecard sederhana:

  • Apakah ini melakukan apa yang kami butuhkan? (40%)
  • Apakah itu akan terhubung ke sistem kami? (25%)
  • Bisakah tim kami benar-benar menggunakannya? (15%)
  • Berapa biaya sebenarnya? (10%)
  • Apakah dukungannya layak? (10%)

Minggu 3-6: Sambungkan Ke Sistem Anda

Di sinilah sebagian besar implementasi gagal. Jangan lewati integrasi.

Integrasi CRM: Siapkan objek kontrak Anda di CRM. Konfigurasikan pembuatan dokumen sehingga secara otomatis menarik data. Atur pemicu (kapan harus dikirim?). Pastikan pembaruan status mengalir kembali ke CRM.

Integrasi CPQ (jika Anda memilikinya): Otomatis menghasilkan kontrak dari kutipan yang disetujui. Transfer semua harga dan ketentuan. Tautkan status kontrak ke tahap peluang Anda.

Integrasi CLM (jika Anda memilikinya): Arahkan kontrak yang dilaksanakan ke repositori Anda. Atur alur kerja pasca-tanda tangan. Konfigurasi pengingat pembaruan. Ini terintegrasi dengan operasi meja penawaran keseluruhan Anda.

Penyimpanan dokumen: Secara otomatis mengarsipkan kontrak yang dilaksanakan ke tempat yang terorganisir. Pastikan orang-orang benar-benar dapat menemukannya nanti.

Minggu 7-8: Bangun Template Anda

Ambil kontrak standar Anda dan ubah menjadi template. Pemetaan bidang data ke CRM/CPQ Anda. Konfigurasikan siapa yang menandatangani dalam urutan apa.

Anda akan memerlukan template untuk:

  • Master Services Agreements
  • Statements of Work
  • Order forms
  • NDAs
  • Amandemen dan pembaruan

Namai mereka secara konsisten. Beri tag menurut kasus penggunaan dan wilayah. Kontrol versi penting. Uji setiap template sebelum Anda aktif.

Minggu 9: Konfigurasi Alur Kerja

Logika perutean: Sebagian besar penawaran B2B memerlukan penandatanganan berurutan (satu orang setelah yang lain). Beberapa dapat melakukan paralel (semua sekaligus). Sebagian besar berakhir menjadi hybrid.

Pengingat: Mulai dengan Hari 3, Hari 7, Hari 14. Anda akan menyesuaikan berdasarkan apa yang berhasil.

Kedaluwarsa: 30 hari adalah standar. Kirimkan peringatan pada Hari 25.

Perutean bersyarat: Jika Anda memiliki rantai persetujuan yang berbeda berdasarkan ukuran penawaran atau wilayah, atur sekarang. Jangan mencoba menjadi terlalu cerdas di sini.

Minggu 10: Latih Tim Anda

Tim penjualan membutuhkan:

  • Cara mengirim kontrak dari CRM
  • Cara memeriksa status tanda tangan
  • Apa yang harus dilakukan jika seseorang terjebak
  • Cara menjawab pertanyaan pelanggan (dibahas dalam pelatihan eksekusi panggilan penutupan Anda)

Tim legal/kontrak membutuhkan:

  • Cara memperbarui template
  • Cara mengonfigurasi alur kerja yang kompleks
  • Cara menarik jejak audit
  • Siapa yang menghubungi ketika hal-hal rusak

Eksekutif membutuhkan:

  • Cara menandatangani di ponsel
  • Di mana menemukan item yang tertunda
  • Itu saja. Simpan tetap sederhana.

Barang menghadap pelanggan: Buat panduan "Cara Menandatangani" satu halaman. Buat FAQ. Berikan mereka kontak dukungan yang akan benar-benar merespons.

Merancang Alur Kerja Yang Benar-Benar Berfungsi

Anda memiliki tiga pola dasar. Pilih yang sesuai dengan cara pelanggan Anda sebenarnya menyetujui hal-hal.

Penandatanganan Berurutan (Paling Umum)

Ini adalah: Kirim → Hukum meninjau → CFO menandatangani → Anda menandatangani balasan

Gunakan ini ketika ada hierarki persetujuan yang jelas. Hukum perlu meninjau sebelum keuangan dapat menandatangani. Atau pengadaan perlu menyetujui sebelum eksekutif dapat menandatangani.

Keuntungan: Memberlakukan urutan persetujuan yang tepat. Mencegah orang junior menandatangani hal-hal yang mereka tidak seharusnya.

Kelemahan: Lambat. Jika satu orang berlibur, semuanya berhenti.

Ini adalah apa yang sebagian besar penawaran B2B butuhkan.

Penandatanganan Paralel (Cepat Tetapi Berisiko)

Ini adalah: Kirim → Legal DAN CFO menandatangani pada waktu yang sama → Anda menandatangani balasan setelah keduanya

Gunakan ini ketika tidak ada hierarki persetujuan. Semua orang sama. Biasanya kemitraan atau rekan penandatangan.

Keuntungan: Cepat. Tidak ada kemacetan.

Kelemahan: Mungkin melanggar proses persetujuan internal pelanggan. Sulit dikelola jika seseorang memiliki pertanyaan.

Jangan gunakan ini kecuali Anda yakin proses mereka mengizinkannya.

Hybrid (Paling Realistis)

Ini adalah: Kirim → Hukum meninjau → CFO dan Pengadaan menandatangani secara paralel → Anda menandatangani balasan

Beberapa langkah perlu terjadi dalam urutan. Yang lain dapat terjadi pada waktu yang sama.

Ini adalah apa yang Anda akan berakhir dengan untuk penawaran perusahaan yang kompleks.

Aturan Satu-satunya yang Penting

Cocokkan proses persetujuan aktual pelanggan Anda.

Selama negosiasi, tanyakan:

  • "Siapa yang perlu meninjau ini di pihak Anda?"
  • "Apa urutannya yang khas?"
  • "Ada persetujuan khusus yang diperlukan?"

Kemudian konfigurasikan alur kerja agar sesuai persis dengan apa yang mereka katakan kepada Anda. Jenis penemuan ini persis apa yang harus Anda tangkap dalam rencana tindakan bersama Anda.

Jangan asumsikan. Jangan gunakan alur kerja "standar" Anda. Tanyakan, kemudian cocokkan.

Pengingat Cadence

Mulai dengan ini:

  • Hari 0: Kirim dengan tenggat waktu
  • Hari 3: Pengingat pertama
  • Hari 7: Pengingat kedua
  • Hari 14: Eskalasi (plus beritahu pengirim)

Untuk penawaran akhir kuartal yang mendesak:

  • Hari 0: Kirim
  • Hari 1: Pengingat pertama
  • Hari 2: Pengingat kedua
  • Hari 3: Angkat telepon

Untuk pembaruan (kurang mendesak):

  • Hari 0: Kirim
  • Hari 7: Pengingat pertama
  • Hari 14: Pengingat kedua
  • Hari 21: Eskalasi

Kedaluwarsa

Atur ke 30 hari. Ini menciptakan urgensi tanpa menjadi konyol.

Kirimkan peringatan pada Hari 25: "Ini berakhir dalam 5 hari."

Kapan harus diperpanjang:

  • Penawaran perusahaan dengan siklus persetujuan yang panjang
  • Penawaran melintasi hari libur
  • Pelanggan secara eksplisit meminta lebih banyak waktu

Perutean Bersyarat (Ukuran Penawaran)

Berikut adalah pengaturan umum:

  • Di bawah $50.000: Hanya pengadaan
  • $50.000-$250.000: Pengadaan → Keuangan
  • Di atas $250.000: Pengadaan → Keuangan → Hukum → Eksekutif

Atau menurut jenis kontrak:

  • MSA: Hukum harus meninjau
  • Order form di bawah MSA yang ada: Hanya operasi penjualan
  • SOW: Persetujuan manajemen proyek

Atau menurut wilayah:

  • Amerika Utara: Alur kerja standar
  • EMEA: Tambahkan tinjauan privasi data
  • APAC: Tandatangan balasan entitas lokal diperlukan

Atur ini sekali. Jangan pikir tentang mereka lagi.

Hal Kepatuhan yang Tidak Dapat Anda Abaikan

Retensi Catatan

ESIGN Act mengatakan Anda perlu:

  • Menyimpan catatan dalam format yang dapat Anda reproduksi
  • Simpan tanda tangan dengan dokumen
  • Berikan semua pihak akses
  • Simpan sesuai kebutuhan (biasanya 7+ tahun)

Cukup simpan semuanya sebagai PDF/A. Sertakan sertifikat penyelesaian dengan jejak audit lengkap. Cadangkan di tempat lain. Simpan selama minimal 7 tahun.

Tingkat Otentikasi

Ada lima tingkat. Sebagian besar perusahaan menggunakan Tingkat 1 atau 2.

Tingkat 1: Email (apa yang kebanyakan orang gunakan) Penandatangan mendapat email, mengklik tautan, menandatangani. Itu saja.

Bagus untuk: Kontrak B2B standar

Tingkat 2: Kode akses Anda mengirim kode secara terpisah. Mereka perlu memasukkannya sebelum menandatangani.

Bagus untuk: Kontrak dengan nilai sedang di mana Anda menginginkan sedikit lebih banyak keamanan

Tingkat 3: Otentikasi berbasis pengetahuan (KBA) Penandatangan menjawab pertanyaan berdasarkan riwayat kredit. "Jalan mana dari ini yang telah Anda tinggali?"

Bagus untuk: Transaksi bernilai tinggi, industri yang diatur

Tingkat 4: Telepon/SMS Mereka mendapat teks dengan kode. Masukkan kode untuk menandatangani.

Bagus untuk: Kontrak sensitif, verifikasi identitas ekstra

Tingkat 5: Sertifikat digital (keamanan tertinggi) Menggunakan PKI. Diperlukan untuk tanda tangan eIDAS Berkualifikasi di UE.

Bagus untuk: Industri yang diatur, kontrak pemerintah

Pemeriksaan realitas: Sebagian besar kontrak B2B menggunakan Tingkat 1 (email). Naik lebih tinggi hanya jika Anda diatur atau menangani barang berisiko tinggi.

GDPR (Jika Anda Memiliki Pelanggan Eropa)

Anda perlu:

  • Dapatkan persetujuan untuk memproses data mereka
  • Beritahu mereka di mana Anda menyimpannya
  • Biarkan mereka mengakses atau menghapus data mereka
  • Dokumentasikan mengapa Anda memproses

Pastikan platform Anda memiliki:

  • Perjanjian pemrosesan data yang mematuhi GDPR
  • Pusat data UE (atau setidaknya opsinya)
  • Enkripsi dalam transit dan saat istirahat

Barang Spesifik Industri

Kesehatan (HIPAA): Dapatkan Perjanjian Mitra Bisnis dari platform Anda. Pastikan mereka mengenkripsi semuanya. Periksa kontrol akses dan pengindraan audit mereka.

Perusahaan publik (SOX): Anda memerlukan jejak audit untuk eksekusi kontrak. Pemisahan tugas. Bukti alur kerja persetujuan.

Layanan keuangan: Penyimpanan catatan SEC/FINRA. Dokumentasi AML. Verifikasi KYC.

Jika Anda berada di industri yang diatur, bicarakan dengan tim kepatuhan Anda sebelum memilih platform. Ini bukan opsional. Faktorkan persyaratan ini ke dalam pengembangan rencana penutupan Anda.

Membuat Orang Benar-Benar Menandatangani

Tingkat penyelesaian Anda tergantung pada seberapa mudah Anda membuat ini. Berikut apa yang berhasil.

Tulis Instruksi Jelas

Jangan hanya mengirim kontrak dengan "silahkan tanda tangan." Beritahu mereka apa yang mereka tanda tangani.

Subjek: Kontrak Acme Corp - Tanda Tangan Diperlukan pada 15 Juni

Hai Sarah,

Berikut adalah kontrak kami untuk proyek konsultasi yang kami diskusikan. Butuh tanda tangan Anda pada 15 Juni sehingga kami dapat memulai sesuai jadwal.

Ringkasan cepat:
- Total: $50.000
- Jangka waktu: 6 bulan
- Mulai: 1 Juli

Pertanyaan? Hubungi saya di 555-1234 atau balas email ini.

Terima kasih,
John

Mengapa ini berhasil: Mereka tahu apa yang mereka tanda tangani, mengapa itu penting, dan siapa yang harus dihubungi jika mereka bingung.

Simpan Tetap Sederhana

  • Sesedikit mungkin penandatangan (jangan tambahkan orang yang tidak perlu menandatangani)
  • Hanya bidang yang diperlukan (bidang opsional membingungkan orang)
  • Isi sebelumnya semua yang dapat Anda (nama perusahaan, gelar, tanggal)

Setiap bidang atau penandatangan tambahan menurunkan tingkat penyelesaian Anda.

Optimalkan untuk Ponsel

60% orang akan mencoba menandatangani di ponsel mereka terlebih dahulu. Jika pengalaman penandatanganan Anda buruk di ponsel, mereka akan menundanya.

Uji template Anda di:

  • iPhone dan Android
  • Layar kecil dan layar besar
  • Safari, Chrome, dan apa pun yang digunakan orang lain

Jika Anda tidak dapat dengan mudah menandatangani di ponsel, perbaiki template Anda.

Lacak Kemajuan

Untuk tim Anda: Bangun dasbor yang menunjukkan status terkirim/dilihat/ditandatangani/diselesaikan. Atur pemberitahuan ketika orang melakukan tindakan. Anda harus selalu tahu siapa yang terjebak.

Untuk pelanggan: Tunjukkan kepada mereka "Anda penandatangan 1 dari 3" sehingga mereka tahu di mana mereka berada dalam proses. Beritahu mereka apa yang terjadi setelah mereka menandatangani. Kirimkan email konfirmasi segera.

Ketika Hal-Hal Menjadi Salah

Anda akan menjalankan masalah-masalah ini. Berikut cara memperbaikinya.

"Mereka Tidak Pernah Mendapatkan Email"

Biasanya dalam folder spam mereka. Kadang-kadang keamanan email perusahaan mereka memblokir.

Perbaiki:

  1. Minta mereka memeriksa spam/sampah
  2. Kirim ulang dari platform
  3. Buat mereka whitelist domain e-signature Anda
  4. Gunakan email pribadi jika email perusahaan tidak akan berhasil

"Otentikasi Gagal"

Pertanyaan KBA didasarkan pada riwayat kredit. Jika mereka pindah baru-baru ini atau memiliki file kredit tipis, pertanyaan mungkin ketinggalan jaman atau tidak mungkin dijawab.

Perbaiki:

  1. Beralih ke metode otentikasi yang berbeda
  2. Gunakan kode akses sebagai gantinya KBA
  3. Kirim kode melalui teks atau email terpisah

"Itu Terjebak pada Seseorang"

Mereka sedang berlibur. Atau mereka meninggalkan perusahaan. Atau mereka tidak benar-benar memiliki otoritas untuk menandatangani.

Perbaiki:

  1. Angkat telepon dan hubungi mereka
  2. Cari tahu siapa yang benar-benar harus menandatangani
  3. Batalkan kontrak dan kirim ulang ke orang yang tepat
  4. Jawab pertanyaan apa pun yang mereka miliki

Jangan hanya terus mengirim pengingat. Panggilan.

"Itu Kadaluwarsa Sebelum Kami Bisa Menandatangani"

Kedaluwarsa 30 hari Anda muncul sebelum mereka menyelesaikan persetujuan. Atau melintasi periode liburan.

Perbaiki:

  1. Kirim ulang (perbarui tanggal jika diperlukan)
  2. Perpanjang kedaluwarsa jika Anda tahu mereka memerlukan lebih banyak waktu
  3. Ikuti secara proaktif sebelum kedaluwarsa berikutnya

"Saya Tidak Bisa Menandatangani di Ponsel"

Kompatibilitas browser. Pemblokir pop-up. Aplikasi ketinggalan jaman.

Perbaiki:

  1. Coba browser yang berbeda
  2. Matikan pemblokir pop-up
  3. Perbarui aplikasi seluler
  4. Gunakan versi web bukan aplikasi (atau sebaliknya)

Metrik Yang Benar-Benar Penting

Lacak ini. Abaikan segalanya yang lain.

Waktu ke Tanda Tangan

Waktu median dari pengiriman hingga sepenuhnya dilaksanakan. Uraikan menurut penandatangan untuk menemukan kemacetan. Lacak seiring waktu.

Jika semakin lambat, sesuatu rusak.

Tingkat Penyelesaian

Berapa persentase kontrak yang Anda kirim sebenarnya mendapat tanda tangan?

Juga lacak:

  • Berapa banyak yang kedaluwarsa tanpa tanda tangan (Anda perlu menindaklanjuti lebih cepat)
  • Berapa banyak yang dilihat tetapi tidak ditandatangani (sesuatu membingungkan mereka)

Di Mana Itu Terjebak

Penandatangan mana yang merupakan kemacetan? Legal? Keuangan? Pengadaan?

Setelah Anda tahu, Anda dapat memperbaikinya (pengingat yang lebih baik, pra-persetujuan, apa pun).

Ponsel vs Situs

Berapa banyak orang menandatangani di ponsel? Apa tingkat penyelesaian berdasarkan perangkat?

Jika penyelesaian ponsel jauh lebih rendah daripada desktop, pengalaman ponsel Anda mungkin buruk.

Cara Memperbaiki Penandatanganan Lambat

Jika waktu ke tanda tangan lambat:

  • Periksa pengingat cadence Anda (apakah Anda menunggu terlalu lama di antara pengingat?)
  • Temukan penandatangan kemacetan (apakah selalu hukum? selalu keuangan?)
  • Sederhanakan alur kerja (terlalu banyak langkah?)
  • Buat instruksi lebih jelas

Jika tingkat penyelesaian rendah:

  • Di mana orang mengabaikan? (penandatangan pertama? penandatangan ketiga?)
  • Apakah kontraknya terlalu panjang atau rumit?
  • Apakah Anda mengirim ke orang yang tepat?
  • Apakah instruksi Anda cukup jelas?

Jika penyelesaian ponsel rendah:

  • Uji template Anda di ponsel
  • Optimalkan untuk tampilan ponsel
  • Tambahkan instruksi khusus ponsel

Laporan untuk Orang Berbeda

Kepemimpinan penjualan menginginkan:

  • Waktu rata-rata ke tanda tangan (tren)
  • Dampak pada panjang siklus penjualan
  • Rep mana yang tercepat

Legal/kepatuhan menginginkan:

  • Laporan jejak audit
  • Metrik kepatuhan
  • Penggunaan template dan versi

Keuangan menginginkan:

  • Dampak pengakuan pendapatan
  • Penghematan biaya
  • ROI

Garis Bawah

Jika Anda masih mencetak kontrak pada tahun 2026, Anda kehilangan penawaran.

Bukan karena kontrak kertas tidak sah. Karena pesaing Anda dapat menutup dalam hitungan jam sementara Anda menunggu pengiriman kurir.

Kecepatan: 10 hari vs 10 jam bukan perbedaan kecil. Ini perbedaan antara menutup penawaran dan kehilangan ke seseorang yang bergerak lebih cepat.

Pengalaman: Pelanggan mengharapkan digital. Mereka mengharapkan ponsel. Mereka mengharapkan untuk menandatangani dari mana pun mereka berada. Meminta mereka untuk mencetak, menandatangani, dan memindai adalah gesekan yang akan mereka hindari dengan membeli dari orang lain.

Operasi: Pelacakan manual membuang waktu dan uang. Kesenjangan kepatuhan menciptakan risiko. Penyimpanan kertas mahal dan bodoh.

Implementasi membutuhkan 2-6 minggu untuk sebagian besar perusahaan. Anda akan menutup biaya di kuartal pertama hanya dari penghematan waktu.

Tetapi keuntungan nyata bertambah. Tanda tangan lebih cepat berarti pengakuan pendapatan lebih cepat. Siklus penjualan lebih pendek. Tingkat kemenangan yang lebih tinggi. Pengalaman pelanggan yang lebih baik.

Pilih platform. Integrasikan. Latih tim Anda. Optimalkan alur kerja.

Kemudian tutup penawaran dalam jam bukan minggu.

Pelajari Lebih Lanjut

Siap mengoptimalkan seluruh operasi penutupan Anda? Lihat pelaksanaan kontrak dan proses quote-to-cash.

Sumber daya terkait: