Contract Execution: From Agreement to Signature

Seorang pengarah jualan menyemak prestasi pasukannya pada Q4 dengan frustrasi. Mereka telah mencapai perjanjian lisan mengenai perjanjian berjumlah $4.2 juta dalam minggu-minggu terakhir suku tahun. Pasukan meraih kesempatan. Ramalan menunjukkan mereka akan melampaui sasaran. Kemudian realiti tiba.

Kontrak diedarkan untuk tandatangan tetapi tidak kembali. Penandatangan sedang dalam perjalanan. Pasukan undang-undang mempunyai soalan saat terakhir. Perolehan memerlukan dokumentasi tambahan. Kewangan ingin penjelasan mengenai syarat pembayaran. Seorang penandatangan sedang bercuti. Seorang lagi sedang dalam mesyuarat bersambung. Seorang ketiga memerlukan persetujuan lembaga yang tidak dijadualkan selama dua minggu.

Apabila suku tahun ditutup, hanya $2.8 juta telah mempunyai kontrak yang dilaksanakan sepenuhnya. Baki $1.4 juta telah tergelincir ke Q1. Sasaran hasil terlepas. Ramalan terbukti salah. Wakil jualan mengalami penurunan semangat. Fasa perjanjian lisan kepada tandatangan—yang sepatutnya mengambil masa 3-5 hari—rata-rata 12 hari dan dalam beberapa kes dilanjutkan hingga 30+ hari.

Penyelidikan daripada kajian pengurusan kontrak mengesahkan corak ini. 42% daripada perjanjian yang telah bersetuju mengalami kelewatan yang tidak diduga semasa fasa tandatangan. Jurang antara perjanjian lisan dan kontrak yang dilaksanakan ialah tempat di mana banyak perjanjian berakhir atau tergelincir—memudaratkan ramalan, kehilangan sasaran, dan mengecewakan pembeli dan penjual.

Pelaksanaan kontrak nampak mudah. Hanya dapatkan tandatangan, bukan? Tetapi ia melibatkan kerumitan lebih besar daripada yang dijangkakan oleh kebanyakan pasukan jualan. Pengurusan pelaksanaan yang sistematik, penyelarasan tandatangan, dan pengurangkan halangan adalah penting untuk penutupan perjanjian yang boleh dipercayai. Memahami penilaian kesiapan penutupan membantu mengenalpasti dan menangani cabaran pelaksanaan ini sebelum mereka mengganggu perjanjian anda.

Apakah Pelaksanaan Kontrak

Pelaksanaan kontrak ialah formalisasi perjanjian perniagaan melalui pengumpulan tandatangan, pengesahan kuasa, dokumentasi persetujuan, dan pengedaran kontrak yang telah dilaksanakan sepenuhnya kepada semua pihak.

Pembezaan daripada rundingan kontrak:

Rundingan ialah proses kolaboratif di mana pembeli dan penjual membincangkan syarat, menyelesaikan kebimbangan, menangani redlines, mencapai persetujuan bersama mengenai bahasa kontrak.

Pelaksanaan ialah proses pentadbiran dan penyelarasan yang mengikuti persetujuan—mengumpul tandatangan yang diperlukan, memastikan kuasa yang betul, melengkapkan dokumentasi.

Rundingan adalah mengenai mencapai persetujuan. Pelaksanaan adalah mengenai memformalkan persetujuan melalui proses yang betul.

Keperluan Pra-Tandatangan

Sebelum pengumpulan tandatangan bermula, pastikan prasyarat dipenuhi.

Persetujuan Kontrak Akhir

Semua pihak berkepentingan dalaman mesti meluluskan versi kontrak akhir. Kepimpinan jualan meluluskan struktur perjanjian. Undang-undang meluluskan syarat kontrak. Kewangan meluluskan harga dan syarat pembayaran. Operasi meluluskan komitmen pelaksanaan. Untuk perjanjian yang kompleks, persetujuan dalaman boleh menjadi halangan yang ketara jika tidak diuruskan secara proaktif.

Kesilapan biasa: mengedarkan kontrak untuk tandatangan sebelum persetujuan dalaman selesai. Apabila penandatangan menerima kontrak hanya untuk syarat berubah kerana maklum balas dalaman, kredibiliti terjejas dan garis waktu dilanjutkan.

Amalan terbaik: lengkapkan proses persetujuan dalaman sebelum permintaan tandatangan pelanggan. Versi kontrak yang dihantar untuk tandatangan mesti menjadi versi akhir.

Pengesahan Kuasa Tandatangan

Sahkan bahawa penandatangan yang dimaksudkan mempunyai kuasa undang-undang untuk mengikat organisasi mereka. Sahkan gelaran dan peranan. Sahkan batas kuasa tandatangan. Pastikan kuasa sepadan dengan nilai kontrak. Semak keperluan istimewa (persetujuan lembaga, tandatangan berganda, notarisasi).

Isu kuasa menyebabkan kelewatan. Kontrak yang dihantar kepada orang tanpa kuasa mesti dialihkan ke penandatangan yang sesuai—menambah hari atau minggu. Wakil jualan menganggap VP atau Pengarah mempunyai kuasa apabila sering hanya pegawai khusus (CEO, CFO, Presiden) boleh menandatangani bagi pihak korporat.

Amalan terbaik: awal dalam proses jualan, tanyakan "Siapa dalam organisasi anda yang mempunyai kuasa tandatangan untuk kontrak saiz ini?" Catat jawapan dan sahkan sebelum pengedaran kontrak.

Penyiapan Semakan Undang-Undang

Pastikan semua semakan undang-undang dan rundingan selesai. Tiada soalan undang-undang yang tertunggak. Semua redlines diatasi. Bahasa kontrak adalah persetujuan bersama. Peruntukan khas didokumentasikan dan dimasukkan.

Kesilapan biasa: mengedarkan kontrak dengan isu undang-undang yang tidak diselesaikan dengan harapan ia akan diabaikan. Sebaliknya, pasukan undang-undang menangkap isu semasa semakan tandatangan—memerlukan kitaran semakan baru.

Amalan terbaik: dapatkan pengesahan undang-undang eksplisit daripada kedua-dua belah pihak sebelum fasa tandatangan. "Undang-undang telah menyemak dan meluluskan syarat kontrak akhir. Tiada perubahan lanjutan."

Persetujuan Kewangan

Pasukan kewangan mesti meluluskan harga akhir, syarat pembayaran, pendekatan pengiktirafan hasil, dan sebarang komitmen kewangan. Tahap diskaun diluluskan. Syarat pembayaran boleh diterima. Hasil boleh diiktiraf dengan wajar. Risiko kewangan boleh diterima.

Kesilapan biasa: mengandaikan persetujuan kewangan daripada lebih awal dalam proses meliputi syarat akhir yang dirundingkan. Tetapi syarat sering berubah semasa rundingan—memerlukan kelulusan semula kewangan.

Amalan terbaik: persetujuan kewangan akhir segera sebelum permintaan tandatangan. "Kewangan telah menyemak dan meluluskan kontrak akhir termasuk pengubahsuaian yang dirundingkan."

Pemeriksaan Pematuhan

Sahkan keperluan pematuhan dipenuhi: semakan keselamatan selesai (jika diperlukan), peruntukan privasi data adalah sesuai, keperluan pengawalseliaan dipenuhi, kawalan eksport ditangani (untuk perjanjian antarabangsa), keperluan insurans didokumentasikan.

Kegagalan pematuhan yang ditemui semasa pelaksanaan: "Perolehan kami memerlukan dokumentasi insurans vendor sebelum tandatangan." Bergesa menghasilkan dokumentasi pematuhan selepas permintaan tandatangan menangguhkan pelaksanaan dan kelihatan tidak profesional.

Amalan terbaik: Senarai semak pematuhan awal dalam proses jualan. Tangani keperluan secara proaktif sebelum fasa pelaksanaan.

Proses Pengumpulan Tandatangan

Penyelarasan tandatangan yang sistematik mengelakkan kelewatan dan memastikan pelaksanaan yang bersih:

Pengenalpastian Penandatangan

Dokumentasikan semua tandatangan yang diperlukan: penandatangan pembeli (nama, gelaran, peranan, maklumat hubungan), penandatangan penjual, keperluan saksi (jika ada), keperluan notarisasi (jika ada).

Senario tandatangan berbilang pihak:

Mudah: Satu penandatangan pembeli, satu penandatangan penjual. Paling mudah.

Tandatangan berganda: Pembeli memerlukan dua tandatangan (cth, ketua jabatan ditambah CFO). Mesti menyelaraskan kedua-duanya.

Persetujuan lembaga: Kontrak memerlukan resolusi lembaga dan tandatangan pegawai. Mesti masa di sekitar jadual mesyuarat lembaga.

Tandatangan syarikat induk: Anak syarikat merundingkan tetapi syarikat induk mesti menandatangani. Menambah lapisan persetujuan.

Berbilang entiti: Kontrak berasingan dengan berbilang entiti pembeli atau berbilang entiti penjual. Penyelarasan kompleks. Senario ini sering mendapat manfaat daripada strategi navigasi berbilang pemegang kepentingan untuk memastikan pelaksanaan berada di landasan.

Perancangan Perintah Pelaksanaan

Tentukan urutan tandatangan yang membolehkan pelaksanaan yang cekap: siapa menandatangani dahulu, siapa menandatangani kedua, sama ada pengumpulan tandatangan selari atau berjujukan, persetujuan apa yang mesti berlaku antara tandatangan.

Pendekatan biasa:

Berjujukan penjual-dahulu: Penjual menandatangani, menghantar kepada pembeli untuk tandatangan. Pendekatan ini menunjukkan komitmen penjual tetapi memerlukan pembeli mempunyai versi akhir sebelum tandatangan penjual.

Berjujukan pembeli-dahulu: Pembeli menandatangani, kembali kepada penjual untuk tandatangan balas. Kurang biasa tetapi berguna apabila pembeli memerlukan salinan dilaksanakan sepenuhnya serta-merta selepas tandatangan mereka.

Pelaksanaan selari: Kedua-dua pihak menandatangani secara serentak menggunakan platform e-signature. Paling cekap apabila kedua-dua pihak sudah bersedia.

Berjujukan dengan pintu kelulusan persetujuan: Tandatangan pada satu tahap, kemudian persetujuan pada tahap yang lebih tinggi, kemudian tandatangan akhir. Biasa dalam organisasi besar.

Pertimbangan perintah pelaksanaan: Tahap kuasa penandatangan, proses persetujuan organisasi, lokasi geografi dan zon masa, ketersediaan penandatangan dan jadual perjalanan.

Penyelarasan Tandatangan

Uruskan pengumpulan tandatangan secara aktif daripada menunggu secara pasif: jadualkan janji tandatangan apabila mungkin, hantar peringatan apabila tarikh akhir menghampiri, tangani soalan atau kebimbangan dengan segera, eskalasikan halangan secara proaktif, kekalkan komunikasi dengan semua pihak.

Penjejakan tandatangan: Siapa telah menandatangani, siapa yang belum, apabila dokumen dihantar, apabila peringatan dihantar, halangan apa yang wujud, eskalasi apa yang telah berlaku.

Kesilapan penyelarasan biasa: Menghantar kontrak untuk tandatangan dan menganggap ia akan kembali. Sebaliknya, penandatangan mengutamakan kerja lain, kontrak duduk dalam e-mel selama berhari-hari, tarikh akhir berlalu, perjanjian tergelincir.

Amalan terbaik: Perlakukan penyelarasan tandatangan sebagai pengurusan projek aktif. Jejak status setiap hari. Tindak lanjut secara proaktif. Buang halangan dengan segera.

Pengurusan Garis Waktu

Tetapkan garis waktu tandatangan yang realistik dan uruskan jangkaan: sampaikan masa pusingan yang dijangka kepada semua pihak, bina penimbal untuk kelewatan biasa, akaun untuk ketersediaan penandatangan, penyelaras sekitar cuti atau tempoh cuti, tetapkan tarikh akhir dalaman mendahului tarikh akhir sebenar.

Jangkaan garis waktu mengikut kaedah tandatangan:

Tandatangan basah (fizikal): 5-10 hari membenarkan masa mel, ulasan, dan pemulangan.

E-signature (elektronik): 1-3 hari untuk penandatangan yang responsif, tetapi boleh dilanjutkan kepada 7+ hari jika penandatangan melengahkan.

Tandatangan notari: Tambah 2-5 hari untuk penjadualan notari dan pelaksanaan.

Tandatangan antarabangsa: Tambah masa untuk mel, zon masa, dan penyelarasan merentas geografi.

Kaedah Tandatangan

Kaedah tandatangan yang berbeza sesuai dengan situasi yang berbeza:

Tandatangan Basah (Fizikal)

Kaedah tandatangan tradisional menggunakan dokumen kontrak fizikal dan tandatangan dakwat.

Proses: Cetak kontrak, hantar melalui mel atau kurir, tunggu tandatangan fizikal, terima salinan bertandatangan kembali melalui mel pulangan.

Kelebihan: Diterima secara universal, mencipta rekod kontrak fizikal, akrab kepada semua pihak, tiada keperluan teknologi.

Kelemahan: Perlahan (hari hingga minggu), memerlukan logistik fizikal, rawan ralat (versi yang dicetak salah, tandatangan di tempat yang salah), sukar untuk menjejak status, membazir alam sekitar.

Bila hendak digunakan: Apabila pembeli memerlukan tandatangan fizikal, untuk perjanjian bernilai tinggi di mana upacara fizikal dihargai, apabila e-signature tidak boleh dilaksanakan, untuk kontrak yang memerlukan notarisasi.

Tandatangan Elektronik (E-sign)

Kaedah tandatangan digital menggunakan platform seperti DocuSign, Adobe Sign, atau HelloSign.

Proses: Muat naik kontrak ke platform e-signature, tambah medan tandatangan, hantar permintaan tandatangan melalui e-mel, penandatangan menyemak dan menandatangani secara elektronik, platform menyimpan kontrak yang dilaksanakan.

Kelebihan: Cepat (jam hingga hari), penjejakan status tandatangan mudah, peringatan automatik, mengurangkan ralat, mesra alam, mengikat secara sah di kebanyakan bidang kuasa.

Kelemahan: Memerlukan kedua-dua belah pihak menerima e-signature, beberapa industri atau organisasi menolak tandatangan elektronik, halangan teknologi untuk beberapa penandatangan.

Bila hendak digunakan: Kaedah lalai untuk kebanyakan kontrak B2B moden, apabila kelajuan penting, apabila pihak berada di lokasi yang berbeza, apabila penjejakan tandatangan penting.

Kesahihan undang-undang: Tandatangan elektronik mengikat secara sah di bawah ESIGN Act (AS), UETA (kebanyakan negeri AS), dan eIDAS (EU). Walau bagaimanapun, beberapa jenis dokumen dalam bidang kuasa tertentu masih memerlukan tandatangan fizikal.

Tandatangan Digital (Kriptografi)

Kaedah tandatangan elektronik lanjutan menggunakan teknologi kriptografi untuk mengesahkan identiti dan memastikan integriti dokumen.

Proses: Serupa dengan e-signature tetapi dengan pengesahan kriptografi tambahan menggunakan sijil digital dan infrastruktur PKI.

Kelebihan: Keselamatan dan pengesahan tertinggi, bukti gangguan, pengesahan identiti yang kuat, memenuhi keperluan pematuhan yang paling ketat.

Kelemahan: Teknologi lebih kompleks, memerlukan sijil digital, kurang biasa digunakan dalam kontrak komersial standard.

Bila hendak digunakan: Apabila keselamatan yang ditingkatkan diperlukan, untuk kontrak dengan keperluan pematuhan tinggi, dalam bidang kuasa yang memerlukan tandatangan digital, apabila berurusan dengan entiti kerajaan.

Alur Kerja Tandatangan Balas

Proses di mana satu pihak menandatangani, dokumen dikembalikan, pihak kedua menandatangani, melengkapkan pelaksanaan.

Proses: Pihak A menandatangani kontrak, menghantar versi tertandatangan kepada Pihak B, Pihak B menyemak tandatangan dan tandatangan balas, kedua-dua pihak kini mempunyai kontrak yang dilaksanakan sepenuhnya.

Kepentingan penyelarasan: Komunikasi yang jelas mengenai siapa menandatangani dahulu, pengesahan tandatangan dahulu adalah sah sebelum tandatangan balas, tangan yang bersih antara pihak.

Penyelarasan Tandatangan Berbilang Pihak

Senario tandatangan kompleks memerlukan orkestrasi yang berhati-hati:

Berbilang Penandatangan Pembeli

Apabila pembeli memerlukan berbilang tandatangan (ketua jabatan, pimpinan kewangan, penasihat undang-undang, perolehan), penyelarasan pengumpulan merentas berbilang pemegang kepentingan dalaman.

Cabaran: Penyelarasan berbilang eksekutif sibuk, memastikan semua menandatangani versi yang sama, pengurusan urutan (adakah kewangan menandatangani sebelum undang-undang atau sebaliknya?), mencegah kelewatan apabila satu penandatangan tidak tersedia.

Strategi: Gunakan platform e-signature dengan penghala berjujukan, libatkan pemenang pembeli untuk menyelaras secara dalaman, kekalkan sumber kebenaran tunggal untuk versi kontrak, tetapkan tarikh akhir dalaman untuk setiap penandatangan.

Alur Kerja Tandatangan Penjual

Keperluan tandatangan penjual dalaman mestilah cekap untuk mengelakkan kelewatan: kelulusan wakil jualan, tandatangan balas pemimpin jualan, pengesahan undang-undang, tandatangan kelulusan kewangan.

Amalan terbaik: Mudahkan alur kerja tandatangan dalaman sebanyak mungkin. Pasukan jualan tidak seharusnya menunggu hari untuk tandatangan dalaman sementara pelanggan siap untuk menandatangani.

Pendekatan kelulusan awal: Lengkapkan semua persetujuan dalaman sebelum permintaan tandatangan pelanggan. Sediakan tandatangan penjual supaya tandatangan pelanggan mencetuskan tandatangan balas segera.

Keperluan Saksi atau Notari

Beberapa kontrak memerlukan tandatangan saksi atau notarisasi: kontrak di atas ambang nilai tertentu, kontrak dalam bidang kuasa tertentu, transaksi hartanah, kontrak dengan ciri risiko tertentu.

Keperluan notari: Mesti ditandatangani di hadapan notari awam, notari mengesahkan identiti dan menyaksikan tandatangan, meterai dan tandatangan notari mengesahkan dokumen.

Keperluan perancangan: Jadualkan janji notari terlebih dahulu, benarkan masa tambahan untuk proses notarisasi, pastikan penandatangan memahami keperluan notari.

Kelewatan Tandatangan dan Halangan

Halangan pelaksanaan biasa dan strategi mitigasi:

Ketersediaan Penandatangan

Masalah: Penandatangan sedang dalam perjalanan, dalam mesyuarat, bercuti, atau sebaliknya tidak tersedia selama berhari-hari atau berminggu-minggu.

Pencegahan: Sahkan ketersediaan penandatangan sebelum menghantar kontrak. Tanyakan "Bilakah anda akan tersedia untuk menyemak dan menandatangani?" Jadualkan tandatangan semasa tempoh apabila penandatangan boleh diakses.

Mitigasi: Eskalasikan kepada penandatangan ganti jika kelewatan adalah ketara, penyelarasan dengan pembantu eksekutif untuk menjadualan masa tandatangan, gunakan e-signature mesra mudah alih yang membolehkan menandatangani dari mana-mana sahaja.

Kebimbangan Saat Terakhir

Masalah: Penandatangan menyemak kontrak dan mengangkat kebimbangan atau soalan baru pada peringkat tandatangan.

Pencegahan: Sosialisasikan syarat kontrak dengan penandatangan sebelum peredaran akhir. Pastikan mereka telah menyemak versi lebih awal dan selesa dengan syarat.

Mitigasi: Tangani kebimbangan dengan segera, tentukan jika kebimbangan memerlukan perubahan kontrak atau hanya penjelasan, libatkan kembali undang-undang atau pasukan perjanjian jika perubahan diperlukan, tetapkan semula jangkaan garis waktu jika kitaran semakan diperlukan.

Soalan Kuasa

Masalah: Penandatangan yang dimaksudkan menyedari mereka kekurangan kuasa atau memerlukan persetujuan tahap yang lebih tinggi.

Pencegahan: Sahkan kuasa tandatangan awal dalam proses. Tanyakan soalan eksplisit mengenai siapa boleh menandatangani dan pada ambang apa.

Mitigasi: Kenal pasti penandatangan yang sesuai dengan cepat, mulakan semula proses tandatangan dengan individu yang betul, eskalasikan secara dalaman jika nilai kontrak melebihi batas kuasa standard.

Kekeliruan Proses

Masalah: Penandatangan tidak jelas mengenai apa yang mereka tandatangani, mengapa ia diperlukan, atau apa yang berlaku seterusnya.

Pencegahan: Sediakan konteks yang jelas apabila meminta tandatangan: ringkasan perjanjian ringkas, penjelasan mengapa tandatangan diperlukan sekarang, penerangan langkah seterusnya selepas tandatangan.

Mitigasi: Tawarkan untuk membimbing penandatangan melalui kontrak melalui telefon atau video, jawab soalan dengan segera, sediakan ringkasan eksekutif yang menyerlahkan syarat utama, libatkan pemenang untuk memberikan konteks dalaman.

Mempercepatkan Pengumpulan Tandatangan

Amalan terbaik untuk pelaksanaan yang cepat dan boleh dipercayai:

Komunikasi Yang Jelas

Apabila meminta tandatangan, sediakan konteks lengkap: ringkasan perjanjian dan kepentingan strategik, sorotan kontrak dan syarat utama, kepergian tandatangan dan keperluan masa, langkah seterusnya selepas tandatangan, maklumat hubungan untuk soalan.

Contoh permintaan tandatangan:

"Disertakan ialah kontrak akhir untuk [produk/perkhidmatan] yang dibincangkan dalam [tempoh masa] yang lalu. Syarat utama: $[jumlah], [panjang tempoh], [peruntukan utama]. Kami menyasarkan pelaksanaan pada [tarikh] untuk membolehkan [tarikh permulaan pelaksanaan / penutupan suku tahun / pencapaian lain]. Sila semak dan tandatangani pada kesempatan anda yang paling awal. Hubungi saya secara langsung dengan sebarang soalan."

Penglibatan Eksekutif

Untuk perjanjian strategik, libatkan eksekutif untuk mendorong kepergian tandatangan: penaja eksekutif menjangkau pembeli eksekutif, komunikasi CEO-ke-CEO untuk perjanjian terbesar, kemudahan hubungan peringkat eksekutif untuk penyelarasan tandatangan. Penglibatan eksekutif yang berkesan boleh memampatkan garis waktu secara dramatik.

Isyarat penglibatan eksekutif: Kepentingan perjanjian, komitmen penjual, kekuatan hubungan, kepergian penyelesaian.

Bila hendak digunakan: Akaun strategik, perjanjian bernilai tinggi, perjanjian dengan kepergian pelaksanaan, perjanjian dengan hubungan eksekutif.

E-Signature Dioptimumkan Mudah Alih

Platform e-signature moden membolehkan penandatangan daripada peranti mudah alih: penandatangan boleh menyemak dan menandatangani daripada telefon atau tablet, menghilangkan alasan "Saya sedang dalam perjalanan dan tidak mempunyai akses," meningkatkan kadar penyiapan tandatangan.

Pelaksanaan: Pilih platform e-signature dengan pengalaman mudah alih yang kuat, ujian alur kerja mudah alih sebelum perjanjian yang penting, pastikan pemformatan kontrak berfungsi pada skrin mudah alih.

Upacara Tandatangan

Untuk perjanjian penting, jadualkan acara tandatangan rasmi: upacara tandatangan secara bersemuka untuk hubungan strategik, sesi tandatangan panggilan video untuk pelaksanaan jauh, penandatanganan yang diselaraskan pada masa yang dijadualkan.

Manfaat: Mencipta peranti komitmen (masa yang dijadualkan membuat tandatangan keutamaan), membolehkan penyelesaian soalan segera, menambah upacara yang menghormati kepentingan perjanjian, mencegah kelewatan pasif.

Senarai Semak Pra-Pelaksanaan

Gunakan senarai semak untuk memastikan kesiapan sebelum peredaran: semua persetujuan lengkap, kuasa penandatangan disahkan, perintah pelaksanaan dirancang, garis waktu dikomunikasikan, kaedah tandatangan dipersetujui, halangan dikenalpasti dan dikurangkan.

Senarai semak mencegah: Menghantar kontrak sebelum kesiapan dalaman, menemui isu kuasa semasa pelaksanaan, kehilangan langkah persetujuan yang penting, menghadapi halangan yang boleh diramalkan tanpa persediaan.

Aktiviti Pasca-Tandatangan

Pelaksanaan kontrak tidak lengkap apabila tandatangan akhir dikumpul:

Pengagihan Salinan Dilaksanakan Sepenuhnya

Pastikan semua pihak menerima kontrak lengkap yang dilaksanakan: pembeli menerima salinan dilaksanakan sepenuhnya, penjual mengekalkan asli dilaksanakan, semua pemegang kepentingan dalaman menerima salinan (jualan, kewangan, undang-undang, operasi), kontrak disimpan dalam repositori kontrak.

Kesilapan pengedaran: Terlupa menghantar pembeli salinan dilaksanakan mereka (mengejutkan biasa), kehilangan jejak versi yang dilaksanakan di antara draf kontrak berbilang, gagal mengedarkan secara dalaman supaya operasi tidak mempunyai perincian pelaksanaan.

Amalan terbaik: Serta-merta selepas tandatangan akhir, edarkan kontrak dilaksanakan kepada semua pemegang kepentingan dengan e-mel yang jelas: "Kontrak kini dilaksanakan sepenuhnya. Disertakan ialah versi tertandatangan akhir."

Notifikasi Dalaman

Beritahu pasukan dalaman bahawa perjanjian ditutup dan pelaksanaan selesai: operasi jualan mengemas kini CRM, kewangan memulai persediaan pengebilan, operasi memulai perancangan pelaksanaan, kejayaan pelanggan bersedia untuk onboarding, pasukan eksekutif dimaklumkan (untuk perjanjian strategik).

Pemicu notifikasi: Aktiviti hiliran yang bergantung pada kontrak dilaksanakan, proses pengiktirafan hasil, garis waktu pelaksanaan, peruntukan sumber daya.

Kemas Kini Sistem (CRM, Pengebilan, dll)

Kemas kini semua sistem untuk mencerminkan kontrak dilaksanakan: peluang CRM ditanda "Ditutup Menang" dengan perincian kontrak, sistem pengurusan kontrak menyimpan kontrak dilaksanakan dengan metadata, sistem pengebilan dikonfigur berdasarkan syarat kontrak, pengurusan pesanan mencipta rekod pemenuhan, sistem pengiktirafan hasil dikonfigur untuk perakaunan yang betul.

Kepentingan integrasi: Kemas kini sistem manual mewujudkan risiko ralat atau peninggalan. Alur kerja otomatik daripada pelaksanaan kontrak kepada kemas kini sistem meningkatkan keandalan.

Penyerahan kepada Pelaksanaan

Sediakan pasukan operasi dan pelaksanaan dengan maklumat lengkap: kontrak dilaksanakan, penyataan kerja, garis waktu pelaksanaan, kenalan pelanggan, peruntukan khas atau komitmen, keperluan sumber daya.

Kriteria penyerahan bersih: Pasukan pelaksanaan mempunyai segala yang diperlukan untuk memulakan kerja, jangkaan pelanggan didokumentasikan, garis waktu disahkan, peruntukan sumber daya lengkap. Menetapkan protokol penyerahan perjanjian yang jelas memastikan tidak ada yang terjatuh melalui celah.

Kesilapan penyerahan: Pasukan jualan meraih kejayaan dan bergerak ke perjanjian seterusnya tanpa penyerahan yang betul, pasukan pelaksanaan menemui komitmen penting tidak didokumentasikan, pengalaman pelanggan terjejas kerana peralihan jualan-ke-operasi yang buruk.

Pengurusan Kontrak

Pengurusan kontrak yang sistematik memastikan kontrak yang dilaksanakan tetap mudah diakses dan boleh ditindak:

Repositori dan Penyimpanan

Kekalkan repositori kontrak berpusat di mana kontrak dilaksanakan disimpan, disusun, dan boleh diambil: kontrak disimpan dengan konvensyen penamaan yang konsisten, metadata ditag (pelanggan, nilai, tarikh tempoh, peruntukan utama), keupayaan carian membolehkan pengambilan cepat, kawalan akses memastikan keselamatan, kawalan versi membezakan kontrak yang dilaksanakan daripada draf.

Pilihan repositori: Sistem pengurusan kitaran hayat kontrak (CLM), sistem pengurusan dokumen, storan awan dengan organisasi yang betul, CRM dengan penyimpanan kontrak, sistem pengurusan undang-undang.

Akibat pengurusan kontrak yang buruk: Kontrak hilang atau tidak boleh diakses, kekeliruan mengenai apa yang disetujui, ketidakupayaan untuk bertindak balas kepada permintaan audit, peluang pembaruan yang terlepas, kesukaran menguatkuasakan syarat kontrak.

Penjejakan Kontrak dan Amaran

Jejak tarikh kontrak utama dan aktivasikan pengurusan proaktif: tarikh pembaruan dengan notis awal, penjejakan tarikh akhir penamatan, tarikh eskalasi harga, nadi semak komitmen jumlah, tarikh pencapaian prestasi.

Amaran otomatik: Notis pembaruan 90 hari membolehkan penglibatan proaktif, amaran tarikh akhir penamatan mencegah pembaruan otomatik apabila dikehendaki, amaran pencapaian memastikan komitmen dijejak. Operasi meja perjanjian berpusat boleh membantu mengstandarkan proses penjejakan ini merentas organisasi anda.

Dokumentasi Jejak Audit

Kekalkan jejak audit lengkap: sejarah rundingan kontrak, dokumentasi persetujuan, cap masa tandatangan, semua versi kontrak, surat berkaitan kontrak, pindaan atau pengubahsuaian.

Kepentingan jejak audit: Audit dalaman memerlukan dokumentasi kontrak, audit pengiktirafan hasil memerlukan jejak persetujuan, pertikaian mungkin memerlukan sejarah rundingan, semakan pematuhan memerlukan pengesahan tandatangan.

Kesimpulan

Pelaksanaan kontrak ialah kilometer akhir proses jualan yang kompleks di mana banyak perjanjian tersandung tanpa perlu. Jurang antara perjanjian lisan dan kontrak dilaksanakan nampak mudah tetapi melibatkan cabaran penyelarasan, soalan kuasa, keperluan persetujuan, dan halangan logistik yang mencipta kelewatan dan kehilangan ramalan.

Organisasi jualan yang memperlakukan pelaksanaan kontrak sebagai proses automatik mengalami masalah yang boleh diramalkan. Perjanjian yang harus ditutup dengan cepat seret selama berminggu-minggu. Tandatangan mengumpul perlahan. Halangan muncul tanpa diduga. Hasil tergelincir di antara suku tahun.

Organisasi jualan yang menguruskan pelaksanaan secara sistematik mencapai penutupan yang boleh diramalkan. Keperluan tandatangan disahkan awal. Kuasa disahkan sebelum peredaran. Persetujuan lengkap sebelum penglibatan pelanggan. Alur kerja pelaksanaan diselaraskan secara aktif. Halangan dikenalpasti dan dikurangkan secara proaktif.

Kemampuan yang penting ialah disiplin pelaksanaan. Pasukan jualan yang meraih perjanjian lisan sebagai penutupan sering kecewa. Pasukan jualan yang mengiktiraf bahawa perjanjian tidak ditutup sehingga kontrak dilaksanakan sepenuhnya mengekalkan ramalan yang realistik, menguruskan pengumpulan tandatangan secara aktif, dan menutup dengan boleh diramalkan.

Laksanakan pengurusan pelaksanaan yang sistematik. Bangunkan senarai semak pra-tandatangan yang memastikan kesiapan. Sahkan kuasa penandatangan awal dalam proses jualan. Gunakan platform e-signature untuk kelajuan dan penjejakan. Penyelarasan pengumpulan tandatangan secara aktif daripada pasif. Rancang aktiviti pasca-tandatangan untuk penyerahan operasi yang bersih.

Ukur keberkesanan pelaksanaan. Jejak masa daripada perjanjian lisan kepada tandatangan. Memantau corak kelewatan tandatangan. Ukur kadar ralat kontrak yang menyebabkan kelewatan. Analisa perjanjian yang dirancang yang tergelincir kerana isu pelaksanaan. Gunakan data ini untuk meningkatkan proses secara sistematik.

Latih pasukan jualan mengenai amalan terbaik pelaksanaan. Apa yang perlu disahkan sebelum peredaran. Cara menyelaras pengumpulan tandatangan. Apa yang perlu dilakukan apabila halangan muncul. Cara meningkatkan dengan betul. Apa penyerahan operasi yang bersih memerlukan.

Organisasi jualan terbaik menutup perjanjian dengan bersih. Kontrak dilaksanakan dengan cepat. Tandatangan mengumpul dengan boleh dipercayai. Penyerahan operasi berlaku dengan lancar. Pelanggan mengalami profesionalisme. Pengiktirafan hasil dilanjutkan dengan boleh diramalkan. Keunggulan pelaksanaan ini terbang merata-rata suku tahun dan tahun, mewujudkan kelebihan daya saing yang ketara dalam kadar penutupan, ketepatan ramalan, dan halaju hasil.

Pelaksanaan kontrak mungkin nampak remeh berbanding jualan konsultatif atau pengurusan akaun strategik. Tetapi perjanjian yang tidak dilaksanakan tidak menghasilkan hasil. Keunggulan pelaksanaan ialah bagaimana anda menukar keupayaan jualan kepada hasil yang diiktiraf dan pelanggan yang puas.

Ketahui Lebih Lanjut