Contract Structure: Membangun Kerangka Kerja Hukum yang Memungkinkan Bisnis

Seorang VP Penjualan menyaksikan penawaran senilai $750,000 terjebak dalam peninjauan hukum selama enam minggu sementara pesaing maju. Pelanggan menginginkan perubahan pada bahasa tanggung jawab, kepemilikan data, dan hak pemberhentian. Setiap perubahan berarti peninjauan hukum, perdebatan internal, penilaian risiko, dan beberapa putaran revisi. Sementara itu, juara kehilangan kredibilitas, urgensi mati, dan alternatif kompetitif mulai terlihat baik. Penawaran akhirnya ditutup, tetapi dua perwakilan melewatkan kuota kuartal itu menunggu persetujuan hukum yang bisa dicegah dengan struktur kontrak yang lebih baik.

Struktur kontrak berdampak pada tingkat penutupan sebesar 20% hingga 35%, namun sebagian besar perusahaan B2B memperlakukan perjanjian hukum seperti gesekan yang diperlukan daripada pemungkin strategis. Mereka menegosiasikan setiap penawaran dari awal, memperlakukan setiap redline pelanggan sebagai sah, dan tidak memiliki aturan yang jelas tentang apa yang dapat diterima versus apa yang memerlukan tinjauan eksekutif. Hasilnya? Siklus penjualan yang panjang, pelanggan yang frustrasi, dan tim hukum yang terkubur dalam pekerjaan kontrak.

Struktur kontrak yang baik seimbang antara perlindungan hukum dengan kecepatan. Ia menyiapkan kerangka kerja utama yang menangani 80% istilah hukum sekali, sehingga pembelian di masa depan hanya memerlukan formulir pesanan sederhana. Ini menciptakan standar di mana mungkin sambil tetap fleksibel di mana diperlukan. Ini memberikan tim penjualan panduan yang jelas tentang apa yang dapat mereka terima tanpa menunggu hukum.

Komponen Kontrak B2B

Kontrak B2B perusahaan biasanya memiliki beberapa dokumen yang terhubung bersama. Memahami pengaturan ini membantu Anda menutup penawaran lebih cepat dan menghindari menegosiasikan ulang istilah standar berulang kali.

Lapisan dasar adalah Master Service Agreement (MSA) atau Syarat dan Ketentuan Anda yang mengatur hubungan. Dokumen ini menetapkan istilah umum, barang hukum, dan kebijakan yang berlaku untuk semuanya. Setelah ditandatangani, jarang berubah.

Lapisan komersial memiliki Formulir Pesanan atau Pernyataan Pekerjaan (SOW) yang merinci apa yang dibeli pelanggan, harganya, dan deliverable. Ini mereferensikan MSA dan menambahkan detail khusus pembelian tanpa memerlukan negosiasi hukum penuh.

Dokumen pendukung menangani kebutuhan khusus: Perjanjian Pemrosesan Data (DPA) untuk GDPR dan privasi, Perjanjian Layanan Profesional (PSA) untuk konsultasi atau implementasi, dan addendum keamanan atau kepatuhan untuk industri yang diatur.

Struktur multi-dokumen ini menciptakan kecepatan. Setelah Anda menegosiasikan MSA sekali, pembelian di masa depan hanya memerlukan formulir pesanan sederhana. Bandingkan dengan menegosiasikan kontrak penuh setiap kali, yang membunuh siklus dan membakar sumber daya hukum.

Dokumen Kontrak Inti

Master Service Agreement (MSA)

MSA membangun fondasi hukum dari hubungan pelanggan. Ini mencakup istilah umum yang berlaku untuk semua transaksi: definisi, kepemilikan properti intelektual, kerahasiaan, garansi, pembatasan tanggung jawab, indemnifikasi, penyelesaian sengketa, dan hukum yang berlaku. Setelah ditandatangani, MSA tetap berlaku untuk semua pembelian di masa depan.

MSA biasanya berkisar antara 15 hingga 40 halaman tergantung pada kompleksitas produk dan profil risiko. Mereka mengatasi kekhawatiran hukum secara komprehensif sehingga formulir pesanan dapat sederhana. Investasi dalam negosiasi MSA terbayar melalui transaksi berikutnya yang lebih cepat.

Bagian MSA kunci mencakup istilah komersial (pembayaran, kerangka harga, syarat langganan), istilah dan ketentuan umum (garansi, representasi, mekanik hukum), komitmen tingkat layanan (uptime, dukungan, kinerja), ketentuan data dan keamanan (kepemilikan, perlindungan, kepatuhan), dan tanggung jawab dan indemnifikasi (batas, perlindungan bersama, pengecualian).

Statement of Work (SOW)

SOW menentukan proyek berbasis deliverable: implementasi, pengembangan khusus, keterlibatan konsultasi, atau layanan profesional. Mereka merinci ruang lingkup, deliverable, timeline, milestone, kriteria penerimaan, dan harga khusus proyek. SOW mereferensikan MSA untuk istilah hukum sambil fokus pada spesifikasi proyek. Memahami pembuatan SOW yang efektif memastikan ekspektasi deliverable yang jelas.

SOW yang efektif spesifik tentang apa yang akan dikirimkan dan kapan. Bahasa ruang lingkup yang samar menciptakan perselisihan. Deliverable yang jelas dengan kriteria penerimaan konkret mencegah ketidaksepakatan tentang apakah kondisi telah terpenuhi. Sertakan pengecualian eksplisit untuk mencegah scope creep.

Order Form

Formulir pesanan mendokumentasikan pembelian langganan yang termasuk dalam kerangka kerja MSA. Mereka menentukan produk atau layanan yang dibeli, kuantitas, harga, jangka waktu langganan, syarat pembayaran, dan ketentuan pembaruan. Formulir pesanan biasanya berjalan 1 hingga 3 halaman dan memerlukan negosiasi minimal karena istilah hukum ada di MSA.

Rancang formulir pesanan untuk kecepatan: deskripsi produk yang jelas, harga transparan, blok tanda tangan sederhana, dan referensi eksplisit ke MSA yang mengatur. Semakin cepat pelanggan dapat meninjau dan menandatangani formulir pesanan, semakin cepat penawaran ditutup.

Data Processing Agreement (DPA)

DPA mengatasi persyaratan privasi data dan perlindungan, khususnya untuk GDPR, CCPA, dan peraturan privasi lainnya. Mereka menentukan cara Anda memproses data pelanggan, tindakan keamanan, daftar sub-prosesor, prosedur pelanggaran data, dan hak data pelanggan. Banyak perusahaan memerlukan DPA sebelum membeli perangkat lunak apa pun yang memproses data pribadi.

Buat DPA standar yang memenuhi persyaratan peraturan tanpa negosiasi. Peraturan privasi menetapkan kewajiban yang jelas; DPA mendokumentasikan bagaimana Anda memenuhinya. DPA standar menutup persyaratan ini dengan cepat daripada menegosiasikan syarat data penawaran demi penawaran.

Professional Services Agreement (PSA)

PSA mengatur layanan konsultasi, pelatihan, atau dukungan terpisah dari langganan perangkat lunak. Mereka menetapkan syarat pengiriman layanan, standar profesional, kriteria penerimaan, dan syarat komersial untuk layanan. PSA sering mereferensikan MSA untuk istilah hukum umum sambil fokus pada ketentuan spesifik layanan.

Gunakan PSA ketika layanan cukup substansial untuk menjustifikasi perjanjian terpisah atau ketika layanan mungkin dibeli oleh pelanggan yang tidak memiliki langganan perangkat lunak. Untuk layanan implementasi sederhana yang dikemas dengan perangkat lunak, SOW yang mereferensikan MSA mungkin cukup.

Strategi Perjanjian Utama

Strategi MSA secara dramatis meningkatkan kecepatan penawaran dengan menegosiasikan istilah hukum sekali daripada berulang kali. Setelah negosiasi MSA awal, pembelian berikutnya hanya memerlukan formulir pesanan yang mereferensikan MSA. Ini mengubah proses hukum 4 hingga 8 minggu menjadi tanda tangan hari yang sama.

Manfaat dan Struktur

MSA menguntungkan kedua belah pihak. Pelanggan menegosiasikan syarat yang menguntungkan sekali dan mengetahui syarat tersebut berlaku untuk semua pembelian di masa depan. Tim hukum meninjau posisi standar Anda sekali daripada penawaran demi penawaran. Pengadaan memiliki persyaratan yang telah disetujui sebelumnya yang mempercepat pembelian.

Bisnis Anda mendapat manfaat dari penawaran berikutnya yang lebih cepat, biaya hukum yang berkurang, negosiasi yang dapat diprediksi di mana Anda telah menetapkan posisi yang dapat diterima, dan keyakinan tim penjualan tentang syarat apa yang akan disetujui. Investasi MSA awal memberikan dividen yang terus berlanjut.

Istilah Komersial

Sertakan kerangka kerja komersial dalam MSA Anda tanpa harga spesifik. Tentukan cara Anda menetapkan harga (per pengguna, per transaksi, berjenjang), opsi syarat pembayaran (prabayar tahunan, triwulanan, bulanan), jenis biaya apa yang mungkin berlaku (overage, layanan profesional, dukungan), dan bagaimana harga berubah dengan pembaruan (klausa eskalasi, pemicu renegosiasi).

Ini memungkinkan formulir pesanan untuk sekadar menentukan tingkat harga tanpa memperdebatkan metodologi harga. Jika MSA menetapkan harga per pengguna dengan prabayar tahunan, formulir pesanan hanya perlu menyatakan "100 pengguna pada $100 per pengguna per tahun."

Syarat dan Ketentuan Umum

Istilah umum Anda mencakup mekanik hukum: garansi (apa yang Anda janjikan tentang produk), representasi (pernyataan fakta), pembatasan garansi (apa yang Anda tidak janjikan), properti intelektual (kepemilikan IP Anda dan data pelanggan), kerahasiaan (perlindungan bersama), dan jangka waktu dan pemberhentian (berapa lama perjanjian berlangsung dan bagaimana kedua belah pihak dapat keluar).

Istilah-istilah ini jarang berubah karena mencerminkan posisi hukum standar Anda. Negosiasikan mereka secara menyeluruh dalam MSA sehingga Anda tidak menegosiasikan ulang penawaran demi penawaran. Sebagian besar istilah ini standar di seluruh perangkat lunak B2B dengan variasi kecil.

Komitmen Tingkat Layanan

Sertakan kerangka kerja SLA dalam MSA Anda: komitmen uptime, waktu respons dukungan, standar kinerja, metodologi pengukuran, dan solusi untuk kegagalan. Tentukan tingkat layanan yang berbeda berdasarkan tingkat (standar, premium, enterprise) sehingga pelanggan dapat memilih tingkat yang sesuai dalam formulir pesanan.

Bahasa SLA sering memerlukan negosiasi, khususnya dengan pelanggan enterprise yang memiliki persyaratan ketat. Sertakan kerangka kerja SLA dalam MSA untuk menegosiasikan istilah ini sekali daripada dalam setiap formulir pesanan.

Ketentuan Data dan Keamanan

Tangani kepemilikan data, standar keamanan, sertifikasi kepatuhan, prosedur notifikasi pelanggaran, retensi dan penghapusan data, dan manajemen sub-prosesor. Ketentuan ini memenuhi ulasan keamanan dan persyaratan privasi tanpa negosiasi penawaran demi penawaran.

Referensikan standar industri dan sertifikasi (SOC 2, ISO 27001, kepatuhan GDPR) dalam MSA Anda. Ini menunjukkan kematangan keamanan dan mengurangi beban kuesioner keamanan pelanggan dalam pembelian berikutnya.

Tanggung Jawab dan Indemnifikasi

Tetapkan batas tanggung jawab, pengecualian dari tanggung jawab, indemnifikasi bersama untuk klaim tertentu, dan periode pembatasan. Istilah tanggung jawab sering kali adalah ketentuan kontrak yang paling dinegosiasikan karena alokasi risiko antara pihak.

Kembangkan posisi standar pada batas tanggung jawab (biasanya 12 bulan biaya yang dibayarkan atau nilai kontrak total), tanggung jawab tak terbatas untuk klaim tertentu (pelanggaran IP, pelanggaran data, kelalaian berat), dan indemnifikasi bersama (setiap pihak mengindemnifikasi pihak lain untuk jenis klaim tertentu).

Efisiensi Formulir Pesanan

Formulir pesanan harus ditutup dalam hitungan jam atau hari, bukan minggu. Rancang untuk kecepatan dengan menyertakan hanya detail khusus pembelian: produk atau layanan, kuantitas dan harga, tanggal jangka waktu (mulai dan akhir), jadwal pembayaran, syarat pembaruan, dan ketentuan khusus untuk pembelian ini.

Referensikan MSA secara eksplisit: "Formulir Pesanan ini diatur oleh Master Service Agreement tanggal [TANGGAL] antara [PIHAK]." Ini membuat jelas bahwa istilah MSA berlaku tanpa mengulanginya. Jika tidak ada MSA, formulir pesanan Anda harus mereferensikan syarat dan ketentuan standar Anda.

Aktifkan tanda tangan elektronik pada formulir pesanan. DocuSign, Adobe Sign, atau alat serupa memungkinkan pelanggan menandatangani dalam hitungan menit daripada mencetak, menandatangani, memindai, dan mengirim email. Manajemen e-signature yang efektif menghilangkan gesekan yang menunda penawaran tanpa perlu.

Panjang Jangka Waktu dan Komitmen

Durasi Jangka Awal

Sebagian besar kontrak SaaS B2B berjalan dengan jangka waktu awal tahunan dengan jangka waktu lebih pendek untuk pelanggan SMB (bulanan atau triwulanan) dan jangka waktu lebih lama untuk penawaran enterprise (2 hingga 3 tahun). Panjang jangka waktu awal memengaruhi harga, syarat pembayaran, dan tingkat komitmen pelanggan.

Istilah tahunan memberikan keseimbangan yang baik: cukup lama bagi pelanggan untuk mencapai nilai dan bagi Anda untuk memulihkan biaya akuisisi, cukup pendek sehingga komitmen tidak menciptakan kekhawatiran pembeli yang berlebihan. Kesepakatan multi-tahun memerlukan diskon atau insentif lain untuk menjustifikasi komitmen yang diperpanjang.

Mekanisme Pembaruan Otomatis

Klausa pembaruan otomatis memperpanjang kontrak secara otomatis kecuali salah satu pihak memberikan pemberitahuan pemberhentian dalam jendela yang ditentukan (biasanya 30 hingga 90 hari sebelum pembaruan). Ini melindungi Anda dari pembaruan administratif non-pembaruan di mana pelanggan yang puas hanya lupa memperbarui.

Nyatakan istilah pembaruan otomatis dengan jelas: "Perjanjian ini diperbaharui secara otomatis untuk istilah satu tahun yang berturut-turut kecuali salah satu pihak memberikan pemberitahuan tertulis tentang non-pembaruan setidaknya 60 hari sebelum tanggal pembaruan." Ini memberikan pelanggan pemberitahuan yang jelas persyaratan sambil menetapkan pembaruan sebagai default.

Ketentuan Pemberhentian

Tentukan bagaimana kontrak berakhir: kedaluwarsa jangka waktu, perjanjian bersama, pelanggaran material, kebangkrutan, atau pemberhentian untuk kenyamanan. Setiap jenis pemberhentian memiliki persyaratan pemberitahuan dan efek yang berbeda.

Pemberhentian untuk kenyamanan (kedua belah pihak dapat mengakhiri tanpa sebab) adalah umum dengan kontrak bulanan tetapi jarang dengan penawaran tahunan atau multi-tahun. Pemberhentian untuk pelanggaran material memerlukan pemberitahuan dan kesempatan untuk memperbaiki. Tentukan mekanisme ini dengan jelas untuk mencegah perselisihan.

Hak Pemberhentian Awal

Beberapa pelanggan meminta hak untuk mengakhiri lebih awal jika keadaan berubah: pemotongan anggaran, perubahan bisnis, atau masalah kinerja. Hak pemberhentian awal meningkatkan risiko churn Anda dan harus dibatasi dengan hati-hati.

Jika Anda memberikan hak pemberhentian awal, sertakan kondisi: komitmen jangka waktu minimum (tidak dapat mengakhiri dalam 6 bulan pertama), biaya pemberhentian (bayar nilai kontrak sisa dengan diskon), atau pemicu spesifik (merger, penutupan unit bisnis, kegagalan kinerja material dengan periode perbaikan).

Fleksibilitas vs Standarisasi

Strategi kontrak Anda harus seimbang antara standarisasi untuk efisiensi dengan fleksibilitas untuk diferensiasi kompetitif dan kebutuhan pelanggan. Standarkan di mana perlindungan dan efisiensi penting. Fleksibel di mana persyaratan khusus pelanggan masuk akal.

Kapan Menggunakan Perjanjian Standar

Gunakan MSA standar dan template formulir pesanan Anda untuk 80% hingga 90% penawaran. Perjanjian standar memungkinkan siklus yang cepat, tinjauan hukum yang dapat diprediksi, dan kepercayaan diri tim penjualan. Jika setiap penawaran memerlukan negosiasi khusus, Anda kekurangan standar yang efektif.

Terapkan standar untuk penawaran kecil dan menengah di mana kustomisasi tidak dibenarkan oleh ukuran penawaran. Untuk penawaran enterprise di atas ambang tertentu, terima bahwa negosiasi diperlukan tetapi gunakan standar Anda sebagai titik awal.

Rentang Variasi yang Dapat Diterima

Tentukan variasi yang dapat diterima yang dapat disetujui penjualan dan deal desk tanpa tinjauan hukum. Misalnya, Anda mungkin memungkinkan variasi batas tanggung jawab dalam rentang tertentu (12 hingga 24 bulan biaya), fleksibilitas syarat pembayaran (triwulanan atau bulanan bukan tahunan), atau penambahan DPA standar untuk kepatuhan privasi.

Buat playbook yang menentukan variasi yang dapat diterima dan memerlukan eskalasi untuk apa pun di luar rentang yang ditentukan. Ini memberdayakan tim penjualan sambil melindungi dari konsesi yang berlebihan.

Manajemen Redline

Ketika pelanggan redline kontrak, lacak ketentuan mana yang mereka ubah. Pola muncul: sebagian besar pelanggan meminta 5 hingga 10 perubahan yang sama. Perbarui template standar Anda untuk membuat perubahan itu secara proaktif atau kembangkan respons standar yang menjelaskan mengapa Anda tidak dapat menerima perubahan tertentu.

Kategorikan redline sebagai dapat diterima (setujui secara otomatis), dapat dinegosiasikan (diskusikan tetapi umumnya akomodasi), atau tidak dapat diterima (tolak kecuali strategis). Ini mempercepat tinjauan dengan fokus waktu hukum pada ketentuan yang benar-benar diperdebatkan. Kuasai teknik negosiasi istilah untuk menangani permintaan redline umum secara efisien.

Efisiensi Tinjauan Hukum

Kurangi beban tinjauan hukum dengan memberdayakan penjualan dan deal desk dengan otoritas persetujuan yang jelas untuk variasi standar, membuat template untuk skenario umum, mengembangkan playbook yang mengatasi permintaan pelanggan yang sering, dan eskalasi hanya masalah yang benar-benar kompleks.

Ukur waktu tinjauan hukum dan identifikasi hambatan. Jika negosiasi tanggung jawab secara konsisten memerlukan 2 minggu, kembangkan standar tanggung jawab yang lebih fleksibel atau playbook yang lebih baik. Jika ketentuan data memperlambat penawaran, buat template DPA standar. Tangani polanya, bukan hanya penawaran individual.

Alur Kerja Negosiasi Kontrak

Rancang alur kerja negosiasi kontrak Anda untuk kecepatan tanpa mengorbankan perlindungan. Alur kerja tipikal mencakup pemilihan template (set kontrak mana yang akan digunakan), kustomisasi untuk syarat penawaran spesifik, tinjauan dan redline pelanggan, tinjauan internal tentang perubahan pelanggan, negosiasi ketentuan yang diperdebatkan, perutean persetujuan, dan eksekusi.

Draf Awal dan Pemilihan Template

Mulai dengan template yang sesuai berdasarkan jenis dan ukuran penawaran. Penawaran kecil menggunakan perjanjian sederhana dengan negosiasi minimal. Penawaran menengah pasar menggunakan MSA standar dengan fleksibilitas sedang. Penawaran enterprise menggunakan MSA penuh yang mengharapkan negosiasi.

Memberdayakan tim penjualan untuk menghasilkan perjanjian awal dari template menggunakan CPQ Anda atau alat deal desk. Semakin cepat pelanggan menerima draf perjanjian, semakin cepat negosiasi dimulai.

Pertukaran Redline

Kirimkan kontrak bersih untuk tinjauan pelanggan. Redline pelanggan ketentuan yang ingin diubah. Tinjau redline mereka secara efisien dengan membandingkan terhadap standar dan playbook Anda. Terima perubahan yang dapat diterima segera, negosiasikan item yang dapat dinegosiasikan, dan jelaskan mengapa Anda tidak dapat menerima perubahan yang tidak dapat diterima.

Batasi putaran redline. Setelah 2 hingga 3 pertukaran, beralih ke panggilan atau pertemuan untuk menyelesaikan masalah yang tersisa. Negosiasi email bahasa hukum yang kompleks sering memperpanjang siklus tanpa perlu. Panggilan 30 menit dengan pengacara dapat menyelesaikan masalah yang akan memakan waktu berminggu-minggu melalui email.

Kolaborasi Hukum

Tim hukum melindungi perusahaan dari risiko yang tidak dapat diterima sambil memungkinkan bisnis. Tim hukum terbaik memahami tujuan bisnis dan menemukan cara kreatif untuk mencapainya dalam parameter risiko yang dapat diterima. Mereka adalah mitra bisnis, bukan penjaga gerbang yang hanya mengatakan tidak.

Buat kolaborasi penjualan dan hukum yang kuat. Libatkan hukum lebih awal dalam penawaran yang kompleks. Libatkan penjualan dalam pelatihan hukum sehingga mereka memahami mengapa istilah tertentu penting. Bangun saling menghormati dan tujuan bersama di sekitar penawaran penutupan pada tingkat risiko yang dapat diterima.

Perutean Persetujuan

Rute kontrak untuk persetujuan berdasarkan tingkat risiko dan ukuran penawaran. Penawaran standar kecil mungkin hanya memerlukan persetujuan manajer penjualan. Penawaran enterprise besar dengan istilah yang dinegosiasikan memerlukan persetujuan hukum, keuangan, dan eksekutif. Rancang perutean untuk kecepatan sambil memastikan tinjauan yang sesuai. Tetapkan alur kerja persetujuan internal yang jelas](/ms/libraries/deal-closing/internal-approvals) untuk mencegah hambatan.

Gunakan alur kerja persetujuan otomatis dalam CRM atau sistem kontrak Anda. Perutean email manual menambah hari ke siklus persetujuan. Alur kerja otomatis dengan SLA yang jelas dan eskalasi membuat penawaran tetap bergerak.

Poin Negosiasi Kontrak Umum

Batas Tanggung Jawab dan Pembatasan

Pelanggan sering meminta batas tanggung jawab lebih tinggi daripada standar Anda. Standar Anda mungkin membatasi tanggung jawab pada 12 bulan biaya yang dibayarkan; mereka meminta 24 bulan atau nilai kontrak total. Negosiasikan berdasarkan ukuran penawaran, profil risiko, dan cakupan asuransi.

Pertahankan tanggung jawab tak terbatas untuk jenis klaim tertentu: pelanggaran properti intelektual, pelanggaran data yang disebabkan oleh kelalaian Anda, kelalaian berat atau kesalahan yang disengaja, dan pelanggaran kerahasiaan. Risiko ini tidak boleh dibatasi karena mewakili kewajiban fundamental.

Ruang Lingkup Indemnifikasi

Ketentuan indemnifikasi menentukan siapa mengkompensasi siapa untuk jenis klaim apa. Struktur tipikal mencakup indemnifikasi bersama (kedua belah pihak mengindemnifikasi satu sama lain untuk klaim tertentu), atau indemnifikasi asimetris di mana satu pihak memiliki kewajiban yang lebih luas.

Indemnifikasi SaaS standar: Anda mengindemnifikasi pelanggan untuk klaim pelanggaran IP, mereka mengindemnifikasi Anda untuk klaim yang timbul dari data mereka atau penggunaan produk Anda. Tolak indemnifikasi luas untuk semua klaim; batasi pada kategori yang spesifik dan sesuai.

Kepemilikan Data dan Portabilitas

Pelanggan menginginkan konfirmasi yang jelas bahwa mereka memiliki data mereka dan dapat mengekstraknya kapan saja. Ini masuk akal dan harus menjadi standar. Tentukan bahwa pelanggan memiliki data mereka, Anda dapat menggunakan data untuk menyediakan layanan, pelanggan dapat mengekspor data dalam format standar, dan Anda menghapus data setelah pemberhentian sesuai jadwal yang disepakati.

Portabilitas data mengurangi biaya switching, yang mengkhawatirkan beberapa vendor. Namun, menolak portabilitas data menciptakan permusuhan pelanggan dan gagal bagaimanapun juga karena peraturan sering memerlukan hal itu. Buat kepemilikan data dan portabilitas posisi standar.

Hak Audit

Pelanggan enterprise sering meminta hak untuk mengaudit kepatuhan Anda terhadap istilah kontrak, khususnya komitmen keamanan, privasi, dan SLA. Hak audit menciptakan beban operasional tetapi masuk akal untuk pelanggan enterprise besar dengan sensitivitas data yang signifikan.

Batasi hak audit untuk frekuensi yang masuk akal (sekali per tahun), persyaratan pemberitahuan muka (30 hingga 60 hari), jam kerja saja, dan metode non-disruptif. Izinkan pelanggan menggunakan auditor pihak ketiga daripada datang di tempat. Tawarkan untuk menyediakan laporan SOC 2 sebagai pengganti audit jika memungkinkan.

Manajemen Perubahan

Pelanggan menginginkan perlindungan terhadap perubahan fitur produk, praktik keamanan, atau syarat secara sepihak. Tetapkan ketentuan manajemen perubahan yang seimbang antara kebutuhan Anda untuk evolusi produk dengan kebutuhan pelanggan untuk stabilitas.

Pendekatan standar: Anda dapat membuat perubahan dengan pemberitahuan yang wajar (30 hingga 90 hari), perubahan yang merugikan secara material memberikan pelanggan hak pemberhentian, dan Anda tidak akan secara material mengurangi fungsionalitas tanpa pemberitahuan. Ini memungkinkan Anda untuk mengembangkan produk sambil melindungi pelanggan dari perubahan yang merugikan.

Repositori Kontrak dan Manajemen

Setelah penandatanganan, kontrak memerlukan manajemen berkelanjutan: penyimpanan, organisasi, pelacakan pembaruan, pemantauan kewajiban, dan manajemen amandemen. Manajemen kontrak yang buruk menciptakan risiko kepatuhan, peluang pembaruan yang terlewat, dan ketidakpuasan pelanggan.

Gunakan sistem manajemen kontrak yang menyimpan semua perjanjian, melacak tanggal dan kewajiban kunci, memberi peringatan pada tenggat waktu pembaruan, menyediakan repositori yang dapat dicari, dan terintegrasi dengan CRM Anda. Opsi populer termasuk Ironclad, ContractWorks, atau manajemen kontrak asli CRM.

Ekstrak istilah kunci ke dalam data terstruktur: nilai kontrak, tanggal mulai dan akhir, ketentuan pembaruan otomatis, persyaratan pemberitahuan, komitmen SLA, dan syarat harga. Ini memungkinkan pelaporan dan analisis yang menginformasikan keputusan bisnis.

Kesimpulan

Struktur kontrak bukan hanya dokumen hukum. Ini adalah arsitektur strategis yang mempercepat atau memperlambat penawaran. Perusahaan yang melakukan kontrak dengan baik telah menguasai model MSA-plus-order-form yang menegosiasikan istilah hukum sekali dan menutup penawaran di masa depan dengan cepat. Mereka telah membangun standar di mana mungkin sambil tetap fleksibel di mana diperlukan. Mereka telah memberikan tim penjualan aturan yang jelas tentang perubahan yang dapat diterima sambil melindungi dari risiko buruk.

Bangun strategi kontrak Anda di sekitar kecepatan dan standar. Buat template yang menunjukkan posisi standar Anda. Kembangkan playbook yang menangani permintaan pelanggan umum. Biarkan penjualan dan deal desk menangani perubahan standar. Tarik hukum secara strategis untuk hal-hal yang kompleks daripada setiap penawaran. Ukur waktu siklus kontrak dan terus optimalkan.

Tujuannya bukan membunuh tinjauan hukum. Tujuannya adalah memastikan tinjauan hukum fokus pada risiko nyata daripada menegosiasikan ulang istilah standar berulang kali. Keseimbangan itu mempercepat penawaran sambil menjaga Anda terlindungi. Memerlukan investasi dalam template, playbook, pelatihan, dan sistem. Hadiahnya adalah siklus yang lebih cepat, tingkat penutupan yang lebih tinggi, dan biaya hukum yang lebih rendah yang membayar sendiri berkali-kali lipat.

Pelajari Lebih Lanjut