Die besten ApprovalMax-Alternativen 2026: 15 Freigabe-Tools im Vergleich

Von Linh Ngo · Aktualisiert am 4. September 2026

Zahlen von Dritten sind mit (reported) und Nennung der Quelle gekennzeichnet. Was sich geändert hat: ApprovalMax veröffentlicht auf seinen Preisseiten je Plattform weiterhin nur jährlich abgerechnete Tarife, und seine Einheit ist die Organisation, nicht der Nutzer. Das macht Vergleiche der Nutzerzahl mit Anbietern, die pro Nutzer abrechnen, irreführend, solange Sie nicht beide Modelle durchrechnen.

Die besten ApprovalMax-Alternativen 2026 hängen vollständig davon ab, welchen von drei Auswegen Sie nehmen. Wenn Sie Ausgaben kontrollieren wollen, bevor daraus eine Rechnung wird, schauen Sie sich Precoro, Procurify, Zahara und Spendesk an. Wenn Sie Freigaben für Vorgänge brauchen, die keine Rechnungen und Bestellungen (POs) sind, schauen Sie sich Rework, Cflow, Pipefy, Tallyfy und Microsoft Power Automate an. Und wenn Sie Xero, QuickBooks Online oder NetSuite hinter sich gelassen haben, sind Stampli und BILL die ERP-unabhängigen Optionen. Vorab sollten Sie wissen: Ein erheblicher Teil derer, die nach ApprovalMax suchen, braucht gar keinen Ersatz. Sie brauchen die Freigabefunktionen, die schon in ihrem Buchhaltungsabonnement stecken.

Alle 15 Optionen unten werden nach Preismodell (pro Organisation, pro Nutzer oder nur auf Anfrage), nach den tatsächlich freigegebenen Vorgängen und nach den Buchhaltungs- oder ERP-Systemen bewertet, mit denen sie synchronisieren. Die Preise stammen direkt von der veröffentlichten Seite des jeweiligen Anbieters, und die Abrechnungsperiode steht jedes Mal dabei, denn bei „monatlich gegen jährlich“ beginnen die meisten Streitigkeiten um den „falschen Preis“.

Warum Teams ApprovalMax verlassen (und warum viele es nicht sollten)

ApprovalMax ist kein allgemeines Workflow-Tool. Es ist eine Freigabeschicht für Bestellungen und Rechnungen, aufgesetzt auf Xero, QuickBooks Online und NetSuite. Anfragen entstehen in der Buchhaltungssoftware oder werden dorthin zurücksynchronisiert, und das ganze Produkt ist auf eine einzige Aufgabe ausgelegt: eine Rechnung oder ein PO durch die richtigen Freigaben zu bringen, bevor sie im Hauptbuch landen. Diese Aufgabe erledigt es gut.

Ungewöhnlich ist die Preisgestaltung. ApprovalMax berechnet pro Organisation, nicht pro Nutzer. Standard kostet 49,50 \(pro Monat und Organisation bei jährlicher Abrechnung, Advanced 79,17\) und Premium 110,92 $, und jede Stufe enthält unbegrenzt viele Nutzer, unbegrenzt viele Anfragen und unbegrenzt viele Freigaben (ApprovalMax). Der Tarif bei monatlicher Abrechnung wird nicht veröffentlicht. Für ein Finanzteam mit 40 gelegentlichen Freigebenden ist das eine wirklich schwer zu schlagende Zahl: Ein Konkurrent mit Preis pro Seat von nur 15 \(pro Kopf kostet bei gleicher Personenzahl 600\) im Monat, mehr als das Zwölffache.

Die Gründe für einen Wechsel haben deshalb selten mit dem Preis bei wachsender Größe zu tun. Es geht um den Funktionsumfang. Drei Gründe tauchen immer wieder auf:

1. Sie sind aus den an die Buchhaltungssoftware gebundenen Freigaben herausgewachsen. Sie wollen Budgetprüfungen, bevor das PO erstellt wird, Lieferantenkataloge, Wareneingang, Three-Way-Matching gegen Wareneingangsbelege und eine Übersicht über die Ausgaben, die nicht erst auf die Rechnung wartet.
2. Sie brauchen Freigaben für Vorgänge, die keine Rechnungen und POs sind. Urlaubsanträge, Vertragsfreigaben, Investitionen (Capex), Marketingausgaben, Stellenanforderungen, Richtlinienausnahmen. ApprovalMax kennt dafür kein Konzept, weil sie nie das Hauptbuch berühren.
3. Sie haben Xero, QuickBooks Online oder NetSuite komplett verlassen. ApprovalMax wird nur für diese drei Plattformen verkauft. Wechseln Sie Ihr Buchhaltungssystem, geht das Produkt mit.

Wenn keiner dieser Punkte auf Sie zutrifft, lautet die ehrliche Antwort: Bleiben Sie, und prüfen Sie, was Ihr Buchhaltungsabonnement schon abdeckt, bevor Sie irgendetwas kaufen. Deshalb ist der letzte Eintrag dieser Liste gar kein Produkt.

Wichtige Fakten

• Die durchschnittlichen Kosten für die Verarbeitung einer einzelnen Rechnung betragen 9,40 $, während Best-in-Class-Organisationen sie auf 2,78 $ senken, laut dem Report „Accounts Payable Metrics That Matter“ 2025 von Ardent Partners. (WEX)
• Best-in-Class-AP-Teams verarbeiten eine Rechnung in 3,1 Tagen gegenüber 17,4 Tagen bei allen anderen und haben eine Ausnahmequote von 9 % gegenüber einem Branchendurchschnitt von 22 %, laut den Benchmark-Daten 2025 von Ardent Partners. (Medius)
• 76 % der US-Organisationen erlebten 2025 versuchten oder tatsächlichen Zahlungsbetrug, und 74 % wurden gezielt Opfer von Business Email Compromise, laut der AFP Payments Fraud and Control Survey 2026. (Association for Financial Professionals)
• 50 % der nordamerikanischen CFOs nennen die digitale Transformation der Finanzabteilung als ihre wichtigste Priorität für 2026, und 49 % stellen die Automatisierung von Prozessen an die Spitze ihrer Agenda für Finanztalente, laut der Deloitte-Umfrage CFO Signals vom 4. Quartal 2025 unter 200 Finanzchefs von Unternehmen mit einem Umsatz von 1 Milliarde $ oder mehr. (Deloitte)
• 56 % der kleinen US-Unternehmen haben offene Forderungen aus unbezahlten Rechnungen, im Schnitt 17,5 Tsd. $ je Unternehmen, und 47 % haben Rechnungen, die seit mehr als 30 Tagen überfällig sind, laut dem US Small Business Late Payments Report 2025 von Intuit QuickBooks unter 2.487 Unternehmen. (Intuit QuickBooks)

Schnellvergleichstabelle

Preismodelle auf einen Blick

Die Einheit „pro Organisation“ von ApprovalMax sollten Sie beim Lesen dieser Tabelle im Kopf behalten, denn sie entscheidet, welche Alternative bei welcher Mitarbeiterzahl gewinnt. Sortiert danach, was die eigene Seite des jeweiligen Anbieters tatsächlich veröffentlicht:

Welchen der drei Auswege wählen Sie?

Wenn Ihre Lücke größer ist als Freigaben und näher daran, ganze Prozesse durchgängig zu steuern, ist Beste Business-Process-Management-Software der breitere Hub, und Beste Freigabe-Workflow-Software behandelt die Freigabekategorie für sich und nicht als ApprovalMax-Ersatz.

1. Precoro: Procurement-Kontrolle, die vor der Rechnung beginnt

Precoros Ausgangsidee ist, dass es zum Freigeben einer Rechnung schon zu spät ist. Wenn eine Rechnung eintrifft, ist das Geld längst gebunden. Deshalb verlegt Precoro die Freigabe nach vorn: Eine Bedarfsanforderung wird gegen ein Budget geprüft, läuft durch eine regelbasierte Freigabematrix, wird zum PO und wird dann mit Wareneingängen und der späteren Rechnung abgeglichen. Es ist eine Procure-to-Pay-Suite und keine Freigabeschicht, und sie synchronisiert mit Xero, QuickBooks Online, NetSuite, Sage Intacct und Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Genau diesen vorgelagerten Umfang vermissen ApprovalMax-Käufer meist, wenn sie sich umsehen. ApprovalMax kann ein PO routen, führt aber weder ein Budget noch einen Lieferantenkatalog noch einen Wareneingangsbeleg. Precoro leistet alle drei, und sein Freigabe-Routing unterstützt mehrstufige, mandantenübergreifende und bedingte Regeln auf Basis von Betrag, Abteilung oder Kostenstelle.

Der Haken ist der Einstiegspreis. Precoro veröffentlicht eine Untergrenze, was in dieser Kategorie die wenigsten tun, aber die Untergrenze ist hoch: Core (Procure to Pay) beginnt bei 499 \(pro Monat bei jährlicher Abrechnung, und die Stufe Automation beginnt bei 999\) pro Monat. Gegenüber den 49,50 $ pro Monat und Organisation bei ApprovalMax ist das eine Größenordnung mehr. Precoro nennt keine Mindestnutzerzahl und keine Implementierungsgebühr, und Enterprise enthält unbegrenzt viele Nutzer.

Preise: Core (Procure to Pay) beginnt bei 499 $/Monat, jährlich abgerechnet. Automation (Procure to Pay) beginnt bei 999 $/Monat, jährlich abgerechnet. Das eigenständige AP-Modul beginnt bei 499 $/Monat, jährlich abgerechnet. Enterprise individuell, enthält unbegrenzt viele Nutzer. Keine Mindestnutzerzahl und keine Implementierungsgebühr veröffentlicht. (Precoro) Am besten geeignet für: Finanz- und Procurement-Teams, die die Freigabe bei der Bedarfsanforderung gegen ein Budget wollen und nicht erst bei der Rechnung. Weniger geeignet für: Ein kleines Team, dessen gesamter Bedarf die Rechnungsfreigabe ist, wo ApprovalMax pro Monat etwa ein Zehntel kostet.

2. Procurify: Unbegrenzt viele Anfragende, bezahlt wird für die wenigen, die verwalten

Procurifys Modell kommt der Logik pro Organisation von ApprovalMax auf dieser Liste am nächsten, nur anders ausgedrückt. Die eigene Preisseite nennt unbegrenzt viele Basic-Nutzer für Kunden, wobei sich der Preis nach der Zahl der Pro-Nutzer richtet. In der Praxis heißt das: Jeder im Unternehmen kann eine Anfrage stellen, und jeder, der es muss, kann eine freigeben, während Sie nur für die Procurement- und Finanzleute zahlen, die das System verwalten. Für ein Unternehmen mit 200 Mitarbeitern, in dem 15 Personen tatsächlich den Einkauf steuern, zählt dieses Modell mehr als jeder Preis pro Seat.

Funktional steht es dort, wo auch Precoro steht: Bedarfsanforderungen, Freigabe-Routing, Bestellungen, Wareneingang, Budgettransparenz nach Abteilung und Module, die Sie für AP, Spesen- und Kartenverwaltung, geführte Erfassung und Verträge dazubuchen. Alle beginnen mit Purchasing und erweitern von dort aus. Prüfen Sie aber die Integrationsliste, bevor Sie sich festlegen: Procurify nennt QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, NetSuite, Sage Intacct und Microsoft Dynamics 365 Business Central, und Xero gehört nicht dazu, was es für einen großen Teil der eigenen Kundenbasis von ApprovalMax ausschließt.

Was Procurify nicht tut, ist eine Zahl zu veröffentlichen. Auf der Seite stehen keine Stufennamen und keine Dollar-Beträge, nur eine modulare Struktur und ein Weg zum Angebot. Das ist ein echter Reibungspunkt, wenn Sie von ApprovalMax kommen, wo Sie drei Preise in zehn Sekunden sehen. Betrachten Sie jede kursierende Procurify-Zahl als unbestätigt, bis Sie eine schriftlich haben.

Preise: Keine Stufennamen und keine Dollar-Beträge veröffentlicht, nur auf Anfrage und modular, beginnend mit Purchasing und erweiterbar um AP, Expense and Card, Guided Intake und Contracts. Die Seite nennt, dass Procurify-Kunden unbegrenzt viele Basic-Nutzer erhalten und der Preis von der Zahl der Pro-Nutzer abhängt. (Procurify) Am besten geeignet für: Mid-Market-Unternehmen mit vielen gelegentlich Anfragenden und wenigen Procurement-Administratoren, bei denen ein Preis pro Seat bestrafend wäre. Weniger geeignet für: Xero-Anwender, da Xero nicht auf Procurifys veröffentlichter Integrationsliste steht, oder Käufer, die vor einem Gesprächstermin eine Zahl zum Vergleich mit den 49,50 $ von ApprovalMax wollen.

3. Zahara: Echte veröffentlichte Preise in Pfund, mit AI-Rechnungserfassung

Zahara ist in dieser Gruppe das direkteste Gegenstück zu ApprovalMax: eine Plattform für die Freigabe von Bestellungen und Rechnungen, die auf einer Buchhaltungssoftware aufsetzt, statt sie zu ersetzen, mit Konnektoren zu Xero, QuickBooks, Sage 50, Sage 200, Sage Intacct, Business Central, NetSuite und MYOB. Zahara sitzt in Großbritannien, ist auf den britischen Markt ausgerichtet und bringt das, wofür ApprovalMax extra berechnet, die AI-Rechnungserfassung, direkt im Tarif mit.

Zahara veröffentlicht außerdem echte Zahlen, was hier selten ist. Teams kostet 159 £ im Monat, Business 289 £ und Enterprise 499 £, jeweils monatlich abgerechnet und in GBP angegeben, nicht in US-Dollar. Zahara wirbt mit 17 % Ersparnis bei jährlicher Abrechnung, druckt die Jahresbeträge aber nicht, und alle Preise verstehen sich ohne britische Mehrwertsteuer.

Der wichtige strukturelle Unterschied zu ApprovalMax ist, dass Zaharas Tarife Obergrenzen haben. Teams deckt bis zu 10 Nutzer, 120 Bestellungen im Monat und bis zu 250 per AI gelesene Rechnungen ab. Business reicht bis 18 Nutzer, 250 Bestellungen und 500 Rechnungen. Enterprise erreicht 35 Nutzer, 800 Bestellungen und 1.200 Rechnungen, und Enterprise Plus ist ein individuelles Angebot mit unbegrenzt vielen Nutzern. Zahara veröffentlicht also eine Zahl, begrenzt Sie aber über Nutzungslimits, während ApprovalMax pauschal abrechnet und nicht nach Nutzung abrechnet. Ob das besser ist, hängt ganz davon ab, wie sich Ihr Rechnungsvolumen zu Ihrer Mitarbeiterzahl verhält.

Preise: Teams 159 £/Monat (bis zu 10 Nutzer, 120 Bestellungen, 250 per AI gelesene Rechnungen), Business 289 £/Monat (18 Nutzer, 250 Bestellungen, 500 Rechnungen), Enterprise 499 £/Monat (35 Nutzer, 800 Bestellungen, 1.200 Rechnungen), jeweils monatlich in GBP abgerechnet und ohne britische Mehrwertsteuer. Enterprise Plus ist individuell mit unbegrenzt vielen Nutzern. Bei jährlicher Abrechnung wird eine Ersparnis von 17 % beworben, die Jahresbeträge sind jedoch nicht gedruckt. 14 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte. (Zahara) Am besten geeignet für: Finanzteams in UK und Europa, die Freigaben für POs und Rechnungen im Stil von ApprovalMax wollen, mit AI-Rechnungserfassung im veröffentlichten Preis. Weniger geeignet für: US-Teams, die ungern in GBP budgetieren, oder AP-Teams mit hohem Volumen, die die Rechnungsgrenzen sprengen würden.

4. Spendesk: Eine Richtlinie für Karten, Spesen und Rechnungen

Spendesk geht das Problem von der Kartenseite an. Statt Ausgaben erst bei der Rechnung abzufangen, gibt es virtuelle und physische Karten aus, die von derselben Policy-Engine gesteuert werden, die auch Rechnungsfreigaben routet. Freigaberegel und Ausgabenlimit sind also dasselbe Objekt. Für ein Finanzteam, dessen eigentliches Problem nicht die langsame Rechnungsfreigabe ist, sondern dass Mitarbeiter mit privaten Karten bezahlen und es später als Spesen einreichen, ist das eine andere und oft bessere Antwort als eine weitere Freigabeschicht.

Die Plattform ist modular. Ein Basispaket Foundations deckt den Kern ab, dazu buchen Sie Procurement, Accounts Payable, Advanced Workflows und Richtlinien, Multi-Entity-Management, HR- und ERP-Integrationen sowie AI-Automatisierung mit Betrugserkennung. Das AP-Modul überschneidet sich direkt mit ApprovalMax, und das Multi-Entity-Modul ist wichtig, wenn Sie mehrere Rechtseinheiten betreiben, denn ApprovalMax rechnet pro Organisation ab und unterstützt bis zu 50 oder mehr davon.

Preise werden nicht veröffentlicht. Die FAQ beschreibt eine feste monatliche Abonnementgebühr, aber auf der Seite steht weder ein Euro- noch ein Dollar-Betrag, und es gibt keinen Hinweis darauf, was Foundations vor den Add-ons umfasst. Da Zahlungsbetrug laut der oben zitierten AFP-Umfrage 2025 76 % der US-Organisationen betraf, ist das Modul zur Betrugserkennung ein echter Kostenpunkt, den Sie durchrechnen sollten, und kein Upsell, den man abtun kann.

Preise: Nur auf Anfrage. Modular: ein Basispaket Foundations plus Add-ons für Procurement, Accounts Payable, Advanced Workflows und Richtlinien, Multi-Entity-Management, HR- und ERP-Integrationen sowie AI-Automatisierung und Betrugserkennung. Die FAQ beschreibt eine feste monatliche Abonnementgebühr. Kein Euro- oder Dollar-Betrag veröffentlicht. (Spendesk) Am besten geeignet für: Finanzteams im europäischen Mid-Market, deren Ausgabenproblem bei Firmenkarten und Spesen beginnt und nicht nur bei Lieferantenrechnungen. Weniger geeignet für: Teams, die nur Freigaben für POs und Rechnungen brauchen, wo eine modulare Ausgabensuite mehr Produkt ist, als das Problem verlangt.

5. BILL (Bill.com): Freigeben und dann auch wirklich bezahlen

ApprovalMax hört bei der Freigabe auf. Die Zahlung läuft weiter in Ihrer Buchhaltungssoftware oder bei Ihrer Bank. BILL schließt diese Lücke: Es erfasst die Rechnung, routet sie durch die Freigaben und führt dann die Zahlung per ACH, Scheck, virtueller Karte oder über internationale Wege aus, mit Rücksynchronisation zu QuickBooks, Xero, NetSuite oder Sage Intacct. Für Teams, deren eigentlicher Engpass der manuelle Zahlungslauf ist und nicht die Freigabe, ist das das Upgrade, das zählt.

Es ist auch der deutlichste Kontrast beim Preis pro Nutzer auf dieser Liste. Essentials kostet 49 \(pro Nutzer und Monat, Team 65\) und Corporate 89 $, Enterprise individuell. Die Seite unterscheidet nicht zwischen monatlichem und jährlichem Preis, betrachten Sie die Beträge also als Nutzer/Monat und nichts weiter. Auf jeden Tarif kommen Transaktionsgebühren obendrauf: ACH und ePayment 0,59 $, Scheck 1,99 $, virtuelle Karte kostenlos, Instant Payment 1,0 % (mindestens 9,99 $, höchstens 100 $) und Pay by Card 2,9 %. Buchhaltungsfirmen erhalten einen Partnertarif für 49 $ im Monat mit Großhandelspreisen.

Rechnen Sie es gegen ApprovalMax durch, und der Unterschied ist krass. Bei sechs Freigebenden kostet BILL Essentials etwa 294 \(im Monat gegenüber den pauschalen 49,50\) pro Organisation bei ApprovalMax. Sie bezahlen für den Zahlungsweg und die Erfassung, nicht für das Freigabe-Routing, und das lohnt sich nur, wenn Sie beides tatsächlich nutzen.

Preise: Essentials 49 \(Nutzer/Monat, Team 65\) Nutzer/Monat, Corporate 89 \(Nutzer/Monat, Enterprise individuell. Die Seite unterscheidet nicht zwischen monatlichem und jährlichem Preis. Auf jeden Tarif fallen Transaktionsgebühren an: ACH und ePayment 0,59\), Scheck 1,99 $, virtuelle Karte kostenlos, Instant Payment 1,0 % (mindestens 9,99 $, höchstens 100 $), Pay by Card 2,9 %. Partnertarif für Buchhaltungsfirmen 49 $/Monat mit Großhandelspreisen. (BILL) Am besten geeignet für: Finanzteams, deren Engpass der Zahlungslauf und der Abgleich ist und nicht nur die Freigabe einer Rechnung. Weniger geeignet für: Unternehmen mit einem großen Kreis an Freigebenden, wo der Preis pro Nutzer gegenüber dem Pauschalpreis pro Organisation von ApprovalMax schnell mit der Zahl multipliziert wird.

Freigaben für Vorgänge, die nie das Hauptbuch berühren

Alles bisher Genannte setzt voraus, dass der freizugebende Vorgang ein Einkauf ist. Die nächsten acht Optionen setzen voraus, dass er es nicht oder nicht nur ist. Wenn Ihr Team auch Urlaub, Verträge, Capex, Stellenanforderungen, Rabattausnahmen und Richtlinienausnahmen freigibt, deckt eine allgemeine Workflow-Engine alle diese Fälle an einem Ort ab, während eine an die Buchhaltung gebundene Freigabeschicht keinen einzigen davon abdeckt.

6. Rework: Ein Freigabesystem für POs, Urlaub, Verträge und Anfragen

Reworks Argument ist hier Konsolidierung, nicht AP-Tiefe. Request (das Freigabesystem), Workflow, BPM, Task, Project, Docs und E-Sign sind als Module auf einer Plattform live, neben einem Sales CRM, Lead Management und der People-App (HRIS, Zeiterfassung, Timesheets, Payroll). Der passende Käufer ist ein Ops-Team im Mid-Market mit 10 bis 200 Personen, das viele verschiedene Dinge freigibt und eine Freigabeschicht leid ist, die nur eines davon versteht.

Das ist der praktische Unterschied. ApprovalMax routet eine Lieferantenrechnung hervorragend und hat nichts zu einem Urlaubsantrag, einer Vertragsverlängerung oder einem neuen Laptop zu sagen. Reworks Request-Modul behandelt all das als vollwertige Objekte mit eigenen Formularen, Routing-Regeln und Audit-Trail, und weil Docs und E-Sign auf derselben Plattform liegen, kann eine Vertragsfreigabe in einer Unterschrift enden statt in einer E-Mail, die jemanden bittet, woanders zu unterschreiben.

Rework veröffentlicht außerdem eine echte Zahl, was die meisten auf dieser Liste nicht tun. Die Process Engine (Workflow, BPM, Request und Task Service) kostet $99 im Monat bei jährlicher Abrechnung ($1,188 im Jahr) oder $120 bei monatlicher Abrechnung, mit 5 Work Seats inklusive, und zusätzliche Seats gibt es in Blöcken zu je 5 für $13 im Monat pro Block bei jährlicher Abrechnung. Das ergibt $1,812 im Jahr bei 25 Seats und $2,592 bei 50 in der Standard-Edition sowie $5,424 bei 100 in der Advanced-Edition, jeweils bei jährlicher Abrechnung.

Seien Sie sich klar, was Rework nicht ist. Rework ist kein Produkt zur AP-Automatisierung. Es gibt keine OCR-Rechnungserfassung, kein Two-Way- oder Three-Way-Matching, keine E-Rechnung, keine Ausführung von Lieferantenzahlungen und keine native Zwei-Wege-Synchronisation mit Xero oder QuickBooks, wie sie ApprovalMax hat. Ein Finanzteam, dessen gesamter Bedarf „die Rechnung in Xero freigeben“ lautet, sollte dort bleiben, wo es ist. Es ist auch nicht für Einzelkäufer gebaut: Jede Engine startet mit 5 Seats, eine einzelne Person zahlt also für fünf.

Preise: Process Engine $99/Monat bei jährlicher Abrechnung ($1,188/Jahr) oder $120 bei monatlicher Abrechnung, 5 Work Seats inklusive. Zusätzliche Seats in Blöcken zu je 5 für $13/Monat pro Block bei jährlicher Abrechnung. Beispielrechnungen bei jährlicher Abrechnung: 25 Seats = $1,812/Jahr, 50 Seats = $2,592/Jahr (Standard-Edition), 100 Seats = $5,424/Jahr (Advanced-Edition). 14-tägige free trial. (Rework) Am besten geeignet für: Ein Ops-Team im Mid-Market mit 10 bis 200 Personen, das Freigaben für Bestellungen, Urlaub, Spesen, Verträge und interne Anfragen in einem System will statt in einer Freigabeschicht, die nur ihre Buchhaltungssoftware versteht. Weniger geeignet für: Ein Finanzteam, dessen gesamter Bedarf die Rechnungsfreigabe in Xero oder QuickBooks ist, wo die OCR-Erfassung, das Matching und die native Synchronisation von ApprovalMax den ganzen Sinn ausmachen, und auch nicht für Einzelkäufer.

7. Cflow: Der günstigste echte Preis pro Nutzer für jeden Freigabeprozess

Cflow ist ein No-Code-Workflow-Builder, der genau auf das Problem „Wir geben zwölf verschiedene Dinge frei, und keines davon liegt im Buchhaltungssystem“ zielt. Sie zeichnen einen Prozess auf einer visuellen Canvas, definieren die Formularfelder, legen bedingte Routing-Regeln fest und veröffentlichen ihn. Einkaufsanfragen, Reisegenehmigungen, Urlaub, Anfragen zu Betriebsmitteln, Lieferanten-Onboarding und Dokumentenfreigabe werden alle auf dieselbe Weise gebaut, und genau das ist der Punkt.

Der veröffentlichte Preis ist der niedrigste echte Preis pro Nutzer in dieser Gruppe. Joy kostet 11 \(pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 22\) monatlich kündbar, mit mindestens 10 Nutzern und bis zu 20 Workflows. Bliss kostet 16 \(pro Nutzer und Monat jährlich oder 32\) monatlich, mit mindestens 20 Nutzern und bis zu 50 Workflows. Zen ist individuell für 100 oder mehr Nutzer mit unbegrenzt vielen Workflows. AI-Credits sind mit 10.000, 20.000 und 30.000 im Monat enthalten, zusätzliche Credits kosten 20 $ pro 10.000.

Diese Mindestwerte wiegen schwerer als der Preis. An der Untergrenze von 10 Nutzern kostet Joy 110 \(im Monat bei jährlicher Abrechnung, mehr als das Doppelte der 49,50\) pro Organisation bei ApprovalMax, und der Betrag steigt von dort aus. Cflow gewinnt bei der Breite der Prozesse, nicht bei den Kosten pro Freigabe. Es nennt Integrationen mit QuickBooks, Xero, NetSuite und Sage Intacct, sodass Daten fließen können, bleibt aber ein Workflow-Builder und kein AP-Produkt: keine OCR-Rechnungserfassung, kein Three-Way-Matching, kein Lieferantenstamm.

Preise: Joy 11 $/Nutzer/Monat, jährlich abgerechnet, oder 22 $/Nutzer/Monat, monatlich abgerechnet, mindestens 10 Nutzer, bis zu 20 Workflows, 10.000 AI-Credits/Monat. Bliss 16 $/Nutzer/Monat, jährlich abgerechnet, oder 32 $/Nutzer/Monat, monatlich abgerechnet, mindestens 20 Nutzer, bis zu 50 Workflows, 20.000 AI-Credits/Monat. Zen individuell, ab 100 Nutzern, unbegrenzt viele Workflows, 30.000 AI-Credits/Monat. Zusätzliche AI-Credits 20 $ pro 10.000. 14 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte. (Cflow) Am besten geeignet für: Ops-Teams, die ein Dutzend unterschiedlicher Freigabeprozesse auf einer günstigen Engine mit veröffentlichtem Preis pro Nutzer standardisieren. Weniger geeignet für: Kleine Finanzteams, bei denen das Minimum von 10 Seats Cflow für eine engere Aufgabe teurer macht als ApprovalMax.

8. Kissflow: Prozessarbeit für ganze Abteilungen, zu einem nicht genannten Preis

Kissflow ist das Enterprise-Ende bei No-Code-Prozessen. Es deckt Case Management, Projektboards, Formulare und abteilungsübergreifende Workflows ab, was es zu einer plausiblen Antwort macht, wenn Ihr Freigabeproblem ein Symptom des größeren Problems „unsere Prozesse leben in E-Mails“ ist. Freigabe-Routing ist für Kissflow Grundausstattung und nicht das Produkt.

Das Problem ist eine Intransparenz bei den Preisen, die über das Übliche hinausgeht. Kissflows Preisseite veröffentlicht keine Dollar-Beträge, keine Stufennamen und keine Mindestnutzerzahl und beschreibt das Angebot als wertbasierte Preisgestaltung mit festen Jahresverträgen, die in einer Beratung festgelegt werden. Schlimmer noch: Die eigenen Inhaltsseiten von 2026 nennen widersprüchliche Ausgangspunkte, auf der einen Seite 1.500 \(im Monat für bis zu 50 Nutzer, auf einer anderen 2.500\) im Monat, und ebenso in der FAQ der ersten Seite. Betrachten Sie jede kursierende Zahl als unbestätigt.

Von ApprovalMax kommend, ist das auf dem Papier ein schwer zu rechtfertigender Tausch. Sie wechseln von drei veröffentlichten Zahlen und unbegrenzt vielen Nutzern zu einer Beratung ohne Anhaltspunkt. Der Grund dafür ist der Umfang: Wenn Finanzfreigaben einer von fünfzehn Prozessen sind, die Sie reparieren müssen, kann sich ein Gespräch über eine abteilungsübergreifende Plattform lohnen. Wenn sie der einzige sind, nicht. Die besten Kissflow-Alternativen geht tiefer auf die Plattformen ein, die in diesem Bereich echte Zahlen veröffentlichen, und Kissflow vs. Pipefy behandelt den direkten Vergleich, den die meisten Prozesskäufer tatsächlich anstellen.

Preise: Auf Kissflows Preisseite nicht veröffentlicht, verkauft als fester Jahresvertrag mit Angebot pro Organisation. Kissflows eigene Inhaltsseiten von 2026 nennen widersprüchliche Ausgangspunkte, 1.500 $/Monat für bis zu 50 Nutzer auf einer Seite und 2.500 $/Monat auf einer anderen (und in der FAQ dieser ersten Seite), betrachten Sie also jede kursierende Zahl als unbestätigt. (Kissflow) Am besten geeignet für: Größere Organisationen, die viele Abteilungsprozesse auf einmal neu aufbauen, wo Freigaben nur ein Arbeitsstrang unter vielen sind. Weniger geeignet für: Ein Finanzteam, das eine Freigabeschicht für 49,50 $ im Monat ersetzt, wo der Preisunterschied vor einem Vertriebsgespräch nicht zu ermitteln ist.

9. Pipefy: Den Freigabeprozess kostenlos aufbauen, bevor Sie dafür zahlen

Pipefy ist eine Prozessplattform im Kanban-Stil, bei der jede Karte eine Anfrage ist, die durch definierte Phasen wandert. Für Freigaben passt das natürlich: Eine Einkaufsanfrage kommt als Karte herein, erreicht eine Freigabephase, wird bedingt nach Betrag oder Abteilung geroutet und landet mit dem vollständigen Verlauf in einer Spalte „Erledigt“. Ops-Teams in Procurement, HR und Finance Shared Services sind die Kernzielgruppe.

Der Grund, sich Pipefy von ApprovalMax kommend anzusehen, ist die kostenlose Stufe, die bei ihren Grenzen ungewöhnlich ehrlich ist. Starter ist kostenlos ohne Kreditkarte und deckt bis zu 5 Prozesse, 10 Nutzer, 50 Karten im Monat, 15 Automatisierungsjobs im Monat und 205 API-Aufrufe im Monat ab. Das reicht, um Ihre echte Freigabematrix zu modellieren und einen Monat lang zu betreiben, bevor Sie etwas ausgeben, und es ist der günstigste Weg herauszufinden, ob ein allgemeines Workflow-Tool wirklich zur Arbeitsweise Ihres Finanzteams passt.

Darüber hört die Transparenz auf. Business und Enterprise rechnen pro Nutzer ab, ohne veröffentlichten Preis. Business hebt die Grenzen auf unbegrenzt viele Prozesse, Nutzer und Karten an, mit 300 Automatisierungsjobs und 500 API-Aufrufen im Monat. Enterprise geht auf 2.000 Automatisierungsjobs und 10.000 API-Aufrufe. Pipefy wirbt außerdem mit einem SMB-Angebot von bis zu 90 % Rabatt auf Festpreispakete für Unternehmen mit 11 bis 200 Mitarbeitern, ohne den Betrag zu nennen. Die besten Pipefy-Alternativen behandelt das breitere Feld, falls die kostenlose Stufe das Konzept bestätigt, das Gespräch über die bezahlten Stufen aber ins Stocken gerät.

Preise: Starter kostenlos, keine Kreditkarte (bis zu 5 Prozesse, 10 Nutzer, 50 Karten/Monat, 15 Automatisierungsjobs/Monat, 205 API-Aufrufe/Monat). Business nur auf Anfrage, pro Nutzer, mit unbegrenzt vielen Prozessen, Nutzern und Karten, 300 Automatisierungsjobs und 500 API-Aufrufen im Monat. Enterprise nur auf Anfrage, 2.000 Automatisierungsjobs und 10.000 API-Aufrufe im Monat. Ein SMB-Angebot wirbt mit bis zu 90 % Rabatt auf Festpreispakete für Unternehmen mit 11 bis 200 Mitarbeitern, Betrag nicht veröffentlicht. (Pipefy) Am besten geeignet für: Teams, die ihren echten Freigabeprozess kostenlos modellieren und betreiben wollen, bevor sie Budget zusagen. Weniger geeignet für: Ein Team, das für seinen Business Case eine feste Zahl pro Nutzer braucht, da die Preise für Business nur auf Anfrage genannt werden.

10. Tallyfy: Die einzige Option hier ganz ohne Mindestanzahl an Seats

Tallyfy ist bewusst eng gefasst: wiederholbare, dokumentierte Prozesse mit klaren Übergaben, ausgeführt als nachverfolgbare Instanzen statt als statische Checklisten. Freigaben passen dort als Schritttyp hinein. Es baut Ihnen keine Procurement-Suite, und das versucht es auch nicht.

Sein Alleinstellungsmerkmal in diesem Vergleich ist das Fehlen einer Untergrenze. Full Seats kosten 300 \(im Jahr bei jährlicher Abrechnung, entsprechend 25\) im Monat, oder 30 \(im Monat bei monatlicher Zahlung. Light Seats kosten 100\) im Jahr bei jährlicher Abrechnung oder 10 \(im Monat. Das Minimum ist ein Seat, was keine andere kostenpflichtige Option dieser Liste bietet, und unbegrenzt viele Gäste sind in jedem kostenpflichtigen Tarif kostenlos. SSO und SCIM sind in jedem kostenpflichtigen Tarif enthalten und nicht hinter Enterprise versteckt, und das Analytics-Add-on Data Feed kostet 20\) pro Seat und Jahr, nur bei jährlicher Abrechnung.

Dieses Gastmodell ist der eigentliche Vergleich mit ApprovalMax. Wenn Ihre Freigebenden gelegentliche Teilnehmer und keine täglichen Nutzer sind, lässt Tallyfy sie ohne Lizenz mitmachen, was dem Versprechen unbegrenzt vieler Nutzer bei ApprovalMax funktional ähnelt, nur auf anderem Weg erreicht. Zwei Full Seats plus unbegrenzt viele kostenlose Gäste kosten 600 $ im Jahr, ungefähr im Bereich von ApprovalMax Standard, für ein deutlich breiteres, aber deutlich weniger finanzspezifisches Tool.

Preise: Full Seat 300 $/Jahr, jährlich abgerechnet (entspricht 25 $/Monat), oder 30 $/Monat bei monatlicher Zahlung. Light Seat 100 $/Jahr, jährlich abgerechnet, oder 10 $/Monat bei monatlicher Zahlung. Unbegrenzt viele Gäste in jedem kostenpflichtigen Tarif kostenlos. Mindestens 1 Seat. 14 Tage Testphase. SSO und SCIM in jedem kostenpflichtigen Tarif enthalten. Data-Feed-Analytics-Add-on 20 $/Seat/Jahr, nur bei jährlicher Abrechnung. (Tallyfy) Am besten geeignet für: Eine einzelne Abteilung oder ein sehr kleines Team, das dokumentierte Freigabeprozesse ohne Untergrenze bei den Seats und mit kostenlosen gelegentlichen Teilnehmern will. Weniger geeignet für: Finanzteams, die Kontrolle auf Rechnungsebene, Matching oder eine Buchhaltungsintegration brauchen.

11. Microsoft Power Automate: Die günstigste echte Zahl, wenn Sie es selbst bauen

Wenn Ihr Unternehmen bereits auf Microsoft 365 läuft, ist Power Automate die Option, die am wenigsten kostet und am meisten verlangt. Freigaben sind darin eine vollwertige Aktion: Sie definieren einen Flow, fügen einen Freigabeschritt hinzu, routen nach Bedingungen, und die Anfrage landet in Teams oder Outlook, wo die Leute ohnehin arbeiten. Die Akzeptanz ist selten das Problem, weil niemand ein neues Tool öffnen muss, um Ja zu sagen.

Der veröffentlichte Preis ist der niedrigste echte Preis pro Nutzer in diesem Vergleich. Premium kostet 15 \(pro Nutzer und Monat, jährlich bezahlt, und umfasst Cloud-Flows, Attended-Desktop-Flows für RPA sowie Process und Task Mining mit 50 MB gespeicherten Daten. Process kostet 150\) pro Bot und Monat, jährlich bezahlt, für Unattended-Desktop-Flows, Hosted Process kostet 215 \(pro Bot und Monat, jährlich bezahlt, und enthält eine von Microsoft gehostete VM auf Azure, und das Process-Mining-Add-on kostet 5.000\) pro Tenant und Monat, jährlich bezahlt, zusätzlich zu Premium. Alle vier sind als jährlich bezahlt angegeben, monatliche Preise werden nicht gezeigt. Ein begrenzter Satz an Cloud-Flow-Funktionen ist in Microsoft-365-Lizenzen enthalten, und Premium schaltet die RPA- und Premium-Konnektoren frei.

Ein Finanzprodukt bekommen Sie nicht. Es gibt keinen Lieferantenstamm, kein Budget, kein Rechnungsmatching und keine Buchhaltungssynchronisation, die Sie nicht selbst gebaut haben. Sie kaufen eine Automatisierungsplattform und bauen darauf einen Freigabeprozess zusammen. Das ist in Ordnung, wenn jemand dafür die Verantwortung übernimmt, und teuer an Personalaufwand, wenn nicht. Power Automate vs. Nintex behandelt den nächstliegenden direkten Vergleich für Teams, die Selbstbau gegen ein fertiges Workflow-Produkt abwägen, und Die besten Nintex-Alternativen behandelt das breitere Feld.

Preise: Kostenlose 30-Tage-Testphase (Cloud-Flows, nur Standardkonnektoren). Premium 15 $/Nutzer/Monat, jährlich bezahlt. Process 150 $/Bot/Monat, jährlich bezahlt. Hosted Process 215 $/Bot/Monat, jährlich bezahlt. Process-Mining-Add-on 5.000 $/Tenant/Monat, jährlich bezahlt, nur mit Premium. Monatliche Preise nicht veröffentlicht. (Microsoft) Am besten geeignet für: Microsoft-365-Anwender mit jemandem, der den Flow-Entwurf übernimmt und Freigaben dort will, wo die Mitarbeiter ohnehin arbeiten. Weniger geeignet für: Finanzteams, die ein fertiges Freigabeprodukt mit Buchhaltungsintegration ab Werk wollen.

12. monday.com: Ein Board, das auch Nicht-Finanzleute tatsächlich nutzen

monday.com ist kein Freigabe-Tool und behauptet das auch nicht. Es ist eine Work-Management-Canvas mit Automatisierungsrezepten, und eines der häufigsten Rezepte ist ein Statuswechsel, der einen Freigebenden benachrichtigt und das Element weiterschiebt. Das reicht für einen erheblichen Teil dessen, was kleine Teams Freigabeprozess nennen, besonders außerhalb der Finanzabteilung: Kreativfreigaben, Kampagnenbudgets, Lieferanten-Onboarding, Anfragen für Ausrüstung.

Sein Vorteil gegenüber jedem finanznativen Tool hier ist die Akzeptanz. Menschen, die sich nicht in eine Procurement-Suite einloggen, nutzen ein monday-Board, weil sie ohnehin für etwas anderes in einem sind. Wenn Ihre Freigabeverzögerungen daher kommen, dass Freigebende das Tool ignorieren, und nicht von schwacher Routing-Logik, ist das die Einschränkung, die es zu lösen gilt.

Die Preise sind veröffentlicht und am Einstieg günstig. Free deckt bis zu 2 Seats ab. Basic kostet 9 \(pro Seat und Monat, Standard 12\) und Pro 19 $, jeweils jährlich abgerechnet, Enterprise individuell. Kostenpflichtige Tarife beginnen ab 3 Nutzern, und das 10-Seat-Beispiel auf der Preisseite ist ein Anzeigestandard und kein Minimum. Ab 40 Nutzern verweist monday.com auf ein Angebot. Betrachten Sie diese Zahlen als Jahrespreise: Die monatlich abgerechneten Beträge sind höher, und der Umschalter der Seite stellt sie nicht sauber dar.

Die Obergrenze ist allerdings real. Kein Audit-Trail für Finanzkontrollen, kein Matching, keine nennenswerte Buchhaltungssynchronisation, keine Durchsetzung der Funktionstrennung. Es ist Aufgabenrouting im Freigabe-Kostüm.

Preise: Free bis zu 2 Seats. Basic 9 $/Seat/Monat, Standard 12 $/Seat/Monat, Pro 19 $/Seat/Monat, jeweils jährlich abgerechnet. Enterprise individuell. Kostenpflichtige Tarife ab 3 Nutzern. Ab 40 Nutzern verweist monday.com auf ein Angebot. (monday.com) Am besten geeignet für: Kleine und mittlere Teams, deren Freigabeengpass das Engagement der Freigebenden ist und nicht die Routing-Logik, besonders außerhalb der Finanzabteilung. Weniger geeignet für: Alles, was Kontrolle auf Buchhaltungsniveau verlangt: Matching, Hauptbuchsynchronisation oder prüfbare Funktionstrennung.

13. Zoho Creator: Genau die Freigabe-App bauen, die Sie wollen, und das günstig

Zoho Creator ist ein Low-Code-App-Builder und kein Workflow-Produkt, was es zur richtigen Antwort für Teams macht, deren Freigabeprozess wirklich ungewöhnlich ist. Eine Capex-Freigabe in mehreren Währungen mit regionaler Matrix, eine Kette für die Auszahlung von Fördermitteln, eine Freigabe, die von einem aus einem anderen System gezogenen Wert abhängt: Das passt schwer in ein fertiges Tool und lässt sich in Creator mit eigenen Formularen, Rollen und eigenem Routing unkompliziert bauen.

Es hat außerdem den niedrigsten veröffentlichten Preis pro Nutzer auf dieser ganzen Liste. Die Free Edition deckt eine App ab. Standard kostet 8 \(pro Nutzer und Monat, Professional 20\) und Enterprise 25 $, jeweils jährlich abgerechnet, Flex auf individuelles Angebot. Es gibt eine 15-tägige kostenlose Testphase ohne Kreditkarte, lokale Steuern kommen extra. Zoho gibt an, dass die jährliche Abrechnung gegenüber der monatlichen mehr als 30 % spart, druckt die Monatspreise aber nicht.

Mehrere veröffentlichte Vergleiche nennen für Zoho stattdessen Spannen von Dritten. Die Zahlen oben stammen vom Anbieter selbst, der Standard-Preis lässt sich also bedenkenlos in einen Business Case übernehmen.

Der Preis dafür ist die Bauzeit. Sie sind das Produktteam, planen Sie also die Person ein, die die App entwirft, baut und pflegt, denn diese Kosten übersteigen meist die Lizenz bei Weitem. Die besten Quickbase-Alternativen behandelt dieselbe Build-it-yourself-Kategorie am teureren, stärker regulierten Ende.

Preise: Free Edition (1 App). Standard 8 $/Nutzer/Monat, Professional 20 $/Nutzer/Monat, Enterprise 25 $/Nutzer/Monat, jeweils jährlich abgerechnet. Flex individuell. 15 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte. Lokale Steuern extra. Zoho gibt an, dass die jährliche Abrechnung gegenüber der monatlichen mehr als 30 % spart, druckt die Monatspreise aber nicht. (Zoho Creator) Am besten geeignet für: Teams mit einer ungewöhnlichen Freigabematrix und jemandem, der bauen kann, und die den günstigsten veröffentlichten Preis pro Nutzer wollen. Weniger geeignet für: Finanzteams, die in zwei Wochen live sein wollen, ohne einen Builder im Haus.

Wenn Sie Xero, QuickBooks Online oder NetSuite hinter sich gelassen haben

ApprovalMax wird für genau drei Buchhaltungsplattformen verkauft. Wechseln Sie zu Sage Intacct, Microsoft Dynamics, Odoo oder irgendetwas anderem, lautet die Frage nicht mehr „Was ist besser als ApprovalMax“, sondern „Was funktioniert mit dem, was wir jetzt betreiben“. Die letzten beiden Einträge behandeln das und die ehrliche Möglichkeit, dass Sie nie ein separates Tool gebraucht haben.

14. Stampli: Freigabe-Gespräche direkt an der Rechnung, in jedem ERP

Stamplis Designidee ist klein und gut: Die Diskussion über eine Rechnung findet meist per E-Mail statt, fern von der Rechnung, und danach findet sie niemand mehr. Also hängt Stampli die Kommunikation direkt an den Rechnungsdatensatz. Fragen, Klärungen und Freigaben leben auf dem Dokument, und der Audit-Trail ist das Gespräch und kein separates Protokoll.

Sein praktischer Vorteil gegenüber ApprovalMax ist die ERP-Breite. Stampli wirbt mit über 70 ERP-Integrationen, mit vollständigen Zwei-Wege-Verbindungen für Sage Intacct, Sage 100, Microsoft Dynamics GP, Dynamics 365 Business Central und Finance, Oracle NetSuite, Oracle Fusion, QuickBooks Desktop und Online, SAP ECC und S/4HANA sowie Acumatica. Das ist der natürliche Kandidat für die Shortlist eines Teams, das von Xero oder QuickBooks Online weggewechselt ist. Es deckt außerdem Rechnungserfassung, Kontierung und Freigabe-Routing ab, mit Zahlungs- und Kartenprodukten daneben.

Die Schwachstelle ist die Preisgestaltung. Stampli veröffentlicht nichts: keine Stufen, keine Zahlen, keine Mindestwerte, nur einen Satz darüber, dass die Preisgestaltung so einfach sei wie die Implementierung, und einen Button für ein Angebot. Von einem Anbieter kommend, der drei Zahlen auf einer öffentlichen Seite druckt, ist das ein echter Rückschritt im Kauferlebnis, und es macht den Wechsel unmöglich durchzurechnen, bevor Sie das Gespräch geführt haben. Da Best-in-Class-AP-Teams Rechnungen laut den Daten von Ardent Partners 2025 in 3,1 Tagen verarbeiten gegenüber 17,4 bei allen anderen, kann der Effizienzgewinn den Wechsel durchaus rechtfertigen, aber Sie werden ohne Preis argumentieren.

Preise: Nur auf Anfrage. Keine Stufen, keine Dollar-Beträge und keine Mindestwerte veröffentlicht, die Seite nennt die Preisgestaltung so einfach wie die Implementierung und leitet auf ein Formular für ein Angebot weiter. (Stampli) Am besten geeignet für: AP-Teams in einem ERP, das ApprovalMax nicht unterstützt, wo die Freigabe-Diskussionen derzeit in E-Mails leben. Weniger geeignet für: Käufer, die eine Zahl brauchen, bevor sie Zeit investieren, oder Teams, die Procurement-Kontrolle vor der Rechnung wollen.

15. Native Freigaben in Xero und QuickBooks Online: Vielleicht brauchen Sie gar kein Tool

Die günstigste ApprovalMax-Alternative ist das Abonnement, das Sie schon bezahlen. Nicht für alle, aber für genug Teams, dass sie hier ordentlich hingehört und nicht als beiläufiger Satz.

Xeros US-Tarife kosten 25 \(im Monat für Early, 55\) für Growing und 90 \(für Established, derzeit mit einem sechsmonatigen Einführungspreis von 2,50\), 5,50 \(und 9\). Early begrenzt Sie auf 5 Rechnungen, Growing und Established heben das auf. Am wichtigsten für diesen Vergleich ist eine Zeile, die Xero auf der eigenen Preisseite führt: keine Lizenzgebühren pro Nutzer. Jeder, der Zugriff braucht, bekommt ihn, rollenbasierte Berechtigungen und Rechnungsfreigabe in Xero kosten also pro Freigebendem nichts extra. Xeros Preisseite schlüsselt Bestellungen nicht nach Tarif auf, prüfen Sie das also gegen Ihren Tarif, bevor Sie es annehmen.

QuickBooks Online veröffentlicht Simple Start für $38 im Monat, Essentials für $75, Plus für $115 und Advanced für $275, mit einer laufenden Aktion von 50 % Rabatt für drei Monate. Die enthaltenen Nutzer betragen über diese Stufen 1, 3, 5 und 25. Advanced ist der einzige Tarif, der Workflow-Automatisierung aufführt, beschrieben als automatisierte Workflows und Erinnerungen, und Bill Pay Elite enthält Freigabe-Workflows.

Hier der ehrliche Vergleich. Die native Freigabe in beiden Tools ist einstufig, dünn und keine echte Matrix: kein bedingtes Routing nach Betrag oder Abteilung, keine Durchsetzung der Funktionstrennung, keine mehrstufige Eskalation. Wenn zwei Personen alles abzeichnen und Ihr Volumen niedrig ist, ist das in Ordnung und kostenlos. Wenn Sie bei allem über 10.000 $ ein Vier-Augen-Prinzip brauchen, mit einer anderen Kette für Capex, ist es das nicht, und genau diese Lücke hat ApprovalMax geschlossen.

Preise: Im bestehenden Abonnement enthalten. Xero US: Early 25 $/Monat, Growing 55 $/Monat, Established 90 $/Monat, mit einem aktuellen sechsmonatigen Einführungspreis von 2,50 $, 5,50 \(und 9\), die Seite nennt keine Lizenzgebühren pro Nutzer (Xero). QuickBooks Online: Simple Start 38 $/Monat (1 Nutzer), Essentials 75 $/Monat (3 Nutzer), Plus 115 $/Monat (5 Nutzer), Advanced 275 $/Monat (25 Nutzer), mit einer Aktion von 50 % Rabatt für drei Monate. Advanced ist der Tarif, der Workflow-Automatisierung aufführt (QuickBooks). Am besten geeignet für: Kleine Teams mit niedrigem Rechnungsvolumen und einer einfachen, einstufigen Freigabe, die nicht nach Betrag variiert. Weniger geeignet für: Alle, die bedingtes Routing, mehrstufige Ketten oder erzwungene Funktionstrennung brauchen, und genau dafür existiert ApprovalMax.

Was jede Option bei 10, 25 und 100 Freigebenden kostet

Diese Tabelle entscheidet die meisten ApprovalMax-Wechsel, denn die Einheit pro Organisation verändert die Antwort vollständig, sobald die Mitarbeiterzahl wächst. Die Zahlen unten sind unsere eigene Rechnung auf Basis des veröffentlichten Preises der jeweiligen Einstiegsstufe, unter der Annahme, dass jeder Freigebende einen bezahlten Seat braucht, wo der Anbieter pro Nutzer abrechnet. Es sind keine angebotenen Pakete, und Mengenrabatte, Mindestwerte und Add-ons verschieben sie.

Zwei Dinge ergeben sich daraus. Erstens ist ApprovalMax bei einem großen Kreis an Freigebenden, der eine enge Aufgabe erledigt, preislich fast unschlagbar, und kein Produkt mit Preis pro Seat holt es bei 100 Personen ein. Zweitens hält Precoro seine Form, wenn die Mitarbeiterzahl wächst, weil es nicht pro Freigebendem abrechnet, aber seine Untergrenze liegt beim etwa Zehnfachen des Pauschalpreises von ApprovalMax, bevor Sie irgendetwas hinzufügen. Rework wächst zwar mit der Mitarbeiterzahl, aber langsam, weil Seats in Blöcken zu je 5 statt als eine Lizenz pro Freigebendem verkauft werden.

Stage-Fit-Matrix

Größen- und Persona-Eignung

Wie Sie wählen: Entscheidungsrahmen

Wählen Sie die Zeile, die Ihre tatsächliche Einschränkung beschreibt, und nicht den Anbieter mit der besten Homepage. Wenn Ihre eigentliche Lücke dokumentierte, wiederholbare Prozessarbeit statt Freigabe-Routing ist, behandelt Die besten Process-Street-Alternativen diese angrenzende Kategorie.

Die nächsten Schritte

Beginnen Sie mit der Kostentabelle oben und seien Sie ehrlich, welchen Ausweg Sie tatsächlich nehmen. Wenn Sie keinen der drei benennen können, bleiben Sie bei ApprovalMax: Bei etwa 594 $ im Jahr pauschal mit unbegrenzt vielen Nutzern schlägt hier nichts die enge Aufgabe, die es erledigt, und ein Wechsel kostet Sie Geld und Migrationszeit ohne Gewinn. Wenn Ihr Ausweg Procurement-Kontrolle ist, holen Sie in derselben Woche Angebote von Procurify und Precoro ein und lassen Sie beide Ihr echtes Volumen an Bedarfsanforderungen bepreisen, nicht eine generische Seat-Zahl. Wenn Ihr Ausweg der Umfang ist, lassen Sie Pipefys kostenlose Starter-Stufe oder Reworks Work-Ops-Paket zwei Wochen lang gegen zwei laufende Freigabeprozesse antreten, einen, der das Hauptbuch berührt, und einen, der es nicht tut, und zählen Sie, wie viele Nachfass-E-Mails verschwinden. Und wenn Sie gerade das Buchhaltungssystem gewechselt haben, nehmen Sie Stampli und BILL zuerst auf die Shortlist, denn die ERP-Kompatibilität schließt mehr von dieser Liste aus als jeder Funktionsvergleich.