Die besten Pipefy-Alternativen 2026: 14 Process-Management-Tools im Vergleich

Von Linh Ngo · Aktualisiert am 25. August 2026

Kissflow, Process Street, Nintex und Pipefys eigene Stufen Business und Enterprise nennen weiterhin gar keinen Preis, das Problem der „fehlenden sichtbaren Zahl“, dem Sie vermutlich entkommen wollen, verschwindet also nicht, sobald Sie Pipefy verlassen, sondern wandert zu einem anderen Anbieter, wenn Sie nicht sorgfältig wählen.

Kissflow, monday.com und ClickUp decken die beiden häufigsten Gründe ab, Pipefy zu verlassen: Man braucht mehr Prozesse und Nutzer, als der kostenlose Starter-Tarif erlaubt, oder man will Workflow-Automatisierung in einer breiteren Work-Plattform, die man ohnehin für alles andere nutzt. Quickbase, Rework, Airtable und Kintone passen zu Teams, die an Pipefys Obergrenze für Datenbankeinträge stoßen und hinter dem Prozess eine echte No-Code-App oder Ops-Plattform brauchen, nicht nur ein größeres Kanban-Board. Dieser Leitfaden bewertet alle 14 Alternativen nach Preis, nach der konkreten Pipefy-Grenze, die jede am besten löst, und danach, wie ehrlich jeder Anbieter mit seinem eigenen Preis umgeht. Schätzungen von Dritten sind mit (reported) gekennzeichnet, wo ein Anbieter keine veröffentlicht.

Pipefy ist eines der wenigen wirklich nutzbaren kostenlosen Tools, die es in dieser Kategorie noch gibt: Der Starter-Tarif ist dauerhaft kostenlos, ohne Kreditkarte, und keine entschärfte Testversion im Gewand einer Free-Stufe. Die meisten, die einen Artikel über „Pipefy-Alternativen“ lesen, fliehen nicht vor einem schlechten Produkt, sie stoßen an eine von vier konkreten Grenzen: 5 Prozesse, 10 Nutzer, 50 Karten pro Monat oder 500 Datenbankeinträge. Der zweite, weniger offensichtliche Grund für die Suche wiegt ebenso schwer: Pipefys eigene Stufen Business und Enterprise nennen nirgends einen Preis, sodass ein Team, das aus Starter herauswächst, den nächsten Schritt nicht budgetieren kann, ohne zuerst ein Vertriebsgespräch zu buchen. Dieser Leitfaden ist um beide Probleme herum aufgebaut: welche Grenze Sie tatsächlich erreicht haben und welche Alternative Ihnen eine echte Zahl gibt, wenn Pipefy keine nennt. Für die breitere BPM-Kategorie, in die dieser Leitfaden gehört, einschließlich Tools für reguliertes Case Management statt Prozesskarten im Kanban-Stil, siehe Beste Business-Process-Management-Software.

Eines sollten Sie ausschließen, bevor Sie eine der 14 Alternativen unten bewerten: Wenn Sie in Wahrheit einen Prozess zeichnen und dokumentieren statt ausführen wollen, ist das eine andere Aufgabe als alles in diesem Leitfaden. Die besten Visio-Alternativen und Lucidchart vs. Visio behandeln diese reine Modellierungskategorie, und sie ist oft günstiger und schneller aufgesetzt als jedes Ausführungstool auf dieser Liste, wenn ein dokumentiertes Diagramm tatsächlich alles ist, was Sie brauchen.

Wichtige Fakten

• Der weltweite Markt für Business-Process-Management-Software soll laut Prognose von 25,88 Milliarden \(im Jahr 2026 auf 91,87 Milliarden\) bis 2034 wachsen, eine jährliche Wachstumsrate (CAGR) von 17,2 %. (Fortune Business Insights)
• 79 % der Organisationen planen, ihre Automatisierungsausgaben zu erhöhen, wobei die Budgets in den nächsten zwei Jahren im Schnitt um 20 % steigen sollen, laut Camundas Report State of Agentic Orchestration and Automation 2026. (Camunda)
• 73 % der Arbeitgeber wollen die Automatisierung von Geschäftsprozessen und Aufgaben bis 2030 beschleunigen, laut dem Future of Jobs Report 2025 des World Economic Forum. (World Economic Forum)
• Etwa 45 % der Tätigkeiten, für die Menschen bezahlt werden, ließen sich durch die Anpassung bereits vorhandener Technologie automatisieren, laut McKinseys Forschung zur Automatisierung am Arbeitsplatz. (McKinsey)
• Gartner prognostiziert, dass der Markt für Low-Code-Entwicklungstechnologien bis 2026 44,5 Milliarden $ erreichen wird, wobei Low-Code-Tools 75 % der neuen Unternehmensanwendungsentwicklung ausmachen, gegenüber 40 % im Jahr 2021. (Gartner, via InfoWorld)
• Transparente Preise stehen seit vier Jahren in Folge ganz oben auf der Wunschliste von B2B-Software-Käufern an Anbieter, seit TrustRadius die Frage 2023 erstmals stellte, laut dem B2B Buying Disconnect Report 2026. (TrustRadius, via PR Newswire)

Welche Pipefy-Grenze haben Sie tatsächlich erreicht?

Bevor Sie einen Ersatz wählen, klären Sie, welche Grenze tatsächlich das Problem ist. Ein Tool zu wechseln, um eine Grenze zu beheben, die Sie noch gar nicht erreicht haben, bedeutet nur, ohne Grund eine neue Oberfläche zu lernen.

Zwei dieser Grenzen verstärken sich gegenseitig. Ein Team, das 10 Nutzer erreicht, erreicht kurz darauf fast immer auch 50 Karten pro Monat, denn mehr Menschen, die Anfragen einreichen, bedeuten mehr Karten. Wenn das auf Sie zutrifft, schauen Sie zuerst auf die Tools, die beides zugleich lösen: Kissflow, Quickbase und Kintone beseitigen die Nutzergrenze und die Volumengrenze im selben Upgrade, statt eine zu lösen und Sie innerhalb eines Quartals an die andere stoßen zu lassen.

Schnellvergleichstabelle

1. Kissflow: Die verschwundene Preisseite

Kissflow hat sich seinen Ruf mit No-Code-Workflow-Automatisierung für Fachanwender aufgebaut: Drag-and-drop-Prozess-Builder, Genehmigungsketten und formulargetriebene Apps, für die man keinen Entwickler braucht. Dieser Ruf kam früher mit einem einfachen, veröffentlichten Preis. Das ist nicht mehr so. Stand August 2026 zeigt kissflow.com/pricing weder Stufen noch Nutzerzahlen noch Dollar-Zahlen, nur einen Weg zu einer beratungsgeführten „fixed annual agreement“, die pro Organisation angeboten wird.

Hier ist der Teil, der Kissflow eine gezielte Warnung wert macht statt des üblichen Hinweises „Vertrieb kontaktieren“: Die eigenen Inhaltsseiten widersprechen sich darüber, wie hoch die Zahl überhaupt ist. Ein Kissflow-Blogbeitrag sagt, die Plattform beginne „ab 1.500 \(pro Monat für bis zu 50 Nutzer“, während das FAQ auf derselben Seite sagt, sie beginne „bei 2.500\) pro Monat für 50 Nutzer“, und eine separate Kissflow-Seite setzt den Basic-Tarif ebenfalls auf „2.500 \(pro Monat“. Wenn Sie die Zahl von 1.500\) anderswo im Web zitiert gesehen haben, auch in anderen Pipefy-Alternativen-Roundups, behandeln Sie sie als überholt: Es ist die ältere der beiden Zahlen, und Kissflows eigene Website widerspricht ihr inzwischen.

Preise: Auf Kissflows eigener Preisseite nicht veröffentlicht; verkauft werden feste Jahresvereinbarungen, die pro Organisation angeboten werden. Kissflows eigene Inhaltsseiten von 2026 nennen widersprüchliche Einstiegszahlen, 1.500 \(pro Monat für bis zu 50 Nutzer auf einer Seite und 2.500\) pro Monat auf einer anderen (widerlegt vom FAQ derselben ersten Seite), lassen Sie sich also jede Zahl schriftlich geben, bevor Sie damit planen. (Kissflow) Am besten geeignet für: Fachanwender, die bereits wissen, dass sie einen No-Code-Prozess-Builder wollen, und die den Preis gern in einem Vertriebsgespräch statt auf einer öffentlichen Seite klären. Weniger geeignet für: Ein kostenbewusstes Team, das eine Zahl vergleichen möchte, bevor es ein Gespräch bucht, genau das, was Pipefys Free-Stufe Ihnen erspart hat.

Einen tieferen Blick darauf, wie Kissflow im restlichen No-Code-Feld abschneidet, bietet Die besten Kissflow-Alternativen, und für den direkten Vergleich mit dem Tool, das Sie ersetzen, Kissflow vs. Pipefy.

2. monday.com: Ein vertrautes Work OS, sobald Sie über 10 Nutzer hinauswachsen

monday.com ist bewusst breiter angelegt als Pipefy: Boards, Dashboards und Workflow-Automatisierungen sitzen in einer allgemeinen Work-Management-Plattform statt in einer gezielt gebauten Prozess-Engine. Diese Breite ist der Reiz für ein Team, das an Pipefys 10-Nutzer-Grenze gestoßen ist und ein Tool will, das auch Projektverfolgung abdeckt, nicht nur Prozesskarten. monday.coms Automatisierungen können Freigaben routen und Status aktualisieren, sind aber ein auf Boards aufgesetztes Feature, keine dedizierte Case-Management-Zeichenfläche, wie es Pipefys Prozessansicht ist.

Die Preise sind unkompliziert und direkt auf der Website des Anbieters veröffentlicht: kostenlos für bis zu 2 Seats, danach Basic für 9 \(pro Seat und Monat, Standard für 12\) und Pro für 19 $, alle bei jährlicher Abrechnung, mit einem Minimum von 3 Seats in jedem kostenpflichtigen Tarif. Enterprise ist individuell. Dieses Minimum von 3 Seats ist für ein Team von genau 10 Personen, das Pipefy verlässt, relevant: Sie zahlen mindestens 3 Seats, auch bei einem schrittweisen Rollout.

Preise: Kostenlos bis zu 2 Seats. Basic 9 $/Seat/Monat, Standard 12 $, Pro 19 $, alle bei jährlicher Abrechnung, Minimum 3 Seats in kostenpflichtigen Tarifen. Enterprise individuell. (monday.com) Am besten geeignet für: Teams, die an Pipefys 10-Nutzer-Grenze gestoßen sind und ein vertrautes, weit verbreitetes Work OS mit eingebauten Automatisierungen wollen, nicht nur ein größeres Prozess-Board. Weniger geeignet für: Teams, die dedizierte Tiefe im Case Management brauchen, monday.coms Automatisierungen sind schwächer als eine gezielt gebaute Prozess-Engine wie die von Pipefy.

Siehe Die besten monday.com-Alternativen dazu, wie es im restlichen Feld der Work-OS-Lösungen im Einzelnen abschneidet.

3. ClickUp: Unbegrenzt kostenlose Mitglieder lösen die 10-Nutzer-Grenze direkt

Wenn die konkrete Wand, an die Sie bei Pipefy gestoßen sind, die 10-Nutzer-Grenze und sonst nichts ist, ist ClickUp die direkteste Lösung auf dieser Liste. Der Free-Forever-Tarif enthält unbegrenzt kostenlose Mitglieder, nicht 10, nicht 25, unbegrenzt, dazu unbegrenzt Aufgaben. Der Kompromiss: Die Free-Stufe ist bei den prozessspezifischen Funktionen dünner, die Pipefy kostenlos mitgibt: 60 MB Speicher und ein einziges Formular im kostenlosen ClickUp-Tarif, gegenüber 2 GB Speicher und 15 Automatisierungsjobs in Pipefys Starter.

Die kostenpflichtigen Stufen ergänzen die Automatisierungstiefe: Unlimited kostet 7 \(pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (10\) bei monatlicher Abrechnung), Business steigt auf 12 \(jährlich (19\) monatlich), und Enterprise ist individuell. Ein Brain-AI-Add-on kostet 9 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung für Teams, die KI-gestützte Aufgaben- und Dokumentenarbeit obendrauf wollen.

Preise: Free Forever (0 $, unbegrenzt Aufgaben, unbegrenzt kostenlose Mitglieder, 60 MB Speicher, 1 Formular). Unlimited 7 $/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung, 10 \(bei monatlicher. Business 12\) jährlich, 19 \(monatlich. Enterprise individuell. Brain-AI-Add-on 9\)/Nutzer/Monat jährlich. (ClickUp) Am besten geeignet für: Teams, deren einziges echtes Problem mit Pipefy die 10-Nutzer-Grenze ist und die alle noch eine Weile in einem kostenlosen Tarif halten wollen. Weniger geeignet für: Teams, die ein dediziertes Tool für Case Management oder Prozesskarten wollen, ClickUps Prozessfunktionen leben in einer allgemeinen Projekt-/Aufgabenplattform.

Die besten ClickUp-Alternativen deckt den Rest dieses Feldes ab, falls sich ClickUps Free-Tarif allein als nicht ausreichend erweist.

4. Asana: Achten Sie auf die neue Grenze von 2 kostenlosen Nutzern, bevor Sie wechseln

Asana erledigt Prozessarbeit über Rules, schlanke Wenn-dann-Automatisierungen auf Aufgaben und Projekten, nützlich für einfache Genehmigungsketten, aber kein Ersatz für Pipefys kartenbasierte Prozess-Engine. Asana verdient einen Blick vor allem wegen der Vertrautheit: Mehr Operations-Leute kennen Asana als Pipefy, was das Onboarding für ein Team verkürzt, das unter Zeitdruck wechselt.

Die Falle ist Asanas Free-Stufe. Sie gilt weithin als großzügig, weil sie es einmal war, doch für jeden Personal-Account, der am oder nach dem 12. November 2025 angelegt wurde, ist der kostenlose Tarif auf 2 Nutzer begrenzt, nicht auf 10. Nur Legacy-Accounts, die vor diesem Datum angelegt wurden, behalten die alte Grenze von 10 Seats. Ein Team, das Pipefy gerade verlässt, weil 10 Nutzer nicht reichten, sollte nicht erwarten, dass Asanas kostenloser Tarif mehr Personen abdeckt, er deckt jetzt weniger ab. Starter kostet 10,99 \(pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (13,49\) bei monatlicher), Advanced 24,99 \(jährlich (30,49\) monatlich), und Enterprise ist individuell.

Preise: Personal (kostenlos) begrenzt auf 2 Nutzer für Accounts, die am oder nach dem 12. November 2025 angelegt wurden; Legacy-Accounts behalten bis zu 10. Starter 10,99 $/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung, 13,49 \(bei monatlicher. Advanced 24,99\) jährlich, 30,49 $ monatlich. Enterprise: Vertrieb kontaktieren. (Asana) Am besten geeignet für: Teams, die vertraute Aufgaben- und Projektverfolgung mit einfachen Freigabe-Rules wollen und bereit sind, ab ein paar Nutzern pro Seat zu zahlen. Weniger geeignet für: Ein Team, das annimmt, Asanas Free-Stufe decke eine Gruppe in der Größe ab, die Pipefys kostenloser Tarif abdeckte, neue Accounts bekommen jetzt nur noch 2 kostenlose Seats.

5. Quickbase: Ein echter Preis pro Nutzer für Teams jenseits der 500-Einträge-Grenze

Quickbase ist eine No-Code-Anwendungsplattform mit eingebauten Prozess-Workflows und beantwortet direkt die Grenze bei Datenbankeinträgen statt die bei Nutzern oder Prozessen: Teams bauen Tracking-Apps, Genehmigungsketten und operative Datenbanken, die weit über Pipefys Obergrenze von 500 Einträgen hinaus skalieren. Es ist außerdem einer der wenigen Anbieter in diesem gesamten Roundup, die tatsächlich eine Dollar-Zahl pro Nutzer auf der eigenen Website veröffentlichen, statt alle zu einem Vertriebsgespräch zu leiten.

Team beginnt bei 35 \(pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, und Business steigt auf 55\) pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, beide mit SSO und Audit-Logs, in Business zusätzlich mit Compliance-Funktionen für FDA und HIPAA. Der echte Haken für die Budgetierung: Quickbases eigene Preisseite sagt unmissverständlich, dass der genannte Preis pro Seat „die Plattform-Mindestgebühr nicht enthält“, und sie veröffentlicht nicht, wie hoch dieses Minimum tatsächlich ist, ein kleines Team sollte also direkt nachfragen, statt anzunehmen, die Rechnung pro Seat sei der gesamte Betrag. Unter den Tarifen pro Nutzer gibt es eine nutzungsbasierte Preisoption rund um „Reads“ für Teams mit ungleichmäßiger Nutzung über das Jahr.

Preise: 30-Tage-Testversion (alle Funktionen von Business). Team 35 $/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung. Business 55 $/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung. Enterprise individuell. Zusätzlich zur Preisgestaltung pro Nutzer fällt eine Mindestgebühr für die Plattform an; dafür ist keine Dollar-Zahl veröffentlicht. (Quickbase) Am besten geeignet für: Teams, die an Pipefys Grenze von 500 Datenbankeinträgen gestoßen sind und eine echte No-Code-App-Plattform mit sichtbaren, vom Anbieter veröffentlichten Preisen pro Nutzer brauchen. Weniger geeignet für: Ein sehr kleines Team, das die nicht veröffentlichte Mindestgebühr der Plattform im Verhältnis zu seinen geringen Kosten pro Seat überproportional spürt.

Die besten Quickbase-Alternativen geht tiefer darauf ein, wie es im restlichen Feld der No-Code-App-Plattformen abschneidet.

6. Rework: Eine Plattform statt Workflow, CRM und HR auf dreien

Reworks Argument in dieser Kategorie ist nicht Tiefe der Prozess-Engine, sondern Konsolidierung. Workflow, BPM, Request (Freigaben), Task, Project, Docs und E-Sign sind live geschaltete Module auf einer Plattform, neben Sales CRM und Lead Management, der People-App (HRIS, Timesheets, Payroll) und einer Unified Inbox über WhatsApp, Messenger, Instagram DM, TikTok, Zalo und Web-Chat. Der Käufer, auf den das passt, ist ein Operations-Team im Mid-Market mit 10 bis 200 Personen, das es leid ist, dass ein Workflow-Tool, ein CRM und ein HR-Tool nur über brüchige Integrationen miteinander sprechen, kein Team, das ausschließlich eine tiefere Prozess-Engine als die von Pipefy sucht.

Der Unterschied zu Pipefys kostenlosem Starter-Tarif ist, wofür Sie zahlen. Reworks Process Engine kostet $99 pro Monat bei jährlicher Abrechnung ($1,188 pro Jahr) oder $120 bei monatlicher Abrechnung, mit 5 Work Seats inklusive, und zusätzliche Seats gibt es in Blöcken zu je 5 für $13 pro Monat und Block bei jährlicher Abrechnung, was bei 25 Seats $1,812 pro Jahr und bei 50 Seats $2,592 in der Edition Standard sowie bei 100 Seats $5,424 in der Edition Advanced ergibt. Wenn Ihr einziges Pipefy-Problem mehr Karten oder mehr Prozesse sind, ist das nicht das, was diese Engine kauft. Wenn die echte Lücke ein zweites und drittes unverbundenes Tool ist, für das Sie neben Pipefy zahlen, ein CRM, ein HR-System, dann ist dies die Option, die gebaut wurde, um alle drei Logins durch eines zu ersetzen.

Preise: Process Engine $99/Monat bei jährlicher Abrechnung ($1,188/Jahr) oder $120 bei monatlicher Abrechnung, 5 Work Seats inklusive. Zusätzliche Seats gibt es in Blöcken zu je 5 für $13/Monat pro Block bei jährlicher Abrechnung (25 Seats $1,812/Jahr, 50 Seats $2,592/Jahr in der Edition Standard; 100 Seats $5,424/Jahr in der Edition Advanced). 14-tägige free trial. (Rework) Am besten geeignet für: Ein Operations-Team mit 10 bis 200 Personen jenseits von Pipefys 10-Nutzer-Grenze, das zusätzlich CRM und HR auf derselben Plattform will, statt drei Tools zusammenzuflicken. Weniger geeignet für: Ein Team, das nur eine tiefere Prozessorchestrierungs-Engine braucht, Rework konkurriert nicht mit Camunda, Appian oder Pega bei ausführbarer Modellierung oder regulierten Audit-Trails und ist kein Produkt für Einzelkäufer.

7. Process Street: Wiederkehrende Checklisten, keine vollständige Case-Management-Engine

Process Street ist bewusst enger gefasst als Pipefy, und genau deshalb passt es zu einem bestimmten Teil der Pipefy-Aussteiger. Wenn das, was Sie in Pipefys Kanban-Karten tatsächlich betrieben haben, eine wiederkehrende Checkliste war, Mitarbeiter-Onboarding, Audit-Vorbereitung, eine Standardarbeitsanweisung, die jemand jede Woche durchgeht, dann ist Process Street genau dafür gebaut und oft schneller aufgesetzt als ein allgemeines Prozess-Board. Es hat sich 2025 von einem Checklisten-Tool zu dem neu positioniert, was es jetzt „Compliance Operations Platform“ nennt, und setzt auf seiner Startseite auf KI-erzwungene Workflows, wer es also aus einem Review von 2023 kennt, sucht ein etwas anderes Produkt als das, das heute verkauft wird.

Die Preise sind vollständig individuell: Die Hilfedokumentation des Anbieters sagt ausdrücklich: „Our plans are custom quoted. For pricing inquiries, contact sales from our website or request a demo.“ Die Stufen sind Startup (5 Nutzer, 10 Gäste, Zugang beschränkt auf Unternehmen mit weniger als 15 Mitarbeitenden und unter 2 Millionen \(Umsatz), Pro (individuelle Nutzerzahl, 14-Tage-Testversion, keine Kreditkarte) und Enterprise (individuell). Ein Abrechnungsdetail, das Sie vor dem Wechsel kennen sollten: Organisationen, die am oder nach dem 1. August 2025 angelegt wurden, werden für Admins, Builder und Nutzer gleichermaßen abgerechnet, während Organisationen vor diesem Datum nur Admins und Builder abrechnen, Nutzer sind kostenlos. Ein Team, das ein frisches Angebot mit einem älteren Process-Street-Account (etwa dem eines Bestandskunden) vergleicht, sollte allein wegen dieser Regel einen echten Preisunterschied erwarten. Drittanbieter-Tracker berichten von etwa 15\) pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung für Pro (reported).

Preise: Die Stufen Startup, Pro und Enterprise, keine Dollar-Zahlen veröffentlicht; die Hilfedokumente des Anbieters bestätigen, dass die Tarife individuell angeboten werden. Startup erfordert weniger als 15 Mitarbeitende und unter 2 Mio. \(Umsatz (5 Nutzer, 10 Gäste). Accounts, die am oder nach dem 1. August 2025 angelegt wurden, rechnen Admins, Builder und Nutzer ab; ältere Accounts rechnen nur Admins und Builder ab. Drittanbieter-Tracker berichten von etwa 15\)/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung für Pro (reported). (Process Street) Am besten geeignet für: Teams, deren Pipefy-Prozesse in Wahrheit wiederkehrende Checklisten oder SOPs (Onboarding, Audits) waren, die an die monatliche Kartengrenze stoßen. Weniger geeignet für: Case Management oder verzweigte, systemübergreifende Workflows, Process Street ist bewusst enger gefasst als Pipefys boardbasierte Prozess-Engine.

Die besten Process-Street-Alternativen deckt das weitere Feld der Checklisten und SOPs ab, falls auch dieses Tool nicht ganz die richtige Form hat.

8. Smartsheet: Unbegrenzt kostenlose Contributors lösen die Grenzen für Nutzer und Einträge zugleich

Smartsheet geht Prozessarbeit von einem tabellenorientierten Ausgangspunkt an statt von einem Kanban-Board: Sheets, Formulare, automatisierte Workflow-Regeln und eine Board-Ansicht auf dem Raster für Teams, die sie wollen. Dieses Raster-zuerst-Design ist tatsächlich der Grund, warum es zwei Pipefy-Grenzen auf einmal löst. Die Tarife Business und Pro enthalten beide unbegrenzt kostenlose Contributors (Personen, die Formulare ausfüllen oder Zeilen aktualisieren, ohne volle Lizenz) und in Business zusätzlich unbegrenzt Gäste, was Pipefys 10-Nutzer-Grenze für alle umgeht, die einen Prozess nur gelegentlich berühren. Und weil Smartsheets Zeilen nirgends annähernd so begrenzt sind wie Pipefys Obergrenze von 500 Einträgen, bekommen Teams, die eine wachsende Asset-Liste oder einen Kundenstamm verfolgen, echten Spielraum.

Pro kostet 9 \(pro Mitglied und Monat bei jährlicher Abrechnung (12\) bei monatlicher) für 1 bis 10 Mitglieder, mit unbegrenzt Contributors. Business kostet 19 \(pro Mitglied und Monat bei jährlicher Abrechnung (24\) monatlich) ab 3 Mitgliedern und ergänzt unbegrenzt Gäste. Enterprise ist individuell, ab 10 und mehr Mitgliedern. Für Teams, die mehr wollen, gibt es Add-ons: Dynamic View beginnt bei 125 \(pro Monat, und Data Shuttle beginnt bei 100\) pro Monat für automatisierte Datenimporte.

Preise: Pro 9 $/Mitglied/Monat bei jährlicher Abrechnung, 12 \(bei monatlicher, 1 bis 10 Mitglieder, unbegrenzt Contributors. Business 19\)/Mitglied/Monat bei jährlicher Abrechnung, 24 \(bei monatlicher, ab 3 Mitgliedern, unbegrenzt Gäste und Contributors. Enterprise individuell, ab 10 Mitgliedern. Dynamic View ab 125\)/Monat, Data Shuttle ab 100 $/Monat. (Smartsheet) Am besten geeignet für: Teams, die an Pipefys Grenzen von 10 Nutzern oder 500 Einträgen stoßen und eine tabellenvertraute Oberfläche mit unbegrenzt kostenlosen Contributors darunter wollen. Weniger geeignet für: Teams, die standardmäßig Pipefys Kartenansicht wollen, Smartsheets Board-Ansicht sitzt auf einem Raster, statt mit einer zu beginnen.

9. Wrike: Konfigurierbare Freigabe-Workflows in einer Projektplattform

Wrikes Prozessfähigkeit lebt innerhalb von Projekt- und Aufgabenmanagement statt als eigenständige Zeichenfläche: Individuelle Anfrageformulare leiten Arbeit in Projekte, und konfigurierbare Freigabe-Workflows bringen sie voran, was zu einem Team passt, das Prozessdisziplin ohne ein dediziertes BPM-Tool will. Das ist ein echter Kompromiss gegenüber Pipefy: Wrikes Workflows sind ein Feature einer breiteren Plattform, nicht ihr einziger Existenzgrund, sodass ein Prozess, der mehrere unverbundene Systeme umspannt, hier weniger native Unterstützung hat als in Pipefys Karten-Engine.

Wrikes Free-Tarif ist real, aber auf einfache Aufgabenverfolgung beschränkt, ohne die Ebene aus Automatisierung und Formularen. Team schaltet die Prozessfunktionen frei, die für Pipefy-Wechsler am wichtigsten sind, und kostet 10 \(pro Nutzer und Monat für 2 bis 15 Nutzer. Business steigt auf 25\) pro Nutzer und Monat für 5 bis 200 Nutzer und ergänzt mehr Automatisierungstiefe und individuelle Workflows. Pinnacle und Apex, Wrikes höhere Stufen, erfordern ein Vertriebsgespräch.

Preise: Free 0 \((einfache Aufgabenverfolgung). Team 10\)/Nutzer/Monat, 2 bis 15 Nutzer. Business 25 $/Nutzer/Monat, 5 bis 200 Nutzer. Pinnacle und Apex: Vertrieb kontaktieren. (Wrike) Am besten geeignet für: Teams, die aus Pipefys 10-Nutzer-Grenze herauswachsen und konfigurierbare Freigabe-Workflows und Anfrageformulare ohne vollständige BPM-Engine wollen. Weniger geeignet für: Teams, die eine dedizierte Zeichenfläche mit einer Karte pro Case wollen, Wrikes Workflows leben in Projektstrukturen, statt für sich zu stehen.

10. Airtable: Höhere Obergrenzen für Einträge, aber prüfen Sie zuerst die Free-Stufe

Airtable ist der natürlichste Vergleich zu Pipefys Grenze bei Datenbankeinträgen, denn genau darauf ist es gebaut: flexible, tabellenartige Bases, die als leichtgewichtige Datenbanken dienen, mit Automatisierungen und Formularen obendrauf für Prozessarbeit. Sobald Sie in einer kostenpflichtigen Stufe sind, liegen die Obergrenzen für Einträge tatsächlich weit jenseits von Pipefys 500 Einträgen, und das ist der ganze Grund, warum Teams wechseln.

Die Falle, die klar benannt gehört: Wer annimmt, Airtables Free-Tarif sei großzügiger als der von Pipefy, liegt falsch. Airtables Free-Tarif ist auf 5 Collaborators mit Editor- oder Creator-Rechten und 1.000 Einträge pro Base begrenzt, mit 1 GB Anhängen pro Base, knappe Grenzen, keine größere Version dessen, was Pipefy verschenkt. Das echte Upgrade zeigt sich in den kostenpflichtigen Stufen: Team kostet 20 \(pro Collaborator und Monat bei jährlicher Abrechnung (24\) monatlich) mit 50.000 Einträgen pro Base, und Business steigt auf 45 \(jährlich (54\) monatlich) mit 125.000 Einträgen pro Base. Enterprise Scale ist individuell.

Preise: Free: 5 Collaborators mit Editor- oder Creator-Rechten, 1.000 Einträge pro Base, 1 GB Anhänge pro Base. Team 20 $/Collaborator/Monat bei jährlicher Abrechnung, 24 \(monatlich, 50.000 Einträge pro Base. Business 45\) jährlich, 54 $ monatlich, 125.000 Einträge pro Base. Enterprise Scale individuell. (Airtable) Am besten geeignet für: Teams jenseits von Pipefys 500-Einträge-Grenze, die ein flexibles, datenbankorientiertes Tool mit weit höheren Obergrenzen wollen, sobald sie in einem kostenpflichtigen Tarif sind. Weniger geeignet für: Ein Team, das annimmt, Airtables Free-Stufe allein löse das Problem mit den Einträgen, bei 1.000 Einträgen pro Base ist es eine ähnliche Enge wie bei Pipefy, keine größere.

11. Zoho Creator: Die günstige No-Code-Wahl mit einem echten veröffentlichten Preis

Zoho Creator ist das Nächstliegende auf dieser Liste an einer echten Budgetoption: ein No-Code-Anwendungsbaukasten mit eingebauter Workflow-Automatisierung, gedacht für kleine Teams, die einen Prozess automatisieren wollen, ohne einen Preis pro Seat, der in die Hunderte skaliert. Eine Free Edition deckt eine individuelle App für eine Einzelperson oder ein kleines Team ab, und jede kostenpflichtige Stufe wird mit einer 15-Tage-Testversion geliefert, ohne Kreditkarte.

Zoho veröffentlicht die Preise auf der eigenen Preisseite: Standard 8 \(pro Nutzer und Monat, Professional 20\) und Enterprise 25 $, alle bei jährlicher Abrechnung, mit einer Flex-Stufe auf Anfrage. Zohos eigenes FAQ bestätigt, dass das Modell pro Nutzer funktioniert: „Zoho Creator offers per-user pricing, so you can add however many users you want by purchasing licenses.“ Die einzige Lücke ist die monatliche Abrechnung, die laut Zoho mehr als 30 % mehr kostet, auf der Seite aber nie beziffert wird.

Preise: Free Edition (eine App). Standard 8 $/Nutzer/Monat, Professional 20 $/Nutzer/Monat, Enterprise 25 $/Nutzer/Monat, alle bei jährlicher Abrechnung. Flex individuell. 15-Tage-Testversion, keine Kreditkarte nötig. Lokale Steuern extra. Zoho gibt an, dass die jährliche Abrechnung gegenüber der monatlichen mehr als 30 % spart, die Monatspreise sind aber nicht veröffentlicht. (Zoho Creator) Am besten geeignet für: Kostenbewusste Teams, die einen No-Code-App- und Prozess-Builder wollen, sobald sie aus Pipefys Grenzen für Prozesse oder Einträge herausgewachsen sind. Weniger geeignet für: Ein Team, das Sicherheit über eine genaue Dollar-Zahl braucht, ohne zuerst eine regionsspezifische Seite oder einen Tracker von Dritten zu prüfen.

12. Kintone: Ein echter veröffentlichter Preis, mit einem Minimum von 5 Nutzern zum Einplanen

Kintone ist eine No-Code-Plattform für Datenbanken und Apps, die zu einer beliebten Wahl für interne Prozess-Apps geworden ist, Genehmigungsketten, Inventarverfolgung, Projektprotokolle, genau die Art von Arbeit, die zuerst an Pipefys Obergrenze von 500 Datenbankeinträgen stößt. Wie Quickbase ist es einer der transparenteren Anbieter auf dieser Liste: Professional kostet 24 \(pro Nutzer und Monat, Custom (mit fortgeschritteneren Workflow- und API-Optionen) kostet 28\), und beide kommen mit einer Aktion für Erstkäufer zu 16 \(bzw. 20\).

Der Haken ist ein Minimum von 5 Nutzern in beiden Stufen, ob bei monatlichem oder jährlichem Vertrag. Ein Team aus 3 Personen, das Pipefy gerade verlässt, weil es für die 10-Nutzer-Grenze zu klein war, zahlt trotzdem für 5 Kintone-Seats, was Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie annehmen, der Preis pro Nutzer sei die ganze Geschichte.

Preise: Professional 24 $/Nutzer/Monat, Custom 28 $/Nutzer/Monat, beide mit einem Minimum von 5 Nutzern, monatlicher oder jährlicher Vertrag. Die Aktion für Erstkäufer liegt bei 16 \(bzw. 20\). (Kintone) Am besten geeignet für: Teams jenseits von Pipefys 500-Einträge-Grenze, die eine No-Code-Plattform für Datenbank-Apps mit echten, veröffentlichten Preisen pro Nutzer wollen. Weniger geeignet für: Ein Team unter 5 Nutzern, das Minimum bedeutet 5 bezahlte Seats, auch bei 3 Personen.

13. Tallyfy: Unbegrenzt kostenlose Gäste lösen eine andere Art von Kosten

Tallyfy ist Pipefy im Geist nah, ein dediziertes Prozess- und Checklisten-Tool statt einer allgemeinen Work-Plattform, aber sein Preismodell löst ein anderes Problem als die Grenzen oben. Jeder kostenpflichtige Tallyfy-Tarif enthält unbegrenzt kostenlose Gäste, Personen, die in einem Prozess freigeben, einreichen oder mitwirken, ohne einen bezahlten Seat zu halten. Das beantwortet direkt Kosten, an die Pipefy-Wechsler oft erst denken, wenn sie darauf stoßen: den Aufwand, jeden gelegentlichen Freigeber oder Anfragenden zu lizenzieren, nicht nur die Vollzeit-Prozessverantwortlichen.

Full Seats kosten 30 \(pro Monat bei jährlicher Abrechnung (300\) im Jahr), und Light Seats, für Personen mit weniger Zugriff, kosten 10 \(pro Monat bei jährlicher Abrechnung (100\) im Jahr). Es gibt ein Minimum von 1 Seat, eine 14-Tage-Testversion, und SSO und SCIM sind in jedem kostenpflichtigen Tarif enthalten, nicht wie bei vielen Wettbewerbern einer Enterprise-Stufe vorbehalten. Ein Add-on für Data-Feed-Analysen kostet zusätzlich 20 $ pro Seat und Jahr.

Preise: Full Seat 300 $/Jahr bei jährlicher Abrechnung (ein Äquivalent von 25 $/Monat), oder 30 $/Monat monatlich kündbar. Light Seat 100 $/Jahr bei jährlicher Abrechnung, oder 10 $/Monat monatlich kündbar. Unbegrenzt kostenlose Gäste in jedem kostenpflichtigen Tarif. Minimum 1 Seat. 14-Tage-Testversion. SSO und SCIM in jedem kostenpflichtigen Tarif enthalten. Data-Feed-Analyse-Add-on zzgl. 20 $/Seat/Jahr. (Tallyfy) Am besten geeignet für: Teams, deren echter Pipefy-Schmerz die Kosten für die Lizenzierung gelegentlicher Gäste und Freigeber sind, nicht das Karten- oder Prozessvolumen. Weniger geeignet für: Ein sehr kleines Team aus 1 oder 2 Personen, Tallyfy hat überhaupt keine Free-Stufe, anders als Pipefys wirklich kostenloser Starter.

14. Nintex: Pauschale Preise mit unbegrenzten Nutzern für dokumentenlastige Prozesse

Nintex verbindet Workflow-Automatisierung mit Dokumentenerstellung, seiner Drawloop-Linie, und Prozesslandkarten, gedacht für Teams, deren Prozess nicht bei einem Statuswechsel endet, sondern bei einem unterschriebenen, erzeugten Dokument: einem Vertrag, einem Genehmigungsschreiben, einem Onboarding-Paket. Das ist eine deutlich andere Passung als Pipefys kartenbasierte Engine und die klarste Antwort auf dieser Liste für ein Team, das gerade wegen hochvolumiger Dokumentenverarbeitung an die Grenze von 50 Karten pro Monat gestoßen ist.

Nintex' Preisseite enthält keine Stufen, keinen Preis pro Nutzer und keine Einstiegszahl irgendeiner Art, die ganze Seite führt zu einem Kontaktformular oder einer Vertriebs-E-Mail. Drittanbieter-Tracker berichten von Workflow Standard bei etwa 910 \(pro Monat und Advanced bei etwa 1.400\) pro Monat, beides pauschale Tarife mit unbegrenzten Nutzern statt Preisen pro Seat, plus Nintex RPA bei etwa 90 $ pro Nutzer und Monat (reported). Sollten diese Zahlen stimmen, verdient die Pauschalstruktur für sich Beachtung: Ein Team, das über 50 Nutzer hinauswächst, würde dieselbe Pauschale zahlen wie ein Team mit 10 Personen, eine ganz andere Rechnung als bei jedem Tool pro Seat auf dieser Liste.

Preise: Keine öffentlichen Preise veröffentlicht; für ein Angebot den Vertrieb kontaktieren. Drittanbieter-Tracker berichten von Workflow Standard bei etwa 910 $/Monat und Advanced bei etwa 1.400 $/Monat als pauschale Tarife mit unbegrenzten Nutzern sowie Nintex RPA bei etwa 90 $/Nutzer/Monat (reported). (Nintex) Am besten geeignet für: Teams, die bei dokumentenlastigen Prozessen (Verträge, Genehmigungsschreiben) an Pipefys Kartenvolumen-Grenze stoßen und einen Pauschaltarif statt Kartenzählung wollen. Weniger geeignet für: Ein kostenbewusstes Team, das vor einem Vertriebsgespräch eine Zahl sehen will, Nintex veröffentlicht überhaupt nichts.

Wenn Ihre eigentliche Lücke darin besteht, Apps miteinander zu verbinden, statt einen formalen, dokumentierten Prozess auszuführen, deckt Beste Workflow-Automatisierungssoftware diese breitere, weniger formale Kategorie ab, und sie lohnt sich auszuschließen, bevor Sie sich auf ein schwereres Tool wie Nintex festlegen.

Phasen-Passung: Wo welches Tool in der Unternehmensentwicklung sinnvoll ist

Größe und Persona: Wer im Team die Entscheidung verantworten sollte

Wie Sie wählen: Entscheidungsrahmen

Die nächsten Schritte

Finden Sie heraus, welche Grenze Sie tatsächlich erreicht haben, bevor Sie irgendetwas evaluieren: Prüfen Sie in Ihrem Pipefy-Account Prozessanzahl, Nutzerzahl, monatliches Kartenvolumen und Nutzung der Datenbankeinträge, denn die ehrliche Antwort ist meist nur eine der vier, nicht alle zugleich. Wenn es allein die 10-Nutzer-Grenze ist, testen Sie zuerst ClickUps unbegrenzt kostenlosen Tarif, es kostet nichts, ihn auszuprobieren. Wenn es die 500-Einträge-Grenze ist, testen Sie Quickbases 30-Tage-Testversion von Business oder Airtables Team-Tarif an Ihren echten Daten, nicht an einem Demo-Datensatz. Und wenn sich das eigentliche Problem als drei unverbundene Tools (ein Prozess-Tool, ein CRM, ein HR-System) statt Pipefy selbst herausstellt, ist das der eine Fall, in dem eine breitere Plattform wie Rework einen ernsthaften Blick verdient, statt eines weiteren Prozess-Tools für einen einzigen Zweck. Welche Richtung Sie auch einschlagen: Lassen Sie sich die tatsächliche Zahl schriftlich geben, bevor Sie sich festlegen, denn die Hälfte der Anbieter auf dieser Liste, Kissflow darunter, nennt auf der eigenen Website immer noch keine.