Was ist Kanban? Ein Leitfaden zur Anwendung von Kanban für Ihre Arbeitsprojekte

Projekt- und Aufgabenmanagement kann in der modernen Arbeitsumgebung oft komplex und herausfordernd werden. Deshalb werden weltweit anerkannte Management-Methoden studiert, weiterentwickelt und umfassend angewendet. Unter diesen sticht Kanban als Schlüssel hervor, der Toyota zu einem der führenden Automobilhersteller der Welt gemacht hat.

Dieser Artikel wird die Kernprinzipien von Kanban, seine Implementierung und Strategien zur Optimierung Ihres Workflows mithilfe des Kanban-Modells erkunden.

Was ist Kanban?

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Definition von Kanban

Kanban ist ein japanischer Begriff, der zuerst von Toyota in der Automobilindustrie verwendet wurde. Im Japanischen leitet sich „Kanban" von „kan" (visuell) und „ban" (Karte oder Board) ab, was einfach als „Informationstafel" verstanden werden kann.

Das Kanban-Modell ist ein visuelles Werkzeug zur Verfolgung von Aufgaben, das es Projektteammitgliedern ermöglicht zu sehen, wo sich jede Aufgabe im Workflow befindet. Der einfachste Weg, dies umzusetzen, ist die Verwendung von Whiteboards mit farbigen Haftnotizen, um Arbeitsprozesse zu beschreiben und zu verwalten.

Die Geschichte von Kanban

Ende der 1940er Jahre stand Toyota aufgrund intensiven in- und ausländischen Wettbewerbs vor einer Krise. Um diese Herausforderung zu bewältigen, schlug der Ingenieur Taiichi Ohno eine Methode vor, um das Produktionssystem des Unternehmens zu verbessern und zu optimieren. Diese Methode wurde zunächst „Just-in-Time" (JIT) genannt und sollte Produktionszeitpläne basierend auf der Kundennachfrage erfüllen, indem Materialengpässe innerhalb des Prozesses identifiziert wurden.

Das Team erfasste Informationen mithilfe farbiger Kanban-Karten, die dann durch verschiedene Arbeitsstationen in der Produktionslinie bewegt wurden. Eine Karte konnte beispielsweise als Bestellformular an einer Station dienen und dann zu einem Versandetikett an der nächsten werden.

Bei der Implementierung dieses Systems hielt sich Toyota an mehrere grundlegende Prinzipien:

• Informationen werden immer von einem Prozessschritt zum nächsten weitergegeben.
• Die Produktion beginnt nicht ohne den Erhalt einer Kanban-Karte.
• Jeder Container in der Produktionslinie muss eine Kanban-Karte haben, die Produktdetails, Produktionsort, Bestimmungsort und Menge angibt.
• Container müssen die exakt angegebene Menge enthalten – nicht mehr, nicht weniger.
• Defekte Produkte oder Überschussartikel werden nicht zur nächsten Phase weitergegeben.
• Das Intervall zwischen Lieferungen und die Anzahl der Kanban-Karten sollten minimiert werden.

Dadurch ermöglichten die Kanban-Karten dem Team, jede Phase der Produktionslinie engmaschig zu kontrollieren. Entscheidend war, dass all diese Karten mit dem vorherigen Workflow verbunden waren und vollständige Informationen trugen.

Später erkannten Taiichi Ohno und Toyota, dass Kanban-Prinzipien nicht auf die Fertigung beschränkt waren und auf jeden Prozess oder jede Organisation angewendet werden konnten, was die Grundlage für die moderne Kanban-Management-Methode legte.

Kanban-System in der Toyota-Fabrik

Wie Kanban funktioniert

In heutigen Anwendungen basiert das Kanban-Modell auf mehreren Kernprinzipien:

• Workflow visualisieren: Kanban nutzt Boards, Spalten und Kanban-Karten, um Aufgaben und Workflows zu visualisieren. Jede Karte repräsentiert eine Aufgabe, die abgeschlossen werden muss. Die Spalten auf dem Board repräsentieren verschiedene Phasen des Workflows und zeigen die verschiedenen Status der Aufgaben an. Ein grundlegendes Kanban-Board besteht typischerweise aus drei Spalten: „To-do", „Doing" und „Done".
• Work in Progress begrenzen (WIP): Kanban beschränkt die Anzahl der Aufgaben, an denen gleichzeitig in einer Phase gearbeitet wird. Die Anzahl der Aufgaben, die jede Person oder Abteilung bearbeitet, sollte ebenfalls auf eine handhabbare Menge begrenzt werden. Dies hilft, Überlastung zu verhindern und ermutigt Einzelpersonen, sich auf ihre aktuellen Aufgaben zu konzentrieren, anstatt mehrere Jobs gleichzeitig zu jonglieren.
• Einen stetigen Workflow aufrechterhalten: Kanbans Ziel ist es, den Workflow zu optimieren und sicherzustellen, dass Aufgaben reibungslos von einer Phase zur nächsten übergehen, ohne unnötige Verzögerungen. Das sequenzielle Verschieben einer Kanban-Karte von einer Spalte zur anderen hilft, Engpässe zu verhindern.
• Fokus auf kontinuierliche Verbesserung: Selbst wenn ein Prozess bereits hocheffizient ist, gibt es immer Raum für Verbesserungen. Kontinuierliche kleine Verbesserungen können im Laufe der Zeit zu erheblichen Gewinnen führen. Eine Produktivitätssteigerung von 1 % pro Woche würde beispielsweise über ein Jahr zu einer Steigerung von 67 % führen.
• Null Defekte: Das Ziel ist sicherzustellen, dass keine defekten Produkte oder Fehler zur nächsten Phase des Prozesses weitergegeben werden.

Schlüsselkonzepte von Kanban

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Kanban-Board

Ein Kanban-Board ist eine visuelle Darstellung der Aufgaben innerhalb eines Projekts oder Workflows. Aufgabenkarten bewegen sich durch Spalten, die verschiedenen Phasen im Workflow entsprechen und den Fortschritt der Aufgaben darstellen.

Zusätzlich kann das Kanban-Board ergänzende Informationen wie Leistungsdiagramme, Anforderungen, Notizen oder andere Diagramme enthalten, um bei der Verwaltung und Verfolgung des Arbeitsfortschritts zu helfen.

Durch einen Blick auf das Kanban-Board können Teammitglieder schnell die Roadmap zum Ziel, den Gesamtfortschritt des Workflows und kritische Informationen wie priorisierte Aufgaben, bevorstehende Fristen und überfällige Aufgaben erfassen.

Kanban-Spalten

Kanban-Spalten beschreiben Abschnitte des Kanban-Boards, wobei jeder Abschnitt eine andere Phase oder einen Status im Workflow repräsentiert. Aufgabenkarten bewegen sich durch diese Spalten, während sie durch den Workflow fortschreiten.

Jede Kanban-Spalte enthält eine Liste (oder Sammlung) von Aufgabenkarten – typischerweise solche in der gleichen Workflow-Phase. In traditionellen Projektmanagement-Tools wird dies als „To-do-Liste" oder „Aufgabenliste" bezeichnet.

Kanban-Karten

Kanban-Aufgabenkarten visualisieren Aufgaben innerhalb des Workflows. Jede Aufgabenkarte repräsentiert eine spezifische Aufgabe, wie einen zu erledigenden Job oder ein zu erstellendes Produkt. In traditionellen Projektmanagement-Tools ist dies ein „To-do" oder eine „Aufgabe".

Jede Kanban-Karte enthält typischerweise folgende Informationen:

• Kartentitel: Eine kurze Beschreibung der zu erledigenden Aufgabe.
• Zugewiesene Person: Der Name der Person, die für die Aufgabe verantwortlich ist.
• Fälligkeitsdatum: Die Frist oder geschätzte Zeit für die Aufgabenerledigung.
• Identifikationsnummer: Eine eindeutige Nummer, die jeder Karte zur einfachen Identifizierung und Verfolgung innerhalb des Kanban-Systems zugewiesen wird.
• Farbcode oder Etikett: Indikatoren, die den Status der Aufgabe zeigen oder die Karten kategorisieren.
• Prioritätsmarkierung: Ein Indikator zur Identifizierung von Aufgaben, die priorisiert werden müssen.

Aufgabenkarten dienen als Nachweis aller Aktivitäten, die zu Arbeitsergebnissen führen. Wenn es daher notwendig ist, den gesamten Workflow zu überprüfen, kann das Managementteam jede Aufgabenkarte schnell prüfen, um einen detaillierten und genauen Überblick zu erhalten.

Vor- und Nachteile von Kanban

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Keine Methode ist fehlerfrei, und Kanban hat auch Stärken und Schwächen, die wichtig zu berücksichtigen sind.

Vorteile von Kanban

• Transparenz: Kanban macht es für alle einfach, alle Aufgaben und ihre Verantwortlichkeiten zu sehen, was Transparenz in den gesamten Workflow bringt. Diese Sichtbarkeit ermöglicht es Teammitgliedern, unnötige Aufgaben zu eliminieren und sich auf die kritischsten zu konzentrieren.
• Flexibles Arbeitsmanagement: Neue Kanban-Karten können während des Arbeitsprozesses leicht hinzugefügt werden, und ihr Status oder ihre Priorität kann angepasst werden. Diese Flexibilität macht Kanban zu einem reaktionsfähigen Modell, das hilft, den Workflow schnell an sich ändernde Anforderungen anzupassen.
• Gesteigerte Produktivität: Kanban ermutigt Menschen, sich auf aktuelle Aufgaben zu konzentrieren, bis sie abgeschlossen sind, und vermeidet Multitasking, das den Prozess blockieren oder die Arbeitsqualität beeinträchtigen kann. Dieses Prinzip führt zu einer organisierteren und effizienteren Aufgabenbearbeitung und steigert die Produktivität erheblich.
• Identifizierung von Engpässen: Beim Arbeiten mit einem Kanban-Board voller Aufgabenkarten wird es einfach, Engpässe zu erkennen: überlastete Spalten, stagnierende Aufgaben oder Karten, die sich lange nicht bewegt haben. Dies ist einer der herausragenden Vorteile der Verwendung visueller Verwaltung.
• Einfache Implementierung: Dank seiner unkomplizierten Prinzipien und des einfachen Setup-Modells kann Kanban in jedem Team oder jeder Organisation eingesetzt werden, unabhängig von Branche oder Größe. Es kann sogar flexibel auf verschiedene Prozesse oder Phasen eines Projekts angewendet werden, ohne wesentliche Störungen zu verursachen.

Nachteile von Kanban

Schwierigkeit bei der Zeitschätzung: Kanban konzentriert sich auf kontinuierlichen Workflow ohne strenge Zeitbeschränkungen. Die Spalten repräsentieren verschiedene Phasen, bieten aber keine spezifischen Fristen, was es schwierig macht zu planen, wann Aufgaben erledigt sein werden oder Abschlusszeiten zu schätzen.

Häufige Updates erforderlich: Kanban erfordert, dass Benutzer den Status der Aufgabenkarten regelmäßig aktualisieren, manchmal in Echtzeit. Wenn dies nicht geschieht, riskiert das Team, mit veralteten Informationen zu arbeiten, was den Zweck der Visualisierung des Workflows durch Boards und Spalten untergräbt.

Herausfordernd im großen Maßstab: Das Kanban-Board kann in Workflows mit zu vielen miteinander verbundenen Aktivitäten, die häufige Übergänge erfordern, unübersichtlich werden. Dies kann es für das Team schwierig machen, alle Aktivitäten effektiv zu verfolgen und zu verwalten.

Nicht garantierte Output-Qualität: Während Kanban die Aufgabenausführung betont, kann es Risiken für das Gesamtbild darstellen – Aufgaben werden möglicherweise erledigt, aber die Gesamtqualität des Outputs oder Endprodukts ist möglicherweise nicht gewährleistet.

Wann Kanban verwenden?

Kanban eignet sich am besten für Projekte, bei denen sich Prioritäten häufig ändern – manchmal täglich – insbesondere wenn das Projekt folgende Merkmale aufweist:

• Fokus auf kontinuierlichen Workflow statt auf spezifische, kritische Fristen.
• Rückstände aufgrund stagnierender Arbeit, bei denen der Grundprozess vorhanden ist und ein reibungsloserer und effizienterer Betrieb benötigt wird.
• Es gibt keine strenge Frist für die Fertigstellung.
• Flexible Möglichkeit zum Hinzufügen, Entfernen oder Bearbeiten von Aufgabeninformationen während des Workflows erforderlich.
• Kontinuierliche Verbesserung während des gesamten Prozesses erforderlich.
• Das Team wird voraussichtlich jederzeit berichten.

Vergleich von Kanban, Scrum und Agile

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Der Kernunterschied

Im Kern ist Agile eine Methodik – eine breite Philosophie, die auf iterativen und inkrementellen Projektmanagement-Prinzipien basiert. Agile zielt darauf ab, Produktentwicklungszyklen zu verkürzen und Produkte schnell an Kunden zu liefern.

Scrum ist ein Management-Framework, das der Agile-Methodik folgt. Es wird häufig in Projekten verwendet, bei denen der Benutzer das Endziel nicht vollständig definiert. Scrum konzentriert sich auf die Optimierung des Werts innerhalb zeitlich festgelegter Iterationen, die als Sprints bezeichnet werden und typischerweise 1 bis 4 Wochen dauern. Dieser kontinuierliche Zyklus zielt darauf ab, das Produkt, die Techniken, die Teamdynamik und das Arbeitsumfeld zu verbessern.

Andererseits ist Kanban ein Management-Modell innerhalb der Agile-Familie, das spezifische Tools und Prozesse zur Implementierung von Agile bereitstellt. Es verkörpert viele Prinzipien der Agile-Methodik, einschließlich Anpassungsfähigkeit an Veränderungen und einem starken Fokus auf Transparenz im gesamten Team.

Daher ist der genaue Vergleich hier zwischen Kanban und Scrum, um ihre Unterschiede hervorzuheben:

Sollten Sie Kanban oder Scrum wählen?

Je nach Umfang und Art Ihres Projekts können Sie entweder Kanban oder Scrum anwenden. Beide Ansätze versprechen, den Ausführungsprozess transparenter, effizienter und kontinuierlich verbessert zu machen.

Alternativ könnten Sie Ihr Projekt mit einem Hybridmodell implementieren und verwalten, das von sowohl Kanban als auch Scrum beeinflusst ist – bekannt als Scrumban. Scrumban integriert Scrums Prozesse und Kanbans Visualisierungstools. Zum Beispiel kann das Kanban-Board ein hervorragendes Werkzeug zur Verfolgung von Aufgaben innerhalb eines Scrum-Sprints sein.

Wie man Kanban-Boards einrichtet

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Schritt 1: Workflow auf dem Kanban-Board skizzieren

Beginnen Sie damit, entweder ein physisches Whiteboard oder ein Online-Kanban-Board einzurichten, um Kanban zu implementieren. Teilen Sie als Nächstes Ihren Workflow in spezifische Phasen auf, vom Beginn der Aufgabe bis zu ihrer Fertigstellung. Zeichnen Sie Spalten auf das Board, die jeweils eine Phase im Workflow repräsentieren.

Schritt 2: WIP-Limits für jede Spalte festlegen

Damit Kanban effektiv ist, ist es entscheidend, Work In Progress (WIP)-Limits für jede Kanban-Spalte festzulegen – die maximale Anzahl von Aufgaben, die zu einem bestimmten Zeitpunkt in dieser Spalte erlaubt sind. Dieser Schritt ist wichtig, um einen reibungslosen Workflow über das Projekt hinweg zu gewährleisten und Arbeitsüberlastung zu verhindern.

Für individuelle Arbeitsbelastungen ist es auch ratsam, Aufgaben auf 2-3 gleichzeitig zu begrenzen. Dies hilft, die Konzentration aufrechtzuerhalten, Stress durch Multitasking zu reduzieren und die Output-Qualität zu gewährleisten.

Schritt 3: Kanban-Karten erstellen

Erstellen Sie als Nächstes für jede Aufgabe oder Aktivität eine Kanban-Karte und platzieren Sie sie in den entsprechenden Spalten auf dem Board. Jede Karte sollte wesentliche Details wie Titel, verantwortliche Person, Fälligkeitsdatum und alle zusätzlichen relevanten Informationen enthalten.

Sie können die Karten in jeder Spalte basierend auf Priorität anordnen, mit den dringendsten Aufgaben oben. Dies ermöglicht klare Sichtbarkeit laufender Arbeiten und hilft, Aufgaben effektiv zu priorisieren.

Erwägen Sie die Verwendung verschiedener Farben für die Karten, um verschiedene Aufgabentypen, Dringlichkeitsstufen oder Prioritäten anzuzeigen (z. B. rot für dringend, gelb für mittlere Priorität, grün für reguläre Aufgaben).

Schritt 4: Mit der Arbeit beginnen

Sobald Ihr Kanban-Board eingerichtet ist, können Sie mit der Arbeit an den Aufgaben oben in jeder Spalte beginnen. Nach Abschluss einer Aufgabe verschieben Sie die Karte zur nächsten Spalte im Workflow. Die Einhaltung der WIP-Limits ist wesentlich, um Überlastung zu vermeiden und die Effizienz zu optimieren.

Behandeln Sie alle Probleme oder Hindernisse, die während des Prozesses auftreten, umgehend, um sicherzustellen, dass der Workflow so reibungslos wie möglich bleibt.

Schritt 5: Das Kanban-System verbessern

Sammeln Sie kontinuierlich Feedback von Ihrem Team und Stakeholdern (Partner, Kunden, Support-Personal) und nutzen Sie diese Informationen, um das Kanban-System zu verbessern. Dies umfasst die Verfeinerung des Workflows, die Anpassung der Board- und Spaltenstruktur oder die Neuorganisation und Kennzeichnung von Kanban-Karten.

Periodisch können Sie den Status der Aufgabenkarten überprüfen und bewerten, z. B. wie viele zur letzten Spalte verschoben wurden, wie viele überfällig sind usw. Diese Metriken können helfen zu bestimmen, ob Kanban im Vergleich zum vorherigen System effektiv die Effizienz verbessert hat.

Abschließende Worte

Die Kanban-Methode und unterstützende Software haben das Aufgaben- und Workflow-Management erheblich vereinfacht. Kanban kann flexibel in verschiedenen Situationen angewendet werden, ob zu unterschiedlichen Zeiten, Orten oder Szenarien, solange der Benutzer eine systematische Denkweise hat und seine Prinzipien versteht.

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