Was ist Kanban? Ein Leitfaden zur Anwendung von Kanban für Ihre Arbeitsprojekte

Projekt- und Aufgabenmanagement kann im modernen Arbeitsumfeld schnell komplex und herausfordernd werden. Deshalb werden weltweit anerkannte Management-Methoden intensiv untersucht, weiterentwickelt und breit eingesetzt. Unter ihnen sticht Kanban besonders hervor: Es war einer der Schlüssel, der Toyota zu einem der führenden Automobilhersteller der Welt machte.

Dieser Artikel beleuchtet die zentralen Prinzipien von Kanban, wie Sie die Methode einführen und wie Sie mit dem Kanban-Modell Ihren Workflow optimieren.

Was ist Kanban?

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Definition von Kanban

Kanban ist ein japanischer Begriff, der erstmals von Toyota in der Automobilindustrie verwendet wurde. Im Japanischen setzt sich „Kanban" aus „kan" (visuell) und „ban" (Karte oder Tafel) zusammen, was man einfach als „Informationstafel" verstehen kann.

Das Kanban-Modell ist ein visuelles Werkzeug zur Aufgabenverfolgung, mit dem Projektteammitglieder erkennen können, an welcher Stelle im Workflow sich jede Aufgabe befindet. Die einfachste Umsetzung besteht darin, Whiteboards mit farbigen Haftnotizen zu nutzen, um Arbeitsprozesse zu beschreiben und zu steuern.

Die Geschichte von Kanban

In den späten 1940er-Jahren geriet Toyota aufgrund des intensiven nationalen und internationalen Wettbewerbs in eine Krise. Um dieser Herausforderung zu begegnen, schlug der Ingenieur Taiichi Ohno eine Methode zur Verbesserung und Optimierung des Produktionssystems des Unternehmens vor. Diese Methode wurde zunächst „Just-in-Time" (JIT) genannt und sollte Produktionsfristen auf Basis der Kundennachfrage einhalten, indem Materialengpässe innerhalb des Prozesses identifiziert wurden.

Das Team erfasste Informationen mithilfe farbiger Kanban-Karten, die anschließend durch verschiedene Arbeitsstationen in der Produktionslinie wanderten. Eine Karte konnte beispielsweise an einer Station als Bestellformular dienen und an der nächsten zum Versandetikett werden.

Bei der Einführung dieses Systems hielt sich Toyota an mehrere grundlegende Prinzipien:

• Informationen werden stets von einem Prozessschritt zum nächsten weitergegeben.
• Die Produktion beginnt nicht ohne eine erhaltene Kanban-Karte.
• Jeder Behälter in der Produktionslinie muss eine Kanban-Karte tragen, die Produktdetails, Produktionsort, Bestimmungsort und Menge angibt.
• Behälter müssen genau die angegebene Menge enthalten, nicht mehr und nicht weniger.
• Fehlerhafte Produkte oder überschüssige Artikel werden nicht an die nächste Stufe weitergegeben.
• Das Intervall zwischen Lieferungen und die Anzahl der Kanban-Karten sollten minimiert werden.

Dadurch konnten die Kanban-Karten dem Team helfen, jede Stufe der Produktionslinie eng zu kontrollieren. Entscheidend war, dass all diese Karten mit dem vorherigen Arbeitsschritt verbunden waren und vollständige Informationen trugen.

Später erkannten Taiichi Ohno und Toyota, dass sich die Kanban-Prinzipien nicht nur auf die Fertigung beschränkten, sondern auf jeden Prozess oder jede Organisation angewendet werden konnten, was den Grundstein für die moderne Kanban-Managementmethode legte.

Wie Kanban funktioniert

In heutigen Anwendungen basiert das Kanban-Modell auf mehreren zentralen Prinzipien:

• Den Workflow visualisieren: Kanban nutzt Boards, Spalten und Kanban-Karten, um Aufgaben und Arbeitsabläufe zu visualisieren. Jede Karte steht für eine Aufgabe, die erledigt werden muss. Die Spalten auf dem Board repräsentieren die verschiedenen Phasen des Workflows und zeigen den jeweiligen Status der Aufgaben. Ein einfaches Kanban-Board besteht in der Regel aus drei Spalten: „To-do", „Doing" und „Done".
• Work in Progress (WIP) begrenzen: Kanban schränkt die Anzahl der Aufgaben ein, die gleichzeitig in einer Phase bearbeitet werden. Auch die Anzahl der Aufgaben, die eine Person oder Abteilung übernimmt, sollte auf ein handhabbares Maß begrenzt werden. Das verhindert Überlastung und ermutigt Einzelne, sich auf ihre aktuellen Aufgaben zu konzentrieren, statt mehrere Aufgaben gleichzeitig zu jonglieren.
• Einen gleichmäßigen Workflow aufrechterhalten: Ziel von Kanban ist es, den Workflow zu optimieren und sicherzustellen, dass Aufgaben ohne unnötige Verzögerungen reibungslos von einer Phase zur nächsten übergehen. Das schrittweise Verschieben einer Kanban-Karte von einer Spalte in die nächste hilft, Engpässe zu vermeiden.
• Auf kontinuierliche Verbesserung setzen: Selbst wenn ein Prozess bereits sehr effizient ist, gibt es immer Raum für Verbesserung. Kontinuierliche kleine Verbesserungen können im Laufe der Zeit zu erheblichen Gewinnen führen. Steigert man beispielsweise die Produktivität jede Woche um 1 %, ergibt das über ein Jahr hinweg eine Steigerung von 67 %.
• Null Fehler: Ziel ist es, sicherzustellen, dass keine fehlerhaften Produkte oder Fehler an die nächste Stufe des Prozesses weitergegeben werden.

Zentrale Konzepte von Kanban

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Kanban-Board

Ein Kanban-Board ist eine visuelle Darstellung der Aufgaben innerhalb eines Projekts oder Workflows. Aufgabenkarten bewegen sich durch Spalten, die verschiedenen Phasen im Workflow entsprechen und den Fortschritt der Aufgaben abbilden.

Zusätzlich kann das Kanban-Board ergänzende Informationen wie Leistungsdiagramme, Anforderungen, Notizen oder andere Diagramme enthalten, um bei der Steuerung und Verfolgung des Arbeitsfortschritts zu helfen.

Beim Blick auf das Kanban-Board können Teammitglieder schnell den Weg zum Ziel erfassen, den Gesamtfortschritt des Workflows erkennen sowie wichtige Informationen wie priorisierte Aufgaben, anstehende Fristen und überfällige Aufgaben einsehen.

Kanban-Spalten

Kanban-Spalten beschreiben Abschnitte des Kanban-Boards, wobei jeder Abschnitt eine andere Phase oder einen anderen Status im Workflow darstellt. Aufgabenkarten bewegen sich durch diese Spalten, während sie den Workflow durchlaufen.

Jede Kanban-Spalte enthält eine Liste (oder Sammlung) von Aufgabenkarten, in der Regel solche, die sich in derselben Workflow-Phase befinden. In klassischen Projektmanagement-Tools nennt man das eine „To-do-Liste" oder „Aufgabenliste".

Kanban-Karten

Kanban-Aufgabenkarten visualisieren Aufgaben innerhalb des Workflows. Jede Aufgabenkarte steht für eine konkrete Aufgabe, etwa eine zu erledigende Arbeit oder ein zu erstellendes Produkt. In klassischen Projektmanagement-Tools ist dies ein „To-do" oder eine „Aufgabe".

Jede Kanban-Karte enthält in der Regel folgende Informationen:

• Kartentitel: Eine kurze Beschreibung der zu erledigenden Aufgabe.
• Zuständige Person: Der Name der Person, die für die Aufgabe verantwortlich ist.
• Fälligkeitsdatum: Die Frist oder geschätzte Zeit für die Fertigstellung der Aufgabe.
• Identifikationsnummer: Eine eindeutige Nummer, die jeder Karte zur einfachen Identifikation und Nachverfolgung im Kanban-System zugewiesen wird.
• Farbcode oder Label: Kennzeichnungen, die den Status der Aufgabe anzeigen oder die Karten kategorisieren.
• Prioritätsmarkierung: Ein Indikator zur Kennzeichnung von Aufgaben, die priorisiert werden müssen.

Aufgabenkarten dienen als Nachweis aller Aktivitäten, die zu den Arbeitsergebnissen führen. Wenn es also notwendig wird, den gesamten Workflow zu überprüfen, kann das Management-Team jede Aufgabenkarte schnell einsehen, um einen detaillierten und genauen Überblick zu erhalten.

Vor- und Nachteile von Kanban

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Keine Methode ist perfekt, und auch Kanban hat Stärken und Schwächen, die es zu berücksichtigen gilt.

Vorteile von Kanban

• Transparenz: Kanban macht es für alle leicht, sämtliche Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu sehen, und bringt so Transparenz in den gesamten Workflow. Diese Sichtbarkeit ermöglicht es Teammitgliedern, unnötige Aufgaben zu eliminieren und sich auf die wichtigsten zu konzentrieren.
• Flexibles Arbeitsmanagement: Neue Kanban-Karten lassen sich jederzeit während des Arbeitsprozesses hinzufügen, und ihr Status oder ihre Priorität kann angepasst werden. Diese Flexibilität macht Kanban zu einem reaktionsfähigen Modell, das dem Workflow hilft, sich schnell an veränderte Anforderungen anzupassen.
• Gesteigerte Produktivität: Kanban ermutigt Menschen, sich auf aktuelle Aufgaben zu konzentrieren, bis diese abgeschlossen sind, und vermeidet so Multitasking, das den Prozess ausbremsen oder die Arbeitsqualität beeinträchtigen kann. Dieses Prinzip führt zu organisierterer und effizienterer Aufgabenbearbeitung und steigert die Produktivität erheblich.
• Erkennung von Engpässen: Bei einem mit Aufgabenkarten gefüllten Kanban-Board lassen sich Engpässe leicht erkennen: überlastete Spalten, stockende Aufgaben oder Karten, die sich lange nicht bewegt haben. Das ist einer der herausragenden Vorteile des visuellen Managements.
• Einfache Umsetzung: Dank seiner unkomplizierten Prinzipien und des einfachen Aufbaus lässt sich Kanban in jedem Team oder jeder Organisation einsetzen, unabhängig von Branche oder Größe. Es kann sogar flexibel auf unterschiedliche Prozesse oder Projektphasen angewendet werden, ohne größere Störungen zu verursachen.

Nachteile von Kanban

Schwierige Zeitschätzung: Kanban konzentriert sich auf einen kontinuierlichen Workflow ohne strikte Zeitvorgaben. Die Spalten stehen für verschiedene Phasen, geben aber keine konkreten Fristen vor, was die Planung, wann Aufgaben fertig sind, oder die Schätzung von Fertigstellungszeiten erschwert.

Häufige Aktualisierungen erforderlich: Kanban verlangt, dass Nutzer den Status der Aufgabenkarten regelmäßig aktualisieren, teils in Echtzeit. Geschieht dies nicht, riskiert das Team, mit veralteten Informationen zu arbeiten, was den Zweck der Workflow-Visualisierung über Boards und Spalten untergräbt.

Herausfordernd bei Skalierung: Das Kanban-Board kann bei Workflows mit zu vielen miteinander verknüpften Aktivitäten, die häufige Übergänge erfordern, unübersichtlich werden. Das kann es dem Team erschweren, alle Aktivitäten effektiv zu verfolgen und zu steuern.

Keine garantierte Ausgabequalität: Auch wenn Kanban die Aufgabenerledigung betont, kann es das Gesamtbild vernachlässigen: Aufgaben werden möglicherweise abgeschlossen, aber die Qualität des Gesamtergebnisses oder Endprodukts ist nicht zwangsläufig gesichert.

Wann sollte man Kanban einsetzen?

Kanban eignet sich am besten für Projekte, bei denen sich Prioritäten häufig verschieben, manchmal täglich, besonders wenn das Projekt folgende Merkmale aufweist:

• Fokus auf einen kontinuierlichen Workflow statt auf konkrete, kritische Fristen.
• Rückstände durch ins Stocken geratene Arbeit, bei denen der grundlegende Prozess bereits existiert und ein reibungsloserer, effizienterer Betrieb benötigt wird.
• Es gibt keine strikte Frist für den Abschluss.
• Das flexible Hinzufügen, Entfernen oder Bearbeiten von Aufgabeninformationen während des Workflows ist erforderlich.
• Kontinuierliche Verbesserung während des gesamten Prozesses ist gefordert.
• Vom Team wird erwartet, dass es jederzeit berichten kann.

Vergleich von Kanban, Scrum und Agile

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Der Kernunterschied

Im Kern ist Agile eine Methodik, eine breite Philosophie, die auf iterativen und inkrementellen Projektmanagementprinzipien beruht. Agile zielt darauf ab, Produktentwicklungszyklen zu verkürzen und Produkte schnell an Kunden zu liefern.

Scrum ist ein Management-Framework, das sich an die Agile-Methodik hält. Es wird häufig in Projekten eingesetzt, bei denen der Nutzer das Endziel nicht vollständig definiert. Scrum konzentriert sich darauf, den Wert innerhalb fest terminierter Iterationen, sogenannter Sprints, zu optimieren, die in der Regel 1 bis 4 Wochen dauern. Dieser fortlaufende Zyklus zielt darauf ab, das Produkt, die Techniken, die Teamdynamik und das Arbeitsumfeld zu verbessern.

Kanban wiederum ist ein Management-Modell innerhalb der Agile-Familie, das konkrete Werkzeuge und Prozesse zur Umsetzung von Agile bereitstellt. Es verkörpert viele Prinzipien der Agile-Methodik, einschließlich Anpassungsfähigkeit an Veränderungen und einer starken Betonung von Transparenz im gesamten Team.

Der treffendere Vergleich besteht daher zwischen Kanban und Scrum, um ihre Unterschiede herauszuarbeiten:

Sollten Sie Kanban oder Scrum wählen?

Je nach Umfang und Art Ihres Projekts können Sie entweder Kanban oder Scrum anwenden. Beide Ansätze versprechen, den Ausführungsprozess transparenter, effizienter und kontinuierlich verbesserbar zu machen.

Alternativ können Sie Ihr Projekt mit einem Hybridmodell umsetzen und steuern, das von Kanban und Scrum beeinflusst ist und als Scrumban bekannt ist. Scrumban vereint die Prozesse von Scrum mit den Visualisierungswerkzeugen von Kanban. Das Kanban-Board kann beispielsweise ein hervorragendes Werkzeug sein, um Aufgaben innerhalb eines Scrum-Sprints zu verfolgen.

So richten Sie Kanban-Boards ein

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Schritt 1: Skizzieren Sie Ihren Workflow auf dem Kanban-Board

Beginnen Sie damit, entweder ein physisches Whiteboard oder ein Online-Kanban-Board einzurichten, um Kanban umzusetzen. Zerlegen Sie anschließend Ihren Workflow in konkrete Phasen, vom Beginn der Aufgabe bis zu ihrer Fertigstellung. Zeichnen Sie Spalten auf dem Board, wobei jede eine Phase des Workflows repräsentiert.

Schritt 2: WIP-Grenzen für jede Spalte festlegen

Damit Kanban wirksam ist, ist es entscheidend, für jede Kanban-Spalte Work-in-Progress-(WIP)-Grenzen festzulegen, also die maximale Anzahl an Aufgaben, die zu einem bestimmten Zeitpunkt in dieser Spalte erlaubt sind. Dieser Schritt ist wichtig, um einen reibungslosen Workflow im gesamten Projekt sicherzustellen und Arbeitsüberlastung zu verhindern.

Für individuelle Arbeitspensen ist es ebenfalls ratsam, Aufgaben auf 2 bis 3 gleichzeitig zu begrenzen. Das hilft, den Fokus zu bewahren, reduziert Stress durch Multitasking und sichert die Ausgabequalität.

Schritt 3: Kanban-Karten erstellen

Erstellen Sie als Nächstes eine Kanban-Karte für jede Aufgabe oder Aktivität und platzieren Sie diese in den passenden Spalten auf dem Board. Jede Karte sollte wesentliche Details wie Titel, zuständige Person, Fälligkeitsdatum und weitere relevante Informationen enthalten.

Sie können die Karten in jeder Spalte nach Priorität anordnen, wobei die dringendsten Aufgaben oben stehen. Das ermöglicht eine klare Übersicht über laufende Arbeiten und hilft, Aufgaben effektiv zu priorisieren.

Erwägen Sie den Einsatz unterschiedlicher Farben für die Karten, um verschiedene Aufgabentypen, Dringlichkeitsgrade oder Prioritäten anzuzeigen (z. B. Rot für dringend, Gelb für mittlere Priorität, Grün für reguläre Aufgaben).

Schritt 4: Mit der Arbeit beginnen

Sobald Ihr Kanban-Board eingerichtet ist, können Sie mit den Aufgaben oben in jeder Spalte beginnen. Nach Abschluss einer Aufgabe verschieben Sie die Karte in die nächste Spalte des Workflows. Die Einhaltung der WIP-Grenzen ist entscheidend, um Überlastung zu vermeiden und die Effizienz zu optimieren.

Gehen Sie auftretende Probleme oder Hindernisse zeitnah an, damit der Workflow so reibungslos wie möglich bleibt.

Schritt 5: Das Kanban-System verbessern

Sammeln Sie kontinuierlich Feedback von Ihrem Team und den Stakeholdern (Partner, Kunden, Support-Mitarbeiter) und nutzen Sie diese Informationen, um das Kanban-System zu verbessern. Dazu gehört die Verfeinerung des Workflows, die Anpassung der Board- und Spaltenstruktur oder die Neuordnung und Beschriftung der Kanban-Karten.

In regelmäßigen Abständen können Sie den Status der Aufgabenkarten überprüfen und bewerten, etwa wie viele in die letzte Spalte verschoben wurden, wie viele überfällig sind usw. Diese Kennzahlen helfen zu bestimmen, ob Kanban die Effizienz im Vergleich zum vorherigen System tatsächlich verbessert hat.

Abschließende Worte

Die Kanban-Methode und unterstützende Software haben das Aufgaben- und Workflow-Management erheblich vereinfacht. Kanban lässt sich flexibel in verschiedensten Situationen einsetzen, unabhängig von Zeitpunkt, Ort oder Szenario, solange der Nutzer eine systematische Denkweise mitbringt und die Prinzipien versteht.