Projektplanung leicht gemacht: 6 Schritte zum Projektplan

Fast zwei Drittel aller Businesspläne scheitern in der Ausführungsphase.

Planung ist das solide Fundament für den Erfolg jedes Projekts oder Businessplans.

Für Manager und Führungskräfte bedeutet ein gut strukturierter Plan, den Überblick über zukünftige Abläufe zu behalten, die Auswirkungen externer Veränderungen zu minimieren, Ressourcenverschwendung zu vermeiden und klare Standards für die Fortschrittskontrolle zu schaffen. Für Mitarbeiter oder Teammitglieder ist Planung ein entscheidendes Werkzeug, das hilft, die Anstrengungen innerhalb einer Organisation aufeinander abzustimmen und Überschneidungen sowie Verwirrung zu reduzieren.

Dennoch scheitern die meisten Pläne in der Ausführungsphase an unvorhergesehenen Risiken, die viele Projektmanager gar nicht erst bedacht haben. Das gilt besonders für junge, unerfahrene Manager, die oft schon beim allerersten Schritt stolpern. Wie stellen Sie also sicher, dass Ihr „Plan" nicht am Ende nur ein weiteres nutzloses Dokument ist?

Lassen Sie uns die 6 wesentlichen Schritte zur Erstellung eines vollständigen Plans erkunden, der Ihr Selbstvertrauen stärkt und Ihnen hilft, Ihr Team schnell zum Projekterfolg zu führen!

Was ist ein Projektplan?

Ein Projektplan ist ein formelles Dokument, das im Detail beschreibt, wie ein Projekt ausgeführt, überwacht und gesteuert wird. Er dient als Fahrplan für das Projekt und gibt klare Orientierung zu Zielen, Umfang, Zeitplan, Ressourcen und den beteiligten Prozessen.

Was gehört in einen Projektplan?

Zu den zentralen Bestandteilen eines Projektplans gehören:

• Projektziele: Definiert den Zweck des Projekts und beschreibt die konkreten Ziele und Liefergegenstände, die das Projekt erreichen soll.
• Umfang: Der Projektumfang legt die Grenzen des Projekts fest und gibt an, was in den Liefergegenständen enthalten ist und was nicht.
• Zeitplan: Umfasst den Projektzeitplan mit den wichtigsten Phasen, Meilensteinen und Fristen für die Fertigstellung der Aufgaben. Gantt-Diagramme oder Zeitleisten werden häufig zur Visualisierung des Zeitplans genutzt.
• Ressourcen: Eine Aufschlüsselung der benötigten Ressourcen, einschließlich Teammitgliedern, Ausrüstung und Materialien. Zudem werden Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams festgelegt.
• Budget: Der Projektplan enthält die geschätzten Kosten des Projekts, einschließlich Personal, Material und weiterer Ausgaben.
• Risikomanagementplan: Dieser Abschnitt identifiziert potenzielle Risiken, deren Auswirkungen auf das Projekt und Strategien zu deren Minderung.
• Kommunikationsplan: Der Projektplan legt fest, wie und wann Informationen mit Stakeholdern geteilt werden.
• Qualitätsmanagement: Beschreibt, wie die Qualität der Projektergebnisse sichergestellt wird, einschließlich Standards, Kriterien und Qualitätskontrollmaßnahmen.
• Änderungsmanagement: Ein Prozess dafür, wie Änderungen am Projektumfang, Zeitplan oder den Ressourcen gehandhabt werden, damit Teams sich an unerwartete Herausforderungen anpassen können.

6 Schritte zum Schreiben eines Projektplans

Schritt 1: Bedürfnisse von Kunden und Stakeholdern ermitteln

In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf zwei gängige Szenarien bei der Projektplanung.

Szenario 1: Ein Projekt auf Basis von Kundenbedürfnissen aufbauen

In diesem Fall werden Sie beauftragt, das Projekt durchzuführen. Daher gibt es in dieser Phase zwei zentrale Aufgaben, die Sie erledigen müssen:

• Anforderungen und Erwartungen des Kunden an das Projekt erfassen.
• Projekt-Baselines festlegen (Umfang, Budget, Zeitplan, Ressourcen, Kundenerwartungen und Verantwortlichkeiten aller Beteiligten). Das hilft, Probleme wie gegenseitige Schuldzuweisungen oder das Ausweichen vor Verantwortung zu vermeiden, falls das Projekt Verzögerungen oder ein Scheitern erlebt.

Szenario 2: Ein Projekt/Plan auf Basis von Management-Anfragen erstellen

Wenn Sie CEO oder Abteilungsleiter sind und mit der Planung einer Produktentwicklungsstrategie oder einer monatlichen/vierteljährlichen Unternehmensstrategie beauftragt wurden, sollten Sie:

• Die Anliegen oder Anfragen des Managements klar verstehen.
• Gemeinsam mit dem Management die zentralen Eckpunkte für den Projektabschluss festlegen: Budget, Zeitplan, Ressourcen und Projektumfang (dies ähnelt Szenario 1).

Profi-Tipp:

Bemühen Sie sich um mehr Austausch mit Kunden und Stakeholdern, um deren tiefere Bedürfnisse wirklich zu verstehen. Das ist der „goldene Schlüssel" zum Aufbau von anfänglichem Vertrauen zwischen beiden Parteien im Projekt.

Schritt 2: Ziele für den Plan festlegen

Das Setzen klarer Ziele für das Projekt ist ein entscheidender Schritt im Planungsprozess. Ziele geben Kunden und Management einen klaren Blick auf die erwarteten Ergebnisse und erleichtern die Bewertung des Projekterfolgs. Klar definierte Ziele helfen Ihnen und anderen Stakeholdern, Arbeitsaufwand, Ressourcen, Zeit und Kosten genauer einzuschätzen und die Verantwortlichkeiten aller Beteiligten zu klären.

Allerdings ist es nicht immer einfach, eine konkrete Zielzahl für diese Ziele festzulegen.

Tatsächlich verfehlen 70 % der Geschäftsprojekte ihre gesetzten Ziele!

Ein Hauptgrund für dieses Scheitern ist, dass das zentrale Element der „Zielsetzung" oft unrealistisch ist. Um diese Falle zu vermeiden, folgen Sie den SMART-Kriterien bei der Festlegung Ihrer Ziele.

Die SMART-Kriterien stellen sicher, dass Ihre Projektziele praktisch und erreichbar sind. Dazu gehören:

S - Spezifisch

Ihre Projektziele müssen spezifisch sein und diese fünf zentralen Fragen beantworten (die 5 W's):

• Was ist das Ziel?
• Warum ist es notwendig, dieses Ziel zu erreichen?
• Wo wird das Projekt durchgeführt?
• Wer ist für die Umsetzung verantwortlich?
• Wann ist der Zeitrahmen für dieses Ziel?

M - Messbar

Ein Projektziel muss messbar sein, das heißt, Sie sollten in der Lage sein, den Fortschritt, die eingesetzten Ressourcen, die Kosten und die Art der Aufgabenerledigung nachzuverfolgen.

A - Erreichbar

Das Projekt muss unter realen Bedingungen umsetzbar sein. Ein erreichbares Ziel beantwortet die Frage: „Wie können wir das schaffen?"

R - Realistisch

Ein realistisches Ziel bietet den Stakeholdern einen greifbaren Nutzen. Um dies sicherzustellen, sollte das Ziel folgende Fragen beantworten:

• Welchen Nutzen wird das Projekt liefern?
• Ist der Zeitpunkt dafür richtig?
• Stimmt dieser Nutzen mit den Bedürfnissen und dem Aufwand des Projekts überein?
• Wer sind die richtigen Stakeholder, die von diesem Projekt profitieren sollen?

T - Terminiert

Das Projekt muss innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens abgeschlossen werden. Ein terminiertes Ziel beantwortet:

• Wann soll das Projekt abgeschlossen sein?
• Wann beginnt es?
• Welcher Fortschritt sollte in welchem Zeitraum erreicht werden?

Profi-Tipp:

Sagen Sie niemals: „Jedes Ziel ist wichtig." Priorisieren Sie Ziele stattdessen nach ihrer Dringlichkeit und ihrem Einfluss auf den Projekterfolg.

Schritt 3: Liefergegenstände für jede Phase definieren

Nachdem Sie die übergeordneten Ziele skizziert haben, geht es in diesem Schritt darum, den konkreten Arbeitsaufwand und die Liefergegenstände für jeden Projektmeilenstein einzuschätzen. Einfach gesagt geht es darum, die erwarteten Ergebnisse für jede Phase des Projekts zu definieren. Das hilft Ihnen und anderen Stakeholdern, den Fortschritt zu verfolgen und potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen.

Egal, ob Sie einen Softwareentwicklungszyklus leiten, eine Marketingkampagne starten oder sich mit der Planung einer Veranstaltung beschäftigen: Ein Projekt in klare Liefergegenstände zu unterteilen, hält alle Beteiligten darauf ausgerichtet, wie Erfolg aussieht.

Wie behalten Sie also die Liefergegenstände jeder Phase im Blick?

Legen Sie wichtige Meilensteine oder Erinnerungen für jede Projektfrist fest. Durch regelmäßige Fortschrittskontrolle stellen Sie sicher, dass Aufgaben rechtzeitig erledigt werden, was Vertrauen und Zufriedenheit bei allen Stakeholdern fördert.

Profi-Tipp:

Der Einsatz von Software zur Projektsteuerung ist eine der wirksamsten Methoden, um Ihr Team aufeinander abgestimmt zu halten und sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt. Mit digitalen Tools können Sie den Fortschritt in Echtzeit überwachen, die Dokumentation zentralisieren und die Kommunikation verbessern.

Rework Projects ermöglicht mehrere Ansichten und Board-Typen für flexible Projektplanung und -steuerung

Schritt 4: Den Projektzeitplan erstellen

Aufbauend auf den Liefergegenständen aus Schritt 3 müssen Sie nun die Reihenfolge der für das Projekt erforderlichen Aufgaben festlegen. Definieren Sie für jede Aufgabe klar den Zeitrahmen, die benötigten Ressourcen und die für die Fertigstellung verantwortliche Person.

Berücksichtigen Sie als Nächstes die Abhängigkeiten zwischen Aufgaben oder Verantwortlichkeiten, die Teammitgliedern zugewiesen sind. Es ist entscheidend zu wissen, welche Aufgabe abgeschlossen sein muss, bevor eine andere beginnen kann, damit Ressourcen und Zeit effizient zugeteilt werden und Engpässe sowie Verzögerungen vermieden werden.

In dieser Phase ist der Einsatz eines Gantt-Diagramms unerlässlich. Ein Gantt-Diagramm ermöglicht es Ihnen, Fristen von Anfang bis Ende zuzuweisen und dabei den Überblick zu behalten, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist und wie hoch der Arbeitsaufwand ist. Das erleichtert die Fortschrittskontrolle, die Steuerung des Zeitplans und bei Bedarf Anpassungen, um Störungen bei sich überschneidenden Aufgaben zu vermeiden.

Profi-Tipp:

Ob Ihr Projekt reibungslos verläuft, hängt maßgeblich von diesem Schritt ab. Der beste Rat ist, sich mit Ihren Teammitgliedern abzustimmen. Sie können wertvolle Einblicke geben, wie Aufgaben angegangen werden sollten, welche Zeitrahmen nötig sind und wer für bestimmte Verantwortlichkeiten am besten geeignet ist. Indem Sie sich zudem die Zusage jeder Person zu den Fristen sichern, haben Sie ein solides Fundament, um den Projektfortschritt selbstbewusst gegenüber den Stakeholdern zu kommunizieren.

Schritt 5: Risiken identifizieren und ihre Auswirkungen bewerten (Risikomanagementplan)

Kein Projekt ist risikofrei, und wir können uns sicher nicht auf Glück verlassen, wenn etwas schiefgeht!

Was Sie tun müssen, ist potenzielle Risiken zu antizipieren, die Ihr Projekt oder Ihre Teammitglieder beeinträchtigen könnten. Fällt beispielsweise eine Projektphase mit einer Feiertagsperiode zusammen, kann das den Fortschritt beeinträchtigen, sodass Sie zusätzliche Pufferzeit einplanen müssen.

Manchmal gibt es unvorhergesehene Umstände, die das Projekt ernsthaft stören können, etwa wenn ein Teammitglied unerwartet das Unternehmen verlässt, Ausrüstung ausfällt oder es zu Teamkonflikten kommt.

Prüfen Sie jeden Schritt sorgfältig, um bestimmte Risiken zu verhindern oder ihre negativen Auswirkungen auf Ihr Projekt zu minimieren.

Dieser Schritt umfasst die Bewertung von Risiken und den Aufbau einer Risikomanagementstrategie, damit Ihr Projektplan die geringstmögliche Fehlerquote aufweist.

Profi-Tipp:

Bei Aufgaben mit hohem Risiko ist es ratsam, einen „Puffer" zu schaffen, indem Sie zusätzliche Zeit entweder für bestimmte Aufgaben oder für das gesamte Projekt einplanen. Dieser Puffer gibt Ihnen genug Zeit, um mit unerwarteten Problemen umzugehen, sobald sie auftreten.

Schritt 6: Den Projektplan den Stakeholdern präsentieren

Nachdem alle Schritte abgeschlossen sind, ist es Zeit, Ihren Projektplan den Stakeholdern zu präsentieren. In diesem Schritt müssen Sie erklären, wie sich die Umsetzung des Projekts auf deren Erwartungen und Bedürfnisse auswirkt. Zudem müssen Sie Lösungen für mögliche Konflikte vorschlagen. Denken Sie daran: Ihre Präsentation sollte nicht einseitig sein, sondern ein Gespräch.

Sie sollten klären: Wer benötigt welche Berichte und wie oft? Welche Entscheidungen im Plan oder während der Projektausführung bedürfen einer Freigabe, und wer ist für diese Entscheidungen verantwortlich?

Ebenso entscheidend ist es, den Plan klar und mit konkreten Daten untermauert zu präsentieren, damit die Stakeholder ihre Anforderungen, die erwarteten Ergebnisse und Verantwortlichkeiten vollständig verstehen.

Profi-Tipp:

Wenn der Plan oder Zeitplan mit den ursprünglichen Erwartungen kollidiert, ist dies der Moment, das anzusprechen, damit es später keine Überraschungen oder Frustrationen gibt. Statt den Stakeholdern einfach zu sagen, dass ihre Forderungen unrealistisch sind, lenken Sie das Gespräch mit Fragen wie: Welcher Zeitrahmen, welches Budget oder welche Ressourcen sind nötig, um ihre Ziele machbar zu machen? Lassen Sie sie über Kompromisse entscheiden, statt daraus eine Debatte zu machen.

Nachdem Sie diese sechs Schritte abgeschlossen haben ...

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben Ihre Projektplanungsphase offiziell abgeschlossen!

Mit diesem starken Start hoffen wir, dass Sie das Projekt reibungslos steuern werden. Bedenken Sie jedoch, dass die konkreten Details Ihrer Projektplanung und Beschreibungen je nach gewählter Projektmanagementmethode variieren können. Im nächsten Artikel zeigen wir Ihnen die Best Practices für die erfolgreiche Steuerung Ihres Projekts.