Projektplanung leicht gemacht: 6 Schritte zum Schreiben eines Projektplans

Fast zwei Drittel aller Geschäftspläne scheitern in der Umsetzungsphase.

Planung ist das solide Fundament für den Erfolg jedes Projekts oder Geschäftsplans.

Für Manager und Führungskräfte ermöglicht ein gut strukturierter Plan, zukünftige Abläufe im Griff zu behalten, die Auswirkungen externer Veränderungen zu minimieren, Ressourcenverschwendung zu verhindern und klare Standards für die Fortschrittskontrolle zu etablieren. Für Mitarbeiter oder Teammitglieder ist Planung ein unverzichtbares Werkzeug, das hilft, Anstrengungen innerhalb einer Organisation zu koordinieren und Überschneidungen sowie Verwirrung zu reduzieren.

Die meisten Pläne scheitern jedoch in der Umsetzungsphase aufgrund unvorhergesehener Risiken, die viele Projektmanager noch nicht berücksichtigt haben. Dies gilt besonders für junge, unerfahrene Manager, die oft schon beim ersten Schritt stolpern. Wie können Sie also sicherstellen, dass Ihr „Plan" nicht als weiteres verschwendetes Dokument endet?

Lassen Sie uns die 6 wesentlichen Schritte erkunden, um einen vollständigen Plan zu erstellen, der Ihr Selbstvertrauen stärkt und Ihnen hilft, Ihr Team schnell zum Projekterfolg zu führen!

Was ist ein Projektplan?

Ein Projektplan ist ein formelles Dokument, das die Details darüber enthält, wie ein Projekt ausgeführt, überwacht und gesteuert wird. Er dient als Fahrplan für das Projekt und bietet klare Orientierung zu Zielen, Umfang, Zeitplan, Ressourcen und den beteiligten Prozessen.

Was gehört in einen Projektplan?

Zu den wichtigsten Komponenten eines Projektplans gehören:

• Projektziele: Dies definiert den Zweck des Projekts und umreißt die spezifischen Ziele und Ergebnisse, die das Projekt erreichen soll.
• Umfang: Der Projektumfang identifiziert die Grenzen des Projekts und legt fest, was in den Ergebnissen enthalten sein wird und was nicht.
• Zeitplan: Dies umfasst den Projektzeitplan, der wichtige Phasen, Meilensteine und Fristen für die Erledigung von Aufgaben festlegt. Gantt-Diagramme oder Zeitpläne werden häufig zur Visualisierung des Zeitplans verwendet.
• Ressourcen: Eine Aufschlüsselung der benötigten Ressourcen, einschließlich Teammitgliedern, Ausrüstung und Materialien. Es werden auch Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams festgelegt.
• Budget: Der Projektplan enthält die geschätzten Kosten, die mit dem Projekt verbunden sind, einschließlich Arbeitskraft, Materialien und anderen Ausgaben.
• Risikomanagementplan: Dieser Abschnitt identifiziert potenzielle Risiken, ihre Auswirkungen auf das Projekt und Strategien zu deren Minderung.
• Kommunikationsplan: Der Projektplan legt fest, wie und wann Informationen mit Stakeholdern geteilt werden.
• Qualitätsmanagement: Dies umreißt, wie die Qualität der Projektergebnisse sichergestellt wird, einschließlich Standards, Kriterien und Qualitätskontrollmaßnahmen.
• Change Management: Ein Prozess dafür, wie Änderungen am Projektumfang, Zeitplan oder den Ressourcen gehandhabt werden, um Teams bei unerwarteten Herausforderungen anzupassen.

6 Schritte zum Schreiben eines Projektplans

Schritt 1: Kunden- und Stakeholder-Bedürfnisse identifizieren

In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf zwei häufige Szenarien bei der Planung eines Projekts.

Szenario 1: Ein Projekt basierend auf Kundenbedürfnissen aufbauen

In diesem Fall werden Sie beauftragt, das Projekt durchzuführen. Daher gibt es zwei Hauptaufgaben, die Sie in dieser Phase erfüllen müssen:

• Sammeln Sie Kundenanforderungen und Erwartungen für das Projekt.
• Legen Sie Projektbaselines fest (Umfang, Budget, Zeitplan, Ressourcen, Kundenerwartungen und Verantwortlichkeiten aller Parteien). Dies hilft, Probleme wie gegenseitige Schuldzuweisungen oder Verantwortungsvermeidung zu verhindern, wenn das Projekt Verzögerungen oder Fehlschläge erfährt.

Szenario 2: Ein Projekt/Plan basierend auf Managementanfragen erstellen

Wenn Sie CEO oder Abteilungsleiter sind und mit der Planung einer Produktentwicklungsstrategie oder monatlichen/vierteljährlichen Geschäftsstrategie beauftragt sind, sollten Sie:

• Die Probleme oder Anfragen des Managements klar verstehen.
• Wichtige Punkte für den Projektabschluss in Zusammenarbeit mit dem Management festlegen: Budget, Zeitplan, Ressourcen und Projektumfang (dies wird ähnlich wie Szenario 1 sein).

Profi-Tipp:

Bemühen Sie sich, mehr mit Kunden und Stakeholdern zu kommunizieren, um ihre tieferen Bedürfnisse wirklich zu verstehen. Dies ist der „goldene Schlüssel" zum Aufbau anfänglichen Vertrauens zwischen beiden Parteien im Projekt.

Schritt 2: Ziele für den Plan festlegen

Klare Ziele für das Projekt zu setzen, ist ein entscheidender Schritt im Planungsprozess. Ziele geben Kunden und Management eine klare Vorstellung von den erwarteten Ergebnissen und erleichtern die Bewertung des Projekterfolgs. Klar definierte Ziele helfen Ihnen und anderen Stakeholdern, die Arbeitslast, Ressourcen, Zeit und Kosten genauer einzuschätzen und die Verantwortlichkeiten aller zu klären.

Das Festlegen einer konkreten Zielzahl für diese Ziele ist jedoch nicht immer einfach.

Tatsächlich erreichen 70 % der Geschäftsprojekte ihre gesetzten Ziele nicht!

Ein Hauptgrund für dieses Scheitern ist, dass das Schlüsselelement der „Zielsetzung" oft unrealistisch ist. Um nicht in diese Falle zu tappen, befolgen Sie die SMART-Kriterien beim Setzen Ihrer Ziele.

SMART-Kriterien stellen sicher, dass Ihre Projektziele praktisch und erreichbar sind. Dies umfasst:

S - Spezifisch (Specific)

Ihre Projektziele müssen spezifisch sein und diese fünf Schlüsselfragen beantworten (die 5 W's):

• Was ist das Ziel?
• Warum ist es notwendig, dieses Ziel zu erreichen?
• Wo wird das Projekt durchgeführt?
• Wer wird für die Ausführung verantwortlich sein?
• Wann ist der Zeitrahmen für dieses Ziel?

M - Messbar (Measurable)

Ein Projektziel muss messbar sein, was bedeutet, dass Sie den Fortschritt, die verwendeten Ressourcen, die Kosten und die Art der Aufgabenerledigung verfolgen können sollten.

A - Erreichbar (Achievable)

Das Projekt muss unter realen Bedingungen durchführbar sein. Ein erreichbares Ziel beantwortet die Frage: „Wie können wir das umsetzen?".

R - Realistisch (Realistic)

Ein realistisches Ziel bietet greifbare Vorteile für die Stakeholder. Um dies sicherzustellen, sollte das Ziel diese Fragen beantworten:

• Welche Vorteile wird das Projekt liefern?
• Ist es der richtige Zeitpunkt dafür?
• Sind diese Vorteile mit den Bedürfnissen und Anstrengungen des Projekts abgestimmt?
• Wer sind die richtigen Stakeholder, die von diesem Projekt profitieren?

T - Zeitgebunden (Time-bound)

Das Projekt muss innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens abgeschlossen werden. Ein zeitgebundenes Ziel beantwortet:

• Wann sollte das Projekt abgeschlossen sein?
• Wann wird es beginnen?
• Welcher Fortschritt sollte innerhalb jedes spezifischen Zeitrahmens erzielt werden?

Profi-Tipp:

Sagen Sie niemals: „Jedes Ziel ist wichtig." Priorisieren Sie stattdessen Ziele basierend auf ihrer Dringlichkeit und Auswirkung auf den Projekterfolg.

Schritt 3: Projektergebnisse für jede Phase definieren

Sobald Sie die Gesamtziele skizziert haben, umfasst dieser Schritt die Schätzung der spezifischen Arbeitslast und Ergebnisse bei jedem Projektmeilenstein. Einfach ausgedrückt, geht es darum, die erwarteten Resultate für jede Phase des Projekts zu definieren. Dies hilft Ihnen und anderen Stakeholdern, den Fortschritt zu verfolgen und potenzielle Risiken entlang des Weges vorherzusehen.

Egal, ob Sie einen Softwareentwicklungszyklus managen, eine Marketingkampagne starten oder daran arbeiten, wie man ein Event plant, die Aufteilung Ihres Projekts in klare Ergebnisse hält alle darauf ausgerichtet, wie Erfolg aussieht.

Wie können Sie also die Ergebnisse jeder Phase im Griff behalten?

Setzen Sie wichtige Meilensteine oder Erinnerungen für jede Projektfrist. Durch regelmäßige Überwachung des Fortschritts können Sie sicherstellen, dass Aufgaben rechtzeitig abgeschlossen werden, was Vertrauen und Zufriedenheit bei allen Stakeholdern fördert.

Profi-Tipp:

Die Verwendung von Software zur Projektverwaltung ist eine der effektivsten Möglichkeiten, Ihr Team abgestimmt zu halten und sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt. Mit Hilfe digitaler Tools können Sie den Fortschritt in Echtzeit überwachen, Dokumentation zentralisieren und die Kommunikation verbessern.

Rework Projects ermöglicht mehrere Ansichts- und Board-Typen für flexible Projektplanung und -verwaltung

Schritt 4: Den Projektzeitplan erstellen

Aufbauend auf den Ergebnissen aus Schritt 3 müssen Sie nun die Reihenfolge der für das Projekt erforderlichen Aufgaben bestimmen. Für jede Aufgabe definieren Sie klar den Zeitrahmen, die benötigten Ressourcen und die Person, die für ihre Erledigung verantwortlich ist.

Als Nächstes betrachten Sie die Abhängigkeiten zwischen Aufgaben oder Verantwortlichkeiten, die Teammitgliedern zugewiesen sind. Es ist entscheidend zu wissen, welche Aufgabe abgeschlossen sein muss, bevor eine andere beginnen kann, damit Ressourcen und Zeit effizient zugeteilt werden und Engpässe und Verzögerungen vermieden werden.

In dieser Phase ist die Verwendung eines Gantt-Diagramms unerlässlich. Ein Gantt-Diagramm ermöglicht es Ihnen, Fristen von Anfang bis Ende zuzuweisen, während Sie im Auge behalten, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist und welche Arbeitslast damit verbunden ist. Dies erleichtert die Überwachung des Fortschritts, die Kontrolle des Zeitplans und die Durchführung von Anpassungen nach Bedarf, um Unterbrechungen zu verhindern, wenn sich Aufgaben überschneiden.

Ein Projekt visualisiert in Rework.com

Profi-Tipp:

Ob Ihr Projekt reibungslos läuft, hängt weitgehend von diesem Schritt ab. Der beste Rat ist, sich mit Ihren Teammitgliedern zu beraten. Sie können wertvolle Einblicke geben, wie Aufgaben anzugehen sind, welche Zeitrahmen benötigt werden und wer am besten für bestimmte Verantwortlichkeiten geeignet ist. Außerdem haben Sie durch die Sicherung der Verpflichtung jeder Person zu Fristen eine solide Grundlage, um den Projektfortschritt selbstbewusst mit Stakeholdern zu kommunizieren.

Schritt 5: Risiken identifizieren und ihre Auswirkungen bewerten (Risikomanagementplan)

Kein Projekt ist risikofrei, und wir können uns sicherlich nicht auf Glück verlassen, um uns zu retten, wenn etwas schiefgeht!

Was Sie tun müssen, ist, potenzielle Risiken vorherzusehen, die Ihr Projekt oder Ihre Teammitglieder beeinflussen könnten. Wenn beispielsweise eine Projektphase mit einer Urlaubszeit zusammenfällt, kann dies den Fortschritt beeinträchtigen, sodass Sie zusätzliche Pufferzeit einplanen müssen.

Manchmal gibt es unvorhergesehene Umstände, die das Projekt ernsthaft stören können, wie ein Teammitglied, das unerwartet ausscheidet, Ausrüstung, die ausfällt, oder Teamkonflikte.

Berücksichtigen Sie jeden Schritt sorgfältig, um bestimmte Risiken zu verhindern oder ihre negativen Auswirkungen auf Ihr Projekt zu minimieren.

Dieser Schritt umfasst die Bewertung von Risiken und den Aufbau einer Risikomanagementstrategie, um sicherzustellen, dass Ihr Projektplan die kleinstmögliche Fehlerquote hat.

Profi-Tipp:

Für Aufgaben mit hohem Risiko ist es klug, einen „Puffer" zu schaffen, indem Sie zusätzliche Zeit entweder für bestimmte Aufgaben oder das gesamte Projekt einplanen. Dieser Puffer gibt Ihnen genug Zeit, um mit unerwarteten Problemen umzugehen, wenn sie auftreten.

Schritt 6: Den Projektplan den Stakeholdern präsentieren

Jetzt, da alle Schritte abgeschlossen sind, ist es Zeit, Ihren Projektplan den Stakeholdern zu präsentieren. In diesem Schritt müssen Sie erklären, wie die Umsetzung des Projekts ihre Erwartungen und Bedürfnisse beeinflussen wird. Zusätzlich müssen Sie Lösungen für mögliche Konflikte vorschlagen. Denken Sie daran, Ihre Präsentation sollte nicht einseitig sein, sie muss eine Diskussion sein.

Sie sollten klarstellen: Wer benötigt welche Berichte und wie häufig? Welche Entscheidungen im Plan oder während der Projektumsetzung benötigen Genehmigung, und wer ist für diese Entscheidungen verantwortlich?

Es ist auch entscheidend, den Plan klar zu präsentieren, unterstützt durch spezifische Daten, um sicherzustellen, dass Stakeholder ihre Anforderungen, erwarteten Ergebnisse und Verantwortlichkeiten vollständig verstehen.

Profi-Tipp:

Wenn der Plan oder Zeitplan mit den anfänglichen Erwartungen kollidiert, ist dies der Moment, um es anzusprechen und sicherzustellen, dass es später keine Überraschungen oder Frustrationen gibt. Anstatt den Stakeholdern einfach zu sagen, dass ihre Forderungen unrealistisch sind, leiten Sie das Gespräch, indem Sie Fragen stellen wie: Welcher Zeitrahmen, welches Budget oder welche Ressourcen sind erforderlich, um ihre Ziele machbar zu machen? Lassen Sie sie über Kompromisse entscheiden, anstatt es in eine Debatte zu verwandeln.

Sobald Sie diese sechs Schritte abgeschlossen haben...

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben offiziell Ihre Projektplanungsphase abgeschlossen!

Mit diesem starken Start hoffen wir, dass Sie das Projekt reibungslos verwalten werden. Beachten Sie jedoch, dass spezifische Details über Ihre Projektplanung und Beschreibungen je nach gewählter Projektmanagementmethode variieren können. Im nächsten Artikel führen wir Sie durch die Best Practices für eine erfolgreiche Projektverwaltung.