RACI-Matrix-Vorlage und Beispiele: Sofort nutzbare Formate für jedes Projekt

Eine RACI-Matrix weist jeder Aufgabe in einem Projekt vier Rollen zu, Responsible, Accountable, Consulted und Informed, damit niemand raten muss, wer was verantwortet. Wenn Sie die vollständige Definition und die Überlegungen hinter jedem Buchstaben wollen, behandelt der RACI-Matrix-Leitfaden das ausführlich.

Diese Seite lässt die Theorie aus. Sie bietet eine leere Vorlage, die Sie sofort kopieren können, sechs ausgearbeitete Beispiele für verschiedene Projektarten und die Regeln, die eine Matrix über Woche eins hinaus nützlich halten, statt dass sie zu einem Dokument wird, das nie wieder jemand öffnet. Wenn die Zuständigkeit für Aufgaben gar nicht Ihr Problem ist und Ihnen stattdessen eine Struktur für Entscheidungen fehlt, springen Sie direkt zu RACI vs. RASCI vs. DACI.

Key Facts

• PMIs Pulse of the Profession 2026 stellte fest, dass etwa ein Drittel der komplexen Projekte scheitert, „fast doppelt so viel wie die Misserfolgsquote von 13 % bei Projekten insgesamt", und komplexe Projekte sind genau die, bei denen Zuständigkeiten unausgesprochen bleiben.
• Der PMBOK Guide, Eighth Edition (PMI, November 2025) baut auf sechs Kernprinzipien und sieben Performance-Domänen auf, und Ressourcen, also die Menschen, die die Arbeit leisten, und die Rollen, die sie innehaben, sind eine der sieben.
• PMI nennt die Regel, die das gesamte Modell trägt: „Jede Aufgabe hat genau eine Accountable-Person", wobei Accountable definiert ist als „die einzelne Person, die das Ergebnis verantwortet und dafür geradesteht". Jede der folgenden Vorlagen ist so gebaut, dass sie diese Regel einhält.

Die leere RACI-Matrix-Vorlage

Kopieren Sie dies direkt in eine Tabellenkalkulation oder ein Dokument. Ersetzen Sie die Platzhalter in Klammern durch Ihre eigenen Aufgaben und Rollen und tragen Sie dann in jede Zelle einen einzelnen Buchstaben ein: R, A, C oder I. Lassen Sie eine Zelle leer, wenn diese Rolle in dieser Zeile gar nicht beteiligt ist.

Legende: R = Responsible (führt die Arbeit aus) · A = Accountable (verantwortet das Ergebnis, genau eine Person pro Zeile) · C = Consulted (gibt Input, bevor die Arbeit stattfindet, in beide Richtungen) · I = Informed (wird danach informiert, in eine Richtung)

So füllen Sie sie aus

1. Listen Sie links Liefergegenstände auf, keine Einzelhandlungen. Beginnen Sie auf der Ebene der Liefergegenstände (ein Bericht, ein Release, ein unterzeichneter Vertrag), nicht bei jeder Mikroaufgabe. Mehr zur Wahl der richtigen Ebene weiter unten.
2. Listen Sie oben die Rollen auf, wenn möglich mit Namen. Jobtitel eignen sich für eine Vorlage, die Sie breit teilen, aber echte Namen beseitigen die Mehrdeutigkeit, die auftaucht, sobald zwei Personen denselben Titel tragen. Übernehmen Sie die vollständige Liste aus einer Stakeholder-Analyse-Matrix, falls Sie eine haben, damit niemand mit einem Interesse am Projekt fehlt.
3. Weisen Sie zuerst jedes Accountable zu, vor allem anderen. Ein A pro Zeile, keine Ausnahmen. Das ist die eine Zuweisung, die tatsächlich verhindert, dass eine Aufgabe ins Stocken gerät, ohne dass jemand dafür geradesteht.
4. Weisen Sie als Nächstes Responsible zu. Eines ist am saubersten; zwei sind machbar, wenn die Arbeit wirklich geteilt ist; drei oder mehr bedeuten meist, dass die Zeile in kleinere Liefergegenstände aufgeteilt werden sollte.
5. Ergänzen Sie Consulted und Informed zuletzt und halten Sie beide kurz. Jedes C ist jemand, auf den die verantwortlich ausführende Person warten muss, bevor sie beginnt. Jedes I ist eine Benachrichtigung, die jemand lesen muss. Lange C- und I-Listen sind meist der Punkt, an dem eine Matrix zu verfallen beginnt.
6. Gehen Sie die fertige Matrix mit den Personen darin durch, bevor Sie sie als final bezeichnen. Eine allein gebaute und per E-Mail verschickte Matrix lädt zu stillem Widerspruch ein. Fünf Minuten im Projekt-Kickoff-Meeting fangen Streitpunkte ab, bevor sie zu verpassten Übergaben werden.

Die Regeln, die eine Matrix vor dem Verfall bewahren

Eine RACI-Matrix wird nutzlos, sobald diese Regeln gebrochen werden, meist ohne dass es jemand bemerkt, bis eine Aufgabe verrutscht.

Sechs ausgearbeitete RACI-Matrix-Beispiele

Jedes Beispiel unten ist eine vollständige Matrix für ein reales Szenario, kein Fragment. Setzen Sie Ihre eigenen Rollen und Aufgaben ein, aber beachten Sie das Muster: Ein A pro Zeile gilt in jedem einzelnen.

1. Software-Release oder Produktlaunch

Der Engineering Lead hält A in zwei Zeilen und R in zwei weiteren, was für einen technischen Lead nah an der Arbeit normal ist. Beachten Sie, dass QA nur dort auftaucht, wo tatsächlich getestet wird, nicht in jeder Zeile, wodurch die C-Last überschaubar bleibt.

2. Marketingkampagne

Legal wird früh konsultiert (Text und Kreation) und ist einmal Accountable (die formale Prüfung), eine verbreitete Aufteilung: Input überall dort, wo die Arbeit Risiko erzeugen könnte, Verantwortung nur für die Freigabe selbst.

3. Onboarding neuer Mitarbeitender

Hier wechselt Accountable je nach Zeile zwischen HR und dem Hiring Manager, statt für den gesamten Prozess bei einer Person zu liegen, was normal ist: Onboarding erstreckt sich über zwei Funktionen, und keine verantwortet alles.

4. ERP- oder Systemeinführung

Gleichen Sie die Pflichten des Dienstleisters hier mit dem ab, was in Ihrem Statement of Work steht. Ein Dienstleister, der bei Konfiguration und Schulung R hält, ohne passende SOW-Klausel, ist eine Lücke, die man vor der Vertragsunterzeichnung schließen sollte, nicht nach dem Go-live.

5. Event oder Büroumzug

Der Umzugstag ist die einzige Zeile mit drei Rs gleichzeitig (Facilities, IT und der Dienstleister leisten parallel körperliche Arbeit), was in Ordnung ist, weil es ein einzelner Tag koordinierter Ausführung ist und kein fortlaufender geteilter Liefergegenstand, der sonst aufgeteilt werden müsste.

6. RACI für kleine Teams (eine Person hält mehrere Buchstaben)

Ein Dreierteam relauncht eine Unternehmenswebsite: eine Gründerin oder ein Gründer, ein freiberuflicher Designer/Entwickler und ein freiberuflicher Marketer. Keine Abteilungsleitungen, kein Komitee, nur drei Personen und eine Deadline.

Der Gründer ist in fünf von sechs Zeilen A, was in einem Programm mit 40 Personen ein Warnsignal wäre, hier aber genau richtig ist: In einem Dreierteam soll die Person, die die Arbeit finanziert, fast überall die verantwortliche Partei sein. Wichtig bleibt, dass Responsible herumwandert, statt sich bei einer Person zu stapeln, und dass jeder Freelancer die volle Zuständigkeit (A und R zusammen) für die Zeile erhält, die wirklich seine ist.

So lesen Sie eine kaputte Matrix

Eine Matrix kann vollständig aussehen und trotzdem kaputt sein. Auf diese Muster sollten Sie achten, bevor Sie einer Matrix vertrauen.

Die richtige Granularität wählen

Der häufigste Weg, auf dem eine RACI-Matrix schiefgeht, ist nicht eine schlechte Buchstabenzuweisung, sondern die Wahl der falschen Detailebene beim Bau.

Beginnen Sie fast immer auf der Ebene der Liefergegenstände. Wenn Ihre Quellliste ein vollständiger Projektstrukturplan ist, bilden Sie nicht jeden Blattknoten ab; bilden Sie die Liefergegenstände ab, die darüber sitzen, und gehen Sie nur bei den zwei oder drei Liefergegenständen auf Aufgabenebene, bei denen die Zuständigkeit wirklich umstritten ist. Eine Matrix mit mehr als 40-50 Zeilen ist meist keine Matrix mehr, die tatsächlich jemand liest, sondern eine Tabelle, die Leute durchsuchen.

Häufige Fehler bei RACI-Matrizen

Wo die Matrix nach dem Bau lebt

Eine RACI-Matrix, die nur in der Kickoff-Präsentation existiert, ist eine Matrix, die niemand je wieder prüft. Bauen Sie sie einmal und binden Sie sie dann an den Stellen im Projekt ein, an denen Zuständigkeit tatsächlich auf die Probe gestellt wird.

Wenn RACI nicht mehr funktioniert

RACI setzt voraus, dass das Ergebnis jeder Zeile ein Liefergegenstand ist, den jemand fertigstellt. Sobald eine Zeile in Wahrheit eine Entscheidung ist, ein Go/No-go, eine Budgetfrage, ein Priorisierungsstreit, gerät RACI unter Spannung. Sie erkennen es an Streit darüber, ob etwas in die A-Spalte gehört, oder an einer Entscheidung, die nie ganz zustande kommt, weil alle Consulted sind und niemand sie klar vorantreibt.

Das ist das Signal, aufzuhören, es zu erzwingen, und für diese Zeile oder den gesamten Arbeitsstrang das Modell zu wechseln. Die vollständige Aufschlüsselung, wann RACI vs. RASCI vs. DACI zu verwenden ist, behandelt, wie Sie den Unterschied erkennen und beide nebeneinander betreiben, ohne dass sich die beiden Matrizen widersprechen.

Eine RACI-Matrix verdient ihren Platz durch das Gespräch, das sie erzwingt, bevor die Arbeit beginnt, nicht durch das Dokument selbst. Kopieren Sie die leere Vorlage oben, füllen Sie sie mit den Menschen aus, die sie tatsächlich betrifft, statt allein am Schreibtisch, und überarbeiten Sie sie, sobald sich Umfang oder Besetzung ändern. Ein Accountable pro Zeile, eine Responsible-Liste, die nicht eine Person überlastet, und eine Consulted- und Informed-Liste, die kurz genug ist, dass Leute sie tatsächlich lesen: Das ist das ganze System, und es skaliert von einem Website-Relaunch mit drei Personen bis zu einem ERP-Rollout mit mehreren Dienstleistern, ohne seine Form zu ändern.