Penjanaan Prospek Acara & Webinar: Menangkap dan Mengurus Prospek Acara

Acara dan webinar berada di puncak piramid kualiti prospek. Apabila seseorang meluangkan masa daripada hari mereka untuk menghadiri acara anda—sama ada mereka terbang merentasi negara untuk pameran perdagangan atau menyekat satu jam untuk webinar—mereka menunjukkan minat sebenar. Itulah jenis niat yang tidak boleh dibeli dengan iklan biasa.

Tetapi inilah masalahnya: kebanyakan syarikat membazirkan prospek berkualiti tinggi ini dengan proses penangkapan yang lemah dan susulan yang lambat. Anda melabur ribuan dalam ruang gerai atau platform webinar, kemudian membiarkan prospek menjadi sejuk kerana menunggu seminggu untuk membuat susulan atau menghantar emel generik "terima kasih kerana singgah". Memahami pelbagai jenis prospek membantu anda mengenali mengapa peserta acara layak mendapat layanan istimewa dalam sistem pengurusan prospek anda.

Mari kita betulkan perkara ini.

Mengapa Acara Penting untuk Penjanaan Prospek

Acara menjana prospek yang berbeza daripada apa yang anda dapat melalui muat turun kandungan atau iklan berbayar. Orang yang berhenti di gerai pameran perdagangan anda telah melayakkan diri mereka sendiri—mereka cukup berminat untuk berjalan dan memulakan perbualan. Peserta webinar mengukir masa dalam jadual mereka, yang bermakna mereka mempunyai keperluan aktif atau sekurang-kurangnya rasa ingin tahu yang serius.

Prospek ini menukar pada kadar yang lebih tinggi kerana mereka telah mempunyai beberapa bentuk interaksi dengan pasukan atau kandungan anda. Mereka bukan pengisian borang tanpa nama. Mereka telah melihat demo produk anda, bertanya soalan, atau mendengar pembentangan anda. Konteks itu penting apabila tiba masanya untuk membuat susulan.

Kualiti juga kelihatan dalam nombor. Prospek acara biasanya mempunyai kadar penukaran 2-3x lebih tinggi daripada prospek outbound sejuk dan cenderung bergerak melalui kitaran jualan lebih cepat kerana mereka sudah terdidik tentang apa yang anda lakukan. Apabila dibandingkan merentasi semua sumber prospek, acara secara konsisten menyampaikan beberapa prospek berkualiti tertinggi.

Jenis Acara untuk Penjanaan Prospek

Format acara yang berbeza menjana jenis prospek yang berbeza. Strategi anda perlu sepadan dengan format tersebut.

Pameran perdagangan dan persidangan adalah permainan volume. Anda mungkin mengumpul ratusan prospek dalam beberapa hari, tetapi kualiti sangat berbeza-beza. Ada yang singgah kerana mereka benar-benar berminat. Yang lain hanya mahukan barangan percuma atau membunuh masa antara sesi. Tugas anda adalah memisahkan kedua-dua kumpulan ini dengan cepat menggunakan rangka kerja kelayakan prospek.

Webinar dan acara maya memberi anda data yang lebih baik tetapi kadar kehadiran yang lebih rendah. Nisbah pendaftaran kepada kehadiran biasanya berlegar sekitar 40-50%. Orang yang benar-benar hadir biasanya prospek berkualiti lebih tinggi, dan anda mendapat data tingkah laku (berapa lama mereka kekal, poll mana yang mereka jawab) yang membantu dengan pemarkahan. Untuk syarikat SaaS, strategi webinar-ke-pipeline boleh menjadi sangat berkesan untuk menjana peluang yang layak.

Bengkel dan seminar lebih kecil tetapi menghasilkan prospek yang sangat layak. Jika seseorang komited untuk bengkel separuh hari atau sehari penuh, mereka serius tentang menyelesaikan masalah tertentu. Prospek ini memerlukan susulan segera dengan penyelesaian yang relevan.

Acara rangkaian menjana prospek melalui pembinaan hubungan dan bukannya pembentangan formal. Prospek cenderung lebih mesra tetapi lebih sukar untuk dijejaki secara sistematik. Anda memerlukan proses untuk pasukan anda mencatat perbualan dan menandakan prospek panas.

Acara tajaan membolehkan anda memanfaatkan audiens orang lain. Kualiti prospek anda bergantung sepenuhnya pada sejauh mana penganjur acara memahami peserta mereka dan betapa relevannya tajaan anda kepada audiens. Minta demografi peserta sebelum anda komit.

Strategi Pra-Acara: Sediakan untuk Kejayaan

Kebanyakan penjanaan prospek berlaku sebelum acara bermula. Kerja pra-acara anda menentukan kedua-dua kuantiti dan kualiti prospek.

Pengoptimuman pendaftaran adalah penapis pertama anda. Jangan hanya minta nama dan emel. Tambah 2-3 soalan kelayakan yang membantu anda mengutamakan susulan: saiz syarikat, peranan, garis masa untuk pembelian. Pastikan ia cukup pendek supaya orang masih mendaftar, tetapi cukup terperinci untuk berguna. Strategi penangkapan prospek halaman pendaratan anda harus sejajar dengan matlamat acara anda.

Untuk webinar, halaman pendaftaran anda lebih penting daripada yang anda fikirkan. Uji tajuk utama, penerangan, dan panjang borang yang berbeza. "Belajar tentang automasi pemasaran" yang kabur menarik prospek berkualiti rendah berbanding "Cara Mengurangkan Masa Respons Prospek dari 3 Hari ke 3 Jam." Janji khusus menarik orang yang mempunyai masalah khusus itu.

Taktik promosi harus bermula 3-4 minggu sebelum acara. Emelkan pangkalan data sedia ada anda dahulu—mereka sudah mesra dan lebih berkemungkinan hadir. Kemudian lapiskan iklan berbayar untuk penjanaan prospek yang menyasarkan profil pelanggan ideal anda. LinkedIn berfungsi dengan baik untuk acara B2B jika anda menyasarkan mengikut jawatan dan saiz syarikat.

Hantar emel peringatan pada titik strategik: 1 minggu sebelum, 3 hari sebelum, dan pada hari tersebut. Setiap peringatan harus meningkat dalam kesegeraan dan kekhususan. Emel pada hari tersebut harus termasuk masa tepat dalam zon waktu mereka dan pautan sertai satu klik.

Pemeliharaan pra-acara boleh memisahkan anda daripada pesaing. Hantar peserta berdaftar kandungan berguna berkaitan topik acara. Jika webinar anda tentang pengurusan pipeline jualan, hantar tip cepat tentang peringkat urus niaga beberapa hari sebelumnya. Ini menyiapkan mereka untuk memberi perhatian semasa pembentangan anda dan meletakkan anda sebagai membantu, bukan hanya promosi.

Semasa Acara: Tangkap Prospek dengan Berkesan

Di sinilah pelaksanaan penting. Anda boleh mempunyai proses pasca-acara terbaik di dunia, tetapi jika anda tidak menangkap data lengkap dan tepat semasa acara, anda bermula di belakang.

Amalan terbaik pengimbasan lencana di acara fizikal: imbas setiap lencana, tetapi ambil nota segera selepas perbualan bermakna. Kebanyakan pengimbas lencana membolehkan anda menambah tag atau nota. Gunakan mereka. Prospek yang ditag sebagai "perlukan demo - bajet Q3" adalah jauh lebih berguna daripada rekod kenalan kosong.

Jangan bergantung semata-mata pada pengimbas lencana. Mereka boleh gagal, kehabisan bateri, atau terlepas orang yang lupa lencana mereka. Simpan sistem sandaran—walaupun hanya Google Form pada tablet di mana orang boleh memasukkan maklumat mereka secara manual. Ini sejajar dengan amalan terbaik penangkapan prospek berbilang saluran.

Penjejakan penglibatan langsung semasa webinar memberi anda isyarat tingkah laku. Kebanyakan platform webinar menjejaki tempoh kehadiran, respons poll, dan penyertaan soal jawab. Data ini harus mengalir ke dalam sistem pemarkahan prospek anda. Seseorang yang kekal selama satu jam penuh dan bertanya dua soalan bernilai lebih perhatian segera berbanding seseorang yang keluar selepas 10 minit.

Sediakan poll secara strategik untuk melayakkan prospek semasa webinar. Poll yang bertanya "Apakah garis masa anda untuk melaksanakan penyelesaian ini?" memberi anda data niat pembelian eksplisit. Jangan bazirkan poll untuk soalan tidak bermakna.

Data kehadiran sesi di persidangan berbilang trek memberitahu anda topik apa yang bergema dengan setiap prospek. Jika seseorang menghadiri tiga sesi tentang integrasi data, itu isyarat jelas tentang titik kesakitan mereka. Pastikan anda menangkap sesi mana yang dihadiri oleh setiap peserta.

Penangkapan interaksi gerai memerlukan sistem, atau butiran akan hilang. Latih kakitangan gerai anda untuk mengisi borang cepat selepas perbualan substantif. Medan wajib: maklumat kenalan, titik kesakitan yang dibincangkan, langkah seterusnya yang dipersetujui, dan tahap kesegeraan. Ini mengambil 30 saat tetapi menjadikan susulan 10x lebih berkesan. Pertimbangkan untuk melaksanakan proses pengayaan data prospek untuk mengisi maklumat yang hilang selepas acara.

Proses Pasca-Acara: Bertindak Semasa Panas

Anda mempunyai tingkap kecil. Prospek dari acara menjadi sejuk dengan cepat jika anda tidak membuat susulan dalam 24-48 jam. Selepas itu, mereka telah bercakap dengan lima vendor lain dan perbualan anda kabur. Di sinilah masa respons prospek menjadi kritikal untuk kejayaan penukaran.

Susulan segera bermakna dalam 24 jam untuk prospek panas, 48 jam untuk semua orang lain. Prospek panas adalah sesiapa yang meminta demo, menyebut projek aktif, atau menunjukkan niat pembelian jelas. Mereka mendapat emel peribadi daripada orang yang mereka bercakap, merujuk kepada perkara perbualan tertentu.

Untuk prospek hangat, hantar emel yang diperibadikan dalam 48 jam. Rujuk apa yang anda bincangkan atau sesi mana yang mereka hadiri. Sertakan satu sumber relevan berdasarkan bidang minat mereka. Langkau emel generik "gembira dapat bertemu"—mereka akan diabaikan.

Berikut adalah templat yang berkesan:

"Hi [Nama], Susulan cepat dari [Nama Acara]. Anda menyebut anda berhadapan dengan [masalah spesifik]. Saya telah melihat pasukan dalam situasi serupa mendapat hasil dengan [pendekatan spesifik]. Ini [kajian kes/panduan/sumber] yang menunjukkan bagaimana ia berfungsi: [pautan]. Berbaloi panggilan 15 minit minggu ini untuk menjelaskan bagaimana ini akan terpakai pada situasi anda?"

Pemarkahan prospek berdasarkan penglibatan harus berlaku secara automatik jika anda telah menyediakan sistem anda dengan betul. Seseorang yang menghadiri bengkel anda, kekal selama penuh masa, dan bertanya soalan tentang harga harus mendapat skor lebih tinggi daripada seseorang yang mendapat lencana mereka diimbas tetapi tidak pernah bercakap dengan pasukan anda.

Wajaran pemarkahan anda berdasarkan jenis acara. Imbasan lencana pameran perdagangan mungkin bernilai 5 mata. Perbualan gerai 30 minit mungkin bernilai 50. Permintaan demo mungkin bernilai 100. Laraskan wajaran ini berdasarkan isyarat mana yang sebenarnya meramalkan urus niaga yang ditutup dalam perniagaan anda.

Segmentasi mengikut minat membolehkan anda menghantar susulan yang relevan. Jika anda mempunyai tiga topik utama di acara anda—automasi, integrasi, dan analitik—segmenkan prospek anda berdasarkan topik mana yang paling mereka terlibat. Hantar kandungan dan tawaran susulan yang sepadan dengan bidang minat mereka. Ini menyokong perkembangan peringkat kitaran hayat prospek yang berkesan.

Kempen pemeliharaan menangkap prospek yang tidak bersedia untuk membeli sekarang tetapi mungkin dalam 3-6 bulan. Kempen ini harus mendidik, bukan mendesak. Kongsi kajian kes, panduan cara, dan wawasan industri. Daftar masuk setiap beberapa minggu tanpa meminta mesyuarat. Apabila situasi mereka berubah dan mereka bersedia untuk membeli, anda akan berada di fikiran mereka.

Untuk lebih lanjut tentang membina program pemeliharaan yang berkesan, lihat panduan kami tentang program pemeliharaan prospek.

Strategi Khusus Webinar

Webinar memerlukan buku panduan mereka sendiri kerana tingkah laku prospek berbeza.

Pendaftaran vs kehadiran adalah metrik pertama yang perlu dijejaki. Jika kurang daripada 40% pendaftar hadir, ada sesuatu yang tidak kena dengan promosi, emel peringatan, atau relevansi topik anda. Uji urutan peringatan yang berbeza dan jadikan topik webinar anda lebih spesifik untuk meningkatkan kadar kehadiran.

Jangan tolak sepenuhnya yang tidak hadir. Hantar mereka rakaman dengan nota: "Nampaknya anda tidak dapat hadir. Ini rakamannya. Bahagian bermula pada 12:30 tentang [topik spesifik] sangat relevan dengan [syarikat/industri mereka]." Beberapa prospek terbaik anda akan datang dari kumpulan ini.

Isyarat penglibatan semasa webinar langsung memberitahu anda siapa yang benar-benar memberi perhatian. Kebanyakan platform menjejaki:

  • Kehadiran penuh vs keluar awal
  • Penyertaan poll
  • Soalan yang ditanya melalui chat
  • Sumber yang diklik semasa pembentangan

Seseorang yang kekal selama satu jam penuh, menjawab tiga poll, dan bertanya soalan harus menjadi keutamaan anda untuk susulan.

Penonton ulangan adalah sumber prospek yang sering diabaikan. Orang ini sedang membuat kajian mengikut jadual mereka sendiri. Jejak siapa yang menonton ulangan dan berapa banyak yang mereka tonton. Seseorang yang menonton 80% daripada rakaman webinar 45 minit menunjukkan minat serius, walaupun mereka tidak berada di acara langsung.

Prospek atas permintaan terus masuk lama selepas acara langsung anda. Jika anda meletakkan rakaman webinar anda di sebalik borang, anda akan menjana prospek selama berbulan-bulan. Prospek kemudian ini cenderung lebih awal dalam perjalanan pembelian mereka, jadi masukkan mereka ke dalam trek pemeliharaan yang lebih panjang dan bukannya jangkauan jualan segera.

Perbezaan utama: peserta langsung sering memerlukan susulan cepat kerana mereka sedang aktif menyelidik penyelesaian. Penonton atas permintaan dari minggu kemudian mungkin memerlukan lebih banyak pendidikan sebelum mereka bersedia untuk perbualan jualan.

Pengukuran ROI Acara: Ketahui Apa yang Berkesan

Jika anda tidak boleh mengukurnya, anda tidak boleh memperbaikinya. Jejak metrik ini untuk setiap acara.

Kos setiap prospek adalah metrik asas anda. Jumlahkan semua kos acara—ruang gerai, perjalanan, tajaan, masa kakitangan, promosi—dan bahagikan dengan bilangan prospek yang dijana. Ini memberi anda titik perbandingan merentasi acara yang berbeza.

Tetapi kos setiap prospek sahaja mengelirukan. Prospek pameran perdagangan $500 yang tidak pernah menukar adalah lebih teruk daripada prospek bengkel $2,000 yang bertukar menjadi urus niaga $50,000. Anda perlu menjejaki corong penuh. Memahami rangka kerja pengoptimuman penukaran membantu anda menilai prestasi acara secara sistematik.

Kadar penukaran mengikut jenis acara menunjukkan format mana yang menjana prospek yang benar-benar membeli. Jejak:

  • Kadar prospek-ke-peluang
  • Kadar peluang-ke-tutup
  • Purata saiz urus niaga daripada prospek acara
  • Panjang kitaran jualan berbanding sumber prospek lain

Anda mungkin mendapati bahawa webinar menjana 5x lebih banyak prospek daripada bengkel, tetapi bengkel menjana prospek yang menutup 3x lebih cepat pada 2x saiz urus niaga. Itu mengubah di mana anda melabur sumber.

Masa untuk penukaran penting untuk perancangan sumber. Jika prospek pameran perdagangan mengambil 9 bulan untuk menutup sementara prospek webinar menutup dalam 3 bulan, itu mempengaruhi ramalan suku tahunan dan strategi susulan anda.

Penjejakan atribusi menjadi rumit dengan acara. Seseorang mungkin menghadiri webinar anda, melawat laman web anda dua kali, memuat turun panduan, kemudian meminta demo. Sumber mana yang mendapat kredit? Gunakan atribusi berbilang sentuhan jika boleh, atau sekurang-kurangnya, nota "prospek acara" dalam CRM anda supaya anda boleh menapis laporan mengikut sumber prospek.

Untuk rangka kerja terperinci dalam menilai kualiti prospek, lihat artikel kami tentang sistem pemarkahan prospek.

Senarai Semak Penangkapan Prospek Acara

Berikut adalah senarai semak pra-acara anda untuk memastikan anda bersedia untuk kejayaan:

3-4 minggu sebelum:

  • Halaman pendaftaran aktif dengan soalan kelayakan
  • Kempen promosi dijadualkan (emel + iklan berbayar)
  • Alat penangkapan prospek diuji (pengimbas lencana, borang, dll.)
  • Pasukan dilatih tentang proses penangkapan prospek
  • Templat emel susulan disediakan

1 minggu sebelum:

  • Emel peringatan pertama dihantar
  • Pengimbas lencana dicas dan diuji
  • Kakitangan gerai/webinar diberi taklimat tentang soalan kelayakan
  • Kempen CRM dicipta untuk prospek acara
  • Pautan penjadualan demo/mesyuarat sedia

Pada hari acara:

  • Kaedah penangkapan prospek sandaran tersedia
  • Kakitangan tahu cara menandai prospek keutamaan tinggi
  • Penyegerakan prospek masa nyata ke CRM berfungsi
  • Urutan emel susulan sedia untuk diaktifkan

24-48 jam selepas:

  • Prospek panas dihubungi secara peribadi
  • Semua prospek dimuatkan ke CRM dengan tag yang betul
  • Prospek hangat dalam urutan susulan
  • Rakaman webinar dihantar kepada yang tidak hadir
  • Pemarkahan prospek digunakan berdasarkan penglibatan

Kesilapan Biasa Penjanaan Prospek Acara

Mari kita bercakap tentang apa yang tidak patut dilakukan, kerana kesilapan ini ada di mana-mana.

Susulan lambat membunuh kebanyakan ROI acara. Jika anda menunggu seminggu untuk menghubungi, prospek anda sudah membeli daripada pesaing anda atau beralih kepada keutamaan lain. Orang yang mereka bercakap di gerai anda? Mereka sudah lupa nama anda. Laksanakan amalan terbaik susulan prospek untuk memaksimumkan kadar penukaran.

Susulan generik hampir sama buruknya dengan susulan lambat. Jika emel anda berkata "Terima kasih kerana melawat gerai kami" tanpa menyebut apa yang anda bincangkan, ia akan dipadam. Rujuk perbualan, masalah, atau topik spesifik yang membuat mereka terlibat dengan anda.

Tiada pemarkahan prospek bermakna pasukan jualan anda membazir masa pada orang yang tidak bersedia untuk membeli sementara prospek panas menjadi sejuk. Tidak semua prospek acara adalah sama. Bina sistem pemarkahan yang mencerminkan realiti kitaran jualan anda.

Mengabaikan yang tidak hadir membazirkan prospek yang anda sudah bayar untuk dijana. Seseorang yang mendaftar tetapi tidak hadir masih cukup berminat untuk mendaftar. Hantar mereka rakaman dan kandungan yang relevan. Ada yang akan bertukar menjadi peluang.

Kualiti data yang lemah berlaku apabila anda tergesa-gesa melalui perbualan dan imbasan lencana. Sampah masuk, sampah keluar. Jika anda tidak boleh membaca nota anda atau separuh alamat emel melantun, acara itu adalah pembaziran wang. Bina masa untuk pasukan anda menangkap maklumat lengkap. Proses pengurusan data prospek yang betul menghalang isu ini.

Tiada pemeliharaan pasca-acara bermakna anda hanya menjual kepada orang yang bersedia untuk membeli sekarang. Itu mungkin 5% daripada prospek acara anda. 95% yang lain memerlukan pendidikan berterusan dan pembinaan hubungan sehingga masa atau situasi bajet mereka berubah.

Untuk butiran lanjut tentang proses pemeliharaan dan susulan, baca panduan kami tentang amalan terbaik susulan prospek.

Menyatukan Semuanya

Acara dan webinar boleh menjadi saluran penjanaan prospek ROI tertinggi anda, tetapi hanya jika anda memperlakukan mereka sebagai sistem lengkap: perancangan pra-acara, penangkapan semasa acara, dan susulan pasca-acara. Kebanyakan syarikat cemerlang dalam satu fasa ini dan gagal dalam dua yang lain.

Mulakan dengan memilih satu format acara—webinar biasanya yang paling mudah untuk diuji—dan membina proses lengkap di sekelilingnya. Laraskan halaman pendaftaran, promosi, penglibatan langsung, dan urutan susulan anda. Jejak apa yang berkesan dan apa yang tidak. Kemudian skalakan kepada jenis acara lain.

Syarikat yang menang dengan penjanaan prospek acara adalah mereka yang bergerak pantas dan kekal teratur. Mereka membuat susulan dalam 24 jam, mereka memperibadikan berdasarkan perbualan sebenar, dan mereka mempunyai sistem untuk menjejak setiap prospek dari hubungan awal hingga urus niaga ditutup. Automasi penghalaan prospek yang berkesan memastikan prospek acara sampai kepada wakil jualan yang betul dengan segera.

Strategi acara anda tidak sepatutnya wujud secara terpencil. Sambungkan ia kepada pendekatan penjanaan prospek anda yang lebih luas dengan memahami sumber prospek berbeza yang anda sedang gunakan dan cara memperkayakan data prospek acara untuk menjadikannya lebih berharga. Pertimbangkan bagaimana acara sesuai dalam rangka kerja go-to-market dan model pertumbuhan inbound keseluruhan anda.

Acara menjana prospek niat tinggi. Jangan bazirkan mereka dengan pelaksanaan yang kurang kemas atau susulan yang lambat. Dapatkan proses anda yang betul dan lihat kadar penukaran anda meningkat.

Ketahui Lebih Lanjut

Kembangkan strategi penjanaan prospek dan penukaran anda dengan sumber berkaitan ini: