Die besten When I Work-Alternativen 2026: 15 Tools, nachdem der kostenlose Plan weg ist

Aktualisiert im August 2026: Preise anhand der Seiten der Anbieter geprüft, wobei Schätzungen von Drittanbietern gekennzeichnet sind, wo ein Anbieter keinen Preis veröffentlicht.

Jahrelang war „When I Work“ die Antwort auf die Frage „Was ist eine kostenlose Planungs-App für mein Stundenteam?“. Der kostenlose Plan deckte bis zu 75 Mitarbeitende ab, genug für die meisten Restaurants, Läden und kleinen Kliniken, um einen ganzen Dienstplan zu führen, ohne einen Cent zu zahlen. Dieser Plan ist weg. When I Work verkauft jetzt drei bezahlte Stufen, Essentials mit $2,50 pro Nutzer und Monat, Pro mit $5 und Premium mit $8, mit nur einer 14-tägigen kostenlosen Testphase (keine Kreditkarte erforderlich) anstelle des früheren dauerhaft kostenlosen Zugangs. (When I Work)

Wenn Sie heute nach einer Alternative zu When I Work suchen, ist der weggefallene kostenlose Plan wahrscheinlich der Grund. Dieser Leitfaden behandelt 15 Tools, geordnet nach den echten Gründen, aus denen Menschen wechseln: Einige haben noch eine echte kostenlose Stufe; einige bündeln Zeiterfassung und Payroll, sodass Stunden direkt in einen Payroll-Lauf fließen; einige gehen tief in eine einzelne Branche, Restaurants, Gesundheitswesen oder Außendienstcrews; und einige passen zu Unternehmen, die einer Planungs-App für Kleinbetriebe schlicht entwachsen sind. Die Preise unten wurden im August 2026 auf den Seiten der Anbieter geprüft; wo ein Anbieter keine Zahl veröffentlicht, steht das klar im Text, und jede Schätzung eines Drittanbieters ist mit (reported) gekennzeichnet.

Wichtige Fakten

• Der Ersatz eines Mitarbeitenden kostet je nach Rolle und Dienstalter 50 % bis 200 % seines Jahresgehalts, laut SHRM. (SHRM)
• Die Kündigungsquote in Restaurants und in der Gastronomie lag seit Jahresbeginn im Schnitt bei 4,3 % und erreichte im Juni 2025 mit 5,5 % ihren Höchststand, laut BLS-JOLTS-Daten, die die National Restaurant Association auswertet. (National Restaurant Association)
• Zwei Drittel der Stundenkräfte im Einzelhandel und in der Gastronomie erhalten ihren Dienstplan weniger als zwei Wochen im Voraus, und 75 % wünschen sich einen stabileren, laut Harvards Shift Project, auf Basis von 30.000 Beschäftigten bei 120 großen Unternehmen. (The Shift Project, Harvard Kennedy School)
• Der weltweite Markt für Workforce-Management-Software wurde 2024 auf rund $8,85 Milliarden geschätzt und soll bis 2032 auf knapp $19,9 Milliarden wachsen, eine jährliche Wachstumsrate (CAGR) von 11,74 %. (Verified Market Research)

Warum Teams When I Work verlassen

Vier Gründe tauchen immer wieder auf, wenn Betreiber von Stundenteams nach einer Alternative zu When I Work suchen.

Der kostenlose Plan ist weg. When I Works kostenlose Stufe deckte jahrelang bis zu 75 Mitarbeitende ab, lange genug, dass viele Restaurantgruppen, Einzelhandelsketten und Kliniken ihren gesamten Workflow darum herum gebaut haben. Dieser Plan ist eingestellt; die einzige kostenlose Option ist jetzt eine 14-tägige Testphase. Ein Team, das $0 für die Planung budgetiert hatte, zahlt plötzlich ab dem ersten Mitarbeitenden, je nach Stufe 2,50 bis 8 $ pro Nutzer und Monat. (When I Work) Wenn ein echter kostenloser Plan die Anforderung ist, sind die ehrlichen Optionen 2026 Sling (30 Nutzer), Connecteam (10 Nutzer, alle Hubs), Jibble (unbegrenzt, nur Anwesenheit) und 7shifts (ein kostenloser Comp-Plan für Restaurants).

Sie wollen Zeiterfassung und Payroll auf einem Datensatz. When I Work konzentriert sich auf Planung und Schichtkommunikation. Erfasste Stunden ohne manuellen Export in einen Payroll-Lauf zu überführen, bedeutet meist Homebase, Deputy, Connecteam oder QuickBooks Time, die alle die Anwesenheit direkt mit einem Payroll-Lauf verknüpfen.

Sie brauchen Tiefe in einer Branche. Eine Restaurantgruppe, ein Krankenhaus mit 24/7-Abdeckung oder eine Crew ohne festen Arbeitsplatz im Außendienst entwächst einer generischen Planungs-App in der Regel schneller als ein Team im Büro. Das treibt Betreiber zu 7shifts (Restaurants), Humanity Schedule (TCP) oder Shiftboard (Gesundheitswesen und durchgehende Abdeckung) oder zu Connecteam und Workyard (Außendienstcrews).

Sie entwachsen der Kategorie ganz. Sobald Headcount und Compliance-Komplexität einige hundert Mitarbeitende über mehrere Standorte oder Länder überschreiten, wechseln Teams zu Plattformen wie UKG Pro Workforce Management oder Quinyx, die Personalprognose und Compliance-Kontrollen ergänzen, die ein Tool für Kleinbetriebe gar nicht erst versucht. (Siehe Beste Software für die Mitarbeiterplanung 2026 für die gesamte Kategorie, wenn Sie breit vergleichen.)

Was „kostenlos“ 2026 tatsächlich bedeutet

„Kostenlose Planungs-App“ ist weiterhin eine echte Kategorie. Sie bedeutet nur nicht mehr das, was sie bedeutete, als When I Work den Suchbegriff besaß. Hier steht, was heute tatsächlich kostenlos ist und was jede kostenlose Stufe auslässt.

Man sollte es klar sagen: Nichts hier erreicht die 75 Mitarbeitenden, die der kostenlose Plan von When I Work früher abdeckte. Slings 30 Nutzer sind die größte kostenlose Stufe, die noch Planung enthält; Jibble hat überhaupt keine Nutzergrenze, ist aber nur für Anwesenheit. ZoomShift kommt in der Form am nächsten, kostenlose Planung an einem Standort, begrenzt die Planung aber auf zwei Wochen im Voraus und lässt die Stempeluhr ganz weg. Keines ersetzt vollständig, was weg ist; wählen Sie den Tausch, der Sie am wenigsten kostet.

Schnellvergleichstabelle

Matrix zur Passung nach Teamphase

Tabelle zu Größe und Persona

Ein ehrliches Muster in dieser Liste: Je weiter man die Leiter hinaufsteigt, desto weniger transparent werden die Preise. Das Ende der Kleinbetriebe (Sling, ZoomShift, When I Work, Deputy, Homebase, Connecteam) veröffentlicht echte Zahlen, die Sie ohne Vertriebsgespräch vergleichen können. Das Enterprise-Ende (Shiftboard, Quinyx, UKG Pro Workforce Management) veröffentlicht im Wesentlichen nichts über „Vertrieb kontaktieren“ und den Hinweis auf anfallende Implementierungsgebühren hinaus. Wer einen kostenlosen Plan verloren hat, sucht auf einer Leiter, auf der sich die Preise mit jeder Sprosse schwerer prüfen lassen.

1. Sling: Der echte kostenlose Plan, bis zu 30 Nutzer

Sling ist die ehrliche Antwort auf „Ich will, was der kostenlose Plan von When I Work früher abdeckte“. Kostenlose Nutzer erhalten Planung, Schichttausch, Abwesenheitsanfragen und Team-Messaging, ohne Karte und ohne ablaufende Testuhr. Der Haken: Die kostenlose Stufe hört bei der Planung auf. Zeiterfassung und Anwesenheit stecken in den bezahlten Stufen Premium und Business.

Preis: Kostenlos für bis zu 30 Nutzer (Planung, Abwesenheit, Tausch, Messaging, keine Zeiterfassung). Premium $2,00/Nutzer/Monat monatlich, $1,70 jährlich. Business $4,00 monatlich, $3,40 jährlich. 15 Tage kostenlose Testphase für bezahlte Pläne. (Sling) Am besten geeignet für: Teams unter 30 Personen, die das wollen, was der kostenlose Plan von When I Work früher bot, abzüglich Zeiterfassung. Weniger geeignet für: Teams, die Anwesenheit und Payroll in derselben kostenlosen Stufe brauchen, oder solche, die bereits über 30 Nutzer liegen.

2. Deputy: Der engste direkte Ersatz

Deputy ist der direkteste Ersatz 1:1 für When I Work: Planung, Schichttausch, Stundenzettel und eine native Stempeluhr, dazu optionale Add-ons für Payroll, HR, Messaging und Analytics, die When I Work nicht bietet. Keines von beiden hat einen kostenlosen Plan, der Vergleich läuft also auf die Funktionstiefe hinaus. Für den vollständigen direkten Vergleich lesen Sie Deputy vs When I Work.

Preis: Lite $5/Nutzer/Monat, Core $6,50/Nutzer/Monat, Pro $9/Nutzer/Monat (USD, ohne Steuern), mit einem Mindestumsatz von $30 pro Rechnung und Monat. Add-ons: Payroll (über Paycor) $8/Nutzer/Monat + $49/Monat Grundgebühr, HR $2/Nutzer/Monat, Messaging+ $1,95/Nutzer/Monat, Analytics+ $1,50/Nutzer/Monat. Enterprise und der Flexible Weekly Plan nur auf individuelles Angebot. (Deputy) Am besten geeignet für: Teams, die den engsten gleichwertigen Ersatz wollen, mit der Option, mit dem Wachstum Payroll- und HR-Module zu ergänzen. Lesen Sie Beste Deputy-Alternativen, falls sich Deputy selbst als unpassend erweist. Weniger geeignet für: Teams unter dem Rechnungsminimum von $30/Monat oder solche, die ausdrücklich eine kostenlose Stufe brauchen.

3. Homebase: Planung und Payroll für kleine Teams mit mehreren Standorten

Homebase koppelt Planung mit einem Payroll-Add-on und POS-Integrationen, ausgerichtet auf Kleinbetriebe mit einem bis wenigen Standorten. Sein Ruf lautet „kostenlos für unbegrenzt viele Mitarbeitende“, was einmal stimmte und jetzt nicht mehr: Der kostenlose Basic-Plan endet bei einem Standort und 10 Mitarbeitenden.

Preis: Kostenlos Basic: 1 Standort, bis zu 10 Mitarbeitende (einfache Planung, einfache Zeiterfassung, POS-Integration). Essentials $30/Standort/Monat monatlich, $24 jährlich. Plus $70 monatlich, $56 jährlich. All-in-One $120 monatlich, $96 jährlich, unbegrenzt viele Mitarbeitende pro Standort in den bezahlten Stufen. Payroll-Add-on: $39/Monat + $6 pro bezahltem Mitarbeitenden. (Homebase) Am besten geeignet für: Kleinbetriebe mit einem oder wenigen Standorten, die Planung und Payroll vom selben Anbieter wollen. Lesen Sie Beste Homebase-Alternativen, falls 10 kostenlose Mitarbeitende nicht genug Spielraum bieten. Weniger geeignet für: Teams über 10 Mitarbeitende, die im kostenlosen Plan bleiben wollen, da diese Grenze fest ist.

4. Connecteam: Mobile-first, gebaut für Teams ohne festen Arbeitsplatz

Connecteam zielt auf die Belegschaft, für die ein Planungstool für den Schreibtisch nicht gebaut wurde: Einzelhandel, Gastgewerbe, Bau und Außendienstcrews, die Planung, eine Stempeluhr, Aufgaben-Checklisten und schlankes HR in einer Mobile-App brauchen. Sein kostenloser Plan Small Business deckt bis zu 10 Nutzer über jeden Hub ab, Operations, Communications, HR & Skills, nicht nur eine Funktion.

Preis: Small Business dauerhaft kostenlos, bis zu 10 Nutzer, über alle Hubs. Bezahlte Stufen werden pro Hub bepreist (Operations, Communications, HR & Skills): Basic $35/Monat monatlich oder $29 jährlich, erste 30 Nutzer, danach $1,00 pro weiterem Nutzer monatlich oder $0,80 jährlich. Advanced $59 monatlich, $49 jährlich (+$3,00 monatlich, $2,50 jährlich pro weiterem). Expert $119 monatlich, $99 jährlich (+$5,00 monatlich, $4,20 jährlich pro weiterem). Enterprise individuell. (Connecteam) Am besten geeignet für: Teams im Einzelhandel, Außendienst, Gastgewerbe oder auf dem Bau mit Stundenkräften ohne festen Arbeitsplatz, die Planung und Einstempeln zusammen brauchen. Lesen Sie Beste Connecteam-Alternativen, falls die Preise pro Hub nicht zu Ihrem Budgetrahmen passen. Außendienstcrews können außerdem Beste Field-Service-Management-Software interessieren. Weniger geeignet für: Teams, die nur einen Hub brauchen, da die Preise pro Hub die Nutzung der gesamten Plattform belohnen.

5. 7shifts: Gezielt für Restaurants gebaut

7shifts versucht nicht, ein allgemeines Planungstool zu sein. Personalkosten gegen Umsatz, Trinkgeld-Pooling, Compliance bei vorhersehbarer Dienstplanung (Predictive Scheduling) und POS-Integrationen für Restaurants sind der ganze Zweck, gezielt gebaute Tiefe, für die ein generisches Tool Umwege braucht, und eine schlechte Passung für jeden Betrieb außerhalb der Gastronomie.

Preis: Kostenloser Comp-Plan (einfache Planung, Zeiterfassung, Team-Kommunikation, Verfügbarkeit und Abwesenheit). Bezahlte Pläne beginnen bei $39,99 pro Standort und Monat; die Preisseite von 7shifts blockiert automatisiertes Abrufen, daher konnten die Stufenpreise oberhalb des Einstiegspunkts nicht unabhängig bestätigt werden, klären Sie sie direkt mit 7shifts. Payroll-Add-on $39,99/Standort/Monat + $6 pro bezahltem Mitarbeitenden. (7shifts) Am besten geeignet für: Restaurants und Gastronomiebetriebe, die Planung rund um die Personalkosten wollen, keine generische App, die für die Aufgabe angepasst wurde. Weniger geeignet für: Jeden Betrieb außerhalb von Restaurants und Gastronomie, wo die branchenspezifischen Funktionen keinen Wert bringen.

6. QuickBooks Time: Anwesenheit, direkt mit der Payroll verbunden

QuickBooks Time (früher TSheets) löst, was eine Planungs-App allein nicht löst: erfasste Stunden direkt in einen Payroll-Lauf zu überführen. Stundenkräfte stempeln ein und aus, versehen ihren Standort per GPS mit einem Tag, und die Stunden fließen ohne manuelle Neueingabe in QuickBooks Payroll. Lesen Sie Beste Payroll-Software, falls die Payroll selbst noch offen ist.

Preis: Premium $10/Monat Grundgebühr + $8/Nutzer/Monat. Elite $20/Monat Grundgebühr + $10/Nutzer/Monat. Listenpreise; Intuit gewährt häufig Aktionsrabatte, bestätigen Sie also den aktuellen Satz vor dem Kauf. (QuickBooks) Am besten geeignet für: Unternehmen, die bereits QuickBooks Payroll nutzen und Ein- und Ausstempeln brauchen, das direkt mit der Lohnberechnung verknüpft ist. Verwandt: Beste Software für die Zeiterfassung. Weniger geeignet für: Teams, die QuickBooks nicht für die Payroll nutzen, oder solche, die Planungstiefe über die Synchronisierung der Anwesenheit stellen.

7. Jibble: Dauerhaft kostenlos, unbegrenzt viele Nutzer, nur Anwesenheit

Jibble ist das eine Tool hier ohne Nutzergrenze in seinem kostenlosen Plan. Unbegrenzt viele Nutzer stempeln per Smartphone, Web oder gemeinsamem Kiosk ein und aus, mit einfachen Stundenzetteln und Integrationen mit Slack, Teams und QuickBooks kostenlos inklusive. Der Kompromiss: Jibble beantwortet „Ist diese Person erschienen?“, nicht „Wie sieht ihr Dienstplan aus?“.

Preis: Dauerhaft kostenlos, unbegrenzt viele Nutzer, mit Ein- und Ausstempeln per Smartphone/Web/Kiosk, einfachen Stundenzetteln und Integrationen mit Slack/Teams/QuickBooks. Die bezahlten Stufen Premium und Ultimate ergänzen Gesichtserkennung, GPS-Geofencing und tieferes Reporting, aber die Zahlen sind nicht veröffentlicht. (Jibble) Am besten geeignet für: Organisationen, die kostenloses, zuverlässiges Ein- und Ausstempeln zur Anwesenheitserfassung bei jedem Headcount brauchen. Weniger geeignet für: Teams, die einen tatsächlichen Dienstplan brauchen, da Jibble Anwesenheit erfasst, keine Schichten.

8. ZoomShift: Preisgünstige, einfache Planung

ZoomShift hält den Funktionsumfang nah an dem, was der alte kostenlose Plan von When I Work abdeckte: Dienstpläne, Schichtbestätigung, Erinnerungen und Team-Kommunikation, zu einem niedrigeren Preis, sobald Sie zahlen. Das kostenlose Essentials deckt bis zu 20 aktive Teammitglieder an einem Standort ab, begrenzt die Planung aber auf zwei Wochen im Voraus und lässt die Stempeluhr weg.

Preis: Essentials kostenlos für bis zu 20 aktive Teammitglieder an 1 Standort (einfache Planung, Team-Kommunikation, Erinnerungen, Schichtbestätigung, Planung bis zu 2 Wochen im Voraus; keine Stempeluhr oder Stundenzettel). Starter $2,50/Nutzer/Monat monatlich, $2/Nutzer/Monat jährlich. Premium $5/Nutzer/Monat monatlich, $4/Nutzer/Monat jährlich. Enterprise individuell bepreist. (ZoomShift) Am besten geeignet für: Kleine Teams an einem Standort, die ein kostengünstiges, schnörkelloses Planungstool wollen, nah an dem, was When I Work früher kostenlos bot. Weniger geeignet für: Unternehmen mit mehreren Standorten, Teams, die eine Stempeluhr brauchen, oder alle, die mit kostenlosem Budget mehr als zwei Wochen im Voraus planen.

9. Planday: Schichtplanung mit internationaler Tiefe und Tiefe im Gastgewerbe

Planday neigt zu Schichtarbeit im Gastgewerbe, im Einzelhandel und im Gesundheitswesen mit starken europäischen und britischen Wurzeln und integriert sich mit Payroll-Anbietern in mehreren Ländern. Anders als die meisten Tools hier veröffentlicht seine Preisseite überhaupt keine Zahlen, nur drei Stufennamen und ein Minimum von 5 Nutzern in der Einstiegsstufe.

Preis: Planday veröffentlicht Preise pro Nutzer auf seiner eigenen Preisseite, aber die Seite wird je nach Region dargestellt, weshalb eine frühere Prüfung, die ohne Zahlen zurückkam, ein Darstellungsartefakt war und kein fehlender Preis. US-Liste: Starter $2,99 pro Nutzer und Monat mit mindestens 5 Nutzern; Plus $4,49 pro Nutzer und Monat plus eine monatliche Abonnementgebühr von $15,00 mit mindestens 10 Nutzern; Pro nur auf individuelles Angebot. Eine 30-tägige kostenlose Testphase ist für die Self-Serve-Stufen verfügbar, ohne Kreditkarte. Fordern Sie ein Angebot in Ihrer eigenen Währung an, statt anzunehmen, dass die US-Zahlen gelten. (Planday) Am besten geeignet für: Unternehmen im Gastgewerbe, im Einzelhandel oder im Gesundheitswesen in Großbritannien oder Europa, die Payroll-Integrationen über Ländergrenzen hinweg wollen. Weniger geeignet für: Käufer, die eine echte Zahl vergleichen wollen, bevor sie mit dem Vertrieb sprechen.

10. Buddy Punch: Per GPS verifizierte Stempeluhr plus Planung

Buddy Punch dreht sich um eine Stempeluhr mit GPS-Tracking in Echtzeit, auf die Planung und ein Payroll-Add-on aufgesetzt werden. Jeder Plan trägt zusätzlich zum Satz pro Nutzer eine pauschale Grundgebühr von $19/Monat, und diese Grundgebühr zählt mehr, als es aussieht: Bei 8 Nutzern kostet Starter bei jährlicher Abrechnung $19 plus $39,92, also $58,92 im Monat, mehr als die Stufe Essentials von When I Work bei gleichem Headcount und weit mehr als Slings $0.

Preis: Jeder Plan trägt eine Grundgebühr von $19/Monat zusätzlich zum Satz pro Nutzer. Starter $4,99/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung, $5,99/Nutzer/Monat bei monatlicher. Pro $6,99/Nutzer/Monat jährlich, $7,99/Nutzer/Monat monatlich. Advanced (Enterprise) $12,99/Nutzer/Monat jährlich, $13,99/Nutzer/Monat monatlich. Payroll-Add-on: $8/Nutzer/Monat plus $49/Monat Grundgebühr in Starter oder $6/Nutzer/Monat plus $39/Monat Grundgebühr in Pro. 14 Tage kostenlose Testphase. (Buddy Punch Help Center) Am besten geeignet für: Teams, die per GPS verifiziertes Einstempeln und fotobasiertes Einstempeln wollen, wo der Nachweis des Standorts ebenso zählt wie die erfassten Stunden. Weniger geeignet für: Sehr kleine, kostenempfindliche Teams, da die Grundgebühr von $19 Buddy Punch teurer macht, als sein Satz pro Nutzer vermuten lässt, bis der Headcount steigt.

11. Workyard: GPS-Zeiterfassung und Personalkosten für Baucrews

Workyard verengt ein Problem, das Connecteam breiter abdeckt: GPS-Zeiterfassung und Planung, gebaut um Bau, Haushaltsdienstleistungen und Außendienstcrews, die zwischen Einsatzorten wechseln. Zeiteinträge und Fahrtkilometer werden einem bestimmten Auftrag zugeordnet, sodass die Personalkosten pro Projekt ohne separate Tabelle sichtbar sind.

Preis: Pläne beginnen bei $6/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung; monatliche Abrechnung ist ebenfalls zu einem nicht veröffentlichten Satz verfügbar. Die Stufen sind Starter, Pro, Autopilot und Enterprise (individuell); nur der Einstiegspunkt ist öffentlich. 14 Tage kostenlose Testphase. (Workyard) Am besten geeignet für: Bau, Haushaltsdienstleistungen und Außendienstcrews, die neben der Planung die Erfassung der Personalkosten pro Auftrag brauchen, eine engere Alternative zu Connecteam ohne HR- oder Kommunikations-Hubs. Weniger geeignet für: Restaurants, Einzelhandel oder Teams im Büro, da der Funktionsumfang um Außendienst und Einsatzorte kreist.

12. Humanity Schedule (TCP): Planung für das Gesundheitswesen und 24/7-Abdeckung

Humanity, inzwischen als Humanity Schedule unter TCP Software verkauft, ist für Organisationen gebaut, die nie ganz schließen: Krankenhäuser, Seniorenpflege und Fertigungswerke mit durchgehenden Schichten. Regeln für Schichttausch, Nachverfolgung von Qualifikationen und Compliance-Kontrollen gehen hier tiefer als in einem Tool für Kleinbetriebe, und anders als die meisten Enterprise-orientierten Konkurrenten veröffentlicht TCP tatsächlich Einstiegspreise.

Preis: Essentials $2,75/Mitarbeitendem/Monat, jährlich abgerechnet, bis zu 250 Mitarbeitende. Professional ab $3,75/Mitarbeitendem/Monat bei jährlicher Abrechnung (Mengenrabatte möglich). Enterprise auf individuelles Angebot. Eine monatliche Abrechnung ist nicht veröffentlicht. (TCP Software) Am besten geeignet für: Gesundheitssysteme, Seniorenpflegeeinrichtungen und Fertigungsbetriebe, die durchgehende, konforme Schichtabdeckung brauchen. Lesen Sie Beste HR-Software. Weniger geeignet für: Teams, die Abrechnung von Monat zu Monat wollen, oder Organisationen über 250 Mitarbeitende, die weiter auf Essentials-Preise hoffen.

13. UKG Shiftboard: Enterprise-Planung für komplexe Betriebe an mehreren Standorten

Shiftboard (vermarktet als ScheduleFlex) zielt auf Organisationen, die über viele Standorte mit komplexen Arbeitsregeln planen: mehrere Profiltypen von Beschäftigten, Tarifverträge und standortspezifische Compliance. Es ist das schwergewichtigste Tool dieser Liste, gebaut für Komplexität, nicht für eine schnelle Self-Serve-Einrichtung. Beachten Sie den Eigentümerwechsel: UKG hat Shiftboard in einem Geschäft übernommen, das am 30. Mai 2025 abgeschlossen wurde, und es wird jetzt als UKG Shiftboard innerhalb der Suite UKG Pro Workforce Management verkauft statt als eigenständiges Produkt.

Preis: Keine öffentlichen Zahlen in irgendeiner Stufe. Die aktuelle Seite zu den Plänen ist ein Kontaktformular, und die ältere Seite, die eine Stufe für einen Standort und eine für mehrere Standorte mit nicht bezifferten Mindestabonnement- und Implementierungsgebühren nannte, ist nicht mehr erreichbar. Preise erfordern ein direktes Angebot, jetzt über UKG. (UKG Shiftboard) Am besten geeignet für: Große Organisationen mit mehreren Standorten und komplexen Arbeitsregeln, die ein Tool für Kleinbetriebe nicht abbilden kann. Weniger geeignet für: Kleine oder mittelgroße Teams, die eine schnelle Self-Serve-Einrichtung und transparente Preise wollen.

14. Quinyx: KI-gestützte Prognose für Einzelhandel und QSR in großem Maßstab

Quinyx bietet bedarfsbasierte, KI-gestützte Planung für große Einzelhandelsketten und Quick-Service-Restaurants (QSR): Es prognostiziert Kundenfrequenz oder Umsatzvolumen und erzeugt automatisch passende Dienstpläne, eine andere Aufgabe als die manuelle Planung, die die meisten Tools hier gut beherrschen. Es hat europäische Wurzeln, wird von großen Einzelhandels- und QSR-Marken in mehreren Ländern genutzt und verkauft ausschließlich über individuelle Angebote.

Preis: Quinyx veröffentlicht keine Preisstufen. Seine Preisseite erklärt, dass das Unternehmen einen individuellen Ansatz nach Geschäftsbedarf verfolgt, und verweist Interessenten für ein Angebot an den Vertrieb. (Quinyx) Am besten geeignet für: Große Einzelhandels- oder QSR-Ketten mit mehreren Standorten, die bedarfsbasierte Prognose über der Planung wollen. Weniger geeignet für: Betriebe mit einem Standort oder kleine Teams, wo die Prognose-Engine mehr bietet, als gebraucht wird.

15. UKG Pro Workforce Management: Workforce Management auf Enterprise-Niveau in großem Maßstab

UKG Pro Workforce Management liegt weit jenseits dessen, wo eine Suche nach einer Alternative zu When I Work üblicherweise beginnt, gebaut für große Unternehmen (grob 1.000 bis über 50.000 Mitarbeitende), die tiefe Compliance, Personalprognose und die Integration in eine breitere HR-Suite brauchen. Es ist für Teams aufgenommen, die Tools für Kleinbetriebe wirklich entwachsen sind, nicht als gleichwertiger Ersatz.

Preis: UKG veröffentlicht keine Preise; jedes Angebot ist individuell, ohne öffentliche Stufenstruktur und mit über den Vertrieb gewählten Modulen. Beschaffungsanalysen von Drittanbietern berichten grob 26 bis 41 $ pro Mitarbeitendem und Monat (reported), plus Kosten für Module und Implementierung, von UKG nicht bestätigt. (Outsail) Am besten geeignet für: Große Unternehmen, die Tools für Kleinbetriebe entwachsen sind und Workforce Management brauchen, das in eine vollständige HR-Suite integriert ist. Weniger geeignet für: Kleine oder mittelgroße Teams oder alle, die eine schnelle Self-Serve-Einrichtung wollen, das ist ein mehrmonatiger Vertriebsprozess, kein Anmeldeformular.

So wählen Sie: Entscheidungsrahmen

Wählen Sie nach der operativen Lücke, die When I Work offen lässt: kostenlose Planung, Payroll-verknüpfte Zeit, Branchentiefe oder Enterprise-Größe.

Nächste Schritte

Gleichen Sie Ihren tatsächlichen Grund für den Wechsel, den Verlust des kostenlosen Plans, den Wunsch nach Payroll auf demselben Datensatz, den Bedarf an Branchentiefe oder das Entwachsen der Kategorie, mit dem Rahmen oben ab und fahren Sie dann Ihre beiden Favoriten gegen einen echten Planungszyklus über zwei Wochen, nicht gegen eine Sandbox-Demo. Wenn ein wirklich kostenloser Plan die Anforderung ist, beginnen Sie mit Sling oder Connecteam, je nachdem, ob Zeiterfassung zählt. Wenn Sie When I Work Funktion für Funktion ersetzen, beginnen Sie mit Deputy vs When I Work, oder lesen Sie Beste Software für die Mitarbeiterplanung 2026 für die gesamte Kategorie.