Las mejores alternativas a When I Work en 2026: 15 herramientas ahora que el plan gratuito desapareció

Actualizado en agosto de 2026: precios verificados en las páginas de los proveedores, con las estimaciones de terceros identificadas cuando un proveedor no publica precio.

Durante años, "When I Work" fue la respuesta a "¿qué app de programación gratuita sirve para mi equipo por horas?". El plan gratuito cubría hasta 75 empleados, suficiente para que la mayoría de los restaurantes, tiendas de retail y pequeñas clínicas armara un horario completo sin pagar un centavo. Ese plan desapareció. When I Work ahora vende tres niveles de pago: Essentials a $2.50 por usuario al mes, Pro a $5 y Premium a $8, y solo una prueba gratuita de 14 días (sin tarjeta de crédito) ocupa el lugar de lo que antes era acceso gratuito permanente. (When I Work)

Si hoy busca una alternativa a When I Work, probablemente se deba a que el plan gratuito desapareció. Esta guía cubre 15 herramientas organizadas en torno a las razones reales por las que la gente se va: algunas todavía tienen un nivel gratuito genuino; algunas integran el registro de horas y la nómina (payroll) para que las horas fluyan directo a un ciclo de pago; algunas profundizan en una sola vertical, restaurantes, salud o equipos de campo; y unas pocas encajan con empresas que simplemente han superado una app de programación para pequeños negocios. Los precios de abajo se comprobaron en las páginas de los proveedores en agosto de 2026; cuando un proveedor no publica una cifra, se dice con claridad y cualquier estimación de terceros se identifica como (reported).

Datos Clave

• Reemplazar a un empleado cuesta entre 50% y 200% de su salario anual, según el puesto y la antigüedad, según SHRM. (SHRM)
• La tasa de renuncias del sector de restaurantes y servicios de alimentación promedió 4.3% en lo que va del año, con un pico de 5.5% en junio de 2025, según los datos JOLTS de la BLS que sigue la National Restaurant Association. (National Restaurant Association)
• Dos tercios de los trabajadores por horas de retail y servicios de alimentación reciben menos de dos semanas de aviso sobre su horario, y el 75% quiere uno más estable, según el Shift Project de Harvard, con base en 30,000 trabajadores de 120 grandes empresas. (The Shift Project, Harvard Kennedy School)
• El mercado global de software de gestión de la fuerza laboral se valoró en unos $8.85 mil millones en 2024, y se proyecta que alcance casi $19.9 mil millones en 2032, una CAGR de 11.74%. (Verified Market Research)

Por qué los equipos están dejando When I Work

Cuatro razones aparecen una y otra vez cuando los operadores de equipos por horas buscan una alternativa a When I Work.

El plan gratuito desapareció. El nivel gratuito de When I Work cubría hasta 75 empleados desde hacía años, tiempo suficiente para que muchos grupos de restaurantes, cadenas de retail y clínicas construyeran todo su flujo de trabajo en torno a él. Ese plan está retirado; la única opción sin costo ahora es una prueba de 14 días. Un equipo que presupuestó $0 para programación de pronto paga desde el primer empleado, a $2.50 a $8 por usuario al mes según el nivel. (When I Work) Si un plan gratuito real es el requisito, las opciones honestas en 2026 son Sling (30 usuarios), Connecteam (10 usuarios, todos los hubs), Jibble (ilimitado, solo asistencia) y 7shifts (un plan Comp gratuito para restaurantes).

Quieren registro de horas y nómina en un solo registro. When I Work se centra en la programación y la comunicación de turnos. Convertir las horas fichadas en un ciclo de nómina sin una exportación manual suele significar Homebase, Deputy, Connecteam o QuickBooks Time, todos los cuales vinculan la asistencia directamente con un ciclo de pago.

Necesitan profundidad en una vertical. Un grupo de restaurantes, un hospital con cobertura 24/7 o un equipo de campo sin escritorio tiende a superar una app de programación genérica más rápido que un equipo de oficina. Eso empuja a los operadores hacia 7shifts (restaurantes), Humanity Schedule (TCP) o Shiftboard (salud y cobertura continua), o Connecteam y Workyard (equipos de campo).

Superan la categoría por completo. Cuando la plantilla y la complejidad de cumplimiento superan unos cientos de empleados en varios sitios o países, los equipos pasan a plataformas como UKG Pro Workforce Management o Quinyx, que añaden pronóstico de costos laborales y controles de cumplimiento que una herramienta para pequeños negocios no intenta ofrecer. (Consulte Mejor software de programación de turnos en 2026 para ver la categoría completa si está comparando en general.)

Lo que realmente ofrece lo gratuito en 2026

"App de programación gratuita" sigue siendo una categoría real. Solo que ya no significa lo que significaba cuando When I Work dominaba ese término de búsqueda. Esto es lo que hoy es realmente gratuito, y lo que cada nivel gratuito deja fuera.

Vale la pena decirlo con claridad: nada de aquí iguala los 75 empleados que cubría el plan gratuito de When I Work. Los 30 usuarios de Sling son el nivel gratuito más grande que aún incluye programación; Jibble no tiene tope de usuarios, pero es solo de asistencia. ZoomShift es la coincidencia más cercana en forma, programación gratuita en una ubicación, pero limita la planificación a dos semanas hacia adelante y omite el reloj de fichaje por completo. Ninguna reemplaza del todo lo que se perdió; elija el intercambio que menos le cueste.

Tabla comparativa rápida

Matriz de adecuación por etapa

Tabla de dimensionamiento y perfiles

Un patrón honesto en toda esta lista: los precios se vuelven menos transparentes cuanto más se sube por la escalera. El extremo de pequeños negocios (Sling, ZoomShift, When I Work, Deputy, Homebase, Connecteam) publica cifras reales que puede comparar sin una llamada de ventas. El extremo empresarial (Shiftboard, Quinyx, UKG Pro Workforce Management) no publica prácticamente nada más allá de "contacte a ventas" y una nota de que se aplican tarifas de implementación. Un lector que perdió un plan gratuito está comprando en una escalera cuyos precios son más difíciles de verificar en cada peldaño.

1. Sling: el plan gratuito real, hasta 30 usuarios

Sling es la respuesta honesta a "quiero lo que cubría el plan gratuito de When I Work". Los usuarios gratuitos obtienen programación, intercambios de turnos, solicitudes de tiempo libre y mensajería de equipo, sin tarjeta y sin un reloj de prueba que se agota. El inconveniente: el nivel gratuito se queda en la programación. El registro de horas y la asistencia viven en los niveles de pago Premium y Business.

Precios: Gratis para hasta 30 usuarios (programación, tiempo libre, intercambios, mensajería, sin registro de horas). Premium $2.00/usuario/mes mensual, $1.70 anual. Business $4.00 mensual, $3.40 anual. Prueba gratuita de 15 días en los planes de pago. (Sling) Ideal para: Equipos de menos de 30 personas que quieren lo que ofrecía el plan gratuito de When I Work, menos el registro de horas. No ideal para: Equipos que necesitan asistencia y nómina (payroll) en el mismo nivel gratuito, o que ya superaron los 30 usuarios.

2. Deputy: el reemplazo directo más cercano

Deputy es el reemplazo 1:1 más directo de When I Work: programación, intercambios de turnos, hojas de horas y un reloj de fichaje nativo, además de complementos opcionales de Payroll, HR, Messaging y Analytics que When I Work no ofrece. Ninguno tiene plan gratuito, así que la comparación se reduce a la profundidad de funciones. Para una comparación completa lado a lado, consulte Deputy vs When I Work.

Precios: Lite $5/usuario/mes, Core $6.50/usuario/mes, Pro $9/usuario/mes (USD, sin impuestos), con un gasto mensual mínimo de $30 por factura. Complementos: Payroll (vía Paycor) $8/usuario/mes + $49/mes de base, HR $2/usuario/mes, Messaging+ $1.95/usuario/mes, Analytics+ $1.50/usuario/mes. Enterprise y el Flexible Weekly Plan son de cotización personalizada. (Deputy) Ideal para: Equipos que quieren el reemplazo más parecido, con la opción de añadir módulos de nómina y HR a medida que crecen. Consulte Mejores alternativas a Deputy si Deputy mismo resulta no encajar. No ideal para: Equipos por debajo del mínimo de $30/mes por factura, o que necesitan específicamente un nivel gratuito.

3. Homebase: programación y nómina para equipos pequeños con varias ubicaciones

Homebase combina la programación con un complemento de nómina (payroll) e integraciones con POS, dirigido a pequeños negocios que operan de una a unas pocas ubicaciones. Su reputación es "gratis para empleados ilimitados", algo que fue cierto alguna vez y ya no lo es: el plan Basic gratuito se limita a una ubicación y 10 empleados.

Precios: Basic gratuito: 1 ubicación, hasta 10 empleados (programación básica, registro de horas básico, integración con POS). Essentials $30/ubicación/mes mensual, $24 anual. Plus $70 mensual, $56 anual. All-in-One $120 mensual, $96 anual, empleados ilimitados por ubicación en los niveles de pago. Complemento de nómina (payroll): $39/mes + $6 por empleado pagado. (Homebase) Ideal para: Negocios de una sola ubicación o de pocas ubicaciones que quieren programación y nómina (payroll) del mismo proveedor. Consulte Mejores alternativas a Homebase si 10 empleados gratis no es suficiente margen. No ideal para: Equipos de más de 10 empleados que esperan seguir en el plan gratuito, ya que ese tope es firme.

4. Connecteam: primero móvil, creado para equipos sin escritorio

Connecteam se dirige a la fuerza laboral para la que una herramienta de programación de escritorio no fue creada: retail, hostelería, construcción y equipos de campo que necesitan programación, un reloj de fichaje, listas de tareas y HR ligero en una sola app móvil. Su plan gratuito Small Business cubre hasta 10 usuarios en todos los hubs, Operations, Communications, HR & Skills, no solo una función.

Precios: Small Business gratis de por vida, hasta 10 usuarios, en todos los hubs. Los niveles de pago cobran por hub (Operations, Communications, HR & Skills): Basic $35/mes mensual o $29 anual, primeros 30 usuarios, luego $1.00 por usuario adicional mensual o $0.80 anual. Advanced $59 mensual, $49 anual (+$3.00 mensual, $2.50 anual por adicional). Expert $119 mensual, $99 anual (+$5.00 mensual, $4.20 anual por adicional). Enterprise personalizado. (Connecteam) Ideal para: Equipos de retail, servicio de campo, hostelería o construcción con empleados por horas y sin escritorio que necesitan programación y fichaje juntos. Consulte Mejores alternativas a Connecteam si el precio por hub no encaja con la forma de su presupuesto. Los equipos de campo en particular también pueden querer Mejor software de gestión de servicio de campo. No ideal para: Equipos que solo necesitan un hub, ya que el precio por hub premia el uso de toda la plataforma.

5. 7shifts: creado específicamente para restaurantes

7shifts no intenta ser una herramienta de programación general. Los costos laborales frente a las ventas, el reparto de propinas, el cumplimiento de la programación predictiva y las integraciones con POS de restaurantes son todo el punto, una profundidad hecha a medida que una herramienta genérica necesita resolver con soluciones alternativas, y un mal ajuste para cualquier negocio fuera de los servicios de alimentación.

Precios: Plan Comp gratuito (programación básica, fichaje, comunicación del equipo, disponibilidad y tiempo libre). Los planes de pago parten de $39.99 por ubicación al mes; la página de precios de 7shifts bloquea la consulta automatizada, así que las cifras de los niveles por encima del punto de entrada no pudieron confirmarse de forma independiente, confírmelas directamente con 7shifts. Complemento de nómina (payroll) $39.99/ubicación/mes + $6 por empleado pagado. (7shifts) Ideal para: Restaurantes y operadores de servicios de alimentación que quieren una programación creada en torno a los costos laborales, no una app genérica adaptada para la tarea. No ideal para: Cualquier negocio fuera de los restaurantes y los servicios de alimentación, donde las funciones específicas de la vertical no aportan valor.

6. QuickBooks Time: asistencia vinculada directamente a la nómina

QuickBooks Time (antes TSheets) resuelve lo que una app de programación por sí sola no resuelve: convertir las horas fichadas directamente en un ciclo de nómina. Los empleados por horas fichan entrada y salida, etiquetan su ubicación por GPS y las horas fluyen a QuickBooks Payroll sin reingreso manual. Consulte Mejor software de nómina (payroll) si la nómina en sí todavía está abierta.

Precios: Premium $10/mes de base + $8/usuario/mes. Elite $20/mes de base + $10/usuario/mes. Precios de lista; Intuit aplica con frecuencia descuentos promocionales, así que confirme la tarifa vigente antes de comprar. (QuickBooks) Ideal para: Empresas que ya usan QuickBooks Payroll y necesitan el fichaje de entrada y salida vinculado directamente al cálculo de salarios. Relacionado: Mejor software de control de horas. No ideal para: Equipos que no usan QuickBooks para la nómina, o que priorizan la profundidad de programación sobre la sincronización de asistencia.

7. Jibble: gratis para siempre, usuarios ilimitados, solo asistencia

Jibble es la única herramienta de aquí sin tope de usuarios en su plan gratuito. Usuarios ilimitados fichan entrada y salida desde el móvil, la web o un quiosco compartido, con hojas de horas básicas e integraciones con Slack, Teams y QuickBooks incluidas gratis. La contrapartida: Jibble responde "¿esta persona se presentó?", no "¿cuál es su horario?".

Precios: Gratis para siempre, usuarios ilimitados, con fichaje desde móvil/web/quiosco, hojas de horas básicas e integraciones con Slack/Teams/QuickBooks. Los niveles de pago Premium y Ultimate añaden reconocimiento facial, geofencing por GPS y reportes más profundos, pero las cifras no se publican. (Jibble) Ideal para: Organizaciones que necesitan un fichaje de entrada y salida gratuito y confiable con cualquier plantilla. No ideal para: Equipos que necesitan un horario de turnos real, ya que Jibble registra asistencia, no turnos.

8. ZoomShift: programación sencilla y económica

ZoomShift mantiene el conjunto de funciones cerca de lo que cubría el antiguo plan gratuito de When I Work: horarios, confirmación de turnos, recordatorios y comunicación del equipo, a un precio menor cuando sí se paga. Essentials gratuito cubre hasta 20 miembros activos del equipo en una ubicación, pero limita la programación a dos semanas hacia adelante y omite el reloj de fichaje.

Precios: Essentials gratuito para hasta 20 miembros activos del equipo en 1 ubicación (programación básica, comunicación del equipo, recordatorios, confirmación de turnos, programación hasta con 2 semanas de anticipación; sin reloj de fichaje ni hojas de horas). Starter $2.50/usuario/mes mensual, $2/usuario/mes anual. Premium $5/usuario/mes mensual, $4/usuario/mes anual. Enterprise tiene precio personalizado. (ZoomShift) Ideal para: Equipos pequeños de una sola ubicación que quieren una herramienta de programación económica y sin adornos, parecida a lo que When I Work ofrecía gratis. No ideal para: Negocios con varias ubicaciones, equipos que necesitan un reloj de fichaje, o cualquiera que programe con más de dos semanas de anticipación con un presupuesto gratuito.

9. Planday: programación de turnos con profundidad internacional y de hostelería

Planday se inclina hacia el trabajo por turnos de hostelería, retail y salud, con fuertes raíces europeas y del Reino Unido, e integra proveedores de nómina de varios países. A diferencia de la mayoría de las herramientas de aquí, su página de precios no publica ninguna cifra, solo tres nombres de nivel y un mínimo de 5 usuarios en el nivel de entrada.

Precios: Planday publica precios por usuario en su propia página de precios, pero la página se muestra según la región, razón por la cual una comprobación anterior que no encontró cifras fue un artefacto de renderizado y no un precio ausente. Lista de EE. UU.: Starter $2.99 por usuario al mes con un mínimo de 5 usuarios; Plus $4.49 por usuario al mes más una tarifa de suscripción mensual de $15.00 con un mínimo de 10 usuarios; Pro es de cotización personalizada. Hay una prueba gratuita de 30 días en los niveles de autoservicio, sin tarjeta de crédito. Pida una cotización en su propia moneda en lugar de suponer que se aplican las cifras de EE. UU. (Planday) Ideal para: Negocios de hostelería, retail o salud en el Reino Unido o Europa que quieren integraciones de nómina en varios países. No ideal para: Compradores que quieren comparar una cifra real antes de hablar con ventas.

10. Buddy Punch: reloj de fichaje verificado por GPS más programación

Buddy Punch se centra en un reloj de fichaje con seguimiento por GPS en tiempo real, con la programación y un complemento de nómina (payroll) por encima. Cada plan lleva una tarifa base fija de $19/mes además de la tarifa por usuario, y esa tarifa base importa más de lo que parece: con 8 usuarios, Starter facturado anualmente cuesta $19 más $39.92, o $58.92 al mes, más que el nivel Essentials de When I Work con la misma plantilla, y mucho más que los $0 de Sling.

Precios: Cada plan lleva una tarifa base de $19/mes además de la tarifa por usuario. Starter $4.99/usuario/mes facturado anualmente, $5.99/usuario/mes facturado mensualmente. Pro $6.99/usuario/mes anual, $7.99/usuario/mes mensual. Advanced (Enterprise) $12.99/usuario/mes anual, $13.99/usuario/mes mensual. Complemento de nómina (payroll): $8/usuario/mes más una base de $49/mes en Starter, o $6/usuario/mes más una base de $39/mes en Pro. Prueba gratuita de 14 días. (Buddy Punch Help Center) Ideal para: Equipos que quieren fichajes verificados por GPS y entradas con foto, donde la prueba de ubicación importa tanto como las horas registradas. No ideal para: Equipos muy pequeños y sensibles al costo, ya que la tarifa base de $19 hace que Buddy Punch sea más caro de lo que sugiere su tarifa por usuario hasta que la plantilla crece.

11. Workyard: control de horas por GPS y costos laborales para equipos de construcción

Workyard acota un problema que Connecteam cubre de forma más amplia: control de horas por GPS y programación creados en torno a la construcción, los servicios a domicilio y los equipos de campo que se mueven entre obras. Las entradas de horas y el kilometraje se vinculan a un trabajo específico, de modo que el costo laboral por proyecto es visible sin una hoja de cálculo aparte.

Precios: Los planes parten de $6/usuario/mes facturado anualmente; también hay facturación mensual a una tarifa no publicada. Los niveles son Starter, Pro, Autopilot y Enterprise (personalizado); solo el punto de entrada es público. Prueba gratuita de 14 días. (Workyard) Ideal para: Equipos de construcción, servicios a domicilio y campo que necesitan seguimiento del costo laboral por trabajo junto con la programación, una alternativa más acotada a Connecteam sin hubs de HR ni de comunicación. No ideal para: Restaurantes, retail o equipos de oficina, ya que el conjunto de funciones se centra en el trabajo de campo y de obra.

12. Humanity Schedule (TCP): programación para salud y cobertura 24/7

Humanity, que ahora se vende como Humanity Schedule bajo TCP Software, está creado para organizaciones que nunca cierran del todo: hospitales, cuidado de personas mayores y plantas de manufactura con turnos continuos. Las reglas de intercambio de turnos, el seguimiento de credenciales y los controles de cumplimiento llegan más a fondo aquí que en una herramienta para pequeños negocios y, a diferencia de la mayoría de los rivales de perfil empresarial, TCP sí publica precios de entrada.

Precios: Essentials $2.75/empleado/mes, facturado anualmente, hasta 250 empleados. Professional desde $3.75/empleado/mes facturado anualmente (pueden aplicarse descuentos por volumen). Enterprise de cotización personalizada. La facturación mensual no se publica. (TCP Software) Ideal para: Sistemas de salud, centros de cuidado de personas mayores y operaciones de manufactura que necesitan cobertura de turnos continua y que cumpla la normativa. Consulte Mejor software de HR. No ideal para: Equipos que quieren facturación mes a mes, u organizaciones de más de 250 empleados que aún esperan los precios de Essentials.

13. UKG Shiftboard: programación empresarial para operaciones complejas y de varios sitios

Shiftboard (comercializado como ScheduleFlex) se dirige a organizaciones que programan en muchos sitios con reglas laborales complejas: varios tipos de perfil de empleado, contratos sindicales y cumplimiento específico de cada ubicación. Es la herramienta más pesada de esta lista, creada para la complejidad, no para una configuración rápida de autoservicio. Note el cambio de propiedad: UKG adquirió Shiftboard en una operación completada el 30 de mayo de 2025, y ahora se vende como UKG Shiftboard dentro de la suite UKG Pro Workforce Management en lugar de como un producto independiente.

Precios: Sin cifras públicas en ningún nivel. La página actual de planes es un formulario de contacto, y la página anterior que nombraba un nivel de un solo sitio y uno de varios sitios con suscripciones mínimas y tarifas de implementación sin cuantificar ya no se resuelve. El precio requiere una cotización directa, ahora a través de UKG. (UKG Shiftboard) Ideal para: Organizaciones grandes con varios sitios y reglas laborales complejas que una herramienta para pequeños negocios no puede modelar. No ideal para: Equipos pequeños o medianos que quieren una configuración rápida de autoservicio y precios transparentes.

14. Quinyx: pronóstico impulsado por IA para retail y QSR a escala

Quinyx ofrece programación basada en la demanda y asistida por IA para grandes cadenas de retail y de restaurantes de servicio rápido (QSR): pronostica el tráfico de clientes o el volumen de ventas y genera horarios automáticamente para que coincidan, una tarea distinta de la programación manual que la mayoría de las herramientas de aquí hacen bien. Tiene raíces europeas, la usan grandes marcas de retail y QSR de varios países y se vende por completo mediante cotizaciones personalizadas.

Precios: Quinyx no publica niveles de precios. Su página de precios indica que la empresa adopta un enfoque personalizado según las necesidades del negocio y dirige a los prospectos a contactar a ventas para una cotización. (Quinyx) Ideal para: Cadenas grandes de retail o QSR con varias ubicaciones que quieren pronóstico basado en la demanda sobre la programación. No ideal para: Negocios de una sola ubicación o equipos pequeños, donde el motor de pronóstico supera lo que se necesita.

15. UKG Pro Workforce Management: gestión de la fuerza laboral empresarial a escala

UKG Pro Workforce Management está mucho más allá de donde suele empezar una búsqueda de alternativas a When I Work, creado para grandes empresas (aproximadamente de 1,000 a más de 50,000 empleados) que necesitan cumplimiento profundo, pronóstico de costos laborales e integración con una suite de HR más amplia. Se incluye para equipos que realmente han superado las herramientas para pequeños negocios, no como un reemplazo equivalente.

Precios: UKG no publica precios; cada cotización es personalizada, sin una estructura pública de niveles y con módulos seleccionados a través de ventas. Análisis de compras de terceros reportan aproximadamente de $26 a $41 por empleado al mes (reported), más costos de módulos e implementación, no confirmados por UKG. (Outsail) Ideal para: Grandes empresas que superaron las herramientas para pequeños negocios y necesitan gestión de la fuerza laboral integrada con una suite completa de HR. No ideal para: Equipos pequeños o medianos, o cualquiera que quiera una configuración rápida de autoservicio, esto es un proceso de ventas de varios meses, no un formulario de registro.

Cómo elegir: marco de decisión

Elija según el vacío operativo que When I Work deja abierto: programación gratuita, horas vinculadas a la nómina, profundidad vertical o escala empresarial.

Qué hacer a continuación

Relacione su razón real para irse, perder el plan gratuito, querer la nómina en el mismo registro, necesitar profundidad vertical o superar la categoría, con el marco anterior, y luego pruebe sus dos mejores opciones con un ciclo real de programación de dos semanas, no con una demo en un entorno de pruebas. Si un plan realmente gratuito es el requisito, empiece con Sling o Connecteam según si el registro de horas importa. Si está reemplazando When I Work función por función, empiece con Deputy vs When I Work, o consulte Mejor software de programación de turnos en 2026 para ver la categoría completa.