Melhores Alternativas ao When I Work em 2026: 15 Ferramentas Agora que o Plano Gratuito Acabou

Atualizado em agosto de 2026: preços verificados nas páginas dos fornecedores, com estimativas de terceiros identificadas quando o fornecedor não publica preço.

Durante anos, o "When I Work" foi a resposta para "qual é um app de escala gratuito para a minha equipe horista". O plano gratuito cobria até 75 funcionários, o bastante para a maioria dos restaurantes, lojas de varejo e pequenas clínicas rodar uma escala inteira sem pagar um centavo. Esse plano acabou. O When I Work agora vende três níveis pagos, Essentials a $2,50 por usuário por mês, Pro a $5 e Premium a $8, com apenas um teste gratuito de 14 dias (sem necessidade de cartão de crédito) no lugar do que antes era acesso gratuito permanente. (When I Work)

Se você está pesquisando uma alternativa ao When I Work hoje, o sumiço do plano gratuito provavelmente é o motivo. Este guia cobre 15 ferramentas organizadas em torno dos motivos reais pelos quais as pessoas saem: algumas ainda têm um nível gratuito de verdade; algumas reúnem controle de horas e folha de pagamento para que as horas fluam direto para o fechamento do pagamento; algumas aprofundam em uma vertical, restaurantes, saúde ou equipes de campo; e algumas servem a empresas que simplesmente superaram um app de escala para pequenos negócios. Os preços abaixo são conferidos nas páginas dos fornecedores em agosto de 2026; quando um fornecedor não publica um número, isso é dito claramente e qualquer estimativa de terceiros é identificada como (reported).

Fatos Principais

• Substituir um funcionário custa de 50% a 200% do salário anual dele, dependendo do cargo e da senioridade, segundo a SHRM. (SHRM)
• A taxa de pedidos de demissão do setor de restaurantes e serviços de alimentação ficou em média em 4,3% no acumulado do ano, com pico de 5,5% em junho de 2025, segundo dados do BLS JOLTS acompanhados pela National Restaurant Association. (National Restaurant Association)
• Dois terços dos trabalhadores horistas do varejo e de serviços de alimentação recebem menos de duas semanas de aviso sobre sua escala, e 75% querem uma mais estável, segundo o Shift Project de Harvard, com base em 30.000 trabalhadores de 120 grandes empresas. (The Shift Project, Harvard Kennedy School)
• O mercado global de software de gestão da força de trabalho foi avaliado em cerca de $8,85 bilhões em 2024, com projeção de chegar a quase $19,9 bilhões até 2032, um CAGR de 11,74%. (Verified Market Research)

Por Que as Equipes Estão Deixando o When I Work

Quatro motivos aparecem sempre que operadores de equipes horistas pesquisam uma alternativa ao When I Work.

O plano gratuito acabou. O nível gratuito do When I Work cobriu até 75 funcionários por anos, tempo suficiente para que muitos grupos de restaurantes, redes de varejo e clínicas construíssem todo o seu fluxo de trabalho em torno dele. Esse plano foi aposentado; a única opção sem custo agora é um teste de 14 dias. Uma equipe que orçou $0 para escala de repente paga desde o primeiro funcionário, a $2,50 a $8 por usuário por mês, dependendo do nível. (When I Work) Se um plano gratuito de verdade é o requisito, as escolhas honestas em 2026 são Sling (30 usuários), Connecteam (10 usuários, todos os hubs), Jibble (ilimitado, apenas presença) e 7shifts (um plano Comp gratuito para restaurantes).

Eles querem controle de horas e folha de pagamento em um só registro. O When I Work se concentra em escala e comunicação de turnos. Transformar horas registradas em um fechamento de pagamento sem exportação manual costuma significar Homebase, Deputy, Connecteam ou QuickBooks Time, que ligam a presença diretamente ao fechamento do pagamento.

Eles precisam de profundidade em uma vertical. Um grupo de restaurantes, um hospital com cobertura 24/7 ou uma equipe de campo sem mesa de escritório tende a superar um app de escala genérico mais rápido do que uma equipe de escritório. Isso empurra os operadores para o 7shifts (restaurantes), Humanity Schedule (TCP) ou Shiftboard (saúde e cobertura ininterrupta), ou Connecteam e Workyard (equipes de campo).

Eles superam a categoria por completo. Quando o número de funcionários e a complexidade de conformidade passam de algumas centenas de funcionários em várias unidades ou países, as equipes migram para plataformas como UKG Pro Workforce Management ou Quinyx, que acrescentam previsão de mão de obra e controles de conformidade que uma ferramenta para pequenos negócios não tenta oferecer. (Veja Melhor Software de Escala de Funcionários em 2026 para a categoria completa se você está comparando de forma ampla.)

O Que o Gratuito Realmente Oferece em 2026

"App de escala gratuito" ainda é uma categoria real. Só não significa o que significava quando o When I Work era dono do termo de busca. Eis o que é realmente gratuito hoje e o que cada nível gratuito deixa de fora.

Vale dizer com clareza: nada aqui iguala os 75 funcionários que o plano gratuito do When I Work costumava cobrir. Os 30 usuários do Sling são o maior nível gratuito que ainda inclui escala; o Jibble não tem limite de usuários, mas é só de presença. O ZoomShift é a correspondência mais próxima em formato, escala gratuita em uma unidade, mas limita o planejamento a duas semanas à frente e dispensa o relógio de ponto por completo. Nenhum substitui totalmente o que se foi; escolha a troca que lhe custa menos.

Tabela de Comparação Rápida

Matriz de Adequação por Estágio

Tabela de Porte e Persona

Um padrão honesto em toda esta lista: o preço fica menos transparente quanto mais alto você sobe na escada. A ponta de pequenos negócios (Sling, ZoomShift, When I Work, Deputy, Homebase, Connecteam) publica números reais que você pode comparar sem uma ligação de vendas. A ponta corporativa (Shiftboard, Quinyx, UKG Pro Workforce Management) não publica essencialmente nada além de "fale com vendas" e uma nota de que se aplicam taxas de implementação. Um leitor que perdeu um plano gratuito está pesquisando uma escada que fica mais difícil de conferir em preço a cada degrau.

1. Sling: O Plano Gratuito de Verdade, Até 30 Usuários

O Sling é a resposta honesta para "quero o que o plano gratuito do When I Work costumava cobrir". Usuários gratuitos recebem escala, trocas de turnos, pedidos de folga e mensagens da equipe, sem cartão, sem relógio de teste se esgotando. A pegadinha: o nível gratuito para na escala. Controle de horas e presença ficam nos níveis pagos Premium e Business.

Preços: Gratuito para até 30 usuários (escala, folgas, trocas, mensagens, sem controle de horas). Premium $2,00/usuário/mês no mensal, $1,70 no anual. Business $4,00 no mensal, $3,40 no anual. Teste gratuito de 15 dias nos planos pagos. (Sling) Melhor para: Equipes com menos de 30 pessoas que querem o que o plano gratuito do When I Work costumava oferecer, menos o controle de horas. Não ideal para: Equipes que precisam de presença e folha de pagamento no mesmo nível gratuito, ou que já passaram de 30 usuários.

2. Deputy: A Substituição Direta Mais Próxima

O Deputy é a troca 1:1 mais direta para o When I Work: escala, trocas de turnos, folhas de ponto e um relógio de ponto nativo, mais complementos opcionais de Payroll, HR, Messaging e Analytics que o When I Work não oferece. Nenhum dos dois tem plano gratuito, então a comparação se resume à profundidade de recursos. Para uma comparação lado a lado completa, veja Deputy vs When I Work.

Preços: Lite $5/usuário/mês, Core $6,50/usuário/mês, Pro $9/usuário/mês (USD, sem impostos), com um gasto mensal mínimo de $30 por fatura. Complementos: Payroll (via Paycor) $8/usuário/mês + $49/mês de base, HR $2/usuário/mês, Messaging+ $1,95/usuário/mês, Analytics+ $1,50/usuário/mês. Enterprise e o Flexible Weekly Plan são cotados sob medida. (Deputy) Melhor para: Equipes que querem a substituição equivalente mais próxima, com a opção de adicionar módulos de folha de pagamento e RH conforme crescem. Veja Melhores Alternativas ao Deputy se o próprio Deputy não se encaixar. Não ideal para: Equipes abaixo do mínimo de $30/mês por fatura, ou que precisam especificamente de um nível gratuito.

3. Homebase: Escala e Folha de Pagamento para Pequenas Equipes Multiunidade

O Homebase une escala a um complemento de folha de pagamento e integrações com POS, voltado a pequenos negócios que operam de uma a algumas unidades. Sua fama é "gratuito para funcionários ilimitados", o que já foi verdade e não é mais: o plano gratuito Basic é limitado a uma unidade e 10 funcionários.

Preços: Basic gratuito: 1 unidade, até 10 funcionários (escala básica, controle de horas básico, integração com POS). Essentials $30/unidade/mês no mensal, $24 no anual. Plus $70 no mensal, $56 no anual. All-in-One $120 no mensal, $96 no anual, funcionários ilimitados por unidade nos níveis pagos. Complemento de folha de pagamento: $39/mês + $6 por funcionário pago. (Homebase) Melhor para: Negócios de unidade única ou pequenos multiunidade que querem escala e folha de pagamento do mesmo fornecedor. Veja Melhores Alternativas ao Homebase se 10 funcionários gratuitos não forem fôlego suficiente. Não ideal para: Equipes com mais de 10 funcionários que esperam continuar no plano gratuito, já que esse limite é rígido.

4. Connecteam: Mobile-First, Feito para Equipes Sem Mesa de Escritório

O Connecteam mira a força de trabalho para a qual uma ferramenta de escala de escritório não foi feita: varejo, hospitalidade, construção e equipes de campo que precisam de escala, um relógio de ponto, checklists de tarefas e um RH enxuto em um só app móvel. Seu plano gratuito Small Business cobre até 10 usuários em todos os hubs, Operations, Communications, HR & Skills, e não apenas um recurso.

Preços: Small Business gratuito para sempre, até 10 usuários, em todos os hubs. Os níveis pagos têm preço por hub (Operations, Communications, HR & Skills): Basic $35/mês no mensal ou $29 no anual, primeiros 30 usuários, depois $1,00 por usuário extra no mensal ou $0,80 no anual. Advanced $59 no mensal, $49 no anual (+$3,00 no mensal, $2,50 no anual por extra). Expert $119 no mensal, $99 no anual (+$5,00 no mensal, $4,20 no anual por extra). Enterprise personalizado. (Connecteam) Melhor para: Equipes de varejo, serviços de campo, hospitalidade ou construção com funcionários horistas sem mesa de escritório que precisam de escala e ponto juntos. Veja Melhores Alternativas ao Connecteam se o preço por hub não se encaixar no formato do seu orçamento. Equipes de campo especificamente também podem querer Melhor Software de Gestão de Serviços de Campo. Não ideal para: Equipes que precisam de apenas um hub, já que o preço por hub recompensa o uso da plataforma inteira.

5. 7shifts: Feito Especificamente para Restaurantes

O 7shifts não tenta ser uma ferramenta de escala geral. Custo de mão de obra frente às vendas, divisão de gorjetas, conformidade com escala previsível (predictive scheduling) e integrações com POS de restaurantes são todo o propósito, uma profundidade sob medida de que uma ferramenta genérica precisa de gambiarras, e um mau encaixe para qualquer negócio fora dos serviços de alimentação.

Preços: Plano Comp gratuito (escala básica, controle de ponto, comunicação da equipe, disponibilidade e folgas). Os planos pagos começam em $39,99 por unidade por mês; a página de preços do 7shifts bloqueia consultas automatizadas, então os valores dos níveis acima do ponto de entrada não puderam ser confirmados de forma independente, confirme diretamente com o 7shifts. Complemento de folha de pagamento $39,99/unidade/mês + $6 por funcionário pago. (7shifts) Melhor para: Restaurantes e operadores de serviços de alimentação que querem uma escala construída em torno do custo de mão de obra, e não um app genérico adaptado para o trabalho. Não ideal para: Qualquer negócio fora de restaurantes e serviços de alimentação, em que os recursos específicos da vertical não agregam valor.

6. QuickBooks Time: Presença Ligada Diretamente à Folha de Pagamento

O QuickBooks Time (antes TSheets) resolve o que um app de escala sozinho não resolve: transformar horas registradas diretamente em um fechamento de pagamento. Funcionários horistas batem entrada e saída, marcam a localização por GPS e as horas fluem para o QuickBooks Payroll sem redigitação manual. Veja Melhor Software de Folha de Pagamento se a própria folha de pagamento ainda está em aberto.

Preços: Premium $10/mês de base + $8/usuário/mês. Elite $20/mês de base + $10/usuário/mês. Preços de tabela; a Intuit faz descontos promocionais frequentes, então confirme a tarifa atual antes de comprar. (QuickBooks) Melhor para: Empresas que já usam o QuickBooks Payroll e precisam de ponto de entrada/saída ligado diretamente ao cálculo de salários. Relacionado: Melhor Software de Controle de Horas. Não ideal para: Equipes que não usam o QuickBooks para a folha de pagamento, ou que priorizam profundidade de escala em vez de sincronização de presença.

7. Jibble: Gratuito para Sempre, Usuários Ilimitados, Apenas Presença

O Jibble é a única ferramenta aqui sem limite de usuários no plano gratuito. Usuários ilimitados batem entrada e saída pelo celular, pela web ou por um quiosque compartilhado, com folhas de ponto básicas e integrações com Slack, Teams e QuickBooks incluídas de graça. A contrapartida: o Jibble responde "essa pessoa apareceu", não "qual é a escala dela".

Preços: Gratuito para sempre, usuários ilimitados, cobrindo ponto por celular/web/quiosque, folhas de ponto básicas e integrações com Slack/Teams/QuickBooks. Os níveis pagos Premium e Ultimate acrescentam reconhecimento facial, geofencing por GPS e relatórios mais profundos, mas os valores não são publicados. (Jibble) Melhor para: Organizações que precisam de ponto de entrada/saída gratuito e confiável em qualquer número de funcionários. Não ideal para: Equipes que precisam de uma escala de turnos de verdade, já que o Jibble acompanha presença, não turnos.

8. ZoomShift: Escala Simples e Econômica

O ZoomShift mantém o conjunto de recursos próximo ao que o antigo plano gratuito do When I Work cobria: escalas, confirmação de turnos, lembretes e comunicação da equipe, a um preço menor quando você paga. O Essentials gratuito cobre até 20 membros ativos da equipe em uma unidade, mas limita a escala a duas semanas à frente e dispensa o relógio de ponto.

Preços: Essentials gratuito para até 20 membros ativos da equipe em 1 unidade (escala básica, comunicação da equipe, lembretes, confirmação de turnos, escala com até 2 semanas de antecedência; sem relógio de ponto nem folhas de ponto). Starter $2,50/usuário/mês no mensal, $2/usuário/mês no anual. Premium $5/usuário/mês no mensal, $4/usuário/mês no anual. Enterprise tem preço personalizado. (ZoomShift) Melhor para: Pequenas equipes de unidade única que querem uma ferramenta de escala barata e sem frescuras, próxima do que o When I Work costumava oferecer de graça. Não ideal para: Negócios multiunidade, equipes que precisam de um relógio de ponto, ou quem escala com mais de duas semanas de antecedência com orçamento gratuito.

9. Planday: Escala de Turnos com Profundidade Internacional e de Hospitalidade

O Planday se inclina para turnos de hospitalidade, varejo e saúde, com fortes raízes europeias e britânicas, integrando-se a provedores de folha de pagamento em vários países. Ao contrário da maioria das ferramentas aqui, sua página de preços não publica valor algum, apenas três nomes de níveis e um mínimo de 5 usuários no nível de entrada.

Preços: O Planday publica preços por usuário na própria página de preços, mas a página muda por região, e é por isso que uma checagem anterior que voltou sem valores foi um artefato de renderização, e não a ausência de preço. Tabela dos EUA: Starter $2,99 por usuário ao mês com mínimo de 5 usuários; Plus $4,49 por usuário ao mês mais uma taxa de assinatura mensal de $15,00 com mínimo de 10 usuários; o Pro é cotado sob medida. Um teste gratuito de 30 dias está disponível nos níveis de autoatendimento, sem necessidade de cartão de crédito. Peça uma cotação na sua própria moeda em vez de presumir que os valores dos EUA se aplicam. (Planday) Melhor para: Negócios de hospitalidade, varejo ou saúde no Reino Unido ou na Europa que querem integrações de folha de pagamento entre países. Não ideal para: Compradores que querem comparar um número real antes de falar com vendas.

10. Buddy Punch: Relógio de Ponto Verificado por GPS Mais Escala

O Buddy Punch se concentra em um relógio de ponto com rastreamento por GPS em tempo real, acrescentando por cima escala e um complemento de folha de pagamento. Todo plano tem uma taxa base fixa de $19/mês além da tarifa por usuário, e essa taxa base importa mais do que parece: com 8 usuários, o Starter cobrado anualmente custa $19 mais $39,92, ou $58,92 por mês, mais do que o nível Essentials do When I Work com o mesmo número de funcionários, e muito mais que os $0 do Sling.

Preços: Todo plano tem uma taxa base de $19/mês além da tarifa por usuário. Starter $4,99/usuário/mês cobrado anualmente, $5,99/usuário/mês cobrado mensalmente. Pro $6,99/usuário/mês no anual, $7,99/usuário/mês no mensal. Advanced (Enterprise) $12,99/usuário/mês no anual, $13,99/usuário/mês no mensal. Complemento de folha de pagamento: $8/usuário/mês mais $49/mês de base no Starter, ou $6/usuário/mês mais $39/mês de base no Pro. Teste gratuito de 14 dias. (Central de Ajuda do Buddy Punch) Melhor para: Equipes que querem registros verificados por GPS e ponto com foto, em que a prova de localização importa tanto quanto as horas registradas. Não ideal para: Equipes muito pequenas e sensíveis a custo, já que a taxa base de $19 deixa o Buddy Punch mais caro do que sua tarifa por usuário sugere até o número de funcionários subir.

11. Workyard: Controle de Horas por GPS e Custo de Mão de Obra para Equipes de Construção

O Workyard estreita um problema que o Connecteam cobre de forma mais ampla: controle de horas por GPS e escala construídos em torno de construção, serviços domésticos e equipes de campo que se deslocam entre canteiros de obras. Registros de horas e quilometragem se ligam a um trabalho específico, de modo que o custo de mão de obra por projeto fica visível sem uma planilha separada.

Preços: Os planos começam em $6/usuário/mês cobrado anualmente; a cobrança mensal também está disponível a uma tarifa não publicada. Os níveis são Starter, Pro, Autopilot e Enterprise (personalizado); só o ponto de entrada é público. Teste gratuito de 14 dias. (Workyard) Melhor para: Equipes de construção, serviços domésticos e campo que precisam de controle do custo de mão de obra por trabalho junto com a escala, uma alternativa mais estreita ao Connecteam, sem os hubs de RH ou comunicação. Não ideal para: Restaurantes, varejo ou equipes de escritório, já que o conjunto de recursos se concentra em trabalho de campo e de canteiro.

12. Humanity Schedule (TCP): Escala para Saúde e Cobertura 24/7

O Humanity, agora vendido como Humanity Schedule pela TCP Software, é feito para organizações que nunca fecham por completo: hospitais, cuidado de idosos e indústrias com turnos contínuos. Regras de troca de turnos, controle de credenciais e controles de conformidade vão mais fundo aqui do que em uma ferramenta para pequenos negócios e, ao contrário da maioria dos rivais de perfil corporativo, a TCP realmente publica o preço de entrada.

Preços: Essentials $2,75/funcionário/mês, cobrado anualmente, até 250 funcionários. Professional a partir de $3,75/funcionário/mês cobrado anualmente (podem se aplicar descontos por volume). Enterprise cotado sob medida. A cobrança mensal não é publicada. (TCP Software) Melhor para: Sistemas de saúde, instituições de cuidado de idosos e operações industriais que precisam de cobertura de turnos contínua e em conformidade. Veja Melhor Software de RH. Não ideal para: Equipes que querem cobrança mês a mês, ou organizações com mais de 250 funcionários que ainda esperam o preço do Essentials.

13. UKG Shiftboard: Escala Corporativa para Operações Complexas e Multiunidade

O Shiftboard (comercializado como ScheduleFlex) mira organizações que escalam em muitas unidades com regras trabalhistas complexas: vários tipos de perfil de funcionário, contratos sindicais e conformidade específica de cada local. É a ferramenta mais pesada desta lista, construída para a complexidade, não para uma configuração rápida de autoatendimento. Note a mudança de propriedade: a UKG adquiriu o Shiftboard em um negócio concluído em 30 de maio de 2025, e ele agora é vendido como UKG Shiftboard dentro do conjunto UKG Pro Workforce Management, e não como produto independente.

Preços: Nenhum valor público em qualquer nível. A página de planos atual é um formulário de contato, e a página mais antiga que nomeava um nível de unidade única e um multiunidade, com taxas mínimas de assinatura e de implementação não quantificadas, não carrega mais. O preço exige uma cotação direta, agora pela UKG. (UKG Shiftboard) Melhor para: Grandes organizações multiunidade com regras trabalhistas complexas que uma ferramenta para pequenos negócios não consegue modelar. Não ideal para: Equipes pequenas ou médias que querem uma configuração rápida de autoatendimento e preços transparentes.

14. Quinyx: Previsão com IA para Varejo e QSR em Escala

O Quinyx vende escala guiada pela demanda e assistida por IA para grandes redes de varejo e restaurantes de serviço rápido (QSR): prevê o fluxo de pessoas ou o volume de vendas e gera escalas automaticamente para acompanhar, um trabalho diferente da escala manual que a maioria das ferramentas aqui faz bem. Tem raízes europeias, é usado por grandes marcas de varejo e QSR de vários países e vende inteiramente por cotações personalizadas.

Preços: O Quinyx não publica níveis de preço. Sua página de preços afirma que a empresa adota uma abordagem personalizada conforme as necessidades do negócio, direcionando os interessados a falar com vendas para uma cotação. (Quinyx) Melhor para: Grandes redes de varejo ou QSR com várias unidades que querem previsão guiada pela demanda sobreposta à escala. Não ideal para: Negócios de unidade única ou equipes pequenas, em que o mecanismo de previsão pesa mais do que o necessário.

15. UKG Pro Workforce Management: Gestão da Força de Trabalho Corporativa em Escala

O UKG Pro Workforce Management fica bem além de onde uma busca por alternativa ao When I Work costuma começar, feito para grandes empresas (cerca de 1.000 a mais de 50.000 funcionários) que precisam de conformidade profunda, previsão de mão de obra e integração com um conjunto de RH mais amplo. Está incluído para equipes que realmente superaram as ferramentas de pequenos negócios, não como uma troca equivalente.

Preços: A UKG não publica preços; toda cotação é personalizada, sem estrutura pública de níveis e com módulos escolhidos por meio de vendas. Análises de compras de terceiros relatam cerca de $26 a $41 por funcionário por mês (reported), mais custos de módulos e de implementação, não confirmados pela UKG. (Outsail) Melhor para: Grandes empresas que superaram as ferramentas de pequenos negócios e precisam de gestão da força de trabalho integrada a um conjunto completo de RH. Não ideal para: Equipes pequenas ou médias, ou quem quer uma configuração rápida de autoatendimento, isto é um processo de vendas de vários meses, não um formulário de cadastro.

Como Escolher: Estrutura de Decisão

Escolha pela lacuna operacional que o When I Work deixa aberta: escala gratuita, horas ligadas à folha de pagamento, profundidade vertical ou escala corporativa.

O Que Fazer a Seguir

Associe o seu motivo real para sair, perder o plano gratuito, querer folha de pagamento no mesmo registro, precisar de profundidade vertical ou superar a categoria, à estrutura acima e depois rode suas duas principais escolhas contra um ciclo real de escala de duas semanas, não uma demonstração em ambiente de teste. Se um plano realmente gratuito é o requisito, comece pelo Sling ou pelo Connecteam, conforme o controle de horas importe ou não. Se você está substituindo o When I Work recurso por recurso, comece por Deputy vs When I Work, ou veja Melhor Software de Escala de Funcionários em 2026 para a categoria completa.