Wir haben unsere Software für 9000+ Kunden implementiert und dieses "Erfolgs"-Framework entwickelt

Als CEO steht Geschäftseffizienz immer ganz oben auf Ihrer Liste. Sie wissen, dass ein reibungsloser Betrieb bessere Gewinne, zufriedenere Kunden und ein weniger gestresstes Team bedeutet.

Vor diesem Hintergrund müssen Softwarelösungen, die versprechen, Abläufe zu optimieren, Produktivität zu steigern und Wachstum voranzutreiben, verlockend klingen. Stellen Sie sich einen gut organisierten Workflow vor, weniger Zeit für alltägliche Aufgaben und mehr Fokus auf das, was wirklich zählt. Ist das nicht das, wovon Sie immer träumen?

Doch jedes Mal, wenn Sie eine Investition in Software in Betracht ziehen, hält Sie eine nagende Angst zurück.

Was ist, wenn die Software Ihre Probleme nicht löst?

Was ist, wenn Ihr Team damit kämpft und es alle stattdessen verlangsamt?

Was ist, wenn die Kosten mit versteckten Gebühren und Zusatzkosten weiter steigen?

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Wir sind kürzlich auf eine ähnliche Geschichte gestoßen. Einer unserer Vertriebsmitarbeiter hatte ein Meeting mit einem CEO, der ein kleines, aber ambitioniertes Unternehmen führt. Sie abonnierte eine Rechtsabrechnungssoftware, überzeugt davon, dass sie ihre Arbeitsweise transformieren würde.

Sechs Monate später wurde die Software jedoch kaum genutzt. Sie war so kompliziert, dass niemand im Unternehmen wusste, wie man sie richtig bedient.

Es ist nicht nötig zu beschreiben, wie frustriert sie sich fühlte. Was ein Game-Changer sein sollte, wurde zu einer solchen Enttäuschung und ließ sie jede Tech-Entscheidung hinterfragen. Dieses Mal näherte sie sich uns vorsichtig aus Angst, erneut "Geld zu verbrennen", um ihre Worte zu zitieren.

Hören Sie auf, Geld für Ihren Softwarekauf zu verschwenden: Die SPET-Formel

Es ist verständlich, warum dieser CEO und vielleicht auch Sie so zögerlich sind. Eine Investition in neue Software ist eine schwierige Entscheidung, und die Angst, dass sie den Erwartungen nicht gerecht wird, ist allzu häufig und zu 100% berechtigt.

Laut Forschungsergebnissen, die von Zylo in PRNewswire veröffentlicht wurden, verschwendeten Unternehmen 2023 durchschnittlich 18 Millionen Dollar für ungenutzte SaaS-Lizenzen und nutzten nur etwa die Hälfte dessen, was sie gekauft hatten.

Dieses Problem, bekannt als "Software-Verschwendung", ist in Südostasien aufgrund geringerer digitaler Bewusstseins noch alarmierender.

Sie können überprüfen, ob Sie auch Software-Verschwendung erleben, indem Sie diese Software Waste Assessment Checklist durchführen.

Wenn Sie das Risiko eines Geldverlusts riechen, ist es möglicherweise nicht zu spät, es zu beheben. In diesem Artikel erkunden wir dieses Erfolgs-Framework für die Softwareimplementierung in Ihrer Organisation. Und wir wissen, dass kein Raum für Theorie oder komplizierte Modelle besteht – es ist eine kampferprobte Formel, die aus unserer Erfahrung mit 9000+ Kunden abgeleitet wurde.

Wir müssen diese Haftungsausschluss im Voraus anbringen: Selbst mit dieser Formel in der Hand können wir nicht zu 100% garantieren, dass unsere Software nicht verschwendet wird. Der Grund ist einfach: Erfolg kommt nicht allein von unseren Versuchen. Das mag kontraintuitiv klingen, aber Softwareimplementierung, besonders die Art von Software, die sich tief in Ihre täglichen Abläufe integriert, ist am Ende eine Frage des Change Managements und erfordert sicherlich mehr als nur technisches Fachwissen.

Das Framework, das wir Ihnen vorstellen möchten, das wir kurz die "SPET"-Formel nennen, erfordert die Vernetzung von vier Faktoren:

S - "Scope" beinhaltet die Identifizierung des Ziels und des Use Case der Software in Bezug auf den Geschäftskontext.

P - "People" konzentriert sich darauf, die notwendigen Kompetenzen und Einstellungen zu haben, um die Software effektiv zu implementieren und zu nutzen.

E - "Execution" stellt einen reibungslosen Bereitstellungsprozess sicher, der die Koordination zwischen internen Teams und dem Softwareanbieter beinhaltet.

T - "Technology" beinhaltet die Auswahl der Software, die den Geschäftsbedürfnissen am besten entspricht.

So wichtig sie sind, werden diese SPE-Faktoren oft übersehen. So verbessern Sie sie für eine profitable Softwareinvestition.

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Executive Summary: Schlüsselfragen, die CEOs bei der Implementierung neuer Software stellen sollten

Scope: Software mit Geschäftskontext ausrichten

1. Welche spezifischen Ziele möchte ich mit dieser Software erreichen?
2. Welche Geschäftsprozesse werden am meisten von dieser Software profitieren? Weiß ich, wie diese Prozesse ablaufen?
3. Wie werde ich die Software optimieren, um unsere langfristige Geschäftsstrategie und unseren Wettbewerbsvorteil zu erfüllen?

People: Die richtigen Kompetenzen aufbauen

1. Haben meine Teammitglieder die notwendigen technischen Fähigkeiten, um die Software effektiv zu bedienen?
2. Sind wichtige Stakeholder und mittlere Manager ausgerüstet, um die Softwareimplementierung zu leiten?
3. Wie kann ich eine Kultur fördern, die Veränderungen und kontinuierliches Lernen annimmt?

Execution: Reibungslose Bereitstellung sicherstellen

1. Habe ich einen robusten Onboarding-Plan mit klaren Phasen, Zielen und Deliverables entwickelt?
2. Welche Projektmanagement-Methodik kann ich anwenden, um den Implementierungsprozess zu optimieren?
3. Sind die unmittelbaren Bedürfnisse des Unternehmens, Kompetenzniveaus und Ressourcenverfügbarkeit mit dem Implementierungsplan ausgerichtet?

Technology: Die richtige Software auswählen

1. Entspricht die Software unseren spezifischen Geschäftsbedürfnissen und Prozessen?
2. Ist die Software flexibel genug, um sich an unsere sich ändernden Geschäftsanforderungen anzupassen?
3. Wie wird der Softwareanbieter meinen Implementierungsprozess unterstützen?
4. Bin ich mir der Total Cost of Ownership der Software bewusst?

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1. Scope: Es geht alles um Ausrichtung

Unserer Meinung nach ist dies der wichtigste Faktor von den vieren.

Ein gut definierter Scope stellt sicher, dass die Software nicht nur ein eigenständiges Tool ist, sondern ein Schlüsselteil des Unternehmens, der auf seinem Wettbewerbsvorteil und seiner Effizienz aufbaut.

Es ist üblich zu sehen, dass Organisationen sich in den Kauf von Software stürzen, basierend auf Trends oder Anbieterversprechen, ohne ihre eigenen Anforderungen herauszufinden. Sie schaffen es jedoch oft nicht, bestimmte Vorteile der Software zu realisieren, und ihre Mitarbeiter werden eher Veränderungen widerstehen.

Daher ist es wichtig, sich darauf zu konzentrieren, was Sie mit der Software erreichen möchten. Sie müssen keine große Sache wie eine ganze Strategie machen, Sie können einfach mit etwas Einfachem beginnen wie: "Innerhalb von zwei Monaten fünf Schlüsselprozesse digitalisieren und genügend Conversion-Rate-Daten sammeln, um sie zu optimieren." Dieses Ziel kann als Meilenstein für die Implementierung verwendet werden, über die wir später sprechen werden.

Zweitens definieren Sie, auf welche Prozesse die Software angewendet werden soll. Es ist ratsam, Ihre Prozesse zuerst zu standardisieren, aber seien Sie bereit, den Prozess zu ändern, während Sie sich an das digitale System anpassen.

Software-as-a-Service (SaaS)-Modelle unterstützen möglicherweise nicht Ihre aktuellen Prozesse, da diese Systeme so konzipiert sind, dass sie zu einer breiten Palette von Unternehmen passen und möglicherweise Standardfunktionen haben. Wir haben gesehen, wie Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, sich an neue Tools anzupassen, die nicht zu ihren etablierten Routinen passen, was zu Frustration und geringerer Produktivität führt, egal wie vielversprechend die Software ist. Um einen solchen Fall zu vermeiden, sollte ein professioneller Softwareanbieter eine Proof-of-Concept-Demonstration anbieten und notwendige Anpassungen vorschlagen, um Ihnen zu helfen, bessere Entscheidungen basierend auf Ihrer aktuellen Arbeitsweise zu treffen.

Es ist auch wichtig, den Scope regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, um Veränderungen im Markt zu reflektieren. Wir stießen auf ein Problem, als ein Kunde, der die Software anfänglich erfolgreich implementierte, nach einem Jahr nicht mehr aktiv blieb. Es stellte sich heraus, dass sie das Software-Setup nicht überprüften oder aktualisierten, obwohl sich ihre Prozesse im Laufe der Zeit geändert hatten. Bewerten Sie, ob die Software relevant bleibt, wenn sich Ihre Geschäftsbedürfnisse entwickeln, und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor.

2. People: Die richtigen Kompetenzen aufbauen

Der zweite Faktor in der SPOT-Formel ist People, was bedeutet, die richtige Mischung aus technischen und verhaltensbezogenen Kompetenzen in Ihrem Team zu haben.

Technische Kompetenzen sind die Hard Skills und das Wissen, die erforderlich sind, um die Software zu bedienen. Diese fehlen oft in Südostasien, wo das durchschnittliche digitale Literacy-Level nicht so hoch ist. Verbessern Sie es mit Trainingsprogrammen und arbeiten Sie mit dem Softwareanbieter für detaillierte Trainingseinheiten zusammen. Führen Sie Tests durch und sammeln Sie rechtzeitiges Feedback, um Skill Gaps zu identifizieren, die Verbesserung benötigen. Und vergessen Sie nicht, ein Support-System aufzubauen, damit Mitarbeiter voneinander lernen und Best Practices innerhalb Ihres eigenen Unternehmens entwickeln können.

Verhaltenskompetenzen hingegen umfassen die Soft Skills, die entscheidend sind, um sicherzustellen, dass Softwareimplementierungsbemühungen strategisch getrieben und gut koordiniert sind. Diese Kompetenzen sollten zumindest unter den wichtigsten Stakeholdern vorhanden sein, die direkt am Softwarebereitstellungsprojekt beteiligt sind, bekannt als das Pioneering Team.

Dieses Team umfasst typischerweise mittlere Manager, die für die Analyse der Softwarelösung und das Management der Implementierungsprojekte verantwortlich sind, mit der Fähigkeit und Autorität, die erforderlich sind, um Veränderungen in der Organisation zu führen.

Bei der Analyse von Tausenden von Fällen haben wir festgestellt, dass die vier wichtigsten Eigenschaften des Pioneering Teams sind: Tech Savviness, Business Acumen, Embracing Change und Action Orientation.

Wir haben aus erster Hand gesehen, wie oft die Unterschätzung der Anforderungen des Pioneering Teams zu Projektversagen führen kann. Es gab dieses 30 Jahre alte Unternehmen, mit dem wir früher zusammengearbeitet haben. Während der Chairman hohe technische Kompetenz hatte und wir zu einer Einigung über den Software-Scope kamen, war das Pioneering Team zu langsam, um die Softwareanweisungen zu erfassen, und wirkte unbehaglich. Unsere Software wurde daher in einem langsamen Tempo implementiert, und wir konnten die von Anfang an gesetzten Erwartungen nicht erfüllen.

Manchmal versäumen es Unternehmen, Skill Gaps in ihren Teams zu identifizieren und zu adressieren, was zu unzureichender Vorbereitung auf die Softwareeinführung führt. Mit den richtigen Leuten können Sie den entscheidenden Unterschied machen, um eine neue Softwareinvestition zu einem wertvollen Asset anstatt zu einer verschwendeten Ausgabe zu machen.

3. Execution: Nehmen Sie einen Projektmanagement-Mindset an

Der dritte Faktor in der SPOT-Formel ist Execution. Dies beinhaltet die Sicherstellung eines reibungslosen Softwareimplementierungsprozesses durch sorgfältige Planung und Koordination, um die Störung aktueller Abläufe zu vermeiden.

An diesem Punkt ist ein robuster Onboarding-Plan unerlässlich. Der Plan sollte die Phasen des Projekts, die während der Phase zu erledigenden Aufgaben, die beteiligten Personen und den Zeitplan skizzieren.

Übliche Phasen umfassen Vorbereitung, Konfiguration, Testing, Training und Deployment. Jede Phase sollte klare Ziele und Deliverables haben, und sie sollte auf die Strategie aufbauen, die Sie am Anfang festgelegt haben.

Normalerweise wird das Rework-Team mit Ihnen zusammenarbeiten, um den Plan zu entwerfen, der am besten für Ihren Geschäftskontext geeignet ist.

Da der Softwareimplementierungsprozess eng einem Projektmanagement-Mindset ähnelt, kann sich Ihr Team auf Projektmanagement-Prinzipien für eine bessere Ausführung beziehen.

Erwägen Sie beispielsweise die Agile-Scrum-Methodik, wenn Ihr Betriebssystem komplex ist. Teilen Sie das Projekt in kleine, handhabbare Phasen auf und halten Sie regelmäßige Review-Meetings ab, um den Fortschritt zu bewerten und Anpassungen vorzunehmen. Nehmen Sie das "fail fast, learn fast"-Prinzip an. Seien Sie offen für Veränderungen und Verbesserungen, während das Projekt fortschreitet. Dieser Ansatz half unserem Kunden, Thai Vietjet, unsere Software in nur einem Monat bei 1000 Mitarbeitern zu implementieren.

Sie sollten auch die unmittelbaren Bedürfnisse des Unternehmens mit den verfügbaren Ressourcen berücksichtigen, wenn Sie den Plan vorbereiten. Wenn Sie beispielsweise nicht genügend Personalressourcen mit ausreichenden Kompetenzen haben, um die Software zu implementieren, müssen Sie möglicherweise Ihren Zeitplan verlängern.

Fazit

Zusammenfassend bietet die SPET-Formel – bestehend aus Scope, People, Execution und Technology – einen umfassenden Ansatz für eine erfolgreiche Softwareimplementierung. Jeder Faktor ist vernetzt: Ein klarer Scope leitet die Wahl der Technologie, und qualifizierte Leute kümmern sich um einen gut ausgeführten Betrieb, sodass die Software nahtlos in das Unternehmen integriert wird.

Die Partnerschaft mit einem erfahrenen Softwareanbieter ist während dieses Prozesses entscheidend. Ein zuverlässiger Anbieter sollte kontinuierliche Unterstützung bieten, von der Ausrichtung der Software auf Ihre Geschäftsstrategie und dem Vorschlag eines Implementierungsplans bis hin zum Anbieten hilfreicher Trainingseinheiten zum Aufbau technischer Kompetenzen. Es ist keine einmalige Beziehung: Sie sollten sicherstellen, dass die Software weiterhin den sich entwickelnden Geschäftsbedürfnissen entspricht.

Auf diese Weise kann Software wirklich ihr potenzielles Potenzial erfüllen, und Ihre Unternehmen können hoffen, die Vorteile zu genießen, die sie für Ihren Betrieb und Ihr Wachstum bringt.