Transformando seu negócio Make-to-Order: Como o Rework acelera operações para crescimento

Diferentemente dos modelos de produção em massa, os negócios Make-to-order (MTO) se destacam por seu foco em produzir produtos personalizados adaptados às especificações de cada cliente. Essa singularidade apresenta desafios específicos, como requisitos de clientes em constante mudança, planejamento de produção complexo e prazos de entrega apertados.

Ao revisar múltiplos negócios MTO, fica claro para nós que eles exigem uma abordagem flexível para gerenciar recursos e uma colaboração suave entre equipes de vendas e produção, o que é inviável quando gerenciado manualmente. Neste artigo, exploraremos como o Rework.com oferece soluções personalizadas para enfrentar esses desafios e acelerar operações MTO para maior lucratividade.

O que é um negócio MTO? Exemplo

Make-to-order (MTO) são negócios que se concentram em produzir bens baseados em pedidos individuais de clientes, oferecendo alto grau de personalização. Em contraste com a produção em massa, empresas MTO só iniciam a produção quando um pedido é feito.

MTO é uma das estratégias de manufatura puxada, o que significa que a produção é baseada na demanda real, em contraste com estratégias de manufatura empurrada, onde cronograma e quantidade de produção são determinados por previsão.

A diferença-chave entre MTO e outros modelos de produção está no nível de personalização. Vamos nos aprofundar na tabela de comparação abaixo:

Para os propósitos deste artigo, focaremos em negócios MTO simples, como produtores de alimentos personalizados, arte personalizada e fabricantes de móveis personalizados. Esses negócios, embora ofereçam personalização, não exigem as extensas fases de design e engenharia típicas de ETO. Vamos analisar mais profundamente quais desafios os negócios MTO têm que enfrentar e como o Rework.com pode ajudá-los a otimizar operações e maximizar lucratividade.

O mapa organizacional e a visão geral do processo MTO

2.1. O mapa organizacional

Um negócio MTO geralmente possui estas 4 funções principais:

Equipe de Vendas & Atendimento ao Cliente: Esta equipe lida com consultas de clientes, processa pedidos e comunica requisitos de personalização às equipes de produção e compras.
Equipe de Produção/Manufatura: Esta equipe gerencia a criação de produtos personalizados de acordo com as especificações dos clientes. Esta equipe coordena cronogramas de produção, aloca recursos e garante controle de qualidade.
Equipe da cadeia de suprimentos (Compras & Logística): Esta equipe é responsável por adquirir matérias-primas ou componentes assim que o pedido é confirmado. Eles devem coordenar de perto com fornecedores para minimizar o prazo de entrega e garantir a disponibilidade oportuna de materiais. Esta equipe também gerencia envio e logística para entregar produtos finalizados no prazo aos clientes.
Equipe Administrativa: Esta equipe apoia várias funções internas, como Recursos Humanos (RH), incluindo contratação, treinamento, folha de pagamento e benefícios; e Contabilidade, incluindo faturamento, pagamentos e relatórios financeiros.

Dependendo do contexto do negócio, as equipes podem se aprofundar em funções mais especializadas ou se combinar em uma equipe. Por exemplo, pode haver um Gerente de Operações encarregado de subequipes de Produção e Garantia de Qualidade; ou haverá equipes separadas de Compras e Logística.

2.2. Visão geral do processo MTO:

Vamos dividi-lo em três estágios principais: Confirmação de Pedido & Planejamento de Produção, Produção & Verificação de Qualidade e Entrega & Feedback, com etapas dentro de cada um.

Confirmação de Pedido & Planejamento de Produção

Este estágio inicial estabelece a base para todo o processo MTO.

Confirmação de pedido: O cliente faz um pedido, especificando detalhes do produto como personalização, quantidade e data de entrega. Vendas coletarão o pedido e o passarão para outros departamentos.
Verificação de viabilidade: A empresa avalia a viabilidade do pedido, incluindo disponibilidade de matérias-primas, capacidade de produção e o prazo de entrega necessário. Quaisquer ajustes necessários em cronogramas ou custos são discutidos com o cliente.
Planejamento de produção: Uma vez confirmada a viabilidade, o cronograma de produção é criado. Isso inclui alocar recursos (mão de obra, maquinário, materiais), definir marcos e estabelecer prazos para cada estágio de produção.
Pedido de materiais: Para pedidos personalizados, materiais ou componentes específicos são encomendados. Isso pode envolver trabalhar com fornecedores para garantir entregas pontuais baseadas no cronograma de produção.

Produção & Verificação de Qualidade

Uma vez que o planejamento esteja completo, o foco muda para a produção real e garantir que o produto atenda aos padrões de qualidade.

Manufatura: O processo de produção começa conforme o cronograma planejado. Dependendo da complexidade do pedido, vários subprocessos (por exemplo, montagem, pintura, teste) podem ocorrer simultaneamente ou sequencialmente.
Verificações de qualidade em processo: Durante a manufatura, verificações de qualidade são realizadas em vários estágios para garantir que o produto esteja sendo feito de acordo com as especificações do cliente e atenda aos padrões de qualidade.
Inspeção final de qualidade: Uma vez que a manufatura esteja completa, uma inspeção completa é realizada.

Entrega & Feedback

Após produção e garantia de qualidade, o produto está pronto para ser entregue e o feedback do cliente é coletado para refinar processos futuros.

Embalagem & preparação para entrega: O produto finalizado é preparado para envio. Isso inclui embalagem e preparação de toda documentação de envio necessária (faturas, garantias, manuais).
Entrega: O produto é enviado ao cliente, seja através de equipes de entrega internas ou provedores de logística terceirizados.
Feedback do cliente: Após a entrega, o cliente é encorajado a fornecer feedback sobre o produto e a experiência geral. Isso pode envolver ligações de acompanhamento, pesquisas ou solicitações de avaliação para avaliar a satisfação do produto e identificar áreas para melhoria.
Suporte pós-venda: Baseado no feedback, quaisquer ajustes necessários, resolução de problemas ou suporte ao cliente são fornecidos.

Você está tendo esses problemas gerenciando negócios MTO manualmente?

A maioria dos negócios MTO começa pequena com custos iniciais mínimos, então frequentemente gerenciam tudo manualmente sem grandes problemas no início. No entanto, à medida que o negócio cresce e eles visam capitalizar em suas forças de personalização, desafios inevitavelmente surgem. Vimos muitos negócios MTO enfrentarem lutas similares à medida que escalam, incluindo um de nossos clientes, uma confeitaria líder em bolos personalizados nas Filipinas, que lida com vários pedidos de bolos personalizados por dia e começou a experimentar as limitações dos processos manuais. Vamos discutir essas lutas em mais detalhes:

3.1. Coordenação estagnada e desconectada

Em muitos negócios MTO, clientes fazem pedidos através de vários canais como Facebook, WhatsApp ou diretamente com equipe de vendas de linha de frente. Esses pedidos são então encaminhados manualmente entre departamentos, levando a alto risco de erro humano e duplicação de trabalho.

Uma página de um livro de formulários manual. Parece familiar?

Um de nossos clientes compartilhou sua experiência sobre como um único pedido seria registrado e repetido pelo menos quatro vezes – uma vez para a equipe de contabilidade para relatórios, depois para a equipe de despacho, depois novamente para o chefe de produção, e cada líder de subprodução. Imagine a frustração de ter a mesma informação passando por tantas mãos, criando espaço para erros e desperdiçando tempo.

Além disso, não haverá sincronicidade já que a equipe de compras, produção e logística depende fortemente de e-mails, telefonemas ou notas manuais. Sem um sistema centralizado, é quase impossível manter todos na mesma página, o que desacelera tudo.

3.2. Gestão ineficiente de compras e inventário

O processo de compras em negócios MTO enfrenta desafios similares. Sem um sistema digital adequado, fazer pedidos de materiais frequentemente é atrasado ou incorreto, estendendo prazos de entrega e desacelerando a produção.

Um de nossos clientes compartilhou que eles enviam mensagens para a equipe de compras via WhatsApp sempre que recebem um pedido, e já experimentam problemas como compras duplicadas ou pedidos misturados devido ao número esmagador de mensagens em grupo.

3.3. Falta de rastreamento e visibilidade em tempo real

Quando a comunicação é atrasada e dispersa, torna-se quase impossível para gerentes ficarem de olho em toda a operação. Relatórios frequentemente são atrasados, dificultando responder proativamente a problemas.

Por exemplo, se um fornecedor está atrasado ou uma máquina quebra, a falta de alertas em tempo real significa que o problema pode passar despercebido até causar gargalos ou interromper cronogramas de entrega. A equipe simplesmente perde a oportunidade de otimizar sua eficiência e lucros.

"Se você não pode medir, você não pode gerenciar." – W. Edwards Deming.

Como o Rework pode acelerar negócios MTO

No Rework, o foco está sempre em entender os desafios únicos que cada negócio enfrenta. Ao colaborar de perto com nossos clientes, ajudamos a identificar áreas onde melhorias são necessárias, seja na comunicação, nos relatórios de dados ou simplesmente na falta de conformidade humana.

Para implementar efetivamente tecnologia que resolva esses problemas, frequentemente introduzimos nossa fórmula SPET (Scope-People-Execution-Technology), primeiro identificando os problemas, o objetivo e o caso de uso do software em relação ao contexto do negócio. Ao aplicar esta fórmula, negócios podem garantir que a tecnologia não apenas resolva problemas superficiais, mas também se torne uma parte integral do seu negócio que impulsiona melhorias reais e mensuráveis.

Agora que identificamos os principais problemas, aqui estão algumas estratégias-chave que negócios MTO devem adotar para otimizar lucros e se preparar para crescimento com a ajuda do Rework:

4.1. Melhorando eficiência de produção

Para resolver o problema latejante de fluxos de trabalho desconectados e má comunicação, o Rework oferece um fluxo de trabalho de produção simplificado e organizado ao:

Centralizar pedidos de clientes e automatizar comunicação: Em vez de passar pedidos manualmente entre equipes, o Rework permite que você configure um Webform onde vendas de linha de frente ou até clientes podem inserir detalhes de pedidos diretamente. Quando um pedido é feito, um trabalho será automaticamente gerado no processo de produção dos Flows do Rework e pode ser facilmente encaminhado para todas as equipes relevantes, de modo que todos os departamentos estejam alinhados desde o início.
Simplificando comunicação dentro de pedidos: Quaisquer atualizações, perguntas ou mudanças relacionadas a um pedido podem ser facilmente rastreadas e comunicadas dentro de um trabalho nos Flows do Rework. Membros da equipe podem comentar diretamente no trabalho e marcar outros envolvidos, mantendo toda comunicação em um lugar, para que nenhuma informação crítica seja perdida.
Garantindo controle de qualidade pontual: No Rework, você pode configurar revisores em cada estágio para garantir que os resultados de cada estágio estejam dentro do padrão antes que o trabalho passe para o próximo estágio. Você também pode configurar tarefas obrigatórias para trabalhadores cumprirem para garantir que certos padrões sejam atendidos.

4.2. Reduzindo prazo de entrega com fornecedores

O Rework pode ajudar a reduzir atrasos de compras ao:

Simplificar fluxos de trabalho de compras: Similar à produção, o processo de compras é facilmente gerenciado usando Flows do Rework. O progresso de cada pedido de material, seja no estágio de pagamento, entrega ou carregamento de armazém, é rastreado visualmente. O sistema também centraliza informações de fornecedores, eliminando a necessidade de planilhas separadas de gestão de fornecedores.
Dar visibilidade em tempo real ao nível de inventário: Com Datasets do Rework, você pode rastrear automaticamente níveis de inventário integrando-os com seus fluxos de trabalho de compras e produção. Agora é fácil para o administrador ou compras dar feedback à equipe de produção sobre o prazo de reabastecimento baseado no nível de inventário e decidir se deve reordenar em um certo ponto. Notificações automatizadas também podem ser configuradas para estoque baixo ou pontos de reordenação para garantir que você nunca enfrente escassez inesperada.

4.3. Aproveitando dados para decisões de negócio

Ao centralizar operações e dados, o Rework dá aos gerentes acesso a relatórios em tempo real, possibilitando decisões baseadas em dados:

Garantir conformidade: O Rework permite que negócios estabeleçam Acordos de Nível de Serviço (SLAs), estabelecendo um tempo máximo permitido para cada estágio de produção para garantir entrega pontual.
Rastrear e melhorar desempenho: Com insights detalhados sobre tempos de cumprimento de pedidos, uso de materiais e outros tipos de dados, gerentes podem tomar ação imediata para otimizar processos, identificar desperdício e gargalos, e, em última análise, aumentar lucratividade.

4.4. Melhorando experiência do cliente

Otimizar processos internos é apenas o ponto de partida. Ao gastar menos tempo em trabalho manual, negócios MTO usando Rework agora podem gastar mais tempo melhorando a experiência do cliente e, portanto, aumentando potencial de vendas ao:

Comunicação responsiva: O Rework se integra com Email e WhatsApp, permitindo notificação imediata ao cliente sempre que seu pedido é confirmado ou está pronto para entrega. Você também pode configurar um processo automático de coleta de feedback do cliente após cada pedido usando Webforms e Flows do Rework para melhorar qualidade de serviço e fortalecer relacionamentos com clientes.
Oferecer serviços premium: Com formulários de pedido digital do Rework, é mais fácil oferecer opções de personalização modular aos clientes, aumentando o valor de cada pedido. Além disso, ao otimizar o processo de produção e garantir conformidade estrita, negócios MTO podem oferecer com confiança garantias de entrega, tornando-a um ponto de venda chave e uma vantagem competitiva.

Em resumo

Embora o modelo MTO permita flexibilidade, ele também introduz desafios únicos ao gerenciar manualmente, como comunicação atrasada, compras ineficientes e falta de visibilidade em tempo real. Esses problemas podem levar a atrasos de produção, fluxos de trabalho ineficientes e clientes insatisfeitos.

Para negócios MTO de pequeno a médio porte lutando com esses desafios, o Rework fornece a solução ideal. Se você está tendo problemas com desalinhamento, recursos desperdiçados e processos de produção prolongados, vamos fazer um check-up com nosso médico de negócios.

Gestão de Processos