O que é PDCA: Aproveite o poder do teste contínuo

Imagine que seu negócio opera em uma plataforma de e-commerce, e as classificações de satisfação do cliente recentemente declinaram. Após revisão cuidadosa, você descobriu que seus clientes reclamaram sobre entregas atrasadas e produtos danificados durante o envio.

Para abordar isso, você executou um projeto de teste de um mês usando uma nova transportadora para um grupo amostral de clientes. Para sua alegria, feedback positivo começou a chegar, e problemas de entrega melhoraram. Você decidiu mudar para o novo provedor para todos os pedidos futuros.

O que você acabou de fazer é uma iteração simples do ciclo PDCA. Considerado a "fórmula secreta para o crescimento milagroso dos negócios japoneses", o que exatamente é PDCA, que tipo de empresas pode aplicar, e como pode ser implementado eficazmente? O artigo a seguir fornecerá uma análise detalhada.

O que é PDCA?

O que significa PDCA?

PDCA, que significa Plan – Do – Check – Act, é uma ferramenta de gestão de projetos de quatro etapas projetada para facilitar a melhoria contínua. PDCA encoraja testar melhorias em pequena escala antes de implementar novos procedimentos e métodos de trabalho em toda a empresa.

PDCA pode acelerar a melhoria contínua e ajudar a empresa a otimizar processos e operações. Se cada etapa for executada consistente e precisamente, os ciclos podem acontecer mais rapidamente, levando a melhorias mais rápidas.

A origem do PDCA

O ciclo PDCA foi primeiro introduzido por Walter Shewhart, que é referido como o "pai do controle estatístico de qualidade". Em seu livro "Economic Control of Quality Of Manufactured Product", Shewhart aplicou o método científico ao controle econômico de qualidade.

A tese de Shewhart foi desenvolvida ainda mais por W. Edwards Deming, um pensador líder em controle de qualidade moderno, que defendeu fortemente o trabalho de Shewhart. Deming expandiu as ideias de Shewhart, aplicando o método científico não apenas ao controle de qualidade, mas também à melhoria de processos.

Deming introduziu este método aos engenheiros japoneses. Lá, o ciclo de Shewhart foi integrado com os princípios de melhoria contínua, como Kaizen, sistema de produção da Toyota e manufatura Lean, evoluindo para o que agora é conhecido como o ciclo Plan-Do-Check-Act (PDCA).

Hoje, PDCA é amplamente usado como parte da gestão de projetos Lean. Também é conhecido por vários outros nomes, incluindo Ciclo de Shewhart, Ciclo de Deming e Roda de Deming.

Quando você deve usar PDCA?

Empresas que querem melhorar seus processos operacionais frequentemente implementam PDCA para minimizar erros e maximizar resultados. Organizações podem repetir o ciclo PDCA quando efetivamente executado, incorporando-o como um procedimento operacional padrão. Especificamente, o ciclo PDCA pode ser aplicado quando seu negócio está:

• Iniciando um novo processo ou projeto
• Melhorando um processo existente
• Identificando um fluxo de trabalho repetitivo
• Planejando coletar e analisar dados para definir prioridades de negócio
• Identificando as causas raiz de gargalos ou erros nas operações
• Ou trabalhando em qualquer processo voltado para melhoria contínua

No entanto, implementar o ciclo PDCA pode exigir tempo considerável e foco de recursos. Portanto, pode não ser a melhor abordagem para resolver problemas urgentes ou situações que demandam criatividade e capacidade de resposta rápidas.

Quais são as diferenças entre PDCA, Six Sigma / DMAIC e Kaizen?

PDCA, Six Sigma e Kaizen são todos métodos e frameworks usados em gestão e melhoria de qualidade. Aqui está como eles diferem:

PDCA vs. Six Sigma

Six Sigma (6σ) é um método para melhorar processos de negócio e gestão de qualidade. Usa métodos estatísticos para contar o número de defeitos em um processo e então determina maneiras de eliminá-los.

PDCA é uma parte central da Manufatura Lean, tornando-o simples e fácil de aplicar. Pode ser usado em todos os níveis de uma organização para resolver problemas comuns de negócio do dia-a-dia. Por exemplo, PDCA pode ajudar a detectar erros em uma linha de produção operada por trabalhadores de fábrica.

Por outro lado, DMAIC, que está ligado ao Six Sigma, é mais detalhado e orientado por dados. É melhor para enfrentar problemas complexos e técnicos e requer um especialista para liderar o processo. Por exemplo, DMAIC pode ser usado para descobrir por que a produção é inconsistente, mesmo quando as entradas são as mesmas.

PDCA vs. Kaizen

Kaizen é uma filosofia e método de melhoria contínua desenvolvido no Japão. Visa criar pequenas melhorias incrementais em todos os aspectos de uma organização.

Diferentemente do PDCA, que é um ciclo estruturado para melhorias específicas, Kaizen foca em fomentar uma cultura de trabalho onde cada funcionário está ativamente envolvido em identificar oportunidades de melhoria. Esta abordagem contínua enfatiza fazer pequenas mudanças consistentes que, ao longo do tempo, melhoram significativamente processos, eficiência e desempenho geral da empresa.

Como implementar o ciclo PDCA

1. Plan – Analisar a natureza & planejar detalhes

Durante este estágio, seu foco principal será planejar as tarefas necessárias. Dependendo do tamanho do projeto, a fase de planejamento pode exigir uma quantidade substancial do tempo e esforço da sua equipe. Geralmente, envolverá dividir a tarefa em etapas menores para criar um plano robusto com risco mínimo de falha.

Antes de passar para o próximo estágio, garanta que você abordou as seguintes questões:

• Identificar o problema: Que problema você está enfrentando que precisa de melhoria? Ou que oportunidade de melhoria você tem? Por exemplo, poderia ser a qualidade declinante de um produto ou um processo de produção de conteúdo que poderia ser otimizado.
• Definir os objetivos: O que você visa alcançar em relação a esses problemas? Garanta que os objetivos sejam claros e ligados a indicadores mensuráveis. Você precisará revisitá-los na fase "Check".
• Analisar a situação: Qual é o status atual? Você pode aplicar o framework de pensamento 5-Porquês para descobrir a causa raiz do problema.
• Desenvolver soluções: Quais abordagens podem ajudar a resolver o problema, baseado na causa que analisamos?
• Escolher a melhor solução: Das soluções possíveis, selecione aquela que pareça mais promissora e se alinhe melhor com seu orçamento.

Esta poderia ser a parte mais crucial dos seus esforços de implementação PDCA. Dependendo do progresso do projeto, você pode até precisar repetir etapas específicas até que a solução mais adequada seja encontrada.

2. Do – Conduzir teste & Padronização

Uma vez que o plano esteja finalizado, é hora de agir.

Durante este estágio, você aplicará tudo analisado e planejado na fase anterior. Isso poderia envolver alterar linhas de produção, melhorar produtos ou aplicar novas tecnologias—essencialmente, trazendo todas as suas ideias e planos à vida. Esta fase pode ser dividida em três subetapas: treinar todo pessoal envolvido, executar o projeto e registrar dados para avaliação de desempenho na próxima fase.

Esteja ciente de que problemas imprevistos podem surgir durante este estágio. Portanto, pode ser benéfico primeiro executar um projeto de teste em pequena escala. Isso permite que você avalie se as mudanças propostas gerarão os resultados desejados sem interromper significativamente as operações da empresa caso as mudanças não funcionem. Por exemplo, você pode testar os novos processos em um departamento específico, unidade de negócio ou com um pequeno grupo de clientes.

Adicionalmente, alguns problemas comuns que podem surgir durante a fase de execução incluem:

• Incidentes inesperados além do controle do plano inicial.
• Gargalos no processo operacional ou de produção que são difíceis de identificar.
• Engajamento e comprometimento de funcionários ao plano podem flutuar.

Processos padronizados são vitais para melhorar a execução da organização para abordar esses desafios. Padronização garante que cada funcionário esteja claro sobre seu papel e que cada incidente operacional seja registrado e abordado efetivamente.

3. Check – Monitoramento e avaliação contínuos

Este é o momento de verificar se as coisas estão indo conforme planejado. Neste estágio, sua equipe pode identificar áreas problemáticas no processo atual e eliminá-las no futuro. Se algo der errado durante o processo, você precisa analisar e encontrar a causa raiz do problema.

Embora este estágio seja crucial, "Check" é frequentemente a parte mais negligenciada do ciclo PDCA. Sem manter consistentemente monitoramento e avaliação adequados, você pode cair em uma armadilha comum conhecida como "Efeito Hawthorne".

O Efeito Hawthorne ilustra um fenômeno onde gerentes fazem qualquer mudança na área de produção—não importa qual seja essa mudança—ela melhora o sistema, mas apenas por um curto período. Uma vez que a supervisão da gestão não esteja mais presente, tudo reverte ao seu estado original.

Uma melhoria deve manter seu resultado ao longo do tempo para ser considerada eficaz.

4. Act – Categorizar resultados & Tomar decisões

Finalmente, após desenvolver, implementar e avaliar seu plano, é hora de agir. Neste estágio, você precisa categorizar os resultados da seguinte forma:

• Para resultados indesejados: Você deve identificar a causa da falha e então decidir se continua melhorando ou para.
  • Se você escolher continuar melhorando: Isso leva a repetir o ciclo PDCA com um novo plano para encontrar uma solução melhor.
  • Se você escolher parar: Significa que você aceita que o processo/produto/serviço não precisa (ou não pode ser) melhorado ainda mais neste momento. Se for o caso, não é um fator estratégico, e você deve focar em melhorar áreas verdadeiramente estratégicas.
• Para resultados bem-sucedidos: Parabéns! Você agora encontrou o processo certo para seguir. Além disso, não esqueça de compartilhar a vitória com a equipe que contribuiu para este sucesso. No entanto, como o ciclo PDCA, o trabalho não para aqui. Agora, você precisa pensar sobre qual problema enfrentar a seguir. Priorize os problemas, selecione o mais adequado (frequentemente aquele que fornece benefício máximo com recursos mínimos), e comece um novo ciclo PDCA.

Exemplo de ciclo PDCA

Aqui está um exemplo de um ciclo PDCA no desenvolvimento de software.

1. Plan

A equipe de desenvolvimento identifica que a interface de usuário (UI) atual de um aplicativo de software é difícil de navegar, levando a reclamações de usuários e tickets de suporte aumentados. O objetivo é melhorar a UI para aprimorar a experiência do usuário e reduzir reclamações. A equipe planeja um redesign, coleta feedback de usuários e delineia um conjunto claro de melhorias de UI.

2. Do

A equipe implementa as mudanças de UI planejadas em uma atualização de pequena escala ou dentro de uma versão beta do software. O novo design é testado internamente, e feedback é coletado de um pequeno grupo de usuários.

3. Check

Após algumas semanas, a equipe revisa o feedback dos usuários de teste e analisa indicadores-chave de desempenho (KPIs) como pontuações de satisfação do usuário, tendências de tickets de suporte e métricas de engajamento. Eles avaliam se as mudanças atingiram os objetivos de melhoria.

4. Act

Baseado na análise, se a nova UI se provar eficaz, a equipe implementa as mudanças para todos os usuários e padroniza a nova abordagem de design. Se melhorias adicionais forem necessárias, eles retornam à fase de planejamento, refinam o design e repetem o ciclo PDCA.

Este processo iterativo ajuda a melhorar continuamente a usabilidade e experiência do usuário do software.

Prós & Contras do ciclo PDCA

O ciclo PDCA é uma ferramenta poderosa para melhoria contínua, mas tem algumas desvantagens quando usado em contextos específicos.

Vantagens

• Útil para equipes visando começar com melhoria contínua.
• Flexível e aplicável à maioria dos projetos.
• Rápido para implementar mudanças e ver resultados.
• Um método comprovado para melhoria contínua e aprimoramento de padronização organizacional.

Desvantagens

• Requer suporte da alta gestão para ser bem-sucedido.
• Funciona melhor apenas se o ciclo for iterativo.
• Consome tempo para implementar e aprender.
• Não adequado para projetos urgentes.

Template PDCA

Para ajudar empresas a aplicar facilmente o método de gestão do ciclo PDCA para melhorar seus resultados, preparamos um template flexível, adequado para uma variedade de planos.

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"Melhorar é mudar; ser perfeito é mudar frequentemente."

A importância da mudança e melhoria contínua é sempre enfatizada em operações de negócio. Entre os vários modelos de melhoria contínua, o ciclo PDCA é um dos métodos mais simplificados e otimizados para abordar problemas em qualquer nível da sua organização. Ele garante que processos não repitam erros enquanto permite que sua organização teste ideias em pequena escala em um ambiente controlado.

Você pode começar a aplicar PDCA hoje, e esperamos que este artigo tenha sido útil!