O que é a metodologia 5S? Como implementar 5S no escritório?

Você sabia que o espaço do escritório e a eficiência do trabalho estão intimamente conectados? Quanto mais bagunçado o seu espaço de trabalho, mais provável que sua produtividade caia.

De uma perspectiva lógica, isso faz todo sentido: quando sua mesa não está organizada, apenas encontrar documentos e suprimentos pode tomar muito tempo. De acordo com uma pesquisa global da IDC, profissionais de escritório gastam até 2 horas por semana procurando documentos (físicos e digitais).

Mas as consequências de um espaço de trabalho bagunçado não param por aí. Pesquisas da psicóloga Dra. Libby Sander da Bond University mostram que o ambiente físico afeta significativamente as percepções, emoções e comportamento dos funcionários. Condições psicológicas negativas, como estresse e ansiedade, podem ser parcialmente causadas pela desordem. Esses fatores reduzem sua capacidade de concentração, diminuem seu desempenho e custam às empresas até US$ 190 bilhões anualmente em perda de produtividade.

É hora de reconhecer as desvantagens da desordem em sua vida profissional e começar a organizá-la com 5S imediatamente!

O que é 5S?

5S é um sistema de organização do local de trabalho em 5 etapas que elimina desperdícios enquanto prioriza eficiência, limpeza, ordem e segurança. Cada "S" representa uma parte do processo de cinco etapas destinado a melhorar as operações gerais de uma empresa. É uma parte integral da metodologia de gestão lean.

• Seiri (Classificar): Elimine itens desnecessários para criar um espaço de trabalho limpo e organizado.
• Seiton (Organizar): Organize e arranje os itens necessários para fácil acesso e uso.
• Seiso (Limpar): Limpe o espaço de trabalho, incluindo máquinas e equipamentos.
• Seiketsu (Padronizar): Mantenha a limpeza e organização mantendo e promovendo padrões e procedimentos.
• Shitsuke (Sustentar): Promova uma cultura de disciplina e responsabilidade pessoal, melhorando continuamente os padrões estabelecidos.

A origem do 5S

Este programa de melhoria contínua de desempenho se originou no Japão e foi desenvolvido e amplamente implementado na indústria do país do final da década de 1950 ao início da década de 1960.

O 5S foi aplicado primeiro na manufatura, particularmente em fábricas automotivas e empresas como a Toyota. O 5S é considerado uma parte essencial do "Sistema Toyota de Produção", que foi implementado com sucesso e se espalhou globalmente até hoje.

Inicialmente, o método era chamado de "4S" e consistia em quatro etapas principais: Seiri (Classificar), Seiton (Organizar), Seiso (Limpar) e Seiketsu (Padronizar). Mais tarde, a quinta etapa, Shitsuke (Sustentar), foi adicionada para completar o modelo 5S.

Hoje, o 5S não é apenas confiável no setor de manufatura, mas se expandiu para várias indústrias como serviços, tecnologia, saúde e educação como parte de seus padrões operacionais.

Diferença entre 5S e Kaizen

Tanto o 5S quanto o Kaizen se originaram no Japão com o objetivo final de melhorar processos de trabalho, evitar desperdícios desnecessários nas operações e aumentar a produtividade geral. No entanto, esses dois modelos têm algumas diferenças distintas:

Detalhamento da metodologia 5S

Seiri – Classificar

Esta é provavelmente a etapa mais difícil do método 5S, onde você precisa aprender a remover qualquer coisa desnecessária do seu espaço de trabalho. Isso pode incluir ferramentas, documentos ou itens pessoais. Se você não usou esses itens nos últimos 12 meses ou eles não apoiam diretamente suas tarefas atuais, é hora de se despedir deles.

Reciclar (ou descartar) até mesmo os menores itens não utilizados ajudará a desocupar seu espaço de trabalho, tornando-o mais eficiente para a próxima etapa.

Seiton – Organizar

Sakichi Toyoda, o fundador da Toyota, era particularmente fã de uma citação famosa do autor inglês Samuel Smiles: "Um lugar para tudo, e tudo em seu lugar." Esta ideia é o coração da segunda etapa do sistema 5S.

Depois de classificar e manter apenas o essencial, a próxima tarefa é organizar tudo de forma lógica e fácil de encontrar. O objetivo aqui é manter um estado de fluxo durante o trabalho.

Além disso, todas as ferramentas e equipamentos devem ser colocados em locais visíveis e acessíveis no espaço de trabalho. Isso segue o princípio de gestão visual, facilitando para qualquer pessoa próxima ver, pegar e devolver itens rapidamente.

"Um lugar para tudo, e tudo em seu lugar."

- Samuel Smiles

Seiso – Limpar

Junto com estar organizado, um espaço de trabalho padrão 5S também precisa ser mantido limpo. Manter a limpeza não apenas promove saúde e segurança, mas também aumenta a eficiência do trabalho.

Para manter efetivamente seu espaço limpo, desenvolva o hábito de arrumar depois de usar itens e remover o lixo imediatamente. Programe horários regulares de limpeza, gastando apenas 3-5 minutos no início de cada dia para arrumar e resetar seu espaço de trabalho para evitar bagunça.

É importante notar que a limpeza não é apenas responsabilidade da equipe de limpeza, todo funcionário deve assumir a responsabilidade de manter um ambiente de trabalho limpo.

Seiketsu – Padronizar

Depois de completar as três primeiras etapas, seu local de trabalho pode parecer organizado, limpo e arrumado. Mas por quanto tempo ele ficará assim?

Seiketsu é sobre manter e padronizar regularmente as três primeiras etapas do método 5S. Para garantir sucesso a longo prazo, as empresas precisam estabelecer padrões claros descrevendo responsabilidades individuais, métodos e a frequência de implementação do 5S em áreas específicas.

A relutância em assumir essas responsabilidades pode levar a resultados negativos. Portanto, o 5S só é bem-sucedido quando os funcionários seguem consistentemente e desenvolvem um senso de responsabilidade através desta etapa de Padronização.

Shitsuke – Sustentar

Este é o núcleo do sistema 5S e, embora seja a etapa final, é um processo sem fim. Atua como a força motriz que mantém o sistema 5S funcionando suavemente. Esta etapa também reflete o forte senso de disciplina pessoal, que é uma marca registrada da cultura japonesa.

Nesta fase, a empresa cria incentivos e programas de reconhecimento para encorajar participação plena e comprometimento de todos os funcionários em sustentar as práticas 5S. Com o tempo, cada funcionário desenvolve a disciplina para manter um estilo de trabalho organizado e um alto senso de responsabilidade.

Benefícios do modelo 5S

• Aumento da eficiência do trabalho: Um ambiente de trabalho "compatível com 5S" permite que os funcionários acessem e usem facilmente ferramentas, documentos e equipamentos necessários. Em vez de perder tempo procurando itens, eles podem se concentrar totalmente em suas tarefas, aumentando a eficiência do trabalho e reduzindo o tempo necessário para completar o trabalho.
• Redução de desperdícios: O método 5S elimina itens desnecessários e otimiza o uso do espaço de trabalho. Isso ajuda a reduzir desperdícios em termos de tempo, materiais e recursos humanos. Como resultado, não apenas os custos de produção são reduzidos, mas também aumenta os lucros da empresa e a vantagem competitiva no mercado.
• Melhoria da qualidade do produto/serviço: Um ambiente de trabalho limpo e organizado reduz significativamente erros no processo de produção ou entrega de serviços. Além disso, quando tudo está em seu lugar apropriado e fácil de acessar, isso constrói confiança e lealdade do cliente.
• Aumento da segurança no local de trabalho: O 5S reduz o risco de acidentes e lesões causados por ambientes desordenados ou inseguros. Isso não apenas protege a saúde e segurança dos funcionários, mas também minimiza riscos legais e custos para a empresa.
• Aumento do moral dos funcionários: Quando os funcionários veem seu espaço de trabalho limpo, organizado e bem estruturado, eles se sentem valorizados e mais motivados para ter um melhor desempenho. Isso promove atitudes positivas de trabalho e autodisciplina, criando uma cultura de trabalho dinâmica dentro da organização.

Como combinar 5S com outros modelos

O que é 3D 5S?

3D 5S é um princípio de gestão empresarial popular no Japão e cada vez mais reconhecido por empresas em todo o mundo. Ele se concentra em três princípios-chave que os líderes devem seguir para orientar e gerenciar efetivamente uma empresa: Dirigir (Directing), Discutir (Discussing) e Delegar (Delegating).

Implementar o 5S nem sempre ocorre tão suavemente quanto os líderes podem esperar, e é por isso que o modelo 3D é aplicado. Para garantir que cada indivíduo em uma organização leve o 5S a sério, especialmente nos estágios iniciais de sua adoção, o 3D é essencial.

Isso significa que o líder deve definir a direção, orientar os funcionários sobre as tarefas específicas e explicar como alcançar os melhores resultados. Depois, eles devem delegar tarefas e responsabilidades e estabelecer padrões claros para iniciar o processo de implementação.

O que é Kaizen 5S?

Kaizen, um termo japonês que significa "melhoria contínua", é uma filosofia de gestão e método de trabalho desenvolvido no Japão. Ele enfatiza a busca por melhorias pequenas e contínuas dentro de uma organização.

Kaizen 5S combina a filosofia de melhoria contínua do Kaizen com os princípios de gestão do local de trabalho do 5S. O objetivo é criar um ambiente de trabalho que melhore e otimize constantemente, mantendo organização, limpeza e eficiência nas tarefas diárias. Esta sinergia aumenta produtividade, qualidade e flexibilidade dentro da organização.

Implementar o 5S estabelece uma base forte para implementar atividades Kaizen, permitindo que organizações melhorem continuamente, aumentem a qualidade, impulsionem o desempenho e aumentem a competitividade.

6 passos para implementar 5S

Passo 1: Avalie a situação atual

Implementar o método 5S requer planejamento e execução cuidadosos. Antes de começar, observe o estado atual do seu negócio:

• As pessoas no seu local de trabalho têm dificuldade para encontrar documentos ou arquivos, seja em formato físico ou digital?
• Há cabos elétricos soltos ou emaranhados ao redor do espaço de trabalho?
• Há pastas de arquivo, gavetas ou armários sem etiquetas, ou contendo itens não marcados e difíceis de identificar?
• Itens desnecessários ocupam espaço em áreas de trabalho importantes?
• Há papéis que não estão em uso e acumulando poeira no seu local de trabalho?
• Os funcionários sabem como organizar seu espaço de trabalho de forma organizada e estão totalmente cientes de seus papéis e responsabilidades?

Se você respondeu "Sim" a qualquer uma dessas perguntas, então o método 5S é exatamente o que você precisa!

Passo 2: Construa um plano de ação

O processo 5S começa com a criação de um plano de ação detalhado. A organização precisa estabelecer objetivos claros para a implementação do 5S e delinear etapas específicas para alcançar esses objetivos.

Um plano eficaz deve identificar:

• As ferramentas e recursos necessários
• Atividades específicas e cronogramas esperados para cada etapa
• Orçamento estimado para cada etapa do roteiro
• Papéis e responsabilidades para cada membro da equipe: gerentes, supervisores e funcionários responsáveis por tarefas A, B, C, etc.

Simultaneamente, a empresa deve comunicar o método 5S e o plano de implementação dentro da organização para garantir que todos os funcionários entendam o conceito e estejam prontos para participar.

Passo 3: Treinamento e instrução

Treinamento e orientação são partes cruciais do processo de implementação do 5S. Esta etapa ajuda a construir uma base de conhecimento para os funcionários e promove comprometimento com o processo 5S.

Antes de começar, os funcionários precisam ser treinados sobre o propósito, objetivos e etapas do processo 5S. Após isso, o treinamento se concentrará em aplicar o 5S no ambiente de trabalho específico da empresa, departamento ou tarefa.

O treinamento pode ser conduzido através de sessões presenciais, aulas online, vídeos instrucionais ou materiais de estudo.

Passo 4: Execução

Uma vez que o plano e o roteiro estejam em vigor, a organização pode começar a executar o 5S. Cada etapa deve ser executada de acordo com o plano e cronograma, com apoio da gestão para garantir sucesso e eficácia.

Durante a execução, as empresas devem abordar violações e reconhecer e recompensar funcionários que se destacam em seus papéis.

Passo 5: Avaliação e melhoria

O processo de implementação do 5S deve ser avaliado para identificar pontos fortes, fracos e áreas de melhoria. Feedback de funcionários e gerentes é essencial para melhorar o processo 5S e promover desenvolvimento contínuo.

A empresa pode conduzir reuniões de revisão, pesquisas com funcionários, entrevistas ou usar ferramentas de avaliação de desempenho. Com base no feedback, melhorias podem ser feitas para refinar o processo 5S e garantir aprimoramento contínuo.

Passo 6: Sustente a prática

Finalmente, o processo 5S deve ser mantido e continuamente praticado ao longo do tempo. Isso envolve verificações periódicas, aderência aos padrões estabelecidos e resolução de problemas à medida que surgem.

Sustentar a prática pode incluir estabelecer um cronograma para inspeções e manutenção regulares e criar um sistema de feedback para lidar com reclamações de funcionários ou clientes.

É mais do que apenas organizar coisas!

Implementar o 5S é mais do que apenas organizar coisas; é sobre criar uma cultura de melhoria contínua onde cada funcionário assume responsabilidade por seu ambiente. Grandes avanços muitas vezes surgem dos menores detalhes, e a relação entre produtividade e ambiente de trabalho segue este mesmo princípio. Com o tempo, o impacto positivo dessas pequenas mudanças se acumulará, impulsionando melhorias significativas no desempenho geral.