Eu li as maiores preocupações dos usuários do Asana. O Rework resolve todas elas (e muito mais).

Primeiro, deixe-me ser totalmente honesta aqui: eu gosto do Asana.

Ora, isso não é algo que uma profissional de marketing de um concorrente deveria admitir, então que fique entre nós! Se o Rework não existisse e eu estivesse por aí procurando uma ferramenta de gerenciamento de projetos, há uma boa chance de eu acabar escolhendo o Asana.

É difícil de explicar, é um pouco como amor à primeira vista, sabe?

Como profissional de marketing, presto muita atenção a coisas como mensagem de marca e tom de voz, e o Asana tem aquela vibe calma, sólida e cuidadosa que realmente se destaca. Essa vibe também se reflete no design do produto deles, que vamos abordar em detalhes em breve.

Estou te contando isso para que você entenda de onde eu venho, e para te garantir que serei o mais justa e equilibrada possível nesta comparação. Se você leu a minha comparação Rework vs. Monday.com, provavelmente vai notar um tom diferente aqui. Mas aviso de spoiler: por mais que eu admire o Asana, a minha recomendação final ainda vai pender para o Rework (na maioria dos casos)!

1. Primeiro, vamos começar pela diferença fundamental na filosofia do produto

Olhando os slogans das duas empresas, elas parecem bem semelhantes: ambas se chamam de "plataformas de gerenciamento de trabalho", com o objetivo de centralizar as tarefas do seu negócio em um só lugar. E, à primeira vista, ambas oferecem recursos como gerenciamento de projetos e automação de workflow. Mas COMO elas abordam esse objetivo é onde está a diferença de verdade.

O Rework é como o pacote do Google: pense em clicar no ícone de apps do Google e ver todo um ecossistema: Gmail, Google Calendar, Google Drive, Google Docs,... . Cada função no Rework (Gerenciamento de Projetos, Gerenciamento de Workflow, Gerenciamento de Solicitações, etc.) é um módulo independente, criado para atender a necessidades específicas ao mesmo tempo em que se conecta perfeitamente com os demais do sistema.

O Asana adota uma abordagem diferente, reunindo tudo em um só app. Então, recursos como Gerenciamento de Projetos ou Gerenciamento de Workflow são apenas isto: recursos dentro da mesma ferramenta.

Então, o que essa arquitetura diz sobre cada software?

Asana:

• Prós:
  • Interface simples e amigável
  • Baixa curva de aprendizado, então as equipes conseguem começar rapidamente
• Contras:
  • Capacidade limitada de resolver problemas de negócio complexos e em camadas
  • Workflows avançados exigem integrações com apps externos (como o Flowsana), que podem custar mais e talvez não ofereçam uma experiência perfeita

Rework:

• Prós:
  • Ecossistema completo: cada aplicativo é elaborado como a melhor solução para o seu propósito
  • Projetado para operações complexas, reunindo apps especializados para criar um sistema de gerenciamento completo
• Contras:
  • Pode parecer avassalador no início devido à variedade de apps disponíveis
  • Exige um pouco de tempo para explorar cada ferramenta, mas o resultado é uma solução profunda e capaz para gerenciar diferentes áreas do seu negócio

Como explica o Sr. Eric, nosso fundador e CEO:

"Abordamos a gestão de negócios de forma holística, mas cada problema é tratado em profundidade. Toda empresa enfrenta inúmeros problemas, e acreditamos em enfrentá-los com uma abordagem sistemática e científica. Ao estruturar cada desafio em um aplicativo dedicado, ajudamos a corrigir os problemas por completo para que os gestores possam focar no que importa."

O Asana se sai bem como uma ferramenta de gerenciamento de projetos direta e boa o suficiente. Mas, se você procura uma solução poderosa, o Rework oferece o melhor dos dois mundos: aplicativos individuais de primeira linha, integrados em um sistema tudo-em-um.

Não tenho como resumir isso melhor do que a forma como Scott Brinker, VP de Ecossistema de Plataforma da HubSpot coloca:

"'X se integra com Y?' é uma pergunta de sim ou não enganosamente simplificada demais. Na nuvem, a resposta é quase sempre 'sim'. É meio como ligar para um restaurante e perguntar se eles combinam ingredientes. Claro que combinam. Mas o quão saborosa é a refeição? O quão atencioso é o atendimento? O quão razoável é o preço?"

Outra pergunta pode surgir: e se eu só precisar dele para fins de gerenciamento de projetos?

Ah, isso faz sentido. Uma pergunta bem razoável. Então, por que não olhamos mais de perto o recurso de gerenciamento de projetos em ambos os aplicativos para descobrir?

2. Como o Asana e o Rework abordam os problemas de gerenciamento de projetos

Sendo eu mesma uma apoiadora do Asana, tenho que dizer que é uma ferramenta fantástica para gerenciamento de tarefas e projetos. Como apontou Layla, da ProcessDriven, o Asana "é realmente focado em fazer poucas coisas, e eles chegaram a fazê-las muito bem". Embora o Asana não tenha uma tonelada de recursos, os que ele oferece são extremamente sólidos, tornando-o de altíssimo nível no que faz.

À primeira vista, o Asana e o Rework Projects (o módulo de gerenciamento de projetos do Rework) parecem bem semelhantes, embora eu diria que o Asana tem uma aparência um pouco mais moderna e limpa. Além disso, o Asana adicionou recentemente recursos de gerenciamento de recursos e de metas, que o Rework Projects ainda não tem. Então, se visualizar a carga de trabalho dos funcionários ou acompanhar o progresso das metas for importante para você, o Asana pode levar vantagem.

Fora isso, as duas ferramentas compartilham vários recursos semelhantes:

• Gerenciamento de projetos com múltiplas opções de visualização:
• Visualizações e filtros personalizáveis
• Comunicação baseada em tarefas (upload de arquivos, comentários, reações)
• Subtarefas e campos personalizados nas tarefas
• Tarefas recorrentes
• Formulário para coleta de dados (ou, nas palavras do Asana, entrada de projetos)
• Controle de tempo
• Automação de tarefas
• Dashboards integrados e personalizáveis
• Aplicativo móvel

O Rework Projects também oferece alguns recursos exclusivos que o Asana atualmente não tem, como:

• E-mail para uma tarefa específica
• Valores pré-preenchidos em formulários
• Visualização de linha do tempo imprimível
• Subtarefas exibidas na visualização de calendário,

Curiosamente, esses recursos estão entre os mais pedidos no fórum do Asana. Só essas coisas já tornam o Rework um oponente formidável do prestigiado Asana.

Mas, além disso, onde o Rework Projects realmente se destaca é na sua flexibilidade estrutural.

Dê uma olhada na hierarquia do Asana vs a hierarquia do Rework Projects.

A maior diferença entre os dois é que o Rework permite múltiplos tipos de "board" dentro de um projeto, enquanto o Asana não.

A hierarquia do Asana é direta, mas limitada: dentro de um projeto, você só tem tarefas, organizadas por visualizações. Se você já experimentou o Asana antes ou acompanhou as conversas de feedback de produto do Asana, vai ver que essa estrutura leva a problemas crônicos no gerenciamento de tarefas entre projetos.

Por exemplo, se você está lidando com projetos entre departamentos no Asana, pode precisar criar projetos separados para cada departamento por causa das diferentes configurações de permissão. Mas, se você quiser uma visão geral, precisaria:

• Criar um projeto de "visão geral" que tenha todas as tarefas duplicadas do projeto original, o que envolve muitos créditos de automação ou esforço manual; ou
• Pagar a mais pelo recurso de Portfólio, que oferece relatórios entre projetos, mas não consegue exibir tarefas individuais no momento.

Além disso, como todo o resto é definido como "visualizações", o menu de visualizações pode facilmente ficar bagunçado e difícil de navegar. A seção de Notas, também uma única visualização, limita você a uma nota por projeto, tornando difícil gerenciar vários documentos.

Por outro lado, com a hierarquia do Rework Projects, você pode simplesmente criar um projeto com múltiplos boards de tarefas, cada um com configurações personalizáveis. Essa flexibilidade permite visualizar tarefas e relatórios entre boards com apenas um clique, criando uma estrutura mais organizada. Além disso, o Rework oferece diferentes tipos de board, como "Feeds", "Meetings" e "Docs" para discussões e documentação, e até um tipo de board de "Expense" para acompanhar custos em projetos faturáveis.

Diferentes tipos de boards no Projects do Rework

No geral, o design do Rework se presta a uma experiência mais organizada e rica em recursos, especialmente para gerenciar projetos complexos. Embora o Asana possa parecer mais intuitivo no início, ele pode rapidamente se tornar avassalador quando você está lidando com configurações intrincadas ou vários departamentos.

3. Lembre-se: o Rework tem muito mais do que apenas recursos de gerenciamento de projetos

Como mencionei antes, a forma como o Rework é construído nos permite enfrentar uma ampla gama de desafios de negócio, tornando-o um sistema completo de operações digitais. Para usuários do Asana, esse nível de funcionalidade seria dificilmente alcançável, ou, mesmo que possível, provavelmente seria muito caro e complicado.

Vou tomar dois casos de uso populares como exemplo: o Request do Rework para Gerenciamento de Aprovações e o Rework Flows para Gerenciamento de Workflow.

Gerenciamento de Aprovações

Antes de mais nada, o recurso de Aprovação do Asana só está disponível no plano Advanced ou superior, enquanto o Rework inclui o módulo Request no nosso preço único, sem necessidade de upgrade.

O Asana lançou seu recurso de Aprovação em 2020 como um tipo específico de tarefa. Em vez de criar uma tarefa comum, você pode escolher uma "tarefa de aprovação" quando precisa do aval de alguém. Mas o problema é o seguinte: esse recurso só muda o status da tarefa para "Aprovado" ou "Rejeitado", como de "Fazendo" para "Concluído". Ele não captura de verdade o processo de aprovação completo e real, e eis o porquê:

• Qualquer pessoa além do responsável pode aprovar ou rejeitar as tarefas, a menos que você monte um projeto separado e personalize as permissões para "somente comentário".
• Você não consegue configurar campos obrigatórios para aprovações.
• A pessoa que envia a solicitação ainda pode editar o formulário depois que ele é aprovado.
• Aprovações sequenciais (como precisar da aprovação do Gerente 1 antes de ir para o Gerente 2) exigem uma solução improvisada e travada com regras e campos personalizados.

Em contraste, o Request do Rework foi construído especificamente para lidar com workflows de aprovação. Esses recursos são o nosso padrão óbvio para tornar a experiência direta. E isso sem mencionar que também oferecemos recursos avançados, como assinaturas eletrônicas e formulários de solicitação com impressão em modelo.

Gerenciamento de Workflow

Como ferramenta de colaboração, o Asana torna muito fácil colaborar sem atrito. Mas, se você comanda um negócio que precisa de várias camadas de supervisão e regras rígidas para operações padronizadas, pode começar a notar algumas limitações nesse design. Em muitos casos, tudo parece "horizontal" demais, faltando os mecanismos para impor conformidade, especialmente quando se trata de gerenciar processos.

Em um SOP típico, você precisa de elementos-chave como:

• Entradas do Processo/Estágio (o que é necessário para iniciar o processo/estágio)
• Saídas do Processo/Estágio (o que se espera como resultado do processo/estágio)
• Responsável pela Tarefa (quem responde pela tarefa)
• Executor da Tarefa (quem realiza a tarefa)
• Checklists (etapas para garantir que a tarefa seja concluída corretamente)

Como mencionei, o Asana não permite definir campos personalizados obrigatórios, então é fácil que detalhes importantes passem batido. E, embora você possa automatizar a criação de tarefas à medida que elas se movem para diferentes seções, não há como marcar essas tarefas como "obrigatórias". Essa flexibilidade é ótima para uma ferramenta colaborativa, mas fica aquém se você precisa de uma configuração mais rígida para gerenciamento de processos.

É por isso que usamos um módulo separado, o Rework Flows, especificamente para esse fim. À primeira vista, pode parecer um simples quadro Kanban, mas, à medida que você explora suas configurações, vai ver que cada recurso está ali por um motivo. Ele é construído para lidar com a conformidade de uma organização padronizada, preparando-se para um crescimento sustentável.

E esses são apenas os dois casos de uso populares, enquanto há muitas outras aplicações na plataforma Rework, construídas para outros propósitos, esperando você explorar.

4. Chega de tecnologia. E quanto ao preço?

Agora essa parte é fácil. Deixe-me ser direta sobre o nosso preço, comparado ao do Asana:

• Prós: Basicamente, você pode obter o plano avançado do Asana (e mais) por apenas US$ 8/usuário/mês.
• Contras:
  • Plano gratuito indisponível, embora ofereçamos teste limitado e PoC.
  • Sem plano mensal, porque coisas boas levam tempo.
  • Nenhum plano com menos de 10 usuários, porque miramos equipes que crescem.

E será que mencionei que, com esse preço, junto com uma taxa única de onboarding, você também ganha um gerente de sucesso do cliente dedicado, que vai te fornecer uma estratégia de implementação, e se manter atento às suas perguntas e feedbacks?

Resumindo

Eu entendo perfeitamente por que o Asana é tão popular: ele é elegante, simples e fácil de começar a usar. Para equipes ou projetos pontuais que só precisam de uma forma direta de manter as tarefas organizadas, o Asana faz o serviço perfeitamente. Mas, por mais que eu tenha gostado do Asana desde o início, o Rework ainda vence no longo prazo. O design do Rework é construído para escalar, com recursos que se aprofundam mais nas suas operações, perfeitos para negócios que precisam de estrutura para crescer.