Saya membaca keluhan terbesar pengguna Asana. Rework sudah menangani semuanya (dan jauh lebih banyak).

Pertama, izinkan saya benar-benar jujur di sini: saya suka Asana.

Nah, itu bukan hal yang seharusnya diakui seorang marketer dari pesaing, jadi mari rahasiakan ini di antara kita saja! Jika Rework tidak ada dan saya sedang mencari perangkat project management, ada kemungkinan besar saya akhirnya akan memilih Asana.

Sulit dijelaskan, sedikit seperti cinta pada pandangan pertama, tahu kan?

Sebagai marketer, saya sangat memperhatikan hal-hal seperti pesan merek dan gaya bahasa, dan Asana punya nuansa yang tenang, solid, dan penuh pertimbangan yang benar-benar menonjol. Nuansa ini juga tercermin dalam desain produk mereka, yang akan segera kita bahas secara rinci.

Saya menceritakan ini agar Anda memahami sudut pandang saya, dan untuk meyakinkan Anda bahwa saya akan seadil dan seseimbang mungkin dengan perbandingan ini. Jika Anda telah membaca perbandingan Rework vs. Monday.com saya, Anda mungkin akan menyadari nada yang berbeda di sini. Tapi bocoran: sesungguh apa pun saya mengagumi Asana, rekomendasi akhir saya tetap akan condong ke Rework (dalam sebagian besar kasus)!

1. Pertama, mari mulai dengan perbedaan utama dalam filosofi produk

Melihat tagline kedua perusahaan, keduanya tampak cukup mirip: keduanya menyebut diri sebagai "work management platform", yang bertujuan memusatkan tugas bisnis Anda di satu tempat. Dan sekilas, keduanya menawarkan fitur seperti project management dan automasi workflow. Namun BAGAIMANA mereka menggarap tujuan ini, di situlah letak perbedaan yang sesungguhnya.

Rework seperti suite milik Google: bayangkan mengeklik ikon Google Apps dan melihat seluruh ekosistem: Gmail, Google Calendar, Google Drive, Google Docs,... . Setiap fungsi di Rework (Project Management, Workflow Management, Request Management, dll.) adalah modul mandiri, diciptakan untuk menangani kebutuhan spesifik sambil terhubung mulus dengan yang lain dalam sistem.

Asana mengambil pendekatan berbeda, membundel semuanya menjadi satu aplikasi. Jadi, fitur seperti Project Management atau Workflow Management memang hanya itu: fitur di dalam perangkat yang sama.

Jadi, apa yang dikatakan arsitektur ini tentang masing-masing perangkat lunak?

Asana:

• Kelebihan:
  • Antarmuka yang sederhana dan ramah pengguna
  • Kurva belajar rendah, sehingga tim dapat langsung terjun dengan cepat
• Kekurangan:
  • Kemampuan terbatas untuk memecahkan masalah bisnis yang kompleks dan berlapis
  • Workflow lanjutan memerlukan integrasi dengan aplikasi eksternal (seperti Flowsana), yang bisa memakan biaya ekstra dan mungkin tidak memberikan pengalaman yang mulus

Rework:

• Kelebihan:
  • Ekosistem menyeluruh, setiap aplikasi dirancang sebagai solusi terbaik untuk tujuannya
  • Dirancang untuk operasional kompleks, menyatukan aplikasi khusus untuk menciptakan sistem manajemen yang serba lengkap
• Kekurangan:
  • Bisa terasa membebani pada awalnya karena beragamnya aplikasi yang tersedia
  • Memerlukan sedikit waktu untuk menjelajahi setiap perangkat, tetapi hasilnya adalah solusi yang dalam dan cakap untuk mengelola berbagai bidang bisnis Anda

Seperti yang dijelaskan Pak Eric, pendiri & CEO kami:

"Kami mendekati manajemen bisnis secara holistik, tetapi setiap masalah ditangani secara mendalam. Setiap perusahaan menghadapi persoalan yang tak terhitung, dan kami percaya pada penanganannya dengan pendekatan yang sistematis dan ilmiah. Dengan menstrukturkan setiap tantangan menjadi aplikasi khusus, kami membantu memperbaiki masalah secara menyeluruh sehingga manajer dapat fokus pada hal yang penting."

Asana unggul sebagai perangkat project management yang lugas dan cukup baik. Namun jika Anda mencari solusi yang tangguh, Rework menawarkan yang terbaik dari kedua dunia: aplikasi individual kelas terbaik, yang dibangun menjadi satu sistem all-in-one.

Saya tidak punya cara merangkumnya lebih baik daripada apa yang dikatakan Scott Brinker, VP Platform Ecosystem di Hubspot:

"Apakah X terintegrasi dengan Y?" adalah pertanyaan ya/tidak yang tampaknya terlalu disederhanakan. Di cloud, jawabannya hampir selalu "ya." Ini agak seperti menelepon restoran dan bertanya apakah mereka mencampur bahan-bahan menjadi satu. Tentu mereka melakukannya. Tapi seberapa enak hidangannya? Seberapa perhatian pelayanannya? Seberapa wajar harganya?"

Pertanyaan lain mungkin muncul: Bagaimana jika saya hanya membutuhkannya untuk keperluan project management?

Ah, itu masuk akal. Pertanyaan yang sangat wajar. Kalau begitu, mengapa kita tidak melihat lebih dekat fitur project management pada kedua aplikasi dan mencari tahu?

2. Bagaimana Asana dan Rework menangani masalah project management

Sebagai pendukung Asana sendiri, saya harus katakan ia adalah perangkat yang fantastis untuk manajemen tugas dan proyek. Seperti yang ditunjukkan Layla dari ProcessDriven, Asana "benar-benar fokus melakukan beberapa hal, dan mereka berhasil melakukannya dengan sangat baik". Meskipun Asana tidak punya banyak sekali fitur, fitur yang ada sangat kokoh, menjadikannya kelas atas untuk apa yang dilakukannya.

Sekilas, Asana dan Rework Projects (modul project management Rework) tampak cukup mirip, meski saya akan bilang Asana punya tampilan yang sedikit lebih modern dan bersih. Selain itu, Asana baru-baru ini menambahkan fitur manajemen sumber daya dan sasaran, yang belum dimiliki Rework Projects. Jadi, jika memvisualisasikan beban kerja karyawan atau melacak kemajuan sasaran penting bagi Anda, Asana mungkin punya keunggulan.

Selain itu, kedua perangkat berbagi cukup banyak fitur yang serupa:

• Project management dengan beberapa opsi tampilan:
• Tampilan dan filter yang dapat disesuaikan
• Komunikasi berbasis tugas (unggah file, komentar, reaksi)
• Subtugas & kolom kustom pada tugas
• Tugas berulang
• Formulir untuk pengumpulan data (atau dalam istilah Asana, project intake)
• Pelacakan waktu
• Automasi tugas
• Dashboard bawaan dan yang dapat disesuaikan
• Aplikasi mobile

Rework Projects juga menawarkan beberapa fitur unik yang saat ini tidak dimiliki Asana, seperti:

• Email ke tugas tertentu
• Nilai terisi otomatis dalam formulir
• Tampilan lini masa yang dapat dicetak
• Subtugas yang ditampilkan dalam tampilan kalender,

Menariknya, fitur-fitur ini termasuk yang paling banyak diminta di forum Asana. Hal-hal ini saja menjadikan Rework lawan tangguh bagi Asana yang bergengsi.

Namun di atas itu semua, tempat Rework Projects benar-benar menonjol adalah pada fleksibilitas strukturalnya.

Lihatlah hierarki Asana vs hierarki Rework Projects.

Perbedaan terbesar antara keduanya adalah Rework memungkinkan beberapa jenis "board" dalam satu proyek, sementara Asana tidak.

Hierarki Asana lugas tetapi terbatas: dalam sebuah proyek, Anda hanya memiliki tugas, yang ditata berdasarkan tampilan. Jika Anda pernah mencoba Asana sebelumnya atau mengikuti percakapan umpan balik produk Asana, Anda akan melihat bahwa struktur ini menyebabkan masalah kronis dalam mengelola tugas lintas proyek.

Sebagai contoh, jika Anda menangani proyek lintas departemen di Asana, Anda mungkin perlu membuat proyek terpisah untuk setiap departemen karena pengaturan izin yang berbeda. Namun jika Anda ingin gambaran umum, Anda perlu:

• Membuat proyek "ikhtisar" yang memiliki semua tugas yang diduplikasi dari proyek asli, yang melibatkan banyak kredit automasi atau upaya manual; atau
• Membayar ekstra untuk fitur Portfolio, yang menyediakan laporan lintas proyek tetapi saat ini tidak dapat menampilkan tugas individual.

Selain itu, karena segala sesuatu diatur sebagai "tampilan", menu tampilan bisa dengan mudah menjadi berantakan dan sulit dinavigasi. Bagian Catatan, yang juga merupakan satu tampilan, membatasi Anda pada satu catatan per proyek, membuatnya sulit mengelola banyak dokumen.

Di sisi lain, dengan hierarki Rework Projects, Anda cukup membuat proyek dengan beberapa board tugas, masing-masing dengan pengaturan yang dapat disesuaikan. Fleksibilitas ini memungkinkan Anda melihat tugas dan laporan lintas board hanya dengan satu klik, menciptakan struktur yang lebih tertata. Selain itu, Rework menawarkan berbagai jenis board seperti "Feeds", "Meetings", dan "Docs" untuk diskusi dan dokumentasi, dan bahkan jenis board "Expense" untuk melacak biaya pada proyek yang dapat ditagih.

Berbagai jenis board di Rework Projects

Secara keseluruhan, desain Rework cocok untuk pengalaman yang lebih tertata dan kaya fitur, terutama untuk mengelola proyek yang kompleks. Meskipun Asana mungkin terasa lebih intuitif pada awalnya, ia bisa cepat menjadi membebani ketika Anda menangani penyiapan yang rumit atau banyak departemen.

3. Ingat, Rework memiliki lebih dari sekadar fitur project management

Seperti yang telah saya sebutkan sebelumnya, cara Rework dibangun memungkinkan kami menggarap beragam tantangan bisnis, menjadikannya sistem operasional digital yang lengkap. Bagi pengguna Asana, tingkat fungsionalitas seperti ini akan sulit dicapai, atau bahkan jika mungkin, kemungkinan besar akan sangat mahal dan rumit.

Saya akan mengambil dua kasus penggunaan populer sebagai contoh: Request untuk Manajemen Persetujuan dari Rework dan Rework Flows untuk Workflow Management.

Manajemen Persetujuan

Pertama, fitur Approval Asana hanya tersedia dengan paket Advanced ke atas, sementara Rework menyertakan modul Request dalam harga datar kami: tanpa perlu upgrade.

Asana meluncurkan fitur Approval-nya pada 2020 sebagai jenis tugas tertentu. Alih-alih membuat tugas biasa, Anda dapat memilih "tugas persetujuan" ketika Anda membutuhkan pengesahan dari seseorang. Tapi begini masalahnya: fitur ini hanya membalik status tugas menjadi "Disetujui" atau "Ditolak", seperti dari "Doing" ke "Done". Ia tidak benar-benar menangkap proses persetujuan yang utuh dan nyata, dan inilah alasannya:

• Siapa pun selain penerima tugas dapat menyetujui atau menolak tugas, kecuali Anda menyiapkan proyek terpisah dan menyesuaikan izin menjadi "hanya komentar."
• Anda tidak dapat menyiapkan kolom wajib untuk persetujuan.
• Orang yang mengajukan permintaan masih dapat mengedit formulir setelah disetujui.
• Persetujuan berurutan (seperti perlunya persetujuan Manajer 1 sebelum diteruskan ke Manajer 2) memerlukan akal-akalan yang canggung dengan aturan dan kolom kustom.

Sebaliknya, Request dari Rework dibangun khusus untuk menangani workflow persetujuan. Fitur-fitur itu adalah standar jelas kami untuk membuat pengalaman menjadi lugas. Dan itu belum termasuk kami juga menawarkan fitur lanjutan seperti tanda tangan elektronik dan formulir permintaan cetak-ke-templat.

Workflow Management

Sebagai perangkat kolaborasi, Asana memang membuat kolaborasi menjadi sangat mudah tanpa gesekan. Namun jika Anda menjalankan bisnis yang membutuhkan beberapa lapisan pengawasan dan aturan ketat untuk operasional yang terstandardisasi, Anda mungkin mulai menyadari beberapa keterbatasan dalam desain ini. Dalam banyak kasus, segalanya terasa terlalu "datar", kurang mekanisme untuk menegakkan kepatuhan, terutama dalam hal mengelola proses.

Dalam sebuah SOP yang khas, Anda membutuhkan elemen-elemen kunci seperti:

• Input Proses/Tahap (apa yang dibutuhkan untuk memulai proses/tahap)
• Output Proses/Tahap (apa yang diharapkan sebagai hasil dari proses/tahap)
• Pemilik Tugas (siapa yang bertanggung jawab atas tugas)
• Pelaksana Tugas (siapa yang menjalankan tugas)
• Daftar Periksa (langkah untuk memastikan tugas selesai dengan benar)

Seperti yang telah saya sebutkan, Asana tidak mengizinkan Anda menetapkan kolom kustom wajib, jadi detail penting mudah terlewat. Dan meskipun Anda dapat mengautomasikan pembuatan tugas saat mereka berpindah ke bagian yang berbeda, tidak ada cara untuk menandai tugas tersebut sebagai "wajib selesai." Fleksibilitas ini bagus untuk perangkat kolaboratif, tetapi kurang memadai jika Anda membutuhkan penyiapan yang lebih ketat untuk process management.

Itulah mengapa kami menggunakan modul terpisah, Rework Flows, khusus untuk tujuan ini. Sekilas, mungkin tampak seperti board Kanban sederhana, tetapi saat Anda menjelajahi pengaturannya, Anda akan melihat bahwa setiap fitur ada karena suatu alasan. Ia dibangun untuk menangani kepatuhan bagi organisasi yang terstandardisasi, bersiap untuk pertumbuhan yang berkelanjutan.

Dan ini baru dua kasus penggunaan populer, sementara masih banyak lagi aplikasi dalam platform Rework, dibangun untuk tujuan lain, menanti untuk Anda jelajahi.

4. Cukup soal teknologi. Bagaimana dengan harganya?

Nah, bagian ini mudah. Izinkan saya berterus terang tentang harga kami, dibandingkan dengan Asana:

• Kelebihan: Pada dasarnya Anda bisa mendapatkan paket advanced Asana (dan lebih) hanya dengan 8$/pengguna/bulan.
• Kekurangan:
  • Free plan tidak tersedia, meski kami menawarkan trial terbatas dan PoC.
  • Tidak ada paket bulanan, karena hal baik butuh waktu.
  • Tidak ada paket kurang dari 10 pengguna, karena kami menyasar tim yang bertumbuh.

Dan apakah saya sudah menyebutkan bahwa dengan harga ini, ditambah biaya onboarding sekali bayar, Anda juga akan mendapatkan customer success manager khusus yang akan menyediakan strategi implementasi, dan tetap responsif terhadap pertanyaan serta masukan Anda?

Sebagai penutup

Saya benar-benar paham mengapa Asana begitu populer: ia rapi, sederhana, dan mudah untuk langsung dipakai. Untuk tim atau proyek sekali jalan yang hanya membutuhkan cara lugas untuk menjaga tugas tetap tertata, Asana melakukan tugasnya dengan sempurna. Namun sesuka apa pun saya pada Asana sejak awal, Rework tetap menang dalam jangka panjang. Desain Rework dibangun untuk berskala, dengan fitur yang menggali lebih dalam ke operasional Anda, sempurna untuk bisnis yang membutuhkan struktur untuk bertumbuh.