Ich habe die größten Sorgen der Asana-Nutzer durchgelesen. Rework deckt sie ab (und noch viel mehr).

Zuerst will ich hier ganz ehrlich sein: Ich mag Asana.

Nun, das ist nicht gerade etwas, das ein Marketer eines Konkurrenten zugeben sollte, also behalten wir das unter uns! Gäbe es Rework nicht und ich wäre auf der Suche nach einem Projektmanagement-Tool, stünden die Chancen gut, dass ich am Ende Asana wählen würde.

Es ist schwer zu erklären, es ist ein bisschen wie Liebe auf den ersten Blick, wissen Sie?

Als Marketer achte ich genau auf Dinge wie Markenbotschaft und Tonalität, und Asana hat diese ruhige, solide und durchdachte Ausstrahlung, die wirklich heraussticht. Diese Ausstrahlung spiegelt sich auch in ihrem Produktdesign wider, worauf wir bald im Detail eingehen werden.

Ich erzähle Ihnen das, damit Sie verstehen, woher ich komme, und um Ihnen zu versichern, dass ich bei diesem Vergleich so fair und ausgewogen wie möglich sein werde. Wenn Sie meinen Vergleich von Rework vs. Monday.com gelesen haben, werden Sie hier wahrscheinlich einen anderen Ton bemerken. Aber Achtung, Spoiler: So sehr ich Asana bewundere, meine abschließende Empfehlung wird sich (in den meisten Fällen) trotzdem in Richtung Rework neigen!

1. Beginnen wir zunächst mit dem entscheidenden Unterschied in der Produktphilosophie

Betrachtet man die Taglines beider Unternehmen, wirken sie ziemlich ähnlich: Beide bezeichnen sich als "Work-Management-Plattformen" mit dem Ziel, Ihre Geschäftsaufgaben an einem Ort zu zentralisieren. Und oberflächlich bieten beide Funktionen wie Projektmanagement und Workflow-Automatisierung. Doch WIE sie dieses Ziel angehen, darin liegt der eigentliche Unterschied.

Rework ist wie Googles Suite: Denken Sie daran, wie Sie auf das Google-Apps-Symbol klicken und ein ganzes Ökosystem sehen: Gmail, Google Calendar, Google Drive, Google Docs, … . Jede Funktion in Rework (Projektmanagement, Workflow-Management, Request-Management usw.) ist ein eigenständiges Modul, geschaffen, um spezifische Anforderungen zu adressieren, und dabei reibungslos mit anderen im System verbunden.

Asana verfolgt einen anderen Ansatz und bündelt alles in einer App. Funktionen wie Projektmanagement oder Workflow-Management sind also genau das: Features innerhalb desselben Tools.

Was sagt diese Architektur nun über die jeweilige Software aus?

Asana:

• Vorteile:
  • Einfache, benutzerfreundliche Oberfläche
  • Geringe Lernkurve, sodass Teams schnell einsteigen können
• Nachteile:
  • Begrenzte Fähigkeit, komplexe, mehrschichtige Geschäftsprobleme zu lösen
  • Fortgeschrittene Workflows erfordern Integrationen mit externen Apps (wie Flowsana), die extra kosten können und möglicherweise kein nahtloses Erlebnis bieten

Rework:

• Vorteile:
  • Umfassendes Ökosystem, jede Anwendung ist als beste Lösung für ihren Zweck gestaltet
  • Für komplexe Abläufe konzipiert, bringt spezialisierte Apps zusammen, um ein rundum durchdachtes Management-System zu schaffen
• Nachteile:
  • Kann sich anfangs aufgrund der Vielfalt der verfügbaren Apps überwältigend anfühlen
  • Erfordert etwas Zeit, um jedes Tool zu erkunden, aber das Ergebnis ist eine tiefgehende, leistungsfähige Lösung für das Management verschiedener Bereiche Ihres Unternehmens

Wie Herr Eric, unser Gründer und CEO, erklärt:

"Wir gehen Unternehmensmanagement ganzheitlich an, aber jedes Problem wird in der Tiefe adressiert. Jedes Unternehmen steht vor unzähligen Problemen, und wir glauben daran, sie mit einem systematischen, wissenschaftlichen Ansatz anzugehen. Indem wir jede Herausforderung in eine dedizierte Anwendung strukturieren, helfen wir, Probleme gründlich zu lösen, damit Manager sich auf das Wesentliche konzentrieren können."

Asana überzeugt als unkompliziertes, ausreichend gutes Projektmanagement-Tool. Doch wenn Sie eine leistungsstarke Lösung suchen, bietet Rework das Beste aus beiden Welten: erstklassige einzelne Anwendungen, eingebettet in ein All-in-one-System.

Ich kann es nicht besser zusammenfassen, als es Scott Brinker, VP Platform Ecosystem bei Hubspot formuliert:

"Lässt sich X mit Y integrieren?" ist eine trügerisch stark vereinfachte Ja-Nein-Frage. In der Cloud lautet die Antwort fast immer "ja". Es ist ein bisschen so, als würde man in einem Restaurant anrufen und fragen, ob sie Zutaten miteinander kombinieren. Klar tun sie das. Aber wie lecker ist das Gericht? Wie aufmerksam ist der Service? Wie angemessen ist der Preis?"

Vielleicht kommt eine weitere Frage auf: Was, wenn ich es nur für Projektmanagement-Zwecke brauche?

Ah, das ergibt Sinn. Eine sehr berechtigte Frage. Warum werfen wir dann nicht einen genaueren Blick auf die Projektmanagement-Funktion in beiden Anwendungen und finden es heraus?

2. Wie Asana und Rework Projektmanagement-Probleme angehen

Als Asana-Befürworterin selbst muss ich sagen, dass es ein fantastisches Tool für Aufgaben- und Projektmanagement ist. Wie Layla von ProcessDriven betont hat, ist Asana "wirklich darauf fokussiert, ein paar Dinge zu tun, und sie machen das wirklich gut". Auch wenn Asana nicht unzählige Funktionen hat, sind die, die es bietet, grundsolide, was es für das, was es tut, zur Spitzenklasse macht.

Auf den ersten Blick wirken Asana und Rework Projects (Reworks Projektmanagement-Modul) ziemlich ähnlich, wobei ich sagen würde, dass Asana einen etwas moderneren und aufgeräumteren Look hat. Zudem hat Asana kürzlich Funktionen für Ressourcen- und Zielmanagement hinzugefügt, die Rework Projects noch nicht hat. Wenn also das Visualisieren von Mitarbeiterauslastung oder das Verfolgen des Zielfortschritts für Sie wichtig ist, könnte Asana die Nase vorn haben.

Abgesehen davon teilen sich beide Tools eine ganze Reihe ähnlicher Funktionen:

• Projektmanagement mit mehreren Ansichtsoptionen:
• Anpassbare Ansichten und Filter
• Aufgabenbasierte Kommunikation (Datei-Uploads, Kommentare, Reaktionen)
• Unteraufgaben und benutzerdefinierte Felder für Aufgaben
• Wiederkehrende Aufgaben
• Formulare zur Datenerfassung (oder in Asanas Worten: Projektaufnahme)
• Zeiterfassung
• Aufgabenautomatisierung
• Integrierte und anpassbare Dashboards
• Mobile App

Rework Projects bietet außerdem einige einzigartige Funktionen, die Asana derzeit nicht hat, wie:

• E-Mail an eine bestimmte Aufgabe
• Vorausgefüllte Werte in Formularen
• Druckbare Timeline-Ansicht
• Unteraufgaben, die in der Kalenderansicht angezeigt werden

Interessanterweise gehören diese Funktionen zu den am häufigsten gewünschten in Asanas Forum. Allein diese Dinge machen Rework zu einem ernst zu nehmenden Gegner des renommierten Asana.

Doch darüber hinaus glänzt Rework Projects wirklich in seiner strukturellen Flexibilität.

Werfen Sie einen Blick auf Asanas Hierarchie im Vergleich zur Hierarchie von Rework Projects.

Der größte Unterschied zwischen den beiden ist, dass Rework mehrere Arten von "Board" innerhalb eines Projekts erlaubt, während Asana das nicht tut.

Asanas Hierarchie ist geradlinig, aber begrenzt: Innerhalb eines Projekts haben Sie einfach Aufgaben, organisiert nach Ansichten. Wenn Sie Asana schon einmal ausprobiert oder die Produkt-Feedback-Gespräche von Asana verfolgt haben, werden Sie sehen, dass diese Struktur zu chronischen Problemen beim Verwalten von Aufgaben über Projekte hinweg führt.

Wenn Sie zum Beispiel abteilungsübergreifende Projekte in Asana bearbeiten, müssen Sie aufgrund unterschiedlicher Berechtigungseinstellungen möglicherweise separate Projekte für jede Abteilung erstellen. Wenn Sie aber eine Übersicht wollen, müssten Sie entweder:

• Ein "Übersichts"-Projekt erstellen, in dem alle Aufgaben aus dem ursprünglichen Projekt dupliziert werden, was entweder viele Automatisierungs-Credits oder manuellen Aufwand erfordert; oder
• Extra für die Portfolio-Funktion zahlen, die projektübergreifende Reports bereitstellt, aber derzeit keine einzelnen Aufgaben anzeigen kann.

Außerdem kann das Ansichtsmenü, da alles andere als "Ansicht" angelegt ist, leicht unübersichtlich und schwer zu navigieren werden. Der Notizbereich, ebenfalls eine einzelne Ansicht, beschränkt Sie auf eine Notiz pro Projekt, was es schwierig macht, mehrere Dokumente zu verwalten.

Mit der Hierarchie von Rework Projects hingegen können Sie einfach ein Projekt mit mehreren Aufgaben-Boards erstellen, jedes mit anpassbaren Einstellungen. Diese Flexibilität lässt Sie Aufgaben und Reports über Boards hinweg mit nur einem Klick betrachten und schafft eine besser organisierte Struktur. Zudem bietet Rework verschiedene Board-Typen wie "Feeds", "Meetings" und "Docs" für Diskussionen und Dokumentation und sogar einen "Expense"-Board-Typ, um Kosten in abrechenbaren Projekten zu verfolgen.

Verschiedene Board-Typen in Reworks Projects

Insgesamt bietet Reworks Design ein besser organisiertes, funktionsreicheres Erlebnis, besonders beim Verwalten komplexer Projekte. Auch wenn Asana sich anfangs intuitiver anfühlen mag, kann es schnell überwältigend werden, wenn Sie verschachtelte Setups oder mehrere Abteilungen bearbeiten.

3. Denken Sie daran: Rework hat mehr als nur Projektmanagement-Funktionen

Wie ich bereits erwähnt habe, erlaubt uns die Art, wie Rework aufgebaut ist, eine breite Palette an Geschäftsherausforderungen anzugehen, was es zu einem vollständigen digitalen Operations-System macht. Für Asana-Nutzer wäre dieses Maß an Funktionalität kaum erreichbar, oder selbst wenn möglich, wahrscheinlich sehr teuer und kompliziert.

Ich nehme zwei beliebte Anwendungsfälle als Beispiel: Reworks Request für Genehmigungsmanagement und Rework Flows für Workflow-Management.

Genehmigungsmanagement

Zunächst ist Asanas Genehmigungsfunktion nur mit dem Advanced-Tarif und höher verfügbar, während Rework das Request-Modul in seiner flachen Preisgestaltung enthält, ohne dass ein Upgrade nötig ist.

Asana führte seine Genehmigungsfunktion 2020 als eine bestimmte Aufgabenart ein. Statt eine reguläre Aufgabe zu erstellen, können Sie eine "Genehmigungsaufgabe" wählen, wenn Sie das Okay von jemandem brauchen. Aber die Sache ist die: Diese Funktion schaltet lediglich den Aufgabenstatus auf "Genehmigt" oder "Abgelehnt" um, so wie von "In Bearbeitung" auf "Erledigt". Sie bildet den vollen, realen Genehmigungsprozess nicht wirklich ab, und zwar aus diesen Gründen:

• Jeder außer dem Bearbeiter kann die Aufgaben genehmigen oder ablehnen, es sei denn, Sie richten ein separates Projekt ein und passen die Berechtigungen auf "nur Kommentar" an.
• Sie können keine Pflichtfelder für Genehmigungen einrichten.
• Die Person, die die Anfrage einreicht, kann das Formular nach der Genehmigung weiterhin bearbeiten.
• Sequenzielle Genehmigungen (etwa die Genehmigung von Manager 1, bevor es zu Manager 2 geht) erfordern eine umständliche Behelfslösung mit Regeln und benutzerdefinierten Feldern.

Im Gegensatz dazu wurde Reworks Request gezielt gebaut, um Genehmigungs-Workflows zu bewältigen. Diese Funktionen sind unser selbstverständlicher Standard, um das Erlebnis unkompliziert zu machen. Und das, ohne zu erwähnen, dass wir auch fortgeschrittene Funktionen wie elektronische Signaturen und druck-vorlagenbasierte Anfrageformulare bieten.

Workflow-Management

Als Kollaborationstool macht Asana das reibungslose Zusammenarbeiten tatsächlich sehr einfach. Doch wenn Sie ein Unternehmen führen, das mehrere Kontrollebenen und strenge Regeln für standardisierte Abläufe braucht, werden Sie in diesem Design möglicherweise einige Grenzen bemerken. In vielen Fällen fühlt sich alles zu "flach" an und es fehlen die Mechanismen, um Compliance durchzusetzen, besonders beim Managen von Prozessen.

In einer typischen SOP brauchen Sie zentrale Elemente wie:

• Prozess-/Phasen-Inputs (was benötigt wird, um den Prozess/die Phase zu starten)
• Prozess-/Phasen-Outputs (was als Ergebnis des Prozesses/der Phase erwartet wird)
• Task Owner (wer für die Aufgabe verantwortlich ist)
• Task Worker (wer die Aufgabe ausführt)
• Checklisten (Schritte, um sicherzustellen, dass die Aufgabe korrekt abgeschlossen wird)

Wie ich erwähnt habe, erlaubt Asana Ihnen nicht, verpflichtende benutzerdefinierte Felder festzulegen, sodass wichtige Details leicht durchrutschen. Und obwohl Sie das Erstellen von Aufgaben automatisieren können, während sie in verschiedene Abschnitte wechseln, gibt es keine Möglichkeit, diese Aufgaben als "muss abgeschlossen werden" zu markieren. Diese Flexibilität ist für ein Kollaborationstool großartig, greift aber zu kurz, wenn Sie ein strengeres Setup für das Prozessmanagement brauchen.

Deshalb nutzen wir ein separates Modul, Rework Flows, gezielt für diesen Zweck. Auf den ersten Blick mag es wie ein einfaches Kanban-Board aussehen, aber wenn Sie seine Einstellungen erkunden, werden Sie sehen, dass jede Funktion aus einem Grund da ist. Es ist gebaut, um Compliance für eine standardisierte Organisation zu bewältigen und sich auf nachhaltiges Wachstum vorzubereiten.

Und das sind nur die zwei beliebten Anwendungsfälle, während es in der Rework-Plattform noch viele weitere Anwendungen für andere Zwecke gibt, die darauf warten, von Ihnen erkundet zu werden.

4. Genug mit der Technik. Wie sieht es mit den Preisen aus?

Nun, dieser Teil ist einfach. Lassen Sie mich zu unserer Preisgestaltung, verglichen mit der von Asana, ganz offen sein:

• Vorteile: Im Grunde bekommen Sie Asanas Advanced-Tarif (und mehr) für nur 8 $/Nutzer/Monat.
• Nachteile:
  • Kein kostenloser Tarif verfügbar, wobei wir eine begrenzte Testphase und einen PoC anbieten.
  • Kein monatlicher Tarif, denn gute Dinge brauchen Zeit.
  • Kein Tarif unter 10 Nutzern, denn wir zielen auf Teams, die wachsen.

Und habe ich schon erwähnt, dass Sie mit dieser Preisgestaltung, zusammen mit einer einmaligen Onboarding-Gebühr, auch einen dedizierten Customer Success Manager bekommen, der Ihnen eine Implementierungsstrategie bereitstellt und auf Ihre Fragen und Ihr Feedback reaktionsschnell reagiert?

Zusammenfassend

Ich verstehe absolut, warum Asana so beliebt ist: Es ist schick, einfach und leicht einzusteigen. Für Teams oder einmalige Projekte, die einfach eine unkomplizierte Möglichkeit brauchen, Aufgaben organisiert zu halten, erledigt Asana die Aufgabe perfekt. Doch so sehr ich Asana von Anfang an mochte, Rework gewinnt auf lange Sicht trotzdem. Reworks Design ist zum Skalieren gebaut, mit Funktionen, die tiefer in Ihre Abläufe eindringen, perfekt für Unternehmen, die Struktur brauchen, um zu wachsen.