Rework vs ClickUp, ou águia vs avestruz?

Que título estranho, você deve estar pensando. Bem, é só uma forma de dizer que colocar Rework e ClickUp lado a lado é difícil. É como comparar uma águia e um avestruz: os dois são aves, mas se destacam de jeitos completamente diferentes.

Sinceramente, nunca entendi aqueles artigos cheios de "check" e "x" que só comparam funcionalidade por funcionalidade. No mundo do SaaS, funcionalidades são a coisa mais imprevisível que existe, não importa se o produto está em beta, ainda buscando product-market fit, escalando rápido, ou já maduro. Basta olhar como os times de software trabalham: as funcionalidades são construídas em "sprints", o que significa que estão sempre numa corrida. Em poucos meses, o produto pode parecer completamente "novo e melhorado".

Então, embora as funcionalidades sejam fáceis de identificar e comparar, nem sempre são a melhor forma de avaliar um software. Funcionalidades que não existem hoje podem ser lançadas amanhã.

É por isso que, quando escrevo artigos de comparação de produtos, sempre escolho focar na filosofia por trás do produto: sua visão e como ele foi projetado para resolver problemas específicos. Funcionalidades mostram onde um produto está agora, mas filosofia e visão revelam seu potencial futuro. E sejamos realistas: você não escolhe um software só pelas necessidades de hoje, você também quer algo capaz de acompanhar o crescimento do seu negócio amanhã.

Então, vamos deixar uma coisa clara. Este artigo não vai ser uma comparação funcionalidade por funcionalidade entre ClickUp e Rework. Em vez disso, vou me aprofundar em como cada produto é construído, quais problemas eles pretendem resolver e por que fazem isso do jeito que fazem. Porque, no fim das contas, comparar uma águia e um avestruz depende de você se importar mais em voar ou em correr.

(Ainda assim, se você precisar de uma tabela desse tipo, preparei uma aqui, junto com informações de preço.)

1. Filosofia de produto: o ClickUp é sobre colaboração, enquanto a Rework é sobre gestão

O ClickUp é chamado de software de produtividade tudo-em-um, o "um app para substituir todos os outros", enquanto nós nos chamamos de "uma plataforma unificada de operações". Como sugerem os slogans, ClickUp e Rework podem até mirar na "centralização", mas cada um chega lá com objetivos e abordagens diferentes.

Veja os apps que o ClickUp orgulhosamente diz que cobre: tem Loom, Drive, Slack, Trello, Asana, Coda, Notion, Miro, e mais. Dá para perceber que a maioria deles é voltada à produtividade pessoal e de equipe, com foco em unir pessoas para compartilhar ideias, trabalhar em tarefas e alcançar objetivos.

ClickUp com a lista de funções de colaboração na barra lateral

Por exemplo, um time de marketing pode se beneficiar usando o ClickUp para atribuir tarefas de campanha, compartilhar feedback sobre imagens e vídeos, fazer brainstorm em um quadro virtual e acompanhar prazos, tudo em um único app. É perfeito para times que valorizam agilidade e colaboração em tempo real.

A Rework, em contrapartida, adota uma abordagem top-down, focando no panorama geral de gerenciar uma empresa. Não se trata de microgerenciar tarefas do dia a dia, mas de criar um sistema unificado onde departamentos estruturados possam operar sob a supervisão do líder do negócio. Embora a Rework não tenha a mesma amplitude de funcionalidades de colaboração que o ClickUp, ela se destaca em áreas como coordenação de recursos, padronização de workflows e gestão de operações em escala. Vamos nos aprofundar nesses pontos fortes na próxima seção.

Os múltiplos apps da Rework para gestão de operações

E quanto ao gerenciamento de tarefas?

Enquanto o ClickUp é fortemente voltado à colaboração e a Rework se inclina para a gestão, existe alguma sobreposição. Comunicação e coordenação de tarefas são parte importante dos dois produtos, e não há um vencedor absoluto. Ambas as ferramentas permitem atribuição de tarefas, prazos e comunicação de ida e volta dentro de cada tarefa. Um diferencial da Rework, no entanto, é a capacidade de integrar mensagens do WhatsApp diretamente ao sistema sem custo adicional, algo que o ClickUp não oferece.

Dito isso, o ClickUp de fato parece mais polido, com mais opções de personalização e configurações sofisticadas. A Rework, estando em fase de crescimento, está evoluindo rapidamente, então as funcionalidades podem mudar e melhorar bastante em pouco tempo.

No entanto, o foco da Rework em gestão ainda transparece em detalhes sutis de design. Por exemplo, as páginas de tarefa no Rework Projects (o app especializado em gestão de tarefas e projetos) incluem uma seção dedicada de "Resultado da Tarefa", permitindo que gestores vejam os resultados rapidamente sem precisar vasculhar conversas longas. No ClickUp, você conseguiria algo parecido usando um campo personalizado, mas só se você já souber que precisa disso.

De forma semelhante, os relatórios do Rework Projects vão além do status das tarefas e destacam o desempenho dos funcionários, ajudando gestores a identificar os melhores desempenhos rapidamente, algo com que o ClickUp tem dificuldade.

2. Arquitetura de produto: o ClickUp é um app, enquanto a Rework é uma plataforma

A forma como os problemas de gestão e colaboração são tratados também revela a diferença na arquitetura do produto.

O ClickUp é um único app que cresce adicionando funcionalidades ao longo do tempo. Embora isso pareça simples, vem com contrapartidas. Funcionalidades além do gerenciamento de tarefas podem parecer pouco desenvolvidas. Por exemplo, o ClickUp Docs costuma ser considerado inferior a uma ferramenta especializada como o Notion, simplesmente porque o Notion concentra todos os seus recursos em aperfeiçoar esse único caso de uso.

Aprendi com meus colegas engenheiros de software que desenvolver uma aplicação é desafiador porque sempre envolve uma troca entre simplicidade e complexidade. Se for complexa demais, os usuários comuns não conseguem usar. Se for simples demais, não vai atender totalmente às necessidades dos usuários.

Na Rework, a arquitetura da nossa plataforma nos permite o melhor dos dois mundos. Para cada problema específico, você não precisa fazer concessões. Em vez disso, você simplesmente usa um app feito especificamente para resolver aquele problema. Dessa forma, você tem soluções aprofundadas, empacotadas em apps individuais, que resolvem a questão com eficácia sem fazer um único app parecer sobrecarregado.

Na próxima seção, vamos explorar como a Rework aproveita a arquitetura da sua plataforma para enfrentar desafios de gestão por meio de seus apps especializados.

3. Por que a Rework é uma ferramenta de gestão melhor que o ClickUp

3.1. Apoiando uma tomada de decisão melhor

Uma tomada de decisão eficaz é a espinha dorsal de qualquer operação bem gerida, seja você aprovando orçamentos, assinando compras ou dando sinal verde para projetos. O Rework Request, o app da Rework para gestão de aprovações, pode parecer simples, mas foi construído com princípios de tomada de decisão em seu núcleo.

Informação clara, mas travada

Uma decisão sólida só é tão boa quanto a informação em que se baseia. O Rework Request permite criar formulários personalizados com vários tipos de campo para capturar todos os dados necessários em qualquer processo de aprovação. Isso significa que quem decide recebe todos os detalhes necessários, organizados com clareza e padronizados, sem precisar correr atrás de atualizações ou esclarecimentos.

Mais importante ainda, uma vez que essa informação foi aprovada, ela fica travada. As decisões são aplicadas com base nos dados fornecidos no momento da aprovação. No ClickUp, embora você consiga criar campos personalizados parecidos com os formulários da Rework, sua natureza colaborativa torna mais difícil impedir que usuários alterem informações já enviadas.

Workflows de aprovação flexíveis

Nem todas as decisões são tomadas da mesma forma. É por isso que o Rework Request suporta múltiplos workflows de aprovação: aprovação sequencial para revisões em camadas, aprovações em paralelo para decisões urgentes e aprovações únicas para solicitações simples que precisam só do sinal verde de uma pessoa. No ClickUp, você simplesmente não tem uma opção parecida.

Responsabilização e rastreamento

Uma decisão tem significado quando reflete a responsabilização de quem decidiu e permanece clara em relação a outras funções. Com o Rework Request, você pode mapear uma matriz RACI para categorias de decisão usando nossos blocos de aprovador, definindo claramente quem é responsável pela execução, quem responde pelo resultado, quem é consultado e quem é informado. Por exemplo, uma solicitação de entrada em um novo mercado pode envolver insights da equipe de Pesquisa de Mercado, contribuições dos chefes de departamento e aprovação final da diretoria.

Além disso, rastrear como a decisão foi tomada é fundamental. Diferente do ClickUp, que cobra US$ 12/usuário/mês pelo rastreamento completo de atividades, a Rework inclui essa funcionalidade sem custo adicional.

3.2. Reforçando o compliance

Gestão não é só sobre tomar decisões, é também sobre garantir que essas decisões sejam executadas de forma correta e consistente. É aí que o compliance de processos se torna crítico. É por isso que o Rework Flows, o app da Rework para gestão de processos, foi projetado para reforçar o compliance fornecendo diretrizes automatizadas para seus SOPs (Procedimentos Operacionais Padrão).

Seu lugar de referência para gerenciar SOPs digitais

O Rework Flows permite configurar workflows com etapas claras, junto com regras integradas que regem como cada etapa é executada.

As regras incluem:

• Etapas obrigatórias: você pode configurar checklists obrigatórios que não podem ser pulados, como verificar limites de orçamento antes de uma compra ser aprovada.
• Encaminhamento automático de tarefas: uma vez concluídas as etapas, o trabalho pode ser atribuído automaticamente ao próximo time responsável. Cada pessoa envolvida no processo só precisa focar exatamente no que se espera dela.
• Notificações automáticas: o Rework Flows permite definir os SLAs de cada etapa, mantendo todo mundo informado sobre suas responsabilidades e prazos para garantir que o processo continue nos trilhos.

Essas regras são integradas ao sistema, tornando o compliance natural para todos os funcionários. Você simplesmente não pode esperar que o ClickUp, com seu foco em colaboração, tenha esse nível de reforço de processo embutido no design.

A visão de alto nível dos processos essenciais

Com uma visão tão clara de todo o processo, os gestores podem usar o Rework Flows para identificar gargalos com facilidade, determinar responsabilidades e tomar decisões de otimização.

O ClickUp até oferece rastreamento de tarefas, mas não tem a capacidade de conectar tarefas em um processo coeso.

3.3. Dados consistentes em processos dinâmicos

Se você já navegou pela comunidade de solicitação de funcionalidades do ClickUp, talvez tenha notado um pedido popular: uma gestão de dados de clientes melhor.

Print tirado em feedback.clickup.com: uma solicitação de funcionalidade com 2,3 mil votos

Dados padronizados são parte essencial de qualquer negócio. É a linguagem compartilhada usada como entrada nas operações e como saída dos processos.

Veja, por exemplo, uma solicitação de compra de matéria-prima. Todos os envolvidos precisam concordar com um nome padronizado para o material, saber de qual fornecedor obtê-lo e estar alinhados sobre o contato do fornecedor. Sem um sistema para gerenciar e centralizar esses dados, tarefas assim podem virar uma bagunça propensa a erros.

Com o ClickUp, você consegue contornar esse problema usando Campos Personalizados e o Gerenciador de Campos Personalizados (disponível só nos planos Business e Enterprise). Mesmo assim, ele ainda não tem a capacidade de estabelecer relações entre esses campos, uma limitação crucial para negócios complexos.

Sabendo o quanto isso é essencial, nós na Rework construímos um app dedicado para fins de gestão de banco de dados: o Rework Datasets.

O Rework Datasets permite que os negócios vão além do simples armazenamento de dados, criando datasets estruturados, definindo relações entre eles e, o mais importante, incorporando esses dados em todos os apps operacionais, como Rework Projects, Flows ou Request.

Essa integração significa que seus dados não ficam simplesmente parados em um repositório estático, eles se tornam uma parte dinâmica dos seus processos, possibilitando workflows mais fluidos e consistentes.

A capacidade de definir convenções de nomenclatura, criar hierarquias de dados e reforçar a consistência é essencial para construir operações escaláveis. A Rework, construída com a gestão em mente, faz do Rework Datasets uma ferramenta vital para qualquer negócio que queira escalar de forma eficaz mantendo o controle sobre seus dados.

Resumo

Passei bastante tempo falando sobre a Rework, mas, como mencionei antes, o ClickUp ainda é uma ferramenta muito poderosa, especialmente quando se trata de colaboração em trabalhos baseados em projetos.

Resumindo:

• O ClickUp é uma ótima escolha para departamentos, projetos ou negócios organizados em uma estrutura horizontal, como times de marketing ou grupos de desenvolvimento de software.
• A Rework, por outro lado, é ideal para organizações que estão crescendo ou se preparando para escalar, onde uma gestão mais forte e operações padronizadas estão se tornando essenciais.

No fim das contas, a escolha é sua. Você prioriza voar ou correr, colaboração ou gestão?