Saya telah membaca kebimbangan terbesar pengguna Asana. Rework mengatasi semuanya (dan jauh lebih lagi).

Pertama sekali, biar saya jujur sepenuhnya di sini: saya suka Asana.

Sekarang, itu bukan sesuatu yang patut diakui oleh pemasar daripada pesaing, jadi biarlah ia menjadi rahsia antara kita! Jika Rework tidak wujud dan saya sedang mencari alat pengurusan projek, besar kemungkinan saya akan memilih Asana.

Ia sukar untuk dijelaskan: ia seperti cinta pandang pertama, faham tak?

Sebagai pemasar, saya memberi perhatian yang teliti kepada perkara seperti mesej jenama dan nada suara, dan Asana mempunyai aura yang tenang, kukuh, dan penuh pertimbangan yang benar-benar menonjol. Aura ini juga tercermin dalam reka bentuk produk mereka, yang akan kami bincangkan secara terperinci tidak lama lagi.

Saya memberitahu anda perkara ini supaya anda memahami pendirian saya, dan untuk meyakinkan anda bahawa saya akan bersikap seadil dan seimbang yang mungkin dengan perbandingan ini. Jika anda telah membaca perbandingan Rework vs. Monday.com saya, anda mungkin akan perasan nada yang berbeza di sini. Tetapi awas bocor rahsia: sebanyak mana pun saya mengagumi Asana, cadangan akhir saya masih akan condong ke arah Rework (dalam kebanyakan kes)!

1. Pertama, mari kita mulakan dengan perbezaan utama dalam falsafah produk

Melihat pada slogan kedua-dua syarikat, mereka kelihatan agak serupa: kedua-duanya menggelar diri mereka "platform pengurusan kerja," bertujuan memusatkan tugas perniagaan anda di satu tempat. Dan secara luaran, kedua-duanya menawarkan ciri seperti pengurusan projek dan automasi workflow. Tetapi BAGAIMANA mereka menangani matlamat ini itulah letaknya perbezaan sebenar.

Rework adalah seperti suite Google, fikirkan tentang mengklik ikon Google Apps dan melihat keseluruhan ekosistem: Gmail, Google Calendar, Google Drive, Google Docs,... . Setiap fungsi dalam Rework (Pengurusan Projek, Pengurusan Workflow, Pengurusan Permintaan, dsb.) ialah modul tersendiri, dicipta untuk menangani keperluan tertentu sambil bersambung dengan lancar dengan yang lain dalam sistem.

Asana mengambil pendekatan yang berbeza, menggabungkan segala-galanya ke dalam satu aplikasi. Jadi, ciri seperti Pengurusan Projek atau Pengurusan Workflow hanyalah itu: ciri dalam alat yang sama.

Jadi, apa yang seni bina ini beritahu tentang setiap perisian?

Asana:

• Kelebihan:
  • Antara muka yang mudah dan mesra pengguna
  • Keluk pembelajaran rendah, jadi pasukan boleh mula dengan pantas
• Kekurangan:
  • Keupayaan terhad untuk menyelesaikan isu perniagaan yang kompleks dan berlapis
  • Workflow lanjutan memerlukan integrasi dengan aplikasi luaran (seperti Flowsana), yang boleh menelan kos tambahan dan mungkin tidak memberikan pengalaman yang lancar

Rework:

• Kelebihan:
  • Ekosistem menyeluruh: setiap aplikasi direka sebagai penyelesaian terbaik untuk tujuannya
  • Direka untuk operasi kompleks, menggabungkan aplikasi khusus untuk mencipta sistem pengurusan yang serba lengkap
• Kekurangan:
  • Boleh terasa membebankan pada mulanya kerana kepelbagaian aplikasi yang tersedia
  • Memerlukan sedikit masa untuk meneroka setiap alat, tetapi hasilnya ialah penyelesaian yang mendalam dan berkemampuan untuk menguruskan pelbagai bidang perniagaan anda

Seperti yang dijelaskan oleh Encik Eric, pengasas & CEO kami:

"Kami menghampiri pengurusan perniagaan secara holistik, tetapi setiap masalah ditangani secara mendalam. Setiap syarikat menghadapi isu yang tidak terkira banyaknya, dan kami percaya dalam menanganinya dengan pendekatan yang sistematik dan saintifik. Dengan menstrukturkan setiap cabaran ke dalam aplikasi khusus, kami membantu membetulkan masalah dengan teliti supaya pengurus boleh memfokuskan perkara yang penting."

Asana cemerlang sebagai alat pengurusan projek yang mudah dan cukup baik. Tetapi jika anda mencari penyelesaian yang berkuasa, Rework menawarkan yang terbaik daripada kedua-dua dunia: aplikasi individu terbaik dalam kelasnya, dibina menjadi satu sistem serba lengkap.

Saya tidak dapat meringkaskannya dengan lebih baik daripada cara Scott Brinker, VP Platform Ecosystem di Hubspot menyatakannya:

"Adakah X berintegrasi dengan Y?" ialah soalan ya/tidak yang secara menipu terlalu dipermudahkan. Dalam awan, jawapannya hampir selalu "ya." Ia agak seperti menelefon sebuah restoran dan bertanya sama ada mereka menggabungkan bahan-bahan. Sudah tentu mereka lakukan. Tetapi berapa sedapnya hidangan itu? Berapa mesranya perkhidmatannya? Berapa berpatutannya harganya?"

Satu lagi soalan mungkin timbul: Bagaimana jika saya hanya memerlukannya untuk tujuan pengurusan projek?

Ah, itu masuk akal. Soalan yang sangat munasabah. Kalau begitu mengapa kita tidak melihat lebih dekat ciri pengurusan projek dalam kedua-dua aplikasi dan mencari jawapannya?

2. Bagaimana Asana dan Rework menghampiri masalah pengurusan projek

Sebagai penyokong Asana sendiri, saya harus katakan ia alat yang hebat untuk pengurusan tugas dan projek. Seperti yang ditegaskan oleh Layla dari ProcessDriven, Asana "benar-benar memfokuskan pada melakukan beberapa perkara, dan mereka melakukannya dengan sangat baik". Walaupun Asana tidak mempunyai banyak ciri, ciri yang ditawarkannya sangat kukuh, menjadikannya peringkat tertinggi untuk apa yang dilakukannya.

Pada pandangan pertama, Asana dan Rework Projects (modul pengurusan projek Rework) kelihatan agak serupa, walaupun saya katakan Asana mempunyai rupa yang sedikit lebih moden dan kemas. Selain itu, Asana baru-baru ini menambah ciri pengurusan sumber dan matlamat, yang belum ada pada Rework Projects. Jadi, jika memvisualisasikan beban kerja pekerja atau menjejaki kemajuan matlamat penting bagi anda, Asana mungkin mempunyai kelebihan.

Selain itu, kedua-dua alat berkongsi beberapa ciri yang serupa:

• Pengurusan projek dengan pelbagai pilihan paparan:
• Paparan dan penapis boleh suai
• Komunikasi berasaskan tugas (muat naik fail, komen, reaksi)
• Subtugas & medan tersuai pada tugas
• Tugas berulang
• Borang untuk pengumpulan data (atau dalam bahasa Asana, pengambilan projek)
• Penjejakan masa
• Automasi tugas
• Dashboard terbina dalam dan boleh suai
• Aplikasi mudah alih

Rework Projects juga menawarkan beberapa ciri unik yang tidak ada pada Asana pada masa ini, seperti:

• E-mel ke tugas tertentu
• Nilai praisi dalam borang
• Paparan garis masa boleh cetak
• Subtugas ditunjukkan dalam paparan kalendar,

Menariknya, ciri-ciri ini antara yang paling banyak diminta di forum Asana. Perkara ini sahaja menjadikan Rework lawan yang hebat bagi Asana yang berprestij.

Tetapi selain itu, di mana Rework Projects benar-benar menonjol ialah dalam fleksibiliti strukturnya.

Lihat hierarki Asana vs hierarki Rework Projects.

Perbezaan terbesar antara kedua-duanya ialah Rework membenarkan pelbagai jenis "board" dalam sesebuah projek, sementara Asana tidak.

Hierarki Asana adalah mudah tetapi terhad: dalam sesebuah projek, anda hanya mempunyai tugas, disusun mengikut paparan. Jika anda pernah mencuba Asana sebelum ini atau mengikuti perbualan maklum balas produk Asana, anda akan melihat bahawa struktur ini membawa kepada masalah kronik dalam menguruskan tugas merentas projek.

Sebagai contoh, jika anda mengendalikan projek merentas jabatan dalam Asana, anda mungkin perlu mencipta projek berasingan untuk setiap jabatan disebabkan tetapan kebenaran yang berbeza. Tetapi jika anda mahukan gambaran keseluruhan, anda perlu sama ada:

• Mencipta projek "gambaran keseluruhan" yang mempunyai semua tugas diduplikasi daripada projek asal, yang melibatkan sama ada banyak kredit automasi atau usaha manual; atau
• Membayar tambahan untuk ciri Portfolio, yang menyediakan laporan merentas projek tetapi tidak dapat memaparkan tugas individu pada masa ini.

Tambahan pula, kerana segala-galanya ditetapkan sebagai "paparan", menu paparan boleh dengan mudah menjadi berselerak dan sukar dilayari. Bahagian Nota, yang juga satu paparan, mengehadkan anda kepada satu nota setiap projek, menyukarkan pengurusan pelbagai dokumen.

Sebaliknya, dengan hierarki Rework Projects, anda hanya boleh mencipta projek dengan pelbagai board tugas, setiap satu dengan tetapan boleh suai. Fleksibiliti ini membolehkan anda melihat tugas dan laporan merentas board dengan hanya satu klik, mencipta struktur yang lebih tersusun. Selain itu, Rework menawarkan jenis board berbeza seperti "Feeds", "Meetings" dan "Docs" untuk perbincangan dan dokumentasi, dan bahkan jenis board "Expense" untuk menjejaki kos dalam projek boleh bil.

Pelbagai jenis board dalam Rework's Projects

Secara keseluruhan, reka bentuk Rework menawarkan pengalaman yang lebih tersusun dan kaya ciri, terutamanya untuk menguruskan projek yang kompleks. Walaupun Asana mungkin terasa lebih intuitif pada mulanya, ia boleh cepat menjadi membebankan apabila anda mengendalikan penyediaan yang rumit atau pelbagai jabatan.

3. Ingat, Rework mempunyai lebih daripada sekadar ciri pengurusan projek

Seperti yang saya sebutkan tadi, cara Rework dibina membolehkan kami menangani pelbagai cabaran perniagaan, menjadikannya sistem operasi digital yang lengkap. Bagi pengguna Asana, tahap kefungsian ini sukar dicapai, atau walaupun mungkin, kemungkinan besar akan menjadi sangat mahal dan rumit.

Saya akan ambil dua kes penggunaan yang popular sebagai contoh: Rework's Request untuk Pengurusan Kelulusan dan Rework Flows untuk Pengurusan Workflow.

Pengurusan Kelulusan

Pertama sekali, ciri Approval Asana hanya tersedia dengan pelan Advanced mereka dan ke atas, sementara Rework menyertakan modul Request dalam harga rata kami: tiada naik taraf diperlukan.

Asana melancarkan ciri Approval mereka pada 2020 sebagai jenis tugas tertentu. Daripada mencipta tugas biasa, anda boleh memilih "tugas kelulusan" apabila anda memerlukan pengesahan daripada seseorang. Tetapi begini masalahnya: ciri ini hanya menukar status tugas kepada "Approved" atau "Rejected", seperti daripada "Doing" kepada "Done". Ia tidak benar-benar menangkap proses kelulusan sebenar yang lengkap, dan inilah sebabnya:

• Sesiapa selain penerima tugas boleh meluluskan atau menolak tugas, melainkan anda menyediakan projek berasingan dan menyesuaikan kebenaran kepada "komen sahaja."
• Anda tidak boleh menetapkan medan wajib untuk kelulusan.
• Orang yang menghantar permintaan masih boleh menyunting borang selepas ia diluluskan.
• Kelulusan berurutan (seperti memerlukan kelulusan Pengurus 1 sebelum ia pergi ke Pengurus 2) memerlukan penyelesaian janggal dengan peraturan dan medan tersuai.

Sebaliknya, Rework's Request dibina khusus untuk mengendalikan workflow kelulusan. Ciri-ciri itu ialah standard jelas kami untuk menjadikan pengalaman itu mudah. Dan itu belum lagi menyebut kami juga menawarkan ciri lanjutan seperti tandatangan elektronik dan borang permintaan cetak-ke-templat.

Pengurusan Workflow

Sebagai alat kerjasama, Asana memang menjadikannya sangat mudah untuk bekerjasama tanpa geseran. Tetapi jika anda menjalankan perniagaan yang memerlukan pelbagai lapisan penyeliaan dan peraturan ketat untuk operasi berpiawai, anda mungkin mula perasan beberapa had dalam reka bentuk ini. Dalam banyak kes, segala-galanya terasa terlalu "rata," kekurangan mekanisme untuk menguatkuasakan pematuhan, terutamanya apabila melibatkan pengurusan proses.

Dalam SOP yang biasa, anda memerlukan elemen utama seperti:

• Input Proses/Peringkat (apa yang diperlukan untuk memulakan proses/peringkat)
• Output Proses/Peringkat (apa yang dijangka sebagai hasil proses/peringkat)
• Pemilik Tugas (siapa yang bertanggungjawab untuk tugas)
• Pekerja Tugas (siapa yang melaksanakan tugas)
• Senarai Semak (langkah untuk memastikan tugas disiapkan dengan betul)

Seperti yang saya sebutkan, Asana tidak membenarkan anda menetapkan medan tersuai wajib, jadi mudah untuk butiran penting terlepas. Dan walaupun anda boleh mengautomasikan penciptaan tugas apabila ia bergerak ke bahagian berbeza, tiada cara untuk menandakan tugas tersebut sebagai "mesti selesai." Fleksibiliti ini bagus untuk alat kerjasama, tetapi ia tidak mencukupi jika anda memerlukan penyediaan yang lebih ketat untuk pengurusan proses.

Itulah sebabnya kami menggunakan modul berasingan, Rework Flows, khusus untuk tujuan ini. Pada pandangan pertama, ia mungkin kelihatan seperti board Kanban yang ringkas, tetapi apabila anda meneroka tetapannya, anda akan melihat bahawa setiap ciri ada atas sebab tertentu. Ia dibina untuk mengendalikan pematuhan bagi organisasi yang berpiawai, bersedia untuk pertumbuhan yang mampan.

Dan ini hanyalah dua kes penggunaan yang popular, sementara terdapat banyak lagi aplikasi dalam platform Rework, dibina untuk tujuan lain, menunggu anda untuk meneroka.

4. Cukup dengan teknologi. Bagaimana pula dengan harga?

Kini bahagian ini mudah. Biar saya berterus terang tentang harga kami, berbanding Asana:

• Kelebihan: Pada dasarnya anda boleh mendapat pelan advanced Asana (dan lebih lagi) pada hanya $8/pengguna/bulan.
• Kekurangan:
  • Pelan percuma tidak tersedia, walaupun kami menawarkan percubaan terhad dan PoC.
  • Tiada pelan bulanan, kerana perkara yang baik mengambil masa.
  • Tiada pelan kurang daripada 10 pengguna, kerana kami menyasarkan pasukan yang berkembang.

Dan pernahkah saya sebut bahawa dengan harga ini, bersama-sama yuran onboarding sekali sahaja, anda juga akan mendapat pengurus kejayaan pelanggan yang berdedikasi yang akan menyediakan anda dengan strategi pelaksanaan, dan kekal responsif terhadap soalan serta maklum balas anda?

Ringkasnya

Saya benar-benar faham mengapa Asana begitu popular, ia bergaya, mudah, dan senang untuk dimulakan. Bagi pasukan atau projek sekali sahaja yang hanya memerlukan cara yang mudah untuk mengekalkan tugas tersusun, Asana melakukan tugasnya dengan sempurna. Tetapi sebanyak mana pun saya menyukai Asana dari awal, Rework tetap menang dalam jangka panjang. Reka bentuk Rework dibina untuk berskala, dengan ciri yang menyelami operasi anda dengan lebih mendalam, sesuai untuk perniagaan yang memerlukan struktur untuk berkembang.