Leí las mayores preocupaciones de los usuarios de Asana. Rework las cubre (y mucho más).

Primero, seré totalmente honesta: me gusta Asana.

Ahora bien, eso no es algo que una profesional de marketing de la competencia debería admitir, ¡así que que quede entre nosotros! Si Rework no existiera y yo estuviera buscando una herramienta de gestión de proyectos, hay muchas probabilidades de que acabara eligiendo Asana.

Es difícil de explicar: es un poco como amor a primera vista, ¿sabe?

Como profesional de marketing, presto mucha atención a cosas como el mensaje de marca y el tono de voz, y Asana tiene ese aire tranquilo, sólido y cuidado que realmente destaca. Ese aire también se refleja en el diseño de su producto, que veremos pronto en detalle.

Le cuento esto para que entienda de dónde vengo, y para asegurarle que seré lo más justa y equilibrada posible con esta comparación. Si ha leído mi comparación de Rework vs. Monday.com, probablemente notará un tono distinto aquí. Pero aviso de spoiler: por mucho que admire Asana, ¡mi recomendación final seguirá inclinándose hacia Rework (en la mayoría de los casos)!

1. Primero, empecemos por la diferencia clave en la filosofía del producto

Al mirar los lemas de ambas empresas, parecen bastante similares: las dos se autodenominan "plataformas de gestión del trabajo", con el objetivo de centralizar las tareas de su negocio en un solo lugar. Y en la superficie, ambas ofrecen funciones como la gestión de proyectos y la automatización de workflows. Pero CÓMO abordan este objetivo es donde reside la verdadera diferencia.

Rework es como la suite de Google: piense en hacer clic en el icono de las Google Apps y ver todo un ecosistema: Gmail, Google Calendar, Google Drive, Google Docs,... . Cada función en Rework (Gestión de Proyectos, Gestión de Workflow, Gestión de Solicitudes, etc.) es un módulo independiente, creado para atender necesidades específicas mientras se conecta con fluidez con los demás del sistema.

Asana adopta un enfoque distinto, agrupando todo en una sola app. Así que funciones como la Gestión de Proyectos o la Gestión de Workflow son justo eso: funciones dentro de la misma herramienta.

Entonces, ¿qué dice esta arquitectura sobre cada software?

Asana:

• Ventajas:
  • Interfaz simple y fácil de usar
  • Baja curva de aprendizaje, para que los equipos puedan empezar rápidamente
• Desventajas:
  • Capacidad limitada para resolver problemas de negocio complejos y por capas
  • Los workflows avanzados requieren integraciones con apps externas (como Flowsana), que pueden costar más y quizás no ofrezcan una experiencia fluida

Rework:

• Ventajas:
  • Ecosistema completo, cada aplicación está diseñada como la mejor solución para su propósito
  • Diseñado para operaciones complejas, reuniendo apps especializadas para crear un sistema de gestión integral
• Desventajas:
  • Puede resultar abrumador al principio por la variedad de apps disponibles
  • Requiere algo de tiempo para explorar cada herramienta, pero el resultado es una solución profunda y capaz para gestionar distintas áreas de su negocio

Como explica el Sr. Eric, nuestro fundador y CEO:

"Abordamos la gestión del negocio de forma holística, pero cada problema se aborda en profundidad. Cada empresa afronta innumerables cuestiones, y creemos en abordarlas con un enfoque sistemático y científico. Al estructurar cada desafío en una aplicación dedicada, ayudamos a resolver los problemas a fondo para que los gerentes puedan centrarse en lo que importa."

Asana sobresale como una herramienta de gestión de proyectos directa y suficientemente buena. Pero si busca una solución potente, Rework ofrece lo mejor de ambos mundos: aplicaciones individuales de primera clase, integradas en un sistema todo en uno.

No tengo forma de resumirlo mejor que como lo expresa Scott Brinker, VP de Ecosistema de Plataformas en Hubspot:

"¿X se integra con Y?" es una pregunta de sí o no engañosamente simplificada. En la nube, la respuesta es casi siempre "sí". Es un poco como llamar a un restaurante y preguntar si combinan ingredientes. Claro que sí. Pero ¿qué tan sabrosa es la comida? ¿Qué tan atento es el servicio? ¿Qué tan razonable es el precio?"

Puede surgir otra pregunta: ¿y si solo lo necesito para fines de gestión de proyectos?

Ah, tiene sentido. Una pregunta muy razonable. Entonces, ¿por qué no miramos más de cerca la función de gestión de proyectos en ambas aplicaciones y lo averiguamos?

2. Cómo Asana y Rework abordan los problemas de gestión de proyectos

Como partidaria de Asana, debo decir que es una herramienta fantástica para la gestión de tareas y proyectos. Como señaló Layla de ProcessDriven, Asana "está realmente enfocada en hacer unas pocas cosas, y las han llegado a hacer realmente bien". Aunque Asana no tiene un montón de funciones, las que ofrece son muy sólidas, lo que la sitúa en la cima para lo que hace.

A primera vista, Asana y Rework Projects (el módulo de gestión de proyectos de Rework) parecen bastante similares, aunque diría que Asana tiene un aspecto algo más moderno y limpio. Además, Asana añadió recientemente funciones de gestión de recursos y objetivos, que Rework Projects aún no tiene. Así que, si visualizar las cargas de trabajo de los empleados o hacer seguimiento del progreso de los objetivos es importante para usted, Asana podría llevar ventaja.

Aparte de eso, ambas herramientas comparten bastantes funciones similares:

• Gestión de proyectos con múltiples opciones de vista:
• Vistas y filtros personalizables
• Comunicación basada en tareas (subida de archivos, comentarios, reacciones)
• Subtareas y campos personalizados en las tareas
• Tareas recurrentes
• Formulario para la recopilación de datos (o, en palabras de Asana, admisión de proyectos)
• Seguimiento del tiempo
• Automatización de tareas
• Dashboards integrados y personalizables
• App móvil

Rework Projects también ofrece algunas funciones únicas que Asana no tiene actualmente, como:

• Enviar un correo a una tarea específica
• Valores precargados en los formularios
• Vista de línea de tiempo imprimible
• Subtareas mostradas en la vista de calendario,

Curiosamente, estas funciones están entre las más solicitadas en el foro de Asana. Estas cosas por sí solas hacen de Rework un oponente formidable de la prestigiosa Asana.

Pero además de eso, donde Rework Projects realmente destaca es en su flexibilidad estructural.

Eche un vistazo a la jerarquía de Asana frente a la jerarquía de Rework Projects.

La mayor diferencia entre los dos es que Rework permite varios tipos de "tablero" dentro de un proyecto, mientras que Asana no.

La jerarquía de Asana es directa pero limitada: dentro de un proyecto, solo tiene tareas, organizadas por vistas. Si ha probado Asana antes o ha seguido las conversaciones de feedback de producto de Asana, verá que esta estructura provoca problemas crónicos al gestionar tareas entre proyectos.

Por ejemplo, si maneja proyectos interdepartamentales en Asana, podría necesitar crear proyectos separados para cada departamento debido a las distintas configuraciones de permisos. Pero si quiere una vista general, necesitaría o bien:

• Crear un proyecto de "vista general" que tenga todas las tareas duplicadas del proyecto original, lo que implica o bien muchos créditos de automatización o bien esfuerzos manuales; o
• Pagar más por la función Portfolio, que ofrece informes entre proyectos pero por ahora no puede mostrar tareas individuales.

Además, como todo lo demás se configura como "vistas", el menú de vistas puede saturarse fácilmente y volverse difícil de navegar. La sección de Notas, también una vista única, lo limita a una nota por proyecto, lo que dificulta gestionar varios documentos.

Por otro lado, con la jerarquía de Rework Projects, puede simplemente crear un proyecto con varios tableros de tareas, cada uno con ajustes personalizables. Esta flexibilidad le permite ver tareas e informes entre tableros con un solo clic, creando una estructura más organizada. Además, Rework ofrece distintos tipos de tablero como "Feeds", "Reuniones" y "Docs" para debates y documentación, e incluso un tipo de tablero "Gastos" para hacer seguimiento de los costes en proyectos facturables.

Distintos tipos de tableros en Rework Projects

En general, el diseño de Rework se presta a una experiencia más organizada y rica en funciones, especialmente para gestionar proyectos complejos. Aunque Asana puede resultar más intuitiva al principio, puede volverse abrumadora rápidamente cuando maneja configuraciones intrincadas o varios departamentos.

3. Recuerde, Rework tiene más que solo funciones de gestión de proyectos

Como mencioné antes, la forma en que está construido Rework nos permite abordar una amplia gama de desafíos de negocio, lo que lo convierte en un sistema completo de operaciones digitales. Para los usuarios de Asana, este nivel de funcionalidad sería difícilmente alcanzable, o incluso, de ser posible, probablemente resultaría muy caro y complicado.

Tomaré dos casos de uso populares como ejemplo: la Gestión de Solicitudes de Aprobación de Rework y Rework Flows para la Gestión de Workflow.

Gestión de aprobaciones

Para empezar, la función de Aprobación de Asana solo está disponible con su plan Advanced en adelante, mientras que Rework incluye el módulo de Solicitudes en nuestro precio único, sin necesidad de actualizar.

Asana lanzó su función de Aprobación en 2020 como un tipo específico de tarea. En lugar de crear una tarea normal, puede elegir una "tarea de aprobación" cuando necesita el visto bueno de alguien. Pero la cosa es así: esta función simplemente cambia el estado de la tarea a "Aprobado" o "Rechazado", como de "Haciendo" a "Hecho". No captura realmente el proceso de aprobación completo y de la vida real, y he aquí por qué:

• Cualquiera que no sea el asignado puede aprobar o rechazar las tareas, a menos que configure un proyecto separado y personalice los permisos a "solo comentar".
• No puede configurar campos obligatorios para las aprobaciones.
• La persona que envía la solicitud aún puede editar el formulario después de aprobado.
• Las aprobaciones secuenciales (como necesitar la aprobación del Gerente 1 antes de que pase al Gerente 2) requieren un apaño torpe con reglas y campos personalizados.

En contraste, las Solicitudes de Rework se construyeron específicamente para manejar workflows de aprobación. Esas funciones son nuestro estándar evidente para hacer la experiencia directa. Y eso sin mencionar que también ofrecemos funciones avanzadas como firmas electrónicas y formularios de solicitud impresos desde plantilla.

Gestión de workflow

Como herramienta de colaboración, Asana sí facilita mucho colaborar sin fricción. Pero si dirige un negocio que necesita múltiples capas de supervisión y reglas estrictas para operaciones estandarizadas, quizás empiece a notar algunas limitaciones en este diseño. En muchos casos, todo se siente demasiado "plano", sin los mecanismos para hacer cumplir el cumplimiento, especialmente cuando se trata de gestionar procesos.

En un SOP típico, necesita elementos clave como:

• Entradas del proceso/etapa (lo que se necesita para iniciar el proceso/etapa)
• Salidas del proceso/etapa (lo que se espera como resultado del proceso/etapa)
• Responsable de la tarea (quién es responsable de la tarea)
• Ejecutor de la tarea (quién realiza la tarea)
• Listas de verificación (pasos para asegurar que la tarea se complete correctamente)

Como mencioné, Asana no le permite establecer campos personalizados obligatorios, así que es fácil que detalles importantes se pasen por alto. Y aunque puede automatizar la creación de tareas a medida que pasan a distintas secciones, no hay forma de marcar esas tareas como "de finalización obligatoria". Esta flexibilidad es genial para una herramienta colaborativa, pero se queda corta si necesita una configuración más estricta para la gestión de procesos.

Por eso usamos un módulo separado, Rework Flows, específicamente para este propósito. A primera vista, puede parecer un simple tablero Kanban, pero a medida que explora sus ajustes, verá que cada función está ahí por una razón. Está construido para manejar el cumplimiento de una organización estandarizada, preparándose para un crecimiento sostenible.

Y estos son solo los dos casos de uso populares, mientras que hay muchas más aplicaciones en la plataforma Rework, construidas para otros propósitos, esperando a que las explore.

4. Basta de tecnología. ¿Qué hay del precio?

Ahora esta parte es fácil. Seré directa sobre nuestro precio, comparado con el de Asana:

• Ventajas: básicamente puede obtener el plan avanzado de Asana (y más) por solo 8 $/usuario/mes.
• Desventajas:
  • Plan gratuito no disponible, aunque sí ofrecemos una prueba limitada y una prueba de concepto (PoC).
  • Sin plan mensual, porque las cosas buenas llevan tiempo.
  • Sin plan de menos de 10 usuarios, porque apuntamos a equipos que crecen.

¿Y mencioné que con este precio, junto con una tarifa única de onboarding, también obtendrá un gerente de éxito del cliente dedicado que le proporcionará una estrategia de implementación, y se mantendrá receptivo a sus preguntas y comentarios?

En resumen

Entiendo perfectamente por qué Asana es tan popular: es elegante, simple y fácil de empezar a usar. Para equipos o proyectos puntuales que solo necesitan una forma directa de mantener las tareas organizadas, Asana hace el trabajo a la perfección. Pero por mucho que me haya gustado Asana desde el principio, Rework sigue ganando a largo plazo. El diseño de Rework está construido para escalar, con funciones que profundizan más en sus operaciones, perfecto para negocios que necesitan estructura para crecer.