Healthcare Services Growth

HIPAA mewujudkan framework compliance yang menjadikan healthcare marketing berbeza secara asas daripada setiap industri lain. Anda tidak boleh sekadar menyalin taktik yang berkesan untuk runcit, restoran, atau perkhidmatan profesional—apa yang dapat diterima sepenuhnya dalam industri tersebut mungkin mencetuskan pelanggaran HIPAA yang serius dalam healthcare.

Tetapi compliance HIPAA tidak bermakna anda tidak boleh memasarkan dengan berkesan. Ia bermakna anda perlu memahami peraturan khusus tentang penggunaan maklumat pesakit dalam marketing, mengetahui di mana batasannya, dan membina sistem yang memastikan anda berada di sisi yang betul dari batasan tersebut.

Practice yang menguasai HIPAA-compliant marketing mendapat kelebihan kompetitif. Mereka memasarkan dengan yakin manakala pesaing menahan diri kerana ketakutan atau kejahilan. Mereka mengelakkan kos yang besar—kewangan dan reputasi—yang datang dengan pelanggaran HIPAA. Dan mereka membina kepercayaan pesakit dengan menunjukkan bahawa perlindungan privasi adalah lebih daripada sekadar lip service.

Definisi HIPAA Marketing

HIPAA tidak melarang marketing. Ia mengawal bila dan bagaimana anda boleh menggunakan protected health information (PHI) dalam aktiviti marketing.

Memahami apa yang HIPAA anggap sebagai "marketing" adalah penting kerana peraturan berbeza digunakan untuk marketing berbanding jenis komunikasi pesakit yang lain.

Apa Yang Membentuk Marketing Di Bawah HIPAA

HIPAA Privacy Rule mentakrifkan marketing sebagai membuat komunikasi tentang produk atau perkhidmatan yang menggalakkan penerima untuk membeli atau menggunakan produk atau perkhidmatan itu.

Jika anda mempromosikan perkhidmatan tertentu, menggalakkan pesakit untuk mencuba rawatan baharu, atau memujuk mereka untuk memilih practice anda berbanding pesaing, anda mungkin terlibat dalam marketing di bawah definisi HIPAA.

Tetapi definisi ini termasuk carve-out penting yang membenarkan anda berkomunikasi dengan bebas dengan pesakit dalam banyak situasi tanpa mencetuskan keperluan marketing.

Treatment vs Healthcare Operations vs Marketing

HIPAA mewujudkan tiga kategori komunikasi pesakit, setiap satu dengan peraturan berbeza tentang penggunaan PHI.

Treatment communication menerangkan atau mengesyorkan rawatan, menyelaraskan penjagaan, atau menguruskan perkhidmatan healthcare untuk pesakit individu. Ini bukan marketing di bawah HIPAA, walaupun mereka melibatkan beberapa elemen galakan.

Peringatan appointment, notifikasi pengisian semula preskripsi, follow-up keputusan ujian, cadangan penjagaan pencegahan berdasarkan status kesihatan pesakit individu—semua ini adalah treatment communication, bukan marketing.

Anda boleh memberitahu pesakit diabetes bahawa mereka perlu ujian A1C tanpa menganggapnya sebagai marketing. Anda boleh mengingatkan seseorang bahawa mereka tertunggak untuk mammogram berdasarkan umur dan sejarah kesihatan mereka. Komunikasi yang diperibadikan dan didorong secara klinikal ini termasuk dalam treatment.

Healthcare operations termasuk penilaian kualiti, pengurusan kes, penyelarasan penjagaan, dan aktiviti lain yang menyokong penyampaian dan pengurusan healthcare.

Program kesihatan populasi, outreach pengurusan penyakit, penilaian risiko kesihatan, dan tinjauan kepuasan pesakit secara amnya termasuk dalam healthcare operations berbanding marketing, selagi mereka benar-benar fokus pada kualiti penjagaan berbanding penjanaan hasil.

Marketing termasuk komunikasi yang mempromosikan perkhidmatan tanpa tujuan treatment atau operasi khusus. Kempen yang menggalakkan pangkalan pesakit anda untuk mencuba prosedur kosmetik, promosi untuk program wellness, dan iklan untuk perkhidmatan yang pesakit tidak tanya biasanya membentuk marketing.

Perbezaan kritikal sering tentang personalisasi dan relevan klinikal. Mengesyorkan suntikan flu kepada pesakit semasa musim selesema dan flu adalah treatment. Mempromosikan secara besar-besaran rawatan kosmetik baharu kepada keseluruhan senarai pesakit anda adalah marketing.

Bila Authorization Diperlukan

Apabila komunikasi anda membentuk marketing di bawah HIPAA, anda secara amnya memerlukan kebenaran pesakit sebelum menggunakan PHI mereka untuk menyasarkan mereka.

Ini bermakna anda tidak boleh menarik senarai pesakit berdasarkan diagnosis, umur, atau sejarah rawatan dan menggunakan senarai tersebut untuk kempen marketing tanpa kebenaran khusus daripada setiap pesakit.

Anda tidak boleh menghantar e-mel promosi tentang program penurunan berat badan kepada semua pesakit yang ditandakan sebagai berlebihan berat dalam EHR anda tanpa kebenaran. Anda tidak boleh menghantar text kepada pesakit tentang perkhidmatan estetik baharu menggunakan nombor telefon yang dikumpul semasa penjagaan klinikal melainkan mereka telah memberi kebenaran untuk komunikasi marketing.

Authorization mesti khusus, berinformasi, dan sukarela. Pesakit perlu memahami maklumat apa yang akan digunakan, untuk tujuan marketing apa, dan bahawa mereka boleh menolak atau membatalkan kebenaran tanpa menjejaskan rawatan mereka.

Pengecualian dan Carve-Out

HIPAA menyediakan pengecualian di mana komunikasi tertentu tidak dianggap marketing walaupun mereka mempromosikan perkhidmatan.

Komunikasi bersemuka tidak dikira sebagai marketing di bawah HIPAA. Apabila anda membincangkan perkhidmatan tambahan semasa lawatan pejabat, perbualan itu tidak memerlukan kebenaran marketing berasingan walaupun anda menggalakkan pesakit untuk membeli perkhidmatan.

Hadiah promosi bernilai nominal juga mendapat pengecualian. Jika anda memberi pesakit item berjenama bernilai kurang daripada jumlah nominal (HHS tidak menetapkan ambang dolar khusus, tetapi secara amnya di bawah $15-20), pengedaran itu bukan HIPAA marketing walaupun hadiah mempromosikan practice anda.

Komunikasi tentang penyertaan anda dalam rangkaian penyedia, program kerajaan, atau produk dan perkhidmatan berkaitan kesihatan yang sedang disediakan juga mendapat pengecualian, walaupun dengan sekatan khusus.

Protected Health Information Dalam Marketing

Memahami maklumat apa yang HIPAA lindungi dan bila anda boleh menggunakannya adalah asas kepada marketing yang compliant.

PHI Apa Yang Tidak Boleh Digunakan

Protected Health Information termasuk maklumat kesihatan yang boleh dikenal pasti secara individu yang dihantar atau dikekalkan dalam apa-apa bentuk—elektronik, kertas, atau lisan.

18 HIPAA identifier termasuk nama, alamat, tarikh berkaitan penjagaan kesihatan, maklumat hubungan, foto, dan apa-apa data pengenalan unik lain yang boleh digunakan untuk mengenal pasti individu.

Untuk tujuan marketing, peraturan praktikal adalah mudah: anda tidak boleh menggunakan sebarang maklumat pesakit yang diperoleh melalui hubungan klinikal anda untuk marketing tanpa kebenaran, dengan pengecualian yang sangat terhad.

Anda tidak boleh menggunakan fakta bahawa seseorang adalah pesakit anda untuk tujuan marketing tanpa kebenaran. Anda tidak boleh memanfaatkan maklumat klinikal untuk menyasarkan marketing. Anda tidak boleh menggabungkan status pesakit umum dengan maklumat lain untuk mewujudkan kempen yang disasarkan.

Standard De-identification

Maklumat yang de-identified bukan PHI dan boleh digunakan tanpa sekatan HIPAA.

HIPAA menyediakan dua kaedah de-identification: penentuan pakar (mempunyai statistik berkelayakan mengesahkan bahawa risiko re-identification sangat kecil) atau safe harbor (menghapuskan semua 18 HIPAA identifier ditambah sebarang maklumat lain yang berpotensi mengenal pasti).

Kaedah safe harbor lebih kerap digunakan tetapi memerlukan penghapusan menyeluruh semua elemen pengenalan. Ini melebihi sekadar menghapuskan nama—anda perlu menghapuskan alamat, tarikh, foto, dan berpotensi banyak elemen data lain.

De-identification sebenar adalah sukar untuk dicapai untuk tujuan marketing kerana marketing biasanya memerlukan beberapa tahap penyasaran individu atau personalisasi yang memerlukan maklumat yang boleh dikenal pasti.

Patient Story dan Testimonial

Testimonial marketing memerlukan navigasi HIPAA yang teliti dan pemahaman tentang keperluan healthcare marketing compliance.

Anda tidak boleh menggunakan testimonial pesakit yang termasuk PHI tanpa kebenaran khusus. Walaupun pesakit menawarkan untuk memberikan testimonial secara sukarela, anda memerlukan kebenaran bertulis yang memenuhi standard HIPAA.

Authorization mesti menjelaskan dengan jelas maklumat apa yang akan digunakan (nama mereka, cerita, butiran rawatan, foto jika berkenaan), bagaimana ia akan digunakan (dalam iklan, di website anda, dalam social media), dan bahawa mereka boleh membatalkan kebenaran pada bila-bila masa.

Sesetengah practice salah percaya bahawa jika pesakit menyiarkan review positif secara awam, mereka telah mengetepikan perlindungan HIPAA dan practice boleh menggunakan kandungan itu dengan bebas. Ini salah—anda masih memerlukan kebenaran khusus untuk menggunakan testimonial dalam marketing anda, walaupun pesakit berkongsi pengalaman mereka secara awam dahulu.

Photo dan Video Release

Kandungan visual yang melibatkan pesakit yang boleh dikenal pasti memerlukan kebenaran yang sangat teliti.

Photography release standard tidak mencukupi untuk healthcare marketing. Anda memerlukan kebenaran yang secara khusus menangani keperluan HIPAA, menjelaskan maklumat kesihatan apa yang akan kelihatan dalam foto atau video dan bagaimana anda akan menggunakannya.

Foto sebelum-dan-selepas dengan jelas mendedahkan bahawa seseorang menerima rawatan (mewujudkan hubungan pesakit-penyedia) dan sering menunjukkan keadaan kesihatan atau prosedur—semua PHI memerlukan kebenaran.

Berhati-hati dengan foto kasual yang diambil pada acara practice atau di kemudahan anda. Walaupun pesakit bersetuju untuk difoto pada masa itu, menggunakan foto tersebut kemudian untuk marketing memerlukan kebenaran HIPAA jika foto akan mengenal pasti mereka sebagai pesakit.

E-mel dan Digital Marketing Compliance

Digital marketing mewujudkan cabaran HIPAA unik yang tidak ditunjukkan oleh pengiklanan tradisional.

Patient Communication Opt-In

Pendekatan paling selamat adalah mendapatkan opt-in eksplisit untuk komunikasi marketing yang berasingan daripada kertas kerja klinikal.

Apabila pesakit memberikan alamat e-mel atau nombor telefon semasa pendaftaran atau penjagaan, mereka memberi anda maklumat hubungan untuk tujuan klinikal. Menggunakan maklumat itu untuk marketing memerlukan sama ada kebenaran berasingan atau opt-in yang jelas pada masa pengumpulan.

Banyak practice kini memasukkan checkbox opt-in marketing eksplisit dalam borang pendaftaran: "Saya bersetuju untuk menerima komunikasi marketing tentang perkhidmatan, promosi, dan maklumat kesihatan dari [Nama Practice]."

Opt-in ini perlu berasingan daripada kebenaran yang diperlukan untuk rawatan, jadi ia benar-benar pilihan. Pesakit perlu dapat menolak komunikasi marketing tanpa menjejaskan akses penjagaan mereka.

Appointment Reminder vs Marketing

Appointment reminder adalah treatment communication, bukan marketing, walaupun mereka mungkin termasuk kandungan promosi terhad.

Anda boleh mengingatkan pesakit tentang appointment yang akan datang tanpa menganggapnya sebagai marketing. Anda boleh memasukkan peringatan penjagaan pencegahan ringkas dalam komunikasi tersebut ("Jangan lupa untuk menjadualkan pemeriksaan tahunan anda").

Tetapi berhati-hati dengan garis antara peringatan dan promosi. Text yang mengatakan "Anda mempunyai appointment esok pada 2pm" jelas sebagai peringatan. Text yang mengatakan "Jadualkan appointment anda sekarang untuk mengambil kesempatan dari promosi perkhidmatan kosmetik kami!" adalah marketing.

Newsletter e-mel biasanya membentuk marketing jika mereka mempromosikan perkhidmatan berbanding hanya menyediakan pendidikan kesihatan.

Jika kandungan newsletter anda benar-benar pendidikan tanpa mempromosikan perkhidmatan khusus atau menggalakkan pesakit untuk membeli rawatan, ia mungkin layak sebagai healthcare operations berbanding marketing. Tetapi jika newsletter termasuk promosi perkhidmatan, tawaran istimewa, atau galakan untuk menempah rawatan khusus, ia adalah marketing yang memerlukan kebenaran.

Uruskan senarai e-mel dengan teliti untuk menjejaki status kebenaran. Jangan anggap bahawa semua orang dalam pangkalan data pesakit anda telah memberi kebenaran untuk e-mel marketing. Segmentkan senarai antara pesakit yang telah opted in kepada marketing dan mereka yang tidak.

Sediakan mekanisme unsubscribe yang jelas dalam setiap e-mel marketing, dan hormati permintaan unsubscribe dengan segera. Walaupun keperluan CAN-SPAM Act akan digunakan tanpa mengira, menggabungkan pembatalan kebenaran HIPAA dengan fungsi unsubscribe e-mel mewujudkan pendekatan compliance yang bersih.

Retargeting dan Tracking Limitation

Retargeting pengiklanan digital mewujudkan kebimbangan HIPAA apabila ia menggunakan maklumat pesakit dari interaksi klinikal.

Jika seseorang melawat website anda dan anda retarget mereka dengan iklan berdasarkan lawatan web itu sahaja (tidak menggunakan sebarang PHI), itu secara amnya bukan isu HIPAA. Anda menggunakan data pengunjung website, bukan data klinikal pesakit.

Tetapi jika anda memuat naik alamat e-mel atau nombor telefon pesakit ke platform pengiklanan untuk pengiklanan yang disasarkan atau penciptaan custom audience, anda menggunakan PHI untuk marketing dan memerlukan kebenaran.

Platform komunikasi pesakit dan komponen healthcare technology stack mesti dipilih dengan teliti, dengan Business Associate Agreement di tempat untuk mana-mana vendor yang mungkin mengakses PHI.

Berhati-hati dengan tracking pixel dan analytics pada patient portal atau kawasan website anda yang pesakit akses menggunakan kredensial login klinikal. Berkongsi data yang dijejaki itu dengan platform pengiklanan mungkin mewujudkan pelanggaran HIPAA.

Social media menggabungkan keterlihatan awam, interaksi masa nyata, dan norma komunikasi kasual—persekitaran yang mencabar untuk compliance HIPAA.

Bertindak Balas Kepada Patient Comment

Apabila pesakit mengulas pada post social media anda atau reviews, bertindak balas memerlukan pertimbangan yang teliti.

Anda tidak boleh mengesahkan atau menafikan bahawa seseorang adalah pesakit dalam tindak balas awam. Malah mengucapkan terima kasih kepada seseorang kerana menjadi pesakit boleh melanggar HIPAA dengan mengesahkan hubungan pesakit-penyedia secara awam.

Template tindak balas selamat mengakui komen tanpa mengesahkan status pesakit: "Terima kasih atas feedback anda! Kami gembira anda mempunyai pengalaman positif. Sila hubungi pejabat kami secara langsung jika anda mempunyai sebarang soalan."

Jangan pernah membincangkan butiran penjagaan pesakit secara awam, walaupun pesakit memulakan perbualan. Hanya kerana pesakit post secara awam tentang rawatan mereka tidak memberi anda kebenaran untuk bertindak balas dengan protected health information.

User-Generated Content Policy

Pesakit mungkin menandakan practice anda dalam post, berkongsi foto dari pejabat anda, atau post tentang pengalaman rawatan mereka.

Anda tidak perlu menghapuskan atau meminta penghapusan setiap post yang dimulakan pesakit yang menyebut practice anda. Pesakit mempunyai hak untuk berkongsi maklumat kesihatan mereka sendiri secara awam jika mereka memilih.

Tetapi berhati-hati tentang bagaimana anda berinteraksi dengan kandungan ini. Menyukai, mengulas, atau berkongsi post pesakit tentang rawatan mereka boleh secara tersirat mengesahkan hubungan pesakit-penyedia, berpotensi mewujudkan isu HIPAA.

Wujudkan dasar yang jelas tentang bagaimana akaun practice anda berinteraksi dengan kandungan yang dijana pesakit. Pendekatan konservatif mengelakkan engagement dengan post yang mengenal pasti individu sebagai pesakit.

Penggunaan social media peribadi ahli kakitangan anda boleh mewujudkan pelanggaran HIPAA jika tidak diuruskan dengan betul.

Pekerja tidak boleh post tentang pesakit tertentu, berkongsi maklumat tentang lawatan pesakit, atau membincangkan apa-apa yang boleh mengenal pasti pesakit—walaupun dalam kumpulan social media peribadi.

"Kami melihat pesakit selebriti hari ini!" melanggar HIPAA walaupun anda tidak namakan orang itu. "Berurusan dengan pesakit yang sukar..." melanggar HIPAA jika petunjuk konteks boleh mengenal pasti siapa yang anda bincangkan.

Latihan compliance komprehensif untuk kakitangan perlu secara khusus menangani risiko social media. Pekerja perlu memahami bahawa post kasual boleh mencetuskan pelanggaran serius dan bahawa akaun peribadi mereka bukan peribadi apabila membincangkan maklumat berkaitan kerja.

Crisis Management Protocol

Apabila pelanggaran HIPAA atau aduan pesakit muncul pada social media, mempunyai protokol tindak balas yang disediakan menghalang peningkatan.

Protokol anda perlu menetapkan siapa yang diberi kuasa untuk bertindak balas bagi pihak practice. Ia perlu memasukkan bahasa template untuk senario biasa. Dan ia perlu mewujudkan laluan peningkatan yang jelas untuk situasi serius.

Jangan cuba untuk mempertahankan aduan pesakit dengan mendedahkan maklumat kesihatan secara awam, walaupun anda percaya ia akan membenarkan kedudukan anda. Tindak balas yang betul sentiasa untuk mengelakkan mengesahkan status pesakit secara awam dan untuk menjemput orang untuk menghubungi anda secara peribadi untuk menangani kebimbangan.

Patient Testimonial dan Review

Testimonial dan review adalah alat marketing yang berkuasa, tetapi menggunakannya secara compliant memerlukan proses khusus.

Solicitation Guideline

Anda boleh meminta pesakit yang berpuas hati untuk memberikan review atau testimonial, tetapi cara anda bertanya penting untuk compliance HIPAA.

Permintaan umum yang dibuat kepada semua pesakit (melalui newsletter kepada pesakit yang opted in, tanda di pejabat anda, atau sebutan semasa lawatan) lebih selamat daripada permintaan yang disasarkan kepada pesakit tertentu yang dipilih berdasarkan maklumat klinikal.

Jika anda akan secara khusus meminta pesakit tertentu untuk testimonial berdasarkan hasil positif mereka, pastikan anda tidak menggunakan PHI secara tidak sesuai untuk membuat pemilihan tersebut. Pendekatan yang lebih selamat adalah meminta testimonial dari pesakit yang secara proaktif menyatakan kepuasan berbanding menarik senarai pesakit berdasarkan hasil rawatan.

Response Best Practice

Tindak balas review mesti mengelakkan mengesahkan status pesakit atau membincangkan butiran penjagaan pesakit secara awam.

Template tindak balas untuk review positif: "Terima kasih kerana berkongsi pengalaman anda! Kami gembira mendengar tentang hasil positif anda. Pasukan kami bekerja keras untuk menyediakan penjagaan yang cemerlang, dan feedback seperti anda membuat hari kami."

Template tindak balas untuk review negatif: "Terima kasih atas feedback anda. Kami mengambil serius semua kebimbangan pesakit. Sila hubungi pejabat kami di [telefon] atau [e-mel] supaya kami boleh menangani kebimbangan anda secara langsung dan bekerja ke arah penyelesaian."

Kedua-dua tindak balas tidak mengesahkan sama ada pengulas sebenarnya pesakit, membincangkan sebarang maklumat kesihatan, atau menjadikan status pesakit orang itu sebagai rekod awam.

Video Testimonial Requirement

Video testimonial menunjukkan pertimbangan HIPAA yang diperkukuh kerana mereka biasanya termasuk pengenalan visual dan sering membincangkan keadaan kesihatan dan rawatan secara terperinci.

Dapatkan kebenaran HIPAA bertulis yang secara khusus meliputi penggunaan testimonial video. Authorization perlu menerangkan maklumat kesihatan apa yang akan didedahkan dalam video, di mana dan bagaimana video akan digunakan, dan bahawa pesakit boleh membatalkan kebenaran (walaupun video yang sudah diterbitkan mungkin tidak boleh ditarik balik).

Berikan pesakit peluang untuk menyemak dan meluluskan video akhir sebelum anda menggunakannya secara awam. Ini memastikan mereka selesa dengan bagaimana mereka digambarkan dan maklumat apa yang dikongsi.

Pertimbangkan sama ada subjek testimonial benar-benar mewakili hasil biasa. Menampilkan hasil yang luar biasa tanpa penafian yang sesuai mewujudkan isu compliance di bawah peraturan FTC yang berasingan daripada HIPAA.

Written Release Template

Template release anda perlu menangani kedua-dua keperluan kebenaran HIPAA dan keperluan publicity release umum.

Elemen utama termasuk:

Penerangan khusus tentang PHI apa yang akan didedahkan
Bagaimana dan di mana testimonial akan digunakan
Pernyataan bahawa testimonial adalah sukarela
Pengesahan bahawa pesakit boleh membatalkan kebenaran
Pengakuan tentang sebarang pampasan yang disediakan
Pernyataan bahawa menolak untuk memberikan testimonial tidak akan menjejaskan penjagaan

Minta peguam undang-undang healthcare menyemak template anda untuk memastikan mereka memenuhi keperluan kebenaran HIPAA dan peraturan testimonial khusus negeri.

Panduan Pelaksanaan

Bergerak dari memahami keperluan HIPAA marketing kepada sebenarnya melaksanakan amalan compliant memerlukan pendekatan sistematik.

Policy dan Procedure

Dokumentasikan dasar yang jelas yang meliputi semua aktiviti marketing yang mungkin melibatkan PHI.

Dasar marketing anda perlu menangani:

Jenis marketing apa yang memerlukan kebenaran pesakit
Bagaimana kebenaran akan diperoleh dan didokumentasikan
Siapa yang menyemak bahan marketing untuk compliance HIPAA
Bagaimana maklumat hubungan pesakit boleh dan tidak boleh digunakan
Protokol interaksi social media
Prosedur pengumpulan dan penggunaan testimonial
Pengurusan senarai e-mel marketing
Pengurusan vendor untuk penyedia perkhidmatan marketing

Jadikan dasar boleh diakses oleh semua orang yang terlibat dalam marketing, dan kemas kini apabila panduan HIPAA berkembang atau aktiviti marketing anda berkembang.

Procedure dan Documentation Requirement

Wujudkan prosedur piawai untuk aktiviti marketing biasa.

Untuk pengumpulan patient testimonial:

Kenal pasti sumber testimonial berpotensi (tanpa menggunakan PHI secara tidak sesuai)
Jelaskan permintaan testimonial dan kebenaran HIPAA
Dapatkan kebenaran ditandatangani menggunakan template yang diluluskan
Kumpul kandungan testimonial
Dapatkan kelulusan akhir sebelum penerbitan
Dokumentasikan kebenaran dan kekalkan rekod

Untuk kempen e-mel marketing:

Sahkan penerima kempen telah opted in kepada marketing
Semak kandungan untuk compliance dengan HIPAA dan peraturan lain
Dapatkan kelulusan yang diperlukan
Hantar kempen melalui platform compliant HIPAA
Proses permintaan unsubscribe dalam jangka masa yang diperlukan
Dokumentasikan kempen dan status kebenaran

Mempunyai prosedur yang didokumentasikan mewujudkan konsistensi dan membantu kakitangan memahami tanggungjawab compliance mereka.

Training dan Awareness

Semua orang yang terlibat dalam komunikasi pesakit memerlukan latihan HIPAA asas. Ahli pasukan marketing memerlukan latihan yang lebih mendalam dan lebih khusus tentang keperluan HIPAA marketing.

Latihan perlu meliputi:

Apa yang membentuk marketing di bawah HIPAA
Bila kebenaran pesakit diperlukan
Bagaimana untuk mendapatkan kebenaran dengan betul
Protokol interaksi social media
Semak template tindak balas dan garis panduan
Pelanggaran HIPAA marketing biasa dan cara mengelakkannya

Sediakan latihan berasaskan senario yang menggunakan konsep kepada situasi realistik yang pasukan anda akan hadapi. "Pesakit post komen positif di Facebook menyebut rawatan mereka. Bagaimana anda bertindak balas?" menjadikan keperluan compliance konkrit.

Segarkan latihan setiap tahun dan apabila anda memperkenalkan channel atau taktik marketing baharu. Compliance HIPAA bukan checkbox latihan sekali; ia komitmen berterusan.

Audit dan Quality Assurance

Audit aktiviti marketing secara berkala untuk compliance HIPAA.

Semak kempen marketing baru-baru ini:

Adakah mereka menggunakan maklumat hubungan pesakit dengan sesuai?
Adakah kebenaran yang diperlukan di tempat?
Adakah komunikasi kekal dalam batasan treatment/operations atau memerlukan kebenaran marketing?

Semak interaksi social media:

Adakah tindak balas mematuhi protokol?
Adakah sesiapa secara tidak sengaja mengesahkan status pesakit secara awam?
Adakah akaun peribadi kakitangan mewujudkan risiko?

Periksa amalan testimonial dan review:

Adakah kebenaran didokumentasikan dengan betul?
Adakah tindak balas mengikuti template?
Adakah user-generated content dikendalikan dengan sesuai?

Menjalankan audit compliance suku tahunan membantu anda mengenal pasti dan membetulkan isu sebelum mereka menjadi pelanggaran atau aduan.

Bekerja Dengan Vendor

Vendor marketing dan penyedia perkhidmatan sering memerlukan akses kepada maklumat pesakit untuk melaksanakan kempen. Ini mewujudkan kewajipan HIPAA.

Business Associate Agreement

Mana-mana vendor yang menerima, mengekalkan, atau menghantar PHI bagi pihak anda adalah Business Associate di bawah HIPAA dan mesti menandatangani Business Associate Agreement (BAA).

Platform e-mel marketing, sistem komunikasi pesakit, penyedia analytics, agensi marketing—jika mereka mengendalikan PHI, anda memerlukan BAA.

Jangan anggap bahawa hanya kerana vendor bekerja dengan pelanggan healthcare, mereka memahami HIPAA atau mempunyai perlindungan yang sesuai. Sahkan keupayaan compliance mereka dan pastikan BAA di tempat sebelum berkongsi sebarang PHI.

Vendor Selection Criteria

Apabila memilih vendor marketing, compliance HIPAA perlu menjadi kriteria pemilihan utama.

Tanya vendor berpotensi:

Adakah mereka mempunyai pengalaman dengan entiti yang dilindungi HIPAA?
Adakah mereka akan menandatangani Business Associate Agreement?
Perlindungan keselamatan apa yang melindungi PHI yang mereka kendalikan?
Bagaimana mereka melatih kakitangan mereka tentang keperluan HIPAA?
Adakah mereka mempunyai sebarang pelanggaran atau aduan HIPAA?

Vendor yang menolak menandatangani BAA atau tidak dapat mengartikulasikan pendekatan compliance HIPAA mereka tidak sepatutnya mengendalikan maklumat pesakit anda.

Clear Scope Definition

Tentukan dengan jelas maklumat apa yang vendor boleh akses dan bagaimana mereka boleh menggunakannya.

Jika vendor e-mel marketing anda hanya perlu menghantar mesej kepada senarai opted-in anda, mereka tidak memerlukan akses kepada pangkalan data pesakit penuh anda. Jika agensi iklan anda mencipta kempen, mereka tidak memerlukan data pesakit sebenar—mereka boleh bekerja dengan contoh de-identified atau hipotetikal.

Minimumkan akses vendor kepada PHI minimum yang diperlukan untuk tujuan khusus mereka. Ini mengurangkan risiko dan memudahkan pengurusan compliance.

Membina Compliance Yang Mampan

HIPAA-compliant marketing bukan tentang pembetulan sekali. Ia tentang membina compliance ke dalam operasi marketing anda sebagai ciri kekal.

Mulakan dengan memahami aktiviti marketing mana yang melibatkan PHI dan mana yang tidak. Aktiviti yang hanya menggunakan maklumat de-identified atau tidak menggunakan data pesakit sama sekali membawa risiko HIPAA kurang daripada kempen yang disasarkan menggunakan maklumat klinikal pesakit.

Bangunkan borang kebenaran piawai, proses semakan, dan dasar yang menjadikan compliance sistematik berbanding ad-hoc. Apabila compliance dibina ke dalam workflow, ia berlaku secara konsisten tanpa memerlukan pemeriksaan manual yang berterusan.

Latih pasukan anda dengan teliti dan berulang kali. Pelanggaran HIPAA sering berpunca daripada kejahilan berbanding salah laku yang disengajakan. Kakitangan yang memahami mengapa peraturan wujud dan cara mengikutinya adalah aset compliance terbaik anda.

Akhirnya, kekal terkini dengan panduan HIPAA yang berkembang dan keutamaan penguatkuasaan. Apa yang boleh diterima hari ini mungkin berubah esok apabila peraturan berkembang dan penguatkuasaan memberi tumpuan kepada kawasan baharu.

Strategi new patient lead generation dan pertumbuhan anda boleh dilaksanakan secara compliant dan berkesan apabila anda membina compliance HIPAA ke dalam asas berbanding menganggapnya sebagai pemikiran kemudian. Practice yang melakukan ini dengan terbaik mencapai pertumbuhan yang mampan tanpa risiko besar yang datang dengan pelanggaran HIPAA.

Tara Minh

Operation Enthusiast