Deputy vs When I Work：2026年、自社のチームに合う従業員シフト管理ソフトはどちらか？

2026年8月更新

検索バーに「Deputy vs When I Work」と入力すると、機能紹介ページ上ではほぼ同じに見えるのに、プランの条件やアドオンを織り込むと大きく異なる結果になる2つのツールを比較することになります。どちらもシフト表を作成し、モバイルのタイムクロックを備え、スタッフがスマートフォンからシフトを交代できます。両者を本当に分けるのは、その基本線を超えてどこまで深く対応するか、そしてトップページの価格を見なくなった後に請求額がどう変わるかです。

この比較は、時給制スタッフを抱える事業でシフトを管理する担当者、つまり小売、飲食、医療、倉庫、現場クルーなど、毎週シフトが変わり、引き継ぎの漏れが実際のコストにつながる現場の方に向けたものです。この2つに絞り込んだ時点で、永久無料のツールはすでに除外されているはずです。チームが無料プランの範囲を超えたか、それらがカバーしない機能が必要になったからでしょう。ここでは、どちらについても今なお出回っている古い情報を排除して、それぞれの実際のコストと機能を正直にお伝えします。

TL;DR

各ツールは誰のために作られているのか

Deputyはオーストラリアで生まれ、Fair Work Actへの準拠とアワード解釈（特定の労働協約の下で働いた時間に対する法定最低賃金を計算するプロセス）を原点としています。その成り立ちは今も表れています。Deputyは賃金ルールの解釈を自動化し、監査に対応できるデジタル記録を保持します。さらにDemand Forecastingモジュールが、接続したPOS（販売時点管理）システムから売上データを直接取り込み、マネージャーの勘ではなく実際の来客数に合わせてシフトを組みます。小売、ホスピタリティ、医療、複数拠点の事業者のうち、シフト管理とコンプライアンスを同じ製品で処理したい企業に販売されています。

When I Workは、その正反対の賭けで名を上げました。導入初日から、できるだけ設定の手間をかけずに、チームが正しくシフトを組んで打刻できるようにすることです。同社自身のマーケティングは「ワンクリックのシフト割り当て」を前面に出しており、レビュアーは、より使いにくいツールで苦労したチームがこのツールに定着する理由として、モバイルアプリとShift Trades、OpenShiftsの流れを一貫して挙げています。これは偶然ではなく設計上、より軽い製品であり、設定作業を伴わずにシフト管理を解決したい飲食店、小売チェーン、複数拠点の事業者によく売れています。

どちらの企業も、ここでは大企業の購入者を狙っているわけではありません。両社とも主に、時給制の従業員を抱える中小規模の事業者に販売しており、本当の分かれ目は企業規模そのものではなく、コンプライアンスと予測の深さか、日々のシンプルさかです。

主要な事実

• フロントライン従業員の89%が、過去3か月間に48時間未満の通知でシフトを変更またはキャンセルされました。これは、ワークフォースマネジメントプロバイダーのLegionが独立系調査会社Retail Economicsと提携して英国の小売・ホスピタリティ従業員2,000名を対象に実施した、ベンダー委託の調査であるFrontline Workforce Index 2026によるものです。
• シフトをキャンセルされた従業員が不満を感じる割合は、そうでない従業員のほぼ2倍で、43%対26%です。Harvard Kennedy SchoolとUCSFのShift Projectによるものです。
• 飲食店オペレーターの42%が、昨年は店舗が黒字ではなかったと回答し、9割を超えるオペレーターが人件費を最大の課題の1つに挙げています。National Restaurant Associationの2026 State of the Restaurant Industryレポートによるものです。
• DeputyはG2で660件を超えるレビューで5点中4.6の評価を獲得しており、When I Workは400件近いレビューで5点中4.4の評価を獲得しています。レビュアーが使いにくいモバイルアプリにすぐ不満を述べるこのカテゴリでは、どちらも堅実なスコアです。

シフト管理と自動シフト作成

Deputyの深さがマーケティング上の主張ではなく具体的な機能として現れるのがこのセクションです。ただし、プランを選ぶ前に知っておくべき落とし穴があります。

DeputyのDemand ForecastingはPOSプロバイダーに接続して売上データをシフト表に取り込み、続いてSmart Schedulingツールが、設定した賃金または人件費の予算を守りながら、その需要曲線に沿ってシフトを組みます。落とし穴は次のとおりです。Deputy自身の料金ページが、需要予測、自動シフト作成、マイクロスケジューリングはCoreとProの機能であり、Liteには含まれないことを明記しています。最も安いプランでDeputyを比較しているなら、この機能については間違ったプランを比べていることになります。

When I Workの自動シフト作成は範囲がよりシンプルです。平日、週末、祝日向けに作成するSchedule Templatesからのワンクリックのシフト割り当てに加え、日々のチェックリストをシフトに紐づけるTask Lists、1つのダッシュボードから複数拠点を管理するMulti-location schedulingがあります。DeputyのCoreやProのような需要予測型ではなく、テンプレートベースで手動が前提です。これは、設定の手間を減らしたいチームが意図的に選んでいるトレードオフそのものです。

タイムクロックと勤怠管理

どちらの製品も、時間の打刻をシフト表に連動させ、別のシステムなしで勤務時間が給与計算に流れるようにしていますが、勤怠の確認をどこまで深く行うかは異なります。

Deputyのモバイルタイムクロックは、打刻時にGPSの位置情報を記録し、マネージャーは現場の周囲にジオフェンスを設定できるため、スタッフは実際に範囲内に入るまで打刻できません。別のKioskアプリは共有デバイスで動作し、PINログイン、顔認証、写真撮影を追加して、1か所の共有入口での代理打刻（buddy punching）を防ぎます。小売店のカウンターや倉庫のフロアで便利です。iPad版のKioskアプリはオフラインでも動作し、再接続が必要になるまで最大24時間分の操作を保持できます。

When I Workも同じ基本機能をカバーしています。早すぎる打刻や現場外での打刻を防ぐGPSとジオフェンス、そして代理打刻を防ぐ本人確認用の写真打刻です。専用の名前付きキオスクモードや顔認証は公開していませんが、実際にはアプリは共有iPadやPOS周辺のデバイスで動作します。タイムシートの編集には監査可能な編集ログが残り、休憩管理は、休憩、残業、労働ルールを打刻データと照らして自動で追跡します。

モバイルアプリとシフト交代

どちらのレビュアーも、モバイルアプリを導入が定着するかどうかを決めるものとして扱っています。誰もスマートフォンで開かないシフト管理ツールは役目を果たしていないからです。

Deputyのセルフサービスのシフト機能は、資格のあるチームメンバーなら誰でも先着順で未割り当てのシフトを取得できるOpen Shiftsと、スタッフが同僚との交代を提案し、マネージャーが承認して確定するShift Swap/Offerです。When I Workの同等機能はShift TradesとOpenShiftsで、同じ考え方に基づいています。スタッフはスマートフォンから即座にシフトを交代または取得でき、マネージャーが最終承認を行います。紙の上では、両者はこの点でほぼ同等の機能を備えています。レビュアーが挙げる違いは、機能の有無そのものではなく、周辺アプリの洗練度と速度です。アプリを開いてから交代が完了するまでの手間の少なさは、When I Workのほうが一貫して高く評価されています。

コンプライアンスと労働法

2つの製品を最もはっきり分けるのがこのセクションです。どちらかのツールを評価している理由にコンプライアンス上のリスクが含まれているなら、じっくり読む価値があります。

CoreとProに限定されるDeputyのFair Workweek機能には、通常の勤務時間の見積りを事前に作成するGood Faith Estimate、需要予測に基づいて組むAdvance Notice scheduling、地域の条例に基づき予測可能性手当が発生しそうなシフト変更を視覚的に示すPredictability Payアラートがあります。Compliance Alertsは、シフト変更に従業員の同意が必要な場合や、閉店勤務の直後に開店勤務が入る「クローピング（clopening）」のリスクがスタッフにある場合にも警告します。Record of Complianceレポートは、シフト変更の履歴、同意、予測可能性手当を監査用に追跡します。さらに、特定の労働協約の下での法定最低賃金を自動計算するDeputyのAward Interpretationを組み合わせると、シフト管理ツールとしては本当に深いコンプライアンスの仕組みになります。

When I Workは、専用のコンプライアンスモジュールではなく、基本機能をカバーしています。Overtime alertsは、シフトを組む際と、スタッフが上限に近づく週の途中でマネージャーに事前に警告し、Labor forecastingは予定時間と予算時間をリアルタイムで表示します。ヘルプドキュメントによると、アプリは基本的な労働法の遵守を支援するために勤務時間、休憩、残業を自動で追跡し、監査用にデジタルのシフト記録を保持します。ないのは、予測可能なシフト条例、同意の追跡、アワード型の賃金ルールの解釈のための名前付きモジュールです。

事業を行う都市や州に予測可能なシフト条例（2026年時点で、オレゴン州全体、およびニューヨーク、シカゴ、シアトル、サンフランシスコなどの都市）がある場合、あるいは複数州の賃金ルールの構造の下で運営している場合、最低でもDeputyのCoreプランは、When I Workがそもそも対応するように作られていない実質的なコンプライアンス業務を担います。リスクが基本的な残業と休憩の追跡にとどまるなら、When I Workの組み込み機能でおそらく十分です。

給与計算、HR、連携

Deputyは、はるかに幅広い給与計算・HRの連携先を備えています。公式の連携ページによると、給与計算ではADP、Gusto、OnPay、Paychex、Paycom、Paycor、Paylocity、TriNet、Wagepoint、Xero、HRではBambooHR、HiBob、Rippling、Sequoiaに対応しています。また、Square、Clover、Lightspeed、Revel、VendなどのPOSシステムともネイティブに連携しており、これがそもそも需要予測を可能にしています。

When I Workの給与計算連携はより限られていますが、一般的なケースはカバーしています。ADP Workforce NowとRUN Powered by ADP、Gusto（氏名、タイムシート、職位、PTOを同期）、CSVエクスポート経由のPaychex、対象プランのQuickBooks Online、そして新しい推奨パートナーとしてのRipplingです。給与計算の連携には、有料のTime Clock and Attendanceプランが必要です。

Deputyのアドオンの階段

ここがDeputyの料金のうち、実際の請求額を変える部分です。When I Workは単体の有料アドオンを公開していないため、これに相当するものはありません。

料金を見積もる前に知っておきたい補足があります。Proには、Analytics+とMessaging+が追加料金なしで最初から含まれています。Coreプランにこの両方を追加すると、$6.50に$1.50と$1.95を足して1ユーザーあたり月額$9.95となり、Proの一律$9より高くなります。どちらかのアドオンが必要だと分かっているなら、Coreにアドオンを足すよりProのほうが安く済みます。

最も請求額を動かすのはPayrollのアドオンです。40席のCoreプランでは、表示価格は月額$260です。Payrollを追加すると、実際の請求額は$260に(40 x $8)と基本料$49を加えた月額$709となり、料金ページの数字のほぼ3倍です。これはDeputyに特有の批判ではありません。本格的な給与計算機能を加えるシフト管理ツールの多くは、それに対してかなりの料金を課します。ただ、表示価格と実際の請求額のこの差は、予算の責任者が最初の請求書の後ではなく、契約の前に目にしておくべきものです。

レポート

Deputyのレポートは、人件費と売上の傾向を扱う既存のレポートとカスタムレポートにまたがり、需要予測に対するコストをほぼリアルタイムで確認できる1つの場所を提供します。When I Workはレポートを、Exports（エクスポート）とCustom Reports（カスタムレポート）に整理しています。ドラッグ&ドロップのレポートビルダーが統合されており、従業員別に絞り込めるTimes Reportや、労使間の紛争の解決や、従業員の行動パターンの経時的な把握のためにシフト表の変更を追跡する目的で作られたShift History Reportなどの個別のレポートがあります。

サポートと導入

Deputyは、上位プラン向けに、構造化された有料の導入支援を用意しています。CoreとProの顧客に約4週間伴走して、Workplaces、Roles、Access Levelsを設定する推奨のセットアップサービスで、ガイド付きの導入を正当化するだけの広さが製品にあることを端的に示しています。また、ProではCoreの内容に加えて、専任のカスタマーサクセスマネージャーと24時間365日のライブチャットが付きます。

When I Workは、これに相当する正式な導入パッケージを公開していません。製品全体を通じた位置づけ、つまりワンクリックのシフト管理、クレジットカード不要で全機能を使える14日間のトライアルは、一貫して、シフトマネージャーが体系的な導入プロジェクトなしで完了できるセルフサービス型の導入を示しています。これは欠点ではなく、製品のあらゆる場面に現れるのと同じシンプルさのトレードオフが、サポートの形にも現れているということです。

少人数での$30の下限

小規模なチームにとって、この比較で最も決定的な事実はこれです。トップページの1ユーザーあたり料金だけを見ていると、見落としやすい点です。

Deputyの月払いのLite、Core、Proの各プランには、いずれも請求書1件あたりUSD $30の月額最低利用料金があり、2025年9月1日から適用されています。Liteで6ユーザー未満の場合、実際に支払う基準になるのは、1ユーザーあたり$5の料金ではなく、この下限です。

4ユーザーの場合、Deputy Liteの実効料金は1ユーザーあたり$7.50で、Coreの定価である1ユーザーあたり$6.50をすでに上回っています。つまり、ごく小規模なチームは、下限が適用されると、安く見えるプランを選んでも何の得にもなりません。月払いで6席未満なら、Liteではなく最初からCoreを払うという選択にも十分な理由があります。When I Workは、公開されている料金のどの人数でも、これに相当する下限がありません。

6席、15席、40席、100席でのコスト

6ユーザーを超えると、下限は効かなくなり、比較は単純な1席あたりの計算になります。ここでは、両ベンダーを、同等のエントリープランと同等の最も人気のあるプランで、月払いの定価で比較します（どちらのベンダーも、割引された年払いの1席あたり料金を別に公開していないため、年額は単純に月額の12倍です）。

注目すべきパターンは、特定の行ではなく、プランごとに何が起きるかです。DeputyのWhen I Workに対する割高分は一定ではなく、上位のプランに上がるほど小さくなります。

エントリープランでは、Deputyは1席あたりWhen I Workの2倍の料金です。最上位プランではその差は12.5%まで縮まり、さらにDeputyのProには、Coreでは追加料金が必要な2つのアドオンがバンドルされています。結局どちらかのベンダーの最上位プランが必要になるなら、エントリープランで決定的に見えた価格差は、そこに到達する頃にはほとんどなくなっています。

Deputyを選ぶべき場合

• 予測可能なシフト法のある州や市、または複数州やアワード型の賃金ルールの下で事業を行っており、そのコンプライアンス業務を手作業ではなく自動化したい
• 再利用可能なテンプレートだけでなく、実際のPOSの需要データに基づく自動シフト作成が欲しい
• Liteには含まれないため、コンプライアンスと予測の深さを得るためにCoreまたはProを払うことに抵抗がない
• Zapierに頼らず基本機能を使えるよう、幅広い給与計算・HRの連携先やネイティブのPOS連携が欲しい
• 月払いで6ユーザーを超えており、月額$30の最低利用料金が1席あたり料金に対する実質的な負担でなくなる

When I Workを選ぶべき場合

• 前回のシフト管理ツールの導入が、スタッフが実際にアプリを開かなかったために失敗し、本当の原因がインターフェースの使いにくさだった
• スケジュール、タイムクロック、メッセージを、最小限の設定で、正式な導入プロジェクトなしに解決したい
• コンプライアンスの必要性が基本的な残業と休憩の追跡にとどまり、予測可能なシフト条例やアワード型の賃金ルールは対象外である
• 非常に小規模なチームで、月額$30の下限を避けることが予算にとって実際に重要である
• 使わない深さにお金を払うより、どのプランでも低く、一定の1席あたり料金を払いたい

どちらも合わない場合

このガイド全体を読んで、本当の要件はシフト管理の深さでもシンプルさでもなく、このカテゴリが別の形で扱っている別のものだと気づくチームもあります。

特に飲食店を運営している場合、7shiftsはその業種向けに一から作られており、基本的なシフト管理、タイムクロック、チームコミュニケーションをカバーする無料のCompプランがあり、有料プランは1拠点あたり月額$39.99から始まります。コンプライアンスの深さよりもデスクレスワーカーのクルー向けのコミュニケーションとチェックリストが優先なら、Connecteamを検討する価値があります。全機能のハブで10ユーザーまで無料で、Operations Basicプランは月払いで月額$35（年払いなら$29）で、ハブごとに最初の30ユーザーをカバーします。

本物の無料プランが何よりも重要なら、正直にお伝えしておきます。DeputyもWhen I Workも無料プランはなく、このカテゴリのどこにも、When I Workの旧無料プランがカバーしていた75名に近い規模の無料プランは残っていません。今も無料プランとして残っているものは、評判から想像されるよりも小さく、条件付きです。

1つの小規模な拠点向けの本物の無料のシフト管理ツールが欲しいなら、正直な出発点は、DeputyやWhen I Workではなく、HomebaseかSlingです。専任の導入支援とアカウント管理を伴う、複数国にまたがるエンタープライズ導入なら、代わりにShiftboard、Quinyx、Legionを検討してください。この3つはいずれも、DeputyやWhen I Workとは透明性の面で対極にあります。Shiftboard自身の料金ページは1席あたりの料金をまったく公開せず、「すべてのプランに最低利用料金が適用される」ことと、導入費用がかかることだけを記載しており、QuinyxとLegionはどちらも公開の料金ページがありません。これは、地味ではあっても確かに、エンタープライズへのステップアップよりDeputyとWhen I Workを推す理由です。両社は、営業との通話の前に予算を組める実際の数字を公開していますが、このカテゴリのエンタープライズ層は一般にそうではありません。

意思決定フレームワーク

結論： コンプライアンス上のリスクや需要に基づくシフト管理が本当に業務の一部なら、DeputyのCoreプランはWhen I Workが対応するように作られていない仕事をこなし、エントリープランでは大きく見えた価格差も、最上位プランを比べる頃には10%強まで縮まります。スタッフがスマートフォンで実際に開くシフト表があればよく、コンプライアンスの必要性が基本的な残業の追跡までなら、When I Workは、どのプランでもより軽く、より安く、導入が速い選択肢であり、$30の下限が問題になることはありません。

次のステップ

1. まず、実際のコンプライアンスリスクを洗い出します。 予測可能なシフト条例や複数州の賃金ルールの下で運営している場合、それだけでDeputyに決まるはずです。関連機能を使うには、Liteではなく最低でもCoreが必要です。
2. 席数を$30の下限と照らし合わせます。 Deputyの月払いで6ユーザー未満の場合、LiteをCoreより優先して契約する前に、上の表から1ユーザーあたりの実効料金を計算してください。
3. 表示価格ではなく、実際の請求額を見積もります。 DeputyのPayrollやHRのアドオンが対象に入る場合は、When I Workとの合計を比較する前に、席数にそれらを加えてください。
4. デモアカウントではなく、実際のチームで両方の14日間トライアルを実施します。 このツール間の本当の違いは、機能リストではなく、スタッフが実際にアプリを開くかどうかに表れるためです。
5. 従業員シフト管理だけでは全体像として足りないと感じる場合は、 HRソフトウェアの総合ガイドと給与計算ソフトウェアの総合ガイドが、通常これに関わる周辺のプラットフォームの判断を取り上げています。また、本当の課題がシフト管理ではなく勤怠である場合は、時間管理ソフトウェアの総合ガイドも一読の価値があります。

---

関連リソース：

• 2026年のベスト従業員シフト管理ソフトウェア
• 2026年のベストDeputy代替ツール
• 2026年のベストWhen I Work代替ツール
• 2026年のベストConnecteam代替ツール
• 2026年のベストHomebase代替ツール
• 2026年のベスト時間管理ソフトウェア
• Clockify vs Toggl Track
• 2026年のベストHRソフトウェア
• 2026年のベスト給与計算ソフトウェア