Deputy vs When I Work: Software Penjadwalan Karyawan Mana yang Cocok untuk Tim Anda di 2026?

Diperbarui Agustus 2026

Ketik "Deputy vs When I Work" di kolom pencarian dan Anda sedang membandingkan dua tool yang tampak hampir identik di halaman fitur, tetapi berakhir sangat berbeda setelah Anda memperhitungkan persyaratan tingkatan dan add-on. Keduanya membuat jadwal shift, menjalankan mesin absensi mobile, dan memungkinkan staf menukar shift dari ponsel mereka. Yang sebenarnya memisahkan keduanya adalah seberapa dalam masing-masing melampaui garis dasar itu, dan bagaimana tagihan berubah begitu Anda tidak lagi melihat harga di beranda.

Perbandingan ini untuk siapa pun yang memegang jadwal di bisnis dengan staf per jam, ritel, restoran, layanan kesehatan, gudang, kru lapangan, di mana pun shift berubah dari minggu ke minggu dan serah terima yang terlewat berbiaya uang sungguhan. Jika Anda sudah mempersempit ke dua ini, Anda mungkin sudah menyingkirkan tool gratis-selamanya karena tim Anda sudah melampauinya atau membutuhkan sesuatu yang tidak mereka cakup. Berikut versi jujur dari biaya dan fungsi masing-masing, tanpa klaim usang yang masih beredar tentang keduanya.

TL;DR

Untuk Siapa Setiap Tool Dibuat

Deputy berasal dari Australia dengan akar pada kepatuhan Fair Work Act dan interpretasi award, yaitu proses menghitung upah minimum yang diwajibkan secara hukum untuk jam kerja di bawah perjanjian ketenagakerjaan tertentu. Warisan itu masih terlihat: Deputy mengotomatiskan interpretasi aturan gaji dan menyimpan catatan digital siap audit, di atas modul Demand Forecasting yang menarik data penjualan langsung dari sistem point-of-sale yang terhubung untuk membangun jadwal berdasarkan lalu lintas pelanggan yang sebenarnya, bukan tebakan terbaik manajer. Ia menjual ke ritel, perhotelan, layanan kesehatan, dan operator multi-situs yang membutuhkan penjadwalan dan kepatuhan ditangani oleh produk yang sama.

When I Work membangun namanya di atas taruhan yang berlawanan: membuat tim menjadwalkan dan absen masuk dengan benar pada hari pertama, dengan gesekan penyiapan sesedikit mungkin. Pemasarannya sendiri bersandar kuat pada "penugasan shift sekali klik," dan para peninjau secara konsisten menunjuk aplikasi mobile serta alur Shift Trades dan OpenShifts sebagai alasan tim yang bergulat dengan tool yang lebih kikuk benar-benar bertahan dengan yang ini. Ia produk yang lebih ringan secara desain, bukan kebetulan, dan laris di restoran, jaringan ritel, dan bisnis multi-lokasi yang menginginkan jadwal beres tanpa proyek konfigurasi yang menyertainya.

Tak satu pun perusahaan mengejar pembeli enterprise besar di sini. Keduanya menjual terutama ke bisnis tenaga kerja per jam skala kecil dan menengah, dan pembeda sebenarnya adalah kedalaman kepatuhan dan prakiraan versus kesederhanaan sehari-hari, bukan ukuran perusahaan semata.

Fakta Kunci

• 89% pekerja garis depan mengalami shift yang diubah atau dibatalkan dengan pemberitahuan kurang dari 48 jam dalam tiga bulan terakhir, menurut Frontline Workforce Index 2026, riset yang dikomisikan vendor dari penyedia manajemen tenaga kerja Legion bersama firma riset independen Retail Economics, yang mensurvei 2.000 pekerja ritel dan perhotelan Inggris.
• Pekerja yang shift-nya dibatalkan melaporkan merasa tidak bahagia dengan tingkat hampir dua kali lipat dibanding yang tidak, 43% versus 26%, menurut the Shift Project di Harvard Kennedy School dan UCSF.
• 42% operator restoran mengatakan restoran mereka tidak menguntungkan tahun lalu, dan lebih dari 9 dari 10 menyebut biaya tenaga kerja di antara tantangan teratas mereka, menurut laporan State of the Restaurant Industry 2026 dari National Restaurant Association.
• Deputy memegang peringkat 4,6 dari 5 di lebih dari 660 ulasan di G2, sementara When I Work memegang peringkat 4,4 dari 5 di hampir 400 ulasan, keduanya skor yang solid di kategori di mana para peninjau cepat mengeluhkan aplikasi mobile yang kikuk.

Penjadwalan dan Penjadwalan Otomatis

Inilah bagian di mana kedalaman Deputy menjadi konkret, bukan klaim pemasaran, dan disertai satu kendala yang layak diketahui sebelum Anda memilih tingkatan.

Demand Forecasting Deputy terhubung ke penyedia point-of-sale Anda untuk menarik data penjualan ke dalam jadwal, lalu tool Smart Scheduling-nya membangun jadwal berdasarkan kurva permintaan itu sambil mematuhi anggaran upah atau tenaga kerja yang Anda tetapkan. Kendalanya: halaman harga Deputy sendiri mengonfirmasi bahwa prakiraan permintaan, penjadwalan otomatis, dan micro-scheduling adalah fitur Core dan Pro, bukan bagian dari Lite. Jika Anda membandingkan Deputy pada tingkatan termurahnya, Anda membandingkan paket yang salah untuk kemampuan ini.

Penjadwalan otomatis When I Work lebih sederhana cakupannya: penugasan shift sekali klik dari Schedule Templates yang Anda buat untuk hari kerja, akhir pekan, atau hari libur, plus Task Lists yang melampirkan daftar periksa harian ke sebuah shift dan Multi-location scheduling untuk mengelola beberapa situs dari satu dashboard. Ia tidak diprakirakan berdasarkan permintaan seperti tingkatan Core dan Pro Deputy, melainkan berbasis template dan mengutamakan manual, yaitu imbal balik yang sengaja diambil tim yang menginginkan konfigurasi lebih sedikit.

Mesin Absensi dan Kehadiran

Kedua produk mengikat mesin absensi ke jadwal sehingga jam mengalir ke payroll tanpa sistem kedua, tetapi keduanya mencapai kedalaman berbeda dalam cara kehadiran diverifikasi.

Mesin absensi mobile Deputy menangkap cap lokasi GPS saat absen, dan manajer dapat menggambar geofence di sekitar lokasi kerja sehingga staf tidak bisa absen masuk sampai mereka benar-benar berada dalam jangkauan. Aplikasi Kiosk-nya yang terpisah berjalan di perangkat bersama dan menambahkan login PIN, pengenalan wajah, atau pengambilan foto untuk menghentikan buddy punching di satu titik masuk bersama, berguna di konter ritel atau lantai gudang. Aplikasi Kiosk di iPad juga dapat berjalan offline dan menyimpan aktivitas hingga 24 jam sebelum perlu tersambung kembali.

When I Work mencakup wilayah inti yang sama: GPS dan geofencing yang mencegah absen masuk lebih awal atau absen di luar lokasi, dan absen foto untuk verifikasi identitas guna menghentikan buddy punching. Ia tidak mempublikasikan mode kiosk khusus bernama atau pengenalan wajah, meskipun dalam praktiknya aplikasi berjalan di iPad bersama dan perangkat yang berdampingan dengan POS. Pengeditan lembar waktunya menyimpan log edit yang dapat diaudit, dan manajemen istirahat melacak istirahat, lembur, dan aturan tenaga kerja secara otomatis terhadap data absen.

Aplikasi Mobile dan Tukar Shift

Para peninjau di kedua sisi memperlakukan aplikasi mobile sebagai penentu apakah peluncuran benar-benar bertahan, karena tool penjadwalan yang tidak dibuka siapa pun di ponselnya tidak menjalankan tugasnya.

Tool shift swalayan Deputy bernama Open Shifts, di mana anggota tim yang memenuhi syarat dapat mengklaim shift kosong berdasarkan siapa yang merespons lebih dulu, dan Shift Swap/Offer, di mana staf mengusulkan pertukaran dengan rekan dan manajer menyetujuinya sebelum final. Padanan When I Work adalah Shift Trades dan OpenShifts, dibangun di sekitar gagasan yang sama: staf menukar atau mengambil shift secara instan dari ponsel mereka sementara manajer tetap memegang persetujuan akhir. Di atas kertas keduanya hampir sepadan fiturnya di sini. Perbedaan yang ditunjuk para peninjau adalah kehalusan dan kecepatan aplikasi di sekitarnya, bukan ada tidaknya fitur itu sendiri, dengan When I Work lebih konsisten dipuji karena sedikitnya gesekan antara membuka aplikasi dan menyelesaikan pertukaran.

Kepatuhan dan Hukum Ketenagakerjaan

Inilah bagian yang paling bersih memisahkan kedua produk, dan layak dibaca dengan saksama jika eksposur kepatuhan adalah bagian dari alasan Anda mengevaluasi salah satu tool.

Tooling Fair Workweek Deputy, yang dibatasi pada Core dan Pro, mencakup Good Faith Estimate untuk membuat perkiraan di muka jam reguler, penjadwalan Advance Notice yang dibangun terhadap prakiraan permintaan, dan peringatan Predictability Pay yang menandai secara visual perubahan jadwal yang kemungkinan memicu upah prediktabilitas di bawah ordonansi lokal. Compliance Alerts-nya juga memperingatkan ketika perubahan jadwal memerlukan persetujuan karyawan atau ketika staf berisiko "clopening," yaitu bekerja shift penutupan yang diikuti shift pembukaan terlalu cepat. Laporan Record of Compliance melacak riwayat perubahan jadwal, persetujuan, dan upah prediktabilitas untuk audit. Tambahkan Award Interpretation, perhitungan otomatis Deputy atas upah minimum yang diwajibkan secara hukum di bawah perjanjian ketenagakerjaan tertentu, dan ini adalah tumpukan kepatuhan yang benar-benar dalam untuk sebuah tool penjadwalan.

When I Work mencakup dasar-dasarnya, bukan modul kepatuhan khusus: Overtime alerts memperingatkan manajer secara proaktif saat membangun jadwal dan selama minggu berjalan ketika staf mendekati batas, dan Labor forecasting menunjukkan jam terjadwal terhadap jam teranggarkan secara real time. Dokumentasi bantuannya mengonfirmasi bahwa aplikasi melacak jam, istirahat, dan lembur secara otomatis untuk membantu kepatuhan hukum ketenagakerjaan dasar dan menyimpan catatan shift digital untuk audit. Yang tidak dimilikinya adalah modul bernama untuk ordonansi penjadwalan prediktif, pelacakan persetujuan, atau interpretasi aturan gaji ala award.

Jika bisnis Anda beroperasi di kota atau negara bagian dengan ordonansi penjadwalan prediktif (seluruh negara bagian Oregon, dan kota-kota termasuk New York, Chicago, Seattle, dan San Francisco per 2026), atau berjalan di bawah struktur aturan gaji multi-negara bagian, tingkatan Core Deputy setidaknya melakukan pekerjaan kepatuhan nyata yang sama sekali tidak dibuat untuk dilakukan When I Work. Jika eksposur Anda terbatas pada pelacakan lembur dan istirahat dasar, cakupan bawaan When I Work kemungkinan sudah cukup.

Payroll, HR, dan Integrasi

Deputy terhubung ke jajaran payroll dan HR yang jauh lebih luas: ADP, Gusto, OnPay, Paychex, Paycom, Paycor, Paylocity, TriNet, Wagepoint, dan Xero di sisi payroll, plus BambooHR, HiBob, Rippling, dan Sequoia untuk HR, menurut halaman integrasi Deputy sendiri. Ia juga terhubung secara native ke sistem POS termasuk Square, Clover, Lightspeed, Revel, dan Vend, yang membuat prakiraan permintaannya mungkin sejak awal.

Integrasi payroll When I Work lebih sempit tetapi mencakup kasus umum: ADP Workforce Now dan RUN Powered by ADP, Gusto (menyinkronkan nama, lembar waktu, posisi pekerjaan, dan PTO), Paychex melalui ekspor CSV, QuickBooks Online pada paket yang memenuhi syarat, dan Rippling sebagai partner pilihan yang lebih baru. Integrasi payroll mensyaratkan paket Time Clock and Attendance berbayar.

Tangga Add-On Deputy

Inilah bagian dari harga Deputy yang mengubah tagihan nyata, dan satu-satunya hal yang sama sekali tidak memiliki padanan di When I Work, karena ia tidak mempublikasikan add-on berbayar mandiri.

Satu nuansa yang layak diketahui sebelum Anda menghitung harganya: Pro sudah menyertakan Analytics+ dan Messaging+ tanpa biaya tambahan. Menambahkan keduanya ke paket Core berbiaya $6,50 plus $1,50 plus $1,95, atau $9,95 per pengguna sebulan, lebih dari $9 flat milik Pro. Jika Anda tahu menginginkan salah satu add-on, Pro adalah jalur yang lebih murah untuk sampai ke sana, bukan Core plus add-on.

Payroll adalah add-on yang paling menggerakkan tagihan. Pada paket Core 40 seat, harga label adalah $260 sebulan. Tambahkan Payroll dan tagihan nyata menjadi $260 plus (40 x $8) plus biaya dasar $49, atau $709 sebulan, hampir tiga kali lipat angka di halaman harga. Itu bukan kritik terhadap Deputy secara khusus, sebagian besar tool penjadwalan yang menambahkan fungsi payroll sungguhan menagih cukup besar untuk itu, tetapi itulah jenis kesenjangan antara harga label dan tagihan nyata yang perlu dilihat pemilik anggaran sebelum menandatangani, bukan setelah faktur pertama.

Pelaporan

Pelaporan Deputy mencakup laporan siap pakai dan kustom yang meliputi tren tenaga kerja dan penjualan, memberi satu tempat untuk memantau biaya terhadap prakiraan permintaan hampir secara real time. When I Work mengorganisasi pelaporan ke dalam Exports dan Custom Reports, dengan pembuat laporan seret-dan-lepas terintegrasi plus jenis laporan spesifik termasuk Times Report yang dapat difilter per karyawan, dan Shift History Report yang dibuat khusus untuk menelusuri perubahan jadwal demi menyelesaikan sengketa tenaga kerja atau mendeteksi pola perilaku karyawan dari waktu ke waktu.

Dukungan dan Onboarding

Deputy menawarkan jalur onboarding berbayar yang terstruktur untuk paket yang lebih besar: layanan penyiapan yang direkomendasikan yang bermitra dengan pelanggan Core dan Pro selama sekitar empat minggu untuk mengonfigurasi Workplaces, Roles, dan Access Levels, yang memberi tahu Anda dengan jelas bahwa produk ini memiliki permukaan yang cukup luas untuk membenarkan peluncuran terpandu. Pro juga menambahkan customer success manager khusus dan live chat 24/7 di atas apa yang disertakan Core.

When I Work tidak mempublikasikan paket onboarding formal yang setara. Pemosisiannya secara keseluruhan, penjadwalan sekali klik, uji coba akses penuh 14 hari tanpa kartu kredit, secara konsisten mengarah ke peluncuran self-serve yang dapat diselesaikan shift manager tanpa proyek implementasi terstruktur. Itu bukan kekurangan, melainkan imbal balik kesederhanaan yang sama yang muncul di model dukungan seperti di seluruh bagian produk lainnya.

Batas Minimum $30 pada Jumlah Karyawan Kecil

Inilah fakta paling menentukan dalam perbandingan ini bagi tim kecil, dan mudah terlewat jika Anda hanya melihat harga per pengguna di beranda.

Paket bulanan Lite, Core, dan Pro Deputy semuanya membawa minimum pengeluaran bulanan USD $30 per faktur, berlaku sejak 1 September 2025. Di bawah 6 pengguna pada Lite, batas itu, bukan tarif $5 per pengguna, yang sebenarnya Anda bayar.

Pada 4 pengguna, tarif efektif Deputy Lite sebesar $7,50 per pengguna sudah lebih tinggi daripada harga daftar Core sebesar $6,50 per pengguna, artinya tim yang sangat kecil tidak mendapat manfaat dari memilih tingkatan yang tampak lebih murah begitu batas minimum berlaku. Di bawah 6 seat pada paket bulanan, ada argumen nyata untuk langsung membayar Core alih-alih Lite. When I Work tidak memiliki batas minimum setara pada jumlah karyawan berapa pun dalam harga yang dipublikasikannya.

Biaya pada 6, 15, 40, dan 100 Seat

Begitu Anda melewati 6 pengguna, batas minimum berhenti mengikat dan perbandingan menjadi hitungan per seat yang lugas. Berikut kedua vendor pada tingkatan masuk yang sebanding dan tingkatan paling populer yang sebanding, pada harga daftar bulanan (tidak ada vendor yang mempublikasikan tarif per seat tahunan berdiskon terpisah, jadi tahunan di sini hanyalah 12 kali tarif bulanan).

Pola yang layak diperhatikan bukanlah satu baris mana pun, melainkan apa yang terjadi dari tingkatan ke tingkatan. Selisih premi Deputy terhadap When I Work tidak konstan, ia menyusut semakin Anda naik di tangga.

Pada tingkatan masuk, Deputy berbiaya dua kali lipat When I Work per seat. Pada tingkatan teratas, selisih itu turun menjadi 12,5%, dan tingkatan Pro Deputy juga menyertakan dua add-on yang akan berbiaya ekstra di Core. Jika Anda akan akhirnya membutuhkan tingkatan terpenuh dari salah satu vendor, selisih harga yang tampak menentukan di tingkat masuk sebagian besar menghilang saat Anda sampai di sana.

Siapa yang Sebaiknya Memilih Deputy

• Anda beroperasi di negara bagian atau kota dengan hukum penjadwalan prediktif, atau di bawah aturan gaji multi-negara bagian atau ala award, dan menginginkan pekerjaan kepatuhan itu diotomatiskan, bukan manual
• Anda menginginkan penjadwalan otomatis yang dibangun terhadap data permintaan point-of-sale yang sebenarnya, bukan sekadar template yang dapat dipakai ulang
• Anda nyaman membayar Core atau Pro untuk mendapatkan kedalaman kepatuhan dan prakiraan, karena Lite tidak menyertakannya
• Anda menginginkan jajaran integrasi payroll dan HR yang luas, atau koneksi POS native, tanpa bergantung pada Zapier untuk hal-hal dasar
• Anda di atas 6 pengguna pada paket bulanan, di mana minimum $30 berhenti menjadi pajak yang berarti atas harga per seat

Siapa yang Sebaiknya Memilih When I Work

• Peluncuran penjadwalan terakhir Anda gagal karena staf tidak benar-benar membuka aplikasi, dan gesekan antarmuka adalah alasan sebenarnya
• Anda menginginkan jadwal, mesin absensi, dan pesan beres dengan konfigurasi minimal dan tanpa proyek implementasi formal
• Kebutuhan kepatuhan Anda terbatas pada pelacakan lembur dan istirahat dasar, bukan ordonansi penjadwalan prediktif atau aturan gaji ala award
• Anda tim yang sangat kecil di mana menghindari batas minimum bulanan $30 benar-benar penting bagi anggaran
• Anda lebih suka membayar harga per seat yang lebih rendah dan lebih datar di setiap tingkatan daripada membayar lebih untuk kedalaman yang tidak akan Anda pakai

Jika Tidak Ada yang Cocok

Sebagian tim membaca seluruh perbandingan ini dan menyadari kebutuhan sebenarnya bukan kedalaman penjadwalan atau kesederhanaan, melainkan sesuatu yang lain yang ditangani kategori ini secara berbeda.

Jika Anda menjalankan restoran secara khusus, 7shifts dibuat untuk vertikal itu dari dasar, dengan paket Comp gratis yang mencakup penjadwalan dasar, pencatatan waktu, dan komunikasi tim, serta paket berbayar mulai $39,99 per lokasi per bulan. Jika prioritasnya adalah komunikasi dan daftar periksa untuk kru non-kantoran, bukan kedalaman kepatuhan, Connecteam layak dilihat, gratis hingga 10 pengguna di semua hub-nya, dengan paket Operations Basic seharga $35 sebulan ditagih bulanan (atau $29 tahunan) yang mencakup 30 pengguna pertama per hub.

Jika paket yang benar-benar gratis lebih penting daripada apa pun di halaman ini, perlu diketahui dengan jelas: baik Deputy maupun When I Work tidak memilikinya, dan tidak ada di kategori ini yang masih menawarkan paket gratis mendekati 75 karyawan yang dulu dicakup paket gratis lama When I Work sebelum dihentikan. Yang masih ada di tingkat gratis lebih kecil dan lebih bersyarat daripada reputasinya.

Jika Anda menginginkan penjadwal yang benar-benar gratis untuk satu lokasi kecil, Homebase atau Sling adalah titik awal yang jujur, bukan Deputy atau When I Work. Untuk penerapan enterprise multi-negara dengan implementasi dan manajemen akun khusus, lihat Shiftboard, Quinyx, atau Legion. Ketiganya berada di ujung berlawanan dari spektrum transparansi dibanding Deputy dan When I Work: halaman harga Shiftboard sendiri sama sekali tidak mempublikasikan angka per seat, hanya menyatakan bahwa "biaya langganan minimum berlaku untuk semua paket" dan bahwa biaya implementasi berlaku, dan baik Quinyx maupun Legion tidak mempublikasikan halaman harga publik. Itu poin nyata, meski tidak glamor, yang menguntungkan Deputy dan When I Work dibanding peningkatan ke enterprise: keduanya mempublikasikan angka nyata yang bisa Anda jadikan acuan anggaran sebelum panggilan sales, yang umumnya tidak dilakukan tingkat enterprise di kategori ini.

Kerangka Keputusan

Kesimpulannya: jika eksposur kepatuhan atau penjadwalan berbasis permintaan benar-benar bagian dari pekerjaan, tingkatan Core Deputy melakukan pekerjaan yang tidak dibuat untuk dilakukan When I Work, dan selisih harga yang tampak curam di tingkat masuk menyusut menjadi sedikit lebih dari 10% saat Anda membandingkan tingkatan teratas. Jika tim Anda hanya membutuhkan jadwal yang benar-benar akan dibuka staf di ponsel mereka dan kebutuhan kepatuhan Anda berhenti pada pelacakan lembur dasar, When I Work adalah opsi yang lebih ringan, lebih murah, dan lebih cepat diluncurkan di setiap tingkatan, dan batas minimum $30 tidak pernah menjadi masalah Anda.

Langkah Selanjutnya

1. Petakan eksposur kepatuhan Anda yang sebenarnya lebih dulu. Jika Anda beroperasi di bawah ordonansi penjadwalan prediktif atau aturan gaji multi-negara bagian, itu saja seharusnya menyelesaikan ini demi Deputy, dan Anda akan membutuhkan setidaknya Core, bukan Lite, untuk mendapatkan fitur yang relevan.
2. Hitung seat Anda terhadap batas minimum $30. Di bawah 6 pengguna pada paket Deputy bulanan, jalankan hitungan efektif per pengguna dari tabel di atas sebelum Anda memilih Lite daripada Core.
3. Hitung tagihan nyata, bukan harga label. Jika add-on Payroll atau HR Deputy masuk cakupan, tambahkan ke jumlah seat Anda sebelum membandingkan total terhadap When I Work.
4. Jalankan kedua uji coba 14 hari dengan tim Anda yang sebenarnya, bukan akun demo, karena perbedaan nyata antara tool ini terlihat dari apakah staf benar-benar membuka aplikasi, bukan dari daftar fitur.
5. Tidak yakin penjadwalan karyawan adalah gambaran lengkapnya? Rangkuman software HR terbaik kami dan rangkuman software payroll terbaik mencakup keputusan platform yang berdekatan yang biasanya bersinggungan dengan ini, dan rangkuman software pelacakan waktu kami layak dilihat jika kehadiran, bukan penjadwalan, ternyata menjadi kekurangan yang sebenarnya.

---

Sumber Daya Terkait:

• Software Penjadwalan Karyawan Terbaik di 2026
• Alternatif Deputy Terbaik di 2026
• Alternatif When I Work Terbaik di 2026
• Alternatif Connecteam Terbaik di 2026
• Alternatif Homebase Terbaik di 2026
• Software Pelacakan Waktu Terbaik di 2026
• Clockify vs Toggl Track
• Software HR Terbaik di 2026
• Software Payroll Terbaik di 2026