Deputy vs When I Work: Qual Software de Escala de Funcionários se Encaixa na Sua Equipe em 2026?

Atualizado em agosto de 2026

Digite "Deputy vs When I Work" em uma barra de busca e você estará comparando duas ferramentas que parecem quase idênticas em uma página de recursos e acabam muito diferentes quando você considera os requisitos de nível e os complementos. Ambas montam uma escala de turnos, rodam um relógio de ponto no celular e deixam a equipe trocar turnos pelo telefone. O que realmente as separa é até onde cada uma vai além dessa base, e como a fatura muda quando você deixa de olhar o preço da página inicial.

Esta comparação é para quem cuida da escala em um negócio com funcionários horistas, varejo, restaurantes, saúde, armazéns, equipes de campo, onde quer que os turnos mudem de semana para semana e uma passagem de turno perdida custe dinheiro de verdade. Se você restringiu a escolha a estas duas, provavelmente já descartou as ferramentas gratuitas para sempre porque a sua equipe cresceu além de uma delas ou precisa de algo que elas não cobrem. Esta é a versão honesta do que cada uma custa e faz, sem as afirmações desatualizadas que ainda circulam sobre ambas.

TL;DR

Para Quem Cada Ferramenta É Feita

O Deputy surgiu na Austrália, com raízes na conformidade com o Fair Work Act e na interpretação de awards, o processo de calcular o pagamento mínimo legalmente exigido pelas horas trabalhadas sob um acordo trabalhista específico. Essa herança ainda aparece: o Deputy automatiza a interpretação de regras de pagamento e mantém registros digitais prontos para auditoria, além de um módulo de Demand Forecasting que puxa dados de vendas direto de um sistema de ponto de venda conectado para montar escalas em torno do movimento real de clientes, e não do melhor palpite de um gerente. Ele vende para varejo, hospitalidade, saúde e operadores multiunidade que precisam que escala e conformidade sejam tratadas pelo mesmo produto.

O When I Work construiu seu nome na aposta oposta: fazer uma equipe escalar e bater o ponto corretamente no primeiro dia, com o mínimo possível de atrito de configuração. O marketing dele se apoia com força na "atribuição de turnos com um clique", e os avaliadores apontam de forma consistente o aplicativo móvel e o fluxo de Shift Trades e OpenShifts como os motivos pelos quais equipes que brigaram com uma ferramenta mais desajeitada realmente continuam com esta. É um produto mais leve por concepção, não por acidente, e vende bem para restaurantes, redes de varejo e negócios multiunidade que querem a escala resolvida sem um projeto de configuração anexado.

Nenhuma das duas empresas está atrás do grande comprador corporativo aqui. Ambas vendem principalmente para negócios pequenos e médios com força de trabalho horista, e a divisão real é profundidade de conformidade e previsão versus simplicidade no dia a dia, não o porte da empresa em si.

Fatos Principais

• 89% dos trabalhadores da linha de frente tiveram um turno alterado ou cancelado com menos de 48 horas de aviso nos últimos três meses, segundo o Frontline Workforce Index 2026, pesquisa encomendada pelo fornecedor Legion, provedor de gestão da força de trabalho, em parceria com a empresa independente de pesquisa Retail Economics, que ouviu 2.000 trabalhadores do varejo e da hospitalidade do Reino Unido.
• Trabalhadores que tiveram um turno cancelado relatam sentir-se infelizes quase com o dobro da frequência dos que não tiveram, 43% contra 26%, segundo o Shift Project da Harvard Kennedy School e da UCSF.
• 42% dos operadores de restaurantes dizem que seu restaurante não foi lucrativo no ano passado, e mais de 9 em cada 10 citam os custos de mão de obra entre seus principais desafios, segundo o relatório State of the Restaurant Industry 2026 da National Restaurant Association.
• O Deputy tem nota 4,6 de 5 em mais de 660 avaliações no G2, enquanto o When I Work tem nota 4,4 de 5 em quase 400 avaliações, ambas boas notas em uma categoria em que os avaliadores reclamam rápido de um aplicativo móvel desajeitado.

Escala e Escala Automática

Esta é a seção em que a profundidade do Deputy se torna concreta, e não uma alegação de marketing, e vem com uma pegadinha que vale conhecer antes de escolher um nível.

O Demand Forecasting do Deputy se conecta ao seu provedor de ponto de venda para puxar dados de vendas para a escala, e depois as ferramentas de Smart Scheduling montam uma escala contra essa curva de demanda, respeitando um orçamento de salários ou de mão de obra que você define. A pegadinha: a própria página de preços do Deputy confirma que previsão de demanda, escala automática e micro-escala são recursos do Core e do Pro, e não parte do Lite. Se você está comparando o Deputy no nível mais barato, está comparando o plano errado para esta capacidade.

A escala automática do When I Work tem um escopo mais simples: atribuição de turnos com um clique a partir de Schedule Templates que você monta para dias úteis, fins de semana ou feriados, mais Task Lists que anexam checklists diários a um turno e Multi-location scheduling para gerenciar várias unidades a partir de um só dashboard. Ela não é orientada por previsão de demanda como os níveis Core e Pro do Deputy, é baseada em modelos e manual em primeiro lugar, que é exatamente a troca que uma equipe que quer menos configuração está fazendo de propósito.

Relógio de Ponto e Controle de Presença

Os dois produtos ligam o relógio de ponto à escala para que as horas fluam para a folha de pagamento sem um segundo sistema, mas chegam a profundidades diferentes na forma como a presença é verificada.

O relógio de ponto móvel do Deputy captura um carimbo de localização por GPS no registro, e os gerentes podem desenhar geofences em torno de um local de trabalho para que a equipe não consiga bater o ponto até estar de fato dentro do alcance. O aplicativo Kiosk separado roda em um dispositivo compartilhado e acrescenta login por PIN, reconhecimento facial ou captura de foto para impedir o buddy punching em um único ponto de entrada compartilhado, útil em um balcão de varejo ou no chão de um armazém. O aplicativo Kiosk no iPad também pode rodar offline e guardar até 24 horas de atividade antes de precisar se reconectar.

O When I Work cobre o mesmo terreno central: GPS e geofencing que impedem registros antecipados ou fora do local, e registros de ponto com foto para verificação de identidade, a fim de impedir o buddy punching. Ele não publica um modo quiosque dedicado e nomeado nem reconhecimento facial, embora o aplicativo rode em iPads compartilhados e em dispositivos próximos ao POS na prática. A edição de folhas de ponto dele mantém registros auditáveis de edição, e o gerenciamento de intervalos rastreia automaticamente intervalos, horas extras e regras trabalhistas contra os dados do relógio.

Aplicativo Móvel e Trocas de Turnos

Os avaliadores dos dois lados tratam o aplicativo móvel como aquilo que decide se uma implantação realmente pega, já que uma ferramenta de escala que ninguém abre no celular não cumpre o seu papel.

As ferramentas de autoatendimento de turnos do Deputy se chamam Open Shifts, em que qualquer membro qualificado da equipe pode pegar um turno não preenchido por ordem de resposta, e Shift Swap/Offer, em que um funcionário propõe uma troca com um colega e um gerente a aprova antes de se tornar definitiva. O equivalente do When I Work é Shift Trades e OpenShifts, construído em torno da mesma ideia: a equipe troca ou pega turnos instantaneamente pelo celular enquanto um gerente mantém a aprovação final. No papel, os dois estão próximos da paridade de recursos aqui. A diferença que os avaliadores apontam é o acabamento e a velocidade do aplicativo ao redor, e não a presença do recurso em si, com o When I Work elogiado de forma mais consistente pelo pouco atrito entre abrir o aplicativo e concluir uma troca.

Conformidade e Legislação Trabalhista

Esta é a seção que separa de forma mais nítida os dois produtos, e vale ler com atenção se a exposição à conformidade é parte do motivo de você avaliar qualquer uma das ferramentas.

As ferramentas de Fair Workweek do Deputy, restritas ao Core e ao Pro, incluem um Good Faith Estimate para criar uma estimativa antecipada das horas regulares, o agendamento de Advance Notice construído sobre previsões de demanda e alertas de Predictability Pay que sinalizam visualmente mudanças de escala com probabilidade de acionar o pagamento por previsibilidade sob uma portaria local. Os Compliance Alerts dele também avisam quando uma mudança de escala exige consentimento do funcionário ou quando a equipe corre o risco de "clopening", trabalhar um turno de fechamento seguido cedo demais por um de abertura. Um relatório de Record of Compliance acompanha o histórico de mudanças de escala, o consentimento e o pagamento por previsibilidade para auditorias. Some a Award Interpretation, o cálculo automatizado do Deputy do pagamento mínimo legalmente exigido sob um acordo trabalhista específico, e este é um conjunto de conformidade genuinamente profundo para uma ferramenta de escala.

O When I Work cobre o básico, e não um módulo de conformidade dedicado: os Overtime alerts avisam os gerentes de forma proativa ao montar uma escala e durante a semana, conforme a equipe se aproxima dos limites, e o Labor forecasting mostra as horas programadas contra as horas orçadas em tempo real. A documentação de ajuda dele confirma que o aplicativo rastreia automaticamente horas, intervalos e horas extras para ajudar na conformidade básica com a legislação trabalhista e mantém um registro digital dos turnos para auditorias. O que ele não tem é um módulo nomeado para portarias de predictive scheduling, rastreamento de consentimento ou interpretação de regras de pagamento no estilo de awards.

Se o seu negócio opera em uma cidade ou estado com uma portaria de predictive scheduling (o Oregon em todo o estado, e cidades como Nova York, Chicago, Seattle e São Francisco em 2026), ou funciona sob uma estrutura de regras de pagamento multiestado, o nível Core do Deputy, no mínimo, faz um trabalho real de conformidade que o When I Work simplesmente não foi feito para fazer. Se a sua exposição se limita ao controle básico de horas extras e intervalos, a cobertura embutida do When I Work provavelmente basta.

Folha de Pagamento, RH e Integrações

O Deputy se conecta a um leque notavelmente mais amplo de folha de pagamento e RH: ADP, Gusto, OnPay, Paychex, Paycom, Paycor, Paylocity, TriNet, Wagepoint e Xero do lado da folha de pagamento, mais BambooHR, HiBob, Rippling e Sequoia para RH, segundo a própria página de integrações do Deputy. Ele também se conecta de forma nativa a sistemas de POS como Square, Clover, Lightspeed, Revel e Vend, o que é o que torna possível a previsão de demanda dele, para começar.

As integrações de folha de pagamento do When I Work são mais estreitas, mas cobrem os casos comuns: ADP Workforce Now e RUN Powered by ADP, Gusto (sincronizando nomes, folhas de ponto, cargos e PTO), Paychex via exportação CSV, QuickBooks Online em planos qualificados e Rippling como parceiro preferencial mais recente. As integrações de folha de pagamento exigem um plano pago de Time Clock and Attendance.

A Escada de Complementos do Deputy

Esta é a parte da precificação do Deputy que muda a fatura real, e é a única coisa para a qual o When I Work simplesmente não tem equivalente, já que não publica complementos pagos avulsos.

Uma nuance que vale conhecer antes de calcular o preço: o Pro já inclui o Analytics+ e o Messaging+ sem custo extra. Adicionar os dois a um plano Core custa $6,50 mais $1,50 mais $1,95, ou $9,95 por usuário ao mês, mais do que os $9 fixos do Pro. Se você sabe que quer qualquer um dos complementos, o Pro é o caminho mais barato até lá, e não o Core mais complementos.

A folha de pagamento é o complemento que mais mexe na fatura. Em um plano Core de 40 licenças, o preço de tabela é $260 por mês. Some o Payroll e a fatura real passa a ser $260 mais (40 x $8) mais a taxa de base de $49, ou $709 por mês, quase o triplo do número da página de preços. Isso não é uma crítica ao Deputy em especial, a maioria das ferramentas de escala que acrescentam funções reais de folha de pagamento cobra bastante por isso, mas é exatamente o tipo de diferença entre o preço de tabela e a fatura real que quem cuida do orçamento precisa ver antes de assinar, e não depois da primeira fatura.

Relatórios

Os relatórios do Deputy abrangem relatórios prontos e personalizados que cobrem tendências de mão de obra e de vendas, oferecendo um só lugar para acompanhar o custo contra a previsão de demanda quase em tempo real. O When I Work organiza os relatórios em Exports e Custom Reports, com um montador de relatórios de arrastar e soltar integrado e tipos de relatório específicos, incluindo um Times Report filtrável por funcionário e um Shift History Report feito especificamente para rastrear mudanças de escala, resolver disputas trabalhistas ou identificar padrões no comportamento dos funcionários ao longo do tempo.

Suporte e Onboarding

O Deputy oferece um caminho de onboarding estruturado e pago para os planos maiores: um serviço de configuração recomendado que acompanha os clientes Core e Pro por cerca de quatro semanas para configurar Workplaces, Roles e Access Levels, o que diz com clareza que o produto tem superfície suficiente para justificar uma implantação guiada. O Pro também acrescenta um customer success manager dedicado e chat ao vivo 24/7 além do que o Core inclui.

O When I Work não publica um pacote formal equivalente de onboarding. O posicionamento dele em todo lugar, escala com um clique, um teste de 14 dias com acesso total e sem cartão de crédito, aponta de forma consistente para uma implantação de autoatendimento que um gerente de turno consegue concluir sem um projeto de implantação estruturado. Isso não é uma lacuna, é a mesma troca pela simplicidade aparecendo no modelo de suporte como aparece em todo o resto do produto.

O Piso de $30 em Headcounts Pequenos

Este é o fato mais decisivo desta comparação para uma equipe pequena, e é fácil de perder se você olha apenas o preço por usuário da página inicial.

Os planos mensais Lite, Core e Pro do Deputy carregam todos um gasto mensal mínimo de USD $30 por fatura, em vigor desde 1º de setembro de 2025. Abaixo de 6 usuários no Lite, é esse piso, e não a tarifa de $5 por usuário, que você realmente paga.

Com 4 usuários, a tarifa efetiva de $7,50 por usuário do Deputy Lite já é mais alta do que o preço de tabela do Core, $6,50 por usuário, o que significa que uma equipe muito pequena não ganha nada ao escolher o nível de aparência mais barata quando o piso se aplica. Abaixo de 6 licenças em um plano mensal, há um argumento real para simplesmente pagar o Core de uma vez em vez do Lite. O When I Work não tem piso equivalente em nenhum headcount nos preços publicados.

Custo com 6, 15, 40 e 100 Licenças

Depois que você passa de 6 usuários, o piso deixa de valer e a comparação vira uma conta direta por licença. Aqui estão os dois fornecedores em um nível de entrada comparável e em um nível mais popular comparável, nos preços de tabela mensais (nenhum dos fornecedores publica uma tarifa anual por licença com desconto separado, então o anual aqui é simplesmente 12 vezes a tarifa mensal).

O padrão que vale notar não é nenhuma linha isolada, é o que acontece de nível para nível. O prêmio do Deputy sobre o When I Work não é constante, ele encolhe quanto mais você sobe na escada.

No nível de entrada, o Deputy custa o dobro do When I Work por licença. No nível superior, essa diferença cai para 12,5%, e o nível Pro do Deputy ainda inclui dois complementos que custariam à parte no Core. Se você vai acabar precisando do nível mais completo de qualquer um dos fornecedores de qualquer jeito, a diferença de preço que parecia decisiva no nível de entrada praticamente desaparece quando você chega lá.

Quem Deve Escolher o Deputy

• Você opera em um estado ou cidade com leis de predictive scheduling, ou sob regras de pagamento multiestado ou no estilo de awards, e quer esse trabalho de conformidade automatizado, e não manual
• Você quer escala automática construída contra dados reais de demanda do ponto de venda, e não apenas um modelo reutilizável
• Você está confortável em pagar o Core ou o Pro para obter a profundidade de conformidade e previsão, já que o Lite não a inclui
• Você quer um leque amplo de integrações de folha de pagamento e RH, ou conexões nativas com POS, sem depender do Zapier para o básico
• Você está acima de 6 usuários em um plano mensal, onde o mínimo de $30 deixa de ser um imposto relevante sobre o preço por licença

Quem Deve Escolher o When I Work

• A sua última implantação de escala fracassou porque a equipe não abriu o aplicativo de fato, e o atrito da interface foi o motivo real
• Você quer escala, relógio de ponto e mensagens resolvidos com o mínimo de configuração e sem um projeto formal de implantação
• Suas necessidades de conformidade se limitam ao controle básico de horas extras e intervalos, e não a portarias de predictive scheduling nem a regras de pagamento no estilo de awards
• Você é uma equipe muito pequena para a qual evitar um piso mensal de $30 importa de verdade para o orçamento
• Você prefere pagar um preço por licença mais baixo e mais estável em todos os níveis a pagar mais por uma profundidade que não vai usar

Se Nenhuma das Duas Servir

Algumas equipes leem esta comparação inteira e percebem que o requisito real não é profundidade de escala nem simplicidade, é outra coisa que a categoria trata de forma diferente.

Se você administra especificamente um restaurante, o 7shifts é construído para esse setor desde a base, com um plano Comp gratuito que cobre escala básica, relógio de ponto e comunicação da equipe, e planos pagos a partir de $39,99 por unidade por mês. Se a prioridade é comunicação e checklists para uma equipe sem mesa de escritório, e não profundidade de conformidade, vale dar uma olhada no Connecteam, gratuito para até 10 usuários em todos os hubs, com o plano Operations Basic a $35 por mês cobrado mensalmente (ou $29 no anual) cobrindo os primeiros 30 usuários por hub.

Se um plano realmente gratuito importa mais do que qualquer outra coisa nesta página, vale saber com clareza: nem o Deputy nem o When I Work têm um, e nada nesta categoria ainda oferece um plano gratuito nem perto dos 75 funcionários que o antigo nível gratuito do When I Work cobria antes de ser aposentado. O que ainda existe no nível gratuito é menor e mais condicional do que a reputação sugere.

Se você quer um sistema de escala realmente gratuito para uma única unidade pequena, o Homebase ou o Sling são os pontos de partida honestos, e não o Deputy nem o When I Work. Para uma implantação corporativa multipaís com implantação e gestão de contas dedicadas, olhe para a Shiftboard, a Quinyx ou a Legion. As três ficam no extremo oposto do espectro de transparência em relação ao Deputy e ao When I Work: a própria página de preços da Shiftboard não publica valor algum por licença, dizendo apenas que "taxas mínimas de assinatura se aplicam a todos os planos" e que se aplicam taxas de implantação, e nem a Quinyx nem a Legion publicam uma página pública de preços. Esse é um ponto real, ainda que pouco glamoroso, a favor do Deputy e do When I Work frente ao degrau corporativo: ambos publicam números reais contra os quais você pode orçar antes de uma ligação de vendas, o que o nível corporativo desta categoria em geral não faz.

Estrutura de Decisão

O veredito: se a exposição à conformidade ou a escala orientada pela demanda é de fato parte do trabalho, o nível Core do Deputy faz um trabalho que o When I Work não foi feito para fazer, e a diferença de preço que parece alta no nível de entrada encolhe para pouco mais de 10% quando você compara os níveis superiores. Se a sua equipe só precisa de uma escala que a equipe realmente abra no celular e as suas necessidades de conformidade terminam no controle básico de horas extras, o When I Work é a opção mais leve, mais barata e mais rápida de implantar em todos os níveis, e o piso de $30 nunca vira um problema seu.

O Que Fazer a Seguir

1. Mapeie primeiro a sua exposição real à conformidade. Se você opera sob uma portaria de predictive scheduling ou regras de pagamento multiestado, isso por si só deve decidir a favor do Deputy, e você vai precisar de pelo menos o Core, e não do Lite, para ter os recursos relevantes.
2. Conte as suas licenças contra o piso de $30. Com menos de 6 usuários em um plano mensal do Deputy, faça a conta do valor efetivo por usuário da tabela acima antes de se comprometer com o Lite em vez do Core.
3. Calcule a fatura real, não o preço de tabela. Se os complementos Payroll ou HR do Deputy estão no escopo, some-os ao número de licenças antes de comparar os totais com o When I Work.
4. Rode os dois testes de 14 dias com a sua equipe de verdade, e não com uma conta de demonstração, já que a diferença real entre estas ferramentas aparece em a equipe abrir ou não o aplicativo, e não em uma lista de recursos.
5. Não tem certeza de que escala de funcionários é o quadro completo? O nosso panorama dos melhores softwares de RH e o dos melhores softwares de folha de pagamento cobrem as decisões de plataforma adjacentes que isso costuma tocar, e o nosso panorama de software de controle de horas vale uma olhada se a presença, e não a escala, for a lacuna real.

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