Deputy vs When I Work: ¿qué software de programación de turnos se ajusta a su equipo en 2026?

Actualizado en agosto de 2026

Si escribe "Deputy vs When I Work" en un buscador, está comparando dos herramientas que en la página de funciones parecen casi idénticas y que terminan siendo muy distintas una vez que se tienen en cuenta los requisitos de cada nivel y los complementos. Ambas arman un cuadrante de turnos, ofrecen un reloj de fichaje móvil y permiten que el personal intercambie turnos desde el teléfono. Lo que realmente las separa es qué tan a fondo llega cada una más allá de esa base, y cómo cambia la factura cuando ya no mira el precio de la página de inicio.

Esta comparación es para quien administra el horario en un negocio con personal por horas, ya sea retail, restaurantes, salud, almacenes o cuadrillas de campo, es decir, donde los turnos cambian cada semana y un traspaso fallido cuesta dinero real. Si ya redujo la elección a estas dos, probablemente descartó las herramientas gratuitas para siempre porque su equipo las superó o necesita algo que no cubren. Esta es la versión honesta de lo que cuesta y hace cada una, sin los datos desactualizados que todavía circulan sobre ambas.

TL;DR

Para quién fue construida cada herramienta

Deputy nació en Australia, con raíces en el cumplimiento de la Fair Work Act y la interpretación de awards, el proceso de calcular el pago mínimo exigido por ley por las horas trabajadas bajo un convenio laboral específico. Esa herencia se nota: Deputy automatiza la interpretación de reglas de pago y conserva registros digitales listos para auditoría, además de un módulo de Demand Forecasting que toma los datos de ventas directamente de un sistema de punto de venta conectado para armar los horarios según el tráfico real de clientes y no según la intuición de un manager. Vende a retail, hostelería, salud y operadores con varios sitios que necesitan que la programación y el cumplimiento normativo los resuelva el mismo producto.

When I Work construyó su nombre sobre la apuesta opuesta: lograr que un equipo programe y fiche correctamente desde el primer día, con la menor fricción de configuración posible. Su propio marketing insiste en la "asignación de turnos con un clic", y las reseñas coinciden en señalar la app móvil y el flujo de Shift Trades y OpenShifts como la razón por la que los equipos que lucharon con una herramienta más torpe realmente se quedan con esta. Es un producto más ligero por diseño, no por accidente, y se vende bien a restaurantes, cadenas de retail y negocios con varias ubicaciones que quieren resolver el horario sin un proyecto de configuración de por medio.

Ninguna de las dos empresas busca al gran comprador enterprise en este caso. Ambas venden sobre todo a pequeñas y medianas empresas con personal por horas, y la verdadera división es profundidad de cumplimiento normativo y pronóstico frente a simplicidad en el día a día, no el tamaño de la empresa por sí solo.

Datos Clave

• El 89% de los trabajadores de primera línea tuvo un turno modificado o cancelado con menos de 48 horas de aviso en los últimos tres meses, según el Frontline Workforce Index 2026, una investigación encargada por el proveedor Legion, especializado en gestión de la fuerza laboral, en colaboración con la firma de investigación independiente Retail Economics, que encuestó a 2,000 trabajadores de retail y hostelería del Reino Unido.
• Los trabajadores a quienes les cancelaron un turno dicen sentirse infelices casi al doble de la tasa de quienes no pasaron por eso, 43% frente a 26%, según The Shift Project de la Harvard Kennedy School y la UCSF.
• El 42% de los operadores de restaurantes afirma que su restaurante no fue rentable el año pasado, y más de 9 de cada 10 mencionan los costos laborales entre sus principales desafíos, según el informe 2026 State of the Restaurant Industry de la National Restaurant Association.
• Deputy tiene una calificación de 4.6 sobre 5 en más de 660 reseñas en G2, mientras que When I Work tiene una calificación de 4.4 sobre 5 en casi 400 reseñas, ambas puntuaciones sólidas en una categoría donde los usuarios se quejan rápido de una app móvil torpe.

Programación de turnos y programación automática

Esta es la sección donde la profundidad de Deputy se vuelve concreta en lugar de una afirmación de marketing, y viene con una trampa que conviene conocer antes de elegir un nivel.

El Demand Forecasting de Deputy se conecta con su proveedor de punto de venta para llevar los datos de ventas al horario, y luego sus herramientas de Smart Scheduling arman un horario según esa curva de demanda sin salirse del presupuesto salarial o laboral que usted defina. La trampa: la propia página de precios de Deputy confirma que el pronóstico de la demanda, la programación automática y la microprogramación son funciones de Core y Pro, no parte de Lite. Si compara Deputy en su nivel más barato, está comparando el plan equivocado para esta capacidad.

La programación automática de When I Work tiene un alcance más simple: asignación de turnos con un clic a partir de Schedule Templates que usted arma para días de semana, fines de semana o feriados, además de Task Lists que adjuntan listas de verificación diarias a un turno y la programación Multi-location para gestionar varios sitios desde un solo dashboard. No se basa en pronóstico de la demanda como los niveles Core y Pro de Deputy, funciona con plantillas y prioriza lo manual, justo el compromiso que asume a propósito un equipo que quiere menos configuración.

Reloj de fichaje y control de asistencia

Ambos productos vinculan el reloj de fichaje con el horario para que las horas pasen a la nómina sin un segundo sistema, pero llegan a distinta profundidad en la forma de verificar la asistencia.

El reloj de fichaje móvil de Deputy captura una marca de ubicación GPS al fichar, y los managers pueden trazar geovallados alrededor de un sitio de trabajo para que el personal no pueda fichar hasta estar realmente dentro del rango. Su app Kiosk independiente funciona en un dispositivo compartido y agrega inicio de sesión con PIN, reconocimiento facial o captura de fotos para evitar el buddy punching (fichaje por un compañero) en un único punto de entrada compartido, útil en un mostrador de retail o en el piso de un almacén. La app Kiosk en iPad también puede funcionar sin conexión y guardar hasta 24 horas de actividad antes de necesitar reconectarse.

When I Work cubre el mismo terreno básico: GPS y geovallado que impiden fichajes anticipados o fuera del sitio, y fichajes con foto para verificar la identidad y evitar el buddy punching. No publica un modo quiosco con nombre propio ni reconocimiento facial, aunque en la práctica la app funciona en iPads compartidos y dispositivos cercanos al POS. La edición de hojas de horas conserva registros de cambios auditables, y la gestión de descansos rastrea automáticamente los descansos, las horas extra y las reglas laborales frente a los datos de fichaje.

App móvil e intercambios de turnos

Los usuarios de ambas herramientas consideran que la app móvil es lo que decide si una implementación realmente se consolida, ya que una herramienta de programación que nadie abre en su teléfono no cumple su función.

Las herramientas de autoservicio de turnos de Deputy se llaman Open Shifts, donde cualquier miembro calificado del equipo puede reclamar un turno sin cubrir por orden de respuesta, y Shift Swap/Offer, donde un integrante del personal propone un intercambio con un colega y un manager lo aprueba antes de que sea definitivo. El equivalente de When I Work es Shift Trades y OpenShifts, construido sobre la misma idea: el personal intercambia o toma turnos al instante desde su teléfono mientras un manager conserva la aprobación final. En el papel, las dos están casi en paridad de funciones en este punto. La diferencia que señalan los usuarios es el pulido y la rapidez de la app que las rodea, no la presencia de la función en sí, y When I Work recibe elogios más constantes por la poca fricción entre abrir la app y completar un intercambio.

Cumplimiento normativo y legislación laboral

Esta es la sección que separa con más claridad los dos productos, y vale la pena leerla con atención si la exposición al cumplimiento normativo es parte de por qué evalúa cualquiera de las dos herramientas.

Las herramientas de Fair Workweek de Deputy, reservadas a Core y Pro, incluyen un Good Faith Estimate para crear una estimación anticipada de las horas regulares, la programación con Advance Notice construida sobre los pronósticos de demanda y alertas de Predictability Pay que señalan visualmente los cambios de horario que probablemente activen el pago por previsibilidad según una ordenanza local. Sus Compliance Alerts también avisan cuando un cambio de horario requiere el consentimiento del empleado o cuando el personal corre el riesgo de "clopening", es decir, trabajar un turno de cierre seguido demasiado pronto por uno de apertura. Un informe Record of Compliance rastrea el historial de cambios de horario, el consentimiento y el pago por previsibilidad para las auditorías. Si se suma Award Interpretation, el cálculo automatizado de Deputy del pago mínimo exigido por ley bajo un convenio laboral específico, el resultado es un conjunto de cumplimiento normativo realmente profundo para una herramienta de programación.

When I Work cubre lo básico en lugar de un módulo de cumplimiento dedicado: las alertas de Overtime avisan de manera proactiva a los managers mientras arman un horario y durante la semana a medida que el personal se acerca a los límites, y Labor forecasting muestra las horas programadas frente a las horas presupuestadas en tiempo real. Su documentación de ayuda confirma que la app rastrea automáticamente las horas, los descansos y las horas extra para ayudar con el cumplimiento básico de la legislación laboral y conserva un registro digital de turnos para las auditorías. Lo que no tiene es un módulo con nombre propio para ordenanzas de programación predictiva, seguimiento de consentimiento o interpretación de reglas de pago al estilo de los awards.

Si su negocio opera en una ciudad o estado con una ordenanza de programación predictiva (Oregon a nivel estatal, y ciudades como Nueva York, Chicago, Seattle y San Francisco a 2026), o funciona bajo una estructura de reglas de pago de varios estados, el nivel Core de Deputy como mínimo hace un trabajo real de cumplimiento normativo que When I Work sencillamente no está construida para hacer. Si su exposición se limita al seguimiento básico de horas extra y descansos, la cobertura integrada de When I Work probablemente basta.

Nómina, HR e integraciones

Deputy se conecta con un abanico notablemente más amplio de proveedores de nómina y HR: ADP, Gusto, OnPay, Paychex, Paycom, Paycor, Paylocity, TriNet, Wagepoint y Xero en nómina, además de BambooHR, HiBob, Rippling y Sequoia en HR, según la propia página de integraciones de Deputy. También se conecta de forma nativa con sistemas POS como Square, Clover, Lightspeed, Revel y Vend, que es lo que hace posible su pronóstico de la demanda en primer lugar.

Las integraciones de nómina de When I Work son más acotadas, pero cubren los casos comunes: ADP Workforce Now y RUN Powered by ADP, Gusto (sincroniza nombres, hojas de horas, puestos de trabajo y PTO), Paychex mediante exportación CSV, QuickBooks Online en los planes que lo permiten y Rippling como socio preferido más reciente. Las integraciones de nómina requieren un plan de pago de Time Clock and Attendance.

La escalera de complementos de Deputy

Esta es la parte de los precios de Deputy que cambia la factura real, y es lo único para lo que When I Work no tiene equivalente, ya que no publica complementos de pago independientes.

Un matiz que conviene conocer antes de calcular los precios: Pro ya incluye Analytics+ y Messaging+ sin cargo adicional. Agregar ambos a un plan Core cuesta $6.50 más $1.50 más $1.95, es decir, $9.95 por usuario al mes, más que los $9 fijos de Pro. Si sabe que quiere cualquiera de los dos complementos, Pro es el camino más barato para llegar ahí, no Core más complementos.

Payroll es el complemento que más mueve la factura. En un plan Core de 40 puestos, el precio de lista es de $260 al mes. Si agrega Payroll, la factura real pasa a ser $260 más (40 x $8) más la tarifa base de $49, es decir, $709 al mes, casi el triple de la cifra que aparece en la página de precios. No es una crítica a Deputy en particular, la mayoría de las herramientas de programación que agregan funciones reales de nómina cobran bastante por ellas, pero es exactamente el tipo de brecha entre precio de lista y factura real que quien administra el presupuesto necesita ver antes de firmar, no después de la primera factura.

Informes

Los informes de Deputy abarcan reportes preconfigurados y personalizados sobre tendencias laborales y de ventas, y ofrecen un solo lugar para vigilar el costo frente al pronóstico de la demanda casi en tiempo real. When I Work organiza sus informes en Exports y Custom Reports, con un constructor de informes de arrastrar y soltar integrado, además de tipos de informe específicos, como un Times Report que se puede filtrar por empleado y un Shift History Report creado específicamente para rastrear los cambios de horario, ya sea para resolver disputas laborales o para detectar patrones en el comportamiento de los empleados con el tiempo.

Soporte y onboarding

Deputy ofrece una ruta de onboarding estructurada y de pago para sus planes más grandes: un servicio de configuración recomendado que acompaña a los clientes de Core y Pro durante unas cuatro semanas para configurar Workplaces, Roles y Access Levels, lo que indica claramente que el producto tiene suficiente superficie como para justificar una implementación guiada. Pro también agrega un customer success manager dedicado y chat en vivo 24/7 además de lo que incluye Core.

When I Work no publica un paquete formal de onboarding equivalente. Su posicionamiento en todo momento, programación con un clic y una prueba de 14 días con acceso completo y sin tarjeta de crédito, apunta de forma constante a una implementación de autoservicio que un manager de turno puede completar sin un proyecto de implementación estructurado. Eso no es una carencia, es el mismo compromiso de simplicidad que aparece en el modelo de soporte igual que en el resto del producto.

El piso de $30 con equipos pequeños

Este es el dato más decisivo de esta comparación para un equipo pequeño, y es fácil pasarlo por alto si solo mira el precio por usuario de la página de inicio.

Los planes mensuales Lite, Core y Pro de Deputy tienen un gasto mensual mínimo de USD $30 por factura, vigente desde el 1 de septiembre de 2025. Con menos de 6 usuarios en Lite, ese piso, y no la tarifa de $5 por usuario, es contra lo que realmente está pagando.

Con 4 usuarios, la tarifa efectiva de Deputy Lite de $7.50 por usuario ya es más alta que el precio de lista de Core, de $6.50 por usuario, lo que significa que un equipo muy pequeño no obtiene ningún beneficio al elegir el nivel de apariencia más barata una vez que se aplica el piso. Con menos de 6 puestos en un plan mensual, hay un argumento real para pagar Core directamente en lugar de Lite. When I Work no tiene un piso equivalente con ninguna cantidad de usuarios en sus precios publicados.

Costo con 6, 15, 40 y 100 puestos

Una vez que supera los 6 usuarios, el piso deja de aplicar y la comparación se vuelve una cuenta sencilla por puesto. Estos son ambos proveedores en un nivel de entrada comparable y en un nivel más popular comparable, con precios de lista mensuales (ninguno de los dos publica una tarifa anual por puesto con descuento aparte, así que aquí el valor anual es simplemente 12 veces la tarifa mensual).

Lo que vale la pena notar no es una fila en particular, sino lo que ocurre de un nivel al siguiente. La prima de Deputy sobre When I Work no es constante, se reduce a medida que sube por la escalera.

En el nivel de entrada, Deputy cuesta el doble que When I Work por puesto. En el nivel superior, esa brecha baja a 12.5%, y el nivel Pro de Deputy además incluye dos complementos que tendrían un costo adicional en Core. Si de todos modos va a terminar necesitando el nivel más completo de cualquiera de los dos proveedores, la diferencia de precio que parecía decisiva en el nivel de entrada casi desaparece cuando llega ahí.

Quién debería elegir Deputy

• Opera en un estado o una ciudad con leyes de programación predictiva, o bajo reglas de pago de varios estados o al estilo de los awards, y quiere que ese trabajo de cumplimiento normativo esté automatizado en lugar de manual
• Quiere programación automática basada en datos reales de demanda del punto de venta, no solo una plantilla reutilizable
• Está dispuesto a pagar Core o Pro para obtener la profundidad de cumplimiento normativo y pronóstico, ya que Lite no la incluye
• Quiere un amplio abanico de integraciones de nómina y HR, o conexiones nativas con POS, sin depender de Zapier para lo básico
• Tiene más de 6 usuarios en un plan mensual, donde el mínimo de $30 deja de ser un impuesto significativo sobre el precio por puesto

Quién debería elegir When I Work

• Su última implementación de programación fracasó porque el personal no abría la app, y la fricción de la interfaz era la verdadera razón
• Quiere resolver el horario, el reloj de fichaje y la mensajería con una configuración mínima y sin un proyecto formal de implementación
• Sus necesidades de cumplimiento normativo se limitan al seguimiento básico de horas extra y descansos, no a ordenanzas de programación predictiva ni a reglas de pago al estilo de los awards
• Es un equipo muy pequeño para el que evitar un piso mensual de $30 realmente importa en el presupuesto
• Prefiere pagar un precio por puesto más bajo y más parejo en todos los niveles antes que pagar más por una profundidad que no va a usar

Si ninguna encaja

Algunos equipos leen toda esta comparación y se dan cuenta de que el verdadero requisito no es la profundidad de programación ni la simplicidad, sino algo distinto que la categoría resuelve de otra manera.

Si dirige específicamente un restaurante, 7shifts está construido para esa vertical desde cero, con un plan Comp gratuito que cubre programación básica, reloj de fichaje y comunicación de equipo, y planes de pago desde $39.99 por ubicación al mes. Si la prioridad son las comunicaciones y las listas de verificación para una cuadrilla sin escritorio en lugar de profundidad de cumplimiento normativo, vale la pena revisar Connecteam, gratuito hasta 10 usuarios en todos sus hubs, con su plan Operations Basic a $35 al mes con pago mensual (o $29 con pago anual) que cubre a los primeros 30 usuarios por hub.

Si un plan realmente gratuito importa más que cualquier otra cosa en esta página, conviene saber con claridad que ni Deputy ni When I Work tienen uno, y que nada en esta categoría ofrece hoy un plan gratuito ni de lejos cercano a los 75 empleados que cubría el antiguo plan gratuito de When I Work, ya retirado. Lo que aún existe en el nivel gratuito es más pequeño y más condicionado de lo que sugiere su reputación.

Si quiere un programador realmente gratuito para una sola ubicación pequeña, Homebase o Sling son los puntos de partida honestos, no Deputy ni When I Work. Para una implementación enterprise en varios países, con implementación y gestión de cuenta dedicadas, mire Shiftboard, Quinyx o Legion. Las tres están en el extremo opuesto del espectro de transparencia respecto de Deputy y When I Work: la propia página de precios de Shiftboard no publica ninguna cifra por puesto, y solo indica que "minimum subscription fees apply to all plans" y que se aplican tarifas de implementación, y ni Quinyx ni Legion publican una página de precios pública. Es un punto real, aunque poco glamoroso, a favor de Deputy y When I Work frente al salto al segmento enterprise: ambas publican cifras reales con las que se puede presupuestar antes de una llamada de ventas, algo que el nivel enterprise de esta categoría por lo general no hace.

Marco de decisión

El veredicto: si la exposición al cumplimiento normativo o la programación basada en la demanda es realmente parte del trabajo, el nivel Core de Deputy hace un trabajo que When I Work no está construida para hacer, y la brecha de precio que parece elevada en el nivel de entrada se reduce a poco más de 10% cuando se comparan los niveles superiores. Si su equipo solo necesita un horario que el personal realmente abra en su teléfono y sus necesidades de cumplimiento normativo terminan en el seguimiento básico de horas extra, When I Work es la opción más ligera, más económica y más rápida de implementar en todos los niveles, y el piso de $30 nunca llega a ser su problema.

Qué hacer a continuación

1. Mapee primero su exposición real al cumplimiento normativo. Si opera bajo una ordenanza de programación predictiva o reglas de pago de varios estados, eso por sí solo debería inclinar la decisión a favor de Deputy, y necesitará al menos Core, no Lite, para obtener las funciones pertinentes.
2. Compare su cantidad de puestos con el piso de $30. Con menos de 6 usuarios en un plan mensual de Deputy, haga la cuenta del costo efectivo por usuario de la tabla anterior antes de comprometerse con Lite en lugar de Core.
3. Calcule la factura real, no el precio de lista. Si los complementos Payroll o HR de Deputy están dentro del alcance, súmelos a su cantidad de puestos antes de comparar los totales con When I Work.
4. Ejecute ambas pruebas de 14 días con su equipo real, no con una cuenta de demostración, ya que la verdadera diferencia entre estas herramientas se ve en si el personal realmente abre la app, no en una lista de funciones.
5. ¿No está seguro de que la programación de turnos sea el panorama completo? Nuestro resumen de mejor software de HR y nuestro resumen de mejor software de nómina cubren las decisiones de plataformas adyacentes que esto suele tocar, y nuestro resumen de software de registro de horas vale la pena si lo que realmente falta es el control de asistencia y no la programación.

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