Implementamos nuestro software para más de 9000 clientes y creamos este marco de "éxito"

Como CEO, la eficiencia empresarial siempre está en la cima de tu lista. Sabes que una operación fluida significa mejores ganancias, clientes más felices y un equipo menos estresado.

Con eso en mente, las soluciones de software que prometen optimizar operaciones, aumentar la productividad e impulsar el crecimiento deben sonar tentadoras. Imagina un flujo de trabajo bien organizado, menos tiempo en tareas mundanas y más enfoque en lo que realmente importa. ¿No es eso con lo que siempre sueñas?

Sin embargo, cada vez que consideras invertir en software, un temor persistente te detiene.

¿Qué pasa si el software no logra resolver tus problemas?

¿Qué pasa si tu equipo tiene dificultades con él y ralentiza a todos en lugar de ayudar?

¿Qué pasa si los costos siguen aumentando con tarifas ocultas y cargos extra?

...

Encontramos una historia similar recientemente. Uno de nuestros representantes de ventas tuvo una reunión con una CEO que dirige una empresa pequeña pero ambiciosa. Se suscribió a un software de contabilidad legal, convencida de que transformaría su forma de trabajar.

Sin embargo, seis meses después, el software apenas se usaba. Era tan complicado que nadie en la empresa sabía cómo operarlo correctamente.

No hace falta describir lo frustrada que se sintió. Lo que se suponía que sería un cambio revolucionario se convirtió en tal decepción, dejándola cuestionando cada decisión tecnológica. Esta vez, se acercó a nosotros con cautela por temor a "quemar dinero" de nuevo, para citar sus palabras.

Deja de desperdiciar dinero en tu compra de software: La Fórmula SPET

Es comprensible por qué esta CEO, y quizás tú también, se sienten tan vacilantes. Invertir en un nuevo software es una decisión difícil, y el temor de que no cumpla con las expectativas es demasiado común y 100% válido.

Según los hallazgos de investigación publicados en PRNewswire por Zylo, las empresas desperdiciaron un promedio de $18 millones en licencias SaaS no utilizadas en 2023, usando solo aproximadamente la mitad de lo que compraron.

Este problema, conocido como "desperdicio de software", es aún más alarmante en el Sudeste Asiático debido a una menor conciencia digital.

Puedes verificar si también estás experimentando desperdicio de software realizando esta Lista de Verificación de Evaluación de Desperdicio de Software.

Si hueles el riesgo de alguna pérdida de dinero, puede que no sea demasiado tarde para arreglarlo. En este artículo, exploremos este marco de éxito para la implementación de software en tu organización. Y sabemos que no hay espacio para teoría o modelos complicados: es una fórmula probada en batalla derivada de nuestra experiencia con más de 9000 clientes.

Tenemos que poner este descargo de responsabilidad por adelantado: Incluso con esta fórmula en mano, no podemos garantizar al 100% que nuestro software no se desperdiciará. La razón es simple: el éxito no proviene únicamente de nuestros intentos. Esto puede sonar contraintuitivo, pero la implementación de software, especialmente el tipo de software que se integra profundamente con tus operaciones diarias, es, al final, una cuestión de gestión del cambio, y seguramente requiere más que solo experiencia técnica.

El marco que queremos presentarte, que llamamos brevemente la fórmula "SPET", requiere la interconexión de cuatro factores:

S - "Scope" (Alcance) involucra identificar el objetivo y el caso de uso del software en relación con el contexto empresarial.

P - "People" (Personas) se enfoca en tener las competencias y actitudes necesarias para implementar y usar el software efectivamente.

E - "Execution" (Ejecución) asegura un proceso de implementación fluido, involucrando coordinación entre equipos internos y el proveedor de software.

T - "Technology" (Tecnología) involucra seleccionar el software que mejor satisface las necesidades del negocio.

Tan esenciales como son, estos factores SPE a menudo se pasan por alto. Aquí está cómo mejorarlos para una inversión de software rentable.

---

Resumen Ejecutivo: Preguntas Clave que los CEOs Deben Hacer al Implementar Nuevo Software

Alcance: Alineando el Software con el Contexto Empresarial

1. ¿Qué objetivos específicos quiero lograr con este software?
2. ¿Qué procesos empresariales se beneficiarán más de este software? ¿Sé cómo están funcionando esos procesos?
3. ¿Cómo optimizaré el software para cumplir con nuestra estrategia empresarial a largo plazo y ventaja competitiva?

Personas: Construyendo las Competencias Correctas

1. ¿Los miembros de mi equipo tienen las habilidades técnicas necesarias para operar el software efectivamente?
2. ¿Están los stakeholders clave y gerentes intermedios equipados para liderar la implementación del software?
3. ¿Cómo puedo fomentar una cultura que abrace el cambio y el aprendizaje continuo?

Ejecución: Asegurando una Implementación Fluida

1. ¿He desarrollado un plan de incorporación robusto con etapas claras, objetivos y entregables?
2. ¿Qué metodología de gestión de proyectos puedo aplicar para optimizar el proceso de implementación?
3. ¿Están las necesidades inmediatas del negocio, los niveles de competencia y la disponibilidad de recursos alineados con el plan de implementación?

Tecnología: Seleccionando el Software Correcto

1. ¿El software cumple con nuestras necesidades y procesos empresariales específicos?
2. ¿Es el software lo suficientemente flexible para adaptarse a nuestros requisitos empresariales cambiantes?
3. ¿Cómo va a apoyar el proveedor de software mi proceso de implementación?
4. ¿Estoy consciente del costo total de propiedad del software?

---

1. Alcance: Se Trata de Alineación

En nuestra opinión, este es el factor más importante de los cuatro.

Un Alcance bien definido asegura que el software no sea solo una herramienta independiente, sino una parte clave del negocio, construyendo sobre su ventaja competitiva y eficiencia.

Es común ver organizaciones apresurándose a comprar software basándose en tendencias o promesas de proveedores sin averiguar sus propios requisitos. Sin embargo, a menudo terminan sin lograr beneficios particulares del software, y sus empleados son más propensos a resistir cambios.

Por lo tanto, es esencial enfocarse en lo que quieres lograr con el software. No hace falta hacer un gran asunto como toda una estrategia, puedes simplemente comenzar con algo simple como: "Dentro de dos meses, digitalizar cinco procesos clave y recopilar suficientes datos de tasa de conversión para optimizarlos." Este objetivo puede usarse como hito para la implementación de la que hablaremos más adelante.

Segundo, define qué procesos aplicar al software. Es aconsejable estandarizar tus procesos primero, pero prepárate para cambiar el proceso mientras te adaptas al sistema digital.

Los modelos Software-as-a-Service (SaaS) pueden no admitir tus procesos actuales, ya que estos sistemas están diseñados para adaptarse a una amplia gama de empresas y pueden tener características predeterminadas. Hemos visto empleados luchar para adaptarse a nuevas herramientas que no se ajustan a sus rutinas establecidas, lo que lleva a frustración y menor productividad, sin importar cuán prometedor sea el software. Para evitar tal caso, un proveedor de software profesional debería ofrecer una demostración de prueba de concepto y sugerir ajustes necesarios para ayudarte a tomar mejores decisiones basadas en tu forma actual de trabajar.

También es importante revisar y actualizar regularmente el alcance para reflejar cambios en el mercado. Encontramos un problema cuando un cliente, que implementó con éxito el software inicialmente, no logró permanecer activo después de un año. Resultó que no revisaron ni actualizaron la configuración del software, aunque sus procesos habían cambiado con el tiempo. Evalúa si el software permanece relevante a medida que evolucionan las necesidades de tu negocio y haz ajustes si es necesario.

2. Personas: Construyendo las Competencias Correctas

El segundo factor en la fórmula SPOT es Personas, que involucra tener la combinación correcta de competencias técnicas y de comportamiento dentro de tu equipo.

Las Competencias Técnicas son las habilidades duras y el conocimiento requerido para operar el software. Estas a menudo faltan en el Sudeste Asiático, donde el nivel de alfabetización digital no es tan alto en promedio. Mejóralo con programas de capacitación y asóciate con el proveedor de software para sesiones de capacitación detalladas. Realiza pruebas y recopila feedback oportuno para identificar brechas de habilidades que necesitan mejora. Y no olvides construir un sistema de soporte para que los empleados puedan aprender unos de otros y desarrollar mejores prácticas dentro de tu propio negocio.

Las Competencias de Comportamiento, por otro lado, involucran las habilidades blandas cruciales para asegurar que los esfuerzos de implementación de software estén estratégicamente impulsados y bien coordinados. Estas competencias deben estar presentes al menos entre los stakeholders clave directamente involucrados en el proyecto de implementación de software, conocido como el Equipo Pionero.

Este equipo típicamente incluye gerentes intermedios responsables de analizar la solución de software y gestionar los proyectos de implementación, con la capacidad y autoridad necesarias para liderar cambios en la organización.

Analizando miles de casos, hemos concluido que las cuatro características más esenciales entre el Equipo Pionero son: Conocimiento Tecnológico, Perspicacia Empresarial, Abrazar el Cambio y Orientación a la Acción.

Hemos visto de primera mano cuán frecuentemente subestimar los requisitos del Equipo Pionero puede resultar en fracaso del proyecto. Hubo esta empresa de 30 años con la que solíamos trabajar. Mientras el Presidente tenía alta perspicacia técnica y llegamos a un acuerdo sobre el alcance del software, el Equipo Pionero era demasiado lento para captar las instrucciones del software y parecía incómodo. Nuestro software se implementó entonces a un ritmo lento y no pudimos cumplir con las expectativas establecidas desde el principio.

A veces, las empresas no logran identificar y abordar las brechas de habilidades dentro de sus equipos, lo que lleva a una preparación inadecuada para la adopción del software. Con las personas correctas, puedes marcar toda la diferencia al convertir una nueva inversión de software en un activo valioso en lugar de un gasto desperdiciado.

3. Ejecución: Abraza una Mentalidad de Gestión de Proyectos

El tercer factor en la fórmula SPOT es Ejecución. Esto involucra asegurar un proceso fluido de implementación de software mediante una planificación y coordinación cuidadosas para evitar interrumpir las operaciones actuales.

En este punto, un plan de incorporación robusto es esencial. El plan debe delinear las etapas del proyecto, las tareas a completar durante la etapa, las personas involucradas y el cronograma.

Las etapas comunes incluyen preparación, configuración, prueba, capacitación e implementación. Cada etapa debe tener objetivos y entregables claros, y debe acumularse hacia la estrategia que estableciste al principio.

Por lo general, el equipo de Rework se unirá contigo para redactar el plan que sea más adecuado para tu contexto empresarial.

Como el proceso de implementación de software se asemeja estrechamente a una mentalidad de gestión de proyectos, tu equipo puede referirse a los principios de gestión de proyectos para una mejor ejecución.

Por ejemplo, considera la metodología Agile-scrum si tu sistema de operación es complejo. Divide el proyecto en fases pequeñas y manejables y realiza reuniones de revisión regulares para evaluar el progreso y hacer ajustes. Abraza el principio de "fallar rápido, aprender rápido". Mantente abierto a cambios y mejoras a medida que el proyecto progresa. Este enfoque ayudó a nuestro cliente, Thai Vietjet, a implementar nuestro software en 1000 empleados en solo un mes.

También debes considerar las necesidades inmediatas del negocio con los recursos disponibles al preparar el plan. Por ejemplo, si no tienes suficientes recursos humanos con competencias suficientes para implementar el software, entonces puede que necesites extender tu cronograma.

Conclusión

En resumen, la fórmula SPET, que comprende Alcance, Personas, Ejecución y Tecnología, proporciona un enfoque integral para una implementación exitosa de software. Cada factor está interconectado: un alcance claro guía la elección de tecnología, y las personas capacitadas se encargan de una operación bien ejecutada para que el software se integre sin problemas en el negocio.

Asociarse con un proveedor de software experimentado es crucial durante este proceso. Un proveedor confiable debe proporcionar soporte continuo, desde alinear el software con tu estrategia empresarial y sugerir un plan de implementación hasta ofrecer sesiones de capacitación útiles para construir competencias técnicas. No es una relación única: deben asegurar que el software continúe cumpliendo con las necesidades empresariales en evolución.

De esta manera, el software realmente puede cumplir con sus capacidades potenciales, y tus negocios pueden esperar disfrutar de los beneficios que aporta a tu operación y crecimiento.