Die besten OnPay-Alternativen 2026: 12 Lohnabrechnungsplattformen für kleine Unternehmen

Aktualisiert im August 2026: Die Preise wurden anhand der jeweiligen Preisseite des Anbieters geprüft, sofern veröffentlicht. Wo ein Anbieter keine Rate nennt, steht das offen da, und jede berichtete Zahl ist als solche gekennzeichnet.

OnPay verkauft Lohnabrechnung anders als fast alle anderen hier: ein Tarif, 49 \(Grundgebühr pro Monat plus 6\) pro Person und Monat, mit W-2s, 1099s, Jahresabschlussmeldungen und den Meldungen aller Bundesstaaten ohne Aufpreis. Es gibt keine Plus-Stufe und kein Vertriebsgespräch, um die Unterstützung mehrerer Bundesstaaten freizuschalten. Deshalb wechselt fast niemand wegen einer fehlenden Funktion. Die Beschwerde betrifft eine von vier konkreten Situationen, für die ein einziger Pauschaltarif nicht gebaut wurde.

Diese vier Gründe: der Preis bei sehr geringer Mitarbeitendenzahl, wo ein paar Wettbewerber OnPays Rechnung aus 49 \(+ 6\) tatsächlich unterbieten; ein Ökosystem-Sog in Richtung QuickBooks, Square oder Homebase; ein Bedarf an HR-Tiefe, die der Pauschaltarif nicht mitbringt, etwa Benefits-Vermittlung oder IT-Bereitstellung; und Einstellungen außerhalb der USA, die OnPay schlicht nicht abdeckt. Die 12 Plattformen unten werden an jeder dieser Situationen gemessen, mit Preisen, die Stand August 2026 anhand von Herstellerquellen geprüft wurden.

Wichtige Fakten

• Die IRS-Strafe für verspätete Einzahlung (Failure to Deposit) beginnt bei 2 % für eine 1 bis 5 Tage verspätete Einzahlung und steigt auf 15 %, sobald die IRS eine förmliche Mitteilung verschickt hat und der Betrag weiter unbezahlt ist, laut der eigenen Strafenübersicht der IRS.
• QuickBooks hält schätzungsweise 82,55 % Marktanteil bei Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen, laut den Trackingdaten von 6sense, die eigentliche Kraft hinter „Lohnabrechnung im selben Login behalten" als Wechselgrund.
• Ein Drittel der Unternehmen wendet mindestens 11 Stunden pro Woche für die HR-Administration auf (Lohnabrechnung, Benefits, Einstellung, Onboarding), und 61 % planen, dafür verstärkt auf Outsourcing zu setzen, laut Paychex' Umfrage Business Leader Priorities 2025.
• 45 % der Einstellungsverantwortlichen in kleinen und mittleren Unternehmen planen, die Einstellung von Vertrags- oder Zeitkräften in der ersten Hälfte 2026 zu erhöhen, laut Robert Halfs Forschung zur Einstellung in kleinen Unternehmen.
• Grenzüberschreitende Einstellungen wuchsen 2024 auf einer großen globalen Beschäftigungsplattform um 42 % gegenüber 104 % bei inländischen Einstellungen, laut Deels State of Global Hiring Report, genau die Lücke, die einen rein inländischen Tarif wie OnPays kalt erwischt, sobald ein Unternehmen im Ausland einstellt.

Schnellvergleichstabelle

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Warum Menschen OnPay tatsächlich verlassen

Vier Situationen treiben fast jeden echten Wechsel weg von OnPay: der Preis bei geringer Mitarbeitendenzahl, ein Ökosystem-Sog zu einem Tool, das bereits täglich genutzt wird, HR-Tiefe, die der Pauschaltarif nicht mitbringt, und Einstellungen außerhalb der USA. Den ausführlicheren Rahmen für jeden Wechsel der Lohnabrechnung finden Sie im Leitfaden zur Wahl von Lohnabrechnungssoftware; für die breitere Kategorie siehe die beste Lohnabrechnungssoftware für kleine Unternehmen.

1. Der Preis unterbietet OnPay bei geringer Mitarbeitendenzahl

OnPays Rechnung aus 49 \(+ 6\) ist bei den meisten Mitarbeitendenzahlen wirklich wettbewerbsfähig, aber ein paar Wettbewerber unterbieten sie dennoch, besonders unter 10 Mitarbeitenden, wo die Grundgebühr stärker ins Gewicht fällt als der Satz pro Person.

Patriot unterbietet OnPay hier um 15 bis 22 $ pro Monat, und Squares Tarif nur für Auftragnehmer, ganz ohne Grundgebühr, schlägt jede Option, wenn die Belegschaft ausschließlich aus 1099-Auftragnehmern besteht.

2. Das Unternehmen lebt bereits in einem anderen Login

Niemand will ein drittes Dashboard. Wenn die Lohnabrechnung in ein Hauptbuch oder ein POS bucht, das das Unternehmen ohnehin täglich öffnet, schlägt dieser Komfort regelmäßig einen etwas besseren Preis anderswo.

3. OnPays Pauschaltarif bringt keine HR-Tiefe mit

OnPays einziger Tarif deckt die Kern-Lohnabrechnung gut ab, wurde aber nie als führendes HR-System gebaut. Sobald ein Unternehmen Benefits-Vermittlung, eine echte PTO-Richtlinie oder IT-Bereitstellung braucht, ist beim Pauschaltarif Schluss.

4. Einstellungen außerhalb der USA

Das ist keine knappe Entscheidung. OnPay ist nur für die USA ausgelegt. Sobald ein Unternehmen einen Auftragnehmer im Ausland bezahlen oder jemanden beschäftigen muss, wo es keine Rechtseinheit hat, hat OnPay nichts anzubieten.

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Was ein wachsendes Team tatsächlich zahlt

Die vier Gründe oben erklären, warum ein Unternehmen wechselt, aber der echte Vergleich mit einem pauschalen Tarif ohne Stufen sind die gesamten monatlichen Softwarekosten bei wachsender Mitarbeitendenzahl, keine Funktionscheckliste. Jede Zahl unten ist nur eine Plattform- oder Verwaltungsgebühr, ohne Löhne, Arbeitgeber-Lohnsteuern und Benefits-Prämien. Deel ist hier nicht enthalten, da seine Preise pro Auftragnehmer oder EOR-Mitarbeitendem laufen, eine andere Grundlage (siehe die internationale Tabelle oben).

Gusto Simple landet bei exakt denselben Dollarbeträgen wie OnPay, 49 \(Grundgebühr plus 6\) pro Person. Die eigentliche Entscheidung ist dort also, was jeder Tarif zu diesem Preis enthält, nicht, welche Zahl kleiner ist. Patriot, Wave und Square unterbieten OnPay bis 50 Mitarbeitende tatsächlich, während Justworks und QuickBooks Payroll pro Kopf mehr kosten, dafür aber einen PEO-Pfad oder einen Hauptbuch-Sync bieten. Der echte Vorteil eines Pauschaltarifs zeigt sich in dem, was nicht passiert: Die OnPay-Rechnung springt nicht, wenn ein Unternehmen einen Bundesstaat hinzufügt oder seinen ersten 1099-Auftragnehmer einstellt.

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1. Gusto: Die HR-Tiefe, die OnPays Pauschaltarif nicht mitbringt

Gusto setzt dort an, wo OnPays Pauschaltarif endet: Benefits-Vermittlung, echte Werkzeuge für PTO-Richtlinien und ein HR-Stack, der mit dem Unternehmen wächst, bei einer Lohnabrechnung, die genauso einfach einzurichten ist.

Zielgruppe: US-Unternehmen mit 2 bis 150 Mitarbeitenden, die Lohnabrechnung und frühe HR in einem Self-Service-Produkt wollen.

Preis: Simple: 49 $/Monat + 6 $/Mitarbeitendem/Monat. Plus: 80 $/Monat + 12 $/Mitarbeitendem/Monat. Premium: nur auf Anfrage (berichtet mit 180 $/Monat + 22 $/Mitarbeitendem/Monat, laut Gustos eigener Preisseite, die Premium ohne Vertriebsgespräch nicht abrechnet). Contractor Only: 35 $/Monat + 6 $/Auftragnehmer/Monat. Die Grundgebühr von Simple stieg bei einer Erhöhung im März 2026 von 40 \(auf 49\).

Am besten geeignet für: Ein Unternehmen, dessen Beschwerde über OnPay lautet: „Ich brauche Benefits und PTO, nicht nur Lohnabrechnung." Siehe unseren Vergleich Gusto vs. Paychex, oder Die besten Gusto-Alternativen 2026, wenn Sie stattdessen aus Gusto herauswachsen.

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2. Patriot Software: Der günstigste Full-Service-Tarif hier

Patriot existiert für Käufer, denen schon OnPays 49 \(+ 6\) bei 3 bis 10 Mitarbeitenden etwas zu hoch sind, ohne dafür auf automatische Steuermeldungen zu verzichten.

Zielgruppe: Preisbewusste kleine US-Unternehmen mit 1 bis 25 Mitarbeitenden und Buchhalter, die die Softwarekosten pro Kunde minimieren.

Preis: Basic Payroll (Steuern selbst melden): 17 $/Monat + 4 $/Mitarbeitendem/Monat. Full Service Payroll (Patriot meldet für Sie): 37 $/Monat + 5 $/Mitarbeitendem/Monat. Eine Aktion mit 50 % Rabatt für 3 Monate gilt für beide; die Zahlen oben sind der reguläre, laufende Satz, laut Patriot Softwares eigener Preisseite.

Am besten geeignet für: Ein sehr kleines Unternehmen oder den Kundenstamm eines Buchhalters, bei dem es wichtiger ist, die Softwarerechnung zu minimieren, als eine ausgefeilte Oberfläche zu haben.

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3. QuickBooks Payroll: Derselbe Login wie Ihre Buchhaltung

QuickBooks Payrolls ganzes Argument ist der Komfort: Eine Lohnabrechnung, die direkt in dasselbe Hauptbuch bucht, erspart einen Abstimmungsschritt, den die meisten kleinen Unternehmen sonst von Hand erledigen. Beachten Sie die Umbenennung: Seit dem 1. Juli 2026 heißt die frühere Einstiegsstufe Core nun Workforce Payroll, neben Workforce Premium und Workforce Elite.

Zielgruppe: US-Unternehmen mit 1 bis 50 Mitarbeitenden, die bereits in QuickBooks Online arbeiten.

Preis: Workforce Payroll: 50 $/Monat + 6,50 $/Mitarbeitendem/Monat. Workforce Premium: 88 $/Monat + 10 $/Mitarbeitendem/Monat. Workforce Elite: 134 $/Monat + 12 $/Mitarbeitendem/Monat. Eine Aktion mit 50 % Rabatt auf die ersten drei Monate gilt nur für die Grundgebühr, nicht für den Satz pro Mitarbeitendem. Zahlen berichtet; Intuits eigene Preisseite läuft bei automatisierten Abrufen in ein Timeout.

Am besten geeignet für: Ein Unternehmen, in dem das QuickBooks-Ökosystem entscheidet, nicht der Preis. Siehe die besten QuickBooks-Payroll-Alternativen, wenn Sie stattdessen QuickBooks Payroll selbst verlassen.

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4. Square Payroll: Gebaut um eine Kasse, nicht um eine Tabelle

Wenn ein Team über Square einstempelt, entfällt bei Square Payroll ein Schritt, den OnPay nicht abnehmen kann: Stunden, Trinkgelder und Schichtzuschläge fließen direkt von der Kasse in die Lohnabrechnung, ohne manuellen Import.

Zielgruppe: Einzelhandels-, Gastronomie- und Salonbetriebe, die bereits Square nutzen, besonders mit 1 bis 50 Mitarbeitenden.

Preis: Mitarbeitende und Auftragnehmer: 35 $/Monat + 6 $/bezahlter Person/Monat. Nur Auftragnehmer: 6 $/bezahlter Person/Monat, überhaupt keine Grundgebühr, laut Squares eigener Preisseite.

Am besten geeignet für: Ein Restaurant, ein Einzelhandelsgeschäft oder einen Salon, wo Lohnabrechnung und Kassenstunden einfach dieselben Daten sein sollen.

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5. SurePayroll: Gebaut für die kleinsten Arbeitgeber, auch für Privathaushalte

SurePayroll, seit 2011 im Besitz von Paychex, zielt auf Arbeitgeber, die kleiner sind als die meisten in OnPays eigener Kundenbasis, darunter Privathaushalte, die eine einzelne Nanny einstellen, ein Anwendungsfall, den OnPay nicht abdeckt.

Zielgruppe: US-Unternehmen mit 1 bis 25 Mitarbeitenden sowie private Arbeitgeber, die eine Nanny oder Pflegekraft einstellen.

Preis: Full Service: 29 $/Monat + 7 $/Mitarbeitendem/Monat. Lohnabrechnung für mehrere Bundesstaaten: +9,99 $/Monat. Nanny und Privathaushalt: 39 $/Monat inklusive eines Mitarbeitenden. Buchhaltungsintegration: 4,99 $/Monat. Laut SurePayrolls eigener Preisseite.

Am besten geeignet für: Einen sehr kleinen Arbeitgeber oder einen Haushalt, der seine erste Nanny einstellt, wo der Satz pro Person wichtiger ist als Politur.

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6. Wave Payroll: Für alle, die QuickBooks ganz hinter sich lassen

Wave ist für Leserinnen und Leser gebaut, die nicht nur die Lohnabrechnung wechseln, sondern auch die Buchhaltung. Wave Payroll verbindet sich nur mit Wave Accounting, sodass die Buchhaltung mit der Lohnabrechnung umzieht, statt in QuickBooks Online zu bleiben.

Zielgruppe: Solo-Founder und sehr kleine Unternehmen, 1 bis 15 Mitarbeitende, die einen Login statt zwei wollen.

Preis: 40 $/Monat Grundgebühr + 6 \(pro aktivem Mitarbeitenden/Monat + 6\) pro bezahltem Auftragnehmer/Monat, nur USA, laut Waves eigener Lohnabrechnungsseite. Wave wechselte im April 2025 zu diesem einheitlichen landesweiten Preis und ersetzte die frühere Aufteilung nach Bundesstaaten.

Am besten geeignet für: Ein Unternehmen, das entschieden hat, dass die eigentliche Lösung ist, das Ökosystem von QuickBooks Online zu verlassen, nicht nur dessen Lohnabrechnungsprodukt.

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7. Rippling: Lohnabrechnung als ein Ergebnis einer einzigen Mitarbeiterakte

Ripplings Wette ist, dass Lohnabrechnung keine Insel sein sollte. Einmal onboardet, kann jemand Lohnabrechnung ausführen, Benefits einschreiben und den Laptop bereitstellen lassen, alles aus demselben Einstellungsereignis, was OnPays Pauschaltarif nie leisten sollte.

Zielgruppe: Technikorientierte Unternehmen mit 30 bis 500 Mitarbeitenden, die weniger manuelle Übergaben zwischen HR, IT und Lohnabrechnung wollen.

Preis: Nur auf Anfrage. Core-Plattform laut Berichten ab 8 $/Mitarbeitendem/Monat, wobei Lohnabrechnung und andere Module separat bepreist werden; die meisten Unternehmen landen bei etwa 20 bis 35 $ pro Mitarbeitendem und Monat, sobald Lohnabrechnung und HR beide aktiv sind (berichtet).

Am besten geeignet für: Ein Team in der Wachstumsphase, dessen eigentliche Beschwerde über OnPay ist, die Lohnabrechnung mit einem separaten IT-Prozess zusammenflicken zu müssen. Siehe Die besten Rippling-Alternativen 2026, wenn der Modulwildwuchs die eigentliche Frustration ist.

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8. Paychex Flex: Eine Telefonnummer zum Anrufen

Paychex meldet seit 1971 Lohnsteuern. Flex skaliert von der ersten Lohnabrechnung eines Zwei-Personen-Betriebs bis zu einem deutlich größeren Konto, mit einer echten PEO-Option, falls Benefits zur Priorität werden, unterstützt von einem festen Betreuer statt einer Ticket-Warteschlange.

Zielgruppe: US-Unternehmen mit 2 bis 1.000+ Mitarbeitenden, die einen dedizierten Lohnabrechnungsspezialisten statt eines Self-Service-Portals wollen.

Preis: Nur auf Anfrage. Paychex veröffentlicht auf der eigenen Website für keinen Tarif Preise. Flex Essentials, positioniert für unter etwa 20 Mitarbeitende, wird bei rund 39 $/Monat + 5 $/Mitarbeitendem/Monat berichtet (berichtet); Select und Pro erfordern ein individuelles Angebot. Ein zuvor berichteter Einstiegspunkt für Pro von 47 $/Monat + 3 $/Mitarbeitendem ist veraltet und wird hier nicht verwendet.

Am besten geeignet für: Ein Team, das einen Menschen am Telefon will, wenn die Lohnabrechnung ausfällt, und ein Vertriebsgespräch dafür in Kauf nimmt. Siehe Die besten Paychex-Alternativen 2026, wenn Sie Paychex verlassen, oder Gusto vs. Paychex, wenn Sie zwischen diesen beiden Namen entscheiden.

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9. ADP RUN: Eine nationale Marke, auf traditionelle Weise verkauft

ADP RUN ist Lohnabrechnung, so verkauft, wie sie seit Jahrzehnten verkauft wird: ein nationales Compliance-Netzwerk, vertriebsgeführt, mit einer Markenbekanntheit, die einer Bank oder einem Prüfer mehr bedeutet als jede Vergleichstabelle.

Zielgruppe: US-Unternehmen mit 5 bis 150 Mitarbeitenden, die ADPs Compliance-Tiefe ohne dessen Produkt Workforce Now im Enterprise-Maßstab wollen.

Preis: Nur auf Anfrage; keines der vier RUN-Pakete von ADP zeigt ohne Vertriebsgespräch einen Preis. Buyer's Guides von Dritten für 2026 berichten, dass Essential bei etwa 79 $/Monat + 4 $/Mitarbeitendem/Monat beginnt, auch wenn ADP diese Zahl nicht bestätigt hat (berichtet).

Am besten geeignet für: Ein Unternehmen, das die bekannte Marke für Lohnabrechnung will und dafür ein Angebot verhandelt. Siehe Gusto vs. ADP für ADP im Vergleich zu einem Self-Service-Wettbewerber.

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10. Homebase Payroll: Planung, die die Lohnabrechnung speist

Homebase begann als Software für Dienstplanung und Zeiterfassung, und sein Lohnabrechnungs-Add-on baut darauf auf: Genehmigte Zeiterfassungen und Stunden fließen direkt in die Lohnabrechnung, was für Stundenteams wichtig ist, die ein pauschaler Standardtarif wie Angestellte behandelt.

Zielgruppe: Gastronomie-, Einzelhandels- und Dienstleistungsbetriebe mit 1 bis 75 überwiegend stundenweise bezahlten Mitarbeitenden, die bereits in Homebase planen.

Preis: Lohnabrechnungs-Add-on: 39 $/Monat Grundgebühr + 6 $/aktivem Mitarbeitenden/Monat, zusätzlich zu einem Basis-Planungstarif (Basic kostet 0 \(für bis zu 10 Mitarbeitende pro Standort; Essentials 30\)/Monat; Plus 70 $/Monat; All-in-One 120 $/Monat). Laut Homebases eigener Preisseite.

Am besten geeignet für: Ein Restaurant oder Einzelhandelsgeschäft, das bereits Homebase nutzt und will, dass Stunden und Lohnabrechnung dieselben Daten sind. Siehe Die besten Homebase-Alternativen 2026, wenn die Planung der Reibungspunkt ist.

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11. Justworks Payroll: Ein Weg zu PEO-Benefits später

Justworks verkauft eigenständige Lohnabrechnung, aber das eigentliche Angebot ist die Tür, die sie öffnet: Derselbe Login kann später zu einem vollständigen PEO-Tarif für Großgruppen-Benefits-Raten ausgebaut werden, ein Weg, den OnPays Pauschaltarif nicht bietet.

Zielgruppe: US-Startups mit 5 bis 100 Mitarbeitenden, die Raum wollen, innerhalb von ein bis zwei Jahren Benefits auf PEO-Niveau hinzuzufügen.

Preis: Justworks Payroll (ohne PEO): 50 $/Monat Grundgebühr + 8 $/Mitarbeitendem/Monat. PEO Basic: 79 $/Mitarbeitendem/Monat, keine Grundgebühr. PEO Plus: 124 $/Mitarbeitendem/Monat, keine Grundgebühr. Global/International EOR: 599 $/Mitarbeitendem/Monat. Laut Justworks' eigenen Preisen.

Am besten geeignet für: Ein Startup, das jetzt Lohnabrechnung will, aber innerhalb von ein bis zwei Jahren echte Benefits erwartet. Siehe die besten PEO-Services für das breitere Feld, oder Die besten Justworks-Alternativen 2026, wenn Sie Justworks verlassen.

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12. Deel: Für den Moment, in dem ein Auftragnehmer außerhalb der USA landet

Deel ist kein inländischer Ersatz für OnPay und will auch keiner sein. Es löst das Eine, das OnPay nicht anfasst: Auftragnehmer oder Mitarbeitende in Ländern zu bezahlen und compliant zu halten, in denen das Unternehmen keine Rechtseinheit hat.

Zielgruppe: Jedes US-Unternehmen mit Auftragnehmern oder Mitarbeitenden außerhalb der USA, vom Startup, das eine Handvoll internationaler Freelancer bezahlt, bis zum größeren Unternehmen mit globalem EOR.

Preis: Auftragnehmer-Management: 49 $/Auftragnehmer/Monat. Contractor of Record: 325 $/Auftragnehmer/Monat. US-PEO: ab 125 $/Mitarbeitendem/Monat. EOR: ab 599 $/Mitarbeitendem/Monat. Laut Deels eigenen Preisen.

Am besten geeignet für: Ein Unternehmen, dessen Frustration mit OnPay in Wahrheit eine Lücke bei internationalen Einstellungen ist: OnPay für das US-Team behalten, Deel für alle anderen hinzufügen. Siehe unseren Vergleich Deel vs. Remote für das engste Duell.

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Stage-Fit-Matrix

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Wie Sie wählen: Entscheidungsrahmen

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Was OnPay nach wie vor am besten kann

Die meisten Lesenden hier haben sich bereits entschieden, sich umzusehen. Aber OnPay verdient seinen Ruf für den Pauschaltarif zu Recht, und das sollten Sie gegen das abwägen, was Sie zu dieser Liste gezogen hat.

Wenn keiner der vier Gründe oben wirklich zutrifft, ist es eine vertretbare, konfliktarme Entscheidung, bei OnPay zu bleiben. Für das breitere Feld siehe die beste Lohnabrechnungssoftware für kleine Unternehmen.

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Die nächsten Schritte

Ordnen Sie Ihre Situation einem der vier Gründe oben zu, bevor Sie auch nur eine Demo buchen. Geht es um den Preis, vergleichen Sie OnPay und Patriots Full-Service-Tarif nebeneinander mit Ihrer echten Mitarbeitendenzahl, nicht mit der Marketing-Rechnung. Geht es um den Ökosystem-Sog, prüfen Sie, ob der Sync so funktioniert, wie der Anbieter behauptet, bevor Sie auch nur einen Lohnlauf migrieren. QuickBooks Payroll, Square Payroll und Homebase Payroll lösen das jeweils anders. Geht es um HR-Tiefe, starten Sie einen Test mit Gusto oder Rippling und sehen Sie, ob die Benefits- und PTO-Werkzeuge tatsächlich genutzt werden. Und geht es um internationale Einstellungen, zwingen Sie OnPay nicht, Deels Aufgabe zu übernehmen, sondern setzen Sie beide nebeneinander ein: OnPay für das US-Team, Deel für alle anderen.

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Camellia schreibt über HR- und Lohnabrechnungs-Tools für B2B-Teams. Zuletzt aktualisiert im August 2026.