Turn this article into takeaways for your work.
Each assistant summarizes the article only for you and suggests best practices for your work.
CRM-Vergleich 2025: Alle CRMs nach Design aufgeschlüsselt, nicht nach Marke
Ein CRM nach dem Markennamen auszuwählen, ist der häufigste und teuerste Fehler, den Teams machen. Der klügere Ansatz ist, CRMs nach ihrem Design zu vergleichen: wie sie Ihre Daten modellieren, wie weit sie sich an Ihren Prozess anpassen und wie gut sie skalieren. Die meisten Tools fallen in drei Design-Familien: Enterprise-Plattformen wie Salesforce, gebrauchsfertige Legacy-CRMs wie HubSpot und flexible New-Gen-Tools wie Airtable oder Attio. Passen Sie die Design-Familie an Ihr Team an, nicht an das Logo.
Es kommt der Moment, in dem Tabellen einfach nicht mehr ausreichen. Sie verlieren den Überblick über Deals, Follow-ups und darüber, wer mit wem spricht.
Herzlichen Glückwunsch, Ihr Unternehmen wächst!
Doch dann beginnt die Suche nach dem richtigen CRM.
Wenn ich CRM sage, meine ich das Tool, das Ihnen hilft, Ihren Vertrieb, Ihre Kunden und die tägliche Arbeit Ihres Teams zu verwalten. Ein einziger Ort, an dem alle Informationen über die Unternehmen und Menschen gespeichert werden, mit denen sie Geschäfte machen.
Es gibt alle möglichen Kriterien, je nach Ihren Anforderungen und Prioritäten: wie flexibel es ist, wie viel Sie automatisieren können, wie einfach es zu bedienen ist, wie viel es kostet und wie gut es zur Größe und den Fähigkeiten Ihres Teams passt.
Doch schon bald werden Sie sich überfordert fühlen. Der CRM-Markt quillt über vor Optionen, und jede behauptet, die beste zu sein. Sie werden sich durch endlose Feature-Listen, Preisseiten und Vergleichstabellen scrollen, und je mehr Sie lesen, desto überwältigender wird es.
Sie werden auch feststellen, dass die meisten CRMs im Kern ziemlich ähnlich sind. Sie laufen alle auf ein paar wesentliche Funktionen hinaus: Leads, Kontakte, Pipelines, Deals, Aktivitäten, Dashboards und Reports.
Genau da beginnt der eigentliche Vergleich.
Sie fangen an, sich an Markennamen zu orientieren, um sich abzusichern. Große Namen wie Salesforce oder HubSpot klingen sicher. Aber je größer die Marke, desto höher der Preis. Und je tiefer Sie eintauchen, desto mehr schleichen sich Zweifel ein.
"Übersehe ich etwas?"
"Gibt es ein Must-have-Feature, das ich kennen sollte?"
"Ist die beliebteste Lösung wirklich die richtige für mich?"
Ich erspare Ihnen die Mühe, indem ich die Liste auf 3 wesentliche CRM-Typen eingrenze, denen Sie begegnen werden. Und natürlich, in eigener Sache, ein wenig dazu, warum Rework sich vom Rest der Herde unterscheiden kann.
Das ultimative, allmächtige Salesforce
TL;DR: Salesforce ist mit seinem einzigartigen Datenmodell und seinem seit Langem etablierten Ökosystem in der Lage, selbst die komplexesten Anforderungen von Unternehmen zu bedienen.
Am besten geeignet für: Unternehmen mit komplexen Geschäftsmodellen und hohem Bedarf an komplexen Berechtigungseinstellungen.
Ja, Salesforce spielt in einer eigenen Liga, weil es so sein muss.
Es hat die gesamte Software-as-a-Service-Bewegung ins Leben gerufen, indem es CRM in die Cloud brachte, lange bevor die meisten Menschen überhaupt wussten, was "Cloud-Software" bedeutet. Heute ist es weltweit das CRM Nummer eins über Sales, Marketing, Service, Commerce und IT hinweg und bedient Hunderttausende von Organisationen und Millionen von Nutzern weltweit.
Was Salesforce aber wirklich besonders macht, ist, dass es nicht nur eine CRM-Software ist, sondern eine CRM-Plattform. Es ist einzigartig darauf ausgelegt, darauf aufzubauen, es zu erweitern und endlos anzupassen, um zu nahezu jedem denkbaren Unternehmen zu passen.
Das Herzstück dieser Architektur ist ihr mandantenfähiges, metadatengesteuertes Design.
Salesforce Platform Infrastructure Model (Quellbild: offizielle Website von Salesforce)
Anstatt Funktionen fest zu codieren, speichert Salesforce das Systemverhalten wie Felder, Workflows, Berechtigungen, Seitenlayouts und Automatisierungen als konfigurierbare Elemente, die als Metadaten bezeichnet werden.
Dadurch können Admins (nicht nur Entwickler) Datenmodelle, Logik und UI anpassen, ohne das System zu beschädigen oder eine vollständige Entwicklung zu benötigen.
Neben Standardobjekten wie Accounts, Contacts und Opportunities, die die meisten CRM-Anforderungen abdecken, können Sie das Datenmodell von Salesforce erweitern, indem Sie benutzerdefinierte Objekte erstellen, um Ihre einzigartigen Entitäten abzubilden, etwa "Projekte", "Anträge", "Objekte" oder "Abonnements". Jedes Objekt ist mit eigenen Workflows, benutzerdefinierten Feldern und Beziehungen voll funktionsfähig.
Diese Flexibilität ermöglicht es Salesforce, nahezu jeden Geschäftsprozess abzubilden, von einer geradlinigen Sales-Pipeline bis hin zu komplexen, abteilungsübergreifenden Abläufen über mehrere Regionen hinweg.
Salesforce stellt außerdem APIs, Tools und Integrationsstandards bereit, um sich in jede Unternehmensarchitektur einzufügen. Entwickler können benutzerdefinierte Anwendungen auf Salesforce aufbauen und sein Kernangebot zu einem vollständigen Ökosystem für vielfältige Zwecke erweitern. Der Salesforce-Marktplatz namens AppExchange verfügt über mehr als 4.000 Drittanbieter-Apps, die sich direkt in die Plattform einklinken, alle auf demselben Metadaten-Framework aufgebaut.
Und wie von einer Software auf Enterprise-Niveau zu erwarten, können Salesforce-Anwendungen und -Nutzer ihre sensiblen Workloads auf eine Weise ausführen, die strenge Standards für Datenspeicherung und -schutz erfüllt.
Als Reaktion auf den Aufstieg von KI hat Salesforce auch bei deren Einsatz in Unternehmensanwendungen eine Vorreiterrolle übernommen. Mit der Einführung von Salesforce Agentforce ist es führend bei der Entwicklung agentischer Erlebnisse, die Echtzeit- und dialogbasierte Interaktionen über Geschäftsfunktionen hinweg bereitstellen.
Die Legacy-CRMs
TL;DR: Leichtere, gebrauchsfertige CRMs mit vertrauten Vertriebsmodulen und einfacheren Setups.
Am besten geeignet für: KMU mit stabilen Geschäftsmodellen, geringer technischer Kapazität und begrenztem Budget.
Salesforce ist großartig, das ist unbestreitbar. Aber mit großer Macht kommt große Komplexität.
Das Problem bei Salesforce ist, dass seine Konfiguration so spezialisiert ist, dass die meisten Unternehmen, die es ernsthaft nutzen, einen eigenen Salesforce-Administrator haben. Es ist so komplex, dass Salesforce sogar formale Schulungen und Zertifizierungen dafür anbietet.
Für die meisten Unternehmen bedeutet das, dass ihr Salesforce-Setup oft von einer Beratung durchgeführt wird, mit hohem Kostenaufwand, als Teil eines großen Implementierungsprojekts. Die gesamten Investitionskosten von Salesforce sind sicher nichts für typische KMU. Und wie viele Nutzer oft sagen, um direkt aus Reddit zu zitieren: Salesforce "kann für ein kleines Team zu viel sein; das Setup und die Admin-Arbeit können ein Albtraum sein, wenn man keine dedizierte Ressource hat."
Damit kommen also die eher "leichtgewichtigen CRMs" ins Spiel, jene, denen Sie höchstwahrscheinlich begegnen werden, wie HubSpot, Pipedrive oder Zoho CRM.
Jede dieser Lösungen hat ihre eigenen Stärken und Schwächen, aber das heben wir uns für einen anderen Artikel auf (es gibt bereits jede Menge Vergleiche da draußen). Was diese CRMs eint, ist, dass so ziemlich alles für Sie bereitgelegt ist. Es gibt vordefinierte Module wie Leads, Accounts, Deals und Contacts, mit konfigurierbaren Feldern, die widerspiegeln, wie die meisten Vertriebsorganisationen arbeiten.
Hubspot Contact Information (Quellbild: offizielle Website von Hubspot)
Sie erhalten ein vollständiges System von Haus aus und können sofort loslegen. Die integrierten Funktionen decken den gesamten Kundenlebenszyklus ab: Lead-Erfassung über Webformulare oder Integrationen, Deal-Pipeline-Management, Aufgaben- und Aktivitätsverfolgung sowie Performance-Dashboards.
Auch die Berechtigungseinstellungen sind unkompliziert, größtenteils modulbasiert. Sie können festlegen, wer jedes Modul ansehen, bearbeiten oder löschen darf (Leads, Accounts, Deals, Contacts und so weiter), ohne allzu tief in komplizierte Rollenhierarchien einzusteigen.
Auch wenn traditionelle CRMs vielleicht nicht das rundum vollständige Plattformerlebnis wie Salesforce bieten, decken sie doch alle wesentlichen Anforderungen ab. Sie lassen sich außerdem problemlos mit anderen Business-Tools verbinden, etwa E-Mail (Gmail, Outlook), Marketing-Automatisierung (Mailchimp, HubSpot Marketing), Rechnungsstellung und Buchhaltung (Xero, QuickBooks) oder Helpdesk-Plattformen (Zendesk, Freshdesk).
KI-Funktionen tauchen langsam auf, wenn auch noch nicht auf einem fortgeschrittenen Niveau wie bei Salesforce. Sie fungieren meist als Assistenten und helfen dabei, E-Mail-Inhalte zu generieren, Dashboards zu erstellen oder Gespräche zusammenzufassen.
Das Einrichten erfordert etwas Arbeit, aber die Bedienung ist im Allgemeinen intuitiv und zugänglich. Sie treffen eine gute Balance zwischen Einfachheit und Leistungsfähigkeit: genug Flexibilität, damit kleine und mittelgroße Teams effizient arbeiten können, ohne den schweren technischen Aufwand.
Die New-Gen-CRMs (persönlich)
TL;DR: Einfache, flexible und stark visuelle Low-Code-CRMs, die tabellenähnliche Ansichten mit Automatisierung kombinieren.
Am besten geeignet für: Persönliche Nutzung oder kleine Vertriebsteams von unter fünf Personen.
Wenn Sie mit Notion vertraut sind, werden Sie diese neue CRM-Generation sofort wiedererkennen. Sie haben denselben sauberen, intuitiven Look: einfach, flexibel und leicht zu navigieren. Diese Tools sind im Grunde Low-Code-CRMs, die die Einfachheit traditioneller Systeme mit einem Teil der Flexibilität von Salesforce kombinieren. Stellen Sie sich Airtable oder Notion als Mini-CRMs vor, oder spezialisiertere Tools wie Monday CRM oder Attio.
Ihr Kernkonzept baut auf fortgeschrittenen Tabellen auf, die wie Excel-Tabellen funktionieren und als Datenbanken dienen. Sie können Tabellen miteinander verknüpfen, Aktionen automatisieren und dynamische Ansichten erstellen. Es fühlt sich leicht, schnell und persönlich an.
Attio's cell-based CRM (Quellbild: offizielle Website von Attio)
Sie entstanden aus einer einfachen Idee: Während Salesforce zu komplex ist, sind traditionelle CRMs oft zu starr. Die meisten CRMs gehen davon aus, dass jedes Unternehmen in ein Standardmodell aus Leads, Accounts und Deals passt. Aber Unternehmen sehen nicht alle gleich aus. Irgendwann muss jedes Team über die Standardstruktur hinausgehen. Das Problem ist: Traditionelle CRMs zwingen Sie, sich an sie anzupassen, nicht umgekehrt. Diese Low-Code-CRMs wurden entwickelt, um genau das zu beheben.
Sie verwenden ein flexibles, zellenbasiertes Datenmodell, in dem Sie benutzerdefinierte Objekte erstellen können, im Grunde neue Tabellen, um alles abzubilden, was Sie brauchen. Jede Tabelle enthält Datensätze (Zeilen) und Felder (Spalten), und diese können verknüpft werden, um Beziehungen zwischen Datenpunkten zu bilden. Diese Flexibilität erlaubt es Ihnen, sowohl Kunden- als auch Lieferantenbeziehungen zu verwalten oder B2B- und B2C-Kunden in einem System zu trennen, jeweils mit eigenen Attributen, statt an eine einzige "Account"-Struktur wie in traditionellen CRMs gebunden zu sein.
Es ist ein erfrischendes Maß an Flexibilität, besonders für kleine Teams, die Kontrolle darüber haben wollen, wie ihre Daten organisiert sind.
Sie werden jedoch bald die Grenzen bemerken. Diese benutzerdefinierten Objekte sind zwar leistungsstark, aber größtenteils Systeme der Aufzeichnung. Sie sind nicht für den vollständigen Geschäftsbetrieb gebaut. Ihnen fehlen oft die spezialisierten Funktionen traditioneller CRMs wie Angebote, Rechnungsstellung, detaillierte Aktivitätsprotokolle oder integriertes Reporting.
Automatisierung ist eine weitere Herausforderung. Sie ist zwar ein starkes Feature dieser Tools, wird aber oft nach Nutzung abgerechnet. Jede Automatisierung "lebt" innerhalb ihrer eigenen Tabelle, was bedeutet, dass die benötigte Anzahl mit dem Ausbau Ihres Setups schnell wachsen kann, und damit auch Ihre Kosten. Selbst einfache Anforderungen wie das Deduplizieren und Zusammenführen von Kontakten können mit komplexen Automatisierungen überraschend schwierig oder sogar gar nicht verfügbar sein.
Auch die Berechtigungseinstellungen sind begrenzt. Die Zugriffssteuerung funktioniert in der Regel auf Tabellenebene, nicht bis hinunter zu einzelnen Datensätzen oder Feldern, was es schwer macht, die Sichtbarkeit für größere Teams oder externe Mitarbeiter zu verwalten. Wenn Sie zum Beispiel einem Vertriebsmitarbeiter nur seine eigenen Accounts anzeigen oder Finanzdetails vor bestimmten Rollen verbergen möchten, werden Sie oft feststellen, dass das System das nicht kann.
Skalierbarkeit ist ein weiterer Schwachpunkt. Wenn Ihre Daten wachsen, neigt die Performance dazu, langsamer zu werden, besonders wenn viele Beziehungen und Lookups zwischen Tabellen bestehen. Je mehr Automatisierungen und verknüpfte Felder Sie erstellen, desto schwerfälliger wird das System, was zu langsameren Sync-Zeiten oder Verzögerungen bei Workflow-Triggern führt.
Die New-Gen-CRMs sind clevere, kreative Tools, aber sie sind nicht für Skalierung gebaut. Irgendwann stellen die meisten wachsenden Unternehmen fest, dass sie diesen Systemen entwachsen und nach etwas Robusterem suchen.
Wie Rework ins Bild passt
Inzwischen ist klar, dass jeder CRM-Typ seinen Zweck erfüllt. Hier der Design-Kompromiss auf einen Blick:
| CRM-Typ | Flexibilität | Skalierbarkeit | Einrichtungsaufwand | Beste Eignung |
|---|---|---|---|---|
| Salesforce (Plattform) | Sehr hoch | Sehr hoch | Hoch (braucht Admin) | Komplexe Unternehmen |
| Legacy-CRMs (HubSpot, Zoho) | Mittel | Hoch | Gering | Stabile KMU |
| New-Gen (Airtable, Attio) | Hoch | Gering | Gering | Teams unter fünf |
| Rework (Services) | Hoch | Hoch | Mittel | Wachsende Operations-Teams |
Salesforce bietet unübertroffene Leistungsfähigkeit, verlangt aber tiefe technische Ressourcen.
Traditionelle CRMs vereinfachen das Setup, geben dafür aber Flexibilität auf.
Low-Code-CRMs bringen Flexibilität zurück, tun sich aber schwer, zu skalieren und die Datenintegrität zu wahren.
Die Beobachtung des Gesamtbilds über das letzte Jahrzehnt hinweg erlaubt es unserem Team bei Rework.com, ein System zu entwickeln, das diese Lücken schließt: eines, das die Flexibilität von Low-Code-CRMs, die Handhabbarkeit traditioneller CRMs und die Skalierbarkeit einer Enterprise-Plattform bewahrt. Die Grundlage dieses Systems heißt Service.
In Rework läuft alles über Services. Ein Service kann eine Sales-Pipeline, eine Lead-Quelle, ein Projekt oder jede von Ihnen definierte operative Einheit sein. Doch anders als die statischen sogenannten Custom Objects in den zellenbasierten CRMs ist jeder Service voll funktionsfähig, komplett mit eigenen Datensätzen, Einstellungen, Berechtigungen und Analysen. Selbst Vertriebsaktivitäten wie Meetings, Anrufe oder E-Mails sind als Services aufgebaut, sodass das Unternehmen das System leicht an seinen Prozess anpassen und organisieren kann, nicht umgekehrt.
Unter der Haube ist das Datenmodell von Rework so gebaut, dass es strukturiert bleibt, während Ihr Unternehmen wächst. Statt frei schwebender Felder organisiert Rework Informationen mithilfe von drei Ebenen benutzerdefinierter Felder, die definieren, wie sich Daten verhalten und über Services hinweg verbinden.
Common Fields werden plattformweit geteilt, ideal für Daten, die überall konsistent bleiben müssen, wie "Land" oder "Branche".
General Fields wirken über verwandte Services hinweg, wie all Ihre Pipelines, und halten Daten wiederverwendbar, aber dennoch fokussiert.
Internal Fields gehören zu einem einzelnen Service und geben jedem seine eigenen, maßgeschneiderten Daten, ohne den Rest zu überladen.
Dasselbe Prinzip gilt für Berechtigungen. Rework nutzt ein dreischichtiges Berechtigungsmodell, das Zusammenarbeit offen, aber Daten sicher hält. Sie können den Zugriff vertikal innerhalb jedes Service steuern, horizontal über Teams hinweg oder über operative Rollen, die quer durch Abteilungen verlaufen. Es ist detailliert, aber es ergibt Sinn: Manager sehen, was ihre Teams besitzen, und unterstützende Rollen wie Finanzen oder Recht bekommen genau das, was sie für ihre Arbeit brauchen.
Zusammen machen diese Systeme Rework flexibel, wo es darauf ankommt, und strukturiert, wo es zählt. Sie können Ihre Daten ausweiten, Ihre Teams vergrößern oder neue Services hinzufügen, ohne das zu zerstören, was bereits funktioniert.
Was Rework noch mehr hervorhebt, ist, dass es nicht nur ein CRM ist. Es ist Teil einer vollständigen Plattform für den Geschäftsbetrieb, das heißt, Ihre Revenue Operations und internen Abläufe liegen Seite an Seite. Das gibt Management-Teams eine einheitliche Sicht, von Leads und Deals bis hin zu Lieferung und Performance, alles in einem vernetzten System.
Es ist flexibel genug, um mit Ihnen zu wachsen, strukturiert genug, um die Dinge unter Kontrolle zu halten, und einfach genug, dass Ihr Team es tatsächlich gerne nutzt.
Schlussworte
Es gibt kein Einheits-CRM, das für alle passt. Jedes System ist um eine bestimmte Philosophie herum gebaut, wie Unternehmen operieren sollten. Ob Kontrolle, Zugänglichkeit oder Einfachheit: Wenn Sie verstehen, wie jeder CRM-Typ gestaltet ist, hören Sie auf, Features hinterherzujagen, und beginnen, das zu wählen, was tatsächlich zu Ihrem Unternehmen passt.
Weiterlesen
Principal Product Marketing Strategist