Rework vs. ClickUp, oder Adler gegen Strauß?

Was für ein merkwürdiger Titel, denken Sie vielleicht. Nun, das ist einfach meine Art zu sagen, dass ein direkter Vergleich zwischen Rework und ClickUp schwierig ist. Es ist, als würde man einen Adler mit einem Strauß vergleichen: Beide sind Vögel, glänzen aber auf völlig unterschiedliche Weise.

Ehrlich gesagt habe ich diese Artikel mit all den Häkchen und Kreuzen, die einfach Funktion gegen Funktion abgleichen, nie verstanden. In der Welt von SaaS sind Funktionen das Unvorhersehbarste überhaupt, egal ob das Produkt sich in der Beta-Phase befindet, gerade seinen Product-Market-Fit findet, schnell skaliert oder bereits ausgereift ist. Schauen Sie sich nur an, wie Softwareteams arbeiten: Funktionen werden in "Sprints" gebaut, was bedeutet, dass immer ein Wettlauf im Gange ist. In nur wenigen Monaten kann sich das Produkt komplett "neu und verbessert" anfühlen.

Während Funktionen also leicht zu erkennen und zu vergleichen sind, sind sie nicht immer der beste Maßstab, um Software zu bewerten. Funktionen, die heute noch fehlen, können morgen schon eingeführt werden.

Deshalb konzentriere ich mich beim Schreiben von Produktvergleichsartikeln immer auf die Philosophie hinter dem Produkt, seine Vision und wie es entworfen wurde, um bestimmte Probleme zu lösen. Funktionen zeigen, wo ein Produkt heute steht, aber Philosophie und Vision offenbaren sein zukünftiges Potenzial. Und seien wir ehrlich: Man wählt Software nicht nur für die heutigen Bedürfnisse, man möchte auch etwas, das mit dem eigenen Unternehmenswachstum von morgen mithalten kann.

Also, lassen Sie uns das klarstellen. In diesem Artikel geht es nicht um einen Funktion-für-Funktion-Vergleich zwischen ClickUp und Rework. Stattdessen gehe ich der Frage nach, wie jedes Produkt aufgebaut ist, welche Probleme es lösen soll und warum es das auf seine jeweilige Art tut. Denn am Ende hängt der Vergleich zwischen Adler und Strauß davon ab, ob Ihnen Fliegen oder Laufen wichtiger ist.

(Falls Sie trotzdem eine solche Tabelle brauchen, habe ich hier eine vorbereitet, samt Preisinformationen.)

1. Produktphilosophie: ClickUp dreht sich um Zusammenarbeit, Rework um Management

ClickUp bezeichnet sich als All-in-One-Produktivitätssoftware, als die "eine App, die alle anderen ersetzt", während wir uns selbst als "eine einheitliche Operations-Plattform" bezeichnen. Wie die Slogans andeuten, streben ClickUp und Rework beide nach "Zentralisierung". Sie verfolgen dabei jedoch unterschiedliche Ziele und Ansätze.

Schauen Sie sich die Apps an, die ClickUp stolz als abgedeckt nennt: Loom, Drive, Slack, Trello, Asana, Coda, Notion, Miro und mehr. Man erkennt, dass die meisten davon um persönliche und Team-Produktivität kreisen, mit dem Fokus darauf, Menschen zusammenzubringen, um Ideen zu teilen, an Aufgaben zu arbeiten und Ziele zu erreichen.

ClickUp mit der Liste an Kollaborationsfunktionen in seiner Seitenleiste

Ein Marketingteam kann zum Beispiel davon profitieren, ClickUp zu nutzen, um Kampagnenaufgaben zuzuweisen, Feedback zu Bildern und Videos zu geben, auf einem virtuellen Whiteboard zu brainstormen und Fristen im Blick zu behalten, alles in einer App. Perfekt für Teams, die Agilität und Echtzeit-Zusammenarbeit schätzen.

Rework hingegen verfolgt einen Top-down-Ansatz und konzentriert sich auf das große Ganze bei der Steuerung eines Unternehmens. Es geht nicht darum, tägliche Aufgaben im Detail zu kontrollieren, sondern darum, ein einheitliches System zu schaffen, in dem strukturierte Abteilungen unter der Aufsicht der Unternehmensführung arbeiten können. Rework bietet zwar nicht die gleiche Bandbreite an Kollaborationsfunktionen wie ClickUp, glänzt aber in Bereichen wie Ressourcenkoordination, der Standardisierung von Workflows und der Steuerung von Abläufen im großen Maßstab. Auf diese Stärken gehen wir im nächsten Abschnitt genauer ein.

Reworks mehrere Apps für das Betriebsmanagement

Was ist mit Aufgabenmanagement?

Während ClickUp stark auf Zusammenarbeit setzt und Rework eher zum Management neigt, gibt es Überschneidungen. Kommunikation und Aufgabenkoordination sind bei beiden Produkten ein großer Bestandteil, und keines sticht dabei absolut heraus. Beide Tools erlauben Aufgabenzuweisungen, Fristen und Kommunikation hin und her innerhalb jeder Aufgabe. Ein Alleinstellungsmerkmal von Rework ist jedoch die Fähigkeit, WhatsApp-Nachrichten ohne Zusatzkosten direkt ins System zu integrieren, etwas, das ClickUp nicht bietet.

Allerdings wirkt ClickUp tatsächlich ausgereifter, mit mehr Anpassungsoptionen und ausgefeilteren Einstellungen. Rework befindet sich noch in seiner Wachstumsphase und entwickelt sich rasant weiter, sodass sich Funktionen in kurzer Zeit deutlich verändern und verbessern können.

Trotzdem zeigt sich Reworks Fokus auf Management in feinen Design-Details. So enthalten Aufgabenseiten in Rework Projects (der spezialisierten App für Aufgaben- und Projektmanagement) beispielsweise einen eigenen Bereich "Aufgabenergebnis", der es Führungskräften ermöglicht, Ergebnisse auf einen Blick zu sehen, ohne sich durch lange Konversationen zu wühlen. In ClickUp ließe sich das über ein benutzerdefiniertes Feld erreichen, aber nur, wenn man bereits weiß, dass man es braucht.

Ähnlich gehen die Berichte von Rework Projects über reine Aufgabenstatus hinaus und heben die Mitarbeiterleistung hervor, was Führungskräften hilft, Top-Performer auf einen Blick zu erkennen, etwas, womit ClickUp sich schwertut.

2. Produktarchitektur: ClickUp ist eine App, Rework ist eine Plattform

Wie Management- und Kollaborationsprobleme gehandhabt werden, verrät auch den Unterschied in der Produktarchitektur.

ClickUp ist eine einzelne App, die im Laufe der Zeit durch das Hinzufügen von Funktionen wächst. So einleuchtend das klingt, es bringt Kompromisse mit sich. Funktionen jenseits des Aufgabenmanagements können unterentwickelt wirken. ClickUp Docs zum Beispiel gilt oft als einem spezialisierten Tool wie Notion unterlegen, einfach weil Notion all seine Ressourcen darauf konzentriert, genau diesen einen Anwendungsfall zu perfektionieren.

Von meinen Softwareentwickler-Kollegen habe ich gelernt, dass die Entwicklung einer Anwendung deshalb so anspruchsvoll ist, weil sie immer einen Kompromiss zwischen Einfachheit und Komplexität verlangt. Ist sie zu komplex, können normale Nutzer sie nicht bedienen. Ist sie zu einfach, deckt sie die Bedürfnisse der Nutzer nicht vollständig ab.

Bei Rework erlaubt uns die Architektur unserer Plattform, das Beste aus beiden Welten zu vereinen. Für jedes spezifische Problem müssen Sie keine Kompromisse eingehen. Stattdessen nutzen Sie einfach eine App, die genau für dieses Problem entwickelt wurde. So erhalten Sie tiefgehende Lösungen, verpackt in einzelne Apps, die das jeweilige Problem effektiv angehen, ohne dass eine einzelne App überladen wirkt.

Im nächsten Abschnitt zeigen wir, wie Rework seine Plattformarchitektur nutzt, um Management-Herausforderungen über seine spezialisierten Apps zu lösen.

3. Warum Rework das bessere Management-Tool ist als ClickUp

3.1. Bessere Entscheidungsfindung unterstützen

Effektive Entscheidungsfindung ist das Rückgrat jedes gut geführten Betriebs, egal ob Sie Budgets freigeben, Beschaffungen absegnen oder Projekte grünes Licht geben. Rework Request, Reworks App für das Genehmigungsmanagement, wirkt vielleicht einfach, basiert aber im Kern auf Prinzipien der Entscheidungsfindung.

Klare, aber gesperrte Informationen

Eine solide Entscheidung ist nur so gut wie die Informationen, auf denen sie basiert. Mit Rework Request können Sie benutzerdefinierte Formulare mit verschiedenen Feldtypen erstellen, um alle notwendigen Daten für jeden Genehmigungsprozess zu erfassen. Das bedeutet, Entscheidungsträger erhalten alle Details, die sie brauchen, klar organisiert und standardisiert, ohne Updates oder Klärungen hinterherlaufen zu müssen.

Am wichtigsten: Sobald diese Informationen genehmigt wurden, stehen sie fest. Entscheidungen werden auf Basis der zum Zeitpunkt der Genehmigung bereitgestellten Daten durchgesetzt. In ClickUp können Sie zwar benutzerdefinierte Felder ähnlich den Formularen von Rework erstellen, aber die kollaborative Natur der Plattform macht es schwerer zu verhindern, dass Nutzer eingereichte Informationen nachträglich ändern.

Flexible Genehmigungs-Workflows

Nicht alle Entscheidungen werden auf dieselbe Weise getroffen. Deshalb unterstützt Rework Request mehrere Genehmigungs-Workflows: sequenzielle Genehmigung für mehrstufige Prüfungen, parallele Genehmigungen für dringende Entscheidungen und Einzelgenehmigungen für einfache Anfragen, die nur das Okay einer Person brauchen. Eine vergleichbare Option finden Sie in ClickUp schlicht nicht.

Verantwortlichkeit und Nachverfolgung

Eine Entscheidung ist dann aussagekräftig, wenn sie die Verantwortlichkeit des Entscheidungsträgers widerspiegelt und klar von anderen Rollen abgegrenzt bleibt. Mit Rework Request können Sie eine RACI-Matrix auf Entscheidungskategorien anwenden, indem Sie unsere Genehmiger-Blöcke nutzen, um klar festzulegen, wer verantwortlich, rechenschaftspflichtig, beratend einzubeziehen oder zu informieren ist. Eine Anfrage zum Markteintritt könnte zum Beispiel Erkenntnisse aus der Marktforschung, Input von Abteilungsleitern und die finale Genehmigung durch das Führungsteam einbeziehen.

Zusätzlich ist die Nachverfolgung, wie eine Entscheidung zustande kam, entscheidend. Anders als ClickUp, das 12 $/Nutzer/Monat für vollständiges Activity-Tracking verlangt, bietet Rework diese Funktion ohne Zusatzkosten.

3.2. Compliance durchsetzen

Bei Management geht es nicht nur ums Treffen von Entscheidungen, es geht auch darum sicherzustellen, dass diese Entscheidungen korrekt und konsistent umgesetzt werden. Genau hier wird Prozess-Compliance entscheidend. Deshalb ist Rework Flows, Reworks App für die Prozesssteuerung, darauf ausgelegt, Compliance durchzusetzen, indem sie automatisierte Richtlinien für Ihre SOPs (Standard Operating Procedures) bereitstellt.

Ihre zentrale Anlaufstelle für digitale SOPs

Mit Rework Flows richten Sie Workflows mit klaren Phasen ein, zusammen mit eingebauten Regeln, die festlegen, wie jede Phase ausgeführt wird.

Zu diesen Regeln gehören:

• Pflichtschritte: Sie können erforderliche Checklisten einrichten, die nicht übersprungen werden können, etwa das Prüfen von Budgetgrenzen, bevor ein Kauf genehmigt wird.
• Automatisierte Weiterleitungsaufgaben: Sobald die Schritte erledigt sind, kann die Aufgabe automatisch dem nächsten zuständigen Team zugewiesen werden. Jeder Beteiligte im Prozess muss sich nur auf genau das konzentrieren, was von ihm erwartet wird.
• Automatisierte Benachrichtigungen: Mit Rework Flows können Sie SLAs für jede Phase festlegen, sodass alle über ihre Verantwortlichkeiten und Fristen informiert bleiben und der Prozess auf Kurs bleibt.

Diese Regeln sind fest ins System eingebaut, wodurch Compliance für jeden Mitarbeiter nahtlos wird. Von ClickUp mit seinem Fokus auf Zusammenarbeit kann man dieses Maß an Prozessdurchsetzung im Design schlicht nicht erwarten.

Der übergeordnete Blick auf zentrale Prozesse

Mit einem so klaren Überblick über den gesamten Prozess können Führungskräfte mit Rework Flows leicht Engpässe erkennen, Verantwortlichkeiten festlegen und Optimierungsmaßnahmen ergreifen.

ClickUp bietet zwar Aufgaben-Tracking, aber es fehlt die Fähigkeit, Aufgaben zu einem zusammenhängenden Prozess zu verknüpfen.

3.3. Konsistente Daten in dynamischen Prozessen

Wenn Sie schon einmal durch ClickUps Community für Funktionswünsche gestöbert haben, ist Ihnen vielleicht eine beliebte Anfrage aufgefallen: besseres Management von Kundendaten.

Screenshot aufgenommen auf feedback.clickup.com: ein Funktionswunsch mit 2.300 Upvotes

Standardisierte Daten sind ein wesentlicher Bestandteil jedes Unternehmens. Sie sind die gemeinsame Sprache, die als Input in Abläufe einfließt und als Output aus Prozessen hervorgeht.

Nehmen wir zum Beispiel eine Bestellanfrage für Rohmaterialien. Alle Beteiligten müssen sich auf eine einheitliche Bezeichnung für das Material einigen, wissen, von welchem Lieferanten es bezogen wird, und sich über die Ansprechperson beim Lieferanten abstimmen. Ohne ein System, das diese Daten verwaltet und zentralisiert, können solche Aufgaben schnell unübersichtlich und fehleranfällig werden.

Mit ClickUp können Sie sich mit benutzerdefinierten Feldern und dem Custom Field Manager (nur in den Business- und Enterprise-Plänen verfügbar) behelfen. Es fehlt jedoch weiterhin die Möglichkeit, Beziehungen zwischen diesen Feldern herzustellen, eine entscheidende Einschränkung für komplexe Unternehmen.

Weil wir wissen, wie wichtig das ist, haben wir bei Rework eine eigene App für Datenbankmanagement entwickelt: Rework Datasets.

Mit Rework Datasets können Unternehmen über einfache Datenspeicherung hinausgehen, indem sie strukturierte Datensätze erstellen, Beziehungen zwischen ihnen definieren und, das Wichtigste, diese Daten in alle betrieblichen Apps wie Rework Projects, Flows oder Request einbetten.

Diese Integration bedeutet, dass Ihre Daten nicht einfach in einem statischen Pool liegen bleiben, sie werden zu einem dynamischen Bestandteil Ihrer Prozesse und ermöglichen reibungslosere, konsistente Workflows.

Die Fähigkeit, Namenskonventionen zu definieren, Datenhierarchien zu erstellen und Konsistenz durchzusetzen, ist essenziell für den Aufbau skalierbarer Abläufe. Rework, von Grund auf mit Management im Blick entwickelt, macht Rework Datasets zu einem unverzichtbaren Werkzeug für jedes Unternehmen, das effektiv skalieren möchte, ohne die Kontrolle über seine Daten zu verlieren.

Zusammenfassung

Ich habe viel Zeit damit verbracht, über Rework zu sprechen, aber wie bereits erwähnt: ClickUp ist immer noch ein sehr leistungsstarkes Tool, besonders wenn es um Zusammenarbeit in projektbasierter Arbeit geht.

Zusammengefasst:

• ClickUp eignet sich hervorragend für Abteilungen, Projekte oder Unternehmen mit flacher Struktur, etwa Marketingteams oder Softwareentwicklungsgruppen.
• Rework hingegen ist ideal für Organisationen, die wachsen oder sich auf Skalierung vorbereiten, wo stärkeres Management und standardisierte Abläufe zunehmend unverzichtbar werden.

Am Ende liegt die Wahl bei Ihnen. Ist Ihnen Fliegen wichtiger oder Laufen, Zusammenarbeit oder Management?