Implantamos nosso software para mais de 9000 clientes e criamos este framework de "sucesso"

Como CEO, eficiência empresarial está sempre no topo da sua lista. Você sabe que uma operação suave significa melhores lucros, clientes mais felizes e uma equipe menos estressada.

Com isso em mente, soluções de software que prometem simplificar operações, aumentar produtividade e impulsionar crescimento devem soar tentadoras. Imagine um fluxo de trabalho bem organizado, menos tempo em tarefas mundanas e mais foco no que realmente importa. Não é isso que você sempre sonha?

No entanto, cada vez que você considera investir em software, um medo persistente te segura.

E se o software falhar em resolver seus problemas?

E se sua equipe tiver dificuldades com ele e desacelerar todos em vez disso?

E se os custos continuarem aumentando com taxas ocultas e cobranças extras?

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Encontramos uma história similar recentemente. Um de nossos representantes de vendas teve uma reunião com um CEO que está administrando uma pequena mas ambiciosa empresa. Ela assinou um software de contabilidade jurídica, convencida de que transformaria como eles trabalham.

No entanto, seis meses depois, o software mal era usado. Era tão complicado que ninguém na empresa sabia como operá-lo adequadamente.

Não é preciso descrever quão frustrada ela se sentiu. O que deveria ser uma mudança de jogo se tornou uma decepção, deixando-a questionando cada decisão tecnológica. Desta vez, ela nos abordou cautelosamente por medo de "queimar dinheiro" novamente, para citar suas palavras.

Pare de desperdiçar dinheiro na compra de software: A Fórmula SPET

É compreensível por que este CEO, e talvez você também, se sente tão hesitante. Investir em um novo software é uma decisão difícil, e o medo de não atender às expectativas é muito comum e 100% válido.

De acordo com descobertas de pesquisa publicadas no PRNewswire pela Zylo, empresas desperdiçaram uma média de $18 milhões em licenças SaaS não utilizadas em 2023, usando apenas cerca de metade do que compraram.

Este problema, conhecido como "desperdício de software", é ainda mais alarmante no Sudeste Asiático devido à menor conscientização digital.

Você pode verificar se também está experimentando desperdício de software realizando esta Lista de Verificação de Avaliação de Desperdício de Software.

Se você sente o risco de alguma perda de dinheiro, pode não ser tarde demais para consertar. Neste artigo, vamos explorar este framework de sucesso para implementação de software em sua organização. E sabemos que não há espaço para teoria ou modelo complicado - é uma fórmula testada em batalha derivada de nossa experiência com mais de 9000 clientes.

Temos que colocar este aviso antecipadamente: Mesmo com esta fórmula em mãos, não podemos garantir 100% que nosso software não será desperdiçado. A razão é simples: o sucesso não vem apenas de nossas tentativas. Isso pode soar contraintuitivo, mas implementação de software, especialmente o tipo de software que se integra profundamente com suas operações diárias, é, no final, uma questão de gestão de mudanças, e certamente requer mais do que apenas expertise técnica.

O framework que queremos apresentar, que chamamos brevemente de fórmula "SPET", requer a interconexão de quatro fatores:

S - "Escopo" envolve identificar o objetivo e o caso de uso do software em relação ao contexto empresarial.

P - "Pessoas" foca em ter as competências e atitudes necessárias para implementar e usar o software efetivamente.

E- "Execução" garante um processo de implantação suave, envolvendo coordenação entre equipes internas e o fornecedor de software.

T - "Tecnologia" envolve selecionar o software que melhor atende às necessidades empresariais.

Por mais essenciais que sejam, esses fatores SPE são frequentemente negligenciados. Aqui está como melhorá-los para um investimento lucrativo em software.

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Resumo Executivo: Perguntas-Chave que CEOs Devem Fazer ao Implementar Novo Software

Escopo: Alinhando Software com Contexto Empresarial

1. Quais objetivos específicos quero alcançar com este software?
2. Quais processos empresariais se beneficiarão mais com este software? Eu sei como esses processos estão indo?
3. Como vou otimizar o software para atender nossa estratégia empresarial de longo prazo e vantagem competitiva?

Pessoas: Construindo as Competências Certas

1. Meus membros da equipe têm as habilidades técnicas necessárias para operar o software efetivamente?
2. Os principais stakeholders e gerentes intermediários estão equipados para liderar a implementação do software?
3. Como posso promover uma cultura que abraça mudança e aprendizado contínuo?

Execução: Garantindo Implantação Suave

1. Desenvolvi um plano robusto de integração com estágios claros, objetivos e entregas?
2. Que metodologia de gestão de projetos posso aplicar para simplificar o processo de implementação?
3. As necessidades imediatas do negócio, níveis de competência e disponibilidade de recursos estão alinhados com o plano de implementação?

Tecnologia: Selecionando o Software Certo

1. O software atende nossas necessidades e processos empresariais específicos?
2. O software é flexível o suficiente para se adaptar às nossas necessidades empresariais em mudança?
3. Como o fornecedor de software vai apoiar meu processo de implementação?
4. Estou ciente do custo total de propriedade do software?

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1. Escopo: É Tudo Sobre Alinhamento

Na nossa opinião, este é o fator mais importante dos quatro.

Um Escopo bem definido garante que o software não seja apenas uma ferramenta independente, mas uma parte fundamental do negócio, construindo sobre sua vantagem competitiva e eficiência.

É comum ver organizações se apressando para comprar software baseado em tendências ou promessas de fornecedores sem descobrir seus próprios requisitos. No entanto, elas frequentemente acabam falhando em perceber quaisquer benefícios particulares do software, e seus funcionários são mais propensos a resistir mudanças.

Portanto, é essencial focar no que você quer alcançar com o software. Não precisa fazer um grande negócio como uma estratégia completa, você pode apenas começar com algo simples como: "Dentro de dois meses, digitalizar cinco processos-chave e reunir dados suficientes de taxa de conversão para otimizá-los." Este objetivo pode ser usado como um marco para a implementação de que falaremos mais tarde.

Segundo, defina quais processos aplicar o software. É aconselhável padronizar seus processos primeiro, mas estar preparado para mudar o processo enquanto se adapta ao sistema digital.

Modelos Software-as-a-Service (SaaS) podem não suportar seus processos atuais, pois esses sistemas são projetados para caber em uma ampla gama de empresas e podem ter recursos padrão. Vimos funcionários lutando para se adaptar a novas ferramentas que não se encaixam em suas rotinas estabelecidas, levando a frustração e menor produtividade, não importa quão promissor seja o software. Para evitar tal caso, um fornecedor de software profissional deve oferecer uma demonstração de prova de conceito e sugerir ajustes necessários para ajudá-lo a tomar melhores decisões com base em sua maneira atual de trabalhar.

Também é importante revisar e atualizar regularmente o escopo para refletir mudanças no mercado. Encontramos um problema quando um cliente, que implementou o software com sucesso inicialmente, falhou em permanecer ativo após um ano. Descobriu-se que eles não revisaram ou atualizaram a configuração do software, mesmo que seus processos tivessem mudado ao longo do tempo. Avalie se o software permanece relevante conforme suas necessidades empresariais evoluem e faça ajustes se necessário.

2. Pessoas: Construindo as Competências Certas

O segundo fator na fórmula SPOT é Pessoas, que envolve ter a combinação certa de competências técnicas e comportamentais dentro de sua equipe.

Competências Técnicas são as habilidades práticas e conhecimento necessários para operar o software. Essas frequentemente faltam no Sudeste Asiático, onde o nível de alfabetização digital não é tão alto em média. Melhore isso com programas de treinamento e faça parceria com o fornecedor de software para sessões de treinamento detalhadas. Realize testes e colete feedback oportuno para identificar lacunas de habilidades que precisam de melhoria. E não se esqueça de construir um sistema de apoio para que funcionários possam aprender uns com os outros e desenvolver melhores práticas dentro do seu próprio negócio.

Competências Comportamentais, por outro lado, envolvem as habilidades interpessoais cruciais para garantir que esforços de implementação de software sejam estrategicamente impulsionados e bem coordenados. Essas competências devem pelo menos estar presentes entre os principais stakeholders diretamente envolvidos no projeto de implantação de software, conhecido como a Equipe Pioneira.

Esta equipe tipicamente inclui gerentes intermediários responsáveis por analisar a solução de software e gerenciar os projetos de implementação, com a capacidade e autoridade necessárias para liderar mudanças na organização.

Analisando milhares de casos, concluímos que as quatro características mais essenciais entre a Equipe Pioneira são: Conhecimento Tecnológico, Acuidade Empresarial, Abraçar Mudanças e Orientação para Ação.

Vimos em primeira mão como frequentemente subestimar os requisitos da Equipe Pioneira pode resultar em falha do projeto. Havia esta empresa de 30 anos com a qual costumávamos trabalhar. Enquanto o Chairman tinha alta acuidade técnica e chegamos a um acordo sobre o escopo do software, a Equipe Pioneira era muito lenta para entender as instruções do software e parecia desconfortável. Nosso software foi, portanto, implementado em um ritmo lento, e não pudemos atender às expectativas estabelecidas desde o início.

Às vezes, empresas falham em identificar e abordar lacunas de habilidades dentro de suas equipes, levando à preparação inadequada para adoção de software. Com as pessoas certas, você pode fazer toda a diferença em transformar um novo investimento em software em um ativo valioso em vez de uma despesa desperdiçada.

3. Execução: Abraçar Uma Mentalidade de Gestão de Projetos

O terceiro fator na fórmula SPOT é Execução. Isso envolve garantir um processo de implementação de software suave através de planejamento cuidadoso e coordenação para evitar interromper as operações atuais.

Neste ponto, um plano robusto de integração é essencial. O plano deve delinear os estágios do projeto, as tarefas a serem completadas durante o estágio, as pessoas envolvidas e o cronograma.

Estágios comuns incluem preparação, configuração, teste, treinamento e implantação. Cada estágio deve ter objetivos e entregas claros, e deve construir até a estratégia que você estabeleceu no início.

Geralmente, a equipe Rework se juntará a você para rascunhar o plano que é mais adequado para seu contexto empresarial.

Como o processo de implementação de software se assemelha muito a uma mentalidade de gestão de projetos, sua equipe pode consultar princípios de gestão de projetos para melhor execução.

Por exemplo, considere a metodologia Agile-scrum se seu sistema de operação for complexo. Divida o projeto em fases pequenas e gerenciáveis e realize reuniões de revisão regulares para avaliar o progresso e fazer ajustes. Abrace o princípio "falhe rápido, aprenda rápido". Esteja aberto a mudanças e melhorias conforme o projeto progride. Esta abordagem ajudou nosso cliente, Thai Vietjet, a implantar nosso software em 1000 funcionários em apenas um mês.

Você também deve considerar as necessidades imediatas do negócio com os recursos disponíveis ao preparar o plano. Por exemplo, se você não tem recursos humanos suficientes com competências suficientes para implantar o software, então você pode precisar estender seu cronograma.

Conclusão

Em resumo, a fórmula SPET—compreendendo Escopo, Pessoas, Execução e Tecnologia—fornece uma abordagem abrangente para implementação de software bem-sucedida. Cada fator está interconectado: um escopo claro orienta a escolha de tecnologia, e pessoas qualificadas cuidam de uma operação bem executada para que o software seja integrado perfeitamente ao negócio.

Fazer parceria com um fornecedor de software experiente é crucial ao longo deste processo. Um fornecedor confiável deve fornecer suporte contínuo, desde alinhar o software com sua estratégia empresarial e sugerir um plano de implementação até oferecer sessões de treinamento úteis para construir competências técnicas. Não é um relacionamento único: eles devem garantir que o software continue a atender às necessidades empresariais em evolução.

Desta forma, o software pode realmente cumprir suas capacidades potenciais, e seus negócios podem esperar desfrutar dos benefícios que ele traz para sua operação e crescimento.