WWBWWB: Gestão de Solicitações

Why We Build

Olá a todos que estão lendo este artigo, meu nome é Tara, e sou especialista em ajudar empresas a implementar tecnologia em nuvem em suas operações diárias. Atendendo anualmente centenas de empresas em consultoria e simulando suas tarefas diárias em uma plataforma tecnológica, percebi que os donos de empresas são verdadeiros gênios. A capacidade de lidar com a pressão e tomar decisões importantes com tamanha qualidade e consistência é impressionante. Meu foco é construir uma solução que se encaixe na cultura de trabalho e nas características dos funcionários de cada empresa. Cada empresa é única em seu setor e na complexidade de sua operação. Mas, na minha opinião, os donos de empresas perdem tempo demais tentando tomar boas decisões assim que chegam ao escritório.

O problema mais comum que encontrei:

• Incapacidade de priorizar decisões diante do volume excessivo que chega.
• Na maior parte do tempo, cercados por decisões urgentes e não importantes.
• Falta do tempo necessário para analisar solicitações críticas.
• A maioria das solicitações era entregue em papel.

Observar esses líderes me fez perceber que eles nasceram para construir um ótimo produto ou serviço e gerar receita. A maioria dos empresários asiáticos que conheci é mais produtiva fora do escritório, buscando e convertendo oportunidades. Eles precisam de ajuda para que suas equipes trabalhem com fluidez e, em troca, eu e nossa talentosa equipe de produto trouxemos a eles não apenas um produto, mas também um novo conceito e boas práticas de gestão. Por último, mas não menos importante, um parceiro pronto para ajudar com novos desafios durante a expansão do quadro de funcionários. Voltando ao tema da tomada de decisão, certa vez vi uma entrevista de Jeff Bezos sobre como tomar decisões, mais ou menos assim:

"Você precisa pensar dois ou três anos à frente, e se estiver fazendo isso, por que eu precisaria tomar cem decisões por dia? Se eu tomar três boas decisões por dia, isso já é suficiente, e elas devem ser da mais alta qualidade possível." - Jeff Bezos

What We Build

Um bom produto de gestão de solicitações deve ajudar a priorizar as decisões importantes primeiro e permitir que o tomador de decisão delegue tarefas a outras pessoas. Só assim ele pode realmente focar nas decisões cruciais e na estratégia da empresa para elevar seu produto e serviço a outro patamar.

Um dos nossos grandes clientes era uma grande corporação (o nome é confidencial) com diversas empresas menores e cerca de 1.500 funcionários, que reduziu drasticamente o processamento de solicitações do formato em papel para o formato digital. O tempo de tomada de decisão caiu de dias para minutos (em média, 15 minutos). As tarefas eram delegadas no prazo e todos passaram a lidar com suas responsabilidades de forma proativa. Para o CEO, isso significou mais tempo para expandir as lojas de distribuição, reservando apenas um dia por semana, aos finais de semana, para assinar digitalmente as solicitações aprovadas.

Alguns países asiáticos são bastante tradicionais no tratamento diário de solicitações. Por isso, a melhor solução foi ajudar os tomadores de decisão a avaliar solicitações rapidamente de forma digital, tomando decisões ou até deixando um comentário para mais detalhes. Acabamos criando um aplicativo móvel separado para líderes e gestores, ajudando-os a revisar e aprovar rapidamente as solicitações de seus funcionários.

O que construímos?

• Reestruturação dos formulários de solicitação, tornando-os mais padronizados em contexto, para que o processo de decisão pudesse realmente se concentrar nos detalhes importantes.
• Um ambiente digital que dá vida a essas decisões e as torna elegíveis para suporte interno ao lidar com questões multifuncionais (a decisão fica registrada com comentários relevantes).
• Capacitação dos funcionários do cliente para se familiarizarem com a biblioteca de solicitações e compreenderem o processo de aprovação.
• Apoio aos administradores para entenderem e assumirem a tecnologia na hora de manter e ajustar as mudanças necessárias, quando precisam de procedimentos mais enxutos.

Tudo isso ajudou milhares de nossos clientes a aumentar o engajamento e a produtividade de forma positiva. Também contribuiu para desenvolver o pensamento crítico em um mundo orientado por dados. A capacidade de manter dados organizados para análises futuras elevou o nível de gestão dessas empresas.