WWBWWB: Gestión de Solicitudes

Por qué construimos

Hola a todos los que leen este artículo, mi nombre es Tara, y soy especialista en ayudar a las empresas a implementar tecnología en la nube en sus operaciones diarias. Después de atender anualmente a cientos de empresas en consultoría y simular sus tareas diarias en una plataforma tecnológica, descubrí que los dueños de negocio son verdaderos genios. La capacidad de manejar el estrés y tomar decisiones importantes con tal nivel de calidad y consistencia. Me enfoco en construir una solución que se adapte a la cultura de trabajo y los rasgos de los empleados de cada empresa. Cada empresa es única en su rubro y en la complejidad de su operación. Pero, en mi opinión, los dueños de negocio están perdiendo tiempo en tomar buenas decisiones para cuando llegan a la oficina.

El problema más común que encontré:

• No pueden priorizar sus decisiones porque llegan demasiadas al mismo tiempo.
• La mayor parte del tiempo están rodeados de decisiones urgentes pero no importantes.
• No tienen el tiempo necesario para analizar las solicitudes críticas.
• La mayoría de las solicitudes se entregaban en papel.

Observar a estos líderes me ayudó a comprender que nacieron para construir un gran producto o servicio y generar ingresos. La mayoría de los empresarios asiáticos que he conocido son más productivos fuera de la oficina, encontrando y cerrando oportunidades. Necesitan ayuda para que su equipo trabaje sin fricciones, y a cambio, mi talentoso equipo de producto les trajo no solo un producto, sino también un nuevo concepto y mejores prácticas de gestión. Por último, pero no menos importante, un aliado listo para ayudarles con los nuevos desafíos durante su crecimiento en número de empleados. Volviendo al tema de la toma de decisiones, recuerdo una entrevista de Jeff Bezos donde hablaba de esto:

"Tienes que pensar dos o tres años por adelantado, y si lo haces, ¿por qué necesitaría tomar cien decisiones al día? Si tomo tres buenas decisiones al día, eso es suficiente, y deben ser de la más alta calidad posible." - Jeff Bezos

Qué construimos

Un buen producto de gestión de solicitudes debe ayudar a priorizar las decisiones importantes primero y permitir que el responsable de decisiones delegue tareas a otros. Solo así podrán enfocarse verdaderamente en las decisiones cruciales y en la estrategia de la empresa para llevar su producto y servicio a otro nivel.

Uno de nuestros grandes clientes era una gran corporación (cuyo nombre no se revela) con múltiples negocios más pequeños y alrededor de 1500 empleados, que redujeron drásticamente el manejo de solicitudes de formato papel a formato digital. El tiempo de toma de decisiones se redujo de días a minutos (en promedio, 15 minutos). Las tareas se delegaban a tiempo y todos actuaban de forma proactiva en el manejo de sus responsabilidades. Para el CEO, esto significó poder dedicar más tiempo a expandir tiendas de distribución y reservar un día a la semana, los fines de semana, para firmar digitalmente las solicitudes aprobadas.

Algunos países asiáticos son bastante tradicionales en el manejo diario de solicitudes. Por eso, la mejor solución fue ayudar a los responsables de decisiones a evaluar rápidamente las solicitudes de forma digital, tomando decisiones o incluso dejando un comentario para más detalles. Terminamos creando una aplicación móvil independiente para que los líderes y gerentes pudieran revisar y aprobar rápidamente las solicitudes de sus empleados.

¿Qué construimos?

• Reestructuramos sus formularios de solicitud para hacerlos más uniformes en su contenido, de modo que el proceso de toma de decisiones pudiera enfocarse realmente en el detalle importante.
• Un entorno digital que da vida a estas decisiones y las hace disponibles para el soporte interno cuando se trata de temas interfuncionales (la decisión queda registrada con comentarios relevantes).
• Capacitamos a los empleados del cliente para que se familiarizaran con la biblioteca de solicitudes y comprendieran el proceso de aprobación.
• Ayudamos a los administradores a entender y hacerse cargo de la tecnología a la hora de mantener y modificar los cambios necesarios cuando requieren procedimientos más eficientes.

Todo esto ayudó a miles de nuestros clientes a impulsar el compromiso y la productividad de manera positiva. También contribuyó a desarrollar el pensamiento crítico en un mundo impulsado por datos. La capacidad de contar con datos organizados para un análisis posterior ha llevado su gestión a otro nivel.