フローチャートで簡単にプロセスモデリング:5分間ガイドライン

設計段階では最善の意図を持っていますが、実行に移る前に、全員が立つことのできる橋が必要です。その橋がこのモデリング段階です。

モデル段階の目的と成果物

モデル段階は、設計フェーズで開発したアイデアに構造をもたらします。この時点での目標は、プロセスが実際にどのように機能するかを視覚化し、すべてのステップ、意思決定ポイント、引き継ぎを詳細に示すことです。ただし、理想的なシナリオだけでなく、発生する可能性のあるすべてのバリエーションを含めます。

適切に構築されたプロセスモデルは、2つの重要な利点を提供します。明確性をもたらし、自信を構築します。スムーズに進む場合でも障害に直面する場合でも、さまざまな条件下で作業がどのように流れるかをシミュレーションすることで、実際の状況でプロセスがどのように機能するかを理解し始めることができます。

同様に重要なことは、モデルが組織全体で共有されるツールになることです。図は、長い手順マニュアルよりも速く、より明確にコミュニケーションを取ることができます。モデルを使用することで、管理者、現場チーム、ITを、プロセスがどのように機能すべきかについての共通の理解の周りに集めることができます。

最終的に得られるのは、プロセスの視覚的なマップです。これは、フローチャートとしてのクラシックでシンプルな形式、またはBPMNのようなより標準的なもので、レビュー、自動化、またはトレーニングの準備ができています。自信を持って構築できる基盤です。

一般的なプロセスモデリング技術

フローチャート

これは、反復可能なプロセスを視覚化するための古典的な選択肢です。フローチャートは、長方形、菱形、楕円などのいくつかの単純な記号を使用し、それらを矢印で接続してシーケンスを示します。素早くスケッチでき、中小企業が始めるのに最適で、プロセスの最初のバージョンを紙に書き留めるのに適しています。

フローチャートは、スイムレーンと呼ばれる別の形式と組み合わされることがよくあります。これは、フローを水平または垂直の「レーン」に分割して、プロセスの可視化に構造を追加します。各レーンは役割またはチームを表し、全員が自分の責任がどこで始まり、どこで終わるかを確認するのに役立ちます。チーム間のボトルネックや過度の引き継ぎを発見するのに特に役立ちます。

BPMN(ビジネスプロセスモデルと表記法)

BPMNは、BPMの世界で最も強力で広く受け入れられているモデリング標準です。技術的な実装に十分詳細でありながら、ビジネスユーザーにとって読みやすいように設計されています。

BPMNを使用すると、タスクと決定だけでなく、例外パス、並列フロー、システム間のメッセージ、時間ベースのイベントもキャプチャできます。基本的なフローチャートよりも多くの記号とルールがありますが、その精度により、スケーラブルで自動化されたワークフローに最適です。

その他の方法(UML、EPC)

特定の業界では、UMLアクティビティ図またはイベント駆動型プロセスチェーンに遭遇することもあります。これらはより専門化されており、ソフトウェア中心ですが、システムモデリングやERP環境などの特定のコンテキストで役立つ場合があります。

基本的なプロセスモデリング:フローチャートの描き方と読み方

基本記号

言語や場所に関係なく、誰もがフローチャートを一貫して理解できるようにするため、米国規格協会(ANSI)は1960年代にフローチャートを描くための一連の標準を導入しました。国際標準化機構(ISO)は、1970年にこれらの標準を正式に更新し、グローバルに発行しました。フローチャートを描いて解釈する際には、これらの標準に従うことが重要です。

プロセスのさまざまな条件を表す数十の記号があります。ただし、中小企業のプロセスの簡潔さのために、主に最も一般的な記号に焦点を当てる必要があります。

[textcenter]フローチャートのルールと記号[/textcenter]

フローチャートの読み方と解釈方法 - 主要なルール

フローチャートを読んだり描いたりするときは、これらのルールに従う必要があります。

• プロセスフローを左から右、上から下に表現します。
• 重なり合う線を避けるため、戻りステップには下から戻り矢印を描きます。
• ステップ間の一貫した間隔と配置を維持します。
• 標準記号に従い(例:通常のステップには長方形、決定ポイントには菱形、開始/終了ポイントには楕円)、デザインの一貫性を確保します(統一されたデザイン、色など)。色は重要なコンポーネントを強調表示できますが、フローチャートの読みやすさや一貫性を損なってはなりません。

フローチャートを描くための最後のヒントは、1ページに収めることです。複雑なプロセスを小さなフローチャートに分割して、追跡と管理を容易にすることをお勧めします。

フローチャートを描くには

最も重要な要件は、設計段階の出力を準備する必要があることです。つまり、SIPOC(前の記事からその意味がわかる場合)、プロセスオーナー、ステージオーナー、ステージワーカーを定義します。

それを手に入れたら、適切な記号を使用してステップを分類します。プロセスルールに準拠していることを確認するため、前述の標準を覚えておいてください。

これですべての準備が完了したので、フローチャートの最初のドラフトを作成できます。これは、ペンと紙で手動で行うことも、特殊なフローチャートアプリケーションを使用してプロセスをさらに簡単にすることもできます。

フローチャートを簡単に描くのに役立つツール:Lucidchart、Miro、Whimsical、Canva...

フローチャートの例

以下は、ほとんどの企業で見られる2つの一般的なプロセスフローチャートの例で、フローチャートをより良く理解するのに役立ちます。

前払いプロセスフローチャート

従業員の前払いプロセスには、公式の給料日前に従業員に資金を提供することが含まれます。通常、従業員の要求から始まり、人事や財務などの関連部門によって確認され、承認されます。適切な文書化、承認ワークフロー、追跡により、コンプライアンスが保証され、組織内の財務の透明性が維持されます。

このプロセスは、次のフローチャートで示されています。

苦情処理プロセスフローチャート

苦情処理プロセスは、サービスベースの企業のカスタマーサービスまたはサポート部門にとって不可欠です。このプロセスでは、企業は許容可能な時間枠内で顧客に応答し、サービスプロバイダーのエラーが顧客の業務を中断しないようにすることで、サービスレベルアグリーメント(SLA)のコミットメントを満たす必要があります。

このプロセスは、次のフローチャートで示されています。

高度なプロセスモデリング:BPMN

BPMN(ビジネスプロセスモデルと表記法)は、ビジネスプロセスを描くための標準化された方法です。フローチャートに似ていますが、より多くの構造と詳細を提供します。特に、プロセスがチームやシステムにまたがる場合、または承認、拒否、例外などの複数のシナリオを処理する必要がある場合に有効です。

BPMNとフローチャートの違いは何ですか?

フローチャートはすでに大きな役割を果たしています。スイムレーンと組み合わせると、次のことができます。

• 各ステップの責任者を示す。
• if/else決定を明確な分岐で視覚化する。
• 作業が開始から終了までどのように流れるかを明確にする。

ほとんどの中小企業にとって、これは多くの場合、必要なすべてです。

BPMNは、より高い精度と柔軟性でそれを構築します。

• 決定のタイプを区別します(例:排他的承認と並列承認)。
• タイムアウト、キャンセル、外部メッセージなどのイベントをモデル化できます。
• 特別なメッセージフローを使用して、部門または外部パートナー間のやり取りを示します。
• 厳格なルールに従っているため、後でプロセスをスケール、シミュレート、または自動化しやすくなります。

eコマース会社での顧客注文の履行の例を見てみましょう。プロセスの概要は次のとおりです。

開始 → オンライン注文を受け取る → 在庫の可用性を確認する →

• **在庫がある場合:**梱包と出荷に進む → 顧客に通知 → 請求書を送信 → 終了
• **在庫切れの場合:**顧客に通知 → 確認を待つ(キャンセルまたはバックオーダー) → 注文を更新 → 続行または終了

ここで、いくつかの実際の複雑さを追加します。

さまざまなタイプの決定(ゲートウェイ)

• **排他的ゲートウェイ:**在庫はありますか?(はいまたはいいえ - 1つのパスが続行)
• **イベントベースのゲートウェイ:**顧客の応答を待つ(キャンセルまたはバックオーダーの確認)
• **並列ゲートウェイ:**出荷後に同時に梱包と請求書を送信

これらの決定は、単純な菱形では明確に定義できません。明示的なロジックが必要であり、BPMNがそれを提供します。

イベント

• **メッセージ開始イベント:**顧客がオンラインで注文したときにトリガーされます。
• **タイマー中間イベント:**48時間以内に顧客から返信がない場合、注文を自動的にキャンセルします。
• **エラーイベント:**出荷後に支払いが失敗した場合、手動フォローアップのために財務にアラートを送信します。

これらの種類のイベント(メッセージ、タイマー、エラー)は、プロセスが実際の条件と遅延にどのように応答するかを定義し、フローチャートでは処理されません。

例外処理と再利用

注文がキャンセルされた場合、倉庫に通知し、在庫を再入荷用にマークします。

顧客が24時間以内に2回目の注文をした場合、配送データを再利用します(再利用可能なサブプロセス)。

BPMNは、メイン図を乱雑にすることなく、例外フローとネストされたサブプロセスをサポートします。

いつBPMNを使用すべきですか?

より多くのルールと記号が組み込まれているため、BPMNは複雑なプロセスシステムを表現するのにより柔軟です。また、プロセス改善の専門家、ビジネスアナリスト、医療、金融サービス、保険などの規制とコンプライアンスが厳しい業界で広く受け入れられています。

ただし、フローチャートのシンプルさには依然として利点があります。チームがまだ小規模で、明確さが必要なだけの場合は、フローチャートに固執してください。プロセスが複雑すぎて単一のフローチャートに収まらない場合は、特定の条件に基づいて相互に接続する小さなサブプロセスに分割してみてください。

最終的に、このモデリング段階の主な目的の1つは、チーム間でプロセスを明確に伝えることです。BPMNのような複雑なモデルは、さらに混乱を招き、一貫性を低下させる可能性があります。そのため、BPMライフサイクルに専用の実行段階が必要です。そこでは、これらのモデル化されたプロセスがどのように実施され、遵守されるかについて説明します。しかし、その前に、プロセスドキュメンテーションでプロセスを公式化する方法を学びましょう。