公式な標準業務手順書(SOP)の作成方法

SOP - この略語を以前に何度も聞いたことがあるかもしれません。そして、*「プロセスを標準化する必要がある」*と考えた時に最初に思い浮かぶものかもしれません。

はい、プロセスをSOPに文書化することは、単なる官僚的なチェックボックス以上に重要です。標準業務手順書(SOP)は、組織で日常的なプロセスを実行する方法を記述するステップバイステップの文書です。これらは、品質結果のためにタスクが正しくかつ一貫して実行されることを保証する公式プロセス文書として機能します。

しかし、SOPは単にあなたがスケッチする図やフローチャートなのでしょうか?それらには、あなたが考える以上のものがあります。

プロセス文書化のための正式な標準またはフレームワークはありますか?

はい、そしていいえ。すべてのSOPがどのように見えるべきかについての単一のグローバルルールブックはありませんが、広く受け入れられているフレームワークとコンプライアンス主導の形式に従うことができます。

• ISO標準: ISO 9001(品質管理)とISO 27001(情報セキュリティ)はどちらも文書化されたプロセスを要求します。ISO 10013:2021は、プロセス文書の作成方法について具体的なガイダンスさえ提供しています。
• 規制ガイドライン: 医薬品、食品安全、または金融などの業界では、FDAやEPAなどの規制機関が、SOPの内容、管理、変更追跡に関する詳細な期待を提供しています。
• 業界ベストプラクティス: 多くの組織は、これらの外部標準に基づいた内部テンプレートを採用しています。一般的な構造には、タイトル、目的、範囲、責任、手順ステップ、改訂履歴が含まれます。

重要なのは一貫性です。標準を選択するだけで、気に入らない場合は、すべての主要コンポーネントがあり、すべてのSOPに均一に適用される限り、独自の文書化方法に固執してください。

標準業務手順書の主要コンポーネント

優れたSOPは3つの質問に明確に答えます:何が行われるか?誰がそれを行うか?そしてどのように行われるか?

以下は、よく構造化されたSOPに含めるべきものです:

業界特有の用語や略語を使用する場合、一部のSOPには用語集も含まれる場合があります。

SOPを書くためのベストプラクティス

プロセスを書くことは、創造性ではなく明確性についてです。SOPを明確で、使いやすく、効果的にする方法は次のとおりです:

• 平易な言語を使用する – 監査人のためではなく、タスクを実行する人のために書きます。動作動詞を使用します。定義されていない限り専門用語を避けます。

• 直接的かつ具体的にする – 「文書が適切に伝達されることを確認する」ではなく、「請求書を財務チームにメールする」と言います。「頻繁に」または「必要に応じて」などの曖昧な用語を避け、代わりに正確な時間枠、数量、または条件を指定します。

• ステップを短く明確に保つ – 連続したタスクには番号付きステップを使用し、連続していない項目には箇条書きを使用します。各ステップを単一のアクションに焦点を当てます。

• 視覚と文章の一貫性を維持する – プロセス図とSOPの間で同一の用語を使用します。フローチャートに「支払いリクエストを検証」と表示されている場合、書面手順で「支払いフォームをレビュー」と呼ばないでください。プロセスが変更された時は、視覚的モデルと書面のSOPの両方を一緒に更新します。

• 定期的にレビューして更新する – レビューをスケジュールします。プロセスは変化するので、文書もそうあるべきです。

• アクセシビリティ – SOPが、印刷形式かデジタル形式かにかかわらず、必要とするすべてのユーザーに簡単にアクセスできることを確認します。多言語職場の翻訳ニーズを考慮します。可能であれば、テクノロジーを活用してSOPをチームの日常のワークフローに統合します。

SOPを一度限りのプロジェクトではなく、生きたガイドと考えてください。忘れられたフォルダの中の埃っぽいSOPは誰の役にも立ちません。

標準業務手順書の例

人事部の標準業務手順書:従業員オフボーディングプロセス

この従業員オフボーディングSOPテンプレートは、退職する従業員を安全に削除し、会社の資産を回収し、良好な関係を維持しながら法的要件に従うための明確な6ステップのプロセスを示しています。

完全な従業員オフボーディングSOPテンプレートをこちらからダウンロードしてください。

財務部の標準業務手順書:支払いリクエストプロセス

この支払いリクエストワークフローテンプレートは、プロセス全体を通じて適切な承認、予算コンプライアンス、完全な取引文書を維持しながら、仕入先が正確でタイムリーな支払いを受け取ることを保証します。

完全な支払いリクエストSOPテンプレートをこちらからダウンロードしてください。

しかし結局のところ、なぜSOPを書く必要があるのか?

あなたは尋ねるかもしれません:設計とモデリング段階の後にプロセスのアイデアが準備できているのに、なぜこのことで大騒ぎして時間をかけなければならないのか?

短い答え:書き留めなければ、それは存在しないからです。

新しい人があなたの業務に入ってきた時、または何かが壊れた時、または監査があなたのドアをノックした時、図を引き出すことはありません。人々に正確に何をすべきかを伝える文書に手を伸ばします。それがあなたのSOPです。

だから、はい、時には大騒ぎする必要があります。なぜなら、そうしなければ、人々はそれがオプションだと想定するからです。そしてSOPでは、その想定は危険である可能性があります。文書化をスキップした瞬間、あなたはビジネスを偶然に委ねているのです。