混乱なく不動産ビジネスを成長させる方法、3つの必須システム

5〜10人のエージェントが着実に商談を成立させている、成功した不動産会社を経営しているかもしれません。収益は好調で、クライアントも満足しており、すべてがうまく回っているように感じられます。しかし、その規模を超えて成長しようとした途端、つまりエージェントを増やしたり、新しい市場に進出したり、取引量を増やそうとした途端、すべてが一気に崩れ始めます。小さかった頃にうまくいっていた仕組みは、規模が大きくなると通用しなくなるのです。

ほとんどのブローカーは、ビジネスを成長させるにはただもっと働けばいいと考えています。それは間違いです。

不動産ビジネスの拡大を妨げる要因とは

多くの不動産会社のオーナーが見落としていることがあります。小規模なチームからより大きな組織へと拡大しようとするとき、目に見えない裂け目が現れるのです。これはスケールアップの裂け目と呼ばれ、多くの将来性ある不動産ビジネスがそこで立ち往生してしまいます。

これは不動産業界に限った話ではありません。ビジネスがある一定の成長段階に達したとき、業界を問わず起こる現象です。しかし不動産業界には、この裂け目を特に危険なものにする、業界特有の課題があります。

不動産ビジネスの拡大を妨げる3つの主な障壁

ほとんどの不動産ビジネスは、拡大を試みる際に、同じ3つの根本的な問題にはまり込みます。

障壁その1、営業のプレイブックがなく、スター営業担当者に頼りすぎている

触れるものすべてを成約させてしまうような、あのエージェントが一人はいるはずです。彼らには独自の方法があり、独自の人間関係があり、独自のクライアント対応の仕方があります。その人が成果を出しているとき、それはあなたのビジネスモデルが機能している証のように感じられます。

しかし、問題はここにあります。その成功は拡大できないのです。それはあなたの仕組みの中にではなく、その人の頭の中に存在しているからです。

新しいエージェントを採用しようとしても、そのスター社員の成果を再現することはできません。従うべき文書化されたプロセスが存在しないからです。新しい人材を効果的に育成することもできません。なぜなら「仕組み」と呼んでいるものの正体は、実は一人の勘と経験にすぎないからです。

これは危険な依存関係を生み出します。あなたのビジネスの成長は、トップパフォーマーが個人的に対応できる商談の数によって制限されてしまいます。もし彼らが辞めれば、その方法も人間関係も、そのまま持ち去られてしまうのです。

障壁その2、プロセスを遅らせる、負担の大きい事務作業

成長するにつれ、事務作業の負担は指数関数的に増えていきます。エージェントが増えれば、取引も増えます。取引が増えれば、書類作業、追跡すべき締め切り、クライアントとのやり取り、そしてコンプライアンス対応も増えていきます。

その結果として起きるのは、関係構築や成約といった付加価値の高い業務に集中すべき、あなたの最も優秀な人材が、事務作業に埋もれてしまうことです。あなたはトップパフォーマーに対価を払いながら、本来なら仕組み化・自動化できるはずの作業をさせてしまっているのです。

障壁その3、膨大で散らばったデータ

小規模な不動産チームであれば、情報を頭の中や個人のスプレッドシート、あるいは非公式な仕組みに留めておいても何とかなります。しかし規模を拡大するにつれ、データは重要性を増し、散らばったデータは危険なものになります。

クライアント情報はある場所に、物件の詳細は別の場所に、取引状況はまた別のシステムに、といった具合に分散します。あるエージェントは自分独自のツールを使い、別のエージェントは会社のシステムに頼り、重要な情報がその隙間に埋もれて失われていきます。

情報が一元化されていなければ、クライアントは何度も同じ説明を繰り返さなければならず、エージェントは完全な履歴にアクセスできず、あなたが提供したいと望むプロフェッショナルな体験を一貫して維持することは不可能になります。さらに悪いことに、一元化された正確なデータがなければ、あなたは目隠しをしたまま意思決定をしていることになります。

ここからは、不安と後手対応に追われる状態から抜け出し、労働時間を増やすことなくようやくコントロール感を取り戻せるようになる、3つのシステムをご紹介します。

CRMシステム、あなたの関係構築の司令塔

ここで一つ質問です。あなたのリードがどこから来ているか、把握していますか。それらを獲得するために毎日何をすべきか、把握していますか。生涯にわたる顧客へと転換するために何を伝えるべきか、把握していますか。もし答えがノーなら、この最初のシステムが欠けているということです。ここに取り組む必要があります。

不動産CRMとは何でしょうか。不動産CRMは何をしてくれるのでしょうか。

不動産CRM(顧客関係管理システム)とは、あなたがこれまで不動産について話をしたすべての人、過去のクライアント、現在のリード、いつか売買するかもしれない人々を追跡し、それぞれが今どの段階にいるかを記録するソフトウェアです。

これは、忘れてしまいそうなことを覚えておいてくれる、賢いデータベースだと考えてください。頭がパンクすることなく成長できます。30件のアクティブなクライアントと50件の見込み客を同時に抱えているとき、人間の頭ではすべてを追跡しきれません。しかしCRMならそれができます。今日誰に注意を向けるべきか、誰が書類を待っているか、そして木曜日に電話すると約束した相手が誰かを、CRMは把握しています。

ビジネス拡大のための本格的なCRMシステムがもたらす、本当のメリット

しかし、CRMは単なる連絡先データベース以上のもので、あなたの成長事業全体の頭脳です。CRMは、営業を当てずっぽうのゲームから、チームの誰もが従える再現可能なプロセスへと変えます。

そこには、あなたの営業プレイブックが構築されます。標準化された項目(予算、時期、物件の希望条件)、標準化されたパイプライン(初回接触 → 見込み判定 → 内見 → オファー → 成約)、そして各段階での標準化されたタスクを設定できます。新しいリードが入ってきたとき、CRMがエージェントに次に何をすべきかを正確に伝えてくれます。もう、その場しのぎで対応する必要はありません。

自動化されたシーケンスによって、新人エージェントもトップパフォーマーのように営業できるようになります。あなたの最優秀エージェントは、常にリードに5分以内に電話をかけ、3回フォローアップしていますか。それをCRMにプログラムしましょう。今やすべてのエージェントがそれを実践します。あなたのトップクローザーが、冷めたリードの30%を転換させる特定のメールシリーズを送っていますか。一度設定すれば、全員に対して自動で機能します。もう一人のスター社員に頼る必要はありません。うまくいっている方法を複製しているのです。

さらに優れているのは、完全な履歴が記録されるため、実際にデータから学べることです。どのリードソースが最も優良なクライアントをもたらしているでしょうか。どのエージェントが見込み客のうち最も高い割合を成約させているでしょうか。どのフォローアップメッセージが最も高い反応率を得ているでしょうか。CRMがなければ、それは推測にすぎません。CRMがあれば、それは事実として把握できます。

あなたの営業プロセスは、CRMの中に息づいています。それがなければ、エージェントはそれぞれ独自のやり方を編み出し、なぜある人は成功し、別の人は失敗するのか、まったくわからなくなります。CRMがあれば、そこそこのエージェントでも、あなたの最優秀エージェントのように成果を出せるよう育てることができます。

プロセス管理システム、複雑なバックオフィス業務をこなす

不動産について誰も教えてくれないことがあります。それは、成約はほんの始まりにすぎないということです。クライアントが「イエス」と言った後に起きることは、それまでのすべてよりも複雑であることがしばしばです。

名義変更のプロセスを例にとりましょう。市場によっては、15を超える異なるステップ、複数の行政窓口、銀行、弁護士、そして何週間にもわたる書類のやり取りが関わることがあります。ひとつの締め切りを逃したり、書類をひとつ忘れたりすれば、取引全体が崩れかねません。

しかし、ほとんどの不動産ビジネスは、成約後のプロセスを20年前と同じ方法、つまり電話、メール、スプレッドシート、そして何も見落とされないよう祈ることで対応しています。

名義変更、住宅ローンの承認、書類収集が手作業で行われると、重要な締め切りが見落とされます。一方で、何が起きているのか把握できないクライアントは、信頼を失っていきます。不動産取引はただでさえストレスの多いものです。書類の進捗を確認するために何度も電話をかけなければならないとき、クライアントは正しい会社を選んだのかと疑い始めます。

プロセス管理システムは、あなたの勢いを削ぎ、成約を遅らせる事務的な混乱を解消します。

すべてをひとつの場所に集約します。取引書類、クライアントとのやり取り、貸主とのコミュニケーション、検査報告書、これらすべてが同じシステムの中に存在します。エージェントは署名済みの契約書がどこにあるかを把握しています。取引コーディネーターは査定状況を確認できます。誰にも尋ねることなくコンプライアンス状況を確認できます。「あの書類はどこ?」「検査報告書はもう届いた?」と聞き回る必要はもうありません。誰もが同じ情報を、同じタイミングで目にします。

さらに、締め切りやコンプライアンス要件を自動的にリマインドしてくれます。検査期限まであと3日?システムがエージェントに通知します。名義審査が保留中?コーディネーターに通知が届きます。コンプライアンス書類が不足?赤い警告フラグが表示されます。すべてを人の記憶に頼る必要はありません。システムが追跡し、問題になる前に対応すべきことを教えてくれます。

優れたプロセス管理システムは、スムーズな引き継ぎのためにCRMと連携できるべきです。CRM上で「オファー承諾」だった案件が、プロセスシステム上で「エスクロー中」に移行すると、クライアントデータはすべて自動的に流れ込みます。連絡先情報、物件の詳細、特別な要望、こうした情報を、誰かが再入力したり探し回ったりすることなく、取引チームが必要な形ですべて受け取れます。かつては何時間もかかっていた営業から業務への引き継ぎが、今では数秒で完了します。

チームは、書類を追いかけたりメールのやり取りに時間を費やしたりする代わりに、成約に時間を使えるようになります。

リスティング管理システム、あなたの在庫を支える背骨

しばらく不動産業界で働いてきた方なら、優れた物件を紹介できることが、営業がうまいことよりも重要な場合が多いと、きっとご存じでしょう。

私はこれを、あるエージェントの言葉から学びました。「その人にぴったりの物件があれば、ほとんど自然と売れていくんです。良い選択肢がなければ、私の最高の営業スキルをもってしても、会話を救うことはできません」

リスティング管理システムとは、成長し続ける営業チームを支えるための、良い選択肢を常に確保しておくための仕組みです。

なぜスプレッドシートはリスティングに向かないのか

ほとんどの不動産会社は、スプレッドシートで物件情報を管理することから始めます。物件が5件なら、それでもうまくいきます。しかし50件になると、破綻します。

物件情報には、単純なスプレッドシートでは扱いきれないほど多くの可動要素があります。立地、価格、空き状況、特徴、写真、ステータスの変化、競合物件、市場動向、これらは手作業で管理するには多すぎるデータです。

そして、情報が複数のスプレッドシート(あるいはさらに悪いことに、複数のエージェント個人のファイル)に分散していると、誰も全体像を把握できなくなります。

リスティング管理システムは、あなたを無秩序に見せ、機会を逃させる原因となる、散らばったデータの問題を解決します。

すべての物件情報が、検索可能なひとつの場所に存在します。仕様、写真、バーチャルツアー、価格変更、内見のフィードバック、マーケティング実績、これらすべてが物件レコードに紐づけられます。買主があるリスティングについて質問したとき、エージェントはフォルダや過去のメールを探し回る代わりに、数秒で完全な情報を呼び出せます。複数のプラットフォームにわたって価格を更新する必要があるときも、一度変更すればすべてに反映されます。

さらに良いことに、在庫全体の中で何がうまくいっているかを実際に把握できます。どのリスティングが多くの内見を獲得しているでしょうか。どの価格帯が早く動いているでしょうか。今、どのエリアが盛り上がっているでしょうか。どのマーケティングチャネルが最も多くの買主の関心を引いているでしょうか。リスティングシステムは、そのすべてをリアルタイムで追跡します。もう推測に頼る必要はなく、データが示すものに基づいて意思決定できるようになります。

あなたのシステムに合った、正しいプラットフォームを見つける

3つの独立したシステムを寄せ集めようとすることもできます。実際にそうしている会社もあります。CRMにひとつのツール、プロジェクト管理に別のツール、そしてリスティングに3つ目のツールを使うのです。

問題は連携です。3つの異なるシステムを確実に連携させるのは、多くの人が想像する以上に困難です。データは重複したり、変換の過程で失われたりします。チームは複数のインターフェースを覚えなければなりません。あるシステムでの更新が、他のシステムに自動的に反映されることもありません。

より良い方法は、この3つの機能すべてを連携した形で扱えるプラットフォームを見つけることです。

ここで登場するのがReworkです。複数のツールを使い分けることを強いる代わりに、ReworkはCRM、プロセス管理、データ管理を統合したプラットフォームとして提供し、あなたの不動産ビジネスの一元化されたビューとワークスペースを実現します。何より優れているのは、Reworkが柔軟性を備えており、あなたのスケールアップの状況に合わせて、システムの権限設定やデザインを常にカスタマイズできる点です。

仕組みに基づく成長を始める

すべてを一夜にして変える必要はありません。最も効果的なアプローチは、今まさに最も痛みを感じているシステムから始めることです。

リードの管理が追いつかなくなっているなら、CRMから始めましょう。事務作業に圧倒されていて、部署間の連携に標準がないなら、まずプロセス管理に集中しましょう。紹介できる良い物件を見つけるのにいつも苦労しているなら、リスティング管理から始めましょう。

ただし、忘れないでください。目的はチームの仕事を増やすことではありません。既存の仕事をより効果的にすることです。正しい仕組みは、あなたのチームをより生産的にするものであって、管理すべきものを増やすものではないはずです。

あなたの不動産ビジネスには、混乱の中でではなく、体系立てて成長できる可能性があります。それは、この3つの基盤となるシステムを連携させることから始まります。

あなたの次の一歩は、何になりますか。