Monday.com vs Rework: una comparación (un poco sesgada pero honesta)

Déjeme adivinar. Si está leyendo este artículo, seguramente ha usado, está usando, o al menos está pensando en usar Monday.com, y hay algo en él que lo frena, por eso está buscando alguna alternativa. Agradezco a cualquier fuerza que exista que le haya enviado este artículo para que pueda conocernos.

Rework es una plataforma de operaciones orientada a procesos que ayuda a los equipos medianos y en crecimiento a gestionar solicitudes, aprobaciones y workflows desde un solo sistema, con un precio de 8 dólares por usuario al mes sin restricciones de funciones. Mientras Monday.com parte de una cuadrícula flexible basada en celdas construida alrededor de los datos, Rework parte de cómo el trabajo se mueve realmente a través de su equipo. Esa diferencia en la filosofía de diseño, y no una lista de funciones, es de lo que realmente trata esta comparación.

Seré directa: esta no va a ser una comparación completamente justa. Seguramente la gente de Monday.com tendrá cosas distintas que decir. Tampoco hemos usado tanto Monday.com en nuestro trabajo (por supuesto, usamos Rework); esta reseña se basa en nuestra experiencia con el sistema de prueba gratuita de Monday.com, en nuestra comprensión por haber construido nosotros mismos herramientas de gestión, y en reseñas de Monday.com recopiladas de Internet y también de nuestros propios clientes.

Pero, ya que necesita alguna alternativa, eche un vistazo a lo que tenemos para ofrecer. ¿Y si esto fuera aquello que le falta en Monday?

Aviso: En este artículo, solo me centro en el producto de gestión del trabajo de Monday. Monday ha lanzado recientemente algunas variantes como Monday CRM, Monday Dev y Monday Service (Beta) con funciones específicas para distintos casos de uso, pero cada una tiene un precio aparte. La gestión del trabajo de Monday sigue siendo su producto más popular.

Lo primero es lo primero, ¡el precio!

Muchas de las malas reseñas que veo sobre Monday tienen que ver con su elevado precio.

Buenas noticias para usted: Rework es muchísimo más asequible que Monday. Nuestro plan estándar cuesta solo 8 $/usuario/mes por casi todo lo que necesita para su gestión. Sin límite de almacenamiento de archivos. Sin "actualice para desbloquear nuevas funciones". Sin contar cada automatización o integración que cree. Nuestra opinión al respecto: si un producto está hecho perfecto tal como es, ¿por qué ocultar funciones a los usuarios y hacerles pagar para experimentarlo por completo?

Noticia (un poco) mala: no ofrecemos una opción de pago mensual, y debe pagar por al menos 10 usuarios. Nuestro producto trata de la gestión y la colaboración entre departamentos, así que no creemos que tenga sentido si hay muy pocas personas a bordo. La factura anual equivale al compromiso de ambas partes para que Rework pueda aportar cambios reales a su sistema de operaciones.

¿Y la prueba gratuita de 14 días y el plan gratuito? No tenemos una política exacta de ese tipo, pero sí ofrecemos cuentas de prueba. También podemos organizar una reunión de demostración donde nuestro experto le mostrará el sistema y le explicará la mejor manera de usar Rework.

Aquí está el precio lado a lado para que la diferencia quede concreta:

La cifra principal importa menos que lo que realmente paga una vez que la automatización hace un trabajo de verdad. En Monday, eso empuja a la mayoría de los equipos al nivel Pro. En Rework, el precio de entrada es el precio de operación.

¿Le parece lo bastante convincente como para seguir leyendo?

Los fundamentos

Ambas aplicaciones se posicionan como un Sistema de Operaciones. Así que, antes de darle una lista de funciones de sí o no, creemos que sería mejor comparar sus enfoques del concepto de Operación, que se reflejará en cómo están diseñadas de forma diferente.

Volvamos a lo básico: ¿qué es la Operación?

Según Merriam-Webster, "operación" es la "realización de un trabajo práctico o de algo que implica la aplicación práctica de principios o procesos".

Definido de forma sencilla, se trata de ejecutar procesos para sacar adelante el trabajo.

Por lo tanto, para captar la Operación, tenemos que captar tanto los Procesos (CÓMO van las cosas) como el Trabajo, o los Datos (QUÉ se genera).

Resumámoslo en una ilustración como esta.

Cuando empieza por primera vez con Monday, verá filas y columnas, que le recuerdan al clásico Excel. Igual que las hojas de Excel se construyen alrededor de celdas, la estructura de Monday se reduce a "elementos". Eso es el Dato.

En un intento de "sacar adelante el trabajo", es decir, ejecutar Procesos, Monday va un paso más allá al añadir constructores de Automatización personalizados, lo que significa que puede definir casi cualquier acción repetida conectando elementos dentro de una hoja (o "tablero" en el lenguaje de Monday) o incluso a través de varias hojas.

Captura de pantalla del sitio web de Monday.com

Ahora bien, el problema con Monday es que, a menos que pague los 12 dólares adicionales por asiento al mes, se queda con el Dato, un mero sistema de registro, que no provoca más que frustración a cualquier empleado que trabaje con él. E incluso en el plan de 12 dólares, está limitado a solo 250 acciones de automatización al mes, algo que pronto resultará insuficiente para la mayoría de las empresas, ya que cada proceso requiere automatización.

Para operar correctamente en Monday, espere pagar al menos 24 dólares por usuario cada mes.

Si le parece asequible ese precio, Monday (con automatización) es innegablemente potente. Casi todo lo que imagine, lo tiene. La arquitectura basada en celdas hace que Monday sea muy flexible para adaptarse a cualquier tipo de organización, industria o caso de uso.

Sin embargo, al estar diseñado orientado a los datos y no a los procesos, le costará sacar adelante su trabajo en Monday.

Tomemos como ejemplo el proceso de aprobación: si fuera gerente, tendría que examinar innumerables filas y columnas, desplazándose horizontalmente para revisar toda la información que necesita para su decisión.

Si mira las malas reseñas sobre Monday en G2, normalmente se topará con algo como esto:

Si su equipo no ha usado ningún tipo de software antes y tiene que pasar del método manual en papel a las abrumadoras y poco inspiradoras celdas y columnas, puede resultar francamente angustiante. Incluso la propia sección del constructor de Automatización puede volverse un caos: ahora mismo no hay forma de categorizar las automatizaciones que ha configurado. La sobrecarga cognitiva no es ninguna broma.

Rework, en cambio, está construido alrededor de sus procesos diarios desde cero. Basta un vistazo para captar el concepto de cada aplicación.

Por ejemplo, en nuestra aplicación de Solicitudes, crear una solicitud es tan simple e intuitivo como realizar la tarea en la vida real: haga clic en "Crear una solicitud", rellene el formulario y envíelo. El aprobador recibe entonces una notificación, revisa el formulario y toma una decisión. Todos estos Procesos quedan registrados en el sistema, creando Datos accionables que puede analizar en cualquier momento.

La interfaz de Solicitudes de Rework, con la información presentada de forma estructurada, diseñada específicamente para abordar de manera eficaz los retos de gestionar aprobaciones.

Incluso tenemos la aplicación de Datasets, donde puede integrar la base de datos interna en las operaciones diarias para que todos hablen el mismo idioma.

Comparemos otro ejemplo de un proceso de producción de vídeo entre las dos plataformas. En Monday, tiene que configurar varios tableros y luego conectarlos entre sí para ver el progreso de un solo vídeo. Se trata más de gestionar la lista de trabajo que de colaborar y ver a dónde va realmente el trabajo.

En cambio, así es como se visualiza ese workflow en Rework Flows, nuestra aplicación de gestión de procesos.

Puede parecer un simple tablero Kanban, pero está construido con cada detalle necesario para operar un proceso.

Esto no trata solo de funcionalidad: trata de capacitar a cada usuario para operar con eficiencia, desde los gerentes hasta los empleados de primera línea.

Otro problema más es que, aunque Monday ofrece herramientas potentes, su eficacia depende en gran medida de su capacidad para imaginar y diseñar los workflows adecuados. Claro, puede personalizarlo para hacer seguimiento de cosas como los tiempos de SLA, pero tiene que resolverlo usted mismo. No hay orientación integrada que le ayude a tomar esas decisiones, así que termina haciendo mucho ensayo y error. Su tienda de plantillas puede ayudar un poco, pero el mero esfuerzo de entender la plantilla para poder personalizarla ya es todo un reto.

Así no debería funcionar la tecnología. Debería apoyarlo, no dejarlo adivinando.

En Rework, creemos que la tecnología es más que una simple herramienta: es una metodología. Nuestra plataforma se basa en las lecciones que aprendimos al escalar nuestra propia startup de 30 a 300 empleados. Esa experiencia moldeó a Rework hasta convertirlo en una solución intuitiva, práctica y profundamente alineada con las necesidades reales de las operaciones, ya sea que lidere un equipo o ejecute tareas diarias.

Pensamos que Monday intenta resolver este problema personalizando su producto principal para casos de uso específicos como Monday CRM o Monday Dev. Pero en el centro sigue estando la arquitectura basada en celdas, y se trata más de que registremos los datos dentro de las celdas que de operar de verdad.

En resumen, esta es nuestra recomendación:

Monday.com: adecuado para equipos pequeños o planos que necesitan colaboración entre pares. Se recomienda experiencia técnica o al menos familiaridad con temas técnicos.

**Rework.com: adecuado para equipos medianos o (pequeños pero) en camino a ser medianos que buscan una mejor gestión de arriba hacia abajo. No se requiere experiencia técnica. **

Sin embargo, considerada la relación precio-valor, seguimos pensando que Monday es demasiado caro para lo que ofrece. Si solo busca un sistema de registro, empiece primero con Google Sheets. Si quiere operar sobre ese sistema, más vale que sea rico.

Las funciones

No nos andemos con rodeos: recopilé una lista de funciones clave comparadas entre las dos, y solo me centraré en algunas populares y avanzadas que la mayoría de los clientes suelen pedir.

Sin embargo, debido a los distintos enfoques en la filosofía de diseño del producto, cada plataforma tendrá una forma única de implementar estas funciones. Tomemos como ejemplo las tareas recurrentes:

En Rework, configurar tareas recurrentes es sencillo: simplemente vaya a la sección de la función designada y describa la tarea que quiere repetir.

En Monday, necesita acceder al centro del constructor de Automatización. Desde allí, cree una automatización que diga "Cada cierto período de tiempo, entonces…", y luego afine más la configuración desde ese punto. Aunque esto permite flexibilidad, también requiere más esfuerzo y comprensión del sistema.

La diferencia vuelve a resaltar nuestro enfoque en la simplicidad y la eficiencia, mientras que Monday exige más personalización y aportación técnica para lograr el mismo resultado.

Otros aspectos que le pueden importar

El servicio de atención al cliente

Debo decir 1-0 para Rework en este punto. Decimos no a los chatbots de soporte y a los tickets de correo con retraso, y en su lugar tenemos un gerente de soporte dedicado para su proyecto de implementación.

Basándonos en nuestra experiencia con miles de clientes, incluso desarrollamos un marco llamado SPET para asegurar la tasa de éxito de la implementación: sabemos que el proceso de transición tecnológica puede resultar abrumador y difícil para cualquier empresa.

Nuestros equipos de atención al cliente y de producto están muy alineados. Eso significa que no tiene que esperar años para obtener respuestas a sus preguntas sobre el producto, como cuándo estará disponible una determinada función, o si nuestro equipo de producto siquiera la está considerando.

Cuando decimos que valoramos la opinión de nuestros clientes, no es solo palabrería: dedicamos tiempo a escuchar a los clientes y lo hacemos en serio. Organizamos reuniones de revisión con los clientes en ciertos hitos durante el proyecto de implementación para hablar de cómo puede operar realmente mejor con Rework.

Solo un pequeño comentario sobre la velocidad del sistema y nuestro equipo de atención al cliente y de producto se puso a trabajar en ello de inmediato. Por suerte, nuestro cliente quedó satisfecho.

La marca

Sin duda, Monday se lleva el punto esta vez. Fundada en 2012, Monday tiene sin duda una larga y consolidada trayectoria con las aplicaciones SaaS. En contraste con la reconocida y líder del mercado Monday.com, en la que confían globalmente más de 200.000 clientes, Rework no es más que un aspirante.

Actualmente, hemos atendido a clientes en más de 7 países (Vietnam, Malasia, Filipinas, Indonesia, Camboya, Australia y Sudáfrica), y hemos establecido oficinas en Filipinas y Malasia. Seguro que pronto llegará una mayor expansión.

El equipo

Por si tiene curiosidad sobre la gente detrás del producto, esta es una foto de nuestro equipo (lamentablemente no salí yo en esta foto 😔 )

Mi gente favorita: el equipo joven, hambriento y algo loco de Rework. El hombre sentado con los vaqueros azul claro en el centro es nuestro fundador y CEO, además del arquitecto jefe de producto, que sigue programando todos los días.

Compare Rework con otras herramientas

Si todavía está sopesando opciones, estos análisis honestos cara a cara cubren las mismas preguntas de operaciones frente a otras plataformas populares:

• Rework vs Asana
• Rework vs ClickUp
• Comparación de CRM: cómo elegir el sistema adecuado
• Análisis a fondo de CRM inmobiliario

Preguntas frecuentes

¿Es Rework más barato que Monday.com? Sí. El plan Standard de Rework cuesta 8 dólares por usuario al mes con automatización, integraciones y almacenamiento de archivos incluidos. El nivel usable comparable de Monday.com (con suficiente automatización para operar, no solo registrar datos) ronda más bien los 24 dólares por usuario al mes una vez que se tiene en cuenta el plan Pro que la mayoría de los equipos acaba necesitando.

¿Cuál es la principal diferencia entre Monday.com y Rework? Monday.com está orientado a los datos: parte de una cuadrícula personalizable de elementos y tableros, y usted construye el proceso encima con su constructor de automatización. Rework está orientado a los procesos: aplicaciones como Solicitudes y Flows modelan de fábrica cómo se mueve el trabajo a través de su equipo, así que hay menos que configurar antes de poder operar.

¿Para quién es mejor Rework? Rework encaja con equipos medianos o en crecimiento (más o menos 10 usuarios o más) que quieren una gestión de arriba hacia abajo y procesos estructurados sin configuración técnica. Monday.com se adapta a equipos más pequeños y planos, cómodos personalizando sus propios tableros y automatizaciones.

¿Ofrece Rework una prueba gratuita? Rework no publica una política fija de plan gratuito, pero sí proporciona cuentas de prueba y una demostración guiada donde un especialista recorre el sistema y recomienda la mejor configuración para su equipo.

En pocas palabras

He dicho todo lo que tenía que decir y, aunque dije que es un poco sesgado, sí intenté ser lo más justa posible. Todo lo que queda es que usted decida. ¿Cuál prefiere: David o Goliat? Se reduce a sus necesidades, su presupuesto, la cultura de su empresa y su alfabetización tecnológica. Si ni siquiera puede estar tan seguro de eso, ¿por qué no acude a una reunión con nosotros y le ayudamos a averiguarlo?