SharePoint vs Box: Welche Dokumentenmanagement-Plattform passt 2026 besser zu Ihrem Team?

Aktualisiert im September 2026

Wenn Sie 2026 die Dokumente eines mittelgroßen Unternehmens verwalten, wählen Sie wahrscheinlich zwischen zwei sehr verschiedenen Arten von Software. SharePoint kauft man nicht mehr für sich allein. Es ist eine Komponente, die gebündelt in dem Microsoft-365-Tarif ankommt, für den Ihr Unternehmen ohnehin E-Mail, Teams und Office-Apps bezahlt. Box ist das Gegenteil: ein eigenständiges Produkt, das Sie bewusst bewerten, budgetieren und ausrollen, gerade weil Dateispeicher, externe Freigabe und Content-Sicherheit einen eigenen Posten wert sind.

Dieser Unterschied zählt in diesem Jahr mehr als früher. Microsoft hat die eigenständigen SharePoint-Online-Tarife 2026 eingestellt, sodass die Option „nur SharePoint“, auf die sich manche Teams jahrelang verlassen haben, für Neukäufer nicht mehr erhältlich ist. Und Boxs Schlagzeile „unbegrenzter Speicher“, an der sich jeder Wettbewerber messen lassen muss, greift erst ab der Einstiegsstufe aufwärts, ein Detail, mit dem die Marketingseite nicht beginnt. Wenn Sie als IT Director, Records Manager oder Ops Lead entscheiden wollen, ob Sie das vorhandene Microsoft-365-Abonnement stärker nutzen oder eine dedizierte Content-Plattform dazunehmen, finden Sie hier die ehrliche Rechnung für beide, einschließlich dessen, was sich in diesem Jahr auf der Microsoft-Seite geändert hat, und dessen, was Boxs eigene Preisseite sagt, wenn man über die Schlagzahl hinausliest. Die Sicht auf die gesamte Kategorie finden Sie unter Die beste Dokumentenmanagement-Software 2026.

TL;DR

Für wen jede Plattform tatsächlich gebaut ist

SharePoint hat selten einen einzelnen bewussten „Käufer“. Es kommt im Microsoft-365-Abonnement, das ein IT-Admin ohnehin für E-Mail und Office verlängert hat, und eine Site entsteht, sobald ein Team zum ersten Mal einen Ort für gemeinsame Dateien braucht. Fast niemand führt vor der Einführung eine formale Evaluierung der Dokumentenplattform durch, weil sie nie gewählt, sondern geerbt wurde.

Der Käufer von Box sieht anders aus. Meist ist es IT Security, Legal Ops oder ein Records-/Content-Verantwortlicher, der einen konkreten Grund hat, warum ein allgemeines gemeinsames Laufwerk nicht ausreicht: regelmäßig große Dateien an Kunden oder Lieferanten senden, Zugriffskontrollen auf Basis von Klassifizierung brauchen oder der Freigabe für „jeden mit dem Link“ bei regulierten Inhalten nicht vertrauen wollen.

Wichtige Fakten

• Microsoft hat am 31. Mai 2026 den Neukauf des eigenständigen SharePoint Online Plan 1 und Plan 2 sowie von OneDrive for Business Plan 1 und Plan 2 beendet. Verlängerungen für Bestandskunden laufen nur noch bis Januar 2027, das Ende des Service ist im Dezember 2029, laut Microsofts Ankündigung im Partner Center.
• Das gesamte Speicherkontingent von SharePoint pro Organisation wird berechnet und ist nicht unbegrenzt: 1 TB plus 10 GB für jede erworbene SharePoint-Lizenz, wobei Mehrverbrauch mit etwa $0,20 pro Gigabyte und Monat bepreist ist, laut Microsofts eigener Dokumentation zu den Grenzen von SharePoint Online.
• Boxs Aussage „unbegrenzter Speicher“ stimmt, aber erst ab der Business-Stufe ($15/Benutzer/Monat, jährlich abgerechnet). Business Starter, die Einstiegsstufe für $5/Benutzer/Monat, ist auf 100 GB begrenzt, laut Boxs eigener Preisseite.
• Jeder bezahlte Box-Tarif, auch Business Starter, setzt mindestens 3 Benutzer voraus, sodass ein Team aus 1 oder 2 Personen in keiner Stufe einen Box-Business-Tarif kaufen kann, laut Boxs Preisseite.
• Beschäftigte verbringen durchschnittlich 1,8 Stunden am Tag, 9,3 Stunden pro Woche, damit, Informationen zu suchen und zusammenzutragen, laut McKinseys Forschung zur Social Economy, genau die Abgabe, die eine schlecht gesteuerte Dokumentenplattform noch erhöht.

Das zugrunde liegende Content-Modell: Sites und Bibliotheken vs eine einzige Content Cloud

Dieser strukturelle Unterschied prägt fast alles andere in diesem Vergleich.

SharePoint organisiert Inhalte um Sites. Jede Site hat eigene Dokumentbibliotheken, Ordner und Berechtigungsgruppen, und ein mittelgroßes Unternehmen landet typischerweise bei Dutzenden Sites, eine pro Team oder Projekt, jede von demjenigen gesteuert, der sie eingerichtet hat. Inhaltstypen und verwaltete Metadaten gibt es und sie lassen sich konfigurieren, doch in der Praxis laufen die meisten Sites nach Ordnerkonventionen und nicht nach Metadaten-Disziplin, weil nichts in der Oberfläche jemanden zwingt, ein Metadatenfeld auszufüllen.

Box behandelt die gesamte Organisation als eine Content Cloud statt als Sammlung unabhängiger Sites. Es gibt weiterhin eine Ordnerhierarchie, doch Berechtigungen werden pro Datei oder Ordner über benannte Rollen für Mitarbeitende (Owner, Co-owner, Editor, Viewer, Uploader, Previewer) gesetzt und nicht über ein eigenes Berechtigungsmodell für jede Site. Metadaten-Vorlagen gibt es für Teams, die sie wollen, aber sie sind optional und nicht das verpflichtende Rückgrat wie in einem Metadaten-first-System.

Speichergrenzen und was sie wirklich kosten

Hier weichen die Rufe beider Plattformen am stärksten von dem ab, was tatsächlich veröffentlicht ist.

Der Speicher von SharePoint ist ein berechneter Pool und keine feste Zahl: 1 TB pro Organisation plus 10 GB für jede erworbene SharePoint-Lizenz. Bei 25 lizenzierten Benutzern sind das 1,25 TB gepoolter Site-Speicher. Bei 100 Benutzern sind es etwa 2 TB. Dieser Pool liegt getrennt von der eigenen 1-TB-Zuteilung von OneDrive jedes Benutzers, und eine Überschreitung kostet etwa $0,20 pro Gigabyte und Monat.

Die Speichergeschichte von Box ist einfacher, sobald man weiß, wo die Linie verläuft. Business Starter, die Einstiegsstufe für $5/Benutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung, ist auf insgesamt 100 GB begrenzt, geteilt über das gesamte Konto und nicht pro Benutzer. „Unbegrenzter Speicher“ beginnt bei Business ($15/Benutzer/Monat jährlich) und gilt für jede Stufe darüber. Auch die Grenzen für Uploads pro Datei skalieren nach Stufe, von 2 GB bei Starter bis zu 500 GB bei Enterprise Advanced.

Externe Freigabe und Zusammenarbeit

Beide Plattformen lassen Sie Außenstehende in eine Datei einbeziehen. Die Mechanik und die Standardannahmen unterscheiden sich.

Die externe Freigabe von SharePoint läuft über die Freigabeeinstellungen des Microsoft-365-Tenants und Gastkonten in Entra ID. Ein Link kann auf „jeden“, „Personen in Ihrer Organisation“ oder „bestimmte Personen“ begrenzt werden, und ein Admin steuert, welche dieser Optionen tenantweit überhaupt verfügbar sind. Es funktioniert sauber, wenn auch die externe Partei eine Microsoft-Identität hat, gegen die sie sich authentifizieren kann; es wird umständlicher, wenn nicht.

Box wurde genau für dieses Szenario gebaut: große Dateien mit Personen teilen, die zu Ihrem Tenant überhaupt keine Beziehung haben. Jede Datei oder jeder Ordner bekommt eine Rolle für Mitarbeitende (Owner, Co-owner, Editor, Viewer, Uploader, Previewer), und jeder geteilte Link kann ein Passwort, ein Ablaufdatum und eine Download-Einschränkung tragen, unabhängig davon, ob der Empfänger ein Box-Konto hat.

Sicherheit und Bedrohungserkennung: Microsoft Purview vs Box Shield

Verschlüsselung im Ruhezustand und bei der Übertragung ist bei beiden Plattformen die Grundlage. Die Lücke öffnet sich in der Schicht darüber, bei Bedrohungserkennung und klassifizierungsbasiertem Zugriff.

Die tiefere Sicherheitstechnik von SharePoint läuft über Microsoft Purview: Vertraulichkeitsbezeichnungen (Sensitivity Labels), DLP-Richtlinien und Signale zu Insider-Risiken. Ein Business-Premium-Tenant erhält grundlegende DLP und Bezeichnungen; die schwereren Werkzeuge, trainierbare Klassifizierer und erweitertes Management von Insider-Risiken, stecken hinter einer E5-Lizenz oder einem eigenständigen Purview-Add-on, das die meisten mittelgroßen Kunden der Business-Stufe nicht haben.

Box Shield ist in jeder Stufe ein separater Kauf, von Business Starter bis Enterprise, laut Boxs eigener Shield-Seite. Es ergänzt auf Deep Learning basierende Erkennung von Malware und Ransomware, klassifizierungsbasierte Zugriffskontrollen, die Downloads oder Druck bei sensiblen Inhalten einschränken, und Warnungen, die sich in SIEM- und CASB-Werkzeuge integrieren. Box Shield Pro legt einen AI Classification Agent, einen AI Threat Analysis Agent und Ransomware Activity Detection auf die Basisstufe.

Governance, Aufbewahrung und eDiscovery

„Grundlegende Aufbewahrung“ und „die Aufbewahrungswerkzeuge, nach denen ein Compliance-Audit tatsächlich fragt“ sind bei beiden Plattformen zwei verschiedene Preisniveaus.

Die grundlegenden Aufbewahrungsrichtlinien von SharePoint kommen mit den Business- und Enterprise-Tarifen. Die Deklaration von Records und die erweiterte eDiscovery erfordern eine Lizenz für Microsoft Purview E5 oder das eigenständige Purview-Add-on und sind nicht in die Tarife Business Basic, Standard oder Premium gebündelt, die die meisten mittelgroßen Unternehmen kaufen.

Box Governance, das Aufbewahrungs-Holds, Disposition und Legal Holds umfasst, ist laut Boxs eigener Preisseite in jeder Stufe, auch bei Enterprise, ein kostenpflichtiges Add-on. Das spiegelt Shield: Boxs Werkzeuge auf Governance-Niveau werden als eigenes Produkt bepreist, egal in welchem Basistarif Sie sind.

Workflow-Automatisierung: Power Automate vs Box Automate

Ein Dokument vom Entwurf zur Genehmigung zu bringen, ist auf jeder Plattform eine grundlegend andere Übung.

Die nativen Workflow-Optionen von SharePoint sind einfache Genehmigungen, die in Dokumentbibliotheken und Teams eingebaut sind, plus Power Automate für alles Aufwendigere. Power Automate kann echte, ausgefeilte Flows bauen, doch Premium-Konnektoren und höhere Nutzungsstufen werden getrennt vom Basistarif von Microsoft 365 lizenziert.

Boxs eigener No-code-Workflow-Builder, derzeit unter der Marke Box Automate, konzentriert sich auf die höheren Stufen. Business und Business Plus erhalten leichtere Automatisierung über Integrationen von Drittanbietern (Zapier, Power-Automate-Konnektoren); der native Builder erscheint als „Advanced workflows“ bei Enterprise Plus, und vollständige agentische Workflows mit automatischer Dokumentenerstellung kommen erst mit Enterprise Advanced, einer Stufe nur auf Anfrage.

App- und API-Ökosystem

Die Integrationsgeschichten der beiden Plattformen zeigen in verschiedene Richtungen: Die eine ist in der eigenen Suite am tiefsten, die andere ist gebaut, um unter allen anderen zu liegen.

Das Ökosystem von SharePoint ist das von Microsoft selbst: Teams, die Power Platform und die Microsoft Graph API, die steuert, wie Copilot und jedes andere Microsoft-365-Werkzeug SharePoint-Inhalte lesen.

Das Ökosystem von Box ist eher neutral: Salesforce, Microsoft 365, Google Workspace, Slack, DocuSign und ein breiter Marktplatz mit Apps von Drittanbietern, angebunden über eine REST-API mit einem veröffentlichten monatlichen Kontingent an Aufrufen, 50.000 Aufrufe/Monat bei Business und Business Plus, 100.000/Monat bei Enterprise und Enterprise Plus.

AI-Funktionen: Microsoft 365 Copilot vs Box AI

Beide Anbieter binden ihre AI-Funktion an bestimmte Stufen, und die Logik der Zugangssteuerung ist nicht identisch.

Microsoft 365 Copilot ist bei Business Basic und Apps for Business nicht enthalten. Business Standard und Business Premium, die beiden SKUs, die in diesem Artikel durchgehend mit $23,50 und $32,00 pro Benutzer und Monat genannt werden, bündeln Copilot direkt in diesem Preis, statt es als separates Add-on zu bepreisen.

Box AI folgt einer ähnlichen Form: nicht in Business Starter enthalten, als „Integrated Box AI“ in Business und Business Plus gebündelt, mit ausdrücklichen Obergrenzen für Nutzungseinheiten ab Enterprise, 1.000 AI Units pro Monat bei Enterprise, 2.000 bei Enterprise Plus und 20.000 bei Enterprise Advanced.

Admin-Aufwand: Wer das im Alltag verantwortet

Jemand muss jede Plattform verantworten, und die beiden unterscheiden sich darin, wer das ist und was kaputtgeht, wenn die Rolle unbesetzt bleibt.

Die Administration von SharePoint ist bewusst verteilt: Ein globaler Microsoft-365-Admin verwaltet den Tenant, doch einzelne Site-Besitzer, oft zufällige, steuern Struktur und Berechtigungen im Alltag innerhalb ihrer eigenen Sites. Niemand erzwingt zentral einen Standard für Benennung oder Metadaten, es sei denn, die Organisation baut bewusst eine SharePoint-Governance-Richtlinie auf der Plattform auf.

Box bündelt die Administration in einer zentralen Konsole, wobei „Advanced admin controls“ bei Business Plus eintreffen und bei Enterprise weiter ausgebaut werden. Ein benannter Admin verantwortet typischerweise Berechtigungsstufen, die Shield-Richtlinie und die Aufbewahrungsregeln von Governance, statt dass diese Verantwortung auf Dutzende zufälliger Site-Besitzer verteilt ist.

Migration und Lock-in

Inhalte hineinzubringen ist bei keiner der beiden Plattformen selten das Schwierige. Sie wieder herauszubekommen oder zu beurteilen, was ein Ausstieg kosten würde, ist der Punkt, an dem beide auseinandergehen.

Die Inhalte von SharePoint liegen bereits in Ihrem Tenant, wenn Sie für irgendetwas anderes Microsoft 365 nutzen, sodass es für ein Team, das nur einen Ort für Dateien braucht, faktisch keine Migration gibt. Der Export von Inhalten ist für einen einzelnen Tenant über Microsoft Graph und die SharePoint-APIs unkompliziert, doch Ihre Dokumentenschicht bleibt an die Entscheidung gebunden, die Ihr Unternehmen bei der Verlängerung von Microsoft 365 für E-Mail und Office trifft.

Box ist von Haus aus inhaltsagnostisch und ein häufiges Ziel für Werkzeuge zur Migration von Dokumentenmanagement, wobei synchronisiert wird über Desktop-Clients, Drag-and-drop oder einen Migrationspartner. Das eigentliche Lock-in-Risiko ist nicht technisch, sondern die Wirtschaftlichkeit des Speichers: Eine unbegrenzte Box-Stufe zugunsten einer nach Verbrauch abgerechneten Plattform anderswo zu verlassen, kann ein echter Budgetschock sein, sobald Sie die tatsächliche Anzahl der gespeicherten Gigabyte sehen.

Lizenzierung und Preisstruktur

Keiner der beiden Anbieter macht das trivial, aber aus unterschiedlichen Gründen: Der eine verkauft das Produkt nicht mehr für sich allein, der andere veröffentlicht granulare Preise pro Stufe mit einer Untergrenze für Seats.

Microsoft hat das eigenständige SharePoint vollständig eingestellt. Neukäufe des eigenständigen SharePoint Online Plan 1 und Plan 2 sowie von OneDrive for Business Plan 1 und Plan 2 endeten nach dem 31. Mai 2026; Verlängerungen laufen nur noch bis Januar 2027, das Ende des Service ist im Dezember 2029, laut Microsofts Ankündigung im Partner Center. Neukunden erhalten SharePoint nur als Teil eines Microsoft-365-Business-Tarifs: Business Basic für $7,00/Benutzer/Monat, Apps for Business für $10,00/Benutzer/Monat (ohne Copilot), Business Standard mit Copilot für $23,50/Benutzer/Monat oder Business Premium mit Copilot für $32,00/Benutzer/Monat, jeweils als Jahresabonnement und jeweils mit 1 TB OneDrive pro Benutzer. Diese Business-Tarife sind auf 300 Benutzer pro Tenant begrenzt.

Box war schon immer eigenständig, und jeder Tarif ist im Detail veröffentlicht. Business Starter kostet $7/Benutzer/Monat monatlich oder $5/Benutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung, 100 GB Speicher, mindestens 3 Benutzer. Business kostet $20 monatlich oder $15 jährlich mit unbegrenztem Speicher, weiterhin mindestens 3 Benutzer. Business Plus kostet $33 monatlich oder $25 jährlich; Enterprise $47 monatlich oder $35 jährlich; Enterprise Plus ist mit $50/Benutzer/Monat gelistet, wobei der Jahrespreis hinter einem Schalter im Konto liegt; Enterprise Advanced ist nur auf Anfrage erhältlich. Box veröffentlicht in keiner Stufe eine Obergrenze für Benutzer.

Kosten bei 25, 100 und 500 Arbeitsplätzen

Zwei Währungen würden diese Tabelle verkomplizieren, wenn M-Files der Vergleich wäre; hier rechnen beide Anbieter in Dollar ab, was die Rechnung sauberer macht, doch die Anzahl der Seats bringt selbst eine Falte mit, die vor den Zahlen klar benannt werden sollte: Die Business-Tarife von Microsoft sind auf 300 Benutzer pro Tenant begrenzt, sodass eine Organisation mit 500 Seats Business Basic oder Business Standard zu keinem Preis kaufen kann. Box hat keine solche Obergrenze, nur eine Untergrenze von 3 Benutzern, die ab 25 Seats keine Rolle mehr spielt.

Rechnen Sie dasselbe für die höheren Stufen von Box durch, wenn Sicherheits-Add-ons im großen Maßstab wichtig sind: Business Plus für $25/Benutzer/Monat jährlich kostet $7.500/Jahr bei 25 Seats, $30.000/Jahr bei 100 und $150.000/Jahr bei 500. Darin ist weder Box Shield noch Box Governance enthalten, die in jeder Stufe separat bepreist werden. Holen Sie diese Angebote also ein, bevor Sie eine Box-Summe mit einer SharePoint-Summe vergleichen, in der die Grundlagen von Purview bei Business Premium bereits enthalten sind.

Wann SharePoint die richtige Wahl ist

• Ihr Dokumentenbedarf ist wirklich nur gemeinsamer Speicher, Versionsverlauf und gemeinsame Bearbeitung in Office, ohne dahinterliegende dedizierte Anforderung an Content-Sicherheit
• Sie wollen keinen zusätzlichen Anbieter und keinen zusätzlichen Login auf dem Microsoft-365-Abonnement, das Sie ohnehin bezahlen
• Ihre externe Freigabe ist gering, überwiegend interne Zusammenarbeit mit gelegentlichem Gast, keine routinemäßige Gewohnheit, große Dateien mit Kunden oder Partnern auszutauschen
• Sie planen in diesem Jahr nicht, Content-Sicherheits-Add-ons wie die Erkennung von Malware und Ransomware als eigenen Posten zu budgetieren

Wann Box die richtige Wahl ist

• Sie teilen regelmäßig große Dateien mit Personen außerhalb Ihrer Organisation, Kunden, Lieferanten oder Auftragnehmern, und brauchen granulare Kontrolle darüber, was diese mit den Dateien tun können
• Content-Sicherheit und Governance (Erkennung von Malware und Ransomware, klassifizierungsbasierter Zugriff, Aufbewahrungs-Holds) ist es wert, als eigenes Produkt budgetiert zu werden und nicht als nachträglicher Gedanke auf einer Suite, die Sie ohnehin besitzen
• Sie betreiben einen gemischten Software-Stack, zum Beispiel Salesforce plus Google Workspace plus Slack, und wollen eine Content-Schicht, die an keine einzelne Produktivitäts-Suite gebunden ist
• Sie haben die Business-Stufe mit $15/Benutzer/Monat jährlich durchgerechnet und bestätigt, dass unbegrenzter Speicher Ihr echtes Problem löst und nicht das der Starter-Stufe mit 100 GB

Entscheidungsrahmen

Beginnen Sie beim tatsächlichen operativen Problem, nicht bei der Marke, die Sie bereits kennen.

Das Fazit: Wenn Ihr Dokumentenproblem wirklich nur gemeinsamer Speicher und Zusammenarbeit in Office ist, ist die Microsoft-native Passung von SharePoint schwer zu schlagen, und sie ist bereits bezahlt. Wenn das eigentliche Problem darin besteht, große Dateien sicher mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens zu teilen und nachweisen zu können, dass Sie einen Malware-Upload erkennen, bevor er sich ausbreitet, lösen Boxs dedizierte Sicherheits-Add-ons etwas, wofür eine gebündelte Komponente einer Suite nie allein gebaut wurde.

Die nächsten Schritte

1. Prüfen Sie, in welchem Microsoft-365-Tarif Ihre Organisation tatsächlich ist, bevor Sie annehmen, der Speicher von SharePoint sei unbegrenzt oder noch eigenständig erhältlich. Wenn Sie ein älteres eigenständiges SharePoint- oder OneDrive-SKU nutzen, gleichen Sie Ihr Verlängerungsdatum jetzt mit Microsofts Zeitplan für die Einstellung ab.
2. Benennen Sie Ihren eigentlichen Schmerz, bevor Sie eine Plattform nennen. „Wir brauchen gemeinsamen Speicher mit gemeinsamer Bearbeitung in Office“ ist SharePoint-förmig. „Wir müssen große Dateien sicher mit Personen außerhalb unseres Unternehmens teilen“ ist Box-förmig.
3. Bepreisen Sie Box in der Stufe, die zu Ihrem Bedarf passt, nicht mit der Einstiegszahl auf der Startseite. Lassen Sie sich schriftlich bestätigen, ob Shield, Governance und die Nutzungsobergrenzen von Box AI in der bewerteten Stufe enthalten oder ein separater Kauf sind.
4. Rechnen Sie den Speicher für Ihre tatsächliche Beschäftigtenzahl durch, bevor Sie annehmen, der Pool von SharePoint sei kein Thema, und nehmen Sie nicht an, dass Boxs Aussage zu unbegrenztem Speicher unterhalb der Business-Stufe gilt.
5. Wenn Sie nicht sicher sind, ob eine dedizierte Plattform überhaupt die richtige Kategorie ist, stöbern Sie in unserer Übersicht der besten Dokumentenmanagement-Software oder sehen Sie in unserem Vergleich SharePoint vs M-Files, wie sich SharePoint gegen eine Alternative schlägt, die zuerst auf Metadaten setzt.

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