Die besten Egnyte-Alternativen 2026: 13 Dokumentenmanagement-Plattformen im Vergleich

Aktualisiert im August 2026: Preise anhand der Anbieterseiten geprüft; Schätzungen Dritter sind mit (berichtet) gekennzeichnet, wenn ein Anbieter keinen Preis veröffentlicht.

Egnyte bleibt eine starke Wahl für standortübergreifende Teams, die hybriden Dateispeicher, integrierte Ransomware-Erkennung und branchenspezifische Compliance ab Werk brauchen. Box, SharePoint, M-Files, Laserfiche, DocuWare und Rework schlagen es jedoch jeweils in einer bestimmten Disziplin: unbegrenzter Speicher, Microsoft-365-Bündelung, Ablage nach Metadaten, Records Management gepaart mit Automatisierung, Workflow-Tiefe oder die Ablage von Dokumenten im selben Datensatz wie der Deal oder das Projekt, aus dem sie entstanden sind. Dieser Leitfaden vergleicht 13 Alternativen nach Preis, Speicher und Governance-Eignung, im August 2026 direkt auf den Anbieterseiten geprüft; jede nicht veröffentlichte Zahl ist mit (berichtet) gekennzeichnet, statt sie als vom Anbieter bestätigt darzustellen. Den breiteren Überblick über die Kategorie finden Sie unter Die beste Dokumentenmanagement-Software 2026.

Egnyte hat sich seinen Ruf redlich verdient, und das sollte vor der Kritik gesagt werden. Hybride Synchronisierung aus Dateiserver und Cloud, AI-gestützte Inhaltsklassifizierung sowie die Erkennung verdächtiger Anmeldungen und von Ransomware gehören zu jedem kostenpflichtigen Tarif, was in dieser Kategorie ungewöhnlich ist. Doch die Speicherrechnung überrascht die meisten Teams: Business ist bei 100 GB gepoolt begrenzt, und jeder Tarif darüber, auch Enterprise Lite und Elite, ist unabhängig von der Seat-Zahl auf 150 GB begrenzt. Wer von Business auf Enterprise Lite für unbegrenzte Benutzer wechselt, zahlt auch pro Seat mehr, nämlich $39 statt $22 im Monat, und sobald ein Team sein gepooltes Kontingent füllt, bewegt sich die Rechnung vor allem durch Speicherüberschreitung und nicht durch die Mitarbeiterzahl.

Wichtige Fakten

• 54 % der geschäftskritischen Inhalte liegen laut AIIM weiterhin außerhalb eines formalen Content-Management-Systems. (AIIM)
• Über 80 % der Beschäftigten mussten laut dem Intelligent Information Management Benchmark Report 2019 von M-Files ein Dokument neu erstellen, das bereits existierte, weil sie das Original nicht finden konnten. (M-Files)
• Beschäftigte verbringen im Durchschnitt 1,8 Stunden pro Tag, also 9,3 Stunden pro Woche, mit der Suche nach und dem Zusammentragen von Informationen. (McKinsey)
• 70 % bis 90 % der Unternehmensdaten sind unstrukturiert, genau die Kategorie, die die meisten Dokumentenmanagement-Plattformen ordnen sollen. (Gartner)
• Der Markt für Cloud Enterprise Content Management soll von $45,67 Milliarden im Jahr 2026 auf $124,99 Milliarden bis 2034 wachsen, eine CAGR von 13,41 %. (Fortune Business Insights)

Schnellvergleichstabelle

1. Box: Governance-orientiertes Cloud-Content-Management ohne den hybriden Teil

Box konkurriert mit Egnyte bei derselben Kernaufgabe, Cloud-Content-Management mit eingebauter Governance und Aufbewahrung, jedoch ohne Egnytes hybride Dateiserver-Synchronisierung vor Ort. Für ein Team, das den hybriden Teil nie gebraucht hat, ist dessen Wegfall ein Vorteil und keine Lücke.

Box veröffentlicht seine Preise direkt. Business Starter kostet $5/Benutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung mit 100 GB Speicher, einem Upload-Limit von 2 GB pro Datei und einem Minimum von 3 Benutzern (jeder kostenpflichtige Box-Tarif hat dieses Minimum). Business springt auf $15/Benutzer/Monat mit unbegrenztem Speicher und einem Upload-Limit von 5 GB; Business Plus kostet $25/Benutzer/Monat mit unbegrenztem Speicher und einem Limit von 15 GB. Enterprise, Enterprise Plus und Enterprise Advanced sind allesamt Tarife nur auf Anfrage. (Box)

Preis: Business Starter $5/Benutzer/Monat jährlich (100 GB, Minimum 3 Benutzer); Business $15/Benutzer/Monat (unbegrenzter Speicher); Business Plus $25/Benutzer/Monat (unbegrenzter Speicher); Enterprise-Tarife individuelles Angebot. Am besten geeignet für: Teams, die Governance auf Egnyte-Niveau in einer reinen Cloud-Plattform ohne die hybride Dateiserver-Synchronisierung wollen. Weniger geeignet für: Standortübergreifende Teams, die gezielt Egnytes hybride Architektur aus On-Prem und Cloud brauchen. Lesen Sie Die besten Box-Alternativen, wenn Sie Box selbst ablösen wollen.

2. Microsoft SharePoint: Der Standard für Teams, die bereits auf Microsoft 365 setzen

Das Argument von SharePoint gegen Egnyte ist einfach: Wenn das Team bereits Word, Excel und Teams nutzt, bedeutet Dokumentenspeicher innerhalb derselben Microsoft-365-Lizenz keine zweite Admin-Konsole und keine zweite Compliance-Oberfläche, die getrennt von E-Mail und Kalender abgesichert werden muss.

Microsoft hat die eigenständigen Tarife SharePoint Online Plan 1 und Plan 2 im Jahr 2026 eingestellt; SharePoint wird nur noch innerhalb eines Microsoft-365-Pakets ausgeliefert. Business Basic beginnt bei $7,00/Benutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung und enthält SharePoint sowie die Office-Apps für Web und Mobilgeräte; Business Standard ergänzt Desktop-Apps für $23,50/Benutzer/Monat; Business Premium ergänzt erweiterte Sicherheit und Geräteverwaltung für $32,00/Benutzer/Monat. Der Speicher wird gepoolt: Jeder Tenant erhält 1 TB Grundkapazität plus 10 GB pro lizenziertem Benutzer, Überschreitungen werden mit rund $0,20/GB/Monat berechnet. (Microsoft)

Preis: Ab $7,00/Benutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung (Microsoft 365 Business Basic, enthält SharePoint); Business Standard $23,50/Benutzer/Monat; Business Premium $32,00/Benutzer/Monat. Am besten geeignet für: Teams, die bereits auf Microsoft 365 standardisiert haben und Dokumentenspeicher innerhalb derselben Lizenz und desselben Identitätssystems wollen. Weniger geeignet für: Teams, die eine vom Rest der Microsoft-Suite entkoppelte Dokumentenplattform wollen. Lesen Sie Die besten SharePoint-Alternativen, wenn Sie SharePoint selbst ersetzen wollen.

3. M-Files: Ablage nach Metadaten statt nach Ordnern

M-Files greift dasselbe organisatorische Problem an wie Egnytes Inhaltsklassifizierung, nur aus der entgegengesetzten Richtung: Statt Compliance-Regeln und AI-Tagging über eine Ordnerstruktur zu legen, ersetzt es Ordner vollständig durch Metadaten. Dokumente werden nach Kunde, Projekt, Typ und Status verschlagwortet und dann gefunden, indem man danach sucht, was etwas IST, nicht danach, wo jemand es abgelegt hat.

M-Files veröffentlicht den Preis seines Tarifs Essentials direkt: €65 pro Seat/Monat, üblicherweise jährlich abgerechnet, für Teams, die eine „kontextbasierte“ Einführung von Dokumentenmanagement beginnen. Die vollständigen Enterprise-Preise sind ein individuelles Angebot, das sich nach Benutzerzahl, Governance-Anforderungen, Bedarf an externer Zusammenarbeit und AI-Nutzungsvolumen richtet. Aino, der AI-Assistent von M-Files, ist in beiden Tarifen enthalten, doch die fortgeschritteneren Aino-Agents (automatisierte Metadatenextraktion und Klassifizierung) gibt es nur in Enterprise; Hubshare, das Modul für externe Zusammenarbeit, wird separat lizenziert. (M-Files)

Preis: Essentials €65/Seat/Monat (veröffentlicht, üblicherweise jährlich abgerechnet); Enterprise ist ein individuelles Angebot nach Benutzern, Governance-Anforderungen und AI-Nutzung. Am besten geeignet für: Dokumentenintensive, compliancegetriebene Teams, deren Ordnerstruktur zusammengebrochen ist und die eine Neuorganisation nach Metadaten brauchen. Weniger geeignet für: Teams, die ein vertrautes Denkmodell aus Ordnern und Unterordnern beibehalten wollen. Lesen Sie Die besten M-Files-Alternativen, wenn die Ablage nach Metadaten selbst nicht passt, oder DocuWare vs. M-Files für einen direkten Vergleich.

4. Laserfiche: Records Management gepaart mit Prozessautomatisierung

Laserfiche löst den Teil von Egnytes Versprechen, der bei Behörden, Gesundheitssystemen und anderen recordsintensiven Organisationen am stärksten ankommt: Records Management gepaart mit Geschäftsprozessautomatisierung (BPM), sodass ein Dokument nicht nur in einem konformen Aufbewahrungsplan liegt, sondern den nächsten Workflow-Schritt auslösen kann.

Laserfiche veröffentlicht seine Preise inzwischen direkt. Professional kostet $73/Benutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung mit einem Minimum von 5 Benutzern und 100 GB pro Benutzer; Business kostet $93/Benutzer/Monat mit einem Minimum von 25 Benutzern und demselben Kontingent von 100 GB pro Benutzer; Business+ kostet $42/Benutzer/Monat bei einem Minimum von 500 Benutzern mit 30 TB pro Konto, pro Seat günstiger, weil es ein Volumentarif und kein Downgrade ist. Cloud Starter und das selbst gehostete Laserfiche 12 gibt es beide nur auf Anfrage. Die Preise enthalten keine professionellen Dienstleistungen und Implementierungsgebühren. (Laserfiche)

Preis: Professional $73/Benutzer/Monat jährlich (Minimum 5 Benutzer, 100 GB/Benutzer); Business $93/Benutzer/Monat (Minimum 25 Benutzer, 100 GB/Benutzer); Business+ $42/Benutzer/Monat (Minimum 500 Benutzer, 30 TB/Konto); Cloud Starter und selbst gehostet nur auf Anfrage. Am besten geeignet für: Behörden, das Gesundheitswesen und andere recordsintensive Organisationen, die Aufbewahrungsmanagement gepaart mit Prozessautomatisierung wollen. Weniger geeignet für: Kleine Teams mit niedriger Seat-Zahl; das Minimum von 5 Benutzern bei Professional und der Startpreis von $73/Benutzer/Monat liegen steiler als Egnytes Tarif Business. Lesen Sie Die besten Laserfiche-Alternativen, wenn Sie Laserfiche selbst ablösen wollen, oder Egnyte vs. Laserfiche vs. OpenText Content Cloud für einen direkten Dreiervergleich.

5. DocuWare: In jedes Dokument eingebaute Workflow-Automatisierung

DocuWares Unterschied gegenüber Egnyte ist die Workflow-Tiefe: Rechnungsfreigaben, Vertragsrouting und HR-Onboarding-Ketten sind bei jedem Preis in die Plattform eingebaut und nicht einem höheren Tarif vorbehalten, sodass ein Dokument die Freigabeschritte durchläuft, die ein Prozess tatsächlich verlangt, statt im Speicher zu liegen und darauf zu warten, dass jemand es bemerkt.

DocuWares Hauptpreisseite führt zu einer Demo-Anfrage; die regionale FAQ ist die klarste vom Anbieter veröffentlichte Angabe, in GBP. Cloud kostet je nach Konfiguration grob £10 bis £60 pro Benutzer und Monat. Named Client Licenses laufen auf einer gleitenden Skala von etwa £57 bis hinunter zu £20 pro Benutzer und Monat, je größer das Team wird; Workflow User Licenses, eine funktionsbeschränkte Lizenz für Personen, die nur Aufgaben erledigen und Dokumente lesen, werden in Fünferpaketen zu £46 pro Monat und Paket verkauft. Jeder Tarif enthält den vollen Funktionsumfang, einschließlich Intelligent Indexing und Workflow Manager; die Unterschiede zwischen den Tarifen ergeben sich aus Benutzerzahl und Speicher, nicht aus gesperrten Funktionen. (DocuWare)

Preis: Veröffentlichte Spanne von £10 bis £60/Benutzer/Monat je nach Benutzerzahl und Speicher; Named Client Licenses von etwa £57 sinkend auf £20/Benutzer auf einer gleitenden Skala; Workflow User Licenses in Fünferpaketen zu £46/Monat pro Paket. Am besten geeignet für: Finanz-, HR- und Operations-Teams, die Dokumentenspeicher und Automatisierung von Freigabe-Workflows in jedem Tarif eingebaut haben wollen. Weniger geeignet für: US-Käufer, die vor einem Vertriebsgespräch Preise in Dollar wollen, oder Teams, die Egnytes Erkennung von Ransomware und verdächtigen Anmeldungen als Grundausstattung brauchen. Lesen Sie Die besten DocuWare-Alternativen für einen tieferen Vergleich der Workflow-Automatisierung.

6. Rework: Dokumente im selben Datensatz wie die Arbeit, zu der sie gehören

Das E-Office-Modul von Rework übernimmt Dokumentenabläufe und Records Management innerhalb derselben Plattform wie CRM, Projekte, Verträge, Aufgaben und die People-App. Ein Dokument ist also keine Datei in einem getrennten Cloud-Laufwerk, die jemand daran erinnern muss, sie mit dem Deal, Projekt oder Mitarbeitenden zu synchronisieren, zu dem sie gehört. Es liegt direkt in diesem Datensatz. Das Versprechen ist nicht Egnytes hybride Synchronisierung aus On-Prem und Cloud oder dessen branchenspezifische Compliance-Add-ons, sondern dass ein Vertrag, ein Onboarding-Dokument oder ein Projektergebnis kein zweites Login und keine zweite Admin-Konsole zum Auffinden brauchen sollte.

Preis: Angebot auf Anfrage (rework.com/pricing). Am besten geeignet für: Mittelgroße Teams (etwa 20-200 Personen), die Dokumente im selben Datensatz wie CRM, Projekt oder People-Daten wollen, aus denen sie entstanden sind, statt eines getrennten Laufwerks, das von Hand synchron gehalten werden muss. Lesen Sie wie Prozessdokumentation mit einem Records-Workflow zusammenhängt, wenn E-Office eine Mischung aus gemeinsamen Laufwerken und Tabellen ablöst. Weniger geeignet für: Standortübergreifende Teams, die gezielt Egnytes hybride On-Prem-Synchronisierung, branchenspezifische Compliance-Pakete oder ein spezialisiertes ECM für hochvolumige regulierte Erfassung brauchen. Rework verkauft keine Einzelplatzlizenzen, auch Einzelkäufer sollten sich daher anderweitig umsehen.

7. OpenText Content Cloud: Enterprise-Tiefe für regulierte Branchen

OpenText Content Cloud, aufgebaut um die Linien Documentum und eDOCS, adressiert ein anderes Skalierungsproblem als Egnyte: die größten und am stärksten regulierten Unternehmen, die Content-Governance über Dutzende Geschäftsbereiche und Rechtsordnungen hinweg betreiben und nicht über eine Handvoll regionaler Büros. Die Tiefe bei Aufbewahrungsplanung, Legal Hold und Audit-Trail geht weit über das hinaus, wofür Egnytes Compliance-Werkzeuge für den Mittelstand gebaut sind.

OpenText veröffentlicht keine Preise; jeder Weg führt zu einem individuellen Enterprise-Angebot. Zwei benannte Tarife, Express (X1) und Premium (X2), erscheinen auf der Website ohne Dollarbeträge. Schätzungen Dritter für eine vergleichbare Konfiguration beziffern die Kosten im ersten Jahr bei einer Bereitstellung in einem mittelgroßen Unternehmen auf 150.000 bis 600.000 $ und mehr (berichtet).

Preis: Nur auf Anfrage, Enterprise-Vertriebsprozess. Berichtete Schätzungen liegen für eine Bereitstellung in einem mittelgroßen Unternehmen im ersten Jahr bei 150.000 bis 600.000 $ und mehr (berichtet). Am besten geeignet für: Große, regulierte Unternehmen, die Content-Governance über viele Geschäftsbereiche und Rechtsordnungen hinweg brauchen, mehr, als Egnytes Compliance-Add-ons abdecken sollen. Weniger geeignet für: Mittelständische oder kleine Teams ohne dedizierte Content-Governance-Funktion oder alle, die vor einem Vertriebsgespräch transparente Preise wollen.

8. Hyland (OnBase/Alfresco): Enterprise-ECM für die Anbindung an Altsysteme

Hyland konkurriert über seine Produktlinien OnBase und Alfresco um denselben Enterprise-ECM-Käufer wie OpenText: Organisationen mit großem Bedarf an Anbindung an Altsysteme (SAP, Kernbankplattformen, Fallmanagementsysteme), bei denen eine Dokumentenplattform an eine Infrastruktur andocken muss, die das Cloud-Content-Management lange überdauert.

Hyland veröffentlicht nirgends auf seiner Website Preise. Schätzungen Dritter für große Bereitstellungen berichten Kosten von 100.000 bis 500.000 $ und mehr pro Jahr, je nach Modulauswahl, Benutzerzahl und Implementierungsumfang (berichtet).

Preis: Nur auf Anfrage. Berichtete Schätzungen liegen für große Bereitstellungen bei 100.000 bis 500.000 $ und mehr pro Jahr (berichtet). Am besten geeignet für: Unternehmen mit tiefen Anforderungen an die Anbindung von Altsystemen, die eine Cloud-first-Plattform wie Egnyte nicht erreicht. Weniger geeignet für: Mittelgroße Teams ohne bestehenden Bedarf an Altsystem-Integration, der den Implementierungsumfang rechtfertigt.

9. Dropbox Business: Die Synchronisierung, die Beschäftigte bereits kennen

Dropbox Business setzt dem eher compliancelastigen Ansatz von Egnyte das entgegen, was das Consumer-Produkt bekannt gemacht hat: einen Sync-Client, der einfach funktioniert, und eine Oberfläche, die die meisten neuen Mitarbeitenden schon von anderswo kennen. Für ein Team, dessen eigentliches Problem verstreute persönliche Dropbox- und Google-Drive-Konten sind und keine Lücke im Records Management, verkürzt diese Vertrautheit die Einführung stärker, als Egnytes Klassifizierungswerkzeuge es je könnten.

Standard beginnt bei $15/Benutzer/Monat mit Teamspeicher ab 3 TB für drei Lizenzen; Advanced beginnt bei $24/Benutzer/Monat mit Speicher ab 15 TB für drei Lizenzen, dazu abgestufte Admin-Kontrollen, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Ransomware-Erkennung. Dropbox hat seine Regelung für unbegrenzten Speicher bei Advanced 2023 eingestellt; der Speicher wird heute nach Lizenzanzahl bemessen. (Dropbox)

Preis: Standard $15/Benutzer/Monat (mindestens 3 TB Teamspeicher); Advanced $24/Benutzer/Monat (mindestens 15 TB Teamspeicher); Enterprise individuelles Angebot. Am besten geeignet für: Teams, deren Dokumentenproblem verstreute Synchronisierung über persönliche Konten ist und nicht fehlende Records-Governance. Weniger geeignet für: Standortübergreifende Teams, die Aufbewahrungsrichtlinien auf Egnyte-Niveau oder Zertifizierungen für regulierte Branchen als Grundausstattung brauchen.

10. Google Workspace: Echtzeit-Zusammenarbeit für Google-native Teams

Das Drive von Google Workspace will keine Compliance-Plattform sein wie Egnyte; es soll das gleichzeitige Bearbeiten eines Dokuments durch fünf Personen sofort und mühelos wirken lassen, und das gelingt ihm besser als fast allem anderen in dieser Kategorie. Für Teams, die ohnehin in Gmail und Kalender leben, hält Drive Dateien, Kommentare und Versionsverlauf im selben Login und im selben Echtzeit-Bearbeitungsmodell wie Docs und Sheets.

Der Speicher wird gepoolt und flexibel verteilt, statt pro Benutzer festgelegt zu sein. Die Listenpreise: Business Starter $7/Benutzer/Monat (30 GB gepoolt pro Person), Business Standard $14/Benutzer/Monat (2 TB pro Benutzer, plus Gemini AI in Docs und Meet) und Business Plus $22/Benutzer/Monat (5 TB, eDiscovery und Vault-Aufbewahrung). Alle drei sind auf 300 Benutzer begrenzt, Enterprise gibt es nur auf Anfrage. Neukunden erhalten einen 12-monatigen Einführungsrabatt nur auf ihre ersten 20 Seats, $3,50 bei Starter und $8,40 bei Standard, sodass ein Team von 25 Personen für die zusätzlichen Seats sofort und für alle nach einem Jahr zum Listenpreis zurückkehrt. (Google Workspace)

Preis: Business Starter $7/Benutzer/Monat jährlich, erste 20 Benutzer (30 GB/Benutzer); Standard $8,40/Benutzer/Monat jährlich, erste 20 Benutzer (2 TB/Benutzer); Plus $22/Benutzer/Monat flexibel (5 TB/Benutzer); Enterprise individuelles Angebot. Am besten geeignet für: Google-native Teams, die Echtzeit-Zusammenarbeit an Dokumenten wichtiger finden als dediziertes Records Management. Weniger geeignet für: Teams, die formale Aufbewahrungsrichtlinien oder die Compliance-Zertifizierungen für regulierte Branchen brauchen, die Egnyte mitbringt.

11. Zoho WorkDrive: Der günstigste veröffentlichte Einstiegspreis dieser Liste

Das Argument von Zoho WorkDrive gegen Egnyte ist der Preis: Wenn das Team bereits Zoho CRM, Books oder People nutzt, fügt sich WorkDrive in dieselbe Suite ein, zu einem Bruchteil von Egnytes Einstiegspunkt von $22 pro Seat, mit gemeinsamem Teamspeicher, der mit der Mitarbeiterzahl wächst.

Zoho veröffentlicht gestaffelte Preise mit einem Minimum von 3 Benutzern in allen kostenpflichtigen Tarifen: Starter kostet $2,50/Benutzer/Monat jährlich mit 1 TB Basis-Teamspeicher für 3 bis 10 Benutzer plus 100 GB pro zusätzlichem Benutzer, begrenzt auf 20 TB; Team kostet $4,50/Benutzer/Monat jährlich mit 3 TB Basis plus 300 GB pro zusätzlichem Benutzer, begrenzt auf 60 TB; Business kostet $9/Benutzer/Monat jährlich mit 5 TB Basis plus 500 GB pro zusätzlichem Benutzer, begrenzt auf 100 TB, dazu DLP-Richtlinien und individuelle Workflows. (Zoho WorkDrive)

Preis: Starter $2,50/Benutzer/Monat jährlich (mind. 3 Benutzer, 1 TB Basis + 100 GB/Benutzer); Team $4,50/Benutzer/Monat jährlich (3 TB Basis + 300 GB/Benutzer); Business $9/Benutzer/Monat jährlich (5 TB Basis + 500 GB/Benutzer, DLP enthalten). Am besten geeignet für: KMU, die bereits andere Zoho-Apps nutzen und Dokumentenspeicher zu einem Bruchteil von Egnytes Einstiegspreis wollen. Weniger geeignet für: Teams außerhalb des Zoho-Ökosystems oder Teams, die Egnytes Compliance-Tiefe für regulierte Branchen brauchen.

12. iManage: Das Standard-Dokumentenmanagementsystem der Rechtsbranche

iManage ist speziell auf die Arbeitsweise von Kanzleien und professionellen Dienstleistern ausgerichtet: mandatszentrierte Ablage, bei der jedes Dokument, jede E-Mail und jede Notiz einem Mandat zugeordnet wird statt einem generischen Ordner, dazu Interessenkonfliktprüfung und Ethical-Wall-Berechtigungen, die Egnytes universelle Compliance-Werkzeuge gar nicht erst versuchen.

iManage veröffentlicht keine Preise. Schätzungen Dritter nennen typische Kosten von $50 bis $75 pro Benutzer und Monat bei einem berichteten Minimum von 10 Benutzern (berichtet).

Preis: Nur auf Anfrage. Berichtete Schätzungen liegen bei $50 bis $75/Benutzer/Monat mit einem berichteten Minimum von 10 Benutzern (berichtet). Am besten geeignet für: Kanzleien und Rechtsabteilungen, die mandatszentrierte Ablage und Interessenkonfliktprüfung als Grundausstattung brauchen, nicht als Add-on. Weniger geeignet für: Teams außerhalb von Recht und professionellen Dienstleistungen, bei denen das mandatszentrierte Modell nicht zur Arbeitsorganisation passt.

13. Revver: Workflow-orientiertes Dokumentenmanagement für kleine Budgets

Revver, früher eFileCabinet, richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen, die Workflow-Automatisierung für Dokumente brauchen, Freigabe-Routing, e-signature-Anfragen und Aufbewahrungsregeln, ohne Egnytes standortübergreifenden Compliance-Aufwand oder dessen Preise ab $22 pro Seat.

Revver veröffentlicht seine Preise direkt für drei Editionen: Basic kostet $25/Benutzer/Monat, Essentials $67/Benutzer/Monat und Full $87/Benutzer/Monat, wobei die Mengenpreise bei höheren Lizenzzahlen auf bis zu $4, $39 beziehungsweise $56 pro Benutzer sinken. Unbegrenzter Speicher und unbegrenzter Zugriff auf Revvers AI Smart Suite gehören zu jedem Tarif, und der Anbieter nennt kein Seat-Minimum. (Revver)

Preis: Basic $25/Benutzer/Monat; Essentials $67/Benutzer/Monat; Full $87/Benutzer/Monat, mit Mengenpreisen von bis zu $4, $39 und $56 pro Benutzer bei höheren Lizenzzahlen. Am besten geeignet für: Kleine Unternehmen, die Workflow-Automatisierung (Freigaben, e-signature, Aufbewahrungsregeln) ohne Enterprise-ECM-Preisschild oder Egnytes Compliance-Aufwand wollen. Weniger geeignet für: Größere Organisationen, die tiefe Integrationen oder Compliance-Zertifizierungen für regulierte Branchen brauchen.

Warum Teams Egnyte verlassen

Die Stärken von Egnyte sind real und verdienen eine Erwähnung vor der Kritik. Die hybride Synchronisierung aus Dateiserver und Cloud lässt standortübergreifende Teams große Dateibibliotheken vor Ort halten und trotzdem Cloud-Zugriff und Zusammenarbeit nutzen, eine Kombination, die nur wenige Mitbewerber dieser Liste sauber bieten. Eingebaute Ransomware-Erkennung und Warnungen bei verdächtigen Anmeldungen gehören zu jedem kostenpflichtigen Tarif und sind nicht hinter einem Enterprise-Add-on versteckt. Werkzeuge für Inhaltsklassifizierung und Governance sowie branchenspezifische Compliance-Pakete für AEC, Finanzdienstleistungen und Life Sciences sind für regulierte, standortübergreifende Organisationen wirklich ein Unterscheidungsmerkmal. Deshalb bleibt Egnyte die erste Wahl für Teams, die hybriden Speicher und branchenspezifische Compliance als Grundausstattung brauchen und nicht als Upgrade.

Die drei Gründe, aus denen Teams trotzdem nach Alternativen suchen:

Der Speicher ist ein kleines gepooltes Kontingent, das nicht mit der Mitarbeiterzahl wächst. Business ist insgesamt auf 100 GB begrenzt, und jeder Tarif darüber, auch Enterprise Lite und Elite, auf 150 GB, dieselben 150 GB, ob das Konto 20 oder 200 Seats hat. Ein Elite-Konto mit 200 Personen erhält dasselbe Basiskontingent von 150 GB wie eines mit 20. Speicherüberschreitung, nicht die Seat-Zahl, ist das, was Egnytes Rechnung tatsächlich bewegt, sobald ein Team diesen Pool füllt.

Der Sprung von Business auf Enterprise Lite für unbegrenzte Benutzer kostet 77 % mehr pro Seat. Business kostet $22/Benutzer/Monat jährlich mit einer Obergrenze von 100 Benutzern; wer auf Enterprise Lite unbegrenzte Benutzer freischaltet, zahlt $39/Benutzer/Monat, noch bevor AI-Nutzung oder Speicherüberschreitung in die Rechnung eingehen.

Die AI- und e-signature-Funktionen von Elite verlagern den eigentlichen Entscheidungspunkt auf $48/Seat. Egnytes AI Assistant, AI Search, AI Workflow und die e-signature-Funktion liegen in Elite, auf Egnytes eigener Preisseite als „most popular“ markiert, für $48/Benutzer/Monat jährlich. Ein Team, das diese Funktionen will, aber nicht den vollen Sprung auf Elite, findet keinen mittleren Tarif.

Teamphase und Mitarbeiterzahl führen schneller zu einer Auswahlliste als eine Funktionscheckliste.

Nach Wachstumsphase:

Nach Teamgröße und Persona:

Kosten im Maßstab: Jahresschätzung für 25 Benutzer

Eine Jahresschätzung im direkten Vergleich macht Egnytes Kostenrechnung greifbar. Sie verwendet bei jedem Anbieter den niedrigsten Tarif, der ein Seat-Limit wie bei Egnyte aufhebt, zu veröffentlichten Listenpreisen pro Seat; Rework und Anbieter nur auf Anfrage sind entsprechend gekennzeichnet, und DocuWares GBP-Spanne wird nicht umgerechnet, um keine falsche US-Dollar-Zahl zu suggerieren.

Die Preise von DocuWare, OpenText, Hyland, iManage und Revver, die nur auf Anfrage, berichtet oder in GBP vorliegen, lassen sich nicht sauber auf eine feste US-Dollar-Zahl für 25 Seats herunterrechnen; die veröffentlichte oder berichtete Spanne finden Sie im jeweiligen Abschnitt oben.

Wie Sie wählen: Entscheidungsrahmen

Die nächsten Schritte

Gleichen Sie die Phase und den Compliance-Bedarf Ihres Teams mit dem Rahmen oben ab und laden Sie dann einen echten Ordner mit Ihren eigenen regulierten Dokumenten, keine Anbieter-Sandbox, in Ihre beiden Favoriten, bevor Sie einen Jahresvertrag unterschreiben. Wenn die Speicherrechnung und der Sprung auf Enterprise Lite der Grund sind, Egnyte zu verlassen, und Sie Dokumente zusätzlich im selben Datensatz wie der Deal oder das Projekt wollen, zu dem sie gehören, beginnen Sie mit dem E-Office-Modul von Rework und vergleichen Sie es mit einer Option mit veröffentlichtem Preis wie Box oder Zoho WorkDrive. Lesen Sie außerdem die zugrunde liegenden Standardarbeitsanweisungen, die die meisten dieser Plattformen am Ende speichern, bevor Sie sich auf eine mehrjährige Speicherbindung festlegen.